Auftragsmanagement & Kalkulation: GAEB-konforme Angebotserstellung mit Vorlagen nach Handwerkskammer-Standard, direkter Export als GAEB-Datei für Bauherren und Architekten. Automatische Rechnungsgenerierung aus Aufträgen mit integriertem mehrstufigem Mahnwesen. Nachkalkulation mit Soll-Ist-Vergleich ermöglicht Echtzeit-Überwachung geplanter versus tatsächlicher Kosten, unprofitable Aufträge werden sofort sichtbar.
Mobile Arbeit & Baustelle: Offline-fähige Mobile App als Progressive Web App (PWA) funktioniert auf der Baustelle ohne Internetverbindung, alle Daten synchronisieren sich automatisch bei Netzwiederherstellung. Digitale Baustellenakte bündelt Fotos, Notizen, Abnahmeprotokolle und Pläne zentral für alle Beteiligten. Mobile Zeiterfassung vor Ort erlaubt Mitarbeitern das Stempeln per Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle, erfasste Zeiten fließen automatisch in die Nachkalkulation. Digitale Unterschrift auf dem Tablet ermöglicht rechtssichere Unterzeichnung von Auftragsänderungen und Abnahmen direkt vor Ort.
Planung & Disposition: Echtzeit-Dispositionsplaner visualisiert alle Aufträge auf Kalender und Karte, Termine lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, betroffene Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Automatische Mitarbeiter-Benachrichtigungen informieren bei Terminänderungen oder neuen Aufträgen sofort alle relevanten Kollegen.
Materialwirtschaft & Lager: Intelligente Lagerverwaltung behält Materialbestände im Blick und generiert automatische Nachbestellvorschläge basierend auf Verbrauchsdaten. KI-gestützte Materialbedarfsprognose lernt aus historischen Daten und prognostiziert künftigen Materialbedarf, Pilotbetriebe reduzierten Fehlbestellungen um bis zu 20%. Großhändler-Anbindung importiert Kataloge per DATANORM und gleicht Preise automatisch ab.
Kundenverwaltung & Service: CRM mit Kontakthistorie bietet vollständige Kundenakten mit E-Mail-Synchronisation, Anrufprotokollen und automatischen Wiedervorlagen. Gewährleistungs- und Wartungsmanagement verwaltet Garantiefristen und sendet automatische Erinnerungen für fällige Wartungen und Inspektionen.
Buchhaltung & Schnittstellen: DATEV- und Lexware-Export übergibt Rechnungsdaten mit einem Klick an die Buchhaltungssoftware, doppelte Eingaben entfallen vollständig.
Baustellentauglich durch Offline-First-Technologie unterscheidet diese Software fundamental von Wettbewerbern. Während andere mobile Apps bei Netzausfall ihre Funktionalität verlieren, arbeitet Handwerksbüro PS als Progressive Web App vollständig offline weiter. Jede Eingabe auf der Baustelle – im Keller, auf dem Land oder in Stahlbetongebäuden – wird lokal gespeichert und synchronisiert sich automatisch bei Netzwiederherstellung. Diese Architektur bedeutet keine verlorenen Daten und keine Unterbrechungen im Arbeitsfluss, selbst unter widrigsten Bedingungen.
KI-gestützte Materialbedarfsprognose hebt die Lagerverwaltung auf ein neues Niveau. Die integrierte künstliche Intelligenz analysiert historische Verbrauchsdaten und prognostiziert präzise, welche Materialien zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Pilotbetriebe reduzierten durch diese Technologie Nachkäufe um bis zu 20% und Lagerkosten um 15%. Statt auf Basis von Schätzungen zu bestellen, ermöglicht die Software datenbasierte Planung bei gleichzeitig optimaler Materialverfügbarkeit.
Handwerkskammer-konforme Vorlagen ab Werk sparen rechtliche Prüfungen und Anpassungsaufwand. Angebote, Abnahmeprotokolle und Dokumentationen entsprechen direkt den Standards der Handwerkskammern. Dieses Detail erweist sich bei Gewährleistungsfällen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als wertvoll, da die formale Korrektheit der Dokumentation bereits sichergestellt ist.
Von Handwerkern für Handwerker entwickelt prägt die gesamte Produktphilosophie. Seit 2010 konzentriert sich PS Software ausschließlich auf Handwerksbetriebe ohne Abschweifungen in andere Branchen. Das Team arbeitet eng mit Handwerkskammern zusammen und bindet Anwender aktiv in die Weiterentwicklung ein. Diese Fokussierung verhindert, dass am Schreibtisch an der Praxisrealität vorbei entwickelt wird.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung bleiben begrenzt – sehr spezielle Geschäftsprozesse lassen sich nur eingeschränkt abbilden. Eine vollwertige Lohnbuchhaltung fehlt, hier bleibt eine Drittlösung oder der Steuerberater notwendig. Die On-Premise-Variante verursacht deutlich höhere Kosten und längere Implementierungszeiten als die reibungslos funktionierende Cloud-Version.
Solo-Elektriker und kleine Installationsbetriebe mit 1–5 Mitarbeitern profitieren besonders von der schlanken Digitalisierung ohne überbordende Komplexität. Betriebe, die schnelle Angebote benötigen, nicht im Papierchaos versinken wollen und viel unterwegs arbeiten, finden hier eine passende Lösung. Die GAEB-Schnittstelle und mobilen Funktionen sparen täglich spürbar Zeit, ohne eine aufwendige Einarbeitung zu erfordern.
Malerbetriebe mit hohem Materialumschlag und 10–30 Mitarbeitern bewältigen mit der Software komplexe Dispositionsanforderungen. Mehrere parallele Baustellen, ständig wechselnde Materialbedarfe und Disposition als Dauerthema werden durch die intelligente Lagerverwaltung mit KI-Prognose und den Echtzeit-Dispositionsplaner beherrschbar. Die Offline-Fähigkeit erweist sich als ideal für Baustellen ohne stabile Netzanbindung.
SHK-Familienbetriebe mit Wartungsgeschäft und 5–15 Mitarbeitern erschließen mit dem Gewährleistungs- und Wartungsmodul erhebliches Potenzial. Betriebe, die neben Projekten auch Serviceverträge und Wartungen verwalten, gewinnen durch automatische Erinnerungen an Termine. Kein Wartungstermin wird übersehen, die Kundenbindung stärkt sich, planbare Umsätze entstehen.
Tischler und Dachdecker mit komplexen, dokumentationsintensiven Projekten nutzen die digitale Baustellenakte mit Versionsverwaltung für Pläne gewinnbringend. Die umfassende Dokumentation mit Fotos hilft, bei anspruchsvollen Projekten den Überblick zu behalten und bei Nachfragen alle relevanten Informationen griffbereit zu haben.
Weniger geeignet zeigt sich die Software für Großbetriebe mit über 50 Mitarbeitern und komplexem Finanzcontrolling über mehrere Geschäftsbereiche. Betriebe mit sehr speziellen Branchen-Workflows, die starke individuelle Anpassungen erfordern, stoßen an Systemgrenzen. Unternehmen, die zwingend eine integrierte Lohnbuchhaltung benötigen, müssen parallel andere Lösungen einsetzen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau ermöglicht individuelles Wachstum ohne Überforderung in der Anfangsphase. Betriebe starten mit Basis-Funktionen für Angebote, Aufträge und Rechnungen und erweitern bei Bedarf um CRM, Lagerverwaltung, Wartungsmanagement oder Gewährleistungsmodule. Jedes Modul lässt sich monatlich zu- oder abbuchen – gezahlt wird ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionalität. Die Systemarchitektur auf Basis von Microservices ermöglicht stabile Erweiterungen ohne Performance-Verlust, selbst bei wachsendem Datenvolumen.
Technologie, die im Alltag funktioniert, zeichnet sich durch pragmatische Entscheidungen aus. Als Progressive Web App läuft die Software in jedem modernen Browser ohne Installation auf allen Geräten, bietet aber dennoch volle mobile Funktionalität. Automatische Updates erfolgen ohne störende Wartungsfenster während der Arbeitszeit. Das responsive Design passt sich automatisch an Smartphone, Tablet und Desktop an, sodass Mitarbeiter ohne Umgewöhnung zwischen Geräten wechseln können.
Echtzeit-Dashboards liefern auf einen Blick Überblick über offene Angebote, laufende Projekte, Liquidität und Auslastung. Filterung nach Projektstatus, Mitarbeitern oder Zeiträumen erfolgt intuitiv. Auswertungen lassen sich für Bankgespräche oder den Steuerberater exportieren. Diese Transparenz ermöglicht schnellere, datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl-Management.
15 Jahre Handwerks-Expertise prägen die Entwicklung seit Gründung 2010. PS Software konzentriert sich ausschließlich auf Handwerksbetriebe ohne Verzettlung in andere Branchen. Etwa 50 Mitarbeiter am Standort München bringen häufig eigenen Handwerkshintergrund oder langjährige Branchenerfahrung mit. Kontinuierliches Wachstum ohne aggressive Investoren ermöglicht nachhaltige Entwicklung statt kurzfristigen Exit-Strategien.
Innovation mit Bodenhaftung zeigt sich im eigenen KI-Lab, das praktische Features wie die Materialbedarfsprognose entwickelt – keine Science-Fiction, sondern anwendbare Lösungen für den Alltag. Enge Kooperation mit Handwerkskammern und aktive Einbindung von Anwendern in Beta-Tests verhindern praxisferne Entwicklungen. Monatliche Updates mit neuen Funktionen und größere Releases ein- bis zweimal jährlich halten die Software aktuell.
Support mit kurzen Reaktionszeiten erreicht Anwender werktags von 8–18 Uhr per Telefon, Chat und E-Mail. Bei kritischen Störungen liegt die Reaktionszeit meist unter vier Stunden. Eine umfangreiche Online-Wissensdatenbank mit Video-Tutorials ermöglicht Selbsthilfe bei Standardfragen. Regionale Implementierungspartner bieten Vor-Ort-Schulungen und Unterstützung bei speziellen Anforderungen.
Cloud-native Architektur mit deutscher Datenhaltung bildet die technische Basis. Hosting erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Die Microservices-Architektur auf Kubernetes-Basis gewährleistet hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit. Das Backend basiert auf Java/Kotlin, das moderne Frontend nutzt Vue.js/React für schnelle Performance auch bei komplexen Vorgängen.
Schnittstellen für nahtlose Workflows verbinden die Software mit der bestehenden IT-Landschaft. GAEB D83/D84/D86 ermöglicht Austausch mit Architekten und Bauherren, DATANORM 4/5 importiert Großhändlerkataloge, EDI-Anbindungen automatisieren Bestellabgleiche. Eine RESTful API mit OpenAPI-Dokumentation erlaubt individuelle Integrationen für spezielle Anforderungen. Standard-Exports zu DATEV, Lexware, Microsoft 365 und Google Kalender funktionieren ohne Zusatzaufwand.
Sicherheit und Compliance entsprechen Unternehmensniveau. DSGVO-Konformität mit Standard-Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) ist implementiert, GoBD-konforme Archivierung steuerrelevanter Belege gewährleistet. Regelmäßige externe Penetrationstests prüfen Sicherheitslücken. 2-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Berechtigungen schützen vor unbefugtem Zugriff und ermöglichen granulare Rechtevergabe.
Transparente Monatspreise ohne Lock-in-Verträge kennzeichnen das Preismodell. Basic (29 €/Monat): Für bis zu 3 Nutzer mit Kernfunktionen Angebot, Rechnung und Disposition. Standard (49 €/Monat): Für bis zu 10 Nutzer, erweiterte Module wie CRM und Lagerverwaltung inklusive. Premium (79 €/Monat): Unbegrenzte Nutzer, alle Module einschließlich KI-Features und erweiterte Reports. Jährliche Zahlung gewährt in der Regel zwei Monatspreise Rabatt.
Einmalige Investitionen sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Einrichtungspauschale: 500–2.000 € abhängig von Betriebsgröße und Komplexität der Datenmigration. Datenmigration aus Altsystemen: 500–5.000 € bei komplexen Bestandsdaten mit umfangreichen Stammdaten. Individuelle Vor-Ort-Schulungen: circa 800–1.500 € pro Tag zuzüglich Reisekosten, Webinare sind im Paket enthalten.
Realistische TCO-Betrachtung über 3 Jahre für einen beispielhaften 5-Nutzer-Betrieb: Lizenzkosten 1.764 € (49 € × 36 Monate), Einrichtung & Migration 1.500 €, ein Schulungstag 1.500 €. Gesamtkosten: circa 4.764 €. Bei realistischen Einsparungen von 30% Verwaltungsaufwand amortisiert sich die Investition nach 6–9 Monaten. Das Preis-Leistungs-Verhältnis erweist sich als fair für den gebotenen Funktionsumfang und Support.
Strukturierter Implementierungsprozess gliedert sich in drei Phasen. Phase 1 – Analyse (1 Woche): Ist-Aufnahme der aktuellen Prozesse, Anforderungsklärung und detaillierte Projektplanung. Phase 2 – Datenmigration (2–3 Wochen): Import von Kunden, Artikeln und Projekten, wobei die Datenqualität im Altsystem den kritischen Erfolgsfaktor darstellt. Phase 3 – Schulung & Roll-out (1 Woche): Training der Key User, Pilotphase mit kleinem Team, dann sukzessive Erweiterung auf alle Mitarbeiter.
Personalbedarf für erfolgreiche Einführung umfasst klare Rollen. Ein interner Projektleiter mit circa 0,3 FTE während der Migration koordiniert mit Überblick über alle Prozesse. Ein bis zwei Key User fungieren als Multiplikatoren und erste Ansprechpartner im Team. Alle Endanwender benötigen Grundverständnis für digitale Prozesse – Schulungsbereitschaft ist unerlässlich für den Erfolg.
Häufigste Stolpersteine lassen sich durch Vorbereitung vermeiden. Datenchaos: Bereinigung vor der Migration von doppelten Kunden, veralteten Artikeln und unvollständigen Stammdaten verhindert spätere Probleme. Change-Resistance: Frühzeitige Einbindung der Mannschaft, Erklärung des konkreten Nutzens und Benennung von "Software-Paten" im Team reduzieren Widerstände. Zu knapper Zeitplan: Puffer einplanen und Lernkurve nicht unterschätzen – besser zwei Wochen mehr einkalkulieren als Chaos im laufenden Betrieb zu riskieren.
Wesentliche Vorteile im Alltagseinsatz:
Realistische Herausforderungen:
Ja, in der Regel bietet PS Software eine 14–30-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang an. Interessenten können mit echten Daten ausprobieren, ob die Software zu den spezifischen Betriebsanforderungen passt. Die Testphase ermöglicht realistische Einschätzung ohne finanzielle Verpflichtung.
Anwender können jederzeit einen vollständigen Export ihrer Daten anfordern, typischerweise als CSV oder PDF. Es gibt keine "Geiselhaft" – die Daten gehören dem Betrieb und bleiben nach Vertragsende vollständig verfügbar. Dieser Ansatz gewährleistet Unabhängigkeit und Datensouveränität.
Ja, als Progressive Web App läuft Handwerksbüro PS auf allen modernen Geräten im Browser, unabhängig vom Betriebssystem – iOS, Android oder Windows. Spezielle Apps sind nicht erforderlich, die Bedienung passt sich automatisch an Displaygröße und Eingabemethode an.
Bei kritischen Störungen reagiert der Support meist innerhalb von vier Stunden. Standard-Tickets werden innerhalb maximal 24 Stunden bearbeitet, werktags zwischen 8–18 Uhr. Zusätzlich steht eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Video-Tutorials für Selbsthilfe zur Verfügung.
Ja, die mobile Version funktioniert vollständig offline. Alle Eingaben werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Internetverbindung besteht. Diese Architektur macht die Software baustellentauglich auch in Gebieten ohne stabile Netzabdeckung.
Nein, jeder moderne Browser (Chrome, Edge, Safari) auf PC, Tablet oder Smartphone genügt. Für die Baustelle empfehlen sich robuste Tablets mit ausreichend Akkuleistung und eventuell Schutzhüllen. Besondere IT-Infrastruktur oder Server sind nicht erforderlich, die Cloud-Architektur funktioniert browserbasiert.
