Start/Stopp-Zeiterfassung in Echtzeit für direkte Erfassung am Arbeitsplatz oder unterwegs, manuelle Zeiteingabe für nachträgliche Korrekturen und Ergänzungen, mobile Apps mit vollwertigem Offline-Modus inklusive automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung, GPS-Geofencing mit Standortstempelung für automatische Erfassung von Arbeitsorten im Außendienst und auf Baustellen.
Urlaubsverwaltung mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows für digitale Anträge und Freigabeprozesse, Schichtplanung mit Soll-Ist-Vergleich zur Übersicht über geplante versus tatsächliche Arbeitszeiten, automatische Pausenregelprüfung zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nach EU-Arbeitszeitrichtlinie, Überstundenberechnung mit automatischer Kontoverwaltung.
Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung mit detaillierter Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten und Aufgaben, Kostenstellenzuordnung für präzises Controlling und exakte Abrechnung, Stundensatz-Verwaltung mit individuellen Sätzen pro Mitarbeiter oder Projekt.
Strukturierte Genehmigungsworkflows für Zeitkorrekturen und Abwesenheiten, Standard- und Ad-hoc-Reports mit Export in PDF, Excel und CSV, REST-API mit Webhooks für umfassende Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systemlandschaften, Terminal-Anbindung für RFID- und optional biometrische Terminals zur stationären Erfassung, granulares Rollen- und Rechtemanagement nach Verantwortungsbereichen, automatische Erinnerungen bei fehlenden Zeiteinträgen.
Datenschutz-Fokus mit europäischem Hosting zeichnet TimeTrack besonders aus. Alle Daten werden ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Österreich gespeichert, ohne Umwege über US-Server. Diese Architektur garantiert vollständige DSGVO-Konformität und bietet Rechtssicherheit, was gerade nach dem BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland für viele Unternehmen entscheidungsrelevant ist. Die Server-Standorte unterliegen österreichischem und EU-Datenschutzrecht ohne Ausnahmen.
API-First-Architektur als Entwicklungsprinzip unterscheidet TimeTrack von nachträglich aufgesetzten Schnittstellen vieler Wettbewerber. Die Software ist von Grund auf als API-First-Lösung konzipiert, was sich in unbegrenzten API-Calls, ausführlicher Entwickler-Dokumentation und nahtloser Integration in ERP-, HR- und Payroll-Systeme wie DATEV, SAP oder Microsoft 365 zeigt. Webhooks ermöglichen Event-basierte Automatisierung ohne ständiges Polling.
Offline-Funktionalität in der mobilen Anwendung ermöglicht vollwertige Zeiterfassung ohne Internetverbindung. Die mobile App arbeitet komplett offline und synchronisiert alle erfassten Daten automatisch bei Wiederherstellung der Verbindung. Diese Funktionalität bewährt sich besonders auf Baustellen, im Außendienst oder in Regionen mit schwacher Netzabdeckung, wo andere cloudbasierte Lösungen ihre Grenzen erreichen.
Hardware-Integration für hybride Arbeitsumgebungen kombiniert moderne Software mit klassischer Terminal-Erfassung. RFID- und biometrische Terminals lassen sich nahtlos in das System integrieren, was besonders für Produktionsbetriebe oder Unternehmen mit gemischten Arbeitsmodellen relevant ist. Die Erfassung kann so je nach Einsatzbereich über App, Browser oder Terminal erfolgen.
Einschränkungen betreffen vor allem die Reporting-Flexibilität und den Funktionsumfang für spezialisierte Anforderungen. Die Standardberichte sind solide, bieten aber nicht die Anpassungsmöglichkeiten spezialisierter BI-Tools. Unternehmen mit komplexen, individuell gestaltbaren Dashboard-Anforderungen müssen mit den vorhandenen Berichten arbeiten oder Daten für externe Analysetools exportieren. Eine integrierte Rechnungsstellung fehlt ebenfalls, was für Dienstleister zusätzliche Tools erforderlich macht.
Wachsende KMU mit 20 bis 250 Mitarbeitenden finden in TimeTrack eine ausgewogene Lösung zwischen Funktionstiefe und Handhabbarkeit. Diese Unternehmen benötigen professionelle Zeiterfassungsfunktionen mit Compliance-Sicherheit, ohne die Komplexität und Implementierungskosten von Enterprise-Systemen. Die Software skaliert mit dem Unternehmenswachstum und bietet ausreichend Funktionen für strukturierte Workforce-Management-Prozesse, ohne durch Konfigurationsoptionen zu überfordern.
Dienstleistungsunternehmen mit projektbasierter Abrechnung wie Agenturen, Beratungen oder IT-Dienstleister profitieren besonders von der Kombination aus detaillierter Projektzeiterfassung und Kostenstellenzuordnung. Die Software ermöglicht präzise Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten und Tätigkeiten, was die Rechnungsstellungsprozesse erheblich beschleunigt. Stundensatz-Verwaltung und Export-Funktionen erleichtern die Integration in Fakturierungssysteme.
Unternehmen mit mobilem Außendienst oder Baustelleneinsätzen nutzen die GPS-Geofencing-Funktion und den vollwertigen Offline-Modus besonders intensiv. Handwerksbetriebe, Facility-Management-Unternehmen oder technische Servicedienstleister erfassen Arbeitszeiten direkt am Einsatzort, auch ohne stabile Internetverbindung. Die automatische Standortstempelung dokumentiert zusätzlich den Arbeitsort für Nachweiszwecke.
Datenschutz-sensible Branchen und Organisationen wie Gesundheitseinrichtungen, Steuerberatungen oder öffentliche Verwaltungen wählen TimeTrack gezielt wegen des EU-Hostings ohne US-Cloud-Umwege. Die ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität ohne Kompromisse bieten Rechtssicherheit bei Audits und erfüllen strenge Compliance-Anforderungen ohne Ausnahmegenehmigungen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Produktfokus auf Zeiterfassung und Workforce Management prägt TimeTrack seit der Markteinführung 2008. Die Software folgt konsequent einer spezialisierten Produktphilosophie statt eines Bauchladen-Ansatzes. Diese Fokussierung zeigt sich in durchdachten Workflows für alltägliche Zeiterfassungs-Szenarien, von der einfachen Stempeluhr-Funktion bis zur komplexen Projektzeit-Zuordnung. Die Entwicklung konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung von Kernfunktionen statt auf ständige Feature-Erweiterungen in neue Funktionsbereiche.
Schlanke Produktphilosophie mit minimaler Konfiguration unterscheidet TimeTrack von hochkomplexen Enterprise-Lösungen. Die Software lässt sich mit überschaubarem Einrichtungsaufwand produktiv einsetzen, ohne wochenlange Konfigurationsprojekte zu erfordern. Standardprozesse funktionieren out-of-the-box, während Anpassungsoptionen dort verfügbar sind, wo sie tatsächlich benötigt werden. Monatliche Feature-Updates und regelmäßige Major-Releases zeigen eine lebendige Produktentwicklung ohne Stillstand, wobei die Updates ohne Downtime eingespielt werden.
Praxistauglichkeit für heterogene Arbeitsumgebungen steht im Mittelpunkt der Funktionsgestaltung. TimeTrack bedient gleichermaßen Büromitarbeitende mit Browser-Zugang, mobile Teams mit Smartphone-App und Produktionsmitarbeitende mit Terminal-Erfassung. Diese Flexibilität ermöglicht einheitliche Zeiterfassung über alle Mitarbeitergruppen hinweg, ohne separate Systeme für unterschiedliche Einsatzbereiche parallel betreiben zu müssen.
Finanzielle Stabilität und organisches Wachstum kennzeichnen die TimeTac GmbH mit Sitz in Wien. Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeitende und wächst seit über 15 Jahren profitabel ohne externe Investoren. Diese Unabhängigkeit von Venture Capital oder Private Equity ermöglicht langfristige Produktentwicklung ohne Exit-Druck und kurzfristige Renditeforderungen. Eine Renewal-Rate über 90 Prozent deutet auf hohe Langzeitzufriedenheit der Kundenbasis hin.
Forschungskooperation mit der FH Wien im Bereich UX und User Research beeinflusst die Produktentwicklung. Diese Zusammenarbeit sorgt dafür, dass neue Features auf echten Nutzerbedürfnissen basieren statt auf reinen Feature-Listen für Verkaufsbroschüren. Die Produktroadmap orientiert sich an Erkenntnissen aus Usability-Studien und Anwenderfeedback, was sich in der intuitiven Bedienbarkeit der Software niederschlägt.
Microservices-Architektur mit CI/CD-Pipeline bildet das technische Fundament von TimeTrack. Diese moderne Architektur ermöglicht eine dokumentierte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und Updates ohne Downtime. Die einzelnen Microservices kommunizieren über definierte Schnittstellen, was die Wartbarkeit erhöht und Skalierbarkeit sicherstellt. Regelmäßige Deployments über die Continuous Integration/Continuous Deployment-Pipeline erlauben schnelle Fehlerbehebungen und Feature-Rollouts.
REST-API mit umfassender Abdeckung deckt nahezu alle Datenobjekte mit vollständigen CRUD-Operationen ab. Die API-Dokumentation ist öffentlich zugänglich und enthält Code-Beispiele für verschiedene Programmiersprachen. Webhooks ermöglichen Event-basierte Automatisierung, sodass externe Systeme auf Änderungen in TimeTrack reagieren können, ohne ständig Daten abzufragen. Diese API-First-Philosophie zeigt sich in unbegrenzten API-Calls ohne Rate-Limiting für reguläre Nutzungsszenarien.
Bewährte Standard-Integrationen zu DATEV, SAP, Microsoft 365 und Zapier sind vorkonfiguriert verfügbar. Diese Konnektoren ermöglichen Datenfluss zwischen TimeTrack und den wichtigsten Business-Systemen ohne individuelle Entwicklungsarbeit. Die Software funktioniert als Teamplayer in bestehenden Systemlandschaften statt als Insellösung. Für spezifische Anforderungen lassen sich über die REST-API auch individuelle Integrationen entwickeln, was bei komplexeren Systemlandschaften relevant wird.
Transparente Staffelung nach Funktionsumfang strukturiert die Preisgestaltung. Das Basis-Paket startet bei 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat und umfasst die Kernfunktionen für einfache Zeiterfassung mit Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Das Business-Paket kostet ab 5,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat und erweitert den Funktionsumfang um Projektzeiterfassung, erweiterte Workflows und detailliertere Reporting-Optionen. Das Enterprise-Paket wird individuell kalkuliert und beinhaltet On-Premise-Optionen, dedizierte Account Manager und SLA-Garantien.
Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre für ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden liegt bei circa 17.900 Euro inklusive Einrichtung und Standard-Integration. Diese Total Cost of Ownership berücksichtigt Lizenzkosten, initiales Onboarding und durchschnittliche Konfigurationsaufwände. Amortisation tritt erfahrungsgemäß nach 6 bis 18 Monaten ein, abhängig von der bisherigen Erfassungsmethode und dem Automatisierungsgrad.
Zusätzliche Kostenfaktoren können bei spezifischen Anforderungen relevant werden. Externe Implementierungsberatung für komplexe Unternehmensstrukturen, Hardware-Terminals für stationäre Erfassung und individuelle API-Entwicklungen für spezielle Integrationen verursachen Zusatzkosten jenseits der regulären Lizenzgebühren. Die Basis- und Business-Pakete sind monatlich kündbar, was hohe Flexibilität ohne Vendor-Lock-in bietet und das finanzielle Risiko bei der Einführung minimiert.
Projektlaufzeiten für die Einführung variieren erheblich nach Unternehmensgröße und Komplexität. Kleinere Teams mit bis zu 20 Mitarbeitenden und Standardanforderungen benötigen typischerweise ein bis zwei Wochen von der Registrierung bis zum produktiven Betrieb. Größere Organisationen mit über 100 Mitarbeitenden und komplexen Integrationen in bestehende ERP- oder HR-Systeme sollten zwei bis vier Monate einplanen. Diese Zeitspanne umfasst Datenmigration, Systemintegration, Schulungen und Pilotphasen.
Datenmigration als kritischer Erfolgsfaktor erfordert saubere Aufbereitung vorhandener Zeiterfassungsdaten, insbesondere von Überstundenkonten, Urlaubsansprüchen und historischen Projektzeiten. TimeTrack bietet CSV-Import-Funktionen für strukturierte Datenübernahme, die Datenqualität der Quelldaten bestimmt jedoch maßgeblich den Migrationsaufwand. Eine Pilotphase mit ausgewählten Schlüsselanwendern aus verschiedenen Abteilungen reduziert Risiken und deckt Anpassungsbedarfe vor dem Roll-out auf.
Change Management als unterschätzter Aspekt beeinflusst die Akzeptanz wesentlich. Frühzeitige Einbindung von Betriebsrat oder Personalvertretung, transparente Kommunikation über Datenschutz und Verwendungszweck sowie praktische Schulungen erhöhen die Nutzungsakzeptanz. TimeTrack unterstützt dies durch Onboarding-Webinare, ein E-Learning-Portal mit Video-Tutorials und persönliche Account Manager im Enterprise-Bereich. Die mobile App senkt Einstiegshürden durch intuitive Bedienung, während Browser-Version und Terminals verschiedene Nutzerpräferenzen abdecken.
Vorteile:
Rechtssicherheit durch EU-Hosting garantiert DSGVO-Konformität ohne Grauzonen oder Zusatzvereinbarungen. Die ausschließliche Datenhaltung in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Österreich erfüllt höchste Datenschutzstandards und vereinfacht Compliance-Nachweise bei Audits.
Echte Mobilität dank Offline-Modus ermöglicht Zeiterfassung unabhängig von Internetverbindung. Die App funktioniert vollwertig offline und synchronisiert automatisch, was sie zuverlässig für Baustellen, Außendienst und Regionen mit schwacher Netzabdeckung macht.
API-First-Integration ohne Limitierungen erlaubt nahtlose Verknüpfung mit bestehenden Systemlandschaften. Unbegrenzte API-Calls, Webhooks und umfassende Entwickler-Dokumentation erleichtern individuelle Integrationen ohne künstliche Beschränkungen.
Skalierbare Architektur mit hoher Verfügbarkeit bietet 99,9 Prozent Uptime und Updates ohne Ausfallzeiten. Die Microservices-Architektur wächst mit steigenden Anforderungen mit und bleibt auch bei höheren Nutzerzahlen performant.
Transparentes Preismodell mit monatlicher Kündbarkeit vermeidet Vendor-Lock-in und ermöglicht risikoarme Evaluation. Die klare Staffelung ohne versteckte Grundgebühren erleichtert Budgetplanung und Kostenkontrolle.
Herausforderungen:
Fehlende integrierte Rechnungsstellung erfordert zusätzliche Tools oder manuelle Exportprozesse. Dienstleister müssen Zeitdaten für die Fakturierung in separate Rechnungsprogramme überführen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Begrenzte Reporting-Flexibilität schränkt individuelle Auswertungen ein. Unternehmen mit komplexen Analyse-Anforderungen benötigen externe BI-Tools oder müssen mit den Standardberichten arbeiten, da Custom-Dashboards nicht beliebig anpassbar sind.
On-Premise nur für Enterprise-Kunden schließt klassische lokale Installation für kleinere Unternehmen aus. Organisationen mit strikten Anforderungen an lokales Hosting müssen das deutlich teurere Enterprise-Paket wählen.
Einarbeitungszeit für erweiterte Funktionen verlängert sich bei komplexen Workflows. Während Basis-Zeiterfassung intuitiv funktioniert, erfordern Projektzeiterfassung mit Kostenstellenzuordnung und erweiterte Genehmigungsprozesse Schulungsaufwand.
Begrenzte Anpassung von Benutzeroberflächen verhindert umfassende White-Labeling-Optionen. Unternehmen mit spezifischen Corporate-Design-Anforderungen müssen mit den Standard-UI-Elementen arbeiten.
Ja, die mobile TimeTrack-App verfügt über einen vollwertigen Offline-Modus. Mitarbeitende können Arbeitszeiten, Pausen und Projektzuordnungen auch ohne Internetverbindung erfassen. Alle lokal gespeicherten Daten werden automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist. Diese Funktion bewährt sich besonders auf Baustellen, im Außendienst oder in Bereichen mit schwacher Netzabdeckung.
TimeTrack erfüllt sämtliche DSGVO-Anforderungen durch ausschließliches Hosting in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Österreich. Alle Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU ohne Umwege über US-Server oder andere Drittstaaten. Die Software bietet zudem umfassende Funktionen für Datenschutz-Dokumentation, Zugriffsrechte-Verwaltung und Datenexport gemäß DSGVO-Auskunftspflichten.
Die Einführungsdauer hängt stark von Unternehmensgröße und Anforderungen ab. Kleinere Teams mit bis zu 20 Mitarbeitenden und Standardanforderungen können innerhalb von ein bis zwei Wochen produktiv arbeiten. Größere Organisationen mit über 100 Mitarbeitenden, komplexen Integrationen in ERP- oder HR-Systeme und individuellen Workflows sollten zwei bis vier Monate für vollständige Implementierung inklusive Datenmigration, Schulungen und Pilotphasen einplanen.
TimeTrack verfügt über vorkonfigurierte Standard-Integrationen zu DATEV, SAP, Microsoft 365 und Zapier. Über die REST-API mit umfassender CRUD-Funktionalität lassen sich beliebige weitere Systeme anbinden. Die API umfasst nahezu alle Datenobjekte, ist unbegrenzt nutzbar und durch Webhooks für Event-basierte Automatisierung erweiterbar. Eine öffentlich zugängliche Entwickler-Dokumentation mit Code-Beispielen erleichtert individuelle Integrationen.
Ja, TimeTrack unterstützt die Integration von RFID- und optional biometrischen Terminals für stationäre Zeiterfassung. Diese Hardware-Option ergänzt die mobile App und Browser-Erfassung, was besonders für Produktionsbetriebe oder gemischte Arbeitsumgebungen mit Büro, Außendienst und Fertigung relevant ist. Die Terminals synchronisieren sich automatisch mit dem System und ermöglichen kontaktlose oder biometrische Erfassung je nach gewähltem Terminal-Modell.
Das Basis-Paket startet bei 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat und umfasst Kernfunktionen der Zeiterfassung mit Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Das Business-Paket kostet ab 5,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat und erweitert den Umfang um Projektzeiterfassung und erweiterte Workflows. Enterprise-Preise werden individuell kalkuliert und beinhalten On-Premise-Optionen sowie dedizierte Account Manager. Basis und Business sind monatlich kündbar, was flexible Evaluation ermöglicht.
