msuBerlin-Handwerk | Handwerkersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Angebots- & Auftragsabwicklung: GAEB-konforme Angebotserstellung direkt auf der Baustelle über die mobile App, automatische Übernahme von Kalkulationen in die Rechnungsstellung, elektronischer Rechnungsversand mit integriertem Mahnwesen sowie digitale Unterschriftenerfassung beim Kunden vor Ort.

Mobile Baustellenverwaltung: Projekt- und Baustellenübersicht mit Fortschrittskontrolle, Fotodokumentation mit automatischer Projektzuordnung, digitale Mängelprotokolle und Abnahmen, echter Offline-Arbeitsmodus für Bereiche ohne Netzempfang.

Zeit- & Leistungserfassung: QR- oder PIN-gestützte mobile Stempeluhr, automatische Verknüpfung der erfassten Zeiten mit Aufträgen und Projekten, direkter Export zur Lohnabrechnung.

Disposition & Tourenplanung: Drag-&-Drop-Einsatzplanung für Mitarbeiter, Kalenderansicht mit automatischer Verfügbarkeitsprüfung, Routenoptimierung für Serviceeinsätze unter Berücksichtigung von Skills und geografischer Nähe.

Material- & Lagerwirtschaft: Bestandsführung mit Mindestbestand-Warnungen, automatisierte Bestellvorschläge, Chargenverwaltung und mobile Lagerzugriffe, Direktanbindung an Lieferantenkataloge über BMEcat und OCI.

Finanzbuchhaltung & Banking: Direkte DATEV-Schnittstelle ohne zusätzliche Software, SEPA-Zahlungsverkehr, automatischer Zahlungsabgleich, GoBD-konformes Dokumentenarchiv für rechtssichere Ablage.

🟨 Besonderheiten – Was macht msuBerlin-Handwerk einzigartig?

Native Offline-Fähigkeit der mobilen Anwendung stellt sicher, dass Mitarbeiter auch in Kellern, Rohbauten oder ländlichen Gebieten mit schwachem Mobilfunknetz vollumfänglich arbeiten können. Zeiterfassung, Fotodokumentation und Materialentnahmen werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch bei erneuter Netzverbindung. Dies ist keine eingeschränkte Notlösung, sondern vollwertige Arbeitsfähigkeit ohne Internetverbindung – ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen Cloud-Lösungen, die im Offline-Modus nur begrenzt nutzbar sind.

Direkte DATEV-Integration ohne Umwege über Drittanbieter-Tools unterscheidet msuBerlin von den meisten Wettbewerbern im Mittelstandssegment. Die zertifizierte Direktschnittstelle (Zertifikat vom März 2024) vermeidet Medienbrüche und zusätzliche Lizenzkosten. Belege und Finanzdaten fließen ohne manuelle Nachbearbeitung zum Steuerberater, was den monatlichen Abstimmungsaufwand erheblich reduziert.

Flexibles Hybrid-Deployment ermöglicht eine im Mittelstandssegment ungewöhnliche Architektur-Flexibilität. Betriebe können datenschutzsensible Informationen lokal halten und gleichzeitig Cloud-Services für mobile Anwendungen nutzen. Diese Wahlfreiheit zwischen Cloud-Only, On-Premise oder hybriden Modellen bieten größere Enterprise-Systeme typischerweise nur zu deutlich höheren Preisen.

Fotodokumentation mit Workflow-Automation geht über einfache Bildablage hinaus. Fotos werden automatisch dem korrekten Projekt, Raum oder Vorgang zugeordnet und können direkt Nacharbeits-Tickets auslösen. Laut Herstellerangaben spart dies bis zu 70% der sonst üblichen Nachbearbeitungszeit, da Bilder nicht manuell sortiert und zugeordnet werden müssen.

Einschränkungen betreffen insbesondere die Standard-CRM-Funktionen, die auf das Wesentliche beschränkt bleiben. Intensives Lead-Management oder Marketing-Automation erfordern zusätzliche Tools. Auch das Reporting bietet solide Standard-Auswertungen, reicht aber nicht für komplexe Business-Intelligence-Analysen. Betriebe mit hohen Anforderungen in diesen Bereichen benötigen externe BI-Tools zur Ergänzung.

🟩 Empfehlung – Wer sollte msuBerlin-Handwerk wählen?

Wachsende Handwerksbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern finden in msuBerlin einen idealen Partner für die Professionalisierung ihrer Prozesse. Diese Betriebsgröße hat Excel-basierte Lösungen hinter sich gelassen, benötigt aber noch keine SAP-ähnliche Komplexität. Die modulare Skalierung erlaubt den Einstieg mit Grundfunktionen und den schrittweisen Ausbau entsprechend dem Unternehmenswachstum.

Mobile Gewerke mit Außendienst-Schwerpunkt wie Maler, SHK-Installateure oder Elektriker profitieren besonders von der Offline-fähigen App. Täglich mehrere Stunden Papierkram entfallen, wenn Aufmaße, Zeiterfassung und Materialverbrauch direkt auf der Baustelle digital erfasst werden. Die digitale Unterschriftenerfassung beschleunigt zudem Auftragsbestätigungen und Abnahmeprotokolle.

Betriebe mit mehreren Standorten oder Filialen nutzen die Cloud-Architektur für standortübergreifende Disposition und Controlling ohne aufwändige VPN-Konstrukte. Auftragsverteilung, Materialflüsse und Kapazitätsauslastung lassen sich über alle Standorte hinweg transparent steuern und auswerten.

Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen erhalten DSGVO-, GoBD- und DATEV-Konformität bereits in der Standardkonfiguration. Dies ist besonders relevant bei Betriebsprüfungen oder bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, die entsprechende Nachweise verlangen.

Weniger geeignet ist die Software für Ein-Mann-Betriebe oder Kleinstunternehmen unter fünf Mitarbeitern, da der Funktionsumfang und die damit verbundenen Kosten den tatsächlichen Bedarf übersteigen. Großbetriebe über 100 Mitarbeiter stoßen an Skalierungsgrenzen und benötigen Enterprise-Lösungen mit erweiterten Funktionen. Betriebe mit hochspezialisiertem CRM-Bedarf müssen die rudimentären Marketing- und Akquise-Funktionen durch Zusatztools ergänzen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Mobilität der Arbeitsweise: Der Anteil der Arbeitszeit auf Baustellen versus im Büro bestimmt den Nutzen der mobilen Funktionen wesentlich.
• DATEV-Anbindung: Die Direktschnittstelle entfaltet ihren Wert nur, wenn der Steuerberater tatsächlich mit DATEV arbeitet.
• Wachstumspläne: Die Skalierbarkeit ist gegeben für Betriebe, die in den nächsten drei bis fünf Jahren von 10 auf über 30 Mitarbeiter wachsen wollen.
• IT-Infrastruktur: Die bevorzugte Deployment-Strategie (Cloud-Only, On-Premise oder Hybrid) sollte mit den verfügbaren Optionen harmonieren.

Details zur Handwerkersoftware: msuBerlin-Handwerk

Durchgängige Prozesskette prägt den Grundcharakter von msuBerlin-Handwerk. Von der ersten Kundenanfrage über Angebot, Auftrag, Zeiterfassung und Material bis zur Rechnung läuft alles in einem System ohne Medienbrüche. Diese Integration spart nachweislich bis zu 50% der Zeit im administrativen Bereich, da Daten nicht mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Programmen hin- und herkopiert werden müssen. Die Konsistenz der Informationen erhöht zudem die Datenqualität und reduziert Fehlerquellen.

GAEB als Brücke zu öffentlichen Ausschreibungen und zur digitalen Kommunikation mit Architekten sowie Baustoffhändlern stellt einen wesentlichen Funktionsbereich dar. Der vollständige GAEB-Import und -Export macht Betriebe fit für die strukturierte Kommunikation im Bauwesen. Leistungsverzeichnisse lassen sich einlesen, kalkulieren und standardisiert zurückspielen – eine Voraussetzung für die Teilnahme an vielen öffentlichen Ausschreibungen und für die effiziente Zusammenarbeit mit größeren Bauherren.

Intelligente Disposition vermeidet kostspieligen Leerlauf durch die Berücksichtigung von Mitarbeiter-Skills, Verfügbarkeiten und geografischer Nähe bei der Einsatzplanung. Die Tourenplanung optimiert Fahrzeiten und stellt sicher, dass qualifizierte Mitarbeiter für spezialisierte Aufgaben eingeplant werden. Dies verhindert teure Fehlplanungen, unnötige Überstunden und unzufriedene Kunden durch nicht fristgerechte Fertigstellung.

Wissenswertes zum Anbieter: msuBerlin GmbH

Spezialisierter Mittelständler aus Berlin mit rund 50 Mitarbeitern konzentriert sich ausschließlich auf Software für das Handwerk. Im Gegensatz zu Konzernen, die nebenbei noch zahlreiche andere Branchen bedienen, fließt die gesamte Entwicklungskapazität in die Optimierung der Handwerks-spezifischen Prozesse. Diese Fokussierung spiegelt sich in durchdachten Details wider, die nur Anbieter mit echter Branchenexpertise umsetzen.

Hohe Investition in Weiterentwicklung mit jährlich rund 20% des Umsatzes, die in Forschung und Entwicklung fließen, sichert die langfristige Zukunftsfähigkeit der Software. Das Unternehmen betreibt ein eigenes Innovation-Lab und nimmt an geförderten Entwicklungsprojekten teil. Die beeindruckende Verlängerungsrate von 85% nach drei Jahren Nutzung spricht für echten Praxisnutzen – Kunden, die das System einmal produktiv nutzen, bleiben dabei.

Technische Details & Integration

Moderne, zukunftssichere Technologie bildet das technische Fundament. Das .NET Core Backend, die React Native App und die Microservices-Architektur entsprechen dem aktuellen Stand der Technik ohne veraltete Legacy-Komponenten. Diese technologische Basis sichert langfristige Updatefähigkeit und ermöglicht die Integration neuer Funktionen ohne grundlegende Systemwechsel.

Umfassende Schnittstellenwelt deckt die wichtigsten Standards im Handwerksumfeld ab. REST- und SOAP-APIs ermöglichen individuelle Integrationen, während vordefinierte Schnittstellen zu GAEB, BMEcat, OCI, XML-Schnittstellen zu Baustoffhändlern, DATEV und Lexware die gängigsten Integrationsbedarfe ohne Programmieraufwand abdecken. Die API-Dokumentation ermöglicht IT-Dienstleistern die Entwicklung maßgeschneiderter Anbindungen an branchenspezifische Spezialsoftware.

Sicherheit auf Bankniveau gewährleistet das ISO 27001-zertifizierte Rechenzentrum in Deutschland. Verschlüsselung erfolgt sowohl für gespeicherte Daten (at-rest) als auch während der Übertragung (in-transit). Tägliche Backups und ein DSGVO-konformes Löschkonzept entsprechen den aktuellen Compliance-Anforderungen. Besonders für Betriebe, die mit sensiblen Kundendaten umgehen, stellt dies einen wichtigen Entscheidungsfaktor dar.

Kosten & Preismodell

Cloud-Abo kostet etwa 50-100 Euro pro Monat und Nutzer, abhängig vom gewählten Funktionsumfang. Das mobile Modul verursacht zusätzlich 10-20 Euro pro mobilem Arbeitsplatz. Ab zehn Lizenzen greifen Staffelpreise, die die Kosten pro Kopf senken. Die genaue Preisgestaltung hängt von der Auswahl der Module und dem Verhandlungsgeschick ab, da keine öffentliche Preisliste existiert.

Versteckte Kosten entstehen häufig bei der Datenmigration, die regelmäßig unterschätzt wird. Je nach Qualität der Altdaten und Komplexität der Datenstrukturen können mehrere Tausend Euro für die professionelle Migration anfallen. Customizing jenseits der Standardkonfiguration sowie laufende Schulungen für neue Mitarbeiter erhöhen die Total Cost of Ownership. Eine realistische Budgetplanung berücksichtigt neben den Lizenzkosten etwa 30-50% zusätzlich für Einführung, Anpassungen und Training.

ROI innerhalb von ein bis drei Jahren erscheint bei konsequenter Nutzung realistisch. Einsparungen von 30% administrativer Zeit kombiniert mit schnelleren Zahlungszyklen durch zeitnahe Rechnungsstellung ergeben für einen typischen Betrieb mit 20 Mitarbeitern Effizienzgewinne von mehreren Zehntausend Euro jährlich. Die Amortisationszeit verkürzt sich, wenn bereits Kosten für mehrere Einzellösungen eliminiert werden können.

Migration & Umstieg auf msuBerlin-Handwerk

Projektdauer realistisch planen bedeutet für Kleinbetriebe vier bis acht Wochen, für mittlere Betriebe mit Customizing drei bis sechs Monate einzukalkulieren. Versprechen einer Einführung in zwei Wochen sind unrealistisch und führen zu Frustration. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Datenqualität im Altsystem, dem gewünschten Funktionsumfang und der Verfügbarkeit interner Ansprechpartner ab.

Datenqualität als Erfolgsfaktor wird am häufigsten unterschätzt. Unsaubere Stammdaten – unvollständige Kundenadressen, inkonsistente Artikelbezeichnungen, fehlende Preise – können die Einführungszeit verdoppeln oder das Projekt sogar zum Scheitern bringen. Eine gründliche Bereinigung der Altdaten vor der Migration zahlt sich mehrfach aus. Viele Betriebe nutzen die Gelegenheit für eine umfassende Datenbereinigung, die ohnehin längst überfällig war.

Hybridbetrieb als Sicherheitsnetz über zwei bis vier Wochen gibt Mitarbeitern Zeit zum Lernen, ohne das Tagesgeschäft zu gefährden. Parallel mit dem Altsystem zu arbeiten schafft Vertrauen in die neue Software und deckt eventuelle Lücken in der Konfiguration auf, bevor sie kritisch werden. Dieser Ansatz reduziert das Risiko erheblich, erfordert aber doppelte Datenpflege für die Übergangszeit.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Echter Mobilarbeitsplatz mit vollwertiger Offline-Fähigkeit beendet die Zettelwirtschaft auf Baustellen und ermöglicht digitale Dokumentation auch ohne Netzempfang.
• Durchgängige Prozesse von der Anfrage bis zur Rechnung sparen täglich mehrere Stunden bei der Verwaltung und reduzieren Fehlerquellen durch manuelle Datenübertragungen.
• GoBD/DATEV-Konformität ohne zusätzlichen Aufwand schützt bei Betriebsprüfungen und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich.
• Modulare Skalierbarkeit ermöglicht den Start mit Grundfunktionen und den schrittweisen Ausbau entsprechend dem Unternehmenswachstum ohne Systemwechsel.
• GAEB-Unterstützung öffnet den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen und professioneller Baustellenkommunikation mit Architekten und Bauherren.
• Intelligente Tourenplanung optimiert Fahrzeiten und Ressourceneinsatz, wodurch Leerlauf und Überstunden reduziert werden.

Herausforderungen:

• Initialer Change-Management-Aufwand erfordert Zeit und Geduld, da Mitarbeiter neue Arbeitsweisen erlernen und alte Gewohnheiten aufgeben müssen.
• UI-Usability im Desktop-Bereich wird in Anwenderrezensionen kritisiert, während die mobile App durchweg positive Bewertungen erhält.
• Standard-CRM und BI-Funktionen sind auf das Wesentliche beschränkt und erfordern bei spezialisierten Anforderungen zusätzliche Tools.
• Fehlende öffentliche Preisliste erschwert die Budgetplanung und macht individuelle Verhandlungen mit dem Anbieter notwendig.
• Einarbeitungszeit von mehreren Wochen bis Monaten ist erforderlich, bis Mitarbeiter die Software produktiv nutzen und die Effizienzgewinne sich realisieren.
• Datenmigration aus Altsystemen erfordert häufig professionelle Unterstützung und verursacht zusätzliche Kosten, die nicht in den Lizenzgebühren enthalten sind.

Häufig gestellte Fragen zu msuBerlin-Handwerk

Funktioniert die Software wirklich ohne Internetverbindung?

Ja, die mobile App bietet native Offline-Fähigkeit mit vollem Funktionsumfang. Zeiterfassung, Fotodokumentation, Materialentnahmen und Aufmaße funktionieren komplett ohne Netzverbindung. Sobald wieder Internet verfügbar ist, synchronisiert die App automatisch alle lokal gespeicherten Daten mit dem zentralen System. Dies ist keine eingeschränkte Notlösung, sondern vollwertige Arbeitsfähigkeit – ein entscheidender Vorteil in Kellern, Rohbauten oder ländlichen Gebieten mit schwachem Mobilfunknetz.

Benötigen wir einen IT-Experten für Betrieb und Wartung?

Bei reiner Cloud-Nutzung ist kein eigener IT-Experte erforderlich. Installation, Updates und technische Wartung übernimmt der Anbieter. Bei On-Premise-Installation oder speziellen Integrationen mit anderen Systemen empfiehlt sich IT-Kompetenz zumindest für das initiale Setup und die laufende Wartung. Die meisten mittelständischen Betriebe nutzen die Cloud-Variante und kommen ohne eigene IT-Abteilung zurecht.

Wie funktioniert der Support und welche Reaktionszeiten gelten?

Die 24/5-Hotline ist werktags rund um die Uhr erreichbar, ergänzt durch ein Ticket-System für nicht-kritische Anfragen. Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt bei vier Stunden, mit einem Service Level Agreement von acht Stunden für Support-Tickets. Zusätzlich stehen ein E-Learning-Portal mit Video-Tutorials sowie regelmäßige Webinare für häufige Fragestellungen zur Verfügung. In Anwenderberichten wird die Kompetenz des Support-Teams überwiegend positiv bewertet.

Lassen sich bestehende Daten aus unserem alten System übernehmen?

Die Datenmigration ist grundsätzlich möglich, der Aufwand hängt jedoch stark vom Altsystem und der Datenqualität ab. Stammdaten wie Kunden, Artikel und Lieferanten sowie historische Aufträge können typischerweise übernommen werden. Der Anbieter bietet Migrations-Services an, die Datenqualität sollte aber vorab bereinigt werden. Eine vollständige Übernahme aller historischen Daten ist selten sinnvoll – oft reicht es, das letzte Geschäftsjahr zu migrieren und ältere Daten im Altsystem für Nachschlagezwecke vorzuhalten.

Welche Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen gibt es?

Die genauen Vertragsbedingungen sind nicht öffentlich verfügbar und werden individuell verhandelt. Typisch für Cloud-Abonnements in diesem Segment sind Mindestvertragslaufzeiten von 12 bis 24 Monaten mit Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten. Interessenten sollten diese Punkte explizit vor Vertragsabschluss klären und auf flexible Ausstiegsoptionen achten, insbesondere wenn die Software zunächst in einem kleineren Bereich getestet werden soll.

Wie häufig gibt es Updates und wie läuft die Aktualisierung ab?

Bei der Cloud-Version übernimmt der Anbieter Updates automatisch, typischerweise außerhalb der Geschäftszeiten. Größere Funktions-Updates erfolgen mehrfach jährlich, Sicherheitspatches und kleinere Verbesserungen laufend. Bei On-Premise-Installationen liegt die Verantwortung für die Aktualisierung beim Betrieb selbst oder einem IT-Dienstleister. Die Release-Frequenz und konkrete Versions-Roadmap sind nicht öffentlich dokumentiert und sollten bei Interesse beim Anbieter erfragt werden.