Handwerkersoftware 2025/2026: Der ultimative Vergleichs- & Auswahlguide

Für Handwerksbetriebe • Inhaber • IT-Verantwortliche

Schnelleinstieg: FAQ

Was kostet eine Handwerkersoftware wirklich?

Die Kosten variieren erheblich je nach Funktionsumfang, Anbieter und Betriebsmodell:

• Cloud-Lösungen: Typischerweise fangen die meisten Anwendungen nicht unter 30 € an, gute Programme, die auch eine All-in-One-Handwerkersoftware darstellen, liegen im Schnitt sogar bei 60 €

• On-Premise-Lösungen: Einmalkosten zwischen 500-5.000 € pro Arbeitsplatz plus jährliche Wartungskosten (ca. 15-20%)

• Konkreter Preisvergleich: Beispiel ToolTime kostet ca. 79 € monatlich pro Nutzer (Basis), HERO ab 49 € monatlich, Craft ab 16 € monatlich oder Sage 50 Handwerk ab 450 € einmalig (Start-Edition)

Beachten Sie: Die reinen Lizenzkosten machen oft nur etwa 60% der Gesamtkosten aus. Hinzu kommen Kosten für Implementierung, Schulung, Datenmigration und ggf. Hardware-Anpassungen.

Was ändert sich 2025 für Handwerker?

Ab 2025 gelten wichtige Neuerungen für jeden Handwerksbetrieb:

• E-Rechnung wird Pflicht: Ab Januar 2025 müssen alle Betriebe B2B-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung/ZUGFeRD) empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden zur Pflicht. Ihre Handwerkersoftware muss diese Formate unterstützen.

• Digitale Dokumentationspflichten: Die GoBD-Anforderungen werden strenger kontrolliert. Papierkram allein reicht nicht mehr – digitale Archivierung wird zum Standard.

• Förderprogramme für Digitalisierung: Der Bund und die Länder bieten weiterhin Fördermittel für die Anschaffung von Betriebssoftware. Programme wie „Digital Jetzt" oder regionale Digitalisierungsprämien können bis zu 50% der Kosten decken.

• KI-Integration: Immer mehr Softwareanbieter integrieren KI-Funktionen für automatische Angebotserstellung, intelligente Zeiterfassung und optimierte Einsatzplanung.

Welche kostenlosen Handwerker-Software gibt es?

Es gibt mehrere kostenlose oder Freemium-Optionen für kleine Handwerksbetriebe:

• Hand-One: Kostenfreie Basisversion für Rechnungserstellung und Aufgabenmanagement, nur Ersteinrichtung kostenpflichtig

• Craftnote Basic: Kostenlose App für Baustellendokumentation und Team-Kommunikation

• Das Programm: Kostenfreie Version für Angebote und Rechnungen verfügbar

• Sevdesk/Lexoffice: Kostenlose Testphasen und günstige Einstiegstarife für reine Rechnungsstellung

Wichtig: Kostenlose Programme eignen sich vor allem für Einzelunternehmer mit einfachen Anforderungen. Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen, Aufmaße erfassen oder komplexe Projekte verwalten müssen, lohnt sich die Investition in eine vollwertige Lösung.

Welche Dachdeckersoftware ist die beste?

Für Dachdeckerbetriebe gibt es spezialisierte Lösungen mit branchenspezifischen Funktionen:

PDS ist der Marktführer für Dachdeckersoftware in Deutschland. PDS bietet spezialisierte Module für Aufmaßerfassung am Dach, Materialbedarfsberechnung nach Dachformen und integrierte Kalkulationstools für typische Dachdeckerleistungen. Die PDS-Software wurde speziell für das Dachdeckerhandwerk entwickelt und enthält branchenspezifische Artikelstämme. PDS unterstützt auch die Anbindung an Baustoffhändler über Datanorm. Viele Dachdeckerbetriebe arbeiten seit Jahren erfolgreich mit PDS.

Weitere Optionen für Dachdecker:

• Streit Handwerkersoftware: Mit Modul für Bedachung
• Sage 50 Handwerk: Universallösung mit Anpassungsmöglichkeiten
• openHandwerk: Cloud-Alternative mit Fokus auf Bauhandwerk

Die Wahl hängt von Ihrer Betriebsgröße ab: Spezialisierte Lösungen wie PDS bieten mehr Tiefe, Universallösungen mehr Flexibilität bei mehreren Gewerken.

Welches ist das beste Handwerkerportal?

Handwerkerportale verbinden Handwerksbetriebe mit Kunden und bieten zusätzliche Reichweite:

• MyHammer: Das größte Portal in Deutschland mit über 3 Millionen Aufträgen jährlich. Kostenpflichtig, aber hohe Reichweite.

• Blauarbeit: Gute Alternative mit fairen Konditionen für kleinere Betriebe.

• Check24 Handwerker: Wachsende Plattform mit starkem Marketing.

• Lokale Portale: Je nach Region gibt es starke lokale Plattformen der Handwerkskammern.

Tipp: Viele moderne Handwerkersoftware-Lösungen bieten direkte Schnittstellen zu diesen Portalen, sodass Anfragen automatisch in Ihr System übernommen werden können.

Welche Alternativen gibt es zu ToolTime?

Wenn Sie eine Alternative zu ToolTime suchen, haben Sie mehrere Optionen:

Die beste Alternative hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Plancraft und HERO sind besonders stark bei der mobilen Nutzung auf der Baustelle, während Sage mehr Tiefe in Buchhaltung und Kalkulation bietet.

Kleine Betriebssoftware immer beliebter am Markt

Hintergrund: Kleine Handwerksbetriebe benötigen oftmals keine umfassenden Anwendungen, da es eigentlich nur um die Erfassung und dann die Verarbeitung geht:

• Erfassen des Kunden
• Erfassen von Materialien
• Berechnen von Aufmaßen
• Zeiterfassung und Erfassung von Fahrten
• Rechnungserstellung

Tipp: Wir können kostenfreie Tools am Markt miteinander per API verbinden und somit ein einfaches kostengünstiges Tool ohne laufende Kosten für Sie bauen. Nennen Sie uns einfach Ihre Anforderung unten im Funktionskatalog und wir machen Ihnen für die Ersteinrichtung ein Angebot.

Nur größere Teams mit mehr Mitarbeitern benötigen dann noch Anwendungen wie:

• Dienstplansoftware
• CHAT-Funktion
• Große Buchhaltung (auch mit Selbstabrechnung)
• GPS-Ortungssysteme

Dies muss dann individuell geprüft werden, was im Unternehmen genau gebraucht wird – weswegen wir jetzt zu dem Bereich Funktionen übergehen, um einen Überblick zu geben.

Welche Funktionen benötigt ein Handwerksbetrieb wirklich?

Bitte kreuzen Sie hier alles an, was Sie benötigen, und wir machen eine Analyse auf A. Kostenfreie Tools oder B. den günstigsten Anbieter bei komplexeren Herstellern, die verschiedene Preise haben und auch verschiedene Kalkulation in ihren Anwendungen.

Wie lange dauert die Einführung, und wie läuft sie typischerweise ab?

Der Zeitaufwand hängt stark von der Betriebsgröße ab. Bei einem Einzelbetrieb reichen oft 1-3 Monate, während größere Handwerksbetriebe 6-12 Monate einplanen sollten. Der Prozess umfasst typischerweise:

1. Bedarfsanalyse und Konzeption (2-6 Wochen) normalerweise – (mit unserem Handwerkerkonfigurator in 2 Minuten) (siehe oben)

2. Installation und Konfiguration (1-4 Wochen bei größeren Betrieben, bei Cloud-Anwendungen in einem Tag)

3. Datenmigration aus Altsystemen (2-8 Wochen, parallel)

4. Schulung der Mitarbeiter (1-4 Wochen)

5. Testbetrieb und Feinabstimmung (1-4 Wochen)

6. Go-Live und Nachbetreuung (2-8 Wochen bei größeren Betrieben, ansonsten am selben Tag)

Eine gründliche Planung und ein realistischer Zeitplan sind entscheidend für den Erfolg. Ein Vergleich der besten Lösungen hilft Ihnen, Anbieter zu finden, die Sie beim Einführungsprozess unterstützen.

Wie sicher sind Cloud-Lösungen für Handwerksbetriebe wirklich?

Cloud-Lösungen können bei richtiger Auswahl sehr sicher sein. Achten Sie auf:

• Rechenzentren in Deutschland/EU mit ISO 27001-Zertifizierung
• Konsequente Verschlüsselung aller Daten (Transport und Speicherung)
• Klare Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Mehrfaktor-Authentifizierung und granulare Zugriffsrechte

Viele Anbieter bieten heute ein höheres Sicherheitsniveau als ein durchschnittlicher Handwerksbetrieb selbst umsetzen könnte. Das einzige Risiko: Auf manchen Baustellen haben Sie keinen Internetempfang – aber sollte das Internet dauerhaft ausfallen, wird auch der Rest der Wirtschaft nicht laufen.

Was ist bei der Migration aus einem Altsystem besonders zu beachten?

Die Datenmigration ist oft die größte Herausforderung beim Software-Wechsel. Kritische Erfolgsfaktoren sind:

• Frühzeitige Planung und Analyse des Datenbestands
• Bereinigung von Inkonsistenzen vor der Migration
• Mehrfache Testmigrationen mit unterschiedlichen Datentypen
• Detaillierte Überprüfung der migrierten Daten (Stichproben)
• Klare Strategie für die Umstellung (Stichtag vs. paralleler Betrieb)
• Notfallplan bei Problemen (Zugriff auf Altsystem sicherstellen)

Manche Anbieter bieten spezialisierte Migrationstools für gängige Konkurrenzsysteme an, was den Prozess erheblich vereinfachen kann.

Tipp: Viele Anbieter haben teilweise kostenfreie Migrationen – Nachfragen lohnt sich hier.

Welche Schnittstellen sind unverzichtbar?

Ganz generell muss man sagen, dass JEDE Anwendung, die eine API hat (und das haben fast alle), Daten transportieren kann in jede Richtung. Beispiel: Hand-ONE setzt auf API auf und Sie können von einer kostenfreien Anwendung wie Notion Daten per API an Sevdesk senden und Angebote und Rechnungen erstellen.

Für deutsche Handwerksbetriebe sind folgende Integrationen essenziell:

1. DATEV oder alternative Finanzbuchhaltungs-Anbindung
2. Datanorm/UGL für Artikelstammdaten
3. Microsoft Office/Outlook oder vergleichbare Office-Lösungen
4. Je nach Gewerk: GAEB (Bau), SHK-Connect (Sanitär/Heizung) oder andere branchenspezifische Schnittstellen

Prüfen Sie nicht nur die Existenz, sondern auch die Qualität dieser Schnittstellen – insbesondere bei der DATEV-Integration gibt es erhebliche Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit.

Kann ich Betriebssoftware auch offline nutzen?

Ja, aber mit Einschränkungen je nach System:

• Cloud-Lösungen bieten meist begrenzte Offline-Funktionalität mit späterer Synchronisation
• On-Premise-Lösungen laufen vollständig offline im lokalen Netzwerk
• Viele mobile Apps speichern Daten lokal und synchronisieren bei Verbindung

Programme wie HERO, ToolTime oder Sage bieten explizit Offline-Funktionalität. Bei der Auswahl sollten Sie prüfen, welche Funktionen für Sie zwingend offline auf der Baustelle verfügbar sein müssen.

Welche Alternativen gibt es zur klassischen Handwerkersoftware?

Neben traditionellen Desktop-Anwendungen gibt es zahlreiche Alternativen wie Cloud-basierte Lösungen, spezialisierte Programme für bestimmte Gewerke oder hybride Systeme, die lokale und webbasierte Funktionen kombinieren.

1. Einleitung & Zielgruppenorientierung

Die digitale Transformation hat das deutsche Handwerk erreicht. Mit rund 1,04 Millionen Betrieben und 5,57 Millionen Erwerbstätigen stellt das Handwerk einen der größten Wirtschaftszweige Deutschlands dar. Trotz eines Gesamtumsatzes von knapp 757 Milliarden Euro im Jahr 2024 liegt der Digitalisierungsgrad deutlich hinter anderen Branchen zurück. Während laut Bitkom-Studie bereits 68% aller Handwerksbetriebe mindestens eine digitale Technologie nutzen, finden moderne Anwendungen wie IoT-Sensoren (7%), 3D-Druck (10%) oder AR/VR (3%) bisher nur langsam Einzug in die Betriebe.

Ein Handwerkersoftware-Vergleich ist daher unerlässlich, um die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden. Von klassischen Anwendungen bis hin zu modernen Cloud-Lösungen gibt es zahlreiche Optionen, die Ihre Prozesse optimieren können.

Die Wahl der richtigen Betriebssoftware ist heute eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Eine passende Lösung steigert nachweislich die Effizienz, reduziert den administrativen Aufwand und schafft Freiraum für die handwerkliche Kernkompetenz. Gleichzeitig wächst der Markt rasant: Experten prognostizieren eine Steigerung des weltweiten Softwaremarktvolumens für Engineering und Handwerk auf über 100 Milliarden US-Dollar bis 2032.

Für wen ist dieser Ratgeber?

Unser Guide richtet sich an drei Hauptzielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen:

Für Neugründer: Sie starten Ihren Handwerksbetrieb oder wechseln aus einem Angestelltenverhältnis in die Selbstständigkeit. Sie suchen eine Handwerkersoftware, die Ihnen den Einstieg erleichtert. Der Vergleich hilft Ihnen, eine Lösung zu finden, die einfach zu bedienen und schnell einsatzbereit ist. Besonders relevant für Sie: die Kapitel zu Kernfunktionen, Auswahlkriterien und Cloud-basierten Einstiegslösungen mit schneller Implementierung.

Für Wechselwillige: Ihre aktuelle Lösung erfüllt nicht mehr Ihre Anforderungen, oder Sie sind unzufrieden mit Support, Performance oder fehlenden Funktionen. Unser Vergleich erleichtert Ihnen die Suche nach passenderen Alternativen und zeigt Ihnen Wege zu einer reibungslosen Migration. Besonders hilfreich ist hier der Abschnitt „Markt & Anbieter", der die relevantesten Alternativen auflistet.

Für Optimierer: Sie arbeiten bereits mit einer Lösung, möchten aber mehr aus Ihrer bestehenden Software herausholen oder einzelne Bereiche optimieren. Der Vergleich zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Anwendung erweitern, den ROI steigern, in die Cloud wechseln oder zusätzliche Module integrieren können.

Was bewegt die Entscheider?

Betrachten wir die verschiedenen Perspektiven der Entscheidungsträger im Handwerksbetrieb:

Die Herausforderungen sind vielfältig: Der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten raubt wertvolle Ressourcen, manuelle Prozesse führen zu Fehleranfälligkeit, und der zunehmende Fachkräftemangel erfordert effizientere Arbeitsabläufe. Ein bekannter Sanitärmeister bringt es auf den Punkt: "Mit einer guten Betriebssoftware spare ich pro Mitarbeiter mindestens eine Stunde täglich, die wir für zusätzliche Kundenaufträge nutzen können."

> Für Neugründer: Als neuer Handwerksbetrieb haben Sie den Vorteil, ohne bestehende Systemzwänge starten zu können. Nutzen Sie diese Chance für eine zukunftssichere Entscheidung. Die Abschnitte zu Cloud-Lösungen (Kapitel 6.1) und den Kernfunktionen (Kapitel 2.1) bieten Ihnen eine fundierte Orientierung für Ihre Erstausstattung.

Warum ein Handwerkersoftware-Vergleich sinnvoll ist

Der Markt für Betriebssoftware im Handwerk wächst rasant, und die Anforderungen der Handwerksbetriebe sind vielfältig. Ein Vergleich der besten Lösungen ermöglicht es Ihnen, den Überblick zu behalten und die Software zu finden, die perfekt zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Ob Cloud-Lösung für maximale Flexibilität oder eine spezialisierte Abrechnungslösung für einfache Rechnungsstellung – der Vergleich zeigt Ihnen, welche Anbieter Ihren Anforderungen gerecht werden.

2. Funktionslandschaft

Die moderne Handwerkersoftware hat sich vom einfachen Rechnungsprogramm zum umfassenden Managementsystem entwickelt. Je nach Größe und Ausrichtung Ihres Handwerksbetrieb unterscheiden sich die Anforderungen erheblich – vom schlanken Tool für den Einzelunternehmer bis zur Enterprise-Lösung für Betriebe mit dutzenden Mitarbeitern.

2.1 Die unverzichtbaren Kernfunktionen

Diese Basisfunktionen sollten in jeder Handwerkersoftware enthalten sein, unabhängig vom Preismodell oder Anbieter. Sie bilden das digitale Rückgrat eines effizienten Handwerksbetriebs:

> Praxis-Tipp: Achten Sie besonders auf die Qualität der Angebots- und Auftragsverwaltung. Nach Branchenstatistiken entstehen über 40% aller Kalkulationsfehler bei der Angebotserstellung. Eine Lösung mit intelligenten Kalkulationshilfen und Nachkalkulation ist daher keine optionale Funktion, sondern absolute Notwendigkeit.

2.2 Spezialisierte Module für Ihr Gewerk

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Fachbereich erheblich. Ein Elektrobetrieb benötigt andere Funktionen als ein Malerbetrieb. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Spezialmodule für verschiedene Gewerke:

Bei der Auswahl sollten Sie auf den Unterschied zwischen echten, tief integrierten Fachmodulen und oberflächlich angepassten Standardfunktionen achten. Echte Fachmodule wurden speziell für die jeweiligen Gewerke entwickelt und berücksichtigen alle relevanten Workflows, Normen und Fachanforderungen.

Ein Beispiel: Ein echtes Elektro-Fachmodul enthält nicht nur Elektromaterial in der Artikeldatenbank, sondern bietet tiefergehende Integration wie automatisierte VDE-Prüfprotokolle, Schaltplanverwaltung und spezifische Berechnungshilfen für Leitungsdimensionierung – alles nahtlos in den Gesamtworkflow integriert.

2.3 Moderne Zusatzmodule für mehr Effizienz

Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten jenseits der Grundfunktionen. Diese Features sind nicht in jeder Anwendung Standard, bieten aber erhebliches Potenzial zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe:

> Innovationstipp: Mobile Dokumentation ist oft ein unterschätzter Effizienzbooster. Betriebe, die diese Technologie einsetzen, berichten von Zeitersparnissen von bis zu 60% bei der Erfassung und Dokumentation von Baustelleninformationen. Besonders wertvoll ist die automatische Verknüpfung von Fotos mit dem entsprechenden Auftrag.

2.4 Integrationen: Das Nervensystem Ihres Betriebs

Die besten Funktionen nutzen wenig, wenn Ihre Betriebssoftware isoliert arbeitet. Die Fähigkeit zur nahtlosen Integration mit anderen Systemen ist entscheidend für effiziente Arbeitsabläufe. Diese Integrationen sollten Sie besonders unter die Lupe nehmen:

Schnittstellen als entscheidender Mehrwert

Branchenspezifische Schnittstellen bilden das i-Tüpfelchen einer vollständig integrierten Softwarelösung. Sie können den täglichen Arbeitsablauf erheblich optimieren und über die Anwenderzufriedenheit entscheiden. Achten Sie besonders auf:

• Nativ integrierte Schnittstellen vs. nachträgliche Anbindungen
• Zertifizierte Verbindungen zu Branchensystemen und Standards
• Aktualisierungszyklen der Schnittstellen bei Änderungen der verbundenen Systeme
• Kosten für Schnittstellenlizenzen (oft versteckte Zusatzkosten)

Die Qualität der Datenkommunikation zwischen Systemen kann gravierende Auswirkungen auf Ihre Effizienz haben. Eine scheinbar funktionsreichere Lösung ohne optimale Schnittstellen kann in der Praxis weniger Nutzen bringen als eine einfachere Anwendung mit hervorragender Integration.

3. Entscheidungshilfe

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ist komplex, aber strukturiert machbar. Mit über 150 relevanten Anbietern auf dem deutschen Markt und hunderten von Funktionen brauchen Sie eine klare Methodik, um die für Ihren Betrieb optimale Lösung zu finden.

Ein strukturierter Vergleich hilft Ihnen, Alternativen zu bewerten und die beste Lösung zu finden. Achten Sie dabei auf Anbieter, die branchenspezifische Funktionen bieten, und prüfen Sie, welche Alternativen langfristig flexibel bleiben.

3.1 Bedarfsanalyse: Kennen Sie Ihre Anforderungen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie Ihren eigenen Bedarf definieren. Dieser Schritt wird oft unterschätzt, ist aber entscheidend für eine zufriedenstellende Auswahl. Nehmen Sie sich die Zeit, folgende Aspekte zu durchdenken:

Betriebsgröße und -struktur: Ein Einzelunternehmen hat andere Anforderungen als ein Betrieb mit 50 Mitarbeitern. Berücksichtigen Sie nicht nur die aktuelle Größe, sondern auch Ihre Wachstumspläne für die nächsten 3-5 Jahre.

Gewerk und Spezialisierung: Ihr Fachgebiet bestimmt maßgeblich, welche Spezialfunktionen Sie benötigen. Elektriker brauchen andere Module als Maler, SHK-Betriebe andere als Tischler. Dachdecker sollten Lösungen wie PDS prüfen.

Organisationsform: Die Lösung muss Ihre spezifische Organisationsform authentisch abbilden können, inklusive Personalstrukturen, Berechtigungen und organisationsspezifischer Workflows. Eine für Einzelbetriebe optimierte Software kann in einem größeren Unternehmen mit mehreren Abteilungen zu erheblichen Effizienzverlusten führen.

Digitalisierungsgrad: Wie digitalaffin sind Sie und Ihr Team? Eine komplexe Lösung bringt wenig, wenn sie nicht genutzt wird. Berücksichtigen Sie den Schulungsaufwand und die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

Budget und ROI: Betrachten Sie nicht nur die reinen Anschaffungskosten, sondern die Gesamtkosten über 3-5 Jahre (TCO) und stellen Sie diese dem erwarteten Nutzen gegenüber.

3.2 Die wichtigsten Auswahlkriterien

Nach der Selbstanalyse geht es an die konkrete Bewertung von Lösungen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Kriterien, nach denen Sie Handwerkersoftware bewerten sollten:

> Entscheidungstipp: Setzen Sie klare Prioritäten! Nicht alle Kriterien sind gleich wichtig. Erstellen Sie eine gewichtete Entscheidungsmatrix und vergeben Sie Punkte für jedes Kriterium. So vermeiden Sie, sich von einzelnen beeindruckenden Features blenden zu lassen.

3.3 Die häufigsten Fehler vermeiden

Aus unserer Erfahrung mit zahlreichen Softwareeinführungen haben wir die typischen Fallstricke identifiziert, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

1. Zu starker Fokus auf den Preis statt auf Gesamtnutzen: Eine etwas teurere Lösung, die besser zu Ihren Prozessen passt, rechnet sich oft schnell durch höhere Effizienz.

2. Vernachlässigung der Anwenderakzeptanz: Die beste Betriebssoftware nützt nichts, wenn sie vom Team nicht angenommen wird. Beziehen Sie künftige Anwender früh in die Entscheidung ein.

3. Unterschätzung des Migrations- und Schulungsaufwands: Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für die Umstellung ein – der Aufwand wird häufig um 30-50% unterschätzt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich.

4. Verlieben in Marketing-Features: Lassen Sie sich nicht von glänzenden Einzelfunktionen blenden, die in der Praxis kaum genutzt werden, während Kernfunktionen schwächeln.

5. Übersehen von Integrationsanforderungen: Prüfen Sie kritisch, ob die Lösung mit Ihren bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen kompatibel ist.

6. Fehlende Zukunftsperspektive: Prüfen Sie, ob die Anwendung mit Ihrem Betrieb mitwachsen kann und der Anbieter kontinuierlich in Weiterentwicklung investiert.

3.4 Systematischer Recherche- und Entscheidungsprozess

Ein strukturierter, schrittweiser Rechercheprozess hilft Ihnen, die optimale Lösung zu identifizieren. Folgen Sie diesem bewährten Ablauf:

Schritt 1: Positionsbestimmung

Definieren Sie zunächst Ihre Ausgangssituation:

• Neugründer: Erstauswahl ohne bestehende Systeme
• Wechsler: Ablösung eines unbefriedigenden Systems
• Optimierer: Verbesserung einer grundsätzlich funktionierenden Lösung

Schritt 2: Bedarfsprofil erstellen

• Dokumentieren Sie Ihre Fachspezifik und Organisationsform
• Erstellen Sie eine priorisierte Liste benötigter Funktionen (Must-have, Should-have, Nice-to-have)
• Identifizieren Sie unverzichtbare Integrationen und Schnittstellen

Schritt 3: Marktübersicht erstellen

• Recherchieren Sie grundsätzlich geeignete Lösungen
• Filtern Sie nach Ihren Must-have-Kriterien
• Erstellen Sie eine Shortlist potenzieller Systeme

Schritt 4: Detailevaluation

• Prüfen Sie für jede Lösung auf der Shortlist die Verfügbarkeit relevanter Fachmodule
• Bewerten Sie die Qualität und Vollständigkeit der benötigten Schnittstellen
• Bewerten Sie Benutzerfreundlichkeit und UX für Ihre spezifischen Kernprozesse

Schritt 5: Finale Auswahl

• Erstellen Sie ein gewichtetes Bewertungsmodell und bewerten Sie die Optionen
• Prüfen Sie Kosten, Support-Qualität und Zukunftssicherheit
• Treffen Sie eine datenbasierte Entscheidung

> Für Wechselwillige: Dokumentieren Sie zusätzlich die konkreten Schmerzpunkte Ihrer aktuellen Lösung und priorisieren Sie deren Beseitigung. Stellen Sie sicher, dass potenzielle neue Systeme genau diese Probleme adressieren, ohne neue zu schaffen.

4. Markt & Anbieter

Der Markt für Handwerkersoftware in Deutschland ist dynamisch und differenziert. Über 1 Million Betriebe bilden eine vielfältige Zielgruppe für Softwareanbieter. Der Gesamtsoftwaremarkt in Deutschland lag 2024 laut Statista bei etwa 28,4 Mrd. € mit einem Anteil von 11,8 Mrd. € für Unternehmenssoftware. Insgesamt wächst der Markt für Engineering- und Handwerkersoftware jährlich um etwa 10% und soll bis 2032 auf über 100 Mrd. USD anwachsen.

4.1 Marktdynamik und Entwicklungen

Historisch war der Markt sehr fragmentiert mit zahlreichen spezialisierten Anbietern. In den letzten Jahren zeigt sich jedoch eine starke Konsolidierung: Ein Beispiel ist OneQrew, ein 2024 gegründeter Konzern, der 15 vormals eigenständige Softwarehäuser unter einem Dach vereint und inzwischen über 40.000 Betriebe in der DACH-Region versorgt.

Diese Konsolidierung deutet auf einen Reifeprozess hin: Kleine Nischenanbieter haben es zunehmend schwer, alleine zu bestehen. Gleichzeitig fördert die Digitalisierung die Innovationsgeschwindigkeit: Moderne Cloud-Lösungen (SaaS) erobern rasch den Markt, wie z.B. die cloudbasierte HERO-Software mit bereits über 20.000 Kunden.

Die wichtigsten Markttrends sind:

• Shift zu Cloud-Lösungen: Bereits 45% der Handwerksbetriebe nutzen Cloud-Computing
• Mobile-First-Ansatz: Apps und mobile Lösungen werden zum Standard
• Konsolidierung: Zusammenschlüsse und Übernahmen reduzieren die Anbietervielfalt
• Neue Marktteilnehmer: Startups wie Plancraft oder ToolTime mit modernen Technologien
• Traditionelle Anbieter: Etablierte Unternehmen wie STREIT oder Sage modernisieren ihre Angebote
• Spezialisierung: Anbieter wie PDS für Dachdecker oder Malistor für Maler setzen auf Nischen

4.2 Die führenden Anbieter im Überblick

Die folgende Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Anbieter am deutschen Markt:

> Alle hier genannten Lösungen sind nur ein Ausschnitt aus unserer Datenbank, die wir seit 2016 pflegen. Wenn Sie uns genaue Infos geben über unseren Konfigurator oben mit Eigenschaften wie Rechnungserstellung oder Preise oder Aufgaben, die Sie benötigen, können wir Ihnen einen Überblick geben, für den Sie Tage bräuchten. Unsere Experten haben über Jahre hinweg Dokumente gesammelt und unzählige Aufgaben angenommen, um die Qualität für Handwerk-Profis so genau wie möglich im Handumdrehen über unseren Konfigurator zu erstellen und Ihnen Ihre Büroarbeit zu erleichtern.

4.3 PDS: Der Spezialist für Dachdeckerbetriebe

PDS verdient besondere Erwähnung als führender Anbieter für Dachdeckersoftware. PDS hat sich über Jahrzehnte auf die spezifischen Anforderungen des Dachdeckerhandwerks spezialisiert. Die PDS-Software bietet integrierte Aufmaßerfassung für verschiedene Dachformen, automatische Materialbedarfsberechnung und branchenspezifische Artikelstämme.

PDS unterstützt die GAEB-Schnittstelle für Ausschreibungen und bietet Datanorm-Anbindung an Baustoffhändler. Die PDS-Kalkulation berücksichtigt Dachneigung, Dachform und Materialspezifikationen automatisch. PDS-Kunden schätzen besonders die tiefe Integration von Aufmaß und Kalkulation.

Für Dachdeckerbetriebe, die einen Software-Wechsel planen, ist PDS oft die erste Wahl. PDS bietet auch Module für Gerüstbau und Fassadenarbeiten. Die PDS-App ermöglicht mobile Datenerfassung auf dem Dach. PDS investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Branchenlösung.

Alternativen zu PDS für Dachdecker sind STREIT (mit Bedachungsmodul) und allgemeine Lösungen wie Sage 50 Handwerk, die jedoch weniger Spezialisierung bieten.

4.4 Cloud vs. etablierte Systeme

Die Entscheidung zwischen traditionellen On-Premise-Systemen und modernen Cloud-Lösungen ist oft grundlegend. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile:

Der Vergleich von Cloud-Software und On-Premise ist keine rein technische Wahl, sondern auch eine strategische Entscheidung, die zur Arbeitskultur Ihres Betriebs passen muss. Cloud-Lösungen bieten maximale Flexibilität bei minimalem IT-Aufwand, während On-Premise-Systeme oft mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bieten.

Mythos Betriebssystemkompatibilität

Ein häufiges Missverständnis bei der Auswahl ist die Sorge um die Kompatibilität mit bestimmten Betriebssystemen. Bei modernen Cloud-Lösungen ist diese Sorge unbegründet: Reine Cloud-Anwendungen sind vollständig betriebssystemunabhängig und laufen auf jedem Gerät mit einem Standard-Webbrowser.

4.5 Spezialisierte Nischenlösungen

Neben den großen Allround-Anbietern existieren spezialisierte Lösungen für besondere Anforderungen:

Spezifische Gewerkelösungen: Anbieter wie Malistor für Maler oder PDS für Dachdecker bieten tiefgehende Integration spezifischer Anforderungen, von Farbdatenbanken bis zu spezialisierten Aufmaß-Tools. PDS hat sich besonders im Dachdeckerhandwerk etabliert.

Größenbezogene Spezialisierung: Einige Anbieter fokussieren sich auf bestimmte Betriebsgrößen – ob Einzelunternehmer (z.B. mit schlanken Einstiegslösungen) oder größere Betriebe mit mehr Mitarbeitern (mit umfassenden ERP-Funktionen).

Funktionale Spezialisten: Manche Lösungen konzentrieren sich auf einzelne Aspekte wie Zeiterfassung (Timebutler), Baustellendokumentation (Craftnote) oder Kundenkommunikation.

4.6 Preismodelle und Kostenstrukturen

Handwerkersoftware wird nach verschiedenen Modellen angeboten:

Neben den reinen Lizenzkosten fallen bei jeder Einführung weitere Aufwände an:

• Implementierungskosten: Einrichtung, Datenmigration, Anpassungen
• Schulungskosten: Training für verschiedene Nutzergruppen und Mitarbeiter
• Hardware: Ggf. neue Server, mobile Endgeräte, Netzwerkkomponenten
• Laufende Kosten: Updates, Support, Cloud-Speicher

Für eine realistische Kostenbetrachtung sollten Sie die Gesamtkosten über 3-5 Jahre (TCO) kalkulieren.

> Für Neugründer: Cloud-basierte Lösungen mit monatlichem Abonnement bieten Ihnen den Vorteil geringer Anfangsinvestitionen und flexibler Skalierbarkeit. Sie können mit einem überschaubaren Budget starten und die Anwendung mit Ihrem Betrieb mitwachsen lassen.

5. Implementierung & Migration

Die Einführung einer Handwerkersoftware ist ein komplexes Projekt mit vielen Beteiligten. Unzureichende Planung ist der häufigste Grund für gescheiterte Softwareeinführungen. Eine fundierte Strategie für die Implementierung ist daher mindestens ebenso wichtig wie die Auswahl der richtigen Lösung.

5.1 Realistische Zeitplanung

Der Zeitaufwand für die Einführung wird häufig unterschätzt. Je nach Betriebsgröße und Komplexität sollten Sie mit folgenden Zeitrahmen rechnen:

> Praxistipp: Legen Sie Ihre Software-Einführung nicht in besonders arbeitsintensive Zeiten oder kurz vor wichtige Projekte. Idealerweise wählen Sie einen Zeitpunkt mit etwas geringerer Auslastung, um Stress zu reduzieren und dem Team Raum für die Einarbeitung zu geben.

5.2 Datenmigration: Die kritische Phase

Die Übernahme der Daten aus Altsystemen ist oft die größte Herausforderung beim Software-Wechsel:

Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie zunächst, welche Daten überhaupt migriert werden sollen. Nicht alles muss in das neue System übertragen werden.

Qualitätssicherung: Nutzen Sie den Wechsel als Chance zur Datenbereinigung. Inkonsistente oder doppelte Daten können vor der Migration korrigiert werden.

Testmigration: Führen Sie unbedingt eine Testmigration mit einer repräsentativen Datenmenge durch.

Validierung: Nach der Migration müssen die Daten systematisch geprüft werden.

Fallback-Strategie: Planen Sie für den Notfall! Sorgen Sie dafür, dass im Problemfall ein Zurück zum Altsystem möglich ist.

> Für Wechselwillige: Sprechen Sie potenzielle Anbieter konkret auf Erfahrungen mit der Migration von Ihrem aktuellen System an. Einige Anbieter haben spezielle Migrations-Tools entwickelt, was den Prozess erheblich vereinfachen kann.

5.3 Change Management: Menschen mitnehmen

Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete – die menschliche Komponente entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg. Software-Einführungen scheitern häufig nicht an der Technik, sondern an mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Frühe Einbindung: Beteiligen Sie Vertreter aller Nutzergruppen bereits in der Auswahlphase. Wer mitentscheiden durfte, trägt die Lösung später mit.

Klare Kommunikation: Erläutern Sie, warum der Wechsel notwendig ist und welche Vorteile er für jeden einzelnen Mitarbeiter bringt.

Angemessene Schulung: Investieren Sie in zielgruppengerechte Schulungen. Büro-Mitarbeiter brauchen andere Inhalte als Monteure auf der Baustelle.

Key User als Multiplikatoren: Identifizieren Sie technikaffine Mitarbeiter, die als interne Experten fungieren können.

5.4 ROI: Die Investition rechnet sich

Eine neue Betriebssoftware ist keine reine Kostenposition, sondern eine Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Betriebs.

Beispielrechnung für einen 10-Personen-Betrieb:

• Investition: 15.000 € für Software, Implementation und Schulung
• Jährliche Kosten: 3.600 € für Lizenzen und Support (30 €/Nutzer/Monat)
• Zeitersparnis: 30 Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag durch effizientere Prozesse
• Bei 220 Arbeitstagen und 10 Mitarbeitern ergibt das 1.100 Stunden pro Jahr
• Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 60 € entspricht dies 66.000 € Mehrwert

Messbare Optimierungspotenziale:

• Reduktion von Angebotslaufzeiten um 40-60%
• Verringerung von Kalkulationsfehlern um bis zu 80%
• Beschleunigung der Rechnungserstellung um 50-70%
• Senkung des administrativen Aufwands um 30-50%
• Erhöhung der Termintreue um bis zu 25%
• Verbesserung der Ressourcenauslastung um 15-20%

Nach einer Bitkom-Studie sehen 83% der Handwerksbetriebe Zeitgewinn als größten Nutzen der Digitalisierung, während 78% eine optimierte Lager- und Logistiksteuerung als wichtigen Vorteil nennen.

6. Technik & Sicherheit

Die technische Basis Ihrer Handwerkersoftware bestimmt maßgeblich deren Nutzbarkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

6.1 Cloud vs. On-Premise: Was passt zu Ihrem Betrieb?

Laut Bitkom nutzen bereits 45% der Handwerksbetriebe Cloud-Computing, Tendenz stark steigend. Die Cloud bietet besonders für kleine und mittlere Betriebe erhebliche Vorteile.

6.2 Integrationsfähigkeit: Schlüssel zur Effizienz

Eine Betriebssoftware arbeitet selten isoliert. Die Fähigkeit zur nahtlosen Integration mit anderen Systemen ist entscheidend:

Buchhaltung & Finanzen: Die Verbindung zur Buchhaltung – sei es intern oder über DATEV zum Steuerberater – muss reibungslos funktionieren.

Materialwirtschaft & Bestellung: Automatisierte Bestellprozesse sparen Zeit. Prüfen Sie die Unterstützung für Datanorm, UGL, IDS.

Mobile Apps & Geräte: Für den Baustelleneinsatz sind robuste mobile Anwendungen mit Offline-Funktionalität wichtig.

6.3 Datenschutz & Sicherheit

Als Handwerksbetrieb unterliegen Sie datenschutzrechtlichen Verpflichtungen:

DSGVO-Compliance: Die Datenschutz-Grundverordnung stellt umfangreiche Anforderungen.

GoBD-konforme Dokumentation: Revisionssichere Archivierung, Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge.

E-Rechnungen: Ab 2025 ist für B2B-Geschäfte die elektronische Rechnung verpflichtend. Ihre Lösung muss ZUGFeRD/XRechnung unterstützen.

6.4 Mobile Anforderungen

Ein entscheidender Vorteil moderner Lösungen ist die Möglichkeit, sie auch mobil auf der Baustelle zu nutzen:

App-Funktionalität: Achten Sie auf den Funktionsumfang der mobilen App – bietet sie vollständigen Zugriff?

Offline-Fähigkeit: Nicht alle Baustellen haben stabile Internetverbindung. Gute Apps speichern Daten lokal.

Baustellendokumentation: Die Möglichkeit, Fotos und Notizen direkt mit Aufträgen zu verknüpfen.

Die mobile Nutzung kann ein echter Produktivitätstreiber sein: Handwerker, die ihre App konsequent einsetzen, sparen laut Branchenstudien bis zu 5 Stunden administrative Arbeit pro Woche.

7. Zukunftstrends & Innovationen

Die Handwerkersoftware-Landschaft entwickelt sich rasant weiter.

7.1 KI und Automatisierung revolutionieren das Handwerk

Künstliche Intelligenz hält bereits Einzug in die Handwerkersoftware. Laut Branchenumfragen setzen bereits knapp 10% der digitalisierten Betriebe KI-gestützte Funktionen ein:

Intelligente Angebotserstellung: KI-Systeme können auf Basis früherer Angebote automatisch passende Positionen vorschlagen.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und kategorisiert.

Optimierte Ressourcenplanung: KI-Algorithmen können Einsatzpläne unter Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeit optimieren.

7.2 Mobile-First und ortsunabhängiges Arbeiten

Moderne Lösungen müssen diesem Bedürfnis Rechnung tragen:

Native Mobile Apps: Speziell für Smartphones optimierte Anwendungen ermöglichen vollwertigen Zugriff von der Baustelle.

Offline-Fähigkeit: Fortschrittliche Apps synchronisieren Daten automatisch und ermöglichen die Weiterarbeit auch ohne Internetverbindung.

7.3 Low-Code/No-Code

Low-Code/No-Code-Plattformen ermöglichen es auch technisch weniger versierten Anwendern, eigene Workflows zu erstellen:

Formularbasierte Workflows: Handwerker können ohne Programmierkenntnisse digitale Formulare erstellen.

Automatisierte Prozesse: Wiederkehrende Abläufe lassen sich visuell modellieren und automatisieren.

7.4 Vernetzte Systeme und IoT

Die Vernetzung von Geräten eröffnet neue Möglichkeiten:

Fernüberwachung installierter Anlagen: Heizungsbauer können Heizungsanlagen aus der Ferne überwachen.

GPS-Tracking und Flottenmanagement: Optimierung von Fahrzeugflotten, automatisierte Dokumentation.

Predictive Maintenance: Vorausschauende Wartung auf Basis von Sensordaten.

Bereits heute nutzen 7% der Handwerksbetriebe IoT-Sensoren, und dieser Anteil wird deutlich steigen.

8. Glossar & Ressourcen

8.1 Fachbegriffe kurz erklärt

8.2 Nützliche Ressourcen

Verbände und Organisationen:

• Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH)
• Kompetenzzentren Digitales Handwerk
• Bundesverband IT-Mittelstand

Publikationen und Portale:

• Handwerksblatt
• Digitalisierungsatlas Handwerk
• Bitkom Branchenbarometer

Veranstaltungen:

• Internationale Handwerksmesse München
• DACH+Holz, SHK, Elektro-Fachmessen
• Regionale Digitalisierungsforen der Handwerkskammern