Angebotserstellung: Professionelle Angebote mit automatischer Kalkulation erstellen, individuelle Vorlagen nutzen und direkt per E-Mail versenden – vom ersten Kundenkontakt bis zur Auftragsbestätigung in einem durchgängigen Prozess
Rechnungsstellung: Digitale Rechnungserstellung mit PDF-Generierung, automatischem E-Mail-Versand und rechtssicherer Archivierung, inklusive Lieferscheine und Gutschriften aus dem System heraus
E-Rechnung: ZUGFeRD-Export für öffentliche Auftraggeber und moderne B2B-Geschäftspartner ermöglicht digitale Rechnungsverarbeitung ohne Medienbruch
Zeiterfassung: Minutengenaue Erfassung und Zuordnung von Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten, Aufträgen oder Baustellen für transparente Nachkalkulation
Projektcontrolling: Deckungsbeitragsrechnung zeigt Material-, Lohn- und Gewinnanteil pro Projekt auf einen Blick – für fundierte Entscheidungen bei Folgeprojekten
Service-Dokumentation: Digitale Protokolle mit Unterschriften-Funktion direkt beim Kunden erstellen und revisionssicher im System ablegen
Lagerverwaltung: Bestandsführung mit Meldebeständen und automatischen Bestellvorschlägen verhindert Engpässe bei wichtigen Materialien
Bestellwesen: Automatische Generierung von Bestellungen aus Materialbedarf oder Lagerbestand reduziert manuellen Aufwand im Einkauf
Chargenverwaltung: Nachverfolgung von Chargen- und Seriennummern für lückenlose Dokumentation bei sensiblen Materialien
Finanzbuchhaltung: Vollautomatische Buchung aller Geschäftsvorgänge mit Offenposten-Verwaltung, DATEV-Export und direkter Umsatzsteuervoranmeldung
Kundenmanagement: Zentrales CRM mit allen Kontakten, Kommunikationshistorie und Wiedervorlagen für strukturierte Kundenbetreuung
Banking-Integration: HBCI/FinTS-Anbindung ermöglicht automatischen Kontoabgleich und SEPA-Zahlläufe direkt aus dem System
Mahnwesen: Automatisierte Zahlungserinnerungen mit konfigurierbaren Mahnstufen und rechtssicheren Vorlagen
REST-API: Offene Programmierschnittstelle zur Anbindung von Zeiterfassungs-Apps, Webshops oder Baustellen-Tools mit vollständiger Dokumentation unter docs.collmex.de
Multi-Firma: Verwaltung mehrerer Betriebe, Filialen oder Geschäftsbereiche aus einem einzigen Login heraus
Rechteverwaltung: Rollenbasierte Zugriffsrechte für Mitarbeiter, Buchhalter und externe Partner schützen sensible Unternehmensdaten
Unbegrenzte Belegmengen ohne versteckte Kostenfallen unterscheiden Collmex von vielen Wettbewerbern. Während andere Anbieter Limits bei 5.000 oder 10.000 Belegen pro Jahr setzen und dann Aufpreise verlangen, bleibt die Pauschale konstant – unabhängig davon, ob 500 oder 50.000 Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt werden. Diese Preistransparenz ist besonders für wachsende Betriebe relevant, die ihre Kosten langfristig kalkulieren wollen.
API-first als Architekturprinzip ermöglicht echte Integration statt Datei-Import. Die vollständig dokumentierte REST-API unter docs.collmex.de deckt alle Kernfunktionen ab – von Stammdaten über Belege bis zur Buchhaltung. Mobile Zeiterfassungs-Apps, Baustellen-Tools oder Webshops kommunizieren in Echtzeit bidirektional mit dem System. Code-Beispiele in gängigen Programmiersprachen und eine Sandbox-Umgebung erleichtern die technische Umsetzung erheblich.
Finanzbuchhaltung als architektonischer Kern prägt die DNA des Systems. Anders als bei Wettbewerbern, die von Warenwirtschaft zur Buchhaltung expandiert haben, ist Collmex umgekehrt gewachsen. Diese historische Entwicklung zeigt sich in der Tiefe und Zuverlässigkeit der automatisierten Buchhaltungsprozesse. Jeder Geschäftsvorgang erzeugt automatisch korrekte Buchungssätze, Offenposten werden sekundengenau verwaltet, und der DATEV-Export funktioniert ohne manuelle Nachbearbeitung.
Multi-Mandanten-Fähigkeit ohne Mehrkosten erlaubt die Verwaltung beliebig vieler Firmen, Filialen oder Geschäftsbereiche aus einem Account. Handwerksgruppen oder Unternehmer mit mehreren Einzelbetrieben führen getrennte Buchführungen zentral – ohne mehrere Systeme parallel pflegen zu müssen. Jede Firma erhält eigene Nummernkreise, Kontenrahmen und Berechtigungen.
Einschränkungen: Keine native Mobile-App erschwert die Nutzung auf Baustellen. Zeiterfassung und Dokumentation vor Ort funktionieren nur per Browser (mit Mobilnetz) oder über externe Apps via API. GaEB-Integration für öffentliche Ausschreibungen fehlt komplett – Betriebe mit Fokus auf öffentliche Aufträge benötigen zusätzliche Software. Ein integriertes Lohnmodul existiert nicht, Gehaltsabrechnung muss extern erfolgen.
Wachsende Kleinbetriebe mit 5-20 Mitarbeitern finden in Collmex eine durchgängige Lösung für den Schritt aus Excel-Chaos und Insellösungen. Elektro-, SHK- oder Tischlerbetriebe, die professionelles Angebotswesen, Projektcontrolling und automatisierte Buchhaltung ohne ERP-Komplexität suchen, erhalten ein System, das mit ihnen mitwächst. Die unbegrenzten Belegmengen vermeiden Kostenfallen bei steigendem Auftragsvolumen.
Servicebetriebe mit mobilen Teams profitieren von der API-Integration mobiler Zeiterfassungs-Apps. Wartungs- und Servicetechniker erfassen Arbeitszeiten vor Ort digital, während das Büro die Daten automatisch zur Abrechnung verarbeitet. Die digitale Service-Dokumentation mit Unterschriften-Funktion ersetzt Papierformulare und reduziert Medienbrüche erheblich.
Handwerksgruppen oder Filialbetriebe mit mehreren Standorten oder Rechtseinheiten nutzen die Multi-Mandanten-Fähigkeit für zentrale Verwaltung bei getrennter Buchführung. Geschäftsführer behalten den Überblick über alle Betriebe, während Filialleiter nur auf ihre Daten zugreifen können. Diese Konstellation funktioniert ohne mehrere Lizenzpakete oder separate Systeminstallationen.
Betriebe mit hohen Compliance-Anforderungen schätzen die GoBD-konforme, automatisierte Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle und revisionssicherer Archivierung. Unternehmen mit hohem Umsatzvolumen, komplexen Projekten oder regelmäßigen Steuerprüfungen minimieren Risiken durch lückenlose Dokumentation und rechtssichere Prozesse.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-basiertes ERP-System mit Fokus auf durchgängige Prozesse vom Erstkontakt bis zur Steuererklärung charakterisiert Collmex. Die Lösung vereint Angebotswesen, Projektverwaltung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in einer 100% browserbasierten Plattform. Anders als Flickenteppiche aus Einzelprogrammen fließen Daten automatisch zwischen den Modulen – ein Angebot wird per Klick zum Auftrag, daraus entsteht die Rechnung, und diese bucht sich automatisch in die Finanzbuchhaltung.
Browserbasierte Zugänglichkeit von jedem Gerät mit aktuellem Browser ermöglicht flexible Arbeitsorte. Am Büro-PC, Tablet oder Smartphone steht die identische Oberfläche zur Verfügung. Die responsive Gestaltung passt sich an Bildschirmgrößen an, erreicht aber nicht die Benutzerfreundlichkeit nativer mobiler Apps. Offline-Fähigkeit fehlt komplett – ohne Internetverbindung ist keine Nutzung möglich.
Automatische Updates als SaaS-Lösung erfolgen im Hintergrund ohne Nutzer-Eingriff. Alle Funktionserweiterungen, Sicherheitspatches und gesetzliche Anpassungen (wie Änderungen im Umsatzsteuerrecht) werden eingespielt, ohne dass Installationen, Versionskonflikte oder Wartungsfenster die tägliche Arbeit unterbrechen. Die Microservice-Architektur erlaubt Updates einzelner Module, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen.
Über 20 Jahre Markterfahrung prägen die Collmex GmbH mit Sitz in Hamburg, die 2002 gegründet wurde. Die kontinuierliche Entwicklung von Desktop-Software zum reinen Cloud-Anbieter zeigt Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktanforderungen. Seit 2017 ist das Unternehmen Teil der "it's OWL"-IT-Initiative, was für Innovationskraft und Vernetzung im deutschen Mittelstand steht.
Fokussierung auf den deutschen Markt mit tiefem Verständnis für GoBD, DATEV-Integration, deutsche Steuergesetze und Datenschutzanforderungen unterscheidet Collmex von internationalen Anbietern. Die bewusste Konzentration auf den DACH-Raum ermöglicht präzise Anpassung an lokale Compliance-Anforderungen. Hosting erfolgt ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Der historische Ursprung in der Finanzbuchhaltung – statt der häufigeren Entwicklung von Warenwirtschaft zur Buchhaltung – erklärt die besondere Tiefe und Zuverlässigkeit der Buchhaltungs-Automatisierung.
Moderne Microservice-Architektur bildet das technische Fundament von Collmex. Unabhängige Services für Rechnung, Lager, Finanzbuchhaltung und weitere Module kommunizieren über definierte Schnittstellen. Diese Struktur gewährleistet hohe Ausfallsicherheit – ein Problem in einem Modul beeinträchtigt nicht die anderen Bereiche. Performance und schnelle Feature-Entwicklung profitieren ebenfalls von dieser Trennung.
REST-API mit professioneller Dokumentation unter docs.collmex.de deckt alle Kernfunktionen ab. Von Stammdaten über Belegerstellung bis zu Buchhaltungsabfragen lassen sich alle Prozesse programmatisch steuern. Code-Beispiele in gängigen Programmiersprachen (PHP, Python, JavaScript) und eine Sandbox-Umgebung für gefahrlose Tests erleichtern die Integration erheblich. Bidirektionale Kommunikation ermöglicht echtes Zwei-Wege-Datenmanagement – externe Apps können Daten nicht nur auslesen, sondern auch zurückschreiben.
Sicherheit durch deutsches Hosting in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren kombiniert mit SSL/TLS-Verschlüsselung und täglichen Backups schützt Unternehmensdaten. GoBD- und DSGVO-Konformität wird durch technische Maßnahmen und organisatorische Prozesse sichergestellt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Standard. Wichtig: Das Collmex-Unternehmen selbst verfügt nicht über eine ISO-27001-Zertifizierung – nur die genutzten Rechenzentren.
Komplettpaket: ca. 99 €/Monat (zzgl. MwSt.) für den ersten Nutzer umfasst alle Kernmodule – Angebote, Aufträge, Rechnungen, Warenwirtschaft, Projektverwaltung und Finanzbuchhaltung. Unbegrenzte Belegmengen sind inklusive, keine versteckten Aufschläge bei wachsendem Transaktionsvolumen. Jeder weitere Nutzer kostet 19 €/Monat zusätzlich.
Optionale Module: EDI-Modul für elektronischen Datenaustausch mit Großkunden 19 €/Monat, Versand-Integration für DHL/DPD 9 €/Monat. Die DATEV-Schnittstelle ist im Grundpaket bereits enthalten. Nutzerlizenzen können monatlich flexibel hinzugefügt oder entfernt werden – keine starren Jahresverträge mit festen Kontingenten.
Total Cost of Ownership (TCO) über 3 Jahre für einen Betrieb mit 8 Mitarbeitern und 3 Software-Nutzern liegt bei ca. 13.000-15.000 €. Diese Kalkulation umfasst Lizenzkosten (ca. 5.000 €), geschätzte Einrichtung und Schulung (2.500-5.000 €) sowie externe Lohnbuchhaltung für 8 Mitarbeiter (ca. 4.500 €). Die typische Amortisation erfolgt nach 6-18 Monaten durch Zeitersparnis im Büro (2+ Stunden/Woche) und deutlich reduzierte Fehlerquote bei Rechnungen und Buchhaltung.
Preis-Leistungs-Verhältnis ist besonders attraktiv für wachsende Betriebe. Während Wettbewerber bei steigenden Belegzahlen Aufschläge verlangen, bleibt die monatliche Pauschale konstant. Ein Betrieb, der von 500 auf 5.000 Belege pro Jahr wächst, zahlt keine Cent mehr – bei anderen Anbietern können hier 50-100% Mehrkosten anfallen.
CSV-basierter Import mit integriertem Mapping-Assistenten ermöglicht die Übernahme von Stammdaten wie Kunden, Artikeln und Lieferanten aus Vorsystemen. Für die Buchungshistorie steht Kontenrahmen-Mapping (SKR03/04) zur Verfügung. Kritischer Erfolgsfaktor ist die Datenqualität vor der Migration – doppelte Kundennummern, inkonsistente Artikelbezeichnungen oder fehlerhafte Kontenzuordnungen sollten im Altsystem bereinigt werden, bevor der Import erfolgt.
Einarbeitungszeit von 1-2 Wochen ist bei Standardfällen realistisch. Solo-Betriebe oder Kleinstbetriebe mit unter 5 Mitarbeitern implementieren Collmex oft in wenigen Tagen, wenn nur Angebote, Rechnungen und einfache Buchhaltung benötigt werden. Komplexere Setups mit Warenwirtschaft, Projektcontrolling und API-Integrationen benötigen 4-8 Wochen inklusive strukturierter Schulungen. Parallelbetrieb des Altsystems für 1-2 Monate gibt Sicherheit und ermöglicht schrittweisen Übergang.
Change-Management entscheidet häufig über Erfolg oder Scheitern – nicht die Technik. Mitarbeiter-Akzeptanz steigt durch frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation über konkrete Vorteile (weniger Doppelerfassung, schnellere Rechnungsstellung) und praxisnahe Schulungen. "Champions" im Team, die das System positiv vorleben, fördern die Adoption erheblich. Widerstände entstehen meist bei unzureichender Kommunikation oder wenn Mitarbeiter das System als Kontrollinstrument wahrnehmen.
Durchgängige Automatisierung von Angebotserstellung über Zeiterfassung bis zur Buchhaltung eliminiert manuelle Doppelerfassungen. Ein einmal erfasster Vorgang fließt automatisch durch alle Module – das Angebot wird zum Auftrag, daraus entsteht die Rechnung, die sich selbst in die Finanzbuchhaltung bucht. Typische Zeitersparnis: 2+ Stunden Büroarbeit pro Woche.
Rechtssicherheit durch GoBD-Konformität mit revisionssicherer Archivierung, lückenloser Dokumentation und DATEV-Export minimiert Risiken bei Steuerprüfungen. Steuerberater erhalten strukturierte, vollständige Daten ohne Nachfragen oder manuelle Korrekturen.
Skalierbarkeit ohne Systemwechsel ermöglichen unbegrenzte Belegmengen und flexible Nutzerlizenzen. Vom 2-Mann-Betrieb bis 50+ Mitarbeiter wächst das System mit – ohne Kostenfallen oder technische Migration.
Transparentes Projektcontrolling mit Deckungsbeitragsrechnung zeigt Material-, Lohn- und Gewinnanteil jeder Baustelle auf einen Blick. Fundierte Grundlage für Nachkalkulationen und realistische Angebote bei Folgeprojekten.
Offene API mit vollständiger Dokumentation erlaubt Integration spezialisierter Branchenlösungen für mobile Zeiterfassung, Baustellen-Management oder Webshops. Echte bidirektionale Kommunikation statt CSV-Export.
Monatliche Updates ohne Installations-Chaos oder Versionskonflikte. Gesetzliche Änderungen, neue Funktionen und Sicherheitspatches werden automatisch eingespielt.
Fehlende native Mobile-App erschwert Zeiterfassung und Dokumentation auf Baustellen erheblich. Die responsive Browser-Oberfläche funktioniert nur mit Mobilnetz, Offline-Arbeit ist unmöglich. Externe Apps via API sind technisch möglich, aber zusätzlicher Aufwand.
Begrenzte Branchenspezialisierung zeigt sich beim Fehlen von GaEB-Unterstützung für öffentliche Ausschreibungen, VOB/B-Kalkulation oder CAD-Integration. Betriebe mit diesen Anforderungen benötigen Zusatzlösungen oder Workarounds.
Externes Lohnmodul erforderlich bedeutet zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten von ca. 15-25 €/Mitarbeiter/Monat für Lexware Lohn, DATEV oder vergleichbare Anbieter. Integration erfolgt meist über manuelle Datenexporte.
Einarbeitungsaufwand bei Komplexität steigt mit der Anzahl genutzter Module. Während Angebote und Rechnungen schnell funktionieren, erfordert die vollständige Ausnutzung von Warenwirtschaft, Projektverwaltung und API-Integrationen strukturierte Schulungen.
Keine Branchen-Templates für spezifische Handwerksgewerke. Die generische Ausrichtung erfordert individuelle Anpassung von Vorlagen, Workflows und Berichten an betriebliche Anforderungen.
Performance bei sehr großen Betrieben ist nicht dokumentiert. Ab welcher Mitarbeiterzahl oder welchem Transaktionsvolumen Leistungstests empfohlen werden, bleibt unklar.
Nein, Collmex ist eine reine Cloud-Lösung und benötigt durchgehend Internetverbindung. Für mobile Zeiterfassung oder Dokumentation vor Ort stehen zwei Optionen zur Verfügung: die responsive Browser-Oberfläche über Mobilnetz (4G/5G) oder die Anbindung externer mobiler Apps über die REST-API. Letztere Option ermöglicht Offline-Erfassung mit späterer Synchronisation, erfordert aber technische Integration und zusätzliche Software-Kosten.
Die Zusammenarbeit gestaltet sich sehr reibungslos. Collmex bietet direkten DATEV-Export aller Buchungen, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER, E-Bilanz und EÜR aus dem System heraus. Steuerberater erhalten alle Daten digital, strukturiert und GoBD-konform – ohne manuelle Nachbearbeitung oder Rückfragen zu fehlenden Belegen. Viele Kanzleien kennen Collmex bereits und schätzen die Datenqualität. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag für den Steuerberater kann direkt im System hinterlegt werden.
Nutzerlizenzen können jederzeit flexibel angepasst werden. Zusätzliche Nutzer buchen Sie für 19 €/Monat pro Person hinzu, bei sinkendem Bedarf lassen sich Lizenzen auch wieder reduzieren. Die Abrechnung erfolgt monatlich anteilig – keine starren Jahresverträge oder feste Kontingente. Diese Flexibilität ist besonders bei saisonalen Schwankungen oder projektbezogener Personalaufstockung praktisch.
Für Standard-Szenarien – Angebote, Rechnungen, einfache Buchhaltung – ist kein IT-Experte erforderlich. Das System ist auch für kaufmännische Angestellte ohne technischen Hintergrund einrichtbar, wenn strukturiert vorgegangen wird. Collmex bietet Einrichtungs-Assistenten und Vorlagen für typische Handwerker-Prozesse. Bei komplexen API-Integrationen, Multi-Mandanten-Setup oder individuellen Workflow-Anpassungen ist externe Unterstützung (Collmex-Partner oder IT-Dienstleister) empfehlenswert. Einmalige Implementierungskosten liegen typischerweise zwischen 2.500-5.000 €.
Die Datensicherheit entspricht hohen Standards. Hosting erfolgt ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren mit physischer und technischer Absicherung. SSL/TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, tägliche Backups sichern gegen Datenverlust ab. GoBD- und DSGVO-Konformität wird durch technische Maßnahmen und organisatorische Prozesse gewährleistet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Standard-Lieferumfang. Wichtig: Das Collmex-Unternehmen selbst verfügt nicht über ISO-27001-Zertifizierung – nur die genutzten Rechenzentren.
Für einen fundierten Entscheidungsprozess empfiehlt sich der Vergleich mit Lexware handwerk (stärkere Desktop-Tradition, begrenztes Belegvolumen), TopKontor Handwerk (tiefere Branchenspezialisierung, weniger API-Offenheit) und weclapp (moderne Cloud-Lösung, aber höhere Komplexität). Betriebe mit starkem Fokus auf mobile Baustellen-Apps sollten Craftboxx oder 123Handwerk betrachten. Die Wahl hängt von individuellen Prioritäten ab: API-Offenheit und Skalierbarkeit sprechen für Collmex, native Mobile-Apps und GaEB-Integration für spezialisierte Alternativen.
