Mobile Zeiterfassung & Flexibilität: Start/Stop-Zeiterfassung per App & Browser für iOS, Android und Web-Portal mit nachträglicher Erfassungsmöglichkeit. Offline-Modus mit automatischer Synchronisation bei erneuter Netzverbindung. Geofencing mit GPS-Standorterkennung ordnet Arbeitszeiten automatisch Baustellen, Filialen oder Home-Office-Standorten zu.
Gesetzeskonformität & Automatisierung: Automatische Pausenberechnung nach Arbeitszeitgesetz mit integrierten deutschen Compliance-Regeln. Echtzeit-Überwachung von Arbeits- und Ruhezeiten mit Warnung bei Überschreitung gesetzlicher Grenzen. Compliance-Reports für Behördenprüfungen dokumentieren alle relevanten Arbeitszeitdaten auf Knopfdruck.
Verwaltung & Transparenz: Gleitzeit- und Überstundenkonto mit automatischer Berechnung von Soll-Ist-Vergleichen und Zeitguthaben. Integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung für Resturlaubskonten, Krankheitstage und Sonderurlaub. Digitale Genehmigungsworkflows für Stundennachträge und Urlaubsanträge.
Projektverwaltung & Auswertung: Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung mit Zuordnung zu Kostenstellen für genaue Nachkalkulation. Echtzeit-Dashboard für Mitarbeitende, Teamleiter und Geschäftsführung mit ebenenspezifischen Kennzahlen. Schichtplan-Synchronisation mit automatischem Abgleich zu Aplano-Dienstplänen.
Integration & Export: DATEV- und SAP-Schnittstellen für direkte Anbindung an Lohnbuchhaltung und ERP-Systeme. REST-API und Webhooks zur flexiblen Integration in bestehende HR- und Lohnsysteme wie Personio oder lexoffice. Vielfältige Exportformate in CSV und PDF für individuelle Weiterverarbeitung.
Deutsches Arbeitsrecht als Grundgerüst – Das System wurde von Anfang an für die deutschen Compliance-Anforderungen entwickelt. Automatische Pausenberechnung, Ruhezeiten-Überwachung und Höchstarbeitszeiten nach Arbeitszeitgesetz sind werkseitig konfiguriert, nicht nachträglich angepasst. Diese native Ausrichtung erspart Unternehmen erheblichen Konfigurationsaufwand und minimiert rechtliche Risiken bei Betriebsprüfungen. Die integrierte Regelkenntnis unterscheidet Zeitguru von internationalen Lösungen, die deutsche Besonderheiten oft nur unzureichend abbilden.
Geofencing kombiniert mit Offline-Robustheit – Während viele Wettbewerber entweder Standortverfolgung oder Offline-Funktionalität bieten, vereint Zeitguru beide Anforderungen nahtlos. Die PWA-Architektur ermöglicht zuverlässige Zeiterfassung auch bei fehlendem Netzempfang auf Baustellen oder beim Kunden. Erfasste Zeiten werden lokal gespeichert und bei nächster Verbindung automatisch synchronisiert. Diese Kombination adressiert die realen Arbeitsbedingungen mobiler Mitarbeitender deutlich besser als reine Cloud-Lösungen ohne Offline-Cache.
Echte Systemintegration statt isolierter Dateninseln – Als Teil des Aplano-Ökosystems für Workforce Management kommuniziert Zeitguru in Echtzeit mit Personalplanung und Schichtplänen. Datenflüsse erfolgen ohne Medienbrüche zwischen den Systemkomponenten. Zusätzlich bieten fertige Connectoren für DATEV, SAP und gängige HR-Systeme Plug-and-Play-Anbindungen. Diese durchgängige Integration reduziert manuelle Übertragungsfehler und spart erhebliche Zeit in der Lohnbuchhaltung.
Datensouveränität nach deutschen Standards – Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. Alle Arbeitszeitdaten unterliegen den strengeren deutschen Datenschutzgesetzen zusätzlich zur DSGVO. Dieser Standort-Fokus verschafft Unternehmen handfeste Vorteile bei Betriebsratsgesprächen und erleichtert die Argumentation in Compliance-Audits erheblich.
Einschränkungen – Die Software steht ausschließlich als Cloud-Lösung zur Verfügung, eine On-Premise-Installation lässt sich nicht realisieren. Biometrische Erfassungsmethoden wie Fingerabdruck oder FaceID werden nicht unterstützt. Für tiefgehendes Projekt-Controlling mit detailliertem Budgettracking und Profitabilitätsanalysen sind die Funktionen bewusst begrenzt – der Schwerpunkt liegt klar auf der präzisen Zeiterfassung selbst.
Handwerks- und Baubetriebe mit 10-200 Mitarbeitenden profitieren besonders von der Kombination aus Geofencing, Offline-Modus und automatischer ArbZG-Compliance. Betriebe mit wechselnden Baustellen und dezentralen Teams eliminieren damit papierbasierte Prozesse weitgehend. Die automatische Dokumentation erweist sich bei Berufsgenossenschafts-Prüfungen als besonders wertvoll, da alle Nachweise digital und lückenlos verfügbar sind.
Dienstleister mit Außendienst in der Größenordnung von 20-500 Mitarbeitenden finden eine passende Lösung für dezentrale Arbeitszeitnachweise. Facility Management, Pflegedienste und Sicherheitsunternehmen erhalten rechtssichere Dokumentation für alle Einsatzorte. Die DATEV-Integration beschleunigt Lohnabrechnungsprozesse erheblich und reduziert Übertragungsfehler zwischen Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung.
Filialbetriebe und Einzelhandelsunternehmen mit 30-300 Mitarbeitenden an mehreren Standorten bewältigen unterschiedliche Schichtmodelle, Gleitzeit und Teilzeitregelungen parallel. Die Synchronisation mit Dienstplänen schafft Echtzeit-Transparenz über alle Standorte hinweg. Filialleiter und Geschäftsführung erhalten konsistente Auswertungen ohne manuelle Konsolidierung unterschiedlicher Erfassungssysteme.
Wachsende KMU mit digitaler HR-Strategie bis 500 Mitarbeitende suchen den Mittelweg zwischen Excel-Stempelkarten und komplexen Enterprise-Systemen. Unternehmen, die bereits moderne HR-Tools wie Personio oder lexoffice einsetzen, integrieren Zeitguru nahtlos in ihre bestehende Systemlandschaft. Die professionelle Funktionalität kombiniert sich mit überschaubarem Implementierungsaufwand.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Mobilität & Dezentralität – Arbeitsplätze wechseln häufig oder befinden sich außerhalb zentraler Büros, Standortnachweise sind erforderlich
✓ Compliance-Anforderungen – Automatische Einhaltung deutscher Arbeitszeitgesetze hat hohe Priorität, Betriebsprüfungen stehen bevor
✓ Integration in bestehende Systeme – DATEV, SAP oder moderne HR-Tools sind bereits im Einsatz, API-Schnittstellen für Eigenentwicklungen werden benötigt
✓ Cloud-Akzeptanz – Reine Cloud-Lösungen sind organisatorisch und datenschutzrechtlich akzeptabel, keine strikten On-Premise-Vorgaben bestehen
Zeitguru positioniert sich als spezialisierte Zeiterfassungslösung für deutsche KMU mit mobilem oder dezentralem Personal. Die browserbasierte Cloud-Architektur ermöglicht den Zugriff über iOS, Android und Web-Browser ohne klassische App-Store-Installation. Das System fokussiert auf die praktischen Anforderungen von Unternehmen zwischen 10 und 500 Mitarbeitenden, die rechtssichere Zeiterfassung ohne die Komplexität umfassender Enterprise-HR-Suiten benötigen.
Die Hauptausrichtung liegt auf der Verbindung von mobiler Flexibilität und automatisierter Gesetzeskonformität. PWA-Technologie (Progressive Web App) schafft native App-Erlebnisse mit gleichzeitiger Offline-Funktionalität. Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten zuverlässig auch ohne Netzverbindung, während das System automatisch deutsche Arbeitszeitgesetze überwacht und bei drohenden Verstößen gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten warnt. Diese proaktive Compliance-Überwachung unterscheidet Zeitguru von reinen Stempeluhren-Apps.
Die Integration in das Aplano-Ökosystem für Workforce Management ermöglicht durchgängige Prozesse von der Personalplanung über Schichtpläne bis zur Zeiterfassung. Fertige Connectoren für DATEV Unternehmen online, SAP und gängige HR-Systeme wie Personio oder lexoffice verkürzen Implementierungszeiten erheblich. Die REST-API mit Webhooks erlaubt zusätzlich individuelle Integrationen in bestehende Systemlandschaften. Besonders Unternehmen mit Außendienst, Filialbetriebe und Handwerksbetriebe finden eine Lösung, die Standortnachweise, Projektbuchungen und rechtssichere Dokumentation vereint.
Die Aplano GmbH mit Sitz in Düsseldorf entwickelt seit 2015 Software-Lösungen für Workforce Management und bringt langjährige Expertise in Personalplanung und HR-Prozessen mit. Anders als reine Zeiterfassungs-Startups verfügt der Anbieter über fundierte Erfahrung in der Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle und Compliance-Anforderungen. Das Zeitguru-Entwicklungsteam profitiert von dieser gewachsenen Kompetenz in der gesamten Personal-Wertschöpfungskette.
Die strategische Fokussierung auf den deutschen Markt zeigt sich in allen Produktaspekten. Während internationale Wettbewerber häufig globale Lösungen nachträglich für deutsche Besonderheiten anpassen, wurde Zeitguru von Grund auf für deutsches Arbeitsrecht, DSGVO-Anforderungen und die Erwartungen deutscher Betriebsräte konzipiert. Diese native Ausrichtung manifestiert sich in deutscher Dokumentation, deutschsprachigem Support und voreingestellten Compliance-Regeln. Mit geschätzt 50-100 Mitarbeitenden und monatlichen Update-Zyklen demonstriert Aplano kontinuierliche Produktinvestitionen und agile Entwicklungsphilosophie.
Die Microservices-Architektur auf Basis von Progressive Web Apps ermöglicht hohe Skalierbarkeit und schnelle Feature-Releases ohne App-Store-Abhängigkeit. Mitarbeitende installieren keine klassischen Apps, sondern nutzen optimierte Web-Anwendungen mit nativer Performance. Die Offline-Fähigkeit basiert auf lokalem Caching – erfasste Zeiten werden automatisch synchronisiert, sobald eine Netzverbindung verfügbar ist. In der Praxis erweist sich dieser Ansatz als robust, gelegentlich berichten Nutzer von geringen Verzögerungen bei der Synchronisation großer Datenmengen.
Enterprise-Grade API-Funktionalität mit REST-Schnittstellen und Webhooks ermöglicht bidirektionale Echtzeit-Integration. Typische Anwendungsfälle umfassen die Synchronisation von Mitarbeiterstammdaten aus HR-Systemen, automatische Übergabe von Zeitdaten an Lohnbuchhaltungssoftware und Einbettung von Custom-Dashboards in interne Portale. Die DATEV-Anbindung optimiert insbesondere Steuerberater-Workflows, während der SAP-Connector mittelständische ERP-Landschaften adressiert. Diese Connectoren funktionieren nach dem Plug-and-Play-Prinzip ohne jahrelange Integrationsprojekte.
Mehrschichtige Sicherheitsarchitektur mit TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland bildet die technische Basis. Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt administrative Zugänge, regelmäßige Sicherheitsaudits entsprechen Branchenstandards für zertifizierte Cloud-Anbieter. Die ausschließliche Nutzung deutscher Rechenzentren vereinfacht Datenschutz-Folgenabschätzungen nach DSGVO erheblich und erleichtert Betriebsvereinbarungen zur Zeiterfassung.
Die Preisgestaltung von Zeitguru folgt dem gestaffelten Nutzer-Abonnement-Modell, jedoch fehlen öffentliche Preislisten. Diese Intransparenz erschwert Budget-Planung und interne Freigabeprozesse erheblich. Nach Marktrecherchen bewegen sich vergleichbare Lösungen typischerweise zwischen 3 und 8 Euro pro Nutzer und Monat. Zeitguru positioniert sich im mittleren Segment zwischen Low-Cost-Apps für Kleinstunternehmen und umfassenden SAP-Modulen für Konzerne.
Realistische Gesamtkosten über einen Fünf-Jahres-Zeitraum für ein Beispielunternehmen mit 50 Mitarbeitenden umfassen Lizenzen von schätzungsweise 9.000 bis 15.000 Euro, einmalige Implementierungskosten zwischen 2.000 und 8.000 Euro sowie häufig unterschätzte interne Projektressourcen. Die Gesamtbelastung liegt realistisch bei 15.000 bis 30.000 Euro inklusive aller direkten und indirekten Aufwände. Laut Anbieter amortisiert sich die Investition nach 6 bis 9 Monaten durch reduzierte Erfassungsfehler und eingesparte Administrationszeit in Lohnbuchhaltung und HR.
Versteckte Kostentreiber sollten in Vertriebsgesprächen explizit geklärt werden. Zusatzmodule für erweiterte Funktionen, externe Dienstleister für API-Integrationen und versehentliche Überbuchung von Nutzerlizenzen können die Kosten erheblich steigern. Potenzielle Kunden sollten detailliert erfragen, welche Funktionen im Basispreis enthalten sind und welche Komponenten separate Investitionen erfordern. Rabatte bei Jahresverträgen gegenüber monatlicher Abrechnung sowie Mindestvertragslaufzeiten bleiben ohne direkte Anbieterinformation unklar.
Standard-Implementierungen für KMU mit weniger als 100 Mitarbeitenden dauern typischerweise 4 bis 8 Wochen, bei komplexeren Anforderungen verlängert sich der Zeitraum auf 8 bis 12 Wochen. Die Hauptzeitfresser liegen in der präzisen Abbildung aller Arbeitszeitregeln, der Bereinigung von Mitarbeiter-Stammdaten und dem systematischen Change Management. Unternehmen mit historisch gewachsenen, heterogenen Arbeitszeitmodellen benötigen intensive Konfigurations- und Testphasen.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen mit nachdrücklichem Geschäftsführungs-Commitment und sichtbarer Priorisierung des Projekts. Die detaillierte Vorbereitung aller Arbeitszeitregeln VOR offiziellem Projektstart beschleunigt die Umsetzung erheblich. Sorgfältiges Testen der Lohnrelevanz mit Parallelläufen vermeidet spätere Korrekturen und Vertrauensverluste. Proaktives Change Management adressiert Mitarbeiterwiderstände frühzeitig, besonders bei Geofencing-Funktionen, die anfangs Überwachungsängste auslösen können.
Interner Ressourcenbedarf wird häufig unterschätzt. Eine dedizierte Projektleitung mit mindestens 50 Prozent Verfügbarkeit ist unverzichtbar, unterstützt von 0,5 bis 1,0 Vollzeitäquivalent aus HR und Lohnbuchhaltung. Bei komplexen System-Integrationen wird zusätzlich IT-Expertise benötigt. Extern begleitet typischerweise ein Aplano-Consultant die Implementierung. Diese Ressourcenbindung sollte bereits bei der Budgetplanung berücksichtigt werden, da erfolgreiche Einführungen maßgeblich von der Qualität der Projektbegleitung abhängen.
Vorteile aus Anwendersicht:
Herausforderungen in der Praxis:
Die PWA-Technologie speichert erfasste Zeiten lokal auf dem Endgerät und synchronisiert diese automatisch bei nächster Netzverbindung. In der Praxis berichten Nutzer von hoher Zuverlässigkeit, selbst bei mehrtägiger Offline-Arbeit. Gelegentlich treten geringe Verzögerungen bei der Synchronisation großer Datenmengen auf, die jedoch die grundsätzliche Funktionalität nicht beeinträchtigen. Die Architektur ist explizit für mobile Arbeitskräfte mit instabilen Netzverbindungen konzipiert.
Geofencing basiert auf GPS-Signalen des Endgeräts. Theoretisch lassen sich diese mit Root-Rechten (Android) oder Jailbreak (iOS) manipulieren, was jedoch die Gerätegarantie erlöschen lässt und technisches Spezialwissen erfordert. In der betrieblichen Praxis stellt dies kein verbreitetes Problem dar. Wichtiger als technische Manipulationssicherheit ist eine Vertrauenskultur – Geofencing sollte als Arbeitserleichterung für korrekte Projektzuordnung kommuniziert werden, nicht als Kontrollmechanismus.
Die DATEV-Anbindung funktioniert über standardisierte Schnittstellen und erfordert typischerweise nur Konfiguration der Datenzuordnung. Für gängige HR-Systeme wie Personio oder lexoffice bietet Aplano Plug-and-Play-Connectoren an. Custom-Integrationen über die REST-API erfordern Entwicklungsressourcen – entweder intern oder durch externe IT-Dienstleister. Der Aufwand variiert erheblich je nach Komplexität der Systemlandschaft, Standard-Integrationen sind jedoch deutlich einfacher als bei proprietären Altsystemen.
Die CSV-Exportfunktion ermöglicht vollständigen Export aller Arbeitszeitdaten für Migration zu anderen Systemen. Vertragliche Service Level Agreements sollten garantierte Verfügbarkeit und Wiederherstellungszeiten regeln – konkrete Details sind jedoch nicht öffentlich verfügbar und müssen vertraglich geklärt werden. Als etablierter Anbieter mit mehrjähriger Marktpräsenz gilt Aplano als stabil, dennoch sollten Unternehmen ein Backup-Konzept für geschäftskritische Zeitdaten in ihrer IT-Strategie verankern.
Das System bildet flexible Arbeitszeitmodelle ab, die prinzipiell auch tarifvertragliche Regelungen ermöglichen. Die Konfiguration komplexer Branchentarifverträge erfordert jedoch intensive Abstimmung mit Aplano-Consultants und ausführliche Testphasen. Unternehmen mit hochspezialisierten Tarifvereinbarungen sollten vor Vertragsabschluss konkrete Anforderungen prüfen lassen. Standard-Gleitzeit, Schichtmodelle und Überstundenregelungen lassen sich dagegen routinemäßig abbilden.
Der Anbieter positioniert die Lösung für 10 bis 500 Mitarbeitende. In der Praxis liegt der Schwerpunkt bei KMU zwischen 20 und 200 Beschäftigten. Kleinere Unternehmen unter 10 Personen finden oft kostengünstigere Alternativen, während Organisationen über 500 Mitarbeitende häufig umfassendere HR-Suiten mit integriertem Zeitmanagement bevorzugen. Die optimale Zielgruppe sind wachsende Mittelständler mit mobilen Mitarbeitenden, die professionelle Funktionalität ohne Enterprise-Komplexität suchen.
