Angebotserstellung & Kalkulation: Kalkulation mit Massen- und Einheitspreisen nach VOB-Standard – gewerkespezifische Preisermittlung für präzise Angebote. Digitale Angebotsvorlagen mit branchenfertigen Leistungsverzeichnissen für Elektro, SHK, Maler und Tischler ermöglichen schnellen Einsatz ohne aufwendige Vorbereitung.
Rechnungswesen & Zahlungsüberwachung: Automatisches Mahnwesen mit gestaffelten Zahlungserinnerungen verbessert die Liquidität ohne manuellen Aufwand. Nachkalkulation in Echtzeit zeigt jederzeit, ob ein Auftrag noch rentabel ist.
Mobile Arbeit: Mobile Zeiterfassung per App ermöglicht Monteuren die direkte Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten auf der Baustelle. Fotodokumentation vor Ort hält Baufortschritt und Mängel rechtssicher fest. Der Offline-Modus funktioniert auch ohne Netzverbindung – Daten synchronisieren sich automatisch bei verfügbarer Verbindung.
Projekt- & Ressourcenplanung: Termin- und Einsatzplanung mit Kalender- und Gantt-Ansichten verschaffen Überblick über alle Baustellen und Mitarbeitereinsätze. Subunternehmer-Management ermöglicht zentrale Beauftragung, Prüfung und Abrechnung von Teilleistungen. Projektkosten-Controlling liefert Live-Übersicht über Kosten und Deckungsbeiträge je Auftrag.
Materialwirtschaft: Lagerverwaltung mit Bestandsführung aktualisiert Bestände automatisch bei Materialentnahme. Material-Bestellvorschläge unterstützen die rechtzeitige Nachbestellung.
Verwaltung & Integration: Kunden- und Adressverwaltung mit CRM-Basisfunktionen bündelt alle Kundendaten und die komplette Auftragshistorie. DATEV- und FiBu-Schnittstellen ermöglichen sauberen Datenaustausch mit dem Steuerberater ohne doppelte Eingabe. Digitale Dokumentenablage schafft die papierlose Akte mit schnellem Zugriff auf alle Projektunterlagen. Rollenbasiertes Rechtemanagement steuert, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.
Auswertung: Interaktive Dashboards zeigen Umsatz, Deckungsbeitrag und Projekt-Kennzahlen auf einen Blick – ohne komplexe Excel-Konstruktionen.
Hybrid-Hosting kombiniert Datensouveränität mit Cloud-Flexibilität. Die Software läuft wahlweise auf eigenen Servern, in deutscher Cloud-Infrastruktur oder in Kombination beider Varianten. Diese Architektur verbindet maximale Kontrolle über sensible Kundendaten mit den Vorteilen moderner Cloud-Backups. Alle Daten bleiben in Deutschland, die Hosting-Infrastruktur erfüllt BSI-Grundschutz-Standards und DSGVO-Anforderungen. Betriebe, denen Datensicherheit und Compliance wichtig sind, erhalten hier deutlich mehr Kontrolle als bei reinen Cloud-Lösungen.
Business Intelligence ohne Zusatztools. Die integrierte BI-Engine liefert interaktive Dashboards und Ad-hoc-Analysen direkt in der Software. Anwender können jederzeit selbst auswerten, welche Projekte rentabel laufen, wo Kosten vom Plan abweichen oder welche Kundengruppen die höchsten Deckungsbeiträge erzielen. Diese Auswertungsmöglichkeiten erfordern keine externen Reporting-Werkzeuge oder spezialisierte Datenbank-Kenntnisse.
VOB-Standards ab Werk integriert. Leistungsverzeichnisse nach VOB, GAEB- und DATANORM-Standards sind tief in die Kalkulationslogik eingebaut. Die Software erfüllt von Beginn an die rechtlichen und formalen Anforderungen für Ausschreibungen und Abrechnungen im deutschen Handwerk. Das erspart Wochen manueller Konfiguration und reduziert Fehlerquellen bei komplexen Kalkulationen.
Dokumentierte Effizienzgewinne im Praxiseinsatz. Nach Herstellerangaben und Rückmeldungen aus Kundenprojekten reduziert sich der Zeitaufwand für Kalkulation und Abrechnung um durchschnittlich 30 Prozent. Bei einem fünfköpfigen Team kann die gewonnene Zeit – produktiv genutzt – die Investition bereits nach drei bis vier Monaten kompensieren.
Einschränkungen bei E-Commerce und mobilen Updates. Die Integration mit Online-Handelsplattformen und automatisierten Lieferanten-Bestellsystemen bleibt hinter spezialisierten Lösungen zurück. Betriebe mit stark digitalisierten Beschaffungsprozessen sollten die vorhandenen Schnittstellen vorab genau prüfen. Zudem erreichen neue Features die Mobile App gelegentlich mit zeitlicher Verzögerung – ein Aspekt, der bei intensiver Feldnutzung berücksichtigt werden sollte.
Ein-Mann-Betriebe und kleine Teams bis fünf Mitarbeiter im Elektro-, Maler- oder Tischlerhandwerk finden hier einen strukturierten Einstieg in digitalisierte Prozesse. Geeignet für Betriebe, die von Zettelwirtschaft und Excel-Listen zu professionellen Angeboten, sauberen Rechnungen und transparenter Projektverwaltung wechseln möchten – ohne IT-Spezialkenntnisse vorauszusetzen. Die Software wächst mit dem Betrieb mit und bleibt auch bei steigenden Anforderungen bezahlbar.
Etablierte Handwerksbetriebe mit fünf bis zwanzig Mitarbeitern im SHK- oder Elektrobereich profitieren von der Koordination paralleler Baustellen, der Einbindung von Subunternehmern und dem Projektcontrolling in Echtzeit. Besonders geeignet für Betriebe mit mehreren Monteuren im Feld, die mobile Zeiterfassung und Baustellendokumentation benötigen. Die Software bildet komplexe Kalkulationslogik und mehrstufige Abrechnungsprozesse ab, ohne die Anwender mit unnötiger Komplexität zu überfordern.
Filialverbünde mit bis zu fünf Standorten und zentraler Verwaltung können die Mehrmandanten-Fähigkeit nutzen. Jeder Standort arbeitet in seiner eigenen Mandantenumgebung, während die Geschäftsführung konsolidierte Auswertungen über alle Standorte erhält. Geeignet für Betriebsstrukturen, die dezentrale Auftragsbearbeitung mit zentralem Controlling verbinden wollen.
Qualitätsbewusste Betriebe mit hohen Dokumentations- und Compliance-Anforderungen erhalten lückenlose Baustellendokumentation, rechtssichere Archivierung und Datenschutz nach deutschen Standards. Die BSI-Grundschutz-Zertifizierung und DSGVO-konforme Serverinfrastruktur in Deutschland sprechen Betriebe an, für die Datensouveränität und Rechtssicherheit entscheidende Auswahlkriterien darstellen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
BauFaktura richtet sich primär an kleine und mittelständische Handwerksbetriebe im Bauhauptgewerbe und Ausbauhandwerk. Die Software deckt die komplette Prozesskette von der ersten Kalkulation über die Auftragsabwicklung bis zur Nachkalkulation und Archivierung ab. Der Fokus liegt auf Betrieben, die nach VOB kalkulieren, mit Leistungsverzeichnissen arbeiten und rechtssichere Dokumentation benötigen.
Die modulare Architektur erlaubt es, die Software schrittweise um zusätzliche Funktionsbereiche zu erweitern. Betriebe aktivieren zunächst die Kernmodule für Angebotserstellung und Rechnungswesen, später kommen bei Bedarf Lagerverwaltung, erweitertes Projektmanagement oder Business-Intelligence-Funktionen hinzu. Diese Flexibilität ermöglicht einen überschaubaren Einstieg ohne Überforderung.
Die Integration mit bestehenden Geschäftsprozessen gelingt durch standardisierte Schnittstellen zu DATEV, gängigen Finanzbuchhaltungssystemen und Großhändler-Datenbanken. GAEB-Schnittstellen für Leistungsverzeichnisse und DATANORM für Artikelstammdaten entsprechen den etablierten Standards im deutschen Bauhandwerk. Betriebe, die bereits mit diesen Formaten arbeiten, finden schnellen Anschluss an ihre bestehende IT-Landschaft.
Der Anbieter ist eine deutsche GmbH mit rund zwei Jahrzehnten Erfahrung im Handwerkssoftware-Markt. Mit 50 bis 75 Mitarbeitern konzentriert sich das Unternehmen schwerpunktmäßig auf Produktentwicklung und Kundensupport. Über 1.000 aktive Installationen bei Handwerksbetrieben belegen die etablierte Marktposition – weit entfernt von Start-up-Risiken, aber auch nicht in den Dimensionen internationaler Softwarekonzerne.
Die Entwicklungsphilosophie "Lean Construction IT" bedeutet bewusste Konzentration auf handwerksrelevante Funktionen ohne überflüssige ERP-Komplexität. Jährliche Hackathons und strukturierte Community-Feedback-Prozesse sichern praxisnahe Weiterentwicklung. Die aktuelle Roadmap fokussiert auf Ausbau mobiler Funktionen, Verbesserung von Lieferanten-Schnittstellen und erste KI-gestützte Automatisierungen in der Kalkulation.
Die technische Basis bildet eine Windows-basierte Client-Server-Architektur mit Microsoft SQL Server ab Version 2014. Native Windows-Clients sorgen für optimale Performance bei rechenintensiven Kalkulationen, ergänzt durch webbasierte und mobile Komponenten für flexible Zugriffe. Diese bewährte Architektur lässt sich von den meisten IT-Dienstleistern im Handwerksumfeld warten und administrieren.
Systemanforderungen umfassen Windows 10 oder höher für Arbeitsplatzrechner, Windows Server 2016 oder höher für Serverinstallationen. Die mobile Nutzung setzt iOS- oder Android-Geräte voraus. Der SQL Server kann auf dem gleichen Rechner oder einem dedizierten Datenbankserver laufen – je nach Betriebsgröße und Performance-Anforderungen.
Sicherheitsstandards gehen über das branchenübliche Niveau hinaus. TLS-Verschlüsselung schützt alle Datenübertragungen, die BSI-Grundschutz-Zertifizierung bestätigt ein strukturiertes Sicherheitsmanagement. DSGVO-Konformität wird durch deutsches Hosting und standardisierte Auftragsverarbeitungsverträge sichergestellt. Die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung erfüllt steuerrechtliche Anforderungen an digitale Buchhaltungsprozesse.
Wichtige Schnittstellen umfassen DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung, Unterstützung für Lexware und weitere FiBu-Systeme, GAEB in den Versionen D81, D83, D84 und D86 für Leistungsverzeichnisse sowie DATANORM für Artikelstammdaten. Die Integration mit Microsoft Office und Outlook erleichtert den Austausch von Dokumenten und Terminen. Eine API für individuelle Erweiterungen ist vorhanden – bei konkretem Integrationsbedarf sollte die Dokumentationsqualität vorab mit dem Hersteller geklärt werden.
Der Offline-Modus der Mobile App funktioniert auch ohne Internetverbindung auf abgelegenen Baustellen. Erfasste Zeiten, Fotos und Notizen synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Diese Funktionalität ist entscheidend für Betriebe, die in ländlichen Gebieten oder Kellern ohne Mobilfunkempfang arbeiten.
BauFaktura bietet zwei grundsätzliche Lizenzmodelle, die unterschiedliche Investitionsstrategien abbilden.
Einmallizenz: Die Basisversion für einen Einzelarbeitsplatz startet bei 499 Euro netto. Hinzu kommt eine jährliche Wartungspauschale von 20 Prozent der Lizenzgebühr für Updates und Support. Dieses Modell eignet sich für Betriebe, die nach der initialen Investition niedrigere laufende Kosten bevorzugen und die Software langfristig nutzen wollen. Wichtig: Die Preise für Mehrplatzlizenzen und zusätzliche Funktionsmodule variieren erheblich – eine detaillierte Kalkulation für die tatsächlich benötigten Komponenten ist vor der Entscheidung unverzichtbar.
Abo-Modell: Ab 39 Euro pro Monat und Nutzer sind alle Updates und der Support inklusive. Die niedrige Einstiegsschwelle erleichtert den Start, monatliche Kosten bleiben planbar, und die Skalierung bei wachsender Mitarbeiterzahl erfolgt flexibel. Für Betriebe mit begrenztem Investitionsbudget oder zunächst unsicherem Nutzen ist dieses Modell oft die risikoärmere Wahl.
Realistische Gesamtkosten über drei Jahre bei fünf Nutzern umfassen: Einmalige Implementierung 5.000 bis 15.000 Euro (Beratung, Schulung, Datenmigration, gegebenenfalls Hardware-Investitionen), laufende Kosten 2.500 bis 4.000 Euro jährlich (Wartung oder Abo-Gebühren, IT-Betreuung, Mobilfunkkosten für Tablet-Nutzung). Die Gesamtkosten bewegen sich damit in einem Rahmen von 12.000 bis 27.000 Euro über drei Jahre.
Kostenfallen vermeiden: Klären Sie präzise, welche Module Sie wirklich benötigen – Funktionen, die anfangs überflüssig erscheinen, treiben die Kosten unnötig. Kalkulieren Sie Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter ein, besonders bei hoher Fluktuation. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Datenmigration aus Altsystemen – hier entstehen oft unerwartete Kosten. Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Hardware die Systemanforderungen erfüllt oder ein Server-Upgrade erforderlich wird.
ROI-Potenzial: Bei konsequenter Nutzung aller Automatisierungsfunktionen liegt die Zeitersparnis in Verwaltung und Kalkulation realistisch bei 20 bis 30 Prozent. Für ein fünfköpfiges Team mit durchschnittlichem Stundensatz kann sich die Investition innerhalb von drei bis sechs Monaten amortisieren – vorausgesetzt, die gewonnene Zeit fließt in produktive, umsatzgenerierende Tätigkeiten.
Ein typisches Implementierungsprojekt durchläuft vier Phasen über acht Wochen.
Phase 1 (Woche 1-2): Datenanalyse und Vorbereitung. Die Altdaten werden gesichtet, bereinigt und für den Import aufbereitet. Gleichzeitig definieren Sie, welche Geschäftsprozesse im neuen System wie abgebildet werden sollen. Diese Phase entscheidet maßgeblich über den späteren Erfolg – investieren Sie hier ausreichend Zeit.
Phase 2 (Woche 3-4): Installation und Konfiguration. Die Software wird installiert, Grundeinstellungen vorgenommen und Stammdaten importiert. Kunden, Artikel, Lieferanten und Mitarbeiter werden ins System übertragen. Hier zeigt sich, wie gut die Datenbereinigung in Phase 1 gelungen ist.
Phase 3 (Woche 5-6): Schulung und Testbetrieb. Das Kernteam wird geschult und beginnt, erste Projekte testweise im neuen System abzubilden – parallel zum noch laufenden Altsystem. Diese Parallelphase gibt Sicherheit und deckt Schwachstellen auf, bevor es ernst wird.
Phase 4 (Woche 7-8): Go-Live und Nachbetreuung. Das Altsystem wird stillgelegt, alle Vorgänge laufen nur noch über BauFaktura. In dieser Phase ist enger Support wichtig – es werden unvermeidlich Fragen und Probleme auftauchen, die schnell beantwortet werden müssen.
Voller Produktivbetrieb mit allen Modulen und etablierten Routinen ist realistisch nach drei bis vier Monaten erreicht. Die ersten Wochen sind holprig – auch das beste System erfordert Eingewöhnung und Anpassung der Arbeitsabläufe.
Datenmigration gelingt bei Stammdaten (Kunden, Artikel, Lieferanten) meist gut über CSV- oder Excel-Import. Historische Projektdaten erfordern oft manuelle Nacharbeit – hier empfiehlt sich Pragmatismus: Konzentrieren Sie sich auf laufende und kürzlich abgeschlossene Projekte, archivieren Sie ältere Daten im Altsystem für gelegentliche Rückfragen.
Kritische Erfolgsfaktoren für eine gelungene Umstellung: Das Commitment der Geschäftsführung ist unverzichtbar – behandeln Sie die Einführung als Chefsache. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein IT-affiner Mitarbeiter 30 bis 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt reserviert. Identifizieren Sie Key-User im Team, die als Multiplikatoren andere Mitarbeiter mitziehen. Planen Sie zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb von altem und neuem System ein – das kostet zwar Zeit, macht den Umstieg aber deutlich sicherer. Setzen Sie realistische Erwartungen: Die ersten Wochen verlaufen langsamer als gewohnt – das ist normal und legt sich.
Schulungskonzept: Präsenz-Workshops für das Kernteam (zwei bis drei Tage) schaffen eine solide Basis. Online-Webinare für Standardfunktionen ergänzen das Angebot für spezifische Themen. Eine E-Learning-Plattform ermöglicht selbstständige Vertiefung. Planen Sie Nachschulungen für neu eingestellte Mitarbeiter von Anfang an ein – gerade bei hoher Fluktuation im Handwerk ein wichtiger Punkt.
Vorteile:
✓ Hybrid-Hosting für Datensouveränität: Wahlweise lokale Installation, deutsches Cloud-Hosting oder Kombination beider Varianten – maximale Kontrolle über sensible Daten bei gleichzeitiger Flexibilität
✓ Komplettlösung aus einer Hand: Alle wichtigen Funktionen von Kalkulation über Zeiterfassung bis Controlling integriert – kein Flickenteppich verschiedener Tools mit Medienbrüchen
✓ Nachweisbare Zeitersparnis: Automatisierung von Kalkulation, Abrechnung und Mahnwesen reduziert den Verwaltungsaufwand messbar um 20 bis 30 Prozent
✓ Mobile Zeiterfassung und Dokumentation: Medienbrüche zwischen Baustelle und Büro entfallen, Informationen fließen in Echtzeit ins System
✓ Hohe Sicherheitsstandards: BSI-Grundschutz-Zertifizierung und DSGVO-Konformität liegen über dem Branchendurchschnitt und geben Rechtssicherheit
✓ Transparenz in Echtzeit: Jederzeit aktueller Überblick über Projektkosten, Deckungsbeiträge und finanzielle Gesamtsituation ohne aufwendige Auswertungen
✓ Deutscher Support: Schnelle Hilfe in deutscher Sprache mit Reaktionszeiten unter 24 Stunden – Fernwartung bei technischen Problemen inklusive
Herausforderungen:
⚠ E-Commerce-Integration ausbaufähig: Automatisierte Bestellprozesse bei Online-Händlern bleiben hinter spezialisierten Lösungen zurück – für Betriebe mit hohem Materialverbrauch potenziell ein Nachteil
⚠ Mobile App-Updates verzögert: Neue Features erreichen die Mobile App manchmal später als die Desktop-Version – bei starker Feldnutzung ein Aspekt zum Beobachten
⚠ Komplexe Lizenzkosten: Die Gesamtkosten können bei verschiedenen Modulkombinationen schnell steigen – transparente Preiskalkulation aller benötigten Komponenten vorab unerlässlich
⚠ Change-Management-Aufwand: Mitarbeiter, die jahrelang mit Zettel und Stift gearbeitet haben, benötigen intensive Begleitung und Geduld in der Umstellungsphase
⚠ Implementierungsaufwand nicht unterschätzen: Trotz guter Vorlagen kosten Anpassung an betriebsspezifische Prozesse und Datenmigration erhebliche Zeit und Ressourcen
⚠ API-Dokumentation vorab prüfen: Bei individuellen Integrationsbedürfnissen sollte die Qualität der Entwicklerdokumentation im Vorfeld geklärt werden
Die Software passt nicht für: Großkonzerne mit über 50 Mitarbeitern (dann zu geringe Skalierung), reine Dienstleistungsbetriebe ohne Baustellen-Bezug, Betriebe mit intensivem E-Commerce-Geschäft und international tätige Unternehmen außerhalb des DACH-Raums.
Die Wahl hängt von Ihren Prioritäten ab. Wenn Sie volle Kontrolle über Ihre Daten wollen und IT-Kompetenz im Haus oder beim Dienstleister haben, bietet On-Premise maximale Souveränität. Bei geringen IT-Ressourcen und dem Wunsch nach Flexibilität eignet sich Cloud-Hosting besser. Das Hybridmodell kombiniert lokale Datenhaltung mit Cloud-Backup – interessant für Betriebe, die beide Vorteile nutzen möchten.
Rechnen Sie realistisch mit zwei bis drei Monaten bis zum vollständigen Produktivbetrieb. Die Basisimplementierung über sechs bis acht Wochen bringt das System zum Laufen, aber etablierte Routinen und das Ausschöpfen aller Funktionen braucht weitere vier bis acht Wochen. Die ersten Wochen laufen oft holprig – das ist normal bei jeder Systemumstellung und legt sich mit wachsender Erfahrung.
Kundenstammdaten, Artikel und Lieferanten lassen sich in der Regel gut per CSV- oder Excel-Import übertragen. Bei historischen Projektdaten wird es komplizierter – hier ist oft manuelle Nacharbeit oder selektiver Import erforderlich. Der pragmatische Ansatz: Fokussieren Sie sich auf aktive und kürzlich abgeschlossene Projekte, archivieren Sie ältere Daten im Altsystem für gelegentliche Recherchen.
Fragen Sie beim Anbieter nach einer Demoversion oder zeitlich begrenzten Testphase. Sinnvoller noch: Lassen Sie sich ein konkretes Projekt aus Ihrem Betrieb im System durchspielen. So sehen Sie, wie Ihre realen Prozesse abgebildet werden – aussagekräftiger als Standard-Demos mit generischen Beispielen.
Für fünf Nutzer kalkulieren Sie realistisch 15.000 bis 25.000 Euro über drei Jahre (Lizenzen, Wartung, Schulung, Implementierung, laufende IT-Betreuung). Die genauen Kosten hängen stark von den benötigten Modulen und dem Implementierungsaufwand ab. Lassen Sie sich ein detailliertes, verbindliches Angebot erstellen, das alle Komponenten und Dienstleistungen aufschlüsselt.
Laut Nutzerbewertungen reagiert der Support innerhalb von 24 Stunden, deutschsprachig und mit Fernwartungs-Option bei technischen Problemen. Die Qualität wird mit durchschnittlich 4,2 von 5 Sternen bewertet – solide und zuverlässig, wenn auch nicht perfekt. Für kritische Situationen gibt es Hotline-Support während der Geschäftszeiten.
Bei der Einmallizenz sind Updates im Wartungsvertrag enthalten, die Installation erfolgt meist durch den Anbieter oder Ihren IT-Dienstleister. Im Abo-Modell sind Updates automatisch enthalten und werden serverseitig eingespielt. Bei Cloud-Hosting entfällt der Installationsaufwand komplett, bei On-Premise-Installationen ist Koordination mit dem IT-Partner erforderlich.
Ja, die Mobile App verfügt über einen Offline-Modus. Erfasste Arbeitszeiten, Fotos und Notizen werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Für Baustellen in Kellern, ländlichen Gebieten oder Industriehallen ohne Mobilfunkempfang ein entscheidender Vorteil.
