Erfassung & Hardware: RFID-Badge, PIN-Code und biometrischer Fingerabdruck mit Anti-Spoofing-Technologie für manipulationssichere Zeitbuchungen. Mobile Zeiterfassung über iOS/Android-App mit GPS-Tagging ermöglicht Außendiensterfassung mit automatischer Standortdokumentation. Offline-Betrieb durch lokale Datenspeicherung in den Terminals mit automatischer Cloud-Synchronisation bei Wiederverbindung.
Verwaltung & Planung: Echtzeit-Dashboard mit Live-Übersicht über aktuelle Anwesenheiten, Abwesenheiten und Stundensaldi aller Mitarbeiter. Projekt- und Auftragszeiterfassung mit Zuordnung zu spezifischen Jobs, Kostenstellen oder Projekten für detaillierte Nachkalkulation. Schichtplanung mit Vorlagen, Schichttausch-Funktion und automatischen Erinnerungen. Digitaler Workflow für Urlaubsanträge, Gleitzeitabbau und Krankmeldungen mit mehrstufigem Genehmigungsprozess.
Auswertung & Integration: Automatische Berechnung von Überstunden, Nacht- und Feiertagszuschlägen sowie Arbeitszeitkonten nach hinterlegten Regelwerken. Umfassendes Reporting mit Standard- und anpassbaren Reports in verschiedenen Zeiträumen, Export in Excel, PDF und CSV. Vorkonfigurierte Schnittstellen zu DATEV, Sage, SAP und QuickBooks für nahtlose Lohnbuchhaltung. Mandantenfähigkeit für zentrale Verwaltung mehrerer Standorte, Filialen oder Unternehmenseinheiten.
Administration: Granulares Rechtesystem mit rollenbasierter Zugriffsverwaltung für unterschiedliche Benutzergruppen wie HR-Abteilung, Abteilungsleiter oder externe Steuerberater. REST-API für individuelle Integrationen in bestehende Unternehmenssysteme und automatisierte Datenexporte.
Hardware-Software-Komplettlösung aus einer Hand unterscheidet TimeMoto von reinen Softwareanbietern grundlegend. Das Unternehmen entwickelt sowohl die physischen Zeiterfassungsterminals als auch die Cloud-Plattform selbst. Diese vertikale Integration eliminiert typische Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Herstellern und vereinfacht Support-Prozesse erheblich. Bei technischen Fragen oder Störungen gibt es nur einen Ansprechpartner, der sowohl Hardware als auch Software vollständig überblickt.
Manipulationssichere biometrische Erfassung durch Fingerabdrucksensoren mit Anti-Spoofing-Technologie verhindert effektiv das weitverbreitete "Buddy-Punching", bei dem Kollegen füreinander stempeln. Die Technologie erkennt, ob ein echter Finger oder eine Attrappe verwendet wird. Dies führt zu messbaren Einsparungen in der Lohnabrechnung und fördert eine faire Arbeitskultur, da alle Mitarbeiter unter gleichen Bedingungen erfasst werden. Besonders in Branchen mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder gewerblichen Mitarbeitern ohne festen Büroarbeitsplatz zeigt sich dieser Vorteil deutlich.
Ausfallsichere Hybrid-Architektur kombiniert Cloud-Technologie mit Edge-Computing. Die Terminals arbeiten autonom und speichern alle Buchungen auch ohne Internetverbindung lokal. Sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt ist, erfolgt die automatische Synchronisation mit der Cloud-Plattform. Diese Architektur garantiert lückenlose Zeiterfassung selbst bei Netzwerkproblemen oder Wartungsarbeiten – ein entscheidender Vorteil gegenüber reinen Web-Apps, die bei Verbindungsverlust nicht nutzbar sind.
DSGVO-konforme europäische Infrastruktur mit ausschließlichen Server-Standorten in der EU gewährleistet Datensouveränität ohne Abhängigkeit von US-Anbietern. TLS-Verschlüsselung, umfassendes Audit-Logging und Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO sind Standard. Für europäische KMU, die hohe Datenschutzanforderungen erfüllen müssen oder mit Betriebsräten zusammenarbeiten, ist diese klare DSGVO-Konformität ein wesentliches Entscheidungskriterium.
Einschränkungen zeigen sich bei der mobilen App, die laut Nutzerfeedback auf Capterra (4,3/5 Sterne) bei vielen Buchungen Performance-Schwächen aufweist. Sehr komplexe, branchenspezifische Tarifmodelle mit zahlreichen Sonderregelungen können an Systemgrenzen stoßen. Die Flexibilität bei Custom-Reports ist geringer als bei Enterprise-Lösungen wie SAP oder Workday. Eine ISO 27001-Zertifizierung befindet sich noch in Planung (Stand 2025), was für hochregulierte Branchen ein Ausschlusskriterium sein kann.
KMU mit physisch anwesenden Mitarbeitern (5-250 MA) finden in TimeMoto eine praxisgerechte Lösung. Einzelhändler, Gastronomiebetriebe, Handwerksfirmen und Produktionsunternehmen profitieren besonders von der Hardware-gestützten Erfassung. Die robusten Terminals sind für gewerbliche Umgebungen konzipiert und einfach zu bedienen – ideal für Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz oder IT-Kenntnisse. Die biometrische Erfassung verhindert Zeitdiebstahl zuverlässig und schafft Transparenz bei Arbeitszeitkonten.
Mehrstandort-Unternehmen mit zentraler HR-Verwaltung können alle Filialen, Niederlassungen oder Franchise-Partner über ein einheitliches Dashboard verwalten. Die Terminals arbeiten autonom, sodass keine lokale IT-Infrastruktur oder IT-Personal vor Ort erforderlich ist. Filialleiter erhalten rollenbasierte Zugriffsrechte für ihre Standorte, während die Zentrale übergreifende Reports und Auswertungen durchführt. Diese Struktur eignet sich besonders für Gastronomieketten, Einzelhandelsfilialisten oder Dienstleister mit geografisch verteilten Teams.
Unternehmen mit Außendienst und flexiblen Arbeitsorten profitieren von der Kombination aus stationären Terminals für die Zentrale und mobiler App mit GPS-Tagging für unterwegs tätige Mitarbeiter. Facility-Management-Firmen, Pflegedienste, Bauunternehmen oder Handwerksbetriebe können so gemischte Arbeitsmodelle abbilden. Die GPS-Funktion dokumentiert automatisch, von welchem Standort aus gestempelt wurde – hilfreich für Tourenplanung und Kundenabrechnung.
DSGVO-sensible Organisationen ohne eigene IT-Abteilung erhalten eine rechtskonforme Cloud-Lösung mit geringem Administrationsaufwand. Unternehmen, die Wert auf europäische Datenhaltung legen, aber keine komplexe On-Premise-Infrastruktur betreiben möchten oder können, finden hier einen praktikablen Mittelweg. Die plug-and-play-fähigen Terminals erfordern keine tiefergehende IT-Expertise, während die Cloud-Plattform regelmäßige Updates und Backups automatisch bereitstellt.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau ermöglicht einen schrittweisen Einstieg. Unternehmen können mit reiner Zeiterfassung beginnen und später Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement oder detailliertes Reporting ergänzen. Diese Flexibilität erlaubt es, zunächst mit Basisfunktionen zu starten und die Lösung parallel zum wachsenden Reifegrad der HR-Prozesse auszubauen. Besonders für kleinere Unternehmen, die erstmals von manueller zu digitaler Zeiterfassung wechseln, reduziert dies die anfängliche Komplexität.
Die mehrsprachige Benutzeroberfläche wechselt automatisch die Sprache basierend auf dem verwendeten Badge – hilfreich für international besetzte Teams. Das Interface folgt dem Plug-and-Play-Prinzip und erfordert minimale Einarbeitungszeit. Mitarbeiter können am Terminal durch intuitive Menüführung navigieren, während Führungskräfte über das Webportal detaillierte Auswertungen erstellen. Diese bewusste Trennung zwischen einfacher Bedienung für Endanwender und erweiterten Funktionen für Administratoren trägt zur hohen Akzeptanz bei.
Projektzeiterfassung für präzise Nachkalkulation erweist sich als besonders wertvoll für Dienstleister und projektbasierte Unternehmen. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit differenziert einzelnen Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zuordnen. Diese granulare Erfassung ermöglicht aussagekräftiges Job-Costing und zeigt, welche Projekte profitabel sind und wo Nachkalkulationen vom Plan abweichen. Für Agenturen, IT-Dienstleister oder Handwerksbetriebe mit kundenspezifischen Projekten ist diese Funktion ein wesentliches Controlling-Instrument.
TimeMoto B.V. mit Sitz in den Niederlanden ist eine Marke von Safescan B.V. (Belgien), einem seit 1994 etablierten Unternehmen für Finanztechnologie mit rund 60 Mitarbeitern. Unternehmensstabilität zeigt sich durch mehr als 25 Jahre Markterfahrung und kontinuierliches Wachstum im europäischen Markt. Diese langfristige Präsenz gibt Planungssicherheit, dass die Lösung auch in den kommenden Jahren weiterentwickelt und supportet wird.
Die europäische Verwurzelung mit eigenem Hardware-Entwicklungsteam in den Niederlanden und Vertrieb in 30 Ländern schafft Unabhängigkeit von US-amerikanischen Technologiekonzernen. Rund 20 Prozent des Umsatzes fließen in Forschung und Entwicklung. Auf der Produkt-Roadmap für 2026 steht KI-gestützte Einsatzplanung, die Schichtpläne basierend auf historischen Auslastungsdaten und Verfügbarkeiten automatisch optimieren soll. Diese kontinuierliche Innovation deutet auf ein Unternehmen hin, das aktiv auf Marktveränderungen reagiert.
Cloud-native Architektur bildet das technische Fundament. TimeMoto ist primär als SaaS-Lösung konzipiert mit Server-Standorten in der EU. Für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen existiert optional eine hybride Lösung, bei der Stammdaten On-Premise verbleiben können. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht automatische Updates ohne Wartungsfenster und garantiert, dass alle Nutzer stets die aktuelle Softwareversion verwenden.
Die REST-API für Entwickler ermöglicht tiefe Integrationen über die Standard-Schnittstellen zu DATEV oder SAP hinaus. Unternehmen mit individuellen ERP-Systemen, Ticketing-Tools oder Projektsoftware können bidirektionale Datenflüsse aufbauen. Die API-Dokumentation ist nach Kundenangaben solide, wenn auch nicht auf dem Niveau spezialisierter API-first-Anbieter. Für Standard-Integrationen reicht die Funktionalität vollständig aus.
Minimale Systemanforderungen erleichtern die Einführung. Auf Nutzerseite genügen moderne Browser wie Chrome, Firefox oder Edge. Die mobilen Apps setzen iOS 13 oder Android 10 voraus – Anforderungen, die aktuelle Smartphones problemlos erfüllen. Wer eine On-Premise-Komponente betreiben möchte, benötigt Windows Server 2019 oder höher alternativ Linux-Distributionen wie Debian oder Ubuntu. Die Hardware-Terminals verbinden sich über Standard-Ethernet oder WLAN mit dem Netzwerk.
Das Preismodell kombiniert einmalige Hardware-Investitionen mit laufenden Software-Lizenzen. Zeiterfassungsterminals kosten je nach Modell zwischen 250 Euro für einfache RFID-Leser und 1.200 Euro für High-End-Geräte mit Fingerabdruck-Sensor und Farbdisplay. Diese Investition erfolgt einmalig, die Geräte haben typischerweise eine Nutzungsdauer von 5-7 Jahren.
Software-Lizenzen werden nach zwei Modellen abgerechnet. Beim nutzerbasierten Modell fallen etwa 1,50 bis 3 Euro pro Mitarbeiter und Monat an, wobei der Preis mit steigender Nutzerzahl sinkt. Alternativ gibt es terminal-basierte Lizenzen ab circa 15 Euro pro Terminal und Monat – sinnvoll für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die sich wenige Terminals teilen. Die flexible Skalierung erlaubt dynamisches Nachbuchen von Lizenzen, etwa bei Saisonarbeitskräften oder Unternehmenswachstum, ohne langfristige Vertragsbindungen.
Realistische Amortisation liegt typischerweise bei 6 bis 12 Monaten. Einsparungen entstehen durch Reduktion von Erfassungsfehlern und Rundungsdifferenzen, die in manuellen Systemen bis zu 3 Prozent der Lohnsumme ausmachen können. Zeitersparnis in der HR-Abteilung durch Wegfall manueller Stundenzettel-Übertragung und automatisierte Reports trägt zur Wirtschaftlichkeit bei. Die Vermeidung von Buddy-Punching und ungerechtfertigten Überstunden zahlt sich besonders in Branchen mit hoher Mitarbeiterfluktuation aus.
Überschaubarer Implementierungszeitraum von realistisch 2 bis 6 Wochen kennzeichnet die Einführung für KMU mit 20 bis 100 Mitarbeitern und Standardprozessen. Die Dauer hängt stark von der Komplexität der Arbeitszeitmodelle und der Qualität vorhandener Stammdaten ab. Unternehmen mit klar definierten Schichtmodellen und sauberen Mitarbeiterdaten können schneller produktiv gehen als solche mit historisch gewachsenen Sonderregelungen.
Der strukturierte Migrationsprozess beginnt mit dem CSV-Import alter Stundendaten und historischer Salden. Ein Mapping-Tool hilft beim Abgleich von Mitarbeiterkonten zwischen Alt- und Neusystem. Eine Testphase mit Parallelbetrieb wird dringend empfohlen – idealerweise erfassen Mitarbeiter 2 bis 4 Wochen in beiden Systemen, um die Ergebnisse zu vergleichen und Konfigurationsfehler zu identifizieren. Diese Doppelarbeit zahlt sich durch Sicherheit beim Go-Live aus.
Ressourcenbedarf ist kalkulierbar: Ein bis zwei IT-Administratoren benötigen 8 bis 16 Stunden für Basiskonfiguration, Netzwerkeinbindung der Terminals und Benutzeranlage. Ein HR-Fachexperte sollte zusätzlich 1 bis 2 Tage für die Abbildung der Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender und Genehmigungsprozesse einplanen. Key-User aus verschiedenen Abteilungen benötigen einen Schulungstag. Die niedrige technische Einstiegshürde macht TimeMoto für Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung handhabbar.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Zeiterfassungsterminals arbeiten autonom und speichern alle Buchungen lokal im Gerät. Mitarbeiter können unabhängig von der Internetverbindung ein- und ausstempeln. Sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt ist, synchronisieren sich die Terminals automatisch mit der Cloud-Plattform. Es gehen keine Daten verloren, und die Erfassung läuft unterbrechungsfrei weiter. Diese Ausfallsicherheit unterscheidet Hardware-Terminals von reinen Web-Apps, die ohne Internetverbindung nicht nutzbar sind.
Für Standard-Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeit, Schichtdienst, Überstundenregelungen und branchenüblichen Zuschlägen funktioniert TimeMoto zuverlässig. Bei hochspezifischen Tarifverträgen mit zahlreichen Sonderregelungen, komplexen Arbeitszeitkonten oder branchenspezifischen Besonderheiten sollte vorab ein Proof-of-Concept durchgeführt werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind umfangreich, erreichen aber nicht die Flexibilität von spezialisierten Branchenlösungen oder High-End-Enterprise-Systemen. Ein Test mit realen Daten aus dem eigenen Unternehmen gibt Klarheit über die Abbildbarkeit.
TimeMoto betreibt Server ausschließlich in der EU und erfüllt damit die Anforderungen der DSGVO bezüglich Datensouveränität. Standard-Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO sind verfügbar. Die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt, und umfassendes Audit-Logging dokumentiert alle Zugriffe. Biometrische Fingerabdruckdaten werden nicht als Bild gespeichert, sondern als mathematischer Hash, der nicht rückrechenbar ist. Eine ISO 27001-Zertifizierung befindet sich jedoch noch in Planung (Stand 2025), was für besonders sicherheitskritische Organisationen relevant sein kann.
TimeMoto bietet vorkonfigurierte Schnittstellen zu den gängigen Lohnsoftware-Systemen DATEV, Sage, SAP und QuickBooks. Die Stundendaten können in den jeweiligen Formaten exportiert und direkt in die Lohnbuchhaltung importiert werden. Für individuelle ERP-Systeme oder weniger verbreitete Lohnsoftware steht eine REST-API zur Verfügung, über die bidirektionale Datenflüsse programmiert werden können. Die API-Dokumentation ist für Standard-Integrationen ausreichend, erreicht aber nicht die Tiefe spezialisierter API-first-Plattformen.
Für KMU mit 20 bis 100 Mitarbeitern und Standardprozessen ist eine Implementierungszeit von 2 bis 6 Wochen realistisch. Die Hardware-Installation der Terminals ist unkompliziert und nimmt wenige Stunden in Anspruch. Der zeitliche Hauptaufwand liegt in der Konfiguration der Arbeitszeitmodelle, dem Import und Abgleich von Stammdaten sowie der Schulung der Mitarbeiter. Eine Testphase mit Parallelbetrieb von 2 bis 4 Wochen wird empfohlen, um Konfigurationsfehler zu identifizieren. Unternehmen ohne IT-Abteilung können die Einführung mit Unterstützung des TimeMoto-Supports oder eines Partners bewältigen.
Die Gesamtkosten setzen sich aus einmaligen Hardware-Kosten (250 bis 1.200 Euro pro Terminal je nach Ausstattung) und laufenden Software-Lizenzen zusammen. Die Lizenzen werden entweder nutzerbasiert (circa 1,50 bis 3 Euro pro Mitarbeiter/Monat) oder terminal-basiert (ab 15 Euro pro Terminal/Monat) abgerechnet. Die Amortisation liegt typischerweise bei 6 bis 12 Monaten durch Einsparungen bei Erfassungsfehlern, Zeitersparnis in der HR-Administration und Vermeidung von Zeitdiebstahl. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und drei Terminals sollten Gesamtkosten von circa 4.000 bis 5.000 Euro im ersten Jahr eingeplant werden, danach etwa 2.000 bis 3.000 Euro jährlich.
