Erfassung & Dokumentation:
Arbeitszeitgestaltung & Compliance:
Workflows & Genehmigungen:
Auswertung & Integration:
Konfiguration & Anpassung:
Integriertes HR-Ökosystem statt Insellösung
Die Zeiterfassung ist nahtlos in die rexx HR-Suite eingebunden – von Recruiting über Onboarding bis Talentmanagement. Das verhindert Datenredundanz und Medienbrüche. Während reine Zeiterfassungstools isolierte Datensilos schaffen, fließen bei rexx alle Informationen zusammen: Neue Mitarbeiter übernehmen automatisch ihre Arbeitszeitmodelle, Projektzeiten werden direkt für Personalentwicklung sichtbar. Personalabteilungen pflegen Stammdaten nur einmal, Vorgesetzte sehen Zeitkonten im Kontext von Weiterbildungen und Zielerreichung, keine Mehrfacheingaben nötig.
No-Code-Konfiguration für maximale Anpassbarkeit
Zeitmodelle, Genehmigungsworkflows und Oberflächen lassen sich direkt durch HR-Fachabteilungen anpassen – ohne IT-Abteilung oder externe Berater. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und rechtliche Änderungen werden in Minuten statt Wochen umgesetzt. Bei Tarifänderungen oder neuen Schichtmodellen kann die Personalabteilung sofort reagieren. Keine Wartezeiten, keine Beratungskosten, keine Abhängigkeiten – besonders wertvoll für dynamische Organisationen mit häufigen Anpassungen.
Deutsche Compliance & ISO-27001-Rechenzentrum
Der Fokus auf D/A/CH-Arbeitsrechtsanforderungen zeigt sich in der vollständigen Implementierung von EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung, BFH-Urteilen, DSGVO und MiLoG. Hosting erfolgt in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren (Azure Deutschland) mit revisionssicherer Protokollierung aller Änderungen. Die Vermeidung von Bußgeldern und Nachzahlungen durch rechtskonforme Zeiterfassung gibt Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten ein System, das von Grund auf für deutsche Datenschutzanforderungen konzipiert wurde.
API-First-Architektur mit exzellenter Dokumentation
Die umfassende REST-API nach OpenAPI-Spezifikation (Swagger) ermöglicht tiefe Integrationen weit über Standard-Konnektoren hinaus. Webhook-Unterstützung für Echtzeit-Benachrichtigungen und flexible Automatisierungen eröffnet vielfältige Möglichkeiten. Legacy-Systeme, Branchensoftware und individuelle Tools lassen sich problemlos anbinden. Entwickler finden klare, strukturierte Dokumentation mit Code-Beispielen – statt monatelanger Schnittstellenprojekte.
Einschränkungen
Für sehr kleine Betriebe unter 50 Mitarbeitern mit einfachen Anforderungen kann der Funktionsumfang überdimensioniert sein – Implementierungsaufwand und Kosten stehen dann eventuell nicht im Verhältnis zum Nutzen. Unternehmen, die KI-basierte, prädiktive Schichtoptimierung auf höchstem Niveau benötigen, finden bei spezialisierten Workforce-Management-Anbietern noch tiefere Optimierungsfunktionen. Die mobile App konzentriert sich primär auf Zeiterfassung und Kontoansicht – umfangreiche Auswertungen sind hauptsächlich in der Web-Anwendung verfügbar.
Mittelständische Produktions- und Fertigungsbetriebe (100-1.000 Mitarbeiter)
Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen, Tarifverträgen und diversen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Schicht, Außendienst) profitieren von der hohen Konfigurierbarkeit zur Abbildung betriebsspezifischer Regelungen ohne Programmierung. Die schnelle Anpassung bei Tarifänderungen, revisionssichere Dokumentation für Betriebsprüfungen und Integration in bestehende ERP-Systeme (SAP, Dynamics) ermöglichen durchgängige Kostenstellenrechnung. Die Lösung eignet sich besonders für Organisationen, die mehrere Tarifverträge gleichzeitig verwalten und regelmäßige Anpassungen vornehmen müssen.
Dienstleistungsunternehmen mit mobiler Belegschaft
IT-Beratungen, Ingenieurbüros und Facility-Management-Unternehmen mit Projektarbeit und Außendienstmitarbeitern erhalten durch die mobile App mit GPS-Erfassung und Offline-Modus eine lückenlose Zeiterfassung beim Kunden. Die präzise Projektzeiterfassung unterstützt Nachkalkulation und Kundenabrechnung, während Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche Projektleitern kontinuierlichen Überblick verschaffen. Das Self-Service-Portal reduziert Rückfragen an die Personalabteilung erheblich und entlastet HR-Teams spürbar.
Wachsende Unternehmen mit internationalen Standorten
Organisationen, die von 200 auf 2.000 Mitarbeiter wachsen oder mehrere Standorte in D/A/CH koordinieren, finden in der Mandantenfähigkeit und unbegrenzten Skalierung der Enterprise-Edition eine zukunftssichere Lösung. Einmal implementiert, lassen sich neue Standorte, Abteilungen und Zeitmodelle ohne Systemwechsel integrieren. Die Microservices-Architektur garantiert Performance auch bei Tausenden gleichzeitigen Nutzern und wächst mit den Unternehmensanforderungen mit.
Compliance-sensible Organisationen (Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor)
Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und Behörden mit hohen Datenschutz- und Dokumentationsanforderungen erhalten höchste Datensicherheit durch On-Premise-Betrieb oder deutsche Cloud-Infrastruktur. Die revisionssichere Protokollierung aller Vorgänge und Abbildung spezieller Arbeitszeitgesetze (z.B. TVöD, Rufbereitschaften) erfüllt strenge behördliche Anforderungen. Die ISO-27001-Konformität und deutsches Rechenzentrum bieten Sicherheit für sensible Personendaten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Technologiebasis bildet das Fundament der Lösung: Eine Single Page Application (SPA) mit Vue.js/Angular im Frontend und Java/Spring Boot oder .NET Core Microservices im Backend sorgt für hohe Performance und Wartbarkeit. Die MSSQL/Azure SQL Datenbank gewährleistet Datensicherheit und schnelle Zugriffe auch bei großen Datenmengen. Diese technologische Architektur ermöglicht flüssige Benutzererlebnisse ohne ständige Seitenneuladungen.
Die Bereitstellungsflexibilität zeigt sich in drei Optionen: Vollwertiges SaaS in Azure Deutschland für schnellen Einstieg, On-Premise-Installation für höchste Sicherheitsanforderungen oder Hybrid-Betrieb je nach Unternehmensanforderung. Der Mobile-First-Ansatz manifestiert sich in nativen Apps für iOS 12+ und Android 8+ mit vollwertiger Offline-Funktion und automatischer Synchronisation. GPS-Geofencing für Außendiensterfassung und biometrische Anmeldung per Fingerabdruck ergänzen die mobile Verfügbarkeit.
Kerngedanke der Lösung ist die Integration in ein umfassendes HR-Ökosystem statt punktueller Zeiterfassung. Während viele Systeme isolierte Zeitbuchungen verwalten, verzahnt rexx diese Daten mit Recruiting-Prozessen, Personalverwaltung und Talentmanagement. Diese Vernetzung reduziert Datensilos und Medienbrüche erheblich – einmal erfasste Informationen stehen durchgängig zur Verfügung.
Langjährige Stabilität kennzeichnet die Rexx Systems GmbH: Seit 1997 am Markt, inhabergeführt und eigenfinanziert, beschäftigt das Unternehmen circa 150 Mitarbeiter mit Hauptsitz in Gladbeck und weiteren Standorten in D/A/CH. Diese außergewöhnliche Kontinuität im schnelllebigen Software-Markt signalisiert verlässliche Produktpflege und langfristige Partnerschaft.
Die 25-jährige ausschließliche Fokussierung auf HR-Software für den Mittelstand hat tiefe Kenntnisse deutscher Arbeitsrechtslagen geschaffen. Die enge Kooperation mit Datenschutzbehörden und ein aktiver Kundenbeirat, der Feature-Priorisierung beeinflusst, prägen die kundenorientierte Entwicklung. Transparente Roadmaps im Partnerportal und dedizierte Customer Success Manager für Enterprise-Kunden unterstreichen den Serviceanspruch.
API-Excellence zeigt sich in der REST/SOAP-API nach OpenAPI-Spezifikation mit ausführlicher Entwickler-Dokumentation (Swagger). Webhook-Support für Echtzeit-Benachrichtigungen ermöglicht ereignisbasierte Automatisierungen. OAuth2 und SAML/OpenID Connect sorgen für sichere Authentifizierung in heterogenen Systemlandschaften. Die API-First-Architektur erlaubt tiefe Integrationen weit über Standard-Konnektoren hinaus.
Vorkonfigurierte Standard-Konnektoren für DATEV, SAP HCM/SuccessFactors und Microsoft Dynamics ermöglichen direkten Datentransfer ohne Programmieraufwand. Die zukunftssichere Microservices-Architektur mit Docker/Kubernetes in der Roadmap garantiert unterbrechungsfreie Updates ohne Systemstillstand. Performance-Optimierung für über 10.000 gleichzeitige Nutzer macht die Lösung Enterprise-tauglich und wachstumsfähig.
Die Bereitstellung als browserbasierte Cloud-Lösung eliminiert lokale Installationen auf Arbeitsplätzen. Mitarbeiter greifen über gängige Browser auf das System zu, was IT-Administration vereinfacht. On-Premise-Option bleibt für Organisationen mit strengsten Sicherheitsanforderungen verfügbar. Regelmäßige automatische Updates in der Cloud-Version halten das System auf aktuellem Stand ohne manuelle Eingriffe.
SaaS-Abonnement: Die Lizenzierung erfolgt nutzerbasiert ab circa 5-8 EUR netto pro Nutzer/Monat, abhängig von Mitarbeiteranzahl und gewählten Modulen. Transparente Staffelpreise werden auf Anfrage bereitgestellt, die genaue Kalkulation hängt von individuellen Anforderungen ab. Die flexible monatliche oder jährliche Anpassung der Lizenzen ermöglicht Skalierung bei Unternehmenswachstum oder saisonalen Schwankungen.
On-Premise-Lizenzierung: Organisationen, die lokale Installation bevorzugen, erwerben Einmallizenzen plus 18-22% jährliche Wartungsgebühr. Zusätzliche Infrastrukturkosten für Server, Datenbank-Lizenzen, Backup-Systeme und IT-Administration sind in die Gesamtkostenberechnung einzubeziehen. Diese Option eignet sich für Unternehmen mit eigenen Rechenzentren und spezifischen Sicherheitsrichtlinien.
TCO-Realität: Der Return on Investment tritt typischerweise nach 6-12 Monaten ein durch Zeitersparnis in der Lohnabrechnung und Reduktion manueller Korrekturen. Implementierungskosten betragen etwa 10-15% der jährlichen Lizenzkosten, Schulungen circa 1.000-2.500 EUR pro Projektleiter. Die tatsächliche Wirtschaftlichkeit hängt stark von der Komplexität bestehender Prozesse und der Automatisierungstiefe ab. Organisationen mit bisher manueller Zeiterfassung realisieren die höchsten Einsparungen.
Realistischer Projektzeitraum variiert erheblich: Standard-Implementierungen benötigen 2-4 Monate, komplexe Szenarien mit mehreren Standorten und Tarifverträgen 4-9 Monate, Großunternehmen bis zu 18 Monate. Die Dauer hängt primär von der Anzahl unterschiedlicher Zeitmodelle, Integrationstiefe in Bestandssysteme und Datenmigrations-Komplexität ab. Parallelbetrieb alter und neuer Systeme sollte eingeplant werden.
Datenübernahme erfolgt über Mapping-Tools für Excel/CSV und gängige Zeiterfassungssysteme. Data Cleansing erfordert oft 1-2 Wochen konzentrierter Arbeit – hohe Datenqualität der Ausgangsdaten ist Voraussetzung für reibungslose Migration. Historische Zeitdaten, Kontostände und Stammdaten müssen bereinigt und strukturiert werden. Die sorgfältige Vorbereitung dieser Phase verhindert spätere Korrekturaufwände.
Das erforderliche interne Projektteam umfasst mindestens 1-2 Vollzeitkräfte für 3-6 Monate: Projektleiter mit HR-Kenntnissen, HR-Experten für Zeitmodell-Definition und IT-Unterstützung für Schnittstellen. Endanwenderschulung benötigt 1-2 Stunden pro Mitarbeiter, idealerweise via E-Learning kombiniert mit Präsenz-Workshops für Multiplikatoren. Starkes Change Management ist entscheidend für Akzeptanz – die Umstellung von Papierzeiterfassung auf digitale Systeme erfordert Überzeugungsarbeit und kontinuierliche Kommunikation.
Vorteile:
Herausforderungen:
Standard-Projekte benötigen 3-6 Monate inklusive Tests und Schulungen. Entscheidend sind Datenqualität und Klärung interner Prozesse vor Projektstart – Data Cleansing wird häufig unterschätzt. Komplexe Implementierungen mit mehreren Standorten, diversen Tarifverträgen und tiefen ERP-Integrationen können 9-18 Monate erfordern. Ein realistischer Projektplan berücksichtigt Parallelbetrieb, Testphasen und Change Management.
Die No-Code-Konfiguration ermöglicht HR-Fachabteilungen, Zeitmodelle und Workflows eigenständig anzupassen – ohne IT-Abteilung oder externe Berater. Nur bei sehr speziellen Anforderungen oder individuellen Schnittstellen ist IT-Support nötig. Tarifänderungen, neue Schichtmodelle oder Betriebsvereinbarungen lassen sich innerhalb von Minuten bis Stunden umsetzen. Diese Autonomie reduziert Abhängigkeiten und beschleunigt Anpassungen erheblich.
Ab circa 50 Mitarbeitern mit komplexen Arbeitszeitmodellen lohnt sich die Investition wirtschaftlich. Darunter sind schlankere Cloud-Lösungen oft kosteneffizienter, es sei denn, starkes Wachstum ist geplant oder die HR-Suite-Integration wird benötigt. Für Kleinbetriebe mit einfacher Zeiterfassung ohne Schichtbetrieb oder Tarifverträge bietet der Markt fokussiertere Alternativen. Die Entscheidung hängt von Komplexität und Wachstumsplänen ab.
Vorkonfigurierte Konnektoren existieren für DATEV, SAP HCM, SAP SuccessFactors und Microsoft Dynamics. Die umfassende REST/SOAP-API ermöglicht Anbindung weiterer Systeme wie Lexware, Sage oder Branchenlösungen. Datenexport erfolgt in standardisierten Formaten, die von den meisten Lohnbuchhaltungsprogrammen importiert werden können. Die API-Dokumentation nach OpenAPI-Standard erleichtert Entwicklern individuelle Integrationen.
Native Apps für iOS und Android bieten Offline-Funktion mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung. GPS-Geofencing erfasst Zeiten automatisch beim Betreten/Verlassen definierter Einsatzorte. Mitarbeiter buchen auf Baustellen, beim Kunden oder unterwegs – auch ohne Mobilfunkempfang. Die erfassten Daten werden verschlüsselt übertragen und sofort in Echtzeit-Dashboards für Projektleiter sichtbar.
Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform mit Hosting in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren (Azure Deutschland). Implementierung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung, MiLoG-Konformität und revisionssichere Protokollierung aller Änderungen sind integriert. Betriebsratsfähige Auswertungen mit Datenschutz-Maskierung und granulare Zugriffsrechte erfüllen deutsche Mitbestimmungsanforderungen. On-Premise-Option steht für höchste Sicherheitsanforderungen zur Verfügung.
