Angebots- & Rechnungswesen: Erstellung professioneller Angebote über eine umfangreiche Positionsbibliothek mit automatischer Übernahme aus Leistungsverzeichnissen. Die Rechnungsstellung erfolgt mit integriertem Mahnwesen und direktem E-Mail-Versand aus dem System heraus.
Mobile Baustellenarbeit: GPS-basierte Zeiterfassung ermöglicht präzises Stempeln über Smartphone oder Tablet. Der vollwertige Offline-Modus gewährleistet unterbrechungsfreies Arbeiten auch in Funklöchern auf Baustellen. Digitale Bautagesberichte lassen sich mit Fotos dokumentieren und mit Unterschriftsfunktion direkt vor Ort abschließen. Checklisten für Abnahmen und Wartungsprotokolle strukturieren wiederkehrende Arbeitsabläufe.
Einsatz- & Ressourcenplanung: Ein Drag-&-Drop-Kalender visualisiert Teams, Fahrzeuge und Maschinen übersichtlich. Die Live-Übersicht verfügbarer Kapazitäten verhindert Doppelbuchungen. Automatische Wiedervorlagen sorgen für termingerechte Folgeaufträge.
Kunden & Aufträge: Die zentrale Kundenakte bündelt komplette Projekt- und Kommunikationshistorie. E-Mail-Kommunikation lässt sich direkt aus dem jeweiligen Auftrag heraus führen. Mehrmandantenfähigkeit ermöglicht die Verwaltung mehrerer Standorte innerhalb eines Systems.
Material & Lager: Bestandsübersichten generieren Bestellvorschläge nach aktuellem Projektbedarf. Die Grundfunktionen zur Materialverwaltung decken standardisierte Lagerprozesse ab.
Controlling & Auswertungen: Ein Live-Dashboard zeigt Kennzahlen zu Auslastung und Umsatz in Echtzeit. Die Projekt-Deckungsbeitragsrechnung liefert aktuelle Zahlen zur Rentabilität einzelner Aufträge. Exportfunktionen für Steuerberater arbeiten mit gängigen Formaten wie CSV und PDF.
Schnittstellen: Standard-Anbindungen zu DATEV, Lexware und sevDesk sind integriert. Eine REST-API ermöglicht individuelle Integrationen nach Absprache mit dem Anbieter.
Konsequenter Mobile-First-Ansatz prägt die gesamte Softwarearchitektur. Native Apps für iOS und Android funktionieren mit vollwertigem Offline-Modus auch ohne Netzverbindung zuverlässig. Die GPS-basierte Zeiterfassung läuft unterbrechungsfrei, selbst in Kellern oder ländlichen Gebieten ohne Mobilfunkempfang. Erfasste Daten synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Diese Ausrichtung unterscheidet planbar365 von vielen Wettbewerbern, deren mobile Lösungen häufig abgespeckte Versionen der Desktop-Anwendung darstellen.
Moderne Microservices-Architektur hebt die Software technologisch von etablierten Konkurrenten ab. Die Cloud-Native-Technologie ermöglicht monatliche Updates ohne eigenen Wartungsaufwand bei einer Verfügbarkeit von 99,9%. Neue Funktionen lassen sich schnell bereitstellen, ohne dass Anwender lokale Server betreiben oder IT-Wartung organisieren müssen. Dieser Ansatz entspricht aktuellen Industriestandards und bietet eine zukunftssichere Basis.
Lean-Crafting-Philosophie prägt die Benutzeroberfläche bewusst schlank. Der Fokus liegt auf den tatsächlich benötigten Funktionen für den Handwerksalltag, ohne Überfrachtung mit Spezialfeatures. Die Standard-Einarbeitung dauert etwa 2-4 Wochen, was für Handwerkssoftware vergleichsweise kurz ist. Weniger Klicks im Tagesbetrieb und höhere Akzeptanz bei Mitarbeitern ohne IT-Hintergrund resultieren aus diesem Ansatz.
Einschränkungen sind für bestimmte Einsatzszenarien zu beachten. CAD- oder BIM-Integrationen fehlen komplett, was die Software für Betriebe mit Planungsanforderungen ungeeignet macht – komplexe Elektro-Schaltpläne oder TGA-Planung lassen sich nicht direkt einbinden. Die API-Dokumentation ist nicht öffentlich verfügbar, tiefe eigene Integrationen erfordern direkten Anbieterkontakt. Ab etwa 200 parallel zu verwaltenden Ressourcen oder bei hochspezialisierten Anforderungen wie im Anlagenbau stößt das System an seine Grenzen.
Wachsende Familienbetriebe mit 5-15 Mitarbeitern profitieren besonders von der Ressourcenplanung und mobilen Zeiterfassung. SHK-, Elektro- oder Malerbetriebe mit mehreren Monteuren im Außendienst können Überbuchungen verhindern und Papierkram durch digitale Erfassung minimieren. Die schnellere Rechnungsstellung verbessert den Cashflow messbar. Typische Amortisationszeiten liegen zwischen 6 und 12 Monaten durch eingesparte Verwaltungszeit.
Digitale Vorreiter vom Ein-Mann-Betrieb bis 5 Mitarbeiter finden einen niedrigschwelligen Einstieg. Der Einstiegspreis ab 29 Euro monatlich erfordert keine hohe Anfangsinvestition. Die Bedienung kommt ohne IT-Kenntnisse aus, das System ist ohne lange Implementierungsphase sofort einsatzbereit. Gewerke mit vielen Kleinaufträgen wie Service- oder Wartungsarbeiten können ihre Prozesse besonders effizient digitalisieren.
Service- und Wartungsspezialisten nutzen vor allem die automatischen Wiedervorlagen und digitalen Wartungsprotokolle. Betriebe aus Klimatechnik, Heizung oder Aufzugswartung mit regelmäßigen Intervallen dokumentieren gesetzlich vorgeschriebene Arbeiten lückenlos. Die Foto-Dokumentation und Checklisten reduzieren Haftungsrisiken durch nachweisbare Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen.
Regional wachsende Handwerksbetriebe bis 50 Mitarbeiter mit mehreren Standorten oder Filialen profitieren von der Mehrmandantenfähigkeit. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht einheitliche Prozesse über Standorte hinweg. Live-Controlling gibt der Geschäftsführung jederzeit Überblick über alle Niederlassungen ohne manuelle Zusammenführung verschiedener Datenquellen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technologische Grundausrichtung basiert auf einer vollwertigen Cloud-SaaS-Lösung mit Microservices-Architektur. Die Container-basierte Infrastruktur (Docker/Kubernetes) ermöglicht hohe Skalierbarkeit bei gleichbleibender Performance. Monatliche Release-Zyklen bringen automatische Updates ohne Unterbrechung des Betriebs. Diese Architektur unterscheidet planbar365 von traditionelleren On-Premise-Lösungen und ermöglicht schnellere Reaktionen auf Kundenwünsche.
Die Software richtet sich primär an Klein- und Mittelbetriebe im Handwerk, die ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren wollen, ohne eine komplexe ERP-Lösung zu implementieren. Fokus auf mobile Arbeitsabläufe zeigt sich in allen Bereichen – von der Zeiterfassung über Bautagesberichte bis zur Foto-Dokumentation. Die Datensicherheit erfolgt über ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren ausschließlich in Deutschland mit DSGVO-konformer Datenhaltung inklusive AVV und technisch-organisatorischer Maßnahmen. Tägliche Backups mit mehrstufiger Speicherung sichern gegen Datenverlust ab.
Die Integrationstiefe reicht von Standard-Konnektoren zu gängigen Buchhaltungslösungen bis zu rudimentärer GAEB-Fähigkeit für den Import von Leistungsverzeichnissen. Eine REST-API existiert, deren Dokumentation jedoch nur auf Anfrage beim Anbieter verfügbar ist. GBI- und ELDAB-Anbindungen befinden sich teilweise noch in Entwicklung, was für Betriebe mit Großhandelsbezug relevant sein kann.
Die planbar365 GmbH mit Hauptsitz in Deutschland beschäftigt zwischen 50 und 80 Mitarbeiter und zeigt deutliches Wachstum im DACH-Raum. Die Unternehmensgröße ermöglicht professionellen Support bei gleichzeitig noch überschaubaren Strukturen. Agile Entwicklung mit DevOps-Ansatz prägt die Produktphilosophie, direktes Kundenfeedback fließt kontinuierlich in die Produktentwicklung ein. Die Beteiligung an Branchen-Arbeitskreisen des ZDH und verschiedener Handwerkskammern zeigt die Verwurzelung in der Handwerksbranche.
Das Support-Konzept umfasst deutschen Telefonsupport montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr mit einer Reaktionszeit unter 24 Stunden bei Tickets. Etwa 80% der Probleme lassen sich im 1st Level lösen. Ergänzend stehen eine umfangreiche Wissensdatenbank, Video-Tutorials und wöchentliche Webinare zur Verfügung. Die Verlängerungsrate von etwa 85% deutet auf zufriedene Bestandskunden hin, die dem System treu bleiben.
Browserbasierte Cloud-Lösung erfordert lediglich einen aktuellen Web-Browser wie Chrome, Edge oder Safari. Für mobile Nutzung werden iOS 13 oder höher beziehungsweise Android 9 oder höher vorausgesetzt. Eine lokale Installation entfällt komplett, eigene Hardware-Infrastruktur ist nicht notwendig. Dies senkt die Einstiegshürde erheblich und eliminiert Wartungsaufwand für lokale Systeme.
Die Sicherheitsmerkmale umfassen SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen sowie optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für sensible Zugänge. GoBD-konforme Archivierung gewährleistet revisionssichere Belegführung nach deutschen Steuerrechtsanforderungen. Regelmäßige Penetrationstests prüfen die Systemsicherheit kontinuierlich. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, was datenschutzrechtlich vorteilhaft ist.
Integrationsmöglichkeiten bestehen über CSV- und PDF-Export für praktisch alle Buchhaltungssoftware-Lösungen. Fertige Konnektoren zu den wichtigsten Finanzbuchhaltungslösungen wie DATEV, Lexware und sevDesk vereinfachen den Datenaustausch. Die REST-API für individuelle Anbindungen ist vorhanden, aber nicht öffentlich dokumentiert – eigene tiefe Integrationen erfordern Kontakt zum Anbieter und gegebenenfalls kostenpflichtige Unterstützung. Für Betriebe mit komplexen Systemlandschaften kann dies ein Hindernis darstellen.
Basis-Paket: Ab 29 Euro pro Monat für Solounternehmer mit grundlegenden Funktionen für Angebote, Rechnungen und einfache Zeiterfassung.
Pro-Paket: Ab 59 Euro monatlich für den ersten Nutzer mit erweiterten Funktionen wie Ressourcenplanung, Projekt-Controlling und mobilen Apps im vollen Umfang. Weitere Nutzer verursachen zusätzliche Kosten pro Lizenz.
Enterprise-Paket: Individuelle Preisgestaltung ab etwa 10 Mitarbeitern, typischerweise im Bereich von 300 bis 800 Euro monatlich für einen 10-Mann-Betrieb. Die genaue Staffelung hängt von benötigten Modulen und Nutzerzahl ab.
Zusätzliche Kosten entstehen durch einmaliges Onboarding zwischen 500 und 1.000 Euro für Standard-Setup. Optional buchbare Präsenzschulungen über zwei Tage schlagen zusätzlich zu Buche. Hardware wie Tablets oder Smartphones für Monteure (200 bis 800 Euro pro Gerät) kommen als Investition hinzu. Bestimmte Add-ons wie erweiterte Lagerverwaltung oder spezielle Integrationen sind kostenpflichtig. Individuelle API-Anbindungen können weitere Entwicklungskosten verursachen.
Preis-Leistungs-Verhältnis fällt für die Zielgruppe mittelständischer Handwerksbetriebe positiv aus. Der TCO-Vorteil gegenüber traditionellen Lösungen resultiert aus fehlenden Server-Investitionen, minimalem IT-Wartungsaufwand und flexibel anpassbaren Lizenzen. Die typische Zeitersparnis von 2 bis 4 Stunden pro Woche und Mitarbeiter bei administrativen Tätigkeiten sowie verkürzte Rechnungszyklen führen zu einer realistischen Amortisation innerhalb von 6 bis 12 Monaten.
Standard-Implementierung dauert für KMU zwischen 2 und 8 Wochen. Das Basis-Onboarding über 4 Wochen umfasst CSV-Datenmigration und grundlegende Systemkonfiguration. Komplexere Integrationen mit bestehenden Systemen verlängern diesen Zeitraum individuell. Der Ressourcenbedarf liegt bei 0,2 bis 0,5 Vollzeitäquivalenten für einen internen Projektleiter sowie aktiver Beteiligung von Key-Usern wie der Büroleitung. Eine eigene IT-Abteilung ist nicht erforderlich.
Die Datenübernahme erfolgt für Kunden-, Artikel- und Adressdaten über Excel- oder CSV-Dateien. Historische Zeiterfassungsdaten lassen sich manuell oder über API-Schnittstellen übertragen. Datenqualität in Altsystemen stellt häufig eine Herausforderung dar – vor der Migration empfiehlt sich eine gründliche Bereinigung und Konsolidierung der zu migrierenden Daten. Inkonsistente Kundenstammdaten oder unvollständige Artikelinformationen verursachen sonst Mehraufwand nach dem Umstieg.
Kritische Erfolgsfaktoren für eine gelungene Migration sind das Commitment der Geschäftsführung, das aktiv kommuniziert werden muss. Motivierte Key-User als Multiplikatoren im Team beschleunigen die Akzeptanz erheblich. Aktives Change Management nimmt Ängsten vor Veränderung entgegen und zeigt konkrete Vorteile für die tägliche Arbeit auf. Die konsequente Nutzung mobiler Funktionen von Beginn an ist entscheidend – halbherzige Einführung mit parallelen Papier-Prozessen verhindert die Realisierung der Zeitersparnis. Betriebe, die den Umstieg als reine IT-Maßnahme verstehen statt als Prozessoptimierung, erleben häufig Enttäuschungen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Bei Standard-Setup beträgt die Implementierungszeit etwa 4 Wochen vom Vertragsabschluss bis zum produktiven Einsatz. Dies umfasst die CSV-Datenmigration, Grundkonfiguration und Basis-Schulung. Komplexere Integrationen oder umfangreiche Datenmigrationen können diese Zeit auf 6-8 Wochen verlängern.
Der Offline-Modus der Mobile App funktioniert vollwertig – Zeiterfassung, Foto-Upload und Bautagesberichte lassen sich ohne aktive Internetverbindung erstellen. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald das Gerät wieder Netzempfang hat. GPS-basierte Stempelfunktionen arbeiten unabhängig von der Internetverbindung.
Eine Demo-Anfrage beim Anbieter ermöglicht die Besichtigung der Software in einer geführten Präsentation. Einige Funktionen lassen sich in einem Test-Account selbst erproben. Die konkrete Verfügbarkeit von Test-Accounts sollte direkt beim Anbieter erfragt werden.
CSV- und PDF-Export gehören zu den Standardfunktionen für den Datenaustausch mit Steuerberatern. Direkte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und sevDesk sind integriert und ermöglichen automatisierten Datenaustausch ohne manuelle Nachbearbeitung. Die Exportformate entsprechen gängigen Standards der Finanzbuchhaltung.
planbar365 ist konsequent Cloud-Native und Mobile-First entwickelt, während Hero breiter aufgestellt mit ERP-ähnlichen Funktionen arbeitet und pds traditioneller mit On-Premise-Optionen positioniert ist. planbar365 punktet besonders bei niedriger Einstiegshürde und mobiler Effizienz, bietet aber weniger Anpassungstiefe als umfangreichere ERP-Systeme.
Die ideale Zielgruppe umfasst Solounternehmer bis 50 Mitarbeiter. In diesem Bereich stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis optimal. Größere Betriebe können das System prinzipiell ebenfalls nutzen, sollten jedoch Enterprise-Pakete individuell prüfen. Die Skalierungsgrenzen liegen bei etwa 200 parallel zu verwaltenden Ressourcen, darüber hinaus stoßen Planungs- und Reporting-Funktionen an Kapazitätsgrenzen.
