Auftragsabwicklung & Kalkulation:
Baustellen & Projektmanagement:
Lager & Einkauf:
Verwaltung & Büro:
Schnittstellen & Integration:
Controlling & Auswertungen:
Komplett-Lösung ohne Systembrüche zeichnet WEKA aus. Die Software deckt den gesamten Prozess vom ersten Angebot über die Baustellenabwicklung bis zum Servicefall nach Jahren in einem einzigen System ab. Während andere Anbieter häufig Zusatz-Tools für mobile Erfassung, CRM oder Projektmanagement erfordern, integriert WEKA alle Funktionen durchgängig. Daten fließen ohne Medienbrüche vom Außendienst ins Büro und zurück, was Doppelerfassungen eliminiert und die Fehlerquote deutlich reduziert.
Echte Offline-Fähigkeit der mobilen App stellt einen wesentlichen Praxisvorteil dar. Die native Anwendung für iOS und Android funktioniert vollständig ohne Internetverbindung – nicht als eingeschränkte Version, sondern mit vollem Funktionsumfang. Auf abgelegenen Baustellen, in Kellern ohne Mobilfunkempfang oder bei Netzausfällen können Techniker trotzdem Arbeitszeiten erfassen, Materialverbrauch dokumentieren und Fotos aufnehmen. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Dieser Aspekt unterscheidet WEKA von vielen browserbasierten Lösungen, die bei fehlender Konnektivität unbenutzbar werden.
Schweizer Datenschutz-Standard mit lokalem Hosting bietet für datenschutzbewusste Betriebe eine klare Orientierung. Die Daten liegen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz, unterliegen dem strengen Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO. Im Gegensatz zu internationalen Cloud-Anbietern mit Serverstandorten in den USA oder anderen Drittstaaten bleibt die Datensouveränität im DACH-Raum. Für Handwerksbetriebe, die mit sensiblen Kundendaten oder kritischer Infrastruktur arbeiten, kann dieser Aspekt entscheidungsrelevant sein.
Regionales Partner-Netzwerk mit Handwerks-Erfahrung sorgt für praxisnahe Unterstützung. WEKA arbeitet nicht nur mit zentralem Telefonsupport, sondern mit lokalen IT-Partnern, die Handwerksprozesse aus eigener Erfahrung kennen. Diese Partner begleiten Implementierung und Schulung vor Ort, sprechen die Sprache der Praktiker und verstehen die spezifischen Anforderungen verschiedener Gewerke. Die Kombination aus regionaler Nähe und Branchenkompetenz führt häufig zu reibungsloseren Einführungsprojekten als bei Software-Anbietern ohne Branchenfokus.
Einschränkungen sollten vor einer Entscheidung bekannt sein: WEKA verfügt über keine integrierte CAD- oder AVA-Funktion für Ausschreibung und Bauplanung. Betriebe, die GAEB-Ausschreibungen erstellen oder Installationspläne digital bearbeiten möchten, müssen Drittlösungen einbinden. Die Implementierung ist kein Wochenendprojekt – realistische Zeiträume liegen bei zwei bis vier Monaten mit intensiver Begleitung. Bei sehr großen Datenbeständen oder unzureichend dimensionierter Hardware können laut Nutzerberichten vereinzelt Performance-Probleme auftreten, die eine saubere Server-Konfiguration oder den Wechsel ins Cloud-Hosting erfordern.
Wachsende Handwerksbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern finden in WEKA eine skalierbare Lösung für professionelle Prozesse. SHK-, Elektro-, Maler- oder Metallbaubetriebe, die die Excel-Phase hinter sich lassen und mehrere Baustellen parallel koordinieren müssen, profitieren vom modularen Aufbau. Die starke Baustellen- und Projektverwaltung in Kombination mit mobiler Erfassung für mehrere Techniker im Außendienst ermöglicht eine Professionalisierung der Abläufe. Die Software wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dass bei jeder Expansion ein Systemwechsel ansteht.
Service-orientierte Betriebe mit Außendienst erhalten mit WEKA werkzeuge für ihre spezifischen Anforderungen. Firmen mit vielen Service-Einsätzen, Wartungsverträgen und Notdiensten – beispielsweise Heizungsbauer oder Kälteanlagen-Techniker – nutzen das CRM-Modul für strukturierte Wartungszyklen und Service-Verträge. Die mobile App mit Offline-Fähigkeit ermöglicht schnelle Rechnungsstellung direkt beim Kunden, was die Liquidität verbessert. In einem Geschäftsmodell, bei dem Reaktionszeit und Effizienz direkt die Marge beeinflussen, zahlt sich die durchgängige Digitalisierung aus.
Betriebe mit komplexen Projekten und Nachkalkulationsbedarf finden in WEKA die notwendige Tiefe für Controlling. Unternehmen, die größere Bauvorhaben abwickeln und bei denen Kosten- und Ressourcenkontrolle entscheidend für die Rentabilität ist, nutzen die detaillierte Projektverwaltung mit Soll-Ist-Vergleichen in Echtzeit. Die Nachkalkulation pro Baustelle und BI-Dashboards für Deckungsbeiträge schaffen Transparenz, die sich direkt in der Gewinnmarge niederschlägt. Wer wissen muss, welche Projekte tatsächlich profitabel sind und wo nachgesteuert werden muss, erhält die entsprechenden Werkzeuge.
Schweizer Betriebe mit Steuerberater-Integration schätzen die lokale Compliance und reibungslose Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien. Die Swissdec-Integration, DSG-Konformität und der Schweizer Support mit direktem Datenaustausch zu DATEV bieten Rechtssicherheit und lokale Expertise. Betriebe, für die die Einhaltung schweizerischer Vorschriften und die nahtlose Zusammenarbeit mit lokalen Dienstleistern wichtig ist, finden hier eine speziell auf diesen Markt ausgerichtete Lösung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technologische Basis schafft Stabilität bei der WEKA-Lösung. Die Software läuft auf Microsoft SQL-Server und .NET-Technologie – bewährt, skalierbar und zukunftssicher. Die kontinuierliche Migration auf moderne .NET Core-Versionen zeigt, dass der Anbieter technologisch am Ball bleibt und nicht auf veralteten Technologien stehen bleibt. Diese technische Grundlage ermöglicht sowohl den Betrieb auf eigenen Servern als auch in der Cloud, was Unternehmen Flexibilität bei der Wahl ihres bevorzugten Betriebsmodells gibt.
Modularer Aufbau ermöglicht individuelle Konfiguration entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen. Nicht jeder Betrieb benötigt alle Funktionen von Anfang an. Die Basisfunktionen für Angebots- und Rechnungserstellung können schrittweise um CRM, Lagerverwaltung, Lohnintegration und mobile App ergänzt werden. Dieses Vorgehen ermöglicht einen kontrollierten Einstieg mit überschaubarer Anfangsinvestition und späteren Erweiterungen, wenn Prozesse etabliert sind und weiterer Digitalisierungsbedarf entsteht. Unternehmen zahlen nur für Module, die sie tatsächlich nutzen.
Tiefe Prozessintegration statt Insellösungen kennzeichnet die Architektur von WEKA. Von der ersten Kundenanfrage über Angebot, Auftrag, Baustellenverwaltung und Zeiterfassung bis zur Rechnung und Archivierung fließen Daten durchgängig durch ein System. Diese Integration eliminiert manuelle Übertragungen zwischen verschiedenen Tools, reduziert Fehlerquellen und schafft eine einheitliche Datenbasis für alle Auswertungen. Änderungen an Kundendaten oder Projektinformationen werden systemweit übernommen, was Konsistenz gewährleistet und den administrativen Aufwand deutlich senkt.
Teil eines stabilen Unternehmensverbunds ist die WEKA Business Solutions AG. Sie gehört zur WEKA-Gruppe, einem etablierten Medien- und Softwarekonzern mit Tradition. Diese Einbindung bietet finanzielle Stabilität und langfristige Verlässlichkeit – ein wichtiger Aspekt bei einer Software, die über Jahre im Einsatz bleiben soll. Das Risiko, dass der Anbieter kurzfristig den Markt verlässt oder von einem Investor zerschlagen wird, ist bei einem solchen Unternehmensverbund deutlich geringer als bei Start-ups oder reinen Private-Equity-Beteiligungen.
Spezialisierung auf KMU im Handwerk prägt die Entwicklungsphilosophie. Der klare Fokus auf Handwerksbetriebe statt universeller ERP-Lösungen für alle Branchen führt zu praxisnahen Funktionen und besserer Kundenkenntnis. Die regionale Verwurzelung in der Schweiz sichert lokale Compliance mit schweizerischen und deutschen Vorschriften. Diese Branchenorientierung zeigt sich in Details wie der Gewerke-spezifischen Katalogstruktur oder den Wartungsvertrags-Funktionen, die in generischen ERP-Systemen so nicht vorhanden sind.
Agile Entwicklung mit Kunden-Feedback prägt die Produktentwicklung. Halbjährliche Updates, Roadmap-Einblicke für Bestandskunden und Pilotkunden-Programme ermöglichen es Anwendern, Einfluss auf kommende Funktionen zu nehmen. Die Entwicklung orientiert sich an echten Anwenderbedürfnissen aus der Praxis, nicht ausschließlich an abstrakten Technik-Trends. Diese Nähe zur Nutzerbasis kann zu praxisgerechteren Lösungen führen als bei Software-Konzernen, deren Entwicklung primär von internen Strategien getrieben wird.
Offene Schnittstellen für flexible Anbindung ermöglichen die Integration mit Drittsystemen. RESTful API und ODBC-Zugriff schaffen die technische Grundlage für Datenintegration mit BI-Tools oder Spezial-Software. Allerdings erfordert die Anbindung von Nicht-Standard-Systemen technisches Know-how oder die Unterstützung durch Berater. Standardschnittstellen zu DATEV, Swissdec und E-Banking-Systemen funktionieren dagegen vorkonfiguriert. Die Balance zwischen Offenheit und Komplexität bedeutet, dass übliche Integrationen reibungslos funktionieren, während Sonderwünsche Aufwand verursachen.
Cloud und On-Premise als gleichwertige Optionen geben Betrieben Wahlfreiheit. Das Cloud-Hosting erfolgt in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren im DACH-Raum, was Datenschutz und Compliance gewährleistet. Alternativ können Betriebe die Software auf eigenen Servern betreiben, was mehr Kontrolle über die IT-Infrastruktur bietet, aber auch eigene Wartung und Backup-Strategien erfordert. Cloud-Modelle bieten Flexibilität bei Nutzerzahlen und entlasten die interne IT, während On-Premise langfristig bei stabilen Szenarien kostengünstiger sein kann.
Branchenspezifische Schnittstellen vorhanden erleichtern den Alltag. DATEV-Anbindung für Steuerberater, Swissdec für Schweizer Lohndaten und E-Banking-Systeme sind standardmäßig integriert. Für sehr spezielle Gewerke-Anforderungen – beispielsweise CAD-Integration für Elektro-Installationsplanung oder AVA-Systeme für Ausschreibungen – existieren Partnerlösungen, deren Integrationstiefe jedoch projektabhängig ist. Vor einer Entscheidung sollten Betriebe mit solchen Spezialanforderungen konkret klären, welche Systeme wie angebunden werden können und welcher Aufwand damit verbunden ist.
Zwei Lizenzwege stehen zur Auswahl: Der einmalige Lizenzkauf mit anschließend etwa 20 Prozent jährlicher Wartungsgebühr oder ein SaaS-Abonnement mit monatlichen Kosten zwischen 80 und 150 CHF/EUR pro Nutzer. Das SaaS-Modell bietet Flexibilität bei schwankenden Nutzerzahlen und vermeidet hohe Anfangsinvestitionen, während der Lizenzkauf sich bei stabiler Nutzerzahl über fünf Jahre häufig als günstiger erweist. Die Entscheidung hängt von der finanziellen Präferenz ab – niedrige Einstiegskosten versus langfristige Gesamtkosten.
TCO über fünf Jahre realistisch kalkulieren ist für eine fundierte Entscheidung notwendig. Neben den Softwarekosten fallen Implementierungsaufwände von 10.000 bis 40.000 CHF/EUR an, abhängig von Komplexität und Datenmigration. Hinzu kommen Schulungskosten, interne Ressourcen für Projektmitarbeit und eventuell Hardware oder Hosting-Gebühren. Eine grobe Orientierung: Ein System für zehn Nutzer kann über fünf Jahre Gesamtkosten zwischen 50.000 und 100.000 CHF/EUR verursachen. Diese Rechnung sollte vor Vertragsabschluss mit konkreten Angeboten validiert werden.
Versteckte Kostenfallen vermeiden erfordert sorgfältige Planung. Datenmigration aus Altsystemen wird häufig unterschätzt – schlechte Datenqualität kostet Zeit und damit Geld. Spätere Zusatzmodule oder Sonderanpassungen, die im Projektverlauf hinzukommen, treiben die Rechnung nach oben. Von Anfang an den vollständigen Bedarf zu klären und im Angebot abzubilden, verhindert unangenehme Überraschungen. Ein detailliertes Lastenheft vor der Angebotserstellung schafft Transparenz über den tatsächlichen Funktionsumfang und die damit verbundenen Kosten.
Datenmigration ist das kritische Element jedes Umstellungsprojekts. CSV- und XML-Import aus Vorgängersystemen ist grundsätzlich möglich, doch die Datenqualität entscheidet über Aufwand und Erfolg. Dubletten, Formatfehler, fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Historien müssen vor der Migration bereinigt werden. Der Zeitaufwand reicht von wenigen Tagen bei sauberen, strukturierten Daten bis zu mehreren Wochen bei gewachsenen Excel-Strukturen oder veralteten Legacy-Systemen. Eine gründliche Datenanalyse vor Projektbeginn ist unverzichtbar für realistische Zeitpläne.
Typische Projektdauer liegt bei zwei bis vier Monaten, bei komplexen Szenarien auch bei sechs Monaten. Der Prozess umfasst Anforderungsanalyse, Datenmigration, Customizing, Testphasen und Go-Live. Der Engpass sind häufig interne Ressourcen – Key-User müssen Zeit haben für Workshops, Tests und Schulungen. Wird diese Zeit nicht freigestellt, verzögert sich das Projekt und die Qualität des Ergebnisses leidet. Eine realistische Ressourcenplanung mit Freistellung der wichtigen Mitarbeiter ist erfolgskritisch.
Change Management nicht unterschätzen bedeutet, den menschlichen Faktor ernst zu nehmen. Neue Software verändert etablierte Arbeitsweisen, was häufig auf Widerstand stößt. Mitarbeiter frühzeitig in die Auswahl einzubinden, die konkreten Vorteile für ihre tägliche Arbeit zu kommunizieren und intensive Schulungen anzubieten, schafft Akzeptanz. Ohne die Mitnahme des Teams bleibt das System unter seinem Wert, weil Funktionen nicht genutzt oder Workarounds entwickelt werden. Erfolgreiche Einführungen investieren etwa 20-30 Prozent der Projektzeit in Schulung und Change-Begleitung.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Software ist primär für Betriebe mit 5 bis 100 Mitarbeitern konzipiert. Kleinstbetriebe mit weniger als drei Mitarbeitern sind mit einfacheren, kostengünstigeren Tools häufig besser bedient, da der Funktionsumfang und Implementierungsaufwand unverhältnismäßig sein können. Sehr große Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern benötigen eventuell spezialisierte Groß-ERP-Systeme mit tieferen Controlling- und Konzernfunktionen. Die Sweet Spot liegt bei wachsenden Handwerksbetrieben, die professionelle Prozesse etablieren möchten.
Für Standardszenarien mit moderatem Anpassungsbedarf sind zwei bis vier Monate realistisch. Bei komplexer Datenmigration aus gewachsenen Altdatenbeständen, umfangreichen Sonderanpassungen oder geringer interner Mitarbeit kann sich die Dauer auf sechs Monate ausdehnen. Die tatsächliche Projektdauer hängt stark von der Datenqualität, der Verfügbarkeit interner Key-User und der Klarheit der Anforderungen ab. Eine gründliche Vorbereitung mit Datenbereinigung vor Projektstart verkürzt die Implementierungsphase erheblich.
Pauschale Angaben sind schwierig, da die Kosten von Modulumfang und Nutzerzahl abhängen. Im SaaS-Modell liegen die Kosten etwa zwischen 80 und 150 CHF/EUR pro Nutzer und Monat. Für einen Betrieb mit zehn Nutzern bedeutet das grob 10.000 bis 18.000 CHF/EUR pro Jahr. Beim Kaufmodell fallen einmalige Lizenzkosten an plus etwa 20 Prozent jährliche Wartungsgebühr. Hinzu kommen in beiden Modellen Implementierungskosten, Schulungen und eventuell Hardware oder Hosting. Ein konkretes Angebot mit detaillierter Aufschlüsselung ist für eine fundierte Budgetplanung unverzichtbar.
Ja, die native App für iOS und Android bietet vollständige Offline-Funktionalität. Techniker können Arbeitszeiten erfassen, Materialverbrauch dokumentieren, Fotos aufnehmen und Kundenunterschriften einholen, ohne dass eine Internetverbindung besteht. Alle Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist. Diese Offline-Fähigkeit unterscheidet WEKA von vielen browserbasierten Lösungen, die bei fehlendem Netz unbenutzbar werden.
WEKA verfügt über eine DATEV-Schnittstelle, die den direkten Export von Buchungsdaten an Steuerkanzleien ermöglicht. In der Schweiz ist zusätzlich Swissdec für die Übermittlung von Lohndaten an Sozialversicherungen integriert. Diese Standardschnittstellen funktionieren vorkonfiguriert und erfordern keine aufwendige Programmierung. Der Datenaustausch erfolgt in den von Steuerberatern gewohnten Formaten, was den manuellen Aufwand auf beiden Seiten minimiert und Übertragungsfehler reduziert.
Die Daten liegen in einer Microsoft SQL-Datenbank und können über Standardschnittstellen (ODBC, CSV-Export) extrahiert werden. Ein späterer Wechsel zu einem anderen System ist grundsätzlich möglich, erfordert aber – wie jede Migration – sorgfältige Planung und Mapping der Datenstrukturen. WEKA bietet keinen proprietären Lock-in, allerdings sollten Betriebe vor einem Wechsel prüfen, ob das Zielsystem alle benötigten Datenfelder importieren kann. Eine Datensicherung und der Export wichtiger Stamm- und Bewegungsdaten ist jederzeit durchführbar.
