Baustellendokumentation & Projektarbeit:
Zeiterfassung & Leistungsnachweis:
Zusammenarbeit & Verwaltung:
Integration & Schnittstellen:
Konsequente Offline-First-Architektur unterscheidet Craftnote grundlegend von webbasierten Konkurrenzlösungen. Alle Kernfunktionen – von der Zeiterfassung über die Fotodokumentation bis zur Kundenunterschrift – funktionieren vollständig ohne Netzverbindung. Die Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch im Hintergrund, sobald wieder eine Verbindung besteht. Diese Architekturentscheidung macht die Software besonders für Einsatzorte mit instabiler oder fehlender Netzabdeckung geeignet, wie sie in Kellern, Industriehallen, Rohbauten oder ländlichen Gebieten häufig anzutreffen sind.
GoBD-konforme Dokumentation mit Beweiskraft bildet einen zweiten wesentlichen Unterschied zu allgemeinen Projektmanagement-Tools. Jede Erfassung erhält automatisch manipulationssichere Zeitstempel, die eine lückenlose Dokumentationskette schaffen. Diese rechtssichere Archivierung erfüllt die Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und schafft beweissichere Unterlagen bei Gewährleistungsfragen, Mängeldiskussionen oder gerichtlichen Auseinandersetzungen. Die automatische Zeitstempelung erfolgt bereits bei der Erfassung auf dem Endgerät, nicht erst bei der Synchronisation.
Branchenspezifischer Formular-Editor ohne Programmierung ermöglicht eine Flexibilität, die generische Lösungen nicht bieten. Mit der Drag-&-Drop-Funktion können Betriebe eigene Checklisten, Wartungsprotokolle und Abnahmeformulare erstellen – angepasst an spezifische Gewerke, betriebliche Prozesse und Dokumentationspflichten. Das Entwicklerteam mit direktem Handwerks-Background hat die Bedienoberfläche konsequent auf die Anforderungen von Monteuren und Vorarbeitern ausgerichtet, nicht auf IT-Administratoren.
Einschränkungen bei ERP-Funktionalität: Craftnote ist eine spezialisierte Field-Service-Lösung, keine vollwertige ERP-Software. Funktionen wie Lagerverwaltung, Einkauf, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung sind nicht integriert. Betriebe, die diese Funktionalität benötigen, müssen ein entsprechendes Drittsystem anbinden. Die Integration erfolgt über Schnittstellen, deren Entwicklung – abhängig von der Komplexität der bestehenden Systemlandschaft – erheblichen Aufwand bedeuten kann.
Kleine bis mittlere Handwerksbetriebe mit 3–50 Mitarbeitern bilden die primäre Zielgruppe der Software. Elektriker, SHK-Betriebe, Dachdecker, Maler oder Gebäudereiniger mit starkem Außendienst profitieren besonders von der mobilen Dokumentation und der vergleichsweise kurzen Einführungszeit. Das Lizenzmodell skaliert mit dem Betriebswachstum: vom Drei-Mann-Betrieb bis zum Unternehmen mit mehreren Teams und Standorten. Die intuitive Bedienoberfläche reduziert den Schulungsaufwand erheblich.
Betriebe mit hohem Dokumentationsbedarf und Gewährleistungsrisiko finden in Craftnote eine spezialisierte Lösung für ihre Anforderungen. Wenn rechtssichere Nachweise, Mängelprotokolle, Wartungsberichte oder Abnahmedokumentationen zum täglichen Geschäft gehören, amortisiert sich die Investition schnell. Die lückenlose Dokumentation schützt besonders bei Gewährleistungsfällen, Nachforderungen oder Streitigkeiten über erbrachte Leistungen. Die Vermeidung eines einzigen verlorenen Claims kann bereits die Jahreskosten der Software decken.
Unternehmen mit Baustellen in netzarmen Gebieten profitieren von der echten Offline-Funktionalität. Die Software funktioniert in ländlichen Gebieten, Kellern, Industriehallen oder Rohbauten zuverlässig – dort, wo WLAN und Mobilfunk oft fehlen oder instabil sind. Die automatische Synchronisation läuft im Hintergrund, ohne dass Mitarbeiter daran denken müssen. Das unterscheidet Craftnote von webbasierten Lösungen, die bei fehlender Verbindung kaum oder gar nicht nutzbar sind.
Betriebe im Übergang von Papier zu Digital finden einen praxisnahen Einstieg in die Digitalisierung. Wenn Stundenzettel, Rapporte und Notizen auf Papier zu verzögerten Abrechnungen, unleserlichen Einträgen oder verlorenen Belegen führen, bietet die Software einen spürbaren Effizienzgewinn. Die mobile Erfassung direkt am Arbeitsort ersetzt die nachgelagerte Übertragung von Papierdokumenten ins Büro und beschleunigt die Rechnungsstellung erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Craftnote versteht sich als praktische Alltagslösung für die Digitalisierung der Prozesse auf der Baustelle, nicht als umfassendes Verwaltungssystem. Der Fokus liegt auf Zeiterfassung, Dokumentation und Kommunikation im Außendienst. Die Produktphilosophie „Back-to-the-job" bedeutet minimalen Klickaufwand bei maximalem Praxisnutzen. Funktionen, die nicht unmittelbar auf der Baustelle benötigt werden, wurden bewusst ausgelagert oder weggelassen.
Die Software nutzt native Entwicklung für iOS und Android, nicht lediglich responsive Web-Ansichten in einer App-Hülle. Diese technische Entscheidung garantiert optimale Performance, reibungslose Bedienung auch bei großen Datenmengen und die vollständige Offline-Funktionalität mit lokaler Datenspeicherung. Die Benutzeroberfläche ist auf Touch-Bedienung mit Handschuhen und auf die Nutzung bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen optimiert.
Das Lizenzmodell ist skalierbar vom Einzelunternehmer bis zum Betrieb mit mehreren Standorten. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht zentrale Verwaltung bei dezentralen Strukturen. Betriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitern bilden den Schwerpunkt der Kundenbasis, größere Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern nutzen die Software ebenfalls, benötigen jedoch meist zusätzliche Anpassungen und intensivere Integrationen mit bestehenden Systemen.
Die Craftnote GmbH wurde 2017 in Berlin gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Mehrere Finanzierungsrunden durch namhafte europäische Investoren wie Point Nine Capital und RTP Global sichern die Weiterentwicklung und Innovationskraft des Unternehmens. Diese solide finanzielle Basis ist besonders für Betriebe relevant, die auf langfristige Verfügbarkeit und kontinuierliche Weiterentwicklung der Software angewiesen sind.
Das Entwicklerteam verfügt über direkten Handwerks-Background, die Produktentwicklung erfolgt in engem Austausch mit Praktikern aus verschiedenen Gewerken. Diese Nähe zur Zielgruppe erklärt die hohe Praxistauglichkeit und das tiefe Verständnis für typische Workflows auf der Baustelle. Der Fokus liegt auf dem deutschsprachigen Raum, Hosting und Datenhaltung erfolgen in deutschen beziehungsweise EU-Rechenzentren. Die Software ist primär für den DACH-Markt entwickelt und berücksichtigt lokale Anforderungen wie DSGVO, GoBD und deutsche Geschäftsprozesse.
Craftnote basiert auf einer modernen Cloud-nativen Microservice-Architektur mit Hosting auf etablierten Plattformen wie AWS, Google Cloud oder Microsoft Azure. Die Microservice-Struktur gewährleistet Resilienz, ermöglicht flexible Updates ohne längere Ausfallzeiten und beschleunigt die Feature-Entwicklung. Die technische Architektur ist auf Skalierbarkeit ausgelegt und kann problemlos mit wachsenden Nutzerzahlen umgehen.
Die REST-API mit umfassender Dokumentation im OpenAPI/Swagger-Format ermöglicht tiefe Integrationen mit bestehenden Systemen. Webhooks informieren externe Anwendungen in Echtzeit über Ereignisse wie abgeschlossene Projekte, erfasste Arbeitszeiten oder hochgeladene Dokumente. Für einfache Integrationen ohne Programmierung steht ein Zapier-Connector bereit, der die Anbindung an hunderte andere Geschäftsanwendungen ohne Entwicklungsaufwand ermöglicht.
Anbindung an gängige Buchhaltungssysteme wie DATEV, Lexware und Sage erfolgt über vorgefertigte Schnittstellen oder Export-Funktionen. Die Integrationstiefe variiert: Teilweise ist eine vollautomatische bidirektionale Synchronisation möglich, teilweise beschränkt sich die Anbindung auf CSV- oder PDF-Export für den manuellen Import. Individuelle Schnittstellen lassen sich über die REST-API realisieren, können aber – abhängig von der Komplexität der bestehenden Systemlandschaft – erheblichen Entwicklungsaufwand bedeuten.
Craftnote bietet eine transparente Staffelung nach Funktionsumfang mit drei Haupttarifen. Das Standard-Paket: 7,90 Euro pro Nutzer und Monat umfasst die Basis-Funktionen für kleine Teams mit grundlegenden Dokumentations- und Zeiterfassungsanforderungen. Das Pro-Paket: 14,90 Euro pro Nutzer und Monat bietet den vollständigen Funktionsumfang inklusive Premium-Support, erweiterter Reporting-Funktionen und tieferer Integrationsmöglichkeiten. Für größere Betriebe mit spezifischen Anforderungen steht ein Enterprise-Tarif mit individueller Preisgestaltung zur Verfügung. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate, die Preise verstehen sich pro aktivem Nutzer.
Versteckte Kostenfaktoren sollten in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden. Einmalig fallen an: Onboarding-Pakete und Schulungen (typischerweise 500 bis 2.000 Euro je nach Betriebsgröße) sowie Hardware in Form von Smartphones oder Tablets für Mitarbeiter ohne eigene Geräte (circa 200 bis 500 Euro pro Gerät). Laufend entstehen Kosten für mobile Datentarife, besonders bei intensiver Foto- oder Video-Nutzung, sowie gegebenenfalls für Schnittstellenentwicklung bei komplexen Integrationen (500 bis 10.000 Euro). Intern ist Personalzeit für Administration und Schulung neuer Mitarbeiter einzuplanen.
Ein realistisches Beispiel für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitern im Pro-Tarif über drei Jahre: Lizenzen circa 5.400 Euro, Onboarding und Schulung circa 1.000 Euro, Hardware circa 5.000 Euro, Integration 500 bis 10.000 Euro – gesamt 11.900 bis 16.900 Euro über drei Jahre, entsprechend 330 bis 470 Euro pro Monat. Bei konsequenter Nutzung amortisiert sich diese Investition durch Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent bei Dokumentation und Abrechnung sowie schnellere Rechnungsstellung innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Die Vermeidung eines einzigen verlorenen Gewährleistungsclaims durch lückenlose Dokumentation kann bereits die Jahreskosten decken.
Die Einführungsdauer variiert erheblich nach Betriebsgröße und Komplexität der bestehenden Systemlandschaft. Kleine Betriebe mit 3 bis 10 Mitarbeitern können innerhalb von 1 bis 2 Wochen produktiv arbeiten, wenn sie von Papier oder sehr einfachen Tools umsteigen. Mittlere Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern sollten 4 bis 8 Wochen einplanen, größere Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern und komplexen Integrationsanforderungen 2 bis 4 Monate. Ein Self-Service-Start ist grundsätzlich möglich, für nachhaltigen Erfolg empfiehlt sich jedoch eine strukturierte Einführung mit professionellem Onboarding.
Die Datenübernahme gestaltet sich technisch unkompliziert. Stammdaten wie Kunden, Projekte und Mitarbeiter lassen sich per CSV oder Excel importieren. Der Wechsel von papierbasierter Dokumentation zur mobilen App ist technisch in 1 bis 2 Tagen realisierbar. Kritisch für den Erfolg ist die Datenqualität: Nur saubere, vollständige und strukturierte Daten führen zu guten Ergebnissen. Eine Datenbereinigung vor der Migration ist meist sinnvoll, verlängert aber die Vorbereitungszeit.
Change Management ist der entscheidende Erfolgsfaktor, nicht die technische Implementation. Die größte Herausforderung liegt in der Akzeptanz bei langjährigen Mitarbeitern, die an Papier-Rapporte gewöhnt sind. Bewährte Erfolgsfaktoren sind: aktiver Top-Down-Support durch die Geschäftsleitung, frühzeitige Einbindung der Endnutzer bereits in der Planungsphase, praxisnahe Schulungen idealerweise direkt auf der Baustelle und klare Kommunikation der Vorteile für die Mitarbeiter selbst – weniger Papierkram, keine unleserlichen Zettel, schnellere Abrechnung. Pilotprojekte mit einzelnen Teams vor dem unternehmensweiten Rollout reduzieren Risiken und schaffen interne Befürworter.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, alle Kernfunktionen arbeiten vollständig offline. Zeiterfassung, Fotodokumentation, Formulare und Kundenunterschriften funktionieren ohne Netzverbindung. Die Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch im Hintergrund, sobald wieder eine Verbindung besteht. Mitarbeiter müssen nicht an manuelle Synchronisation denken.
Craftnote hostet in deutschen beziehungsweise EU-Rechenzentren und ist DSGVO-konform. Die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt, manipulationssichere Zeitstempel gewährleisten die Beweiskraft der Dokumentation. Das Unternehmen arbeitet an der ISO-27001-Zertifizierung. Regelmäßige Backups und etablierte Disaster-Recovery-Prozesse schützen vor Datenverlust.
Ja, für DATEV, Lexware und Sage existieren Schnittstellen oder Export-Funktionen. Die Integrationstiefe variiert: teilweise vollautomatische Synchronisation, teilweise CSV- oder PDF-Export für manuellen Import. Individuelle Integrationen sind über die REST-API möglich, können aber je nach Komplexität der bestehenden Systemlandschaft Entwicklungsaufwand von mehreren Tagen bis Wochen bedeuten.
Kleine Betriebe mit 3 bis 10 Mitarbeitern benötigen typischerweise 1 bis 2 Wochen, mittlere Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern 4 bis 8 Wochen, größere Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern 2 bis 4 Monate. Der Zeitrahmen hängt vom Umfang der Integrationen, der gewünschten Individualisierung und insbesondere vom Change-Management-Aufwand ab. Pilotprojekte mit einzelnen Teams verkürzen das Risiko beim unternehmensweiten Rollout.
Beispiel für 10 Mitarbeiter im Pro-Tarif über 3 Jahre: Lizenzen circa 5.400 Euro, Onboarding und Schulung circa 1.000 Euro, Hardware (Smartphones/Tablets) circa 5.000 Euro, Integration 500 bis 10.000 Euro – gesamt 11.900 bis 16.900 Euro über drei Jahre, entsprechend 330 bis 470 Euro pro Monat. Hinzu kommen mobile Datentarife und interne Personalzeit für Administration. Die Investition amortisiert sich bei konsequenter Nutzung realistisch innerhalb von 6 bis 12 Monaten.
Bei konsequenter Nutzung typischerweise ja. Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent bei Dokumentation und Abrechnung, schnellere Liquidität durch zeitnahe Rechnungsstellung und Vermeidung verlorener Gewährleistungsclaims durch lückenlose Dokumentation können die Kosten deutlich übersteigen. Besonders Betriebe mit hohem Dokumentationsbedarf, häufigen Baustellen in netzarmen Gebieten oder aktueller Zettelwirtschaft profitieren messbar. Eine Probezeit oder Pilotphase mit einem kleinen Team schafft Klarheit über den tatsächlichen Nutzen im eigenen Betrieb.
