Angebots- & Rechnungswesen: Professionelle Angebotserstellung mit vorgefertigten Vorlagen und individuell anpassbaren Textbausteinen. Die Software generiert Rechnungen automatisch aus bestätigten Aufträgen und ermöglicht VOB/HOAI-konforme Kalkulationen. Eine integrierte Nachkalkulation bietet Soll-Ist-Vergleiche zur Projektkontrolle und Wirtschaftlichkeitsanalyse.
Mobile Auftragsabwicklung: Vollwertige Außendienst-App mit funktionierender Offline-Verfügbarkeit für unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Netzverbindung. Digitale Zeiterfassung mit GPS-Stempel eliminiert handschriftliche Stundenzettel. Fotos und Belege lassen sich direkt von der Baustelle hochladen, digitale Unterschriften ermöglichen die Auftragsabnahme vor Ort.
Einsatz- & Ressourcenplanung: Drag-&-Drop-Kalender für die Disposition von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Maschinen. Das System sendet automatische Erinnerungen bei nahenden Terminen und visualisiert den Auftragsfortschritt durch intuitive Statusampeln. Eine Basis-Tourenoptimierung unterstützt die effiziente Fahrtplanung.
Material & Lager: Bestandsführung mit automatischen Bestellvorschlägen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen. Die Direktanbindung an Großhändler erfolgt über OCI-Schnittstellen. Materialbedarfsplanung pro Auftrag sowie Lagerbewertung und Inventurverwaltung runden die Lagerverwaltung ab.
Dokumentenverwaltung & CRM: Zentrale digitale Ablage für Baupläne, Prüfprotokolle und Zertifikate mit Volltextsuche und automatischer Versionierung. Die Kundenhistorie dokumentiert alle Kontakte und Aufträge übersichtlich. E-Mail-Tracking und Wiedervorlagen-Funktionen unterstützen die systematische Kundenpflege.
Schnittstellen & Controlling: DATEV- und Lexware-Anbindung für den nahtlosen Datenaustausch mit der Buchhaltung. Ein Echtzeit-Dashboard zeigt zentrale Kennzahlen pro Auftrag auf einen Blick. Detaillierte Auswertungen zu Kosten und Umsätzen ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen. Eine REST-API erlaubt individuelle Erweiterungen und Anpassungen.
Modularer Baukasten mit transparenter Abrechnung unterscheidet PASST.prime von vielen Wettbewerbern mit starren Paketlösungen. Betriebe zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Module und können mit einzelnen Funktionsbereichen starten. Diese schrittweise Erweiterbarkeit eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Digitalisierung sukzessive vorantreiben möchten, ohne von Beginn an in umfangreiche Komplettlösungen investieren zu müssen.
Robuste Offline-Funktionalität hebt die mobile Anwendung von vielen Cloud-Lösungen ab. Die App arbeitet auch bei fehlender Netzverbindung zuverlässig weiter und synchronisiert Daten automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Datenverlust oder unterbrochene Arbeitsabläufe auf Baustellen mit schwachem Mobilfunknetz gehören damit der Vergangenheit an – ein praktischer Vorteil im rauen Baustellenalltag.
Moderne Microservices-Architektur bildet die technische Grundlage des Systems. Die auf Kubernetes und Docker basierende Infrastruktur gewährleistet hohe Geschwindigkeit, Sicherheit und kontinuierliche Weiterentwicklung. Das System skaliert problemlos mit wachsenden Anforderungen und profitiert von zukunftssicherer Technologie, während viele etablierte Wettbewerber noch auf veralteten Systemarchitekturen aufbauen.
ISO 27001-zertifiziertes deutsches Hosting stellt nicht nur DSGVO-Konformität sicher, sondern bietet geprüfte Informationssicherheit. Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main, unterliegen deutschem Datenschutzrecht und werden nach höchsten Sicherheitsstandards verwaltet. Diese Zertifizierung geht deutlich über die Basisanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung hinaus.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich erweiterte Funktionen. Umfassende Controlling- und Business-Intelligence-Werkzeuge stehen nur in höherpreisigen Paketen zur Verfügung. Für sehr spezialisierte Gewerke wie Schornsteinfeger oder Steinmetze können branchenspezifische Detailfunktionen fehlen. Künstliche Intelligenz und vollautomatisierte Prozesse befinden sich noch im Entwicklungsstadium, während einige Wettbewerber hier bereits fortgeschrittenere Lösungen anbieten.
Kleinbetriebe mit 1-10 Mitarbeitern und Wachstumsplänen finden in PASST.prime einen geeigneten Digitalisierungspartner. Die Möglichkeit, mit einzelnen Modulen wie Angebots- und Rechnungswesen zu starten und später zu erweitern, vermeidet hohe Anfangsinvestitionen. Die intuitive Bedienoberfläche ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne umfangreiche Schulungsprogramme, was besonders für Betriebe mit begrenzten Ressourcen für IT-Projekte relevant ist.
Mittelständische Handwerksbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern und aktivem Außendienst profitieren von der Kombination aus robuster mobiler Anwendung und umfassendem Bürosystem. Betriebe, deren Monteure überwiegend auf wechselnden Baustellen arbeiten und die zentral den Überblick über Projekte, Arbeitszeiten und Materialbedarf behalten müssen, finden hier eine durchgängige Lösung vom Auftrag bis zur Abrechnung.
Ausbaugewerke mit standardisierten Projektstrukturen wie Elektro-, Heizung-Sanitär-, Maler- und Trockenbaubetriebe bilden die Kernzielgruppe. Die Software ist auf wiederkehrende Auftragsstrukturen dieser Branchen optimiert und bietet passende Vorlagen, Kalkulationshilfen sowie relevante Branchenschnittstellen. Betriebe mit hochindividuellen oder sehr komplexen Kalkulationsanforderungen sollten den Funktionsumfang vorab genau prüfen.
Unternehmer mit Fokus auf durchgängig digitale Prozesse finden in der Cloud-First-Philosophie einen echten Partner für die Transformation. Die Echtzeitdaten ermöglichen moderne, weitgehend papierlose Arbeitsabläufe von der Kundenanfrage bis zur Rechnung. Voraussetzung für den Erfolg ist allerdings die Bereitschaft, Mitarbeiter aktiv beim Umstieg zu begleiten und etablierte Prozesse zu hinterfragen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Mobilität und Konnektivität: Arbeiten Monteure häufig auf Baustellen ohne stabiles Internet? Die Offline-Funktion ist dann ein wesentlicher Vorteil. Der konkrete Funktionsumfang im Offline-Modus sollte vorab mit den eigenen Prozessanforderungen abgeglichen werden.
Modulstrategie und Budget: Eine realistische Einschätzung der tatsächlich im ersten Jahr benötigten Module vermeidet Kostenüberraschungen. Die flexible Lizenzierung ist nur dann vorteilhaft, wenn klare Prioritäten gesetzt werden und nicht zu viele Module „auf Vorrat" gebucht werden.
Systemintegration: Die Qualität der Schnittstellen zu bereits genutzten Systemen wie DATEV, spezifischen Großhändlern oder Branchenlösungen sollte konkret geprüft werden. Nicht alle angekündigten Integrationen bieten den gleichen Reifegrad und Funktionsumfang.
Change-Management-Kapazität: Auch intuitive Software erfordert Umstellung und Einarbeitung. Der Erfolg hängt wesentlich davon ab, ob die Geschäftsleitung den Wandel aktiv vorantreibt und ausreichend Zeit für die Begleitung der Mitarbeiter einplant.
Cloud-basierte Architektur bildet das Fundament von PASST.prime. Die browserbasierte Lösung funktioniert mit aktuellen Versionen von Chrome und Edge, ergänzt durch native mobile Apps für iOS und Android. Die moderne Microservices-Architektur sorgt für hohe Verfügbarkeit und ermöglicht Updates ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Anwender benötigen keine eigene IT-Infrastruktur und arbeiten stets mit der aktuellen Softwareversion.
Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt, mit zwei größeren Funktions-Releases pro Jahr und wöchentlichen kleineren Verbesserungen. Automatische Updates gewährleisten, dass alle Anwender von Neuerungen profitieren, ohne selbst Aktualisierungen durchführen zu müssen. Die REST-API ermöglicht die Anbindung individueller Tools oder spezialisierter Branchenlösungen für Betriebe mit besonderen Anforderungen.
Iconbasierte Bedienung wurde speziell für Monteure entwickelt und minimiert die Einarbeitungszeit. Die Benutzeroberfläche verzichtet auf überladene Menüstrukturen und führt mit visuellen Elementen durch die wichtigsten Funktionen. Dieser Ansatz erleichtert besonders Mitarbeitern den Einstieg, die bisher wenig mit digitalen Werkzeugen gearbeitet haben.
Die PASST.prime AG beschäftigt rund 60 Mitarbeiter und hat sich auf Softwarelösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert. Schwerpunkt liegt auf dem DACH-Raum mit über 200 aktiven Kunden und wachsender Marktpräsenz. Das Leitprinzip „Digitalisierung, die passt" prägt die Entwicklungsphilosophie: Statt maximaler Funktionsvielfalt steht die Praxistauglichkeit für typische Handwerksunternehmen im Vordergrund.
Die Entwicklung erfolgt agil mit direktem Kundenfeedback durch ein Inhouse-Entwicklungsteam, was kurze Reaktionszeiten auf Anforderungen ermöglicht. Bestandskunden erhalten regelmäßig Einblick in die Produktroadmap und können Entwicklungsprioritäten mitbeeinflussen. Der deutschsprachige Support ist werktags rund um die Uhr erreichbar und arbeitet mehrstufig: von der Wissensdatenbank über ein Ticket-System bis zu Spezialisten für komplexe Anfragen. Größere Kunden erhalten dedizierte Key-Account-Manager als persönliche Ansprechpartner.
Schnittstellen verbinden PASST.prime mit wichtigen Systemen im Handwerksumfeld. Die DATEV- und Lexware-Anbindung überträgt Rechnungen und Zahlungsinformationen im jeweils passenden Format an die Buchhaltungssysteme. OCI-Schnittstellen zu Großhändlern wie der GC-Gruppe oder Sonepar funktionieren bidirektional – Bestellungen lassen sich direkt auslösen und Lieferscheine werden automatisch zurückgemeldet. Die REST-API mit zugehörigem Entwicklerportal ermöglicht individuell programmierte Integrationen für spezielle Anforderungen.
ISO 27001-Zertifizierung bestätigt ein geprüftes Informationssicherheits-Managementsystem, das über Standard-DSGVO-Konformität hinausgeht. Das System erfüllt die GoBD-Anforderungen für revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Regelmäßige externe Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsspezialisten überprüfen die Widerstandsfähigkeit gegen Cyberangriffe.
Die technische Infrastruktur basiert auf AWS-Rechenzentren in Frankfurt am Main mit PostgreSQL-Datenbanken und Replikation für hohe Verfügbarkeit. Container-Technologie auf Basis von Docker und Kubernetes ermöglicht flexible Skalierung bei wachsenden Anforderungen. Diese moderne Architektur gewährleistet schnelle Ladezeiten und stabile Performance auch bei gleichzeitiger Nutzung durch viele Anwender.
PASST.prime arbeitet mit einem monatlichen Abonnementmodell, bei dem Gebühren pro Nutzer und gewähltem Modul anfallen. Die Preisstruktur staffelt sich nach Anzahl der Nutzer – größere Betriebe erhalten Mengenrabatte. Eine einmalige Einrichtungsgebühr deckt die initiale Systemkonfiguration und ein Basis-Schulungspaket ab. Flexible Vertragslaufzeiten ermöglichen Anpassungen an saisonale Schwankungen im Auftragsvolumen.
Konkrete Preisangaben werden individuell nach Betriebsgröße und gewählten Modulen kalkuliert. Interessenten sollten ein detailliertes Angebot einholen, das alle benötigten Funktionsbereiche berücksichtigt. Versteckte Kosten entstehen oft bei der Datenmigration aus Altsystemen – die Bereinigung und Aufbereitung vorhandener Daten erfordert meist mehr Zeit als zunächst angenommen. Die Versuchung, viele Module „auf Vorrat" zu buchen, sollte vermieden werden – eine schrittweise Erweiterung nach tatsächlichem Bedarf ist wirtschaftlicher.
Zusätzliche Investitionen fallen für robuste Tablets oder Smartphones für den Außendienst an. Interne Prozessanpassungen und Mitarbeiterschulungen binden Arbeitszeit, die in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden sollte. Erfahrungswerte zeigen eine typische Amortisation nach 1-2 Jahren bei konsequenter Nutzung, hauptsächlich durch reduzierte Nachberechnung, bessere Auslastung und optimierte Lagerhaltung. Messbare Kennzahlen wie verkürzte Angebotserstellungszeiten, reduzierte Fehlerquoten und verbesserte Projektkennzahlen helfen bei der Erfolgskontrolle über einen Betrachtungszeitraum von 3-5 Jahren.
Der Zeitrahmen für die Einführung variiert erheblich nach Betriebsgröße und Komplexität. Kleinbetriebe mit 1-5 Mitarbeitern und überschaubaren Prozessen benötigen typischerweise 1-2 Wochen bei hoher Eigenleistung, mit professioneller Unterstützung 2-4 Wochen. Mittelständische Unternehmen mit 10-50 Mitarbeitern sollten für eine vollständige Implementierung 2-4 Monate einplanen. Der modulare Ansatz ermöglicht eine schrittweise Einführung, bei der zunächst Kernfunktionen produktiv gehen und Erweiterungen sukzessive folgen.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen beim klaren Commitment der Geschäftsführung. Mitarbeiter müssen erkennen, dass die Digitalisierung ernst gemeint ist und nicht als weiteres „IT-Projekt" versandet. Ein dedizierter interner Projektleiter als zentraler Ansprechpartner und Kümmerer beschleunigt die Einführung erheblich. Ausreichende Schulungskapazitäten sind besonders für ältere Außendienst-Mitarbeiter wichtig, die möglicherweise wenig Erfahrung mit digitalen Werkzeugen haben. Eine schrittweise Einführung mit Pilotphasen verhindert Überforderung und ermöglicht Lernen aus ersten Erfahrungen.
Typische Herausforderungen sollten nicht unterschätzt werden. Altdaten aus Excel-Listen oder Vorgängersystemen sind häufig unvollständig, inkonsistent oder fehlerhaft – die Bereinigung kostet Zeit und Ressourcen. Widerstand gegen neue Arbeitsweisen tritt besonders bei langjährig etablierten Prozessen auf. Der tatsächliche Zeitaufwand wird regelmäßig unterschätzt, weil neben der technischen Installation auch organisatorische Anpassungen, Prozessdefinitionen und Mitarbeiterbegleitung erforderlich sind.
Vorteile:
Echte Offline-Fähigkeit: Die mobile App funktioniert zuverlässig ohne Netzverbindung und synchronisiert automatisch – praktischer Vorteil für Baustellen mit schwachem Mobilfunknetz
Modulare Skalierbarkeit: Faire Lizenzierung ermöglicht den Start mit einzelnen Funktionsbereichen und schrittweise Erweiterung entsprechend dem Betriebswachstum
Moderne Systemarchitektur: Zukunftssichere Technologiebasis gewährleistet hohe Performance, kontinuierliche Weiterentwicklung und automatische Updates ohne Nutzeraufwand
Deutsches Hosting mit ISO-Zertifizierung: Daten verbleiben in Frankfurt, unterliegen deutschem Datenschutzrecht und werden nach geprüften Sicherheitsstandards verwaltet
Durchgängige Integration: Schnittstellen zu DATEV, Lexware und Großhändlern schaffen geschlossene digitale Prozessketten vom Angebot bis zur Buchhaltung
Intuitives Interface: Iconbasierte Bedienung mit flacher Menüstruktur minimiert Einarbeitungszeit besonders für technisch weniger versierte Mitarbeiter
Herausforderungen:
Begrenzte Preistransparenz: Konkrete Kostenangaben erfordern individuelle Angebote, was die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern erschwert
Eingeschränkte Spezialisierung: Sehr spezialisierte Sub-Branchen oder hochkomplexe Kalkulationsanforderungen können an Funktionsgrenzen stoßen
Premium-Features nur in höheren Paketen: Erweiterte Controlling- und Business-Intelligence-Funktionen stehen nur in kostenintensiveren Lizenzstufen zur Verfügung
Entwicklungsstand KI-Funktionen: Künstliche Intelligenz und vollautomatische Prozesse befinden sich noch im Aufbau, während einige Wettbewerber hier fortgeschrittener sind
Migrationskomplexität: Datenübernahme und Prozessumstellung erfordern oft mehr Zeit und Ressourcen als initial kalkuliert
Change-Management-Aufwand: Erfolgreiche Einführung setzt aktives Veränderungsmanagement und konsequente Mitarbeiterbegleitung voraus
Kleinbetriebe mit Standardprozessen und gepflegten Ausgangsdaten erreichen typischerweise nach 2-4 Wochen produktive Nutzung der Kernfunktionen. Bei komplexeren Anforderungen, umfangreicher Datenmigration oder der Integration mehrerer Module verlängert sich dieser Zeitraum auf 2-4 Monate. Entscheidend für die Geschwindigkeit ist die Qualität der Vorbereitung: bereinigte Altdaten, definierte Prozesse und verfügbare Kapazitäten für Schulung und Begleitung beschleunigen die Einführung erheblich.
Die PASST.prime AG zeigt aktuell Wachstum und Profitabilität, dennoch bleibt die Frage bei Cloud-Lösungen relevant. Anwender sollten im Vertrag explizit Datenexport-Möglichkeiten und -Formate klären. Die vorhandene REST-API ermöglicht prinzipiell vollständigen Zugriff auf gespeicherte Daten. Eine zusätzliche Absicherung bietet die Vereinbarung eines Daten-Treuhandvertrags, bei dem ein unabhängiger Dritter im Krisenfall Zugang zu den Informationen sicherstellt.
Die Offline-Funktion ist für den Baustellenalltag konzipiert und ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Netzverbindung. Zentrale Aufgaben wie Zeiterfassung, Foto-Upload und Notizen funktionieren vollständig offline. Einschränkungen bestehen bei Funktionen, die Zugriff auf zentrale Datenbanken erfordern, etwa Echtzeit-Verfügbarkeitsabfragen im Lager. Die automatische Synchronisation erfolgt, sobald wieder Netzverbindung besteht – dabei werden Konflikte intelligent aufgelöst.
Gegenüber Plancraft bietet PASST.prime einen umfassenderen ERP-Ansatz mit tieferer Integration von Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung und Ressourcenplanung. Plancraft konzentriert sich stärker auf Angebotserstellung und Projektmanagement mit modernerer Benutzeroberfläche. Im Vergleich zu TopKontor punktet PASST.prime mit Cloud-Technologie und mobiler Flexibilität, während TopKontor jahrzehntelange Branchenlogik und tiefere Kalkulationsfunktionen bietet. Versus Craftboxx steht eine Gesamtlösung gegen ein spezialisiertes Werkzeug für mobile Zeiterfassung und Baustellendokumentation.
Für die tägliche Nutzung ist keine IT-Fachkraft erforderlich. Ein technikaffiner Mitarbeiter als Projekt-Administrator für Benutzerverwaltung und Grundkonfiguration reicht aus. Die Cloud-Architektur eliminiert Aufgaben wie Server-Wartung, Backup-Management oder Software-Updates. Für sehr spezielle API-Integrationen oder komplexe Anpassungen kann externe Unterstützung durch IT-Dienstleister sinnvoll sein, das Tagesgeschäft funktioniert jedoch ohne spezialisiertes Fachwissen.
PASST.prime folgt einem kontinuierlichen Entwicklungsmodell mit zwei größeren Funktions-Releases pro Jahr, die neue Module oder wesentliche Verbesserungen bringen. Dazwischen erfolgen wöchentliche kleinere Updates für Fehlerbehebungen und Detailoptimierungen. Das Cloud-System ermöglicht automatische Updates ohne Nutzeraktion – veraltete Versionen oder manuelle Installationen entfallen. Bestandskunden erhalten Einblick in die Entwicklungs-Roadmap und können über Anwenderforen Prioritäten beeinflussen. Die agile Entwicklung ermöglicht verhältnismäßig schnelle Reaktionen auf Kundenanforderungen.
