Mobile Auftragsabwicklung vor Ort:
Zeit- und Einsatzplanung:
Dokumentation und Prozessabsicherung:
Material- und Lagerverwaltung:
Büro und Verwaltung:
Technische Flexibilität:
Offline-First-Architektur mit intelligentem Konfliktmanagement unterscheidet Hawepro grundlegend von vielen Wettbewerbern. Die Software arbeitet vollständig ohne Internetverbindung weiter – nicht nur mit eingeschränkten Ansichtsfunktionen. Bei der späteren Synchronisation erkennt das System Datenkonflikte aktiv und präsentiert dem Nutzer konkrete Lösungsvorschläge. Auf Baustellen im Funkloch, in Kellern ohne Empfang oder in ländlichen Gebieten ermöglicht dies unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Datenverlust oder Frustration durch Verbindungsabbrüche.
Hochflexible Checklisten-Engine mit tiefem Branchenwissen hebt sich deutlich von starren Vorlagensammlungen ab. Anwender erstellen individuelle digitale Formulare mit komplexen Logiksprüngen, bedingten Pflichtfeldern und Validierungsregeln – exakt passend für die eigenen Prozesse. Das Entwicklungsteam besteht teilweise aus ehemaligen Handwerksbetriebsleitern, was sich in der durchdachten Funktionslogik zeigt. Von der UVV-Prüfung über Wartungsprotokolle bis zur Übergabeabnahme lassen sich spezifische Dokumentationspflichten rechtssicher digital abbilden und automatisieren.
Modularer Baukasten statt Zwangskomplettpaket ermöglicht eine bedarfsgerechte Kostenstruktur. Betriebe zahlen ausschließlich für die Module, die sie tatsächlich nutzen, und können jederzeit flexibel erweitern oder reduzieren. Kleine Betriebe starten schlank und kostengünstig, können aber bei Wachstum organisch mitwachsen, ohne sich von Anfang an mit überflüssigen Funktionen und deren Kosten zu belasten.
Mobile-First-Philosophie vom Monteur her konzipiert prägt die gesamte Softwarearchitektur. Hawepro wurde nicht als Bürosoftware entwickelt, der nachträglich mobile Funktionen hinzugefügt wurden, sondern von Grund auf für den Außendienst konzipiert. Die intuitive Bedienung auf dem Smartphone führt zu hoher Akzeptanz bei Monteuren – der größte Hemmschuh bei Digitalisierungsprojekten im Handwerk entfällt dadurch weitgehend.
Einschränkungen sollten vor einer Entscheidung bekannt sein: Für öffentliche Ausschreibungen mit GAEB-Standard ist die Unterstützung derzeit nicht vollständig dokumentiert – hier empfiehlt sich unbedingt eine direkte Klärung mit dem Anbieter. Auch für große Generalunternehmer mit komplexen Mehrgewerke-Projekten und umfangreichen Subunternehmer-Strukturen ist Hawepro zu schlank dimensioniert.
Kleine SHK-Betriebe mit 2 bis 10 Mitarbeitern mit Schwerpunkt auf Wartung, Reparatur und kleineren Installationen profitieren besonders stark. Bei vielen Kundeneinsätzen pro Tag entsteht erheblicher administrativer Aufwand durch Rechnungsstellung und Dokumentation. Die mobile Auftragsabwicklung spart täglich mehrere Stunden Bürozeit ein, die Offline-Fähigkeit erweist sich in Kellern und Technikräumen als unverzichtbar. Der Return on Investment liegt typischerweise nach 4 bis 6 Monaten vor.
Malerbetriebe mit hohem Tourenaufkommen und 10 bis 30 Mitarbeitern finden in Hawepro eine passende Lösung für ihre operative Komplexität. Mehrere Teams arbeiten parallel auf verschiedenen Baustellen, Material- und Zeitdokumentation müssen umfangreich erfolgen. Die Tourenoptimierung spart messbar Fahrtzeit, GPS-Zeiterfassung erfüllt MiLoG-Pflichten automatisch, und Checklisten für Abnahmen vermeiden kostspielige Nacharbeiten und Streitigkeiten. Die modulare Kostenstruktur bleibt auch bei wachsender Mannschaft wirtschaftlich vertretbar.
Elektro-Installationsunternehmen mit 5 bis 20 Mitarbeitern mit komplexen Projekten und detaillierten Dokumentationspflichten finden in der flexiblen Formular-Engine eine Lösung für E-Check-Protokolle, UVV-Prüfungen und weitere rechtlich relevante Dokumentationen. Die Integration zu Großhändlern vereinfacht die Materialbeschaffung, der API-Zugang ermöglicht die Anbindung spezieller Elektro-Tools. Die GoBD-konforme Archivierung schafft die notwendige Rechtssicherheit für prüfungsrelevante Unterlagen.
Facility-Management-Dienstleister mit 10 bis 50 Mitarbeitern mit Wartungsverträgen für viele Objekte und der Koordination verschiedener Gewerke profitieren von der zentralen Objekt- und Vertragsverwaltung. Wiederkehrende Checklisten strukturieren regelmäßige Inspektionen, Eskalationsmanagement ermöglicht schnelle Reaktion bei Störungen, und die vollständige Dokumentationshistorie pro Objekt sichert Nachweis- und Gewährleistungspflichten ab.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Progressive Web App in Kombination mit nativen Modulen bildet die technische Grundlage von Hawepro. Diese Architektur vereint die Vorteile plattformübergreifender Web-Technologie mit der Performance nativer Anwendungen. Die Microservices-Backend-Struktur auf Basis von Docker und Kubernetes garantiert hohe Verfügbarkeit und ermöglicht schnelle, unabhängige Weiterentwicklung einzelner Funktionsbereiche. Deutsche Cloud-Rechenzentren mit TLS-Verschlüsselung und AES-256-Datenverschlüsselung bilden die Infrastruktur.
Besondere Funktionstiefe zeigt sich in mehreren Bereichen. Das intelligente Konfliktmanagement bei Offline-Synchronisation ist technisch anspruchsvoll und im Markt selten anzutreffen – viele Wettbewerber bieten lediglich einfache Offline-Ansichten ohne echte Bearbeitungsmöglichkeit. Die Checklisten-Engine erlaubt komplexe Logiksprünge, bedingte Pflichtfeld-Validierungen und dynamische Formularanpassungen, die weit über einfache Formularvorlagen hinausgehen. Push-Benachrichtigungen bei Projektänderungen halten alle Beteiligten ohne aktive Abfrage in Echtzeit auf dem aktuellen Stand.
Der Entwicklungsansatz folgt der "Lean Crafting"-Philosophie: schlank, mobil und intuitiv. Monatliche Updates zeigen die agile Entwicklung und schnelle Reaktion auf Kundenwünsche. Regelmäßige Hackathons mit Pilotbetrieben ermöglichen es Anwendern, die Produktentwicklung aktiv mitzugestalten – ein Ansatz, der die praktische Ausrichtung der Software erklärt.
Die Hawepro GmbH mit Sitz in München wurde 2018 gegründet und beschäftigt derzeit etwa 50 Mitarbeiter. Ein Teil des Entwicklungsteams besteht aus ehemaligen Handwerksbetriebsleitern, was das tiefe Praxisverständnis der Software erklärt. Dedizierte Fachberater für Elektrotechnik, SHK und Holzbau unterstützen die branchenspezifische Implementierung.
Kundennähe zeigt sich in der Servicestruktur: Ab 5 Lizenzen erhalten Kunden einen persönlichen Kundenbetreuer. Ein Community-Forum ermöglicht den Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern. Der deutsche Helpdesk ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr erreichbar, die Service-Level-Agreement sieht eine Reaktionszeit von 8 Stunden vor. Als junges Unternehmen mit Gründungsjahr 2018 befindet sich Hawepro noch in der Wachstumsphase – dies bringt Innovationskraft, aber auch eine gewisse Abhängigkeit von einem noch nicht vollständig etablierten Anbieter mit sich.
Standardschnittstellen zu DATEV, Lexware und SelectLine erfolgen über CSV- und ODBC-Formate für den Buchhaltungsabgleich. Die REST-API mit Swagger/OpenAPI-Dokumentation ermöglicht individuelle Entwicklungen und Integrationen. Artikelkatalog-Integrationen zu Würth, GC-Gruppe und Sonepar stehen zur Verfügung. Eine dokumentierte Lücke besteht bei GAEB-Import und -Export – die Vollständigkeit dieser für öffentliche Ausschreibungen wichtigen Schnittstelle ist nicht ausreichend dokumentiert und sollte vor Vertragsschluss geklärt werden.
Cloud-SaaS als Standard erfordert keine lokale Installation. Für Enterprise-Kunden steht eine On-Premise-Option als VM-Image zur Verfügung. Die Clientseite benötigt einen aktuellen Browser, iOS ab Version 13 oder Android ab Version 9. Spezielle Hardware-Anforderungen bestehen nicht – die Software läuft auf handelsüblichen Smartphones und Tablets. Die horizontal skalierbare Microservices-Architektur ermöglicht Wachstum, allerdings fehlt derzeit die Mehrmandantenfähigkeit für mehrere rechtliche Einheiten – diese Funktion befindet sich laut Anbieter auf der Roadmap.
Systemanforderungen bleiben überschaubar: Die browserbasierte Cloud-Lösung ohne Installation reduziert technische Hürden auf Anwenderseite erheblich. Grundlegende Smartphone-Affinität im Team ist dennoch Voraussetzung für erfolgreiche Nutzung.
Basis-Lizenz: 29 € pro User pro Monat bildet den Einstiegspreis. Module kosten zusätzlich etwa 10 bis 15 € pro Modul pro Monat. Ein typisches Szenario mit 10 Anwendern und 3 Modulen führt zu monatlichen Kosten von etwa 590 €, entsprechend 7.080 € jährlich. Mengenrabatte greifen ab 10 Lizenzen, Enterprise-Konditionen werden individuell vereinbart.
Einmalige Implementierungskosten liegen bei einem Standard-Rollout zwischen 5.000 und 10.000 €. Schulungen sind in der Basis-Lizenz als Online-Variante enthalten, Vor-Ort-Schulungen werden gegen Aufpreis angeboten. Hardware-Kosten fallen nur bei Neuanschaffung an und liegen bei 300 bis 800 € pro Tablet.
Total Cost of Ownership über 5 Jahre bei 10 Anwendern:
Return on Investment wird vom Hersteller mit Break-even nach 4 bis 6 Monaten bei 3 Anwendern angegeben. Die Zeitersparnis beträgt durchschnittlich etwa 2 Stunden Büroaufwand pro Woche pro Monteur. Die produktive Zeit steigt durch bessere Disposition um etwa 8 Prozent. Diese Werte basieren auf Herstellerangaben und sollten im individuellen Kontext validiert werden.
Standard-Rollout dauert 4 bis 8 Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb. Komplexe Integrationen mit umfangreicher Datenmigration verlängern die Zeitspanne auf 3 bis 6 Monate. Der typische Ablauf gliedert sich in vier Phasen: Analyse und Prozess-Workshop dauern etwa 1 Woche, Systemkonfiguration und Test nehmen 2 bis 3 Wochen in Anspruch, die Pilotphase mit 2 bis 3 Anwendern erstreckt sich über 1 bis 2 Wochen, und Schulung sowie Rollout benötigen abschließend 1 Woche.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projekterfolg maßgeblich. Top-Management-Rückhalt ist unverzichtbar – die Geschäftsleitung muss die Digitalisierung aktiv unterstützen und vorleben. Frühe Einbindung der Monteure entscheidet über die Akzeptanz, den größten Erfolgsfaktor bei Softwareeinführungen im Handwerk. Klare Prozessdefinition vor Projektstart verhindert den Fehler, die Software an chaotische bestehende Prozesse anzupassen statt Abläufe zu optimieren. Die Qualität der Altdaten erfordert sorgfältige Prüfung – unsaubere Stammdaten kosten bei der Migration erhebliche Zeit und Ressourcen.
Ressourcenbedarf umfasst einen internen Projektleiter mit 0,2 bis 0,5 Vollzeitäquivalenten, Key User aus Montage und Büro (jeweils 1 bis 2 Personen) für Tests und Feedback, sowie grundlegende Smartphone-Affinität im Team als Mindestvoraussetzung für erfolgreiche Implementierung.
Überzeugende Vorteile:
Realistische Herausforderungen:
Zu berücksichtigende Risiken:
Ja, die Offline-First-Architektur ermöglicht vollständige Nutzung aller Funktionen ohne Internetverbindung. Bei Wiederherstellung der Verbindung erfolgt automatische Synchronisation. Das System erkennt dabei Datenkonflikte – wenn beispielsweise Büro und Monteur denselben Auftrag parallel bearbeitet haben – und präsentiert konkrete Lösungsoptionen zur Auswahl. Dies unterscheidet Hawepro von reinen Offline-Ansichten, die nur Dateneinsicht ohne Bearbeitungsmöglichkeit bieten.
Die GAEB-Unterstützung ist derzeit nicht vollständig dokumentiert und stellt eine bekannte Informationslücke dar. Betriebe, die regelmäßig öffentliche Aufträge bearbeiten und GAEB-Austauschformate benötigen, sollten dies unbedingt vor Vertragsschluss direkt mit Hawepro klären und idealerweise in einer Teststellung validieren. Dies ist ein potenzielles K.O.-Kriterium für entsprechende Betriebe.
Die transparente Kostenstruktur umfasst 29 € pro User pro Monat als Basis plus 10 bis 15 € pro Modul pro Monat. Einmalige Implementierungskosten liegen zwischen 5.000 und 10.000 €. Mengenrabatte greifen ab 10 Lizenzen. Versteckte Kosten können bei schlechter Altdatenqualität durch aufwendige Datenmigration entstehen. Individuelle API-Entwicklungen verursachen zusätzliche Kosten. Ein realistisches Gesamtbild entsteht durch Einbeziehung interner Personalressourcen für Projektbegleitung und eventueller Hardware-Neuanschaffungen.
Bei Standard-Implementierung ist mit 4 bis 8 Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb zu rechnen. Komplexe Datenmigration oder umfangreiche Systemintegrationen verlängern die Dauer auf 3 bis 6 Monate. Die größte zeitliche Variable ist das Change-Management – die Mitnahme der Monteure und Aufbau von Akzeptanz im Team erfordern Zeit und können nicht beliebig beschleunigt werden. Eine Pilotphase mit 2 bis 3 Anwendern vor dem Rollout reduziert Risiken erheblich.
Cloud-SaaS bedeutet grundsätzlich Abhängigkeit vom Anbieter. Vor Vertragsschluss sollten Datenexportfunktionen, verfügbare Exportformate (idealerweise standardisierte Formate wie CSV, PDF) und Datenzugriff bei Vertragsende geklärt werden. Die On-Premise-Option für Enterprise-Kunden bietet höhere Kontrolle und reduziert Abhängigkeit, ist jedoch mit höheren Kosten und eigenem Betriebsaufwand verbunden. Das junge Unternehmensjahr 2018 macht diese Frage besonders relevant.
Ja, der modulare Ansatz ist genau für dieses Szenario konzipiert. Ein Start mit 2 bis 3 Pilot-Nutzern und Basis-Modulen ermöglicht risikoarmes Testen im echten Betriebsalltag. Bei positivem Ergebnis erfolgt schrittweise Erweiterung auf weitere Mitarbeiter und zusätzliche Module. Dies vermeidet Komplettverpflichtungen mit hohem Investitionsrisiko und ermöglicht organisches Wachstum entsprechend den tatsächlichen Anforderungen und Erfahrungen im Einsatz.
