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Großer Ratgeber für Zeiterfassungssoftware
Fazit sowie alle Empfehlungen auf einen Blick & mehr
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FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Wie kompatibel sollte die Zeiterfassungssoftware sein?
Abhängig davon ist Ihr bestehendes System. Ziehen Sie gerade erst ein neues System hoch? Stellen Sie sich die Frage, welche Software Sie implementieren möchten. Bleibt es bei einer einzigen Zeiterfassungssoftware? So ist die Kompatibilität nicht besonders wichtig. Haben Sie bereits ein umfangreiches, bestehendes IT-System? Dann sollte Ihre Zeiterfassungssoftware kompatibel sein und sich leicht integrieren lassen.
Wie wichtig ist gesetzeskonformes Timetracking?
Wählen Sie möglichst eine Zeiterfassungssoftware, welche die Zeiten gesetzeskonform erfasst. Der Arbeitnehmer-Schutz wird stetig überarbeitet und angepasst. So müssen bereits jetzt Arbeitszeiten unter bestimmten Voraussetzungen erfasst werden. Zudem sorgen Sie für ein angenehmes Arbeitsklima, wenn eine transparente Stundenerfassung möglich ist.
Welche Funktionen einer Zeiterfassungssoftware benötige ich wirklich?
Überlegen Sie sich vor Ihrer Entscheidung, welche Funktionen Sie unbedingt brauchen. Suchen Sie nach einem Tool mit umfangreicher Rechnungsstellung? Benötigen Sie doch nur eine simple Zeiterfassung? Oft lassen sich beim Verzicht auf bestimmte Features Kosten sparen. Machen Sie von dieser Frage auch abhängig, wie groß Ihr Team ist. Ein gutes Team-Management-Feature lohnt sich in den meisten Fällen, wenn Ihr Team wächst. Bedenken Sie die An- und Abwesenheitsplanung im Rahmen der Urlaubsabsprache und die verschiedenen Arbeitsmodelle wie etwa Teilzeit und Home Office. Bei einigen Zeiterfassungsprogrammen können direkt Abwesenheiten eingepflegt werden, der Vorgesetzte und bestimmte, vorher von (Ihnen) festgelegte Arbeitsbereiche erhalten die Mittelungen über An- und Abwesenheit. So haben Sie immer den Überblick, wer verfügbar ist in Ihrem Team.
Lohnt sich eine Zeiterfassungssoftware mit Cloud-Unterstützung?
Grundsätzlich gilt: Eine Cloud-Unterstützung erhöht die Flexibilität Ihres Unternehmens immens. Sie sind in der Lage alle Zeiterfassungen Standort- und Hardwareunabhängig zu erfassen. Außerdem sorgt eine Cloud meist auch für ein automatisches Backup bei Systemstörungen. Beachten Sie hierbei, dass die Sicherung Ihrer Daten vorab erfolgt.
Wie wichtig ist mir die Benutzerfreundlichkeit der Zeiterfassungssoftware?
Prinzipiell sollte Ihre Zeiterfassungssoftware einfach und angenehm nutzbar sein. Dies ist gerade dann wichtig, wenn Sie mit einem größeren Team zusammenarbeiten. Jeder Mitarbeiter sollte die Software bedienen könne, ohne dass es einer umfangreichen Einarbeitung bedarf. Beachten Sie hierbei: Nicht jeder hat das gleiche technische Knowhow. Wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware mit einer möglichst einfachen Usability.
Empfehlungen
Durch unsere ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir uns ein umfangreiches Bild von Zeiterfassungssoftware machen können. Wichtig ist bei jeder Software-Lösung die Anzahl an Features sowie die Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit. Bei der Projektzeiterfassung schneidet ZEP besonders gut ab. Die leistungsstärksten Softwares sind sicherlich Harvest und Timetac. Timetac sticht mit ihren hauseigenen Terminals hervor. Für kleine Unternehmen und Freiberufler empfehlen wir clockodo oder die kostenfreie Version von Hours.
Ratgeber
Was eine Zeiterfassungssoftware alles kann
Jede Zeiterfassungssoftware verfügt über die Kernfunktion: Das Erfassen von Arbeitszeiten. Darüber hinaus erweitern die Software-Anbieter Ihre Funktionen in verschiedenen Richtungen. Überlegen Sie sich, welche Features Ihnen neben der Zeiterfassung wichtig ist:
- Projektplanung und Projektzeiterfassung
- Team-Management.
- Mitarbeiterverwaltung und Urlaubsplanung
- Gesetzeskonforme Zeiterfassung
- Rechnungsstellung
Eine Zeiterfassungssoftware vereinfacht Ihrem Team das selbstständige Erfassen von Arbeitszeiten. Für Sie bedeutet das: Sie erhalten einen detaillierten Überblick über den Arbeitsumfang Ihres Unternehmens. Projekte lassen sich besser kalkulieren, Arbeitskräfte besser einplanen und im Zweifel sogar Kosten sparen. Entscheiden Sie für sich selber, welche Erwartungen Sie an eine Zeiterfassungssoftware haben. Vielleicht stoßen Sie auf Features, welche Ihnen die Unternehmensführung noch mehr vereinfachen.
Projektplanung und Projektzeiterfassung
Jedes Projekt bedarf einer guten Planung. Dazu gehört unter anderem, welche Arbeitskräfte in welchem Umfang eingesetzt werden. Eine Projektzeiterfassung sorgt für die nötige Transparenz und Übersicht. Manche Software-Lösungen warnen Sie beispielsweise, wenn Arbeitskräfte das Projektbudget überschreiten.
Team-Management und Urlaubsplanung
Hier lässt sich schnell einsehen, welche Arbeitskräfte zu welchem Zeitpunkt einsetzbar sind. Außerdem unterstützen manche Features das Recruitment Ihres Unternehmens. Das macht vor allem dann Sinn, wenn es stetig wächst.
Rechnungsstellung
Eine kombinierte Funktion der Rechnungsstellung erleichtert Ihre Arbeit ungemein. Arbeitszeiten lassen sich bestimmten Projekten, Aufgaben und sogar Kunden zuordnen. So erhalten Sie schnell einen Überblick welches Projekt welchen Umsatz generiert. Rechnungen lassen sich oft direkt mit den gesammelten Informationen erstellen.
Gesetzeskonforme Zeiterfassung
Eine Zeiterfassungssoftware mit gesetzeskonformen Timetracking bringt Transparenz in Ihr Unternehmen und Sie auf die sichere Seite. Zwar ist das Urteil des Europäischen Gerichtshof noch nicht in Deutschland rechtskräftig. Dennoch empfehlen wir sich schon frühzeitig für eine gesetzeskonforme Software-Lösung zu entscheiden.
Fazit
Zahlreiche Zeiterfassungssoftwares mit verschiedenen Features stehen zur Auswahl. Je nach Größe Ihres Unternehmens stehen die verschiedenen Features im Vordergrund. Kleinen Unternehmen und Freiberuflern reichen oft die Kernfunktionen. Hier empfiehlt sich eine kostengünstigere Tarifoption zu wählen. Mittlere und große Unternehmen benötigen oft leistungsstärkere Funktionen. Hier sind teurere Tarifpakete oft abschreckend. Die erhaltenen Features erleichtern Ihre Arbeit jedoch immens und sparen oft Geld.
Neugründer, Startups, Kleinbetrieb, Handwerker & Co.
Zeiterfassung ist ein sehr wichtiges Thema. Diese ist die Grundlage für die Prüfung, ob Ihre Mitarbeiter die vereinbarte Arbeitszeit erbracht haben und oft auch für die Abrechnung von Ihrem Service gegenüber Ihren Auftraggebern. Ebenfalls können Sie Auftragnehmern Zugriff auf das System geben, wenn diese Ihre Lösung zur Erfassung der Zeit nutzen sollen. Bei der Zeiterfassung ist es wichtig die Aktivitäten zu erfassen, wie Sie bzw. Ihre Mitarbeiter die Zeit verwendet haben. So können die Zeiten bspw. Projekten, dem generellen Verwaltungsaufwand von Ihrem Unternehmen zugeordnet oder auf andere Bereiche umgelegt werden. Eine Cloud spart Ihnen dabei die Zeit für die Installation am PC und beinhaltet in der Regel auch den Support vom Anbieter. Sei es via Chat auf der Website im Internet vom Hersteller oder per Telefon-Support. Auch E-Mails sind möglich, dauern aber in der Regel länger bis der Support darauf antwortet.
Eine Software zur Zeiterfassung kann viele Ihre Aufgaben übernehmen und Sie bspw. automatisiert über unerwartete Abwesenheiten informieren, so dass Sie sich beruhigt um andere Themen kümmern können und nicht selbst ständig die Zeitkonten prüfen müssen. Durch die Warnmeldung können Sie schnell auf Ausfälle reagieren und Ersatz suchen, so dass Sie die Anforderungen und Vorgaben im Projekt oder Auftrag bestmöglichst erfüllen können.
Nutzen Sie unseren Produktkalkulator, um herauszufinden welcher Anbieter Ihre Anforderungen am besten abdeckt. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Kontaktdaten und wir senden Ihnen den Produktvergleich der Tools als Übersicht zu.
Welche Zeiten Sie mit einer Zeiterfassung-Software erfassen können!
Ein Zeiterfassungssystem kann eingesetzt werden für die Erfassung von:
Arbeitszeiten
Projektzeiten
Überstunden
Abwesenheiten
Auch der Urlaub Ihrer Mitarbeiter kann damit erfasst und verwaltet werden. Sie können die Software für Mitarbeiter aber auch als Freiberufler oder für die Auswertungen der Produktivität im Arbeitsalltag einsetzen.
Mit welchen Geräten die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter durchgeführt werden kann!
Um die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter und ggfs. von Ihnen in der Freiberuflichkeit zu erfassen, bieten die Hersteller der Zeiterfassungssysteme verschiedene Möglichkeiten an. Sie können bei Arbeitsbeginn den LogIn am PC von Ihrem Mitarbeiter verwenden oder eine App für Buchungen zur Zeiterfassung nutzen. Diese Tools zur Zeiterfassung sind besonders beliebt, wenn sich Mitarbeiter im Home Office oder häufig im Außendienst befinden. Auch eine Dokumentation über eine Website im Internet ist möglich.
Sind Ihre Mitarbeiter ganz oder für eine bestimmte Zeit beim Kunden eingesetzt, ist auch dort eine App-oder Cloud-Anwendung sehr vorteilhaft, da Sie nicht auf die Berichte, die Tabellen und das Tool (bspw. am PC) vom Kunden angewiesen sind und Sie die Buchungen zur Zeiterfassung aus Ihrer eigenen Software auslesen können. Auch ist keine Exportfunktion bei der Zutrittskontrolle bei Ihrem Kundenterminal, -PC oder anderer Hardware erforderlich. Ebenso entfällt der Aufwand des Imports der Zeiterfassung, was auch zu Fehlern führen kann und wiederum neue Zeit für das Controlling der Buchungen (Abgleich der Abwesenheiten, Urlaubsplanungen, etc.) kostet. Dies kann bspw. auftreten, wenn eine Datenübertragung mit unterschiedliche Formatierung von Windows zu Mac, bspw. als Tabellen, erfolgt.
Auch können Sie ein Terminal anschaffen oder ein vorhandenes Terminal - je nach technischen Möglichkeiten der Zeiterfassungs-Software - einbinden. Auch bieten manche Hersteller die automatische Zeiterfassung via GPS-Tracking auf einem Endgerät an. Dies kann bspw. so eingestellt werden, dass die Arbeitsstunden beim Eintritt in das Firmengebäude, der Produktion oder beim Erreichen vom Arbeitsplatz automatisch erfasst werden. Auch können Sie Arbeitszeiten komplett hinterlegen, so dass nur die bereits hinterlegte Arbeitszeit in das Zeiterfassungssystem übertragen wird.
Achten Sie darauf, dass das Betriebssystem mit dem jeweiligen Endgerät kompatibel ist. Sei es Mac- oder Windows-Geräte oder ein Android-Gerät. Ggfs. haben Sie auch Mac- und Android oder andere Systeme gleichzeitig im Einsatz. Hier sollte Ihre künftige Softwarelösung genügend Flexibilität haben um alle Geräte - bspw. Smartphone via App oder PC - abzudecken.
Eine manuelle Stempeluhr mit Papierstreifen und manuelles Prüfen der Stundenzettel entfällt damit. Dies kann die Softwarelösung künftig für Sie übernehmen und Sie können Ihren Aufwand bspw. auf regelmäßige Stichproben zur korrekten Zeiterfassung via Smartphone, Rechner, App auf einem der Geräte Ihrer Mitarbeiter oder dem Terminal reduzieren.
Welche Automatismen bei den Stundenkonten Ihnen als Unternehmen Geld sparen!
Eine Zeiterfassung-Software kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen, wenn Sie Arbeitszeitregelungen in dem Zeiterfassungssystem hinterlegen. So können Sie bspw. die Regel-Arbeitszeiten von 8 Uhr bis 16:30 Uhr an den Tagen Montag bis Freitag definieren. Auch können Sie für Ihre Mitarbeiter einen flexiblen Arbeitsbeginn hinterlegen, wenn dieser im Unternehmen und mit dem Personalmanagement abgestimmt ist. So kann Ihr Personal bspw. in der Zeit von 7 - 9:30 Uhr flexibel die Arbeitszeit beginnen und entsprechend Ihrer Arbeitszeit den Arbeitstag beenden. Pausen können automatisch anhand von den hinterlegten Soll-Stunden ermittelt und auf Wunsch automatisch von der Software abgezogen werden. Sind in Ihrem Unternehmen Überstunden ein Thema, können die Pausen anhand von der Soll-Arbeitszeiten und den Überstunden berechnet und abgezogen werden.
Ein sehr wichtiger Automatismus innerhalb des Zeiterfassungssystems ist das Erkennen von Abweichungen von Vorgaben und gesetzlichen Regelungen. Bspw. ein Außer-Acht-Lassen von Pausen, Ruhezeiten und maximalen Arbeitszeiten pro Tag. Auch die Fristen bspw. wenn ein Urlaub verfallen würde, können überwacht und rechtzeitig Hinweise an die Mitarbeiter gegeben werden. Dadurch, dass es sich um eine digitale Zeiterfassung handelt, können Sie jederzeit tagesaktuelle Berichte, Statistiken und Auswertungen erstellen über die angefallenen Arbeitsstunden, den genommenen Urlaub, Abwesenheiten, Zeiten im Homeoffice und vieles mehr.
Mit welchem Miet- oder Kaufpreis Sie bei der Anschaffung einer Zeiterfassungs-Software kalkulieren sollten!
Die Anschaffungskosten eines Zeiterfassungssystems starten bei ca. 2,50 € im Monat und Nutzer. Starter-Pakete liegen bei 4 - 5,- € und Pakete mit etwas mehr Funktionsumfang bei ca. 8-12,- € pro Monat und Nutzer. Es gibt auch Pakete, die verschiedene Preismodelle anbieten und bspw. dabei die Projektzeitenerfassung einen anderen Preis hat als die reine Arbeitszeiterfassung. Manche Anbieter wie ZEP verlangen eine Monatsgebühr plus hinzukommende Zusatzmodule. Bei TimeTac widerrum gibt es eine Basisgebühr, die zu den monatlichen Nutzergebühren hinzukommen.
Nutzen Sie eine Cloud-Lösung sparen Sie Zeit und Geld für die Einrichtung der Anwendung durch Ihre IT. Bei einer App sparen Sie sich darüber hinaus die Installation am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Darüber hinaus bietet fast jeder Anbieter eine kostenfreie Testversion der Softwarelösung an, so dass Sie Zeit haben das System auf Ihrer Hardware auszuprobieren.
Ggfs. können Sie auch bei der Software zur Zeiterfassung Geld sparen indem Sie bspw. besondere Software-Module (bspw. Cloud-Anwendung oder Projektzeitenerfassung) nur für die Mitarbeiter hinzukaufen, die es nutzen und brauchen dies nicht allen Mitarbeitern alle Module zur Verfügung stellen. Dies kann bspw. bei Mitarbeitern im Home Office der Fall sein, die einen flexibleren Weg zur Zutrittskontrolle benötigen während andere Mitarbeiter weiterhin im Büro an einem Terminal vom Arbeitgeber "stempeln" können.
Wenn Sie wissen möchten, welcher Anbieter den von Ihnen gewünschten Funktionsumfang und Ihre Anforderungen am besten abdeckt und welchen Preis Sie dafür kalkulieren müssen, fordern Sie einfach unseren kostenfreien Softwarevergleich an. Nutzen Sie dafür einfach unseren Preiskalkulator. Dieser ist eine sehr gute Grundlage, um effektiv eine Entscheidung treffen zu können für welches Angebot Sie sich entscheiden.
Welche Zusatzfunktionen sehr hilfreich sind, um Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren!
Optimal ist es, wenn Sie die Softwarelösung zur Zeiterfassung auch zur Erstellung der Personaleinsatzplanung nutzen können und das System zur Zeiterfassung automatisch Mitarbeiter vorschlägt, wenn ein Mitarbeiter krank ist, nicht erscheint, kurzfristig Urlaub benötigt oder Überstunden abbauen möchte. Ebenfalls ist der Einsatz von einem Online-Zeiterfassungssystem via App-Anwendung sinnvoll, um alle Daten sofort verfügbar zu haben. Damit können Sie via Cloud sofort Auswertungen automatisch veranlassen und ein stetes Controlling sicherstellen.