Zeiterfassung & Arbeitszeitmanagement: Multi-Channel Zeiterfassung über Browser, Desktop-Client oder Mobile App ermöglicht flexibles Buchen genau dort, wo Mitarbeiter gerade arbeiten. Intelligente Pausenverwaltung berechnet automatisch nach Arbeitszeitgesetz und individuellen Betriebsvereinbarungen. Flexible Zeitmodelle decken Gleitzeit, Schichtarbeit, Kernarbeitszeit oder Vertrauensarbeitszeit präzise ab. Überstunden- und Gleitzeitkonten werden transparent verwaltet mit automatischen Grenzwert-Alarmen.
Genehmigung & Workflows: Mehrstufige Freigabeprozesse ermöglichen workflow-basierte Genehmigung von Zeiten und Abwesenheiten für klare Verantwortlichkeiten. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist vollständig integriert mit Kalendersynchronisation und automatischen Benachrichtigungen.
Projekt- & Kostenmanagement: Projekt-Zeiterfassung erlaubt direktes Buchen auf Projekte und Tätigkeiten für transparente Nachvollziehbarkeit. Echtzeit-Kostenkontrolle mit automatischer Kostenstellen- und Leistungsverrechnung unterstützt präzises Projektcontrolling. Auslastungs-Dashboards zeigen Soll-Ist-Vergleiche, Ressourcenauslastung und Projektfortschritte.
Abrechnung & Export: Direkte DATEV-Anbindung ermöglicht Export von Lohndaten an DATEV, Lexware oder andere Buchhaltungssysteme. Vielfältige Export-Formate wie CSV, Excel und PDF erlauben flexible Weiterverarbeitung. Reporting-Funktionen liefern detaillierte Berichte zu Anwesenheiten, Projekten und Auslastung.
Integration & Mobilität: Offene REST-API verbindet TimO mit bestehenden ERP- und HR-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Stempeluhr mit Geo-Fencing eignet sich für mobile Teams mit standortgenauer Zeiterfassung. Mandantenfähigkeit ermöglicht Verwaltung mehrerer Gesellschaften unter einem System.
Deployment nach individuellen Anforderungen unterscheidet TimO von vielen Wettbewerbern: Die Software bietet echte Wahlfreiheit zwischen Cloud-Hosting in deutschen Rechenzentren, vollwertiger On-Premise-Installation oder Hybrid-Szenarien. Für Unternehmen mit strengen IT-Richtlinien oder spezifischen Compliance-Anforderungen erweist sich diese Flexibilität als entscheidender Vorteil. Durch Container-Unterstützung mit Docker und Kubernetes lässt sich die On-Premise-Variante nahtlos in moderne IT-Infrastrukturen integrieren.
Konzern-taugliche Mandantenfähigkeit hebt TimO über einfache Multi-User-Systeme hinaus. Die Software wurde speziell für Holding-Strukturen und Konzerne konzipiert, die mehrere rechtlich eigenständige Entitäten unter einem System verwalten möchten. Separate Abrechnungsmodi, Berechtigungen und Kostenstellen ermöglichen klare Trennung bei gleichzeitig zentralem Reporting. Das granulare Rollen- und Rechtekonzept reicht bis auf Feldebene und bietet maximale Kontrolle.
Deutsche Compliance als Standard-Ausstattung manifestiert sich nicht nur in Versprechen: ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren ausschließlich in Deutschland, regelmäßige externe Penetrationstests und ein transparentes Datenschutzkonzept schaffen maximale Rechtssicherheit. Vollständige DSGVO-, GoBD- und Arbeitszeitgesetz-Konformität ist für DACH-Unternehmen ohne Kompromisse gewährleistet.
Modulares Ökosystem für wachsende Anforderungen ermöglicht schrittweisen Ausbau der Funktionalität. Unternehmen können mit reiner Zeiterfassung starten und das System bei Bedarf um Projekt- und Ressourcenplanung, Reisekostenabrechnung, Fakturierung oder BDE-Integration erweitern. Die Microservices-Architektur sorgt für Skalierbarkeit bis über 1.000 Nutzer.
Einschränkungen: Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise weniger modern als bei Wettbewerbern wie Clockodo, was die Einarbeitung verlängern kann. Bei sehr hoher Gleichzeitnutzung mit über 500 parallelen Buchungen können Performance-Einbußen auftreten. Die funktionale Stärke der Software verlangt eine sorgfältige Erstkonfiguration, besonders bei heterogenen Zeitmodellen.
Wachsender Mittelstand mit komplexen Anforderungen (50-500 Mitarbeiter) findet in TimO eine passende Lösung, wenn verschiedene Arbeitszeitmodelle, projektbasierte Abrechnung und mehr als eine einfache Stempeluhr benötigt werden. Die Software wächst mit steigenden Anforderungen und bietet die nötige Tiefe, ohne durch Enterprise-Komplexität zu überfordern. Geeignet für Unternehmen, die eine langfristige Investition in eine ausbaufähige Plattform tätigen möchten.
Projektgetriebene Dienstleister aus Agenturen, IT, Consulting und Ingenieurbüros profitieren von der integrierten Projekt-Zeiterfassung mit Echtzeit-Kostenkontrolle. Wenn Zeiten präzise auf Projekte und Kunden verbucht werden müssen und transparente Kostenauswertungen erforderlich sind, bietet TimO die ideale Grundlage für fakturierbare Zeiten und Rentabilitätsanalysen.
Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen durch strenge Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen erhalten mit TimO maximale Rechtssicherheit. Die vollständige GoBD-Konformität, deutsche Rechenzentren und detaillierte Audit-Trails machen die Software zur sicheren Wahl für regulierte Branchen und öffentliche Auftraggeber.
Holdings und Konzerne mit mehreren Gesellschaften benötigen ein System für mehrere rechtlich eigenständige Einheiten mit zentralem Reporting. Die echte Mandantenfähigkeit mit separaten Abrechnungskreisen unterscheidet TimO von reinen Multi-User-Lösungen und ermöglicht effiziente Konzernstrukturen.
Entscheidende Auswahlkriterien für TimO:
Deployment-Präferenz und Datensouveränität: Benötigt das Unternehmen Cloud, On-Premise oder einen Hybrid-Ansatz? TimO bietet alle drei Optionen mit deutscher Hosting-Garantie.
Integrationsbedarf in bestehende Systemlandschaft: Wie tief müssen Zeitdaten in ERP- oder HR-Systeme integriert werden? Die offene REST-API und Standardkonnektoren für DATEV, SAP und Microsoft Dynamics sind entscheidend.
Skalierbarkeit und Unternehmensstruktur: Planen Sie Wachstum oder verwalten Sie bereits mehrere Gesellschaften? Die Mandantenfähigkeit und modulare Erweiterbarkeit werden dann zentral.
Compliance-Anforderungen und Rechtssicherheit: Wie kritisch sind DSGVO, GoBD und Arbeitszeitgesetz für Ihr Unternehmen? TimOs deutscher Entwicklungs- und Hosting-Ansatz bietet maximale Rechtssicherheit.
Modern entwickelte Microservices-Architektur bildet die technologische Grundlage von TimO. Die Java-basierte Entwicklung sorgt für hohe Skalierbarkeit und wartungsfreundliche Updates ohne Systemausfall. Das web-basierte Frontend nutzt HTML5 und aktuelle Frameworks, ergänzt durch native Mobile Apps für iOS und Android sowie einen optionalen Windows-Desktop-Client. Relationale Datenbanken wie PostgreSQL oder Oracle gewährleisten maximale Datenintegrität und Performance bei komplexen Auswertungen.
Alltagstauglichkeit steht im Mittelpunkt der Funktionsentwicklung. Das Self-Service-Portal ermöglicht Mitarbeitern eigenständiges Buchen von Zeiten, Stellen von Urlaubsanträgen und Einsehen von Kontoübersichten ohne HR-Involvement. Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen verhindern vergessene Buchungen und beschleunigen Genehmigungsprozesse. Die Mobile App bietet Offline-Funktionalität mit Synchronisation bei Verbindung, bleibt aber hinter spezialisierten mobilen Lösungen bei längeren Außeneinsätzen zurück.
Die Software richtet sich primär an den wachsenden Mittelstand und Konzernstrukturen im DACH-Raum, die Wert auf rechtssichere, tiefgehende Zeiterfassung mit Projekt- und Kostencontrolling legen. Besonders stark positioniert ist TimO bei Unternehmen, die komplexe Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und mehrere Arbeitszeitmodelle abbilden müssen.
Die Time Management Office GmbH wurde 2004 gegründet und hat ihren Sitz in Augsburg mit rund 60 Mitarbeitenden. Das inhabergeführte und seit Gründung profitable Unternehmen ist unabhängig von Venture Capital, was langfristige Stabilität und konsequenten Kundenfokus ermöglicht. Über 1.500 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf die Software, besonders aus dem produzierenden Gewerbe, der IT-Dienstleistung und dem Consulting-Bereich.
Der deutschsprachige Support bietet feste Ansprechpartner für größere Kunden. Standard-Support steht 24/5 zur Verfügung, Premium-Support 24/7 mit garantierten Reaktionszeiten unter 24 Stunden im Standardfall und unter vier Stunden bei kritischen Anfragen. Das SLA garantiert über 99,9% Systemverfügbarkeit. Die hohe Kundenbindung von über 80% Retention nach zwei Jahren spricht für langfristige Zufriedenheit mit Produkt und Service.
Nahtlose Systemintegration gehört zu den Kernstärken von TimO. Die offene REST-API verfügt über umfassende Dokumentation mit Swagger-UI und Webhook-Funktionen für ereignisgesteuerte Integrationen. Standardkonnektoren bestehen für DATEV (LODAS, Unternehmen online), SAP ERP (CO, PS), Microsoft Dynamics und Lexware. CSV- und XML-Import ermöglichen Migration von Legacy-Daten und historischen Zeiterfassungen.
Sicherheit ohne Kompromisse manifestiert sich in mehreren Ebenen: ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren ausschließlich in Deutschland werden durch regelmäßige externe Penetrationstests validiert. TLS 1.2/1.3-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, AES-verschlüsselte Backups mit täglichen Snapshots sichern die Datenhaltung. Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Feld- und Funktionsebene verhindern unautorisierten Zugriff.
Die vollständige DSGVO-, GoBD- und BDSG-Konformität wird durch transparente Auftragsverarbeitungsverträge rechtlich abgesichert. Container-Unterstützung mit Docker und Kubernetes ermöglicht moderne Deployment-Strategien in cloudnativen Infrastrukturen. Bei On-Premise-Installationen können Unternehmen zwischen verschiedenen Datenbank-Backends wählen und die Systemlandschaft nach eigenen IT-Richtlinien gestalten.
Cloud-Abo: Die Software ist ab circa 6 € pro User/Monat für reine Zeiterfassung verfügbar. Kombipakete mit Time und Project starten bei etwa 9 € pro User/Monat. Die Preisgestaltung erfolgt in Staffeln, wobei größere Nutzergruppen von Volumenrabatten profitieren.
On-Premise: Einmallizenzen beginnen bei circa 1.200 € netto plus gestaffelte User-Lizenzen. Die jährliche Wartungsgebühr beträgt 15-20% des Lizenzwerts und umfasst Updates, Support und Hotline-Zugriff. Zusatzmodule wie Reisekosten, Faktura oder BDE können nach Bedarf erweitert werden durch separate Lizenzierung.
Realistische Gesamtkosten sollten Einmalkosten für Implementierung, Schulung und Datenmigration berücksichtigen. Für Standard-Implementierungen liegen diese bei 5.000–20.000 €, bei komplexen On-Premise-Projekten können über 50.000 € anfallen. Die 5-Jahres-TCO für 100 User beträgt in der Cloud circa 99.000 € (inklusive Lizenzen, Implementierung und interne Personalkosten), bei On-Premise circa 135.000 € (inklusive Hardware und höherem Admin-Aufwand).
Preis-Leistungs-Verhältnis: Für Unternehmen mit komplexen Anforderungen und hohen Compliance-Standards bietet TimO ein faires Verhältnis. Die Investition lohnt sich besonders, wenn deutsche Rechenzentren, Mandantenfähigkeit und tiefe ERP-Integration benötigt werden. Kleinunternehmen mit einfachen Anforderungen finden günstigere Alternativen am Markt. Versteckte Kosten lassen sich vermeiden durch gründliche Anforderungsanalyse, realistische Einschätzung der Datenqualität im Altsystem und frühzeitige Klärung individueller Anpassungen.
Strukturierter Implementierungsprozess charakterisiert den Umstieg auf TimO. Cloud-Standard-Implementierungen für 50-200 Mitarbeiter dauern typischerweise 4-8 Wochen vom Kick-off bis zum Live-Gang. Der Prozess umfasst Workshops zur Anforderungsaufnahme, Systemkonfiguration, Testphase und Pilotbetrieb. On-Premise-Installationen oder komplexe Projekte mit über 500 Mitarbeitern benötigen 3-6 Monate inklusive technischer Konzeption, Infrastruktur-Setup und ERP-Integration.
Excel- und CSV-Importassistenz sowie API-basierte Migration stehen für strukturierte Altdaten zur Verfügung. Die Datenqualität im Altsystem ist kritisch: Historische Daten sind oft inkonsistent und müssen bereinigt werden, bevor sie importiert werden können. Eine gründliche Bereinigung vor der Migration spart später erheblichen Aufwand. Der Projektmanager von TimO unterstützt bei der Entwicklung einer geeigneten Migrationsstrategie.
Typische Herausforderungen sollten proaktiv adressiert werden. Komplexe Zeitmodelle erfordern gründliche Erstkonfiguration – Pilotgruppen helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Das Change Management verdient besondere Aufmerksamkeit, da die funktional starke, aber optisch weniger moderne Benutzeroberfläche erste Eindrücke beeinträchtigen kann. Gezieltes Training und Kommunikation der Funktionalität fördern die Akzeptanz.
Ressourcenbedarf realistisch einplanen: Ein interner Projektleiter sollte 0,2-0,5 FTE einkalkulieren, abhängig von der Projektkomplexität. Key-User aus HR und Payroll benötigen 1-2 Tage Schulung und anschließend etwa 0,1 FTE laufend. Bei On-Premise-Installationen oder umfangreichen Integrationen plant die IT 0,2-0,5 FTE für Infrastruktur und API-Anbindungen ein. Endnutzer absolvieren 1-2 Stunden E-Learning oder Präsenzschulung für die grundlegende Bedienung.
Vorteile:
Administrative Entlastung: Bis zu 30% Reduktion manueller HR- und Payroll-Aufwände durch Automatisierung von Workflows und Exporten entlasten die Personalabteilung spürbar
Rechtssicherheit: Minimierung von Bußgeldern und rechtlichen Risiken durch vollständige Arbeitszeitgesetz-, DSGVO- und GoBD-Konformität mit deutschen Rechenzentren und transparenten Audit-Trails
Projekttransparenz: Echtzeit-Kostenkontrolle und präzise Kalkulation verbessern die Rentabilität und den Cashflow bei projektbasierter Abrechnung erheblich
Deployment-Flexibilität: Echte Wahlfreiheit zwischen Cloud, On-Premise und Hybrid-Szenarien ermöglicht Anpassung an individuelle IT-Richtlinien und Compliance-Anforderungen
Mandantenfähigkeit: Konzern-taugliche Verwaltung mehrerer rechtlich eigenständiger Entitäten unter einem System mit separaten Abrechnungskreisen
Zukunftssicherheit: Modulare Architektur, quartalsweise Updates und hohe Unternehmensstabilität sichern die langfristige Investition
Herausforderungen:
Einarbeitungsaufwand: Funktional starke, aber optisch weniger moderne Benutzeroberfläche kann initiale Akzeptanz erschweren und erfordert strukturiertes Change Management
Konfigurationskomplexität: Die hohe Flexibilität verlangt sorgfältige Erstkonfiguration, besonders bei heterogenen Zeitmodellen und komplexen Tarifverträgen
Performance-Grenzen: Bei sehr hoher Gleichzeitnutzung mit über 500 parallelen Buchungen können Latenzen auftreten, die den Buchungskomfort beeinträchtigen
Preistransparenz: Detaillierte Staffelpreise sind oft nur über direkte Angebotsanfragen verfügbar, was die initiale Budgetplanung erschwert
Mobile Offline-Funktionalität: Für spezielle Außendienst-Szenarien mit längeren Offline-Phasen sind spezialisierte mobile Lösungen unter Umständen besser geeignet
Schulungsaufwand: Die funktionale Tiefe erfordert gründliche Einarbeitung der Key-User und strukturierte Endnutzer-Schulungen
TimO entfaltet seine Stärken ab circa 50 Mitarbeitern. Für Startups oder Mikrobetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern und sehr einfachen Anforderungen existieren schlankere und günstigere Alternativen am Markt. Ab dem Moment, wo projektbasierte Abrechnung, komplexe Zeitmodelle oder Mandantenfähigkeit benötigt werden, erweist sich TimO als interessante Option. Die Investition in Implementierung und Schulung rechtfertigt sich primär bei mittleren und größeren Organisationen mit entsprechender Komplexität.
Die Mobile App bietet eingeschränkte Offline-Funktionalität: Zeiten können lokal erfasst und bei erneuter Verbindung automatisch synchronisiert werden. Diese Funktionalität deckt typische Szenarien mit kurzfristigen Verbindungsunterbrechungen ab. Für spezielle Außendienst-Szenarien wie Baustellen mit längeren Offline-Phasen über mehrere Tage sind spezialisierte mobile Lösungen wie TimeTac unter Umständen besser geeignet. Die Synchronisierung erfolgt konfliktfrei, wobei lokale Zeitstempel erhalten bleiben.
Ja, die offene REST-API und Standardkonnektoren ermöglichen umfangreiche Integrationen. DATEV (LODAS, Unternehmen online), SAP ERP (Module CO und PS), Microsoft Dynamics und Lexware sind direkt über vorkonfigurierte Konnektoren angebunden. Für andere ERP-Systeme erlaubt die dokumentierte REST-API mit Swagger-UI individuelle Integrationen. Webhook-Funktionen ermöglichen ereignisgesteuerte Datenflüsse. Der technische Aufwand für Custom-Integrationen sollte mit 0,2-0,5 FTE IT-Ressourcen eingeplant werden.
TimO bietet Import-Assistenten für Excel und CSV sowie API-basierte Migrationen für strukturierte Altdaten. Kritisch ist die Datenqualität im Altsystem: Eine gründliche Bereinigung vor dem Import spart erheblichen Nachbearbeitungsaufwand. Der Projektmanager unterstützt bei der Entwicklung einer geeigneten Migrationsstrategie und identifiziert kritische Datenfelder. Historische Saldenstände, Urlaubsansprüche und Gleitzeitkonten können übernommen werden. Die Datenmigration erfolgt verschlüsselt und kann in Testumgebungen validiert werden, bevor der Live-Gang erfolgt.
Cloud-Standard-Implementierungen dauern 4-8 Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb. Der Prozess umfasst Anforderungsworkshops, Systemkonfiguration, Datenmigration, Testphase und Schulungen. Komplexe On-Premise-Projekte mit ERP-Integration benötigen 3-6 Monate. Eine Pilotphase mit ausgewählten Nutzern und Abteilungen senkt das Risiko erheblich und ermöglicht frühzeitige Korrektur von Konfigurationsfehlern. Der tatsächliche Zeitbedarf hängt stark von der Verfügbarkeit interner Ressourcen und der Komplexität der abzubildenden Zeitmodelle ab.
TimO skaliert problemlos bis über 1.000 Nutzer. Die Microservices-Architektur ermöglicht flexible horizontale Erweiterung der Systemkapazität. Bei Cloud-Hosting erfolgt die Skalierung automatisch durch den Anbieter ohne zusätzliche Konfiguration. Bei On-Premise-Installationen kann ab circa 500 gleichzeitigen Nutzern ein Hardware-Upgrade erforderlich werden, abhängig von der Serverausstattung und Datenbankperformance. Für sehr große Konzerne mit mehreren tausend Nutzern empfiehlt sich eine detaillierte Kapazitätsplanung in der Projektierungsphase.