Die Software deckt die wesentlichen Arbeitsbereiche eines modernen Handwerksbetriebs ab und konzentriert sich dabei auf praktische Alltagsanforderungen.
Mobiler Außendienst:
Kalkulation & Abrechnung:
Disposition & Planung:
Lagerverwaltung & Dokumentation:
Zusätzliche Funktionen:
Patentierte Offline-First-Technologie bildet das technische Fundament der Software. Die Delta-Sync-Technologie (Patent DE102018000123) synchronisiert ausschließlich tatsächlich geänderte Daten, nicht ganze Datensätze. Dies ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten selbst bei extrem schlechter Netzabdeckung. Sobald eine Verbindung besteht, erfolgt die bandbreitensparende Übertragung automatisch im Hintergrund. Für Betriebe, deren Teams häufig in Kellern, ländlichen Gebieten oder Funklöchern arbeiten, stellt dies einen messbaren Vorteil gegenüber rein cloudbasierten Lösungen dar.
Automatisches Leistungsverzeichnis-Mapping zu regionalen Baupreisen unterscheidet HAPAK® von vielen Wettbewerbern. Durch die Kooperation mit einem Baupreis-Informationsdienst werden Leistungspositionen automatisch mit aktuellen regionalen Preisen verknüpft. Die zeitaufwändige manuelle Recherche bei der Angebotserstellung entfällt weitgehend. Kalkulationen bleiben aktuell, ohne dass Preislisten manuell gepflegt werden müssen. Dies verkürzt die Angebotserstellung nach Herstellerangaben auf unter fünf Minuten.
TÜV Rheinland-zertifizierte DSGVO-Konformität der Cloud-Infrastruktur bietet rechtliche Sicherheit. Die Verschlüsselung erfolgt über TLS-Standard, tägliche Backups sind implementiert. Die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich in Planung. Für Betriebe mit erhöhten Datenschutzanforderungen steht neben der Standard-Cloud-Lösung auch eine hybride oder On-Premise-Bereitstellung zur Verfügung.
Praxisnahe Entwicklung mit direkter Handwerker-Beteiligung prägt die Produktentwicklung. Ein eigenes UX-Team führt Beta-Tests direkt mit Handwerksbetrieben durch. Die Kooperation mit Handwerkskammern stellt sicher, dass Funktionen und Bedienung den tatsächlichen Arbeitsabläufen entsprechen. Quartalsweise Release-Zyklen ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen basierend auf Anwenderfeedback.
Einschränkungen betreffen vor allem größere Betriebe und spezielle Anforderungen. Die Business-Intelligence-Funktionen für komplexe Datenanalysen sind begrenzt. Für Betriebe ab etwa 200 Mitarbeitern oder mit umfangreichem CRM-Bedarf können die Funktionen zu eingeschränkt sein. Materialpreise für spezielle Positionen müssen aktuell noch manuell gepflegt werden. Bei sehr instabiler Netzverbindung können gelegentlich Synchronisationskonflikte auftreten, die manuelle Nacharbeit erfordern.
Kleinbetriebe mit 5 bis 15 Mitarbeitern finden in HAPAK® eine passend dimensionierte Lösung. Betriebe mit drei bis acht Monteuren im Außendienst und ein bis zwei Personen im Büro profitieren von der modularen Struktur ohne überdimensionierte ERP-Komplexität. Die Software lässt sich auf die tatsächlich benötigten Funktionen beschränken, was Lizenzkosten und Einarbeitungsaufwand reduziert. Der Funktionsumfang wächst bei Bedarf durch Zubuchung weiterer Module mit.
Mobile Gewerke mit häufigen Baustellenwechseln gehören zur Kernzielgruppe. Elektriker, SHK-Installateure, Maler und Trockenbauer – alle Gewerke, bei denen Teams täglich zwischen mehreren Einsatzorten pendeln – profitieren vom robusten Offline-Modus und der mobilen Zeiterfassung. Die automatische Fahrtkostenberechnung und Fotodokumentation ersetzen Zettelwirtschaft und verlorene Stundennachweise durch digitale Erfassung direkt am Einsatzort.
Betriebe mit hohem Kalkulationsaufwand gewinnen Zeit durch die vordefinierte Positionsbibliothek mit Baupreis-Anbindung. Wer täglich mehrere Angebote erstellen muss und dabei auf aktuelle Preise angewiesen ist, reduziert den Zeitaufwand von durchschnittlich 30 Minuten auf unter fünf Minuten pro Angebot. Die automatische Verknüpfung zu regionalen Preisdatenbanken hält Kalkulationen ohne manuelle Pflege aktuell.
Betriebe im digitalen Transformationsprozess finden einen strukturierten Einstieg. Die Software bietet Unternehmen, die noch mit Stundenzetteln, handschriftlichen Notizen und Excel-Listen arbeiten, einen überschaubaren Digitalisierungsweg. Die Mobile-First-Bedienung senkt die Einstiegshürde für Monteure, die Implementierungszeit liegt realistisch bei vier bis acht Wochen. Die intuitive Oberfläche reduziert Schulungsaufwand und fördert die Nutzerakzeptanz.
Entscheidende Auswahlkriterien:
HAPAK® folgt einer klaren Mobile-First-Philosophie für handwerkliche Kernprozesse. Die Software konzentriert sich bewusst auf wesentliche Abläufe: Auftrag erfassen, Zeit buchen, Material dokumentieren, Rechnung schreiben. Statt einer überfrachteten Komplettlösung erhalten Anwender eine fokussierte Software für die tatsächlich relevanten Arbeitsschritte. Zusätzliche Funktionen wie erweiterte Lagerverwaltung, Dokumentenmanagement oder detaillierte Tourenplanung lassen sich modular zubuchen. Diese Struktur verhindert, dass Betriebe für ungenutzte Funktionen zahlen oder sich durch überkomplexe Menüs navigieren müssen.
Die technische Grundlage bildet eine moderne Microservices-Architektur, die kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht. Quartalsweise Releases integrieren neue Funktionen ohne große Systemumstellungen. Die API-Schnittstelle bereitet Betriebe auf künftige Anforderungen vor, etwa die Anbindung von IoT-Sensoren für vorausschauende Wartung oder erweiterte CRM-Integrationen. Diese modulare technische Struktur ermöglicht es, einzelne Komponenten zu aktualisieren, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen.
Die Bereitstellung erfolgt standardmäßig als Cloud-SaaS-Lösung, kann aber auch hybrid oder On-Premise umgesetzt werden. Dies bietet Flexibilität für Betriebe mit besonderen Datenschutzanforderungen oder spezifischen IT-Sicherheitsvorgaben. Die Cloud-Variante entlastet kleinere Betriebe von Serverwartung und Backup-Management, während größere Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur eine lokale Installation wählen können.
Die CSK Software GmbH aus Berlin entwickelt seit 2005 ausschließlich Software für das Handwerk. Mit über 15 Jahren Spezialisierung auf Bau-, Elektro-, SHK- und Malergewerke verfügt das Unternehmen über branchenspezifisches Know-how. Die Betriebsgröße von 25 Mitarbeitern positioniert CSK zwischen Start-up-Dynamik und etablierter Unternehmensstruktur – groß genug für professionelle Prozesse, klein genug für persönlichen Kundenservice.
Die Verwurzelung im Handwerk zeigt sich in der Entwicklungsmethodik. Ein eigenes UX-Team führt Beta-Tests direkt mit Handwerksbetrieben durch, Kooperationen mit Handwerkskammern fließen in die Produktgestaltung ein. Diese praxisorientierte Entwicklung unterscheidet HAPAK® von theoretisch konzipierten IT-Lösungen. Mit Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bietet CSK regionalen Support mit lokalen Ansprechpartnern. Persönliche Kundenbetreuer stehen ab zehn Lizenzen zur Verfügung, die durchschnittliche Support-Reaktionszeit liegt bei vier Stunden.
Die Systemanforderungen fallen moderat aus und erfordern keine Spezial-Hardware. Auf Serverseite werden Windows Server 2016 oder höher sowie Linux-Distributionen wie Debian oder Ubuntu unterstützt. Client-seitig funktioniert die Software ab iOS 13, Android 8 und auf aktuellen Desktop-Browsern. Vorhandene Smartphones und Tablets genügen in der Regel, spezielle Industriegeräte sind nicht erforderlich. Diese breite Kompatibilität senkt die Einstiegskosten und erlaubt die Nutzung vorhandener Hardware.
Die Standardschnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen umfassen DATEV, lexoffice und sevDesk. Der FiBu-Export erfolgt mit wenigen Klicks, doppelte Dateneingabe entfällt. API-Schnittstellen ermöglichen darüber hinaus Anbindungen an CRM-Tools oder IoT-Geräte. Für Betriebe, die vorausschauende Wartung anbieten oder Zustandsüberwachung implementieren möchten, öffnet dies Integrationsmöglichkeiten.
Datensicherheit und DSGVO-Konformität sind durch TÜV-Rheinland-Zertifizierung dokumentiert. TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, tägliche Backups sichern die Datenbestände. Die Cloud-Infrastruktur erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Die geplante ISO-27001-Zertifizierung unterstreicht die langfristige Ausrichtung auf höchste Sicherheitsstandards.
Das Preismodell folgt einer transparenten modularen Struktur. Das Basis-Abonnement beginnt ab 29 Euro pro Monat und Nutzer und umfasst Kernfunktionen wie Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungserstellung sowie Kundenverwaltung. Zusatzmodule für Lagerverwaltung, Dokumentenmanagement oder erweiterte Routenplanung kosten jeweils 9 bis 15 Euro pro Monat und Nutzer. Eine einmalige Einrichtungspauschale ab 499 Euro deckt die initiale Systemkonfiguration ab. Betriebe zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionen – eine Struktur, die besonders wachsenden Unternehmen entgegenkommt.
Die Amortisationszeit liegt nach CSK-ROI-Studien typischerweise bei sechs bis neun Monaten. Anwenderbetriebe berichten von 30 Prozent Zeitersparnis im Verwaltungsbereich, 20 Prozent reduzierten Leerlaufzeiten und 25 Prozent schnellerem Liquiditätsfluss durch beschleunigte Rechnungsstellung. Diese Effizienzgewinne kompensieren die Lizenzkosten in relativ kurzer Zeit. Ein typischer Betrieb mit zehn Mitarbeitern kalkuliert mit monatlichen Lizenzkosten zwischen 400 und 600 Euro, abhängig von den gebuchten Modulen.
Bei der Gesamtkostenbetrachtung sollten jedoch zusätzliche Faktoren einbezogen werden. Hardware-Kosten für Tablets oder Smartphones für alle Monteure, Schulungsaufwand bei Neueinstellungen und Zeit für die manuelle Materialpreis-Pflege fließen in die Total-Cost-of-Ownership ein. Im Vergleich zu umfassenden ERP-Systemen positioniert sich HAPAK® im mittleren Preissegment – günstiger als Vollsysteme, aber mit höherem Funktionsumfang als reine Zeiterfassungs-Apps.
Der Implementierungsprozess erstreckt sich realistisch über vier bis acht Wochen und folgt einer strukturierten Methodik: Projektstart mit Anforderungsaufnahme, Datenaufnahme aus Altsystemen, Systemkonfiguration, Mitarbeiterschulung und abschließendes Go-Live. Ein IT-Verantwortlicher und ein Key-User im Unternehmen bilden die interne Projektstruktur. Nach ein bis zwei Tagen Onboarding können die ersten produktiven Arbeitsschritte erfolgen, wöchentliche Webinare vertiefen die Kenntnisse sukzessive.
Die Datenmigration aus Altsystemen erfolgt über CSV- oder Excel-Import sowie Schnittstellen zu verbreiteten Bestandssystemen. Manuelle Nachbearbeitung ist jedoch häufig erforderlich, da Datenstrukturen selten perfekt kompatibel sind. Die Qualität der Bestandsdaten entscheidet maßgeblich über den Migrationsaufwand. Eine Vorbereinigung – etwa die Eliminierung von Duplikaten, Standardisierung von Adressformaten oder Aktualisierung veralteter Kundendaten – reduziert nachträgliche Korrekturen erheblich.
Change-Management bildet einen erfolgskritischen Faktor bei jeder Softwareeinführung. Die Umstellung etablierter Arbeitsweisen erfordert aktive Unterstützung durch die Geschäftsführung und ausreichende Schulungsressourcen. Die Mobile-First-Bedienung von HAPAK® senkt die Einstiegshürde für Monteure, die im privaten Bereich mit Smartphone-Apps vertraut sind. Support-Kanäle umfassen eine Hotline (werktags 8 bis 18 Uhr), eine Online-Academy mit Tutorials sowie optionale Präsenzschulungen vor Ort.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, der Offline-Modus bildet eine Kernfunktion von HAPAK®. Die patentierte Delta-Sync-Technologie (Patent DE102018000123) ermöglicht vollständiges Arbeiten ohne Netzverbindung. Zeiterfassung, Fotodokumentation, Formularausfüllung und Notizen funktionieren unabhängig vom Empfang. Sobald eine Verbindung verfügbar ist, werden ausschließlich die tatsächlich geänderten Daten synchronisiert, nicht ganze Datensätze. Dies spart Bandbreite und funktioniert auch bei schwacher Verbindung zuverlässig.
Die Zeitspanne von vier bis acht Wochen vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb ist unter realistischen Bedingungen erreichbar. Voraussetzung sind ein dedizierter IT-Verantwortlicher und ein Key-User im Betrieb, die das Projekt aktiv begleiten. Nach ein bis zwei Tagen Onboarding können die ersten Aufträge erfasst werden. Die volle Funktionstiefe erschließt sich durch die wöchentlichen Webinare und sukzessive Erweiterung der genutzten Module. Betriebe mit sehr komplexen Altsystemen oder großen zu migrierenden Datenbeständen sollten eher mit acht bis zehn Wochen rechnen.
CSV- und Excel-Import ist standardmäßig verfügbar, ebenso Schnittstellen zu vielen gängigen Handwerkersoftware-Systemen. Manuelle Nachbearbeitung sollte jedoch eingeplant werden, da Datenstrukturen selten perfekt übereinstimmen. Die Qualität der Bestandsdaten bestimmt den Aufwand maßgeblich. Eine Vorbereinigung – Eliminierung von Duplikaten, Standardisierung von Formaten, Aktualisierung veralteter Einträge – reduziert nachträgliche Korrekturen erheblich. Der Migrationssupport durch CSK umfasst Beratung zur Datenaufbereitung und technische Unterstützung beim Import.
Die Cloud-Infrastruktur ist durch den TÜV Rheinland als DSGVO-konform zertifiziert. TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, tägliche Backups sichern die Datenbestände. Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO sind Standard. Die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich in Planung und wird die Sicherheitsstandards weiter formalisieren. Für Betriebe mit besonders hohen Datenschutzanforderungen steht neben der Cloud-Lösung auch eine On-Premise-Installation zur Verfügung.
Die modulare Preisstruktur ist genau für diesen Ansatz konzipiert. Ein Start mit dem Basis-Abonnement (ab 29 Euro pro Monat und Nutzer) für Zeiterfassung und Abrechnung ist möglich. Lagerverwaltung, Dokumentenmanagement, erweiterte Routenplanung oder zusätzliche Reporting-Funktionen lassen sich später als Module zubuchen (jeweils 9 bis 15 Euro pro Monat und Nutzer). Dieser stufenweise Ausbau verhindert initiale Überforderung der Nutzer und verteilt Lizenzkosten entsprechend dem tatsächlichen Bedarf.
Die patentierte Offline-Technologie mit Delta-Sync hebt HAPAK® von vielen cloudbasierten Wettbewerbern ab, die bei fehlendem Netz nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Das automatische Leistungsverzeichnis-Mapping zu regionalen Baupreisen beschleunigt die Kalkulation deutlich. Die bewusst schlanke Struktur ohne ERP-Überdimensionierung positioniert HAPAK® zwischen einfachen Zeiterfassungs-Apps und komplexen Vollsystemen. Für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern, die mobile Zeiterfassung und schnelle Abrechnung priorisieren, bietet dies oft das optimale Verhältnis von Funktionsumfang zu Komplexität.