Die Kernfunktionen von Mendato sind konsequent auf die typischen Arbeitsabläufe im Handwerk ausgerichtet. Die Software deckt den gesamten Prozess von der ersten Anfrage bis zur fertigen Rechnung ab.
Auftragsabwicklung & Büro:
Einsatzplanung & Zeiterfassung:
Dokumentation & Material:
Technische Extras:
Echte Offline-First-Architektur unterscheidet Mendato grundlegend von vielen Cloud-Lösungen. Die Software speichert alle relevanten Daten lokal auf dem Endgerät – nicht als Notfalllösung, sondern als Grundprinzip der Architektur. Techniker arbeiten in Kellern, Industriehallen oder ländlichen Gebieten ohne Unterbrechung weiter, während konkurrierende Apps Fehlermeldungen anzeigen oder gar nicht erst starten. Bei vorhandener Internetverbindung erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund, ohne dass der Nutzer eingreifen muss. Diese Architektur ist besonders für mobile Servicetechniker mit wechselnden Einsatzorten entscheidend.
KI-gestützte Materialbedarfsprognose geht über einfache Lagerverwaltung hinaus. Das System analysiert abgeschlossene Projekte und schlägt proaktiv vor, welche Materialien und Mengen für ähnliche neue Aufträge voraussichtlich benötigt werden. Dies reduziert sowohl Fehlbestellungen als auch Situationen, in denen Material auf der Baustelle fehlt und nachgeliefert werden muss. Nach Herstellerangaben lassen sich dadurch bis zu 12% Materialkosten einsparen. Die Funktion lernt mit jedem abgeschlossenen Projekt weiter und wird im Laufe der Zeit präziser.
Zertifizierte DATEV- und Lexware-Schnittstellen ermöglichen eine rechtskonforme Direktübertragung von Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware. Im Gegensatz zu CSV-Exporten oder manuellen E-Mail-Versänden handelt es sich um offizielle, zertifizierte Partnerschaften. Dies minimiert Fehlerquellen und reduziert den Abstimmungsaufwand mit Steuerberatern erheblich. Für Betriebe, die bereits mit einem dieser Systeme arbeiten, entfällt die doppelte Datenpflege komplett.
Branchenspezifische Templates ab Werk für Elektriker, SHK-Installateure, Maler und Tischler bieten einen schnellen Einstieg. Die Software kommt mit vorkonfigurierten Formularen, Leistungskatalogen und Workflows, die auf die jeweilige Branche zugeschnitten sind. Betriebe müssen nicht bei null anfangen und ihre Prozesse mühsam nachbauen, sondern passen die vorhandenen Vorlagen an ihre spezifischen Anforderungen an. Dies verkürzt die Implementierungszeit deutlich.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Die Reporting-Funktionen sind standardisiert – wer individuell konfigurierbare Auswertungen benötigt, muss Daten nach Excel exportieren und dort weiterverarbeiten. In Nutzerbewertungen wurden vereinzelt Performance-Probleme bei sehr großen Datenmengen, insbesondere beim Import umfangreicher Altdatenbestände, berichtet. Für komplexe Großprojekte mit Bauzeitenplänen nach Gantt-Methode fehlen entsprechende Funktionen. Die Lösung ist primär auf standardisierte Handwerksleistungen und mobile Serviceeinsätze ausgerichtet.
Kleine bis mittlere Handwerksbetriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitern profitieren besonders von der durchdachten Balance zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Die vorkonfigurierten Templates und der deutschsprachige Support mit unter vier Stunden Reaktionszeit ermöglichen den Einstieg ohne eigene IT-Abteilung. Betriebe in dieser Größenordnung erreichen typischerweise nach drei bis sechs Monaten den Break-even durch reduzierte Verwaltungskosten und effizientere Auftragsdurchläufe. Die Software wächst mit: Zusätzliche Module lassen sich bei Bedarf jederzeit aktivieren.
Mobile Servicetechniker in Gebieten mit unzuverlässiger Netzabdeckung finden in der Offline-First-Architektur einen entscheidenden Vorteil. Während andere Lösungen in Kellern, Industrieanlagen oder ländlichen Regionen nicht nutzbar sind, arbeitet Mendato unterbrechungsfrei weiter. Für Betriebe, deren Techniker häufig an solchen Einsatzorten tätig sind, ist die lokale Datenhaltung ein produktivitätskritisches Merkmal. Die automatische Synchronisation erfolgt transparent im Hintergrund, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Betriebe mit vielen wiederkehrenden Standardleistungen können durch Templates und KI-Materialprognose erheblich Zeit sparen. Elektriker mit typischen Leitungsverlegungen, SHK-Betriebe mit regelmäßigen Wartungsarbeiten oder Maler mit ähnlich strukturierten Projekten reduzieren den Aufwand für Angebotserstellung und Materialplanung deutlich. Die Software eignet sich besonders für Geschäftsmodelle, bei denen sich Arbeitsabläufe häufig wiederholen und standardisieren lassen.
Firmen mit DATEV oder Lexware in der Buchhaltung eliminieren durch die zertifizierte Direktintegration eine zeitraubende Fehlerquelle. Die Datenübergabe erfolgt automatisch und rechtssicher, Doppeleingaben entfallen komplett. Dies vereinfacht nicht nur die interne Buchhaltung, sondern auch die Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern erheblich. Für Betriebe mit etablierten Buchhaltungsprozessen in einem dieser Systeme ist die nahtlose Integration ein wesentlicher Entscheidungsfaktor.
Weniger geeignet ist Mendato für Großunternehmen über 200 Mitarbeiter mit komplexen ERP-Landschaften wie SAP ECC, für Generalunternehmer mit Großprojekten nach HOAI und mehrstufiger Phasenplanung sowie für Betriebe mit hochindividuellen Spezialanforderungen außerhalb der Standard-Templates.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Je mehr dieser Kriterien zutreffen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mendato optimal zu den Anforderungen passt.
Mendato verfolgt konsequent den Ansatz eines vollständigen digitalen Workflows ohne Medienbrüche. Von der ersten Kundenanfrage über Angebotserstellung, Disposition und Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung werden alle Schritte in einem einzigen System abgebildet. Dies vermeidet das häufige Problem, dass Informationen zwischen verschiedenen Programmen oder zwischen digitalen und analogen Medien verloren gehen oder mehrfach eingegeben werden müssen. Der durchgängige Datenfluss bedeutet, dass beispielsweise ein einmal erfasster Kundenauftrag automatisch alle nachfolgenden Dokumente befüllt.
Der modulare Aufbau ermöglicht eine flexible Anpassung an unterschiedliche Betriebsgrößen und Anforderungen. Betriebe erwerben zunächst nur die Basisfunktionen und können jederzeit weitere Module hinzubuchen oder auch wieder deaktivieren. Dies betrifft sowohl branchenspezifische Erweiterungen als auch zusätzliche Funktionsbereiche wie erweiterte Lagerverwaltung oder spezielle Reporting-Tools. Die Preisgestaltung passt sich entsprechend an, was insbesondere für wachsende Betriebe relevant ist, die ihre Software-Landschaft schrittweise erweitern möchten.
Die Implementierungsdauer beträgt bei Standardanforderungen typischerweise zwei bis vier Wochen. Diese Zeitspanne kann sich jedoch auf sechs bis acht Wochen verlängern, wenn umfangreiche Altdaten migriert werden müssen oder die vorhandenen Stammdaten unstrukturiert sind. Der kritischste Faktor für eine reibungslose Einführung ist die Qualität der zu übernehmenden Daten – unsaubere Kundenstammdaten, inkonsistente Artikelnummern oder fehlende Informationen erfordern Bereinigung vor der Migration und verlängern das Projekt erheblich.
Das Unternehmen wurde 2018 in München gegründet und beschäftigt aktuell rund 50 Mitarbeiter. Die Fokussierung auf deutsches Handwerk zeigt sich sowohl in der Produktgestaltung als auch in der Kundenbetreuung. Im Jahr 2022 erhielt Mendato eine Series-A-Finanzierung über 2 Millionen Euro von einem auf Handwerk spezialisierten Investmentfonds, was die langfristige finanzielle Stabilität und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung der Software sicherstellt.
Besonders hervorzuheben sind die engen Partnerschaften mit Handwerkskammern und Innungen. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass die Software nicht nur technisch funktioniert, sondern tatsächlich die Anforderungen des Handwerksalltags abbildet. Die Produktentwicklung erfolgt in regelmäßigem Austausch mit Praktikern aus verschiedenen Gewerken, was sich in praxisnahen Funktionen und Workflows niederschlägt. Dieser branchenspezifische Ansatz unterscheidet Mendato von generischen Lösungen, die für verschiedenste Branchen entwickelt wurden.
Die Cloud-basierte Architektur auf Amazon Web Services mit Rechenzentren in der EU gewährleistet DSGVO-Konformität. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per TLS, Zugänge werden durch 2-Faktor-Authentifizierung geschützt. Die Datenhaltung auf europäischen Servern ist besonders für Betriebe relevant, die Wert auf Datenschutz legen oder mit sensiblen Kundendaten arbeiten. Regelmäßige Backups und redundante Systeme sorgen für hohe Verfügbarkeit.
Über eine REST-API und Zapier-Integration lässt sich Mendato mit anderen Systemen verbinden. Die REST-API ermöglicht technisch versierten Anwendern individuelle Integrationen, während Zapier auch ohne Programmierkenntnisse die Anbindung von über 6.000 verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Dies ist relevant für Betriebe, die bereits mit CRM-Systemen, anderen Buchhaltungslösungen oder Zeiterfassungstools arbeiten und diese nicht ersetzen, sondern ergänzen möchten.
Eine ISO 27001-Zertifizierung wird laut Hersteller bis Ende 2025 angestrebt, liegt aktuell jedoch noch nicht vor. Für Betriebe mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen oder Kunden aus sensiblen Bereichen kann dies ein relevantes Kriterium sein. Die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen entsprechen jedoch bereits jetzt gängigen Standards für Cloud-Software im B2B-Bereich.
Die Preisgestaltung folgt einem SaaS-Modell mit monatlichen Nutzungsgebühren pro Anwender. Das Basic-Paket kostet 20 Euro pro Nutzer und Monat und umfasst die Kernfunktionen für Auftragsabwicklung und mobile Zeiterfassung. Das Pro-Paket für 40 Euro pro Nutzer und Monat erweitert den Funktionsumfang um erweiterte Reporting-Funktionen, KI-Materialprognose und Priority-Support. Das Enterprise-Paket beginnt ab 60 Euro pro Nutzer monatlich und richtet sich an größere Betriebe mit individuellen Anforderungen an Integration und Support.
Zusätzlich zu den laufenden Kosten fallen einmalige Einrichtungsgebühren zwischen 500 und 2.000 Euro an, abhängig vom Umfang der Datenmigration und der erforderlichen Anpassungen. Der Migrationsaufwand wird mit etwa 50 Euro pro Stunde berechnet, wobei der tatsächliche Zeitaufwand stark von der Qualität und Menge der zu übernehmenden Altdaten abhängt. Betriebe sollten für die Bereinigung ihrer Stammdaten vor der Migration ausreichend Zeit einplanen.
Ein Total-Cost-of-Ownership-Beispiel für einen Betrieb mit zehn Pro-Nutzern über drei Jahre: Monatliche Kosten von 400 Euro (10 × 40 Euro) ergeben jährlich 4.800 Euro, über drei Jahre also 14.400 Euro. Mit Einrichtungskosten von etwa 1.500 Euro und geschätzten 1.500 Euro für Migration und Schulung ergibt sich eine Gesamtinvestition von circa 17.400 Euro. Laut Herstellerangaben und Anwendererfahrungen amortisiert sich diese Investition durch eingesparte Verwaltungskosten, reduzierte Fahrzeiten und schnellere Auftragsdurchläufe typischerweise nach drei bis sechs Monaten.
Der Umstellungsprozess beginnt üblicherweise mit einem Kick-off-Workshop, in dem die aktuellen Prozesse analysiert und die Konfiguration festgelegt werden. Anschließend folgt eine Pilotphase mit ausgewählten Schlüsselanwendern, die die Software im echten Arbeitsalltag testen und Feedback geben. Nach Optimierung der Einstellungen erfolgt der gestaffelte Roll-out auf alle Nutzer. Dieser schrittweise Ansatz reduziert Risiken und ermöglicht es, aus den Erfahrungen der Pilotnutzer zu lernen.
Die größte Stolperfalle bei Implementierungsprojekten sind unsaubere Stammdaten. Inkonsistente Kundeninformationen, fehlende Artikelstammdaten oder unvollständige Preislisten verlängern die Einführung erheblich und verursachen zusätzliche Kosten. Betriebe sollten mindestens vier Wochen vor dem geplanten Start mit der systematischen Bereinigung ihrer Datenbestände beginnen. Diese Investition zahlt sich nicht nur für die Migration aus, sondern verbessert auch die Datenqualität langfristig.
Change Management ist entscheidend für den Projekterfolg. Mitarbeiter benötigen nicht nur technische Schulungen, sondern müssen verstehen, welche konkreten Vorteile die neue Software für ihren Arbeitsalltag bringt. Techniker, die die Zeitersparnis durch mobile Auftragserfassung selbst erleben, und Büromitarbeiter, die keine Papierstapel mehr abtippen müssen, werden zu Befürwortern der Umstellung. Widerstand entsteht häufig dann, wenn nur die Technik erklärt, aber der individuelle Nutzen nicht deutlich wird. Praxisnahe Schulungen mit konkreten Beispielen aus dem eigenen Betrieb sind erfolgsentscheidend.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, die Offline-Funktionalität ist ein Kernarchitektur-Merkmal und nicht nur eine Notfalllösung. Die App speichert alle relevanten Daten lokal auf dem Gerät, sodass Techniker Aufträge erfassen, Formulare ausfüllen, Fotos aufnehmen und Unterschriften einholen können, auch wenn keine Internetverbindung besteht. Bei nächster Gelegenheit synchronisiert die App automatisch im Hintergrund alle Änderungen mit dem zentralen System. Dieser Ansatz unterscheidet sich fundamental von Apps, die lediglich Daten zwischenspeichern und bei längerer Offline-Zeit eingeschränkt nutzbar sind.
Bei Standardanforderungen und gepflegten Stammdaten beträgt die Implementierung typischerweise zwei bis vier Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Start. Diese Zeitspanne verlängert sich auf sechs bis acht Wochen, wenn umfangreiche Altdatenbestände migriert werden müssen oder Stammdaten zunächst bereinigt werden müssen. Der kritischste Faktor ist die Datenqualität vor der Migration – Betriebe, die ihre Kunden-, Artikel- und Preisstammdaten bereits strukturiert pflegen, erreichen deutlich schnellere Implementierungen als solche mit inkonsistenten oder unvollständigen Datenbeständen.
Für die mobile App werden iOS-Geräte ab Version 13 oder Android-Geräte ab Version 8 unterstützt. Die webbasierte Desktop-Anwendung läuft in allen gängigen modernen Browsern. Ältere Smartphones oder Tablets können Performance-Probleme zeigen, insbesondere bei der Offline-Synchronisation großer Datenmengen. Für optimale Nutzererfahrung empfiehlt sich Hardware, die nicht älter als drei bis vier Jahre ist. Spezielle Anforderungen an Bildschirmgröße oder Rechenleistung bestehen nicht, Standard-Business-Tablets sind vollkommen ausreichend.
Die Datenmigration aus Vorgängersystemen ist grundsätzlich möglich und wird als kostenpflichtiger Service angeboten. Der Aufwand hängt stark von der Quellsoftware und der Datenqualität ab. Stammdaten wie Kunden, Artikel und Preise können in der Regel strukturiert importiert werden. Bei historischen Auftragsdaten empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung, welche Informationen tatsächlich übernommen werden müssen. Vollständige historische Archive mit allen Details können die Performance beeinträchtigen – häufig ist es praktikabler, nur aktive Stammdaten und laufende Vorgänge zu migrieren und abgeschlossene Altdaten im alten System zur Archivierung zu belassen.
Der Support ist deutschsprachig und per E-Mail, Telefon sowie über ein Ticketsystem erreichbar. Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt bei unter vier Stunden während der Geschäftszeiten. Pro-Kunden erhalten Priority-Support mit schnelleren Reaktionszeiten. Zusätzlich steht eine Online-Wissensdatenbank mit Anleitungen, Videos und häufigen Fragen zur Verfügung. Für die Einführungsphase sind persönliche Ansprechpartner verfügbar, die den gesamten Implementierungsprozess begleiten. Enterprise-Kunden können dedizierte Account Manager vereinbaren.
Mendato bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an, in der alle Funktionen des gewählten Pakets vollumfänglich nutzbar sind. Während dieser Zeit können Betriebe die Software mit eigenen Daten und Prozessen testen. Eine Kreditkarte ist für die Registrierung erforderlich, die Abrechnung startet jedoch erst nach Ablauf der Testphase, sofern das Abonnement nicht zuvor gekündigt wird. Für umfassendere Evaluierungen können auf Anfrage auch längere Testphasen mit Begleitung durch einen Produktspezialisten vereinbart werden.
