Angebots- und Rechnungswesen:
Zahlungsmanagement:
Mobile Arbeit und Zeiterfassung:
Steuerberater-Kommunikation:
Organisation und Reporting:
Qualifizierte elektronische Signatur vollständig integriert: Die Software verfügt über eine eigene QES-Infrastruktur nach eIDAS-Verordnung, die es ermöglicht, Rechnungen und Angebote per E-Mail mit voller rechtlicher Beweiskraft zu versenden. Diese Integration erfolgt ohne separate Zertifikatsverwaltung oder Buchung externer Signatur-Dienste. In dieser Preisklasse betreiben nur sehr wenige Anbieter ein eigenes QES-Team, was invoiz eine besondere Stellung im Markt verschafft.
Native FinTS/HBCI-Bankanbindung ohne Zwischenschaltung: Die Verbindung zu nahezu allen deutschen Bankinstituten erfolgt direkt über das sichere FinTS/HBCI-Protokoll, ohne dass externe Aggregatoren wie finAPI zwischengeschaltet werden. Kontodaten und Transaktionsinformationen bleiben damit ausschließlich zwischen Bank und Anwender, was die Datensouveränität deutlich erhöht. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und offenen Rechnungen zugeordnet, ohne dass sensible Bankdaten über zusätzliche Drittanbieter laufen.
Echtzeit-DATEV-Cloud-Synchronisation: Steuerberatungskanzleien erhalten direkten Zugriff auf alle Belege in ihrer DATEV-Umgebung, ohne dass manuelle Dateiexporte, E-Mail-Versand oder Upload-Prozesse erforderlich sind. Diese nahtlose Integration reduziert Medienbrüche erheblich und beschleunigt die Zusammenarbeit zwischen Handwerksbetrieb und Kanzlei. Rückfragen zu fehlenden oder unvollständigen Belegen sinken dadurch spürbar, was beiden Seiten Zeit und Aufwand spart.
Klimaneutrales Hosting in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren: Alle Kundendaten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert, in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung und klimaneutralem Betrieb. Diese konsequente Ausrichtung erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach DSGVO und schafft Vertrauen bei sicherheitsbewussten Handwerksbetrieben. Die Kombination aus Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit ist in diesem Preissegment ungewöhnlich.
Einschränkungen: Die Software verzichtet bewusst auf umfassende ERP-Funktionalität wie Lagerverwaltung, detaillierte Ressourcen- oder Tourenplanung, VOB/HOAI-Kalkulation und integriertes CRM-System. Betriebe mit komplexen Anforderungen in diesen Bereichen benötigen spezialisierte Handwerker-ERP-Lösungen. Zudem ist die API-Funktionalität auf Kerndaten beschränkt und nicht so umfangreich wie bei großen Enterprise-Systemen.
Solo-Selbstständige und Ein-Mann-Betriebe: Maler, Elektriker, Fliesenleger oder ähnliche Einzelunternehmer ohne eigene Bürokraft profitieren von der extrem kurzen Einarbeitungszeit unter zwei Stunden und der intuitiven Bedienung ohne erforderliche IT-Kenntnisse. Die mobile Zeiterfassung direkt von der Baustelle und der Fokus auf das Wesentliche ohne Funktionsüberfrachtung ermöglichen effizientes Arbeiten auch für Anwender mit wenig Software-Erfahrung.
Kleine Handwerksbetriebe mit 3 bis 10 Mitarbeitern: Sanitär-/Heizungsbetriebe, Dachdeckereien oder Tischlereien mit Bürokraft finden in der Rechteverwaltung für mehrere Nutzer und dem automatisierten Mahnwesen spürbare Entlastung im Backoffice-Bereich. Die DATEV-Anbindung spart dem Steuerberater und damit dem Betrieb selbst erhebliche Zeit und Kosten. Die niedrigen Abo-Preise bieten zudem eine attraktive Kosteneffizienz für wachsende Betriebe mit begrenztem Budget.
Handwerker mit Außendienst und häufig wechselnden Einsatzorten: Elektroinstallateure, Klempner oder Servicetechniker, die täglich an verschiedenen Einsatzstellen arbeiten, nutzen die offlinefähige App für Zeiterfassung und Reisekosten sowie die Belegerfassung per Smartphone besonders intensiv. Die sofortige Synchronisation mit dem Büro eliminiert Papierzettel und gewährleistet gleichzeitig GoBD-konforme digitale Archivierung aller Dokumente.
Betriebe mit engem Steuerberater-Kontakt und regelmäßiger Belegübermittlung: Handwerksbetriebe, die monatlich oder quartalsweise Zahlen an ihre Kanzlei liefern müssen, profitieren vom direkten DATEV-Cloud-Sync als herausragendem Differenzierungsmerkmal. Die Eliminierung von Medienbrüchen, deutlich weniger Rückfragen und beschleunigte Abschlussprozesse machen die Software besonders wertvoll für Betriebe, die GoBD-Konformität und effiziente Prozesse ernst nehmen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Browserbasierte Cloud-Lösung mit mobilem Schwerpunkt: invoiz positioniert sich als schlanke Fakturierungs- und Buchhaltungsvorbereitungssoftware, die speziell für Klein- und Kleinstbetriebe im Handwerk mit 1 bis 10 Mitarbeitern entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf maximaler Automatisierung wiederkehrender Backoffice-Aufgaben bei gleichzeitig minimaler Einarbeitungszeit. Die Software deckt den gesamten Workflow von der Angebotserstellung über Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung bis zum automatisierten Mahnwesen ab, einschließlich mobiler Zeiterfassung und direkter Steuerberater-Schnittstelle.
Abgrenzung zu umfassenden ERP-Systemen: Die bewusste Beschränkung auf Kernfunktionen unterscheidet invoiz von vollwertigen Handwerker-ERP-Lösungen. Funktionen wie Lagerverwaltung, umfassende Ressourcen- oder Tourenplanung, detaillierte VOB/HOAI-Kalkulation oder ein integriertes CRM-System sind nicht vorhanden. Diese Fokussierung ermöglicht eine deutlich einfachere Bedienung und schnellere Implementierung, begrenzt jedoch die Eignung für Betriebe mit komplexeren organisatorischen Anforderungen. Die Zielgruppe besteht aus Betrieben, die primär effiziente Rechnungsprozesse und rechtssichere Dokumentation benötigen.
Moderne Microservices-Architektur als technische Basis: Die Software erhält durch ihre modulare technische Struktur monatliche Updates und kann flexibel auf Kundenfeedback reagieren. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung garantiert Stabilität und die schrittweise Integration neuer Funktionen ohne große Versionssprünge. Die Entwicklungsgeschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit unterscheiden die Lösung von traditioneller Desktop-Software mit längeren Release-Zyklen und aufwändigeren Update-Prozessen.
Die invoiz GmbH wurde 2016 gegründet und beschäftigt derzeit etwa 30 Mitarbeiter. Das Unternehmen hat sich als stabiler Nischenplayer im Segment Fakturierung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Handwerksbetriebe etabliert und zeigt kontinuierliches Wachstum. Die Unternehmensphilosophie lässt sich mit drei Schlagworten zusammenfassen: Einfach. Mobil. GoBD-konform. Diese Ausrichtung wird konsequent durch agile Entwicklungsprozesse, regelmäßige Kundenfeedback-Schleifen und einen ausgeprägten Fokus auf Datenschutz umgesetzt.
Eigenes QES-Team und klimaneutrales Hosting in deutschen Rechenzentren unterstreichen die Ernsthaftigkeit des Anbieters bei Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit. Diese Investitionen sind für ein Unternehmen dieser Größenordnung und Preisklasse ungewöhnlich und signalisieren langfristige Ausrichtung statt reiner Kostenoptimierung. Der Verzicht auf externe Dienstleister bei kritischen Sicherheitsfunktionen erhöht zudem die Unabhängigkeit und Kontrolle über zentrale Produktkomponenten.
Ausschließlich Cloud-SaaS-Modell ohne On-Premise-Option: invoiz benötigt lediglich einen aktuellen Webbrowser und läuft auf allen gängigen Betriebssystemen. Die mobile App ist für iOS ab Version 13 und Android ab Version 8 verfügbar. Ein besonderes Merkmal ist die Offline-Fähigkeit der mobilen Anwendung für Zeiterfassung und Reisekostenerfassung – erfasste Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Eine Desktop-Offline-Version für das Büro existiert nicht, was eine stabile Internetverbindung am Hauptarbeitsplatz voraussetzt.
Zentrale Integrationen umfassen DATEV mit Cloud-Sync-Funktionalität, ELSTER für Umsatzsteuervoranmeldungen, FinTS/HBCI für Bankenanbindung sowie Zapier, Shopware und WordPress für erweiterte Automatisierungs- und E-Commerce-Szenarien. Die verfügbare API im Premium-Tarif deckt Kerndaten wie Kunden, Artikel und Belege ab, ist jedoch in Umfang und Dokumentation nicht mit den APIs großer ERP-Systeme vergleichbar. Für Standardintegrationen ist die Funktionalität ausreichend, komplexe Individualentwicklungen stoßen möglicherweise an Grenzen.
Sicherheit und Compliance werden durch ISO-27001-zertifiziertes Hosting ausschließlich in Deutschland, vollständige DSGVO-Konformität und GoBD-konforme Archivierung mit unveränderlicher Protokollierung aller Geschäftsvorfälle gewährleistet. Die integrierte qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung bietet volle rechtliche Beweiskraft für elektronisch versendete Dokumente. Diese Sicherheitsarchitektur erfüllt die Anforderungen auch sicherheitsbewusster Handwerksbetriebe und deren Steuerberater.
Basic-Paket: 10 € pro Monat für einen Nutzer mit Grundfunktionen für Angebote, Rechnungen und Dokumentenverwaltung – geeignet für Solo-Selbstständige ohne Bankabgleich-Anforderungen
Pro-Paket: 19 € pro Monat für bis zu drei Nutzer, erweitert um FinTS-Bankanbindung, DATEV-Export und erweiterte Zahlungsverwaltung – empfohlen für kleine Betriebe mit Bürokraft und regelmäßigem Steuerberater-Kontakt
Premium-Paket: 29 € pro Monat für bis zu 10 Nutzer, inklusive qualifizierter elektronischer Signatur, API-Zugang, DATEV-Cloud-Sync und Telefon-Support – die umfassendste Lösung für wachsende Handwerksbetriebe mit mehreren Mitarbeitern
Zusatzkosten und Skalierung: Jeder weitere Nutzer über die Paketgrenzen hinaus kostet 5 € pro Monat. Alle Tarife sind monatlich kündbar ohne langfristige Vertragsbindung. Ein wichtiger Kostenfaktor ist die Beleggebühr von 0,10 € pro Beleg, die bei Betrieben mit sehr hohem Belegaufkommen (über 200 Belege monatlich) spürbar zu Buche schlagen kann. Der optionale Onboarding-Service für persönliche Begleitung kostet einmalig 99 €.
Total Cost of Ownership Beispielrechnung: Ein Betrieb im Pro-Tarif mit drei Nutzern über drei Jahre bei 500 Belegen jährlich investiert etwa 933 € (Abo-Kosten 684 € plus Onboarding 99 € plus Transaktionskosten 150 €). Der Break-Even tritt bereits nach etwa sechs Monaten ein, wenn durch die Automatisierung im Backoffice nur eine Stunde pro Woche eingespart wird. Diese Kalkulation macht invoiz zu einer der kosteneffizientesten Lösungen im Handwerker-Software-Segment, sofern die funktionalen Grenzen für den Betrieb akzeptabel sind.
Niedrigschwelliger Einstieg für Neuanwender: Solo-Selbstständige und kleinere Betriebe können die Software im Self-Service-Modus innerhalb von ein bis zwei Stunden produktiv nutzen. Der Anbieter stellt Online-Tutorials, Webinare und schriftliche Anleitungen bereit, die die wichtigsten Arbeitsschritte erklären. Der optionale Onboarding-Service für 99 € bietet persönliche Begleitung per Telefon oder Videocall und beschleunigt den Prozess insbesondere für Anwender mit geringer IT-Affinität erheblich. Klassische aufwändige Implementierungsprojekte sind nicht erforderlich.
Datenmigration als Hauptherausforderung: Die Übernahme von Stammdaten aus Vorgängersystemen erfolgt über CSV-Import für Kunden, Artikel und offene Rechnungen. Die Datenqualität im Altsystem bestimmt maßgeblich den Aufwand – bei gut strukturierten Daten ist die Migration in wenigen Stunden abgeschlossen, bei heterogenen oder unvollständigen Daten kann manuelle Nachbearbeitung ein bis drei Tage in Anspruch nehmen. Historische Belege lassen sich nicht retroaktiv importieren, weshalb eine Parallelführung während der Umstellungsphase sinnvoll sein kann.
Kritische Erfolgsfaktoren für nachhaltige Nutzung: Die Akzeptanz der Mitarbeiter erfordert gezielte Schulung durch die verfügbaren Online-Ressourcen oder den Onboarding-Service. Die konsequente Nutzung der Automatisierungsfunktionen – insbesondere des Mahnwesens und Bankabgleichs – entscheidet über den tatsächlichen Effizienzgewinn. Regelmäßige Datenpflege im System, etwa die Aktualisierung von Artikelstammdaten und Kundeninformationen, verhindert Medienbrüche und erhält die Datenqualität langfristig. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater vor der Migration klärt technische Details der DATEV-Integration frühzeitig.
Erhebliche Zeitersparnis im Backoffice: Automatisierung von Mahnläufen, Bankabgleich und Dokumentenerstellung reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 50 Prozent. Kürzere Zahlungszyklen von durchschnittlich sieben Tagen durch effizientes Mahnwesen verbessern die Liquidität spürbar.
Herausragende Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche mit sehr kurzer Einarbeitungszeit unter zwei Stunden macht die Software auch für IT-ferne Anwender zugänglich. Die mobile App mit Offline-Fähigkeit ermöglicht produktives Arbeiten direkt von der Baustelle ohne Medienbrüche.
Höchste Rechtssicherheit und Compliance: GoBD-konforme Archivierung, integrierte qualifizierte elektronische Signatur und DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren erfüllen alle regulatorischen Anforderungen für Handwerksbetriebe. Die automatische Einhaltung rechtlicher Pflichtangaben minimiert Fehlerquellen.
Nahtlose DATEV-Integration: Direkter Cloud-Sync eliminiert manuelle Export-Import-Prozesse und beschleunigt die Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzleien erheblich. Reduzierte Rückfragen und schnellere Monats- oder Quartalsabschlüsse sparen beiden Seiten wertvolle Zeit.
Kosteneffizienz für Kleinbetriebe: Transparente Abo-Modelle ab 10 € monatlich mit monatlicher Kündigungsfrist bieten hohe Flexibilität ohne langfristige Kapitalbindung. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist besonders für Solo-Selbstständige und kleine Teams attraktiv.
Funktionale Grenzen bei komplexen Anforderungen: Fehlende Lagerverwaltung, kein integriertes CRM, keine umfassende Projektplanung mit Gantt-Charts und keine VOB/HOAI-Kalkulation schränken die Eignung für Betriebe mit erweiterten Anforderungen ein. Ab etwa 20 Nutzern und komplexeren Organisationsstrukturen sind spezialisierte Handwerker-ERP-Systeme besser geeignet.
Eingeschränkte Skalierbarkeit: Die Software erreicht bei wachsenden Betrieben mit zunehmend differenzierten Prozessanforderungen ihre Grenzen. Migration zu einem umfassenderen System kann mittelfristig erforderlich werden, was erneuten Umstellungsaufwand bedeutet.
Cloud-Abhängigkeit ohne Desktop-Alternative: Fehlende Offline-Desktop-Version erfordert stabile Internetverbindung im Büro. Bei längerem Internetausfall ist keine produktive Arbeit möglich – ein relevantes Risiko in ländlichen Regionen mit unzuverlässiger Infrastruktur.
Beleggebühr bei hohem Aufkommen: Die Kosten von 0,10 € pro Beleg können bei Betrieben mit mehr als 200 Belegen monatlich spürbar zu Buche schlagen und die Gesamtkosten deutlich erhöhen. Eine genaue Kalkulation des eigenen Belegaufkommens ist vor Vertragsabschluss empfehlenswert.
Die Antwort hängt vom aktuellen System ab. Betriebe, die bisher Excel-Tabellen, Word-Vorlagen und Papierablage nutzen, finden in invoiz einen vollständigen Ersatz für Angebotserstellung, Rechnungslegung, Zeiterfassung und Buchhaltungsvorbereitung. Wer jedoch eine umfassende ERP-Lösung mit Lager, CRM und detaillierter Projektplanung einsetzt, wird feststellen, dass invoiz schlanker und funktional fokussierter ist. Für diese Betriebe kann invoiz bestehende Systeme ergänzen oder eine Vereinfachung darstellen, wenn die erweiterten Funktionen nicht zwingend benötigt werden.
Solo-Selbstständige erreichen nach ein bis zwei Stunden Einarbeitungszeit produktive Arbeitsfähigkeit. Bei Betrieben mit mehreren Mitarbeitern und Datenmigration aus Altsystemen sollte mit ein bis drei Tagen Gesamtaufwand für CSV-Import, Nachbearbeitung und Schulung gerechnet werden. Der optionale Onboarding-Service für 99 € beschleunigt den Prozess durch persönliche Begleitung erheblich und kann insbesondere bei geringer IT-Affinität oder komplexeren Ausgangslagen sinnvoll sein.
Die mobile App für iOS und Android verfügt über vollständige Offline-Fähigkeit für Zeiterfassung und Reisekostenerfassung. Mitarbeiter können auch in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Regionen ohne Mobilfunkempfang ihre Arbeitszeiten und Fahrtkosten dokumentieren. Sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist, synchronisiert die App automatisch alle erfassten Daten mit der Zentrale, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Der direkte DATEV-Cloud-Sync ermöglicht Steuerberatungskanzleien den Echtzeit-Zugriff auf alle Belege in ihrer gewohnten DATEV-Umgebung. Manuelle Prozesse wie das Exportieren von Dateien, Versenden per E-Mail oder Hochladen in Portale entfallen vollständig. Dies reduziert Rückfragen zu fehlenden oder unvollständigen Belegen um durchschnittlich 70 Prozent und beschleunigt Monats- oder Quartalsabschlüsse um mehrere Tage. Die GoBD-konforme Archivierung erfüllt gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen an die digitale Buchführung.
Die Preisstruktur ist transparent gestaltet. Neben den monatlichen Abo-Kosten (10 €, 19 € oder 29 € je nach Paket) fällt eine Beleggebühr von 0,10 € pro erzeugtem Beleg an. Bei durchschnittlich 40 Belegen monatlich entspricht dies zusätzlichen 4 € pro Monat. Zusatznutzer über die Paketgrenzen hinaus kosten 5 € monatlich. Der optionale Onboarding-Service ist mit 99 € einmalig kalkulierbar. Alle Tarife sind monatlich kündbar ohne Mindestvertragslaufzeit, sodass keine langfristige finanzielle Bindung besteht.
Die Software eignet sich gut für Betriebe mit 1 bis 10 Mitarbeitern. Bei kontinuierlichem Wachstum über diese Größe hinaus oder zunehmend komplexen Anforderungen wie umfassender Lagerverwaltung, detaillierter Projektplanung oder CRM-Funktionalität können die funktionalen Grenzen erreicht werden. In diesem Fall wird mittelfristig eine Migration zu spezialisierten Handwerker-ERP-Systemen erforderlich. Für Betriebe, die in diesem Größenbereich bleiben und primär effiziente Fakturierungs- und Buchhaltungsprozesse benötigen, bietet invoiz eine langfristig tragfähige Lösung mit kontinuierlicher Weiterentwicklung.
