1. Ist Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt erlaubt?

Nein, die 15-Minuten-Taktung ist nach dem BAG-Urteil nicht mehr zulässig. Das Bundesarbeitsgericht fordert die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit. Eine kaufmännische Rundung, bei der Sie Arbeitszeit "weg-runden", verstößt gegen diese Anforderung.

Konkret: Wenn ein Mitarbeiter um 07:53 Uhr einstempelt, dürfen Sie das nicht auf 08:00 Uhr runden. Die Software muss den exakten Zeitstempel 07:53 Uhr speichern. Das gleiche gilt für das Ausstempeln.

Die 15-Minuten-Taktung birgt auch erhebliche Risiken im Hinblick auf das Mindestlohngesetz. Wenn Sie systematisch abrunden, kann es passieren, dass ein Mitarbeiter rechnerisch unter dem Mindestlohn vergütet wird. Das kann bei Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls zu empfindlichen Bußgeldern führen.

Ihre Software muss minutengenau erfassen. Rundungsregeln, die Sie möglicherweise in der Lohnabrechnung anwenden, dürfen niemals den ursprünglichen, rohen Zeitstempel überschreiben. Der exakte Stempel muss revisionssicher gespeichert bleiben.

2. Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel erlaubt?

Excel ist rechtlich nicht explizit verboten, aber praktisch unhaltbar. Das EuGH-Urteil, auf dem das BAG-Urteil basiert, fordert ein "objektives, verlässliches und zugängliches" System. Excel-Tabellen scheitern an allen drei Kriterien.

Erstens, nicht objektiv oder verlässlich: Excel-Dateien sind leicht manipulierbar. Jeder kann Einträge rückwirkend ändern oder löschen, ohne dass eine Protokollierung erfolgt. Die Datenintegrität ist nicht gewährleistet.

Zweitens, nicht zugänglich: In der Praxis führen geteilte Excel-Listen zu Dateikonflikten und unzähligen Versionen. Sie kennen das: "Zeiterfassung_Müller_final_v3.xlsx". Das führt zu manuellen Übertragungsfehlern und Chaos.

Drittens, rechtliche Unsicherheit: Der BMAS-Gesetzesentwurf sieht eine elektronische Aufzeichnungspflicht vor. Eine Ausnahme ist nur für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern vorgesehen.

In der Praxis bedeutet das: Im Streitfall, etwa bei einer Klage eines Mitarbeiters auf Überstundenvergütung, oder bei einer Prüfung durch den Zoll, ist eine Excel-Liste ein extrem schwacher Beweis. Die fortgesetzte Nutzung von Excel ist ein unternehmerisches Risiko, das Sie nicht eingehen sollten.

3. Was kostet eine Zeiterfassungssoftware?

Die Kosten für Zeiterfassungssoftware variieren stark je nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Deployment-Modell. Hier die typischen Preisspannen:

Cloud-Lösungen für KMU (1-50 Mitarbeiter):

• Basis-Systeme: 40-100 EUR/Monat
• Mid-Market mit DATEV-Integration: 100-200 EUR/Monat
• Premium mit Hybrid-Funktionen: 200-500 EUR/Monat

On-Premise-Systeme (größere Betriebe):

• Initiales Setup: 5.000-15.000 EUR einmalig
• Laufende Kosten: 200-500 EUR/Monat für Wartung und Support
• Hinzu: Hardware-Kosten und internes IT-Personal

Preismodelle: Die meisten Cloud-Anbieter berechnen pro aktivem Nutzer pro Monat. Beispiel: 25 EUR pro Nutzer bei fünf Mitarbeitern = 125 EUR monatlich.

Zusätzliche Kosten: Beachten Sie auch Setup-Kosten für Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulungen. Bei Systemwechseln können diese 2.000-10.000 EUR betragen.

Kostenlose Optionen: Anbieter wie Clockify bieten Free-Tiers an. Diese haben jedoch Limitierungen bei Funktionen und Nutzerzahlen. Für vollständige BAG-Konformität bei Skalierung reichen kostenlose Versionen meist nicht aus.

4. Welche Zeiterfassung ist kostenlos?

Mehrere Anbieter bieten kostenlose Basis-Versionen an. Die bekanntesten sind Clockify und Toggl Track. Diese Free-Tiers sind für sehr kleine Teams geeignet, haben aber erhebliche Limitierungen.

Clockify Free Tier:

• Unbegrenzte Nutzer und Projekte
• Basis-Zeiterfassung mit Timer
• Limitierungen: Keine erweiterten Reporting-Funktionen, keine DATEV-Integration, eingeschränkter Support

Toggl Track Free Tier:

• Bis zu fünf Nutzer
• Basis-Projektzeiterfassung
• Limitierungen: Keine Team-Features, kein Rechnungsstellung, keine erweiterten Integrationen

Wichtige Einschränkung: Kostenlose Versionen erfüllen oft nicht die vollständigen BAG-Anforderungen, insbesondere bei:

• Revisionssicherem Audit-Log (oft nur in Bezahlversionen)
• 10-Jahres-Datenaufbewahrung (Free Tiers löschen oft nach kürzerer Zeit)
• DATEV-Integration (fast nie in Free Tiers enthalten)
• Compliance-Warnungen (Echtzeit-Alerts bei Arbeitszeitgesetz-Verstößen)

Für Kleinstunternehmen mit ein bis drei Mitarbeitern und einfachen Anforderungen können Free Tiers ausreichen. Sobald Sie mehr als fünf Mitarbeiter haben, DATEV-Integration benötigen oder volle Compliance-Sicherheit wollen, sollten Sie auf eine Bezahlversion upgraden.

5. Welches ist das beste Zeiterfassungssystem?

Es gibt nicht "das eine beste" Zeiterfassungssystem. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Unternehmenssituation, Ihrem Geschäftsmodell und Ihren spezifischen Anforderungen ab.

Beste für Neugründer ohne Vorsystem: Cloud-Lösungen wie Clockodo oder Timr. Sie erfordern keine Server-Investition, sind innerhalb von Tagen einsatzbereit und haben intuitive Bedienung. Kosten: 80-150 EUR/Monat für kleine Teams.

Beste beim Systemwechsel von Excel: Systeme mit starker DATEV-Integration wie Personio oder HRworks. Sie bieten professionelle Migrationsdienste, zertifizierte DATEV-Schnittstellen und Muster-Betriebsvereinbarungen. Kosten: 200-400 EUR/Monat.

Beste für Projektunternehmen nach BAG: Hybrid-Lösungen wie ZEP, TimO oder Personio. Sie erfüllen sowohl BAG-Compliance (Start/Ende/Pause) als auch Projektzeiterfassung (Budgets/Abrechnung). Kosten: 300-600 EUR/Monat.

Beste für Schichtbetriebe: Systeme wie ATOSS oder ISGUS. Sie bieten tiefe Schichtplan-Integration, komplexe Lohnarten-Logik und Hardware-Terminal-Anbindung. Oft On-Premise, Setup ab 8.000 EUR.

Die Entscheidung sollte auf Basis Ihrer Use-Case-Kategorie (Anwesenheit, Projekt oder Hybrid), Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer bestehenden IT-Landschaft getroffen werden.

6. Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, weil "beste" stark vom Kontext abhängt. Stellen Sie sich stattdessen diese Fragen:

Frage 1: Welchen Zweck soll die Zeiterfassung primär erfüllen?

• Lohnabrechnung und Compliance → Anwesenheits-Systeme
• Projekt-Controlling und Kundenabrechnung → Projekt-Systeme
• Beides (nach BAG) → Hybrid-Systeme

Frage 2: Wie groß ist Ihr Unternehmen?

• 1-10 Mitarbeiter → Cloud-Basis-Systeme (einfach, günstig)
• 10-50 Mitarbeiter → Mid-Market mit DATEV (professionell, skalierbar)
• 50+ Mitarbeiter → Enterprise-Systeme oder On-Premise (tiefe Integration)

Frage 3: Welche Integrationen sind zwingend?

• DATEV-Anbindung (für deutsche KMU kritisch)
• HRIS-Integration (Personio, HRworks)
• Projektmanagement-Tools (Jira, Asana)
• Faktura-Software (lexoffice, orgaMAX)

Frage 4: Was ist Ihr Budget?

• Unter 150 EUR/Monat → Cloud-Basis (Clockodo, Timr, Clockify)
• 150-400 EUR/Monat → Mid-Market (Personio, HRworks, ZEP)
• 400+ EUR/Monat → Enterprise/On-Premise (ATOSS, ISGUS)

Die "beste" Software erfüllt Ihre spezifischen Anforderungen in diesen vier Dimensionen. Führen Sie Demos durch und testen Sie die Software mit Ihren realen Workflows.

7. Wie viel kostet ein digitales Zeiterfassungssystem?

Digitale Zeiterfassungssysteme haben unterschiedliche Kostenstrukturen je nach Deployment-Modell:

Cloud-Systeme (SaaS):

• Keine initialen Hardware-Kosten
• Monatliche Lizenzgebühr: 5-50 EUR pro Nutzer pro Monat
• Beispielrechnung (10 Mitarbeiter): 10 × 25 EUR = 250 EUR/Monat = 3.000 EUR/Jahr
• Setup-Kosten (optional): 500-3.000 EUR für Datenmigration und Konfiguration
• Gesamtkosten (erstes Jahr): ~6.000 EUR bei professioneller Implementierung

On-Premise-Systeme:

• Initiale Lizenzkosten: 3.000-10.000 EUR einmalig
• Hardware (Server): 2.000-5.000 EUR einmalig
• Implementierung: 3.000-8.000 EUR für Setup und Schulung
• Jährliche Wartung: 15-20% der Lizenzkosten (z.B. 1.500 EUR/Jahr)
• Gesamtkosten (erstes Jahr): ~15.000-25.000 EUR

Hybrid-Modelle (Cloud mit erweiterten Funktionen):

• Monatlich: 200-800 EUR für KMU mit 10-50 Mitarbeitern
• Jährlich: 2.400-9.600 EUR

Versteckte Kosten beachten:

• Schulungsaufwand (interne Arbeitszeit)
• Betriebsrats-Verhandlungen (externe Beratung)
• Laufende Anpassungen bei Prozessänderungen
• Zusatzmodule (z.B. Hardware-Terminals: 300-800 EUR pro Gerät)

Die Preisspanne ist groß. Für ein KMU mit 20 Mitarbeitern sind realistische Gesamtkosten (Setup + erstes Jahr Betrieb) zwischen 4.000 und 12.000 EUR für Cloud-Systeme, oder 20.000-30.000 EUR für On-Premise.

8. Was ist besser: Clockin oder Clockodo?

Clockin und Clockodo sind beide Cloud-basierte Zeiterfassungssysteme für den deutschen Markt. Sie haben Überschneidungen, aber auch klare Unterschiede:

Clockodo (fokussiert auf KMU und Dienstleister):

• Stärken: Sehr starke DATEV-Integration (zertifiziert), intuitive Bedienung, exzellente mobile Apps
• Use Case: Ideal für KMU mit 5-50 Mitarbeitern, besonders bei Systemwechsel von Excel
• Projektzeiterfassung: Ja, mit Budget-Tracking
• Hybrid-Fähigkeit: Ja, erfüllt BAG-Anforderungen plus Projektzeiterfassung
• Preise: Ca. 6-8 EUR pro Nutzer pro Monat
• Besonderheit: Deutscher Anbieter mit DSGVO-konformem Hosting in Deutschland

Clockin (fokussiert auf Stundenzettel-Digitalisierung):

• Stärken: Einfache Digitalisierung von Stundenzetteln, günstig
• Use Case: Kleinere Betriebe mit Basis-Anforderungen
• Projektzeiterfassung: Eingeschränkt
• DATEV-Integration: Vorhanden, aber weniger tiefgehend als Clockodo
• Preise: Ca. 4-6 EUR pro Nutzer pro Monat
• Besonderheit: Sehr einfache Bedienung, geringer Einarbeitungsaufwand

Empfehlung:

• Wenn Sie DATEV-Integration als kritisches Feature sehen → Clockodo
• Wenn Sie Projektzeiterfassung plus Compliance benötigen → Clockodo
• Wenn Sie einfachste Lösung für reine Anwesenheit wollen → Clockin
• Wenn Sie Budget optimieren müssen → Clockin (günstiger)

Beide erfüllen die BAG-Grundanforderungen. Clockodo ist die professionellere, aber teurere Lösung. Clockin ist die schlankere, günstigere Alternative für Basis-Anwendungen.

9. Welche kostenlose Zeiterfassungs-App ist die beste?

Unter den kostenlosen Zeiterfassungs-Apps ist Clockify die umfassendste und am weitesten verbreitete Lösung.

Clockify Free Tier:

• Nutzer: Unbegrenzt (größter Vorteil)
• Funktionen: Timer, manuelle Zeiterfassung, Basis-Reporting, Projekt-Zuordnung
• Plattformen: Web, iOS, Android, Desktop (Windows, Mac, Linux)
• Besonderheit: Keine Zeitbeschränkung im Free Tier (wirklich kostenlos für immer)

Was spricht für Clockify:

• Kein versteckter Zwang zum Upgrade (viele Kern-Features sind dauerhaft kostenlos)
• Große Community und gute Dokumentation
• Einfache Bedienung, schneller Einstieg
• Geeignet für Solo-Selbstständige oder sehr kleine Teams (1-5 Personen)

Limitierungen im Free Tier:

• Kein revisionssicherer Audit-Log (nur in Paid-Versionen)
• Keine DATEV-Integration
• Eingeschränktes Reporting (detaillierte Auswertungen nur in Paid)
• Kein Priority-Support
• Keine Compliance-Warnungen (Echtzeit-Alerts bei ArbZG-Verstößen)

Alternative: Toggl Track Free ist ebenfalls gut, aber auf fünf Nutzer limitiert.

Wichtig: Kostenlose Apps eignen sich für:

• Freiberufler und Einzelunternehmer
• Sehr kleine Teams ohne komplexe Compliance-Anforderungen
• Projekt-Tracking ohne Lohnabrechnungs-Integration

Sobald Sie mehr als fünf Mitarbeiter haben, DATEV benötigen oder volle BAG-Konformität sicherstellen müssen, sollten Sie auf eine professionelle Bezahl-Lösung upgraden. Die Kosten (100-200 EUR/Monat) sind überschaubar im Vergleich zu den Risiken bei Compliance-Verstößen (Bußgelder bis 30.000 EUR).

10. Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle?

Die DATEV-Schnittstelle ist für deutsche KMU die kritischste Integration. Sie überträgt die erfassten Zeitdaten an die Lohnbuchhaltung. Zwei Varianten müssen unterschieden werden:

Schwache Integration (CSV-Export):

• Die Zeiterfassungssoftware exportiert Daten als CSV-Datei
• Der Steuerberater oder Buchhalter lädt diese Datei manuell herunter
• Er prüft und korrigiert sie oft in Excel
• Er importiert sie manuell in DATEV Lohn und Gehalt
• Problem: Fehleranfällig, zeitaufwendig, verursacht Kosten beim Steuerberater

Starke Integration (zertifizierte Schnittstelle):

• Die Zeiterfassungssoftware berechnet alle Lohnarten automatisch
• Sie kennt DATEV-Lohnarten-Schlüssel (z.B. Lohnart 123 = Nachtzuschlag)
• Sie mappt die erfassten Zeiten automatisch auf die korrekten Lohnarten
• Sie übergibt einen buchungsfertigen Datensatz direkt an DATEV
• Vorteil: Keine manuelle Nacharbeit, weniger Fehler, geringere Steuerberater-Kosten

Kritische Datenobjekte beim Mapping:

1. Lohnarten-Nummern: "Überstunde 25%" in Ihrer Zeiterfassung muss Lohnart 123 in DATEV entsprechen
2. Ausfallschlüssel: Krankheit, Urlaub, Kurzarbeit müssen korrekt codiert sein
3. Kostenstellen: Falls kostenstellenbasierte Buchung erforderlich

Was Sie prüfen sollten:

• Ist der Anbieter "DATEV-Marktplatz Partner"? (Das signalisiert zertifizierte Integration)
• Werden Zuschläge automatisch berechnet? (Nacht, Sonntag, Feiertag)
• Wie oft erfolgt der Datenaustausch? (Täglich, wöchentlich, monatlich)
• Gibt es eine Testphase für das Mapping? (Parallel-Betrieb Excel + Software)

Häufige Fehler:

• Falsches Lohnarten-Mapping (führt zu falscher Lohnabrechnung)
• Abweichende Wirtschaftsjahre (Zeiterfassung läuft Januar-Dezember, DATEV läuft April-März)
• Fehlende Abstimmung mit Steuerberater (Berater kennt die neue Software nicht)

Die DATEV-Schnittstelle sollte eines Ihrer wichtigsten Auswahlkriterien sein, wenn Sie einen Steuerberater oder eine interne Lohnbuchhaltung mit DATEV nutzen.

Zeiterfassungssoftware: Rechtskonforme Auswahl für Unternehmen nach BAG-Urteil

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist seit dem Bundesarbeitsgericht-Urteil vom September 2022 keine Option mehr, sondern eine rechtliche Pflicht. Jedes Unternehmen in Deutschland muss die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter systematisch erfassen. Doch welche Software erfüllt die gesetzlichen Anforderungen wirklich? Und wie unterscheiden sich die Systeme für verschiedene Geschäftsmodelle? Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Was ist Zeiterfassungssoftware und warum ist sie seit 2022 Pflicht?

Zeiterfassungssoftware erfasst digital, wann Ihre Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen, wann sie Pausen machen und wann sie Feierabend haben. Die Software dokumentiert die tatsächlich geleistete Arbeitszeit minutengenau und revisionssicher. Das ist seit dem 13. September 2022 nicht mehr freiwillig, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Das Bundesarbeitsgericht hat an diesem Tag entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzurichten, das die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch erfasst. Die Grundlage für diese Pflicht ist nicht das Arbeitszeitgesetz selbst, sondern eine EU-konforme Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes. Konkret geht es um § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Das BAG folgt damit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019, dem sogenannten "Stechuhr-Urteil".

Die praktische Konsequenz für Unternehmen ist unmittelbar: Sie können nicht darauf warten, dass der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz anpasst. Die Pflicht zur Erfassung ist bereits heute geltendes Recht. Zwar hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der Details wie eine elektronische Erfassungspflicht regeln soll. Dieser ist jedoch noch nicht verabschiedet. Die Grundverpflichtung zur Erfassung selbst ist unstrittig und bindend.

Das System muss laut EuGH-Vorgaben "objektiv, verlässlich und zugänglich" sein. Das deutsche Bundesarbeitsgericht präzisiert, dass Beginn, Ende und die genaue Dauer der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit erfasst werden müssen. Ein reiner Schichtplan genügt diesen Anforderungen nicht, weil er lediglich die geplante, nicht aber die real geleistete Arbeitszeit abbildet.

Das BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer. Es gibt keine Ausnahme für kleine Betriebe und keine Ausnahme für leitende Angestellte. Die Pflicht besteht unabhängig vom Arbeitsort. Das bedeutet: Sie gilt auch im Home Office. Sie besteht auch unabhängig vom Arbeitsmodell. Das bedeutet: Sie gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Die Software muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfassen. Das klingt selbstverständlich, hat aber weitreichende Konsequenzen. Es reicht nicht aus, zu dokumentieren, wann ein Mitarbeiter theoretisch arbeiten sollte. Entscheidend ist, wann er tatsächlich gearbeitet hat. Deshalb muss die Software drei Informationen minutengenau speichern: den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Dauer der Pausen.

Das Urteil ist sofort geltendes Recht. Sie müssen nicht auf eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes warten. Die Arbeitsschutzbehörden der Länder prüfen bereits jetzt, ob Unternehmen die Arbeitszeit systematisch erfassen. Bei Verstößen drohen Bußgelder. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft ebenfalls, insbesondere im Hinblick auf das Mindestlohngesetz.

Die Verankerung der Pflicht im Arbeitsschutzgesetz verdeutlicht das primäre Ziel der Rechtsprechung: Es geht nicht vordergründig um die Lohnabrechnung, sondern um den Schutz der Arbeitnehmer vor Überlastung. Die Software soll sicherstellen, dass Höchstarbeitszeiten eingehalten und gesetzliche Ruhepausen gewährt werden. Jede Software-Entscheidung muss daher unter der Prämisse getroffen werden, wie Sie die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes gegenüber einer Aufsichtsbehörde lückenlos nachweisen können.

Rechtliche Anforderungen: Was die Software können muss

Die rechtlichen Anforderungen an Zeiterfassungssoftware gehen weit über die reine Anwesenheitsdokumentation hinaus. Ihre Software muss nicht nur erfassen, sondern auch revisionssicher speichern, gegen Manipulationen schützen und rechtzeitig vor Verstößen warnen. Nur so können Sie Bußgelder vermeiden und im Streitfall nachweisen, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind.

Der "15-Minuten-Takt": Warum Rundungen nicht mehr erlaubt sind

In vielen Branchen, insbesondere in Produktion, Handel und Dienstleistung, ist die sogenannte "15-Minuten-Taktung" weit verbreitet. Stempelzeiten werden kaufmännisch gerundet. Ein Mitarbeiter, der um 07:53 Uhr einstempelt, wird als 08:00 Uhr gewertet. Ein Ausstempeln um 16:47 Uhr wird auf 16:45 Uhr abgerundet. Diese Praxis ist mit der neuen Rechtslage nicht mehr vereinbar.

Das Gesetz fordert die Erfassung der tatsächlichen und präzisen Arbeitszeit. Eine Rundung, die Arbeitszeit "weg-rundet", insbesondere zuungunsten des Arbeitnehmers, stellt einen klaren Verstoß gegen die Dokumentationspflicht dar. Sie birgt zudem erhebliche Risiken im Hinblick auf das Mindestlohngesetz. Wenn Sie Arbeitszeit systematisch abrunden, kann es passieren, dass ein Mitarbeiter rechnerisch unter dem Mindestlohn vergütet wird.

Für die Auswahl von Zeiterfassungssoftware bedeutet dies: Eine Funktion zur 15-Minuten-Taktung der Rohdaten ist heute ein Compliance-Risiko, kein Komfort-Feature mehr. Eine rechtskonforme Software muss minutengenau erfassen. Jegliche Rundungsregeln, die eventuell für die Lohnabrechnung angewendet werden, dürfen niemals den ursprünglichen, rohen Zeitstempel überschreiben. Das System muss den exakten Stempel um 07:53 Uhr revisionssicher speichern, auch wenn in der Lohnabrechnung später mit gerundeten Werten gearbeitet wird.

Revisionssichere Dokumentation: Pausen, Überstunden und Aufbewahrungsfristen

Die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation gehen über die reine Anwesenheitszeit hinaus. Drei Bereiche sind dabei besonders kritisch: Pausen, Überstunden und die Aufbewahrungsfristen.

Pausen-Erfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Gesetzliche Ruhepausen müssen nach ihrer tatsächlichen Dauer erfasst werden. Nur so können Sie die Einhaltung der Pausenregelungen nachweisen und die korrekte Netto-Arbeitszeit ermitteln. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet sechs Stunden. Er muss mindestens 30 Minuten Pause machen. Ihre Software muss dokumentieren, wann die Pause begonnen hat, wann sie endete und wie lange sie dauerte. Eine konforme Software muss daher eine aktive Pausenbuchung ermöglichen, etwa über "Pause Start" und "Pause Stop" Buttons.

Überstunden-Erfassung ist ebenfalls Pflicht. Schon vor dem BAG-Urteil verpflichtete § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber dazu, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden aufzuzeichnen. Das BAG-Urteil weitet diese Pflicht nun de facto auf alle geleisteten Stunden aus. Eine moderne Software muss in der Lage sein, Überstunden automatisch zu berechnen. Sie sollte auf Basis der im System hinterlegten Arbeitszeitmodelle erkennen, wann ein Mitarbeiter mehr als acht Stunden täglich oder mehr als 40 Stunden wöchentlich gearbeitet hat, und automatisch einen Saldo bilden.

Aufbewahrungsfristen sind eine häufige Compliance-Falle. Das Arbeitszeitgesetz fordert eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Auch das Mindestlohngesetz sieht für Minijobber eine 2-Jahres-Frist vor. Diese Frist ist jedoch irreführend und zu kurz gegriffen. Sobald die Zeiterfassungsdaten als Buchungsbeleg für die Lohnabrechnung dienen, greifen die übergeordneten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Gemäß § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch betragen diese sechs oder zehn Jahre.

Für KMU ist die einzige revisionssichere Vorgehensweise, alle Lohn-relevanten Zeitdaten zehn Jahre aufzubewahren. Ein Softwareanbieter, der lediglich mit "2-Jahres-Compliance" wirbt, bietet keine vollumfängliche Rechtssicherheit für die Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung. Achten Sie darauf, dass Ihre Software entweder eine konfigurierbare oder standardmäßig eine 10-Jahres-Aufbewahrung ermöglicht.

Compliance-Fallen: Häufige Verstöße bei Prüfungen

Zwei primäre Instanzen prüfen die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze: Die Aufsichtsbehörden der Länder, etwa die Arbeitsschutzbehörde oder Gewerbeaufsicht, prüfen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft die Einhaltung des Mindestlohngesetzes.

Die häufigsten Verstöße, die bei Prüfungen festgestellt werden und zu empfindlichen Strafen führen, sind folgende: Erstens, keine oder keine vollständige Zeiterfassung. Ein systematisches Fehlen oder eine Lückenhaftigkeit der Aufzeichnungen kann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Zweitens, die Überschreitung der Höchstarbeitszeit. Regelmäßige Verstöße gegen die 10-Stunden-Grenze können ebenfalls mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Drittens, fehlende Pausenregelung oder Dokumentation. Die Nichteinhaltung oder Nicht-Erfassung der gesetzlichen Ruhepausen führt zu Abmahnungen und Bußgeldern.

Es ist wichtig, zwischen einem Arbeitszeitverstoß und Arbeitszeitbetrug zu unterscheiden. Ein Arbeitszeitverstoß ist oft ein unabsichtliches Compliance-Problem, etwa wenn ein Mitarbeiter wegen eines Notfalls länger als zehn Stunden arbeitet. Arbeitszeitbetrug hingegen ist eine vorsätzlich falsche Angabe, etwa wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit manipuliert, um mehr Gehalt zu erhalten. Arbeitszeitbetrug stellt einen schweren Vertrauensbruch dar, der oft eine fristlose Kündigung rechtfertigt und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Software wird damit zu einem zentralen Werkzeug des Risikomanagements. Sie muss präventiv warnen und revisionssicher dokumentieren. Zwei Funktionen sind dafür unerlässlich: Erstens, ein revisionssicherer Audit-Log. Um Arbeitszeitbetrug oder Manipulationen lückenlos nachweisen zu können, muss jede Änderung an einem gebuchten Zeitstempel in einem nicht-veränderbaren Protokoll gespeichert werden. Beispiel: "Manager Schmidt hat die Zeit von Mitarbeiter Müller am 15.10. von 09:00 auf 09:15 geändert. Grund: Korrektur nach Rücksprache." Zweitens, Echtzeit-Warnungen. Um systematische Arbeitszeitgesetz-Verstöße zu verhindern, muss das System, bevor die 10-Stunden-Grenze oder die 11-Stunden-Ruhezeit verletzt wird, automatisch eine Warnung an den Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten senden.

Anwesenheit vs. Projekt: Die richtige Software-Kategorie für Ihr Geschäftsmodell

Die Wahl der falschen Software-Kategorie ist einer der häufigsten strategischen Fehler bei der Implementierung. Die Anforderungen an eine Zeiterfassung in einer Produktionshalle und in einer Digitalagentur sind fundamental verschieden. Sie müssen verstehen, welchen Zweck die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen primär erfüllen soll, bevor Sie eine Software auswählen.

Es gibt zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze: Anwesenheits-Zeiterfassung und projektbasierte Zeiterfassung. Bei der Anwesenheits-Zeiterfassung lautet die Kernfrage: "War der Mitarbeiter anwesend und wird er korrekt bezahlt?" Das Ziel ist Lohnabrechnung, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und die Personaleinsatzplanung. Typische Branchen sind Produktion, Fertigung, Handel, Gesundheitswesen, Gastronomie und Handwerk.

Bei der projektbasierten Zeiterfassung lautet die Kernfrage: "Auf was hat der Mitarbeiter gearbeitet und war diese Zeit rentabel?" Das Ziel ist Projekt-Controlling, Kundenabrechnung und Rentabilitätsanalyse. Typische Branchen sind Agenturen, IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Kanzleien, Architekten und Ingenieurbüros.

Anwesenheits-Zeiterfassung für Produktion und Schichtbetriebe

Für Unternehmen, die primär die Anwesenheit steuern, liegt der Fokus auf der Lohn- und Schichtlogik. Die wichtigsten Funktionsanforderungen sind folgende:

Erstens, Hardware-Integration. Die Software muss nahtlos mit physischen Erfassungsgeräten wie Wand-Terminals kommunizieren können. Diese Terminals arbeiten mit Chip oder Fingerabdruck. In manchen Branchen, etwa im Einzelhandel, muss die Software auch mit bestehenden Kassensystemen integriert werden können.

Zweitens, Schichtplan-Integration. Essentiell ist die tiefe Verzahnung mit der Personaleinsatzplanung. Die Software muss Ist-Zeiten, also die tatsächlichen Stempel, gegen Soll-Zeiten, also den hinterlegten Schichtplan, abgleichen können. Nur so erkennen Sie Abweichungen sofort und können reagieren.

Drittens, komplexe Lohnarten. Das System muss komplexe, oft tarifvertragliche Zuschlagslogiken automatisch und fehlerfrei berechnen können. Beispiele: Nachtzuschlag 25 Prozent, Sonntagszuschlag 50 Prozent, Feiertagszuschlag 100 Prozent. Diese berechneten Zuschläge muss die Software für die Lohnbuchhaltung aufbereiten, typischerweise für den Export nach DATEV.

Der typische Workflow in diesem Szenario ist das "Einstempeln" zu Schichtbeginn. Der Mitarbeiter hält seine Chipkarte an das Terminal. Die Software validiert die Buchung gegen den hinterlegten Schichtplan und bereitet einen lohnfertigen Datensatz vor. Am Monatsende übergibt die Software die Bewegungsdaten an die Lohnbuchhaltung.

Anbieter-Beispiele mit Fokus auf Anwesenheit und Personaleinsatzplanung sind ATOSS, ISGUS, ZMI oder SelectLine. Diese Systeme sind auf Schichtbetriebe optimiert und bieten tiefe Integrationen in traditionelle ERP-Systeme.

Projektbasierte Zeiterfassung für Agenturen und IT-Dienstleister

Für Unternehmen, die ihre Zeit an Kunden fakturieren, liegt der Fokus auf Controlling und Abrechnung. Die wichtigsten Funktionsanforderungen sind folgende:

Erstens, Projekt-Struktur. Die Erfassung muss mehrstufig möglich sein. Ein typischer Aufbau: Kunde, darunter Projekt, darunter Aufgabe oder Tätigkeit, und schließlich die Unterscheidung "abrechenbar" oder "nicht abrechenbar". Nur so können Sie nachvollziehen, welche Stunden Sie dem Kunden in Rechnung stellen können und welche intern angefallen sind.

Zweitens, Budget-Tracking. Die Software muss einen Echtzeit-Abgleich von gebuchten Stunden gegen ein hinterlegtes Projektbudget ermöglichen. Das Budget kann in Stunden oder in Euro definiert sein. Sobald ein Projekt sich dem Budget-Limit nähert, sollte die Software automatisch warnen. Projektleiter müssen jederzeit sehen können, wie viel Budget noch verfügbar ist.

Drittens, Rentabilitäts-Reporting. Auswertungen zu Deckungsbeiträgen pro Projekt, Billable-Raten pro Mitarbeiter und die allgemeine Projektrendite sind Kernfunktionen. Welcher Mitarbeiter hat wie viel abrechenbare Zeit geleistet? Welches Projekt war profitabel, welches hat Verlust gemacht? Diese Fragen muss die Software beantworten können.

Viertens, Faktura-Schnittstelle. Das System muss auf Knopfdruck Rechnungen oder detaillierte Zeitnachweise für den Kunden erstellen können. Idealerweise exportiert die Software die Daten direkt in Ihr Rechnungsprogramm, etwa lexoffice oder orgaMAX.

Der typische Workflow ist das Starten eines "Timers" auf eine spezifische Aufgabe oder die manuelle Nacherfassung am Tagesende. Der Mitarbeiter wählt Kunde, Projekt und Aufgabe aus und startet die Zeiterfassung. Am Ende des Tages oder der Woche prüft der Projektleiter die Zeiten und genehmigt sie für die Abrechnung.

Anbieter-Beispiele mit Fokus auf Projektzeiterfassung sind Clockify, Harvest, Toggl, Timr, TimO, ZEP, KBMpro oder Jephi. Diese Tools sind auf die Bedürfnisse von Agenturen und Dienstleistern zugeschnitten.

Die Hybrid-Anforderung: BAG-Urteil erzwingt kombinierte Lösung

Das BAG-Urteil zur generellen Erfassungspflicht hat für projektbasierte Unternehmen eine Konvergenzkrise ausgelöst. Das Problem: Agenturen, IT-Häuser und Beratungen praktizierten historisch oft eine Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutete: Sie erfassten zwar ihre Projektzeiten, meist aber nur die abrechenbaren. Sie verzichteten jedoch bewusst auf die Erfassung von Start, Ende und Pausen, also auf die reine Anwesenheitsdokumentation.

Die Krise: Das BAG-Urteil zwingt diese Unternehmen nun, die gesamte Arbeitszeit lückenlos zu dokumentieren, inklusive Pausen. Die reine Projektzeiterfassung ist nicht mehr ausreichend. Wenn ein Mitarbeiter acht Stunden im Büro war, aber nur sechs Stunden auf Projekte gebucht hat, fehlen zwei Stunden in der Dokumentation. Diese Lücke ist nicht BAG-konform.

Die Anforderung: Diese Unternehmen benötigen nun zwingend eine Hybrid-Lösung. Die Software muss sowohl die Compliance-Anforderungen abdecken – also Start, Ende und Pause minutengenau erfassen – als auch die Projekt-Anforderungen erfüllen – also die Zuordnung auf Aufgaben und Budgets ermöglichen.

Ein reines Projekt-Tool, oft aus dem US-Markt, das keine Start-, End- und Pausenzeiten erfasst, ist in Deutschland nicht mehr rechtskonform einsetzbar. Das kritischste Feature, das Käufer in diesem Segment prüfen müssen, ist der "Abgleich". Die Software muss validieren, ob die Summe der gebuchten Projektzeiten plus der erfassten Pausen mit der erfassten Anwesenheitszeit übereinstimmt. Sie muss diese Lücken sichtbar machen und zur Buchung einfordern. Beispiel: Ein Mitarbeiter stempelt von 09:00 bis 17:30 Uhr, also 8,5 Stunden Anwesenheit. Er bucht 0,5 Stunden Pause und 7,5 Stunden auf Projekte. Es bleibt eine Lücke von 0,5 Stunden "Overhead" oder "Interne Admin-Zeit". Die Software muss diese Lücke anzeigen und den Mitarbeiter auffordern, sie zu buchen, etwa als "Interne Abstimmung" oder "E-Mails".

Hybrid-Lösungen, die beide Anforderungen erfüllen, sind etwa Personio, HRworks, TimO, ZEP oder Clockodo. Diese Systeme verstehen, dass moderne Dienstleister sowohl Compliance als auch Profitabilität tracken müssen.

Von Excel zur professionellen Software: Was Sie wissen müssen

Die Frage, ob Excel zur Zeiterfassung weiterhin zulässig ist, beschäftigt viele KMU. Die Antwort ist juristisch komplex, aber praktisch eindeutig: Excel ist nicht explizit verboten, aber faktisch unhaltbar.

Ist Excel noch erlaubt? Die rechtliche Realität

Das BAG-Urteil hat keine spezifische Form der Erfassung vorgeschrieben. Theoretisch sind daher Excel-Tabellen oder sogar handschriftliche Stundenzettel weiterhin möglich. Das ist die rechtliche Theorie. Die rechtliche Praxis sieht jedoch anders aus.

Das EuGH-Urteil, auf dem die BAG-Entscheidung basiert, fordert ein "objektives, verlässliches und zugängliches" System. Excel-Tabellen scheitern in der Praxis an diesen Kriterien. Sie sind nicht objektiv oder verlässlich, weil sie leicht manipulierbar sind. Einträge können rückwirkend ohne Protokollierung geändert oder gelöscht werden. Die Datenintegrität ist nicht gewährleistet. Sie sind auch nicht zugänglich im Sinne des Gesetzes. In der Praxis führen geteilte Excel-Listen zu Dateikonflikten und unzähligen Versionen. Sie haben Dateien wie "Zeiterfassung_Müller_final_v3.xlsx" auf dem Server. Das führt zwangsläufig zu manuellen Übertragungsfehlern.

Der noch nicht verabschiedete BMAS-Entwurf sieht eine elektronische Aufzeichnungspflicht vor. Er enthält jedoch eine wichtige Ausnahme für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern. Diese sollen weiterhin nicht-elektronisch, und damit potenziell auch per Excel, erfassen dürfen.

Für KMU mit mehr als zehn Mitarbeitern erzwingt das BAG-Urteil faktisch den Umstieg auf eine professionelle Software. Excel ist zwar nicht explizit verboten, aber es ist rechtlich nicht haltbar. Im Streitfall, etwa bei einer Klage eines Mitarbeiters auf Überstundenvergütung, oder bei einer Prüfung durch den Zoll, ist eine Excel-Liste ein extrem schwacher Beweis. Sie ist nicht revisionssicher. Die fortgesetzte Nutzung von Excel ist ein unternehmerisches Risiko, das seit 2022 als unkalkulierbar gelten muss.

Datenmigration in der Praxis: Was migriert werden kann

Der technische Schritt der Datenmigration wird häufig falsch eingeschätzt. Eine klare Trennung ist notwendig: Was kann und sollte migriert werden? Und was kann oder sollte nicht migriert werden?

Was migriert werden kann und sollte sind primär Stammdaten. Mitarbeiterlisten mit Personalnummer, Name, Abteilung und ähnlichen Informationen sollten importiert werden. Ebenso Kundenlisten und Projektlisten, falls Sie projektbasiert arbeiten. Außerdem sollten die Stichtags-Salden migriert werden. Das sind die aktuellen Salden der Arbeitszeitkonten und die Resturlaubsansprüche zum Stichtag des Go-Live. Beispiel: Mitarbeiter Schmidt startet am 1. Januar mit plus 15,5 Überstunden und zehn Tagen Resturlaub. Diese Informationen importieren Sie als Startwert in die neue Software.

Was nicht migriert werden kann oder sollte sind primär historische Zeitbuchungen. Der Versuch, tausende alter, unstrukturierter Zeitbuchungen aus diversen Excel-Tabellen in die neue Software zu importieren, ist fast unmöglich. Der Aufwand für die Datenbereinigung ist enorm, extrem fehleranfällig und bietet meist keinen Mehrwert. Auch historische Logik, also die Formeln und Makros aus den Excel-Tabellen, kann nicht migriert werden. Alle Geschäftsregeln müssen im neuen System von Grund auf neu konfiguriert werden. Beispiel: "Wenn ein Mitarbeiter mehr als acht Stunden an einem Wochentag arbeitet, dann 25 Prozent Zuschlag" muss in der neuen Software als Regel angelegt werden.

Die Migration ist daher ein Neustart, kein Umzug. Der Zwang, die Logik neu aufzubauen, ist ein oft verkannter Vorteil. Er zwingt das Unternehmen, seine Prozesse zu standardisieren. Die alten Excel-Dateien werden als Archiv, etwa als PDF exportiert, revisionssicher gespeichert, um die 10-Jahres-Frist zu erfüllen. Die neue Software beginnt "sauber" mit den korrekten Start-Salden.

Praktischer Projektplan: 4 Phasen in 3-6 Monaten

Basierend auf gängigen Software-Implementierungs-Modellen ist ein 4-Phasen-Plan realistisch. Phase eins ist die Vorbereitung und Definition. Diese dauert ein bis zwei Monate. Sie führen einen Anforderungs-Workshop durch. Alle Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln, Überstunden- und Zuschlagsregeln müssen vollständig definiert und dokumentiert werden. Sie binden den Betriebsrat frühzeitig und partnerschaftlich ein, falls vorhanden. Und Sie führen die Software-Auswahl und Evaluierung durch.

Phase zwei ist die Konfiguration und der Test. Diese dauert etwa einen Monat. Die technische Konfiguration erfolgt. Das System wird durch einen Admin oder den Anbieter gemäß den definierten Regeln aufgesetzt. Dann folgt ein Testlauf, eine Pilot-Phase. Die Software wird mit einer begrenzten, technikaffinen Nutzergruppe, etwa einer Abteilung, im Parallelbetrieb getestet. Das bedeutet: Sie führen Excel und Software parallel, um Abweichungen und Fehler in der Regel-Logik zu finden.

Phase drei ist die Schulung und der Go-Live. Diese dauert ein bis zwei Wochen. Sie schulen umfassend alle Endanwender und Führungskräfte. Sie importieren die bereinigten Stammdaten und die Stichtags-Salden. Sie legen einen klaren Stichtag fest, idealerweise der erste eines neuen Abrechnungsmonats.

Phase vier ist die Stabilisierung und der Support. Diese dauert etwa einen Monat. Sie bieten intensiven Support, sogenannte "Hypercare". Sie begleiten die Anwender eng in den ersten Wochen. Der erste Lohnabrechnungs-Zyklus mit den neuen Daten ist der ultimative Realitäts-Check. Basierend auf den Erfahrungen nehmen Sie Feinjustierungen vor und passen Regeln an, die sich in der Praxis als unklar oder falsch erwiesen haben.

Für ein mittelständisches Unternehmen ist eine Gesamtdauer von drei bis sechs Monaten von Projektstart bis zum stabilen Betrieb realistisch. Die im BMAS-Gesetzesentwurf angedachten Übergangsfristen von ein bis fünf Jahren spiegeln diese Implementierungs-Komplexität wider.

Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Cloud vs. On-Premise

Die Entscheidung zwischen Cloud-Lösung und On-Premise-System ist für viele Unternehmen eine der wichtigsten strategischen Weichenstellungen. Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl hängt von Ihrer IT-Infrastruktur, Ihrem Budget und Ihren Compliance-Anforderungen ab.

Cloud-Lösungen: Vorteile und typische Anbieter

Cloud-Lösungen, auch Software-as-a-Service oder SaaS genannt, laufen komplett im Browser oder als App. Sie installieren keine Software auf Ihrem PC oder Server. Die Software läuft auf den Servern des Anbieters. Sie greifen über das Internet darauf zu.

Die Vorteile sind erheblich. Erstens, keine Server-Investition. Sie brauchen keine eigene Hardware anzuschaffen oder zu warten. Zweitens, sofort einsatzbereit. Sie können oft innerhalb von Stunden oder Tagen starten, nicht Wochen oder Monaten. Drittens, automatische Updates. Der Anbieter spielt neue Funktionen und Sicherheits-Patches automatisch ein. Sie müssen sich nicht darum kümmern. Viertens, Mobile-First-Ansatz. Cloud-Anbieter entwickeln ihre mobilen Apps meist von Anfang an parallel zur Desktop-Version. Die Apps sind nativ für iOS und Android gebaut und bieten eine hervorragende Nutzererfahrung.

Die Nachteile sollten Sie ebenfalls kennen. Der wichtigste ist die Internet-Abhängigkeit. Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, kann die Software nicht genutzt werden. Deshalb ist die Offline-Fähigkeit ein kritisches Feature. Prüfen Sie, ob die App Zeitbuchungen lokal speichern und später synchronisieren kann. Ein weiterer Nachteil kann die geringere Anpassbarkeit sein. Cloud-Lösungen sind oft standardisiert. Sehr spezifische, individuelle Anpassungen sind manchmal schwieriger umzusetzen als bei On-Premise-Systemen.

Die typischen Kosten für Cloud-Zeiterfassungssoftware im KMU-Segment liegen bei 40 bis 200 Euro monatlich. Das variiert je nach Anzahl der Nutzer und Funktionsumfang. Die Preismodelle sind meist nutzerbasiert. Sie zahlen pro aktivem Mitarbeiter pro Monat.

Typische Anbieter im Cloud-Bereich sind vielfältig. Cloud-native Plattformen, die von Anfang an für die Cloud entwickelt wurden, sind etwa Clockodo, Timr, Clockify oder Toggl. Diese fokussieren auf Benutzerfreundlichkeit und mobile Nutzung. Daneben gibt es Hybrid-Anbieter, die sowohl Cloud als auch On-Premise anbieten oder aus anderen HR-Bereichen kommen, etwa Personio, HRworks oder factro. Diese bieten oft tiefere Integrationen in Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung.

On-Premise-Systeme: Wann sie sinnvoll sind

On-Premise-Systeme sind das klassische Modell. Die Software wird auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen betrieben. Sie haben die volle Kontrolle über Hardware, Software und Daten.

Die Vorteile sind primär Kontrolle und Integration. Erstens, volle Datenkontrolle. Die Daten verlassen Ihr Unternehmen nicht. Das ist wichtig für Branchen mit strengen Datenschutz-Auflagen. Zweitens, tiefe ERP-Integration. Wenn Sie bereits ein On-Premise-ERP-System betreiben, etwa SAP, kann eine On-Premise-Zeiterfassung sich tiefer integrieren lassen. Sie haben mehr Kontrolle über Schnittstellen und Datenaustausch.

Die Nachteile sind erheblich. Erstens, Server-Investition. Sie müssen Hardware anschaffen. Das sind initiale Kosten von mehreren tausend Euro. Zweitens, eigenes IT-Personal. Sie brauchen dedizierte IT-Mitarbeiter für Netzwerk, Storage, Sysadmin-Aufgaben und regelmäßige Updates. Drittens, manuelle Updates. Sie müssen Updates selbst einspielen. Das erfordert Planung, Testphasen und kann zu Ausfallzeiten führen. Viertens, langsamerer Start. Die Implementierung eines On-Premise-Systems ist ein komplexes IT-Projekt, das Monate dauern kann.

Die typischen Kosten für On-Premise-Zeiterfassungssoftware liegen bei 5.000 bis 15.000 Euro für das initiale Setup, plus 200 bis 500 Euro monatlich für Wartung und Support. Hinzu kommen die Kosten für Hardware und internes IT-Personal.

Typische Anbieter im On-Premise-Bereich sind etablierte Systeme wie ATOSS, ISGUS oder ZMI. Diese haben oft jahrzehntelange Erfahrung im deutschen Markt und bieten ausgereifte Funktionen für Schichtbetriebe und komplexe Lohnarten-Logik.

Welche Lösung für welches Unternehmen?

Die Entscheidung ist nicht "was ist besser", sondern "was passt zu Ihrem Unternehmen". Folgende Orientierung hilft:

Für Neugründer mit einem bis zehn Mitarbeitern sind Cloud-Lösungen fast immer die richtige Wahl. Sie haben keine Altlasten, keine bestehende IT-Infrastruktur und benötigen einen schnellen, kostengünstigen Einstieg. Cloud-Systeme wie Clockodo oder Timr sind innerhalb von Tagen einsatzbereit. Die Kosten sind überschaubar und planbar.

Für KMU beim Systemwechsel mit zehn bis fünfzig Mitarbeitern ist ebenfalls meist Cloud die bessere Wahl, allerdings mit Fokus auf starke DATEV-Integration. Systeme wie Personio oder HRworks bieten zertifizierte DATEV-Schnittstellen und erleichtern die Migration von Excel. Sie kombinieren Zeiterfassung mit weiteren HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung und digitale Personalakte.

Für etablierte Betriebe mit mehr als fünfzig Mitarbeitern hängt die Entscheidung von der bestehenden IT-Landschaft ab. Wenn Sie bereits ein On-Premise-ERP betreiben, kann eine On-Premise-Zeiterfassung sinnvoll sein, weil sie sich tiefer integrieren lässt. Wenn Ihre IT-Landschaft jedoch bereits cloudbasiert ist, etwa mit Microsoft 365, dann ist auch eine Cloud-Zeiterfassung die logische Wahl. Die Architektur sollte konsistent sein.

Für projektbasierte Unternehmen jeder Größe ist seit dem BAG-Urteil eine Hybrid-Lösung zwingend. Die Software muss sowohl Compliance-Anforderungen als auch Projektzeiterfassung abdecken. Systeme wie ZEP, TimO oder Personio bieten diese kombinierte Funktionalität. Reine Projektzeit-Tracker ohne Anwesenheits-Tracking sind nicht mehr ausreichend.

Conditional Recommendations: Die beste Zeiterfassungssoftware für Neugründer ist eine Cloud-Lösung wie Clockodo oder Timr, weil sie sofort startklar ist und keine Server-Investition erfordert. Die beste Lösung beim Systemwechsel ist eine mit starker DATEV-Integration wie Personio oder HRworks, weil die Lohnbuchhaltungs-Anbindung kritisch ist. Die beste Lösung für Projektunternehmen ist eine Hybrid-Plattform wie ZEP oder TimO, weil nur sie sowohl BAG-Compliance als auch Projektcontrolling bietet.

Integration in bestehende Systeme: DATEV, HRIS und API-Anforderungen

Die beste Zeiterfassungssoftware nutzt wenig, wenn sie isoliert steht. In modernen Unternehmen muss die Zeiterfassung nahtlos mit der Lohnbuchhaltung, der Personalverwaltung und möglicherweise dem Projektmanagement zusammenarbeiten. Die Qualität dieser Integrationen entscheidet oft mehr über den Erfolg als die Funktionen der Zeiterfassung selbst.

Die DATEV-Schnittstelle: Worauf IT-Leiter achten müssen

Für die meisten deutschen KMU ist die Anbindung an die Lohnabrechnungs-Software der DATEV eG die mit Abstand wichtigste und kritischste Integration. Hier fließen die erfassten Zeitdaten direkt zum Steuerberater oder der internen Lohnbuchhaltung.

Die Zeiterfassungssoftware ist das Quell-System. Sie muss die Bewegungsdaten, also Stunden, Abwesenheiten und Zuschläge, an die DATEV-Zielsysteme übergeben. Die typischen DATEV-Zielsysteme sind LODAS oder Lohn und Gehalt. Der Datensatz muss korrekt "gemappt" sein. Drei Datenobjekte sind dabei kritisch:

Erstens, Lohnarten-Nummer. Die Software muss die erfassten Stunden auf die korrekten DATEV-Lohnarten-Schlüssel abbilden. Beispiel: "Überstunde 25 Prozent" in Ihrer Zeiterfassung muss der Lohnart 123 in DATEV entsprechen. Wenn dieses Mapping falsch ist, stimmt die Lohnabrechnung nicht.

Zweitens, Ausfallschlüssel und Stunden. Das sind Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder Kurzarbeit. Diese müssen ebenfalls korrekt codiert übergeben werden.

Drittens, Kostenstellen, falls Ihr Unternehmen kostenstellenbasiert bucht. Die Zeiterfassung muss wissen, welcher Mitarbeiter welcher Kostenstelle zugeordnet ist, und diese Information mitliefern.

Es muss scharf zwischen einem "DATEV-Export" und einer "DATEV-Schnittstelle" unterschieden werden. Ein schwacher DATEV-Export ist ein simpler CSV-Export. Der Steuerberater muss diese CSV-Datei manuell herunterladen, prüfen, oft mühsam in Excel nachbearbeiten und anschließend in DATEV importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig und verursacht hohe Kosten beim Steuerberater.

Eine starke DATEV-Schnittstelle ist etwas ganz anderes. Die Zeiterfassungssoftware berechnet alle Lohnarten und Zuschläge automatisch und vorab. Sie übergibt einen buchungsfertigen Datensatz über eine offizielle, zertifizierte DATEV-Schnittstelle. Idealerweise ist der Anbieter als "DATEV-Marktplatz Partner" gelistet. Das signalisiert, dass die Integration getestet und zertifiziert ist.

Häufige Fehler bei der Integration sind falsches Mapping der Lohnarten, fehlerhafte Zuschlagsberechnungen oder Probleme mit abweichenden Wirtschaftsjahren in den Systemen. Prüfen Sie diese Punkte in der Demo-Phase intensiv.

HRIS-Ökosystem: Personio und HRworks Integration

Moderne KMU bündeln ihre Personalprozesse in einem zentralen HR-Informationssystem, auch HRIS genannt, als "Single Source of Truth" für alle Personaldaten. Die Zeiterfassung ist hier ein Satelliten-System, das sich nahtlos einfügen muss.

Die Datenfluss-Logik ist dabei entscheidend: Das HRIS, etwa Personio oder HRworks, ist das führende System, der Master, für Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten. Die Zeiterfassungssoftware ist das folgende System, der Slave.

Der Datenfluss sieht wie folgt aus: Erstens, User Provisioning. Ein neuer Mitarbeiter wird in Personio angelegt und automatisch im Zeiterfassungstool als Benutzer erstellt. Zweitens, User Deprovisioning. Ein Mitarbeiter wird in Personio deaktiviert, weil er das Unternehmen verlässt, und der Account im Zeiterfassungstool wird automatisch gesperrt. Drittens, Abwesenheiten-Synchronisation. Ein Urlaubsantrag wird in Personio genehmigt und automatisch in den Zeitplan, den Kalender, des Zeiterfassungstools synchronisiert. Viertens, optional Zeitdaten-Rückfluss. Die erfassten Stunden und Salden, etwa Überstunden, werden zur Dokumentation in die digitale Personalakte in Personio zurück synchronisiert.

Im deutschen KMU-Markt sind Personio und HRworks dominante Player in diesem Segment. Factorial positioniert sich als Alternative. Wenn Sie bereits eines dieser Systeme nutzen, sollte Ihre Zeiterfassungssoftware eine zertifizierte Integration anbieten.

API-Qualität bewerten: Was "robuste API" bedeutet

Aus technischer Sicht, also aus CTO-Perspektive, behauptet fast jeder Cloud-Anbieter, eine "API" zu haben. Die Qualität dieser Schnittstellen variiert jedoch dramatisch.

Merkmale einer guten API sind folgende: Erstens, Dokumentation und Support. Eine klare, öffentliche Entwickler-Dokumentation ist vorhanden. Idealerweise gibt es eine aktive Community oder ein Forum für Rückfragen. Zweitens, Standardisierung. Die API folgt modernen Standards wie REST oder GraphQL. Veraltete SOAP-Protokolle sind ein Warnsignal. Drittens, Echtzeit-Fähigkeit durch Webhooks. Das System meldet eine Änderung, etwa "Urlaub genehmigt", aktiv per Webhook an das Zielsystem. Dies ist weitaus effizienter als Polling, bei dem das Zielsystem alle fünf Minuten aktiv nachfragen muss, ob sich etwas geändert hat. Viertens, Granularität und Fehler-Handling. Die API muss den Zugriff auf einzelne Datenobjekte erlauben und klare, dokumentierte Fehlermeldungen zurückgeben, etwa "Error 404 - Employee ID not found".

Merkmale einer schwachen API sind veraltete Protokolle, keine Webhooks, mangelhafte Dokumentation oder die "API" ist lediglich ein zeitgesteuerter CSV-Export auf einen FTP-Server. Letzteres ist keine echte API, sondern ein Workaround.

Für KMU ohne eigenes Entwicklerteam ist die Frage nach der API-Qualität weniger relevant, wenn vorgefertigte Integrationen existieren. Wenn Sie jedoch individuelle Integrationen planen oder ein eigenes System anbinden möchten, ist die API-Qualität entscheidend.

Zeiterfassung im Home Office: Mobile Apps, Offline und Datenschutz

Die Arbeitswelt hat sich durch die Corona-Pandemie fundamental verändert. Home Office und hybride Arbeitsmodelle sind für viele Unternehmen zum Standard geworden. Die Zeiterfassungssoftware muss diese neue Realität abbilden können. Gleichzeitig verschärfen sich die Anforderungen an Datenschutz und Mitbestimmung.

Das Ende der "Vertrauensarbeitszeit" wie wir sie kannten

Der größte Konflikt bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen ist oft kultureller Natur. Das BAG-Urteil zur Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Das bedeutet: explizit auch im Home Office. Es gilt auch unabhängig vom Arbeitsmodell. Das bedeutet: auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Der Konflikt entsteht, weil "Vertrauensarbeitszeit" bisher von vielen Unternehmen und Mitarbeitern als "Vertrauen statt Kontrolle" interpretiert wurde. Es bedeutete oft den bewussten Verzicht auf eine Zeiterfassung. Die nun geltende, lückenlose Dokumentationspflicht scheint dem diametral entgegenzustehen.

Die Lösung liegt in Delegation und Neudefinition. Vertrauensarbeitszeit ist nicht tot. Sie wird aber neu definiert und um den Aspekt der Dokumentation ergänzt. Das alte Modell lautete: "Ich vertraue dir, dass du deine Arbeit machst. Wann und wie lange ist egal." Das neue Modell nach dem BAG-Urteil lautet: "Ich vertraue dir, dass du deine Arbeit machst, und ich vertraue dir, dass du deine Arbeitszeiten, Start, Ende und Pausen, selbstständig und gesetzeskonform dokumentierst."

Der Arbeitgeber darf die Pflicht zur Aufzeichnung an den Arbeitnehmer delegieren. Im Home Office ist das de facto notwendig. Der Arbeitgeber bleibt jedoch in der Verantwortung. Er hat eine Kontrollpflicht. Er muss die Einhaltung der Gesetze, insbesondere der 10-Stunden-Grenze und der Ruhezeiten, sicherstellen.

Die Software wird hier zum "Vertrauens-Vermittler". Sie muss so einfach, schnell und nicht-invasiv sein, dass der Mitarbeiter die tägliche Selbsterfassung nicht als Gängelung oder Misstrauensvotum empfindet.

Mobile Apps und Offline-Fähigkeit

Für hybride Teams, die teils im Büro, teils im Home Office und teils im Außendienst arbeiten, muss die Erfassung "von überall" reibungslos funktionieren. Drei technische Anforderungen sind dabei kritisch:

Erstens, mobile Apps für iOS und Android. Dies ist die Grundvoraussetzung für das "Einstempeln" vom Home Office oder von unterwegs. Die App muss nativ entwickelt sein, nicht nur eine eingebettete Webseite. Native Apps bieten eine bessere Performance und Nutzererfahrung.

Zweitens, Browser-Zugang. Alternativ zur App muss die Erfassung einfach über den Web-Browser am heimischen PC möglich sein. Nicht jeder Mitarbeiter möchte private Geräte für berufliche Zeiterfassung nutzen. Der Browser-Zugang bietet eine Alternative.

Drittens, Offline-Fähigkeit. Dies ist essentiell für Mitarbeiter im Außendienst oder auf Baustellen ohne stabile Internetverbindung. Die App muss Zeitstempel lokal, also offline, speichern können und automatisch synchronisieren, sobald wieder eine Netzverbindung besteht. Ohne Offline-Fähigkeit riskieren Sie Datenverlust oder Frustration bei Mitarbeitern, die im Keller eines Kunden ohne WLAN arbeiten.

Ein Sonderfall ist Geofencing. Diese Funktion ermöglicht ein automatisches Ein- oder Ausstempeln, wenn der Mitarbeiter einen vordefinierten geografischen Bereich, etwa das Büro oder eine Baustelle, betritt oder verlässt. Hier ist jedoch höchste Vorsicht geboten. Während US-Anbieter dies als Top-Feature bewerben, ist eine passive, permanente GPS-Standortübertragung in Deutschland ein massiver Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter und ein garantierter Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung. Ein solches Vorgehen würde unweigerlich den Widerstand des Betriebsrats provozieren.

Der einzig in Deutschland rechtssichere Weg für eine standortbezogene Erfassung ist eine aktive, vom Mitarbeiter gesteuerte Funktion. Beispiel: "Beim Klick auf 'Stempeln' wird mein aktueller GPS-Standort einmalig zur Verifizierung des Einsatzortes gespeichert." Der Mitarbeiter muss die Kontrolle behalten.

DSGVO, Datenschutz und Betriebsrat

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Ihre Erhebung und Verarbeitung muss daher strengen Regeln folgen. Drei Prinzipien sind zentral:

Erstens, Zweckbindung. Die Daten werden primär zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht, also zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, erhoben. Eine oft gewünschte Nutzung zur Leistungsbewertung, etwa "Wer macht die meisten Überstunden?", ist rechtlich hochproblematisch und meist unzulässig.

Zweitens, Datensparsamkeit. Es darf nur das erfasst werden, was notwendig ist. Das sind Start, Ende, Dauer und Pause. Funktionen wie Keylogging oder Screenshots, sogenanntes Employee-Monitoring, sind in Deutschland tabu.

Drittens, Sicherheit und Speicherort. Die Daten müssen sicher gespeichert werden, idealerweise auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle. Die Einführung oder Änderung eines elektronischen Zeiterfassungssystems ist eine "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Das regelt § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz.

Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware ist daher in Unternehmen mit Betriebsrat ohne dessen Zustimmung rechtlich unmöglich. Das Projekt muss zwingend als Co-Projekt mit dem Betriebsrat aufgesetzt werden. Alle Regeln zum Umgang mit den Daten, insbesondere "Wer darf welche Daten einsehen?" und "Wofür werden die Auswertungen nicht genutzt?", müssen in einer Betriebsvereinbarung felsenfest verankert werden.

Die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassung, insbesondere in einer Kultur der Vertrauensarbeitszeit, ist ein Change-Management-Prozess, kein IT-Rollout. Transparenz ist entscheidend. Das Management muss klar kommunizieren, warum das Tool eingeführt wird. Der Grund ist die Gesetzespflicht, der Schutz vor Überarbeitung und die faire Überstunden-Vergütung. Der Grund ist nicht Überwachung oder Leistungsdruck. Fokus auf User Experience ist ebenso wichtig. Eine schlechte, langsame oder komplizierte Software wird von den Mitarbeitern als Bestrafung und tägliche Belastung empfunden. Eine schnelle, intuitive App, die das Stempeln mit einem Klick erlaubt, wird als Werkzeug akzeptiert.

Die richtige Software für Ihre Situation: Neugründung, Systemwechsel oder Optimierung

Es gibt nicht "die eine beste Zeiterfassungssoftware". Die richtige Wahl hängt davon ab, in welcher Situation sich Ihr Unternehmen befindet. Gründen Sie gerade neu? Wechseln Sie von einem alten System oder Excel? Oder optimieren Sie eine bestehende Lösung? Jede Situation stellt unterschiedliche Anforderungen.

Für Neugründer: Cloud-First ohne Altlasten

Ihre Situation: Sie bauen ein Unternehmen auf. Sie haben keine Vorsysteme, keine gewachsene IT-Infrastruktur und keine Altlasten. Sie benötigen einen schnellen, unkomplizierten Einstieg in die Zeiterfassung. Ihr Budget ist begrenzt.

Ihre Prioritäten sind klar: niedrige Kosten, einfache Bedienung und Mobile-First-Ansatz. Sie wollen keine Zeit mit komplexer Konfiguration verlieren. Sie wollen sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, nicht auf IT-Projekte.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf eine Cloud-SaaS-Lösung. Anbieter wie Clockodo, Timr oder Clockify sind für Ihr Profil ideal. Sie erfordern keine Server-Investition. Sie sind innerhalb von Stunden oder wenigen Tagen einsatzbereit. Die Bedienung ist intuitiv, weil diese Anbieter für Nutzer ohne IT-Abteilung entwickelt haben. Die mobilen Apps sind exzellent, weil Cloud-Anbieter Mobile-First denken.

Ihr Budget liegt typischerweise bei 80 bis 200 Euro monatlich. Das variiert je nach Anzahl der Mitarbeiter. Die Preismodelle sind transparent: Sie zahlen pro Nutzer pro Monat. Ihre Timeline bis zur produktiven Nutzung beträgt zwei bis vier Wochen, nicht Monate.

Ein Praxisbeispiel: Eine neu gegründete Online-Marketing-Agentur mit fünf Mitarbeitern entscheidet sich für Clockodo. Die Gründerin richtet das System an einem Nachmittag ein. Sie definiert die Arbeitszeitmodelle, legt die Mitarbeiter an und erklärt dem Team in einer 30-minütigen Schulung, wie die App funktioniert. Nach zwei Wochen Testbetrieb ist das System stabil. Die monatlichen Kosten betragen 120 Euro. Die DATEV-Schnittstelle übergibt die Zeitdaten automatisch an den Steuerberater.

Beim Systemwechsel: Datenmigration und DATEV-Integration

Ihre Situation: Sie wechseln von Excel oder einem veralteten System auf eine professionelle Zeiterfassungssoftware. Das BAG-Urteil zwingt Sie dazu. Sie haben historische Daten, bestehende Prozesse und möglicherweise einen Betriebsrat, der mitentscheiden muss.

Ihre Prioritäten sind: sichere Datenmigration, starke DATEV-Integration und Einbindung des Betriebsrats. Die Datenmigration darf nicht schiefgehen. Ihre Überstunden-Salden und Urlaubsansprüche müssen korrekt übertragen werden. Die DATEV-Anbindung ist kritisch, weil Ihr Steuerberater oder Ihre interne Lohnbuchhaltung auf fehlerfreie Daten angewiesen ist. Der Betriebsrat muss frühzeitig eingebunden werden, sonst verzögert sich das Projekt oder scheitert.

Unsere Empfehlung: Wählen Sie eine Mid-Market-Lösung mit starker Integration. Anbieter wie Personio, HRworks oder ZEP sind für Systemwechsel optimiert. Sie bieten professionelle Migrationsdienste an. Ihre DATEV-Schnittstellen sind zertifiziert. Sie haben Erfahrung mit Betriebsrats-Verhandlungen und liefern Muster-Betriebsvereinbarungen.

Ihr Budget liegt bei 200 bis 500 Euro monatlich, plus einmalige Setup-Kosten. Die Setup-Kosten decken die Datenmigration, die Systemkonfiguration und die Schulungen ab. Ihre Timeline beträgt zwei bis sechs Monate. Das klingt lang, ist aber realistisch. Die Betriebsrats-Verhandlung allein kann vier bis acht Wochen dauern. Die Datenmigration und die Testphase benötigen ebenfalls Zeit.

Ein Praxisbeispiel: Ein Maschinenbau-Betrieb mit 35 Mitarbeitern wechselt von Excel auf Personio. Der Geschäftsführer startet im Januar mit der Planung. Im Februar finden die Gespräche mit dem Betriebsrat statt. Im März wird die Betriebsvereinbarung unterzeichnet. Im April und Mai erfolgt die Konfiguration und der Testlauf mit einer Pilotabteilung. Am 1. Juni ist der Go-Live. Die erste Lohnabrechnung mit Personio läuft im Juli. Das Projekt hat fünf Monate gedauert und 8.500 Euro an Setup-Kosten verursacht. Die monatlichen Kosten betragen 320 Euro. Der Geschäftsführer ist zufrieden, weil die Excel-Chaos beendet ist und die Daten revisionssicher sind.

Für Optimierer: Hybrid-Lösung für Projektzeiterfassung

Ihre Situation: Sie haben bereits eine Projektzeiterfassung im Einsatz. Ihre Mitarbeiter buchen ihre Zeiten auf Projekte und Aufgaben. Doch das BAG-Urteil stellt fest: Das reicht nicht mehr. Sie müssen auch Start, Ende und Pausen erfassen, nicht nur Projektzeiten. Ihre bestehende Software kann das nicht oder nur unzureichend.

Ihre Prioritäten sind: Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Projektfunktionen behalten. Sie wollen nicht zwei getrennte Systeme betreiben. Sie brauchen eine Hybrid-Lösung, die beides kann.

Unsere Empfehlung: Wechseln Sie auf eine Hybrid-Plattform. Anbieter wie Personio, ZEP, TimO oder Clockodo bieten integrierte Lösungen. Sie erfassen sowohl Anwesenheit als auch Projektzeiten. Das kritische Feature ist der Abgleich. Die Software muss prüfen, ob die Summe der gebuchten Projektzeiten plus Pausen mit der Anwesenheitszeit übereinstimmt. Sie muss Lücken sichtbar machen und zur Buchung auffordern.

Ihr Budget liegt bei 300 bis 800 Euro monatlich. Das ist höher als bei reinen Anwesenheits-Tools, weil Sie eine komplexere Funktionalität benötigen. Ihre Timeline beträgt drei bis neun Monate. Der Wechsel ist anspruchsvoller als ein Neueinstieg, weil Sie bestehende Prozesse ändern müssen. Mitarbeiter, die bisher nur Projektzeiten gebucht haben, müssen sich an zusätzliche Stempel-Vorgänge gewöhnen. Das erfordert Change-Management.

Ein Praxisbeispiel: Eine IT-Beratung mit 20 Mitarbeitern nutzt seit Jahren Toggl für Projektzeiterfassung. Nach dem BAG-Urteil stellt die Geschäftsführung fest: Toggl erfasst keine Start- und Endzeiten. Es fehlt die Compliance. Die Beratung wechselt auf ZEP. ZEP kann beides: Projektzeiten tracken und gleichzeitig die BAG-Anforderungen erfüllen. Die Migration dauert vier Monate. Die Mitarbeiter brauchen zwei Monate, um sich an den neuen Workflow zu gewöhnen. Danach läuft das System stabil. Die Kosten betragen 480 Euro monatlich. Die Geschäftsführung ist erleichtert, weil nun sowohl die Compliance erfüllt ist als auch die Projektrentabilität weiterhin überwacht werden kann.

Checkliste: 10 Auswahlkriterien

Egal in welcher Situation Sie sich befinden, diese zehn Kriterien sollten Sie bei der Software-Auswahl prüfen:

1. BAG-Konformität: Minutengenaue Erfassung, revisionssicherer Audit-Log, Aufbewahrung zehn Jahre
2. Use Case Match: Passt die Software zu Ihrem Geschäftsmodell (Anwesenheit, Projekt oder Hybrid)?
3. DATEV-Integration: Zertifizierte Schnittstelle, automatische Lohnarten-Berechnung
4. Mobile Apps: Native Apps für iOS und Android, Offline-Fähigkeit
5. HRIS-Integration: Falls Sie Personio oder HRworks nutzen, muss Integration vorhanden sein
6. Betriebsrat-Konformität: DSGVO-konform, Muster-Betriebsvereinbarung verfügbar
7. Skalierbarkeit: Wächst die Software mit Ihrem Unternehmen?
8. Support: Deutschsprachiger Support, schnelle Reaktionszeiten
9. Kosten-Transparenz: Klare Preismodelle für Setup und laufende Kosten
10. Demo-Test: Führen Sie eine ausgiebige Demo durch, idealerweise mit vorbereiteten Härtetest-Fragen

Fazit: Compliance-Pflicht als Chance für professionelle Prozesse

Das BAG-Urteil vom September 2022 hat die Zeiterfassung in deutschen Unternehmen von einer Option zu einer Pflicht gemacht. Diese Pflicht mag zunächst als Belastung erscheinen. Doch sie ist gleichzeitig eine Chance, Ihre Personalprozesse zu professionalisieren und rechtssicher zu gestalten.

Die Excel-Ära ist beendet. Excel-Tabellen sind rechtlich unhaltbar, weil sie nicht objektiv, verlässlich oder revisionssicher sind. Der Umstieg auf eine professionelle Zeiterfassungssoftware ist keine Kür mehr, sondern Pflicht. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Prozesse zu standardisieren, die bisher informell oder unstrukturiert waren.

Drei klare Use Cases definieren den Markt: Anwesenheits-Zeiterfassung für Schichtbetriebe, projektbasierte Zeiterfassung für Dienstleister und Hybrid-Lösungen für Unternehmen, die beides benötigen. Das BAG-Urteil hat besonders für projektbasierte Unternehmen eine Hybrid-Anforderung geschaffen. Reine Projektzeiterfassung ohne Anwesenheits-Tracking ist nicht mehr ausreichend.

Die Compliance-Tiefe entscheidet über die Qualität einer Software, nicht die Länge der Feature-Liste. Prüfen Sie, ob die Software minutengenau erfasst, einen revisionssicheren Audit-Log bietet, Pausen und Überstunden automatisch berechnet und Daten zehn Jahre aufbewahrt. Prüfen Sie, ob sie Echtzeit-Warnungen vor Arbeitszeitgesetz-Verstößen ausgibt.

Integration ist kritischer als Standalone-Funktionen. Die beste Zeiterfassung nutzt wenig, wenn sie nicht mit DATEV, Ihrem HRIS oder Ihrem Projektmanagement-Tool spricht. Achten Sie auf zertifizierte Schnittstellen, nicht auf generische CSV-Exporte.

Nutzen Sie den Intent-Layer-Ansatz: Wissen Sie, wo Sie stehen. Sind Sie Neugründer, Wechsler oder Optimierer? Jede Situation hat unterschiedliche Anforderungen. Neugründer brauchen Cloud-Systeme, die sofort starten. Wechsler brauchen starke DATEV-Integration und Betriebsrats-Einbindung. Optimierer brauchen Hybrid-Lösungen, die Compliance und Projektcontrolling vereinen.

Ihre nächsten Schritte: Bereiten Sie Anbieter-Demos mit konkreten Härtetest-Fragen vor. Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein, falls vorhanden. Planen Sie realistisch drei bis sechs Monate Projektzeit ein. Nutzen Sie die Wintermonate für den Systemwechsel, wenn die Auftragslage geringer ist und Ihr Team mehr Zeit für Schulungen hat.

Die Zeiterfassung ist kein notwendiges Übel mehr. Sie ist ein Werkzeug des Risikomanagements, das Sie vor Bußgeldern schützt, Ihre Mitarbeiter vor Überarbeitung bewahrt und Ihre Prozesse transparent macht. Nutzen Sie die BAG-Pflicht als Chance für professionelle, rechtssichere Personalprozesse.

Weitere Informationen:

• Zeiterfassungssoftware Vergleich - Detaillierter Anbieter-Vergleich mit Preisen und Features
• Zeiterfassungssoftware für Neugründer - Speziell für den ersten Einstieg
• Software wechseln als Unternehmen - Migrations-Guide von Excel auf professionelle Systeme
• Bestehende Zeiterfassung optimieren - Hybrid-Lösungen für Projektzeiterfassung