Angebots- und Auftragsmanagement: Vorlagenbasierte Angebotserstellung ermöglicht die Erstellung professioneller Angebote innerhalb weniger Minuten. Kundendaten und Leistungsverzeichnisse werden automatisch übernommen, während die integrierte GAEB-Schnittstelle alle Phasen (X81-X86) für Ausschreibungen und Abrechnung unterstützt. Die automatische Rechnungsfolge führt vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung mit einem Klick.
Material- und Lagerverwaltung: Echtzeit-Materialverwaltung bietet permanenten Überblick über Lagerbestände mit automatischen Nachbestellvorschlägen bei Erreichen der Mindestbestände. Der Artikelstammdaten-Austausch ermöglicht den direkten Import von Großhändler-Katalogen via Datanorm und IDS-Connect.
Baustelle und Mobile: Mobile Zeiterfassung erlaubt Mitarbeitern die Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle per App, wobei alle Daten automatisch im System synchronisiert werden. Die Fotodokumentation ermöglicht die Erfassung von Baufortschritt und Mängeln mit dem Smartphone und ordnet diese direkt dem jeweiligen Auftrag zu.
Kalkulation und Controlling: Projektkalkulation mit Nachkalkulation unterstützt die Vorkalkulation vor Angebotserstellung sowie die detaillierte Nachkalkulation nach Projektabschluss. Die Deckungsbeitragsrechnung visualisiert die Rentabilität einzelner Aufträge und zeigt Optimierungspotenziale auf.
Finanzmanagement: Integriertes Mahnwesen versendet automatische Zahlungserinnerungen in drei Stufen zur Verbesserung der Liquidität. Der DATEV-Export übermittelt alle Buchungsdaten mit einem Klick an den Steuerberater, während das Online-Banking mit SEPA den automatischen Abruf von Kontoauszügen und die direkte Durchführung von Zahlungen ermöglicht.
Ressourcenplanung: Termin- und Einsatzplanung bietet Übersicht über Mitarbeiter, Fahrzeuge und Geräte in der Kalenderansicht zur optimalen Ressourcennutzung. Die Fahrzeug- und Geräteverwaltung behält Wartungsintervalle im Blick und dokumentiert die Einsatzhistorie.
Verwaltung und Organisation: Digitale Belegarchivierung ermöglicht die zentrale Ablage aller Dokumente, Fotos und Belege am jeweiligen Auftrag. Das Berichtscenter mit KPIs stellt wichtige Kennzahlen wie Liquidität, Auftragsbestand und offene Posten übersichtlich dar.
GAEB-Integration auf höchstem Niveau stellt einen wesentlichen Unterschied zu vielen Wettbewerbern dar. Die tiefgreifende Unterstützung aller GAEB-Phasen (X81-X86) ist bei Lexware handwerk standardmäßig enthalten, während konkurrierende Lösungen diese Funktionalität häufig nur als kostenpflichtiges Zusatzmodul anbieten. Handwerksbetriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen oder mit Bauträgern zusammenarbeiten, können Leistungsverzeichnisse direkt importieren, kalkulieren und elektronisch zurücksenden.
Offline-Stabilität mit lokaler Datenhoheit unterscheidet die Software grundlegend von reinen Cloud-Lösungen. Als Windows-Anwendung arbeitet Lexware handwerk auch bei Internetausfall zuverlässig weiter. Die Daten verbleiben auf den unternehmenseigenen Servern, wodurch volle Kontrolle über sensible Geschäftsdaten gewährleistet wird. Dieser Aspekt gewinnt für Handwerksbetriebe an Bedeutung, die Wert auf Datenschutz und Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern legen.
DATEV-Schnittstelle in Perfektion resultiert aus jahrelanger Optimierung und gilt als eine der ausgereiftesten Lösungen am Markt. Steuerberater erhalten exakt die benötigten Daten in der korrekten Struktur und im richtigen Format. Dies reduziert Rückfragen, minimiert Korrekturaufwand und senkt letztlich die Kosten für die Steuerberatung erheblich. Die Schnittstelle wurde über Jahre hinweg gemeinsam mit Steuerberatern verfeinert.
GoBD-Sicherheit durch jahrelange Expertise profitiert von der Zugehörigkeit zur Haufe Group. Die Software ist durchgehend GoBD-testiert und wird bei jeder Gesetzesänderung zeitnah angepasst. Handwerksbetriebe können sich darauf verlassen, dass ihre kaufmännischen Prozesse den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Die kontinuierliche Aktualisierung erfolgt automatisch im Rahmen des Wartungsvertrags.
Einschränkungen betreffen primär die technologische Ausrichtung. Lexware handwerk ist eine klassische Desktop-Anwendung ohne vollwertige Browser-Oberfläche. Betriebe, die ausschließlich cloud-basiert und geräteunabhängig arbeiten möchten, müssen Kompromisse eingehen. Die mobile App deckt lediglich ausgewählte Funktionen wie Zeiterfassung und Fotodokumentation ab, bietet aber keinen vollständigen Zugriff auf alle Programmfunktionen.
Etablierte Elektro- oder SHK-Betriebe mit 5-30 Mitarbeitern finden in der Software eine passende Lösung für ihre Anforderungen. Diese Betriebe führen typischerweise mehrere Projekte parallel, arbeiten regelmäßig mit GAEB-Ausschreibungen und benötigen eine verlässliche Projektkalkulation. Die Kombination aus Materialbewirtschaftung, mobiler Zeiterfassung und DATEV-Export deckt die typischen Geschäftsprozesse ab. Die Desktop-Stabilität bietet den Vorteil, dass die Büroarbeit nicht von der Verfügbarkeit der Internetverbindung abhängig ist.
Maler- oder Schreinerbetriebe mit Fokus auf Nachkalkulation profitieren besonders von den detaillierten Controlling-Funktionen. Die Vor- und Nachkalkulation mit Deckungsbeitragsrechnung zeigt transparent, bei welchen Aufträgen tatsächlich Gewinn erwirtschaftet wird. Diese Erkenntnisse ermöglichen präzisere Kalkulationen bei zukünftigen Angeboten. Das integrierte Mahnwesen unterstützt die konsequente Verfolgung offener Forderungen und verbessert die Liquiditätssituation.
Handwerksmeister mit etablierter Steuerberater-Anbindung schätzen die optimierte Zusammenarbeit durch den DATEV-Export. Der strukturierte Datenaustausch eliminiert Excel-Listen und reduziert Rückfragen erheblich. Die daraus resultierende Zeitersparnis beim Steuerberater senkt die Beratungskosten spürbar. Die GoBD-Konformität bietet zusätzliche Sicherheit bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.
Wachsende Betriebe mit aktiver Lagerhaltung erhalten die notwendigen Werkzeuge zur Bestandsoptimierung. Die Echtzeit-Lagerverwaltung mit Nachbestellvorschlägen verhindert Materialengpässe und Fehlbestellungen. Die Anbindung an Großhändler-Kataloge reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich. Betriebe können so Kapital, das unnötig im Lager gebunden ist, reduzieren und gleichzeitig Lieferengpässe vermeiden.
Entscheidende Auswahlkriterien:
GAEB-Bedarf: Betriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen oder mit GAEB-Leistungsverzeichnissen arbeiten, profitieren von der standardmäßigen Integration ohne Zusatzkosten.
Desktop vs. Cloud: Die Entscheidung zwischen stabiler Desktop-Anwendung mit lokalen Daten und flexibler Browser-Bedienung sollte bewusst getroffen werden. Lexware handwerk eignet sich für Betriebe, die Wert auf Offline-Fähigkeit legen.
DATEV-Schnittstelle: Arbeitet der Steuerberater mit DATEV, amortisiert sich die Investition allein durch Zeitersparnis und reduzierte Beratungskosten innerhalb weniger Monate.
Betriebsgröße: Die Software ist für Betriebe mit 1-50 Mitarbeitern konzipiert. Größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen sollten auch spezialisierte ERP-Systeme in Betracht ziehen.
Durchgängige Prozesskette bildet das Fundament der Software. Lexware handwerk deckt den kompletten kaufmännischen Prozess ab – von der ersten Kundenanfrage über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zur Übergabe der Buchungsdaten an den Steuerberater. Medienbrüche und Doppelerfassungen entfallen vollständig. In der Praxis führt dies zu Zeitersparnissen im Büro von bis zu 30 Prozent, da Daten nur einmal erfasst und anschließend automatisch durch alle Prozessschritte geführt werden.
Branchentiefe durch jahrelange Spezialisierung zeigt sich in zahlreichen Details. Die Software wurde gezielt für Handwerksbetriebe entwickelt und über Jahrzehnte kontinuierlich verfeinert. Dies manifestiert sich in der GAEB-Integration, vordefinierten Vorlagen für Stundenverrechnungssätze, der Berücksichtigung handwerkstypischer Kalkulationsmethoden und branchenspezifischen Berechnungsformeln. Die Terminologie und Prozesslogik entspricht exakt der Arbeitsweise von Handwerksbetrieben.
Modularer Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Zusammenstellung. Betriebe zahlen ausschließlich für die tatsächlich benötigten Funktionen. Das Basispaket deckt die einfache Auftragsabwicklung ab, während spezialisierte Module wie GAEB für öffentliche Ausschreibungen oder die Mobile-App für die Baustellenanbindung flexibel hinzugebucht werden können. Diese Skalierbarkeit erlaubt den Einstieg mit überschaubaren Kosten und spätere Erweiterung bei wachsenden Anforderungen.
Zugehörigkeit zur Haufe Group bietet wesentliche Vorteile für Anwender. Lexware ist Teil eines der führenden Anbieter für Arbeitsplatzlösungen in Deutschland. Dies bedeutet finanzielle Stabilität, langfristige Produktentwicklung und über 40 Jahre gesammelte Expertise in rechtlichen und kaufmännischen Fragestellungen. Die Haufe Group beschäftigt eigene Rechtsexperten, die gesetzliche Änderungen kontinuierlich analysieren und in Softwareanpassungen umsetzen.
Fokus auf deutsche KMU seit Jahrzehnten prägt die Produktphilosophie. Die langjährige Zusammenarbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen hat ein tiefes Verständnis für deren spezifische Anforderungen geschaffen. Eine Verlängerungsrate von über 80 Prozent bei bestehenden Kunden zeigt, dass das Versprechen "Software für den Mittelstand" in der Praxis eingelöst wird. Die Produktentwicklung orientiert sich konsequent an Rückmeldungen aus der Anwenderbasis.
Starkes Partnernetzwerk gewährleistet regionale Betreuung. Über 1.000 zertifizierte Lexware-Partner in ganz Deutschland bieten Vor-Ort-Service, individualisierte Schulungen und persönliche Beratung. Für Handwerksbetriebe ohne eigene IT-Abteilung stellt dies einen erheblichen Vorteil dar, da bei Problemen oder Fragen schnell kompetente Hilfe verfügbar ist.
Windows-Client mit SQL-Server-Basis bildet das technische Fundament. Als .NET-Anwendung läuft Lexware handwerk stabil auf Windows 10 und Windows 11 mit Microsoft SQL Server als Datenbanksystem. Diese Architektur garantiert hohe Zuverlässigkeit und Performance, bindet Anwender jedoch an die Windows-Umgebung. Mac-Nutzer benötigen eine Virtualisierungslösung. Die mehrplatzfähige Architektur ermöglicht die gleichzeitige Arbeit mehrerer Nutzer auf einer zentralen Datenbank.
Unterstützung von Branchenstandards statt proprietärer Schnittstellen erleichtert die Integration in bestehende Systemlandschaften. Die Software unterstützt GAEB für Ausschreibungen, Datanorm und IDS-Connect für den Datenaustausch mit Großhändlern, UGL für Lieferanten-Anbindungen sowie DATEV für den Steuerberater. Eine öffentliche API für individuelle Entwicklungen existiert nicht, die bewährten Standardformate CSV und XML ermöglichen jedoch Datenimport und -export für spezielle Anforderungen.
Hybrid-Ansatz mit optionaler Cloud-Synchronisation kombiniert die Vorteile verschiedener Welten. Primär arbeiten Anwender lokal auf dem Desktop-Client, können jedoch optional Cloud-Backup und die Synchronisation mit der Mobile-App nutzen. Dieser Ansatz bietet Offline-Stabilität für die Büroarbeit und gleichzeitig Cloud-Komfort für die mobile Nutzung. Die sensiblen Geschäftsdaten verbleiben dabei auf den unternehmenseigenen Systemen, während nur ausgewählte Daten für die mobile Nutzung synchronisiert werden.
Transparentes Jahresabo-Modell bildet die Preisstruktur. Die Einstiegspakete beginnen bei etwa 300 Euro pro Jahr, während umfassendere Premium-Pakete bis zu 800 Euro pro Jahr und Arbeitsplatz kosten. Zusatzmodule wie GAEB-Unterstützung oder die Mobile-App verursachen jeweils etwa 100 bis 200 Euro zusätzliche Jahreskosten. Die Verträge laufen über ein Jahr mit jährlicher Kündigungsmöglichkeit. Versteckte Kosten oder automatische Preissteigerungen sind nicht üblich.
Total Cost of Ownership liegt über einen Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren im mittleren Preissegment. Lexware handwerk positioniert sich preislich zwischen günstigen Cloud-Lösungen für Kleinstbetriebe und hochpreisigen ERP-Systemen für große Unternehmen. Für einen typischen Zwei-Nutzer-Betrieb sollten über drei Jahre realistisch 3.500 bis 5.000 Euro kalkuliert werden. Diese Kalkulation umfasst Softwarelizenzen, notwendige Zusatzmodule, initiale Schulungen und das Setup durch einen Fachpartner.
Return on Investment realisiert sich typischerweise innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Die schnellere Rechnungsstellung verbessert die Liquidität, das automatische Mahnwesen reduziert Zahlungsausfälle, die Zeitersparnis im Büro senkt Personalkosten, und der optimierte DATEV-Export verringert die Kosten für Steuerberatung. In der Praxis amortisieren sich die Softwarekosten häufig bereits durch die reduzierten Steuerberaterkosten, während die weiteren Effizienzgewinne direkt zur Ertragssteigerung beitragen.
Datenmigration über Standardformate gestaltet den Umstieg von Altsystemen praktikabel. Der Import von Stammdaten wie Kunden, Artikeln und Lieferanten erfolgt über CSV- oder Excel-Dateien. Lexware-Partner bieten professionelle Unterstützung bei der Übernahme komplexer Datenbestände aus verschiedenen Vorgängersystemen. Der Zeitaufwand für die Datenmigration liegt je nach Datenmenge und -qualität zwischen einem und drei Tagen. Gut strukturierte Altsysteme erleichtern den Prozess erheblich.
Strukturierte Schulung entscheidet maßgeblich über den Migrationserfolg. Die Software bietet eine intuitive Oberfläche, dennoch empfiehlt sich eine systematische Einarbeitung zur Vermeidung von Frustrationen und Fehlbedienungen. Für Bürokräfte, die täglich mit allen Funktionen arbeiten, sollten zwei Schulungstage eingeplant werden. Mitarbeiter, die primär die mobile Zeiterfassung nutzen, benötigen jeweils zwei bis drei Stunden Einweisung. Die Investition in professionelle Schulung zahlt sich durch schnellere Produktivität und weniger Anwenderfehler aus.
Parallelbetrieb reduziert Umstellungsrisiken erheblich. In den ersten Wochen können beide Systeme – das alte und Lexware handwerk – parallel betrieben werden. Dies ermöglicht einen Abgleich der Ergebnisse und schafft Sicherheit, dass alle Prozesse korrekt funktionieren. Sobald das neue System zuverlässig läuft, wird das alte System archiviert. Eine vollständige Löschung sollte erst nach Ablauf aller steuerrechtlich relevanten Aufbewahrungsfristen erfolgen.
Vorteile:
Durchgängige Handwerksprozesse: Komplette Abbildung vom Angebot bis zur Buchhaltung ohne Medienbrüche, alle Daten stehen durchgängig zur Verfügung und müssen nur einmal erfasst werden.
Rechtssicherheit: GoBD-Testierung und kontinuierliche Anpassung an aktuelle gesetzliche Anforderungen bieten Schutz bei Betriebsprüfungen und gewährleisten rechtskonforme Geschäftsprozesse.
Offline-Stabilität: Zuverlässige Funktion auch ohne Internetverbindung ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten im Büro, unabhängig von der Verfügbarkeit der Internetverbindung.
GAEB- und DATEV-Integration: Standardmäßige Unterstützung beider Branchenstandards ohne Zusatzkosten schafft echten Mehrwert für Handwerksbetriebe mit entsprechendem Bedarf.
Lokale Datenhoheit: Vollständige Kontrolle über sensible Geschäftsdaten durch lokale Speicherung auf eigenen Servern, keine Abhängigkeit von Cloud-Anbietern.
Etabliertes Partnernetzwerk: Über 1.000 zertifizierte Partner in Deutschland ermöglichen regionale Betreuung und schnelle Hilfe bei Problemen.
Herausforderungen:
Desktop-Bindung: Fehlende vollwertige Browser-Oberfläche und Windows-Pflicht schränken die Geräteflexibilität ein, mobile App deckt nur ausgewählte Funktionen ab.
UI-Modernität: Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Cloud-basierten Lösungen weniger modern und teilweise weniger intuitiv, folgt jedoch bewährten Standards.
Zusatzkosten für Module: Wichtige Funktionen wie GAEB und Mobile-App verursachen zusätzliche Jahreskosten, die bei der Budgetplanung berücksichtigt werden müssen.
Initiale Einarbeitung: Der Funktionsumfang erfordert strukturierte Schulung und Einarbeitung, einfachere Cloud-Tools bieten schnelleren Einstieg mit reduzierten Funktionen.
Fehlende Public API: Individuelle Integrationen in spezielle Drittsysteme sind aufwendiger, da keine standardisierte Programmierschnittstelle verfügbar ist.
Windows-Abhängigkeit: Mac-Nutzer benötigen Virtualisierungslösungen, reine Linux-Umgebungen werden nicht unterstützt, was die Systemlandschaft einschränken kann.
Die mobile App als optionales Zusatzmodul ermöglicht Zeiterfassung und Fotodokumentation direkt auf der Baustelle. Mitarbeiter können Arbeitszeiten erfassen, Fotos aufnehmen und diese den jeweiligen Aufträgen zuordnen. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist. Das vollständige Programm mit allen Funktionen läuft jedoch ausschließlich auf Windows-Rechnern. Eine Browser-basierte Nutzung für den vollständigen Zugriff auf alle Funktionen ist nicht verfügbar.
Der Windows-Client arbeitet vollständig offline und benötigt für die Kernfunktionen keine Internetverbindung. Alle Daten werden lokal auf den Unternehmensservern gespeichert. Internet wird ausschließlich für das optionale Cloud-Backup, die Synchronisation mit der Mobile-App, Online-Banking-Funktionen sowie für Software-Updates benötigt. Dies macht die Software besonders zuverlässig für Büroarbeitsplätze mit instabiler Internetverbindung.
Bei strukturierter Vorbereitung und Unterstützung durch einen Lexware-Partner liegt der Zeitaufwand zwischen einem und drei Tagen. Die meisten Stammdaten lassen sich per CSV importieren, historische Bewegungsdaten müssen jedoch in der Regel im Altsystem archiviert bleiben. Die Einarbeitung der Mitarbeiter sollte mit zwei Schulungstagen für die Bürokraft und jeweils zwei bis drei Stunden für Mitarbeiter mit mobiler Nutzung kalkuliert werden. Ein Parallelbetrieb in den ersten Wochen reduziert das Umstellungsrisiko.
Lexware handwerk benötigt Windows 10 oder Windows 11 als Betriebssystem sowie Microsoft SQL Server als Datenbank. Für den SQL Server existiert eine kostenlose Express-Edition, die für kleinere Betriebe ausreichend ist. Die Hardware sollte mindestens einen modernen Mehrkern-Prozessor, 8 GB RAM und ausreichend Festplattenspeicher bieten. Für Mehrplatzsysteme empfiehlt sich ein dedizierter Server. Die Mobile-App läuft auf aktuellen iOS- und Android-Geräten.
Die GAEB-Funktionalität ist je nach gewähltem Paket entweder standardmäßig enthalten oder als Zusatzmodul buchbar. Dies stellt einen Vorteil gegenüber vielen Wettbewerbern dar, bei denen GAEB-Unterstützung grundsätzlich kostenpflichtig ist. Die genaue Konfiguration sollte vor Vertragsabschluss geklärt werden, da verschiedene Paketoptionen existieren. Die GAEB-Integration umfasst alle relevanten Phasen von X81 bis X86 und ermöglicht den vollständigen elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen.
Der DATEV-Export ermöglicht die Übermittlung aller Buchungsdaten per Knopfdruck. Die Daten werden im DATEV-Format strukturiert, sodass der Steuerberater sie direkt in sein System einlesen kann. Dies eliminiert manuelle Übertragungen, reduziert Fehlerquellen und spart beiden Seiten Zeit. Die Schnittstelle wurde über Jahre gemeinsam mit Steuerberatern optimiert und gilt als eine der ausgereiftesten am Markt. Auch ohne DATEV können Daten als CSV exportiert werden, dies erfordert jedoch mehr Abstimmung mit dem Steuerberater.
