Zeiterfassung & Terminals:
Arbeitszeitmanagement:
Genehmigungen & Compliance:
Auswertung & Integration:
Skalierung & Verwaltung:
ISO-zertifizierte Biometrie-Hardware aus eigener Entwicklung ermöglicht Kelio einen entscheidenden Vorteil gegenüber reinen Software-Anbietern. Die selbst entwickelten und gefertigten Zeiterfassungsterminals mit biometrischer Authentifizierung nach ISO-Sicherheitsstufe 3 machen Manipulationen praktisch unmöglich. Jeder Zeitstempel lässt sich zu 100 Prozent der richtigen Person zuordnen. Für Unternehmen mit Schichtbetrieb oder gesetzlichen Nachweispflichten bietet diese Hardware-Software-Integration deutlich höhere Sicherheitsstandards als reine App-basierte Lösungen.
Hybrid-Bereitstellung kombiniert Cloud-Flexibilität mit On-Premise-Kontrolle in einer Weise, die im Markt selten anzutreffen ist. Anders als viele moderne Cloud-Only-Anbieter ermöglicht Kelio echte Wahlfreiheit: Betrieb in der Cloud, vollständig auf eigenen Servern oder hybrid – mit lokalem Hauptsystem und Cloud-Failover für maximale Verfügbarkeit. Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen, kritischer Infrastruktur oder speziellen Compliance-Vorgaben profitieren von dieser Flexibilität erheblich. Die Entscheidung kann auch nachträglich angepasst werden, ohne das System komplett neu implementieren zu müssen.
Deutsche Tarifwerke funktionieren out of the box und ersparen wochenlange Anpassungsprojekte. Kelio bildet komplexe deutsche Tarifverträge wie IG Metall, TVöD Pflege oder Handel bereits vorkonfiguriert ab – inklusive aller Zuschläge, Sonderregelungen und rechtlichen Besonderheiten. Was bei anderen Systemen intensive Customizing-Arbeit durch externe Berater erfordert, funktioniert hier nach kurzer Parametrierung. Dies reduziert die Implementierungszeit bei tarifgebundenen Unternehmen um 30 bis 50 Prozent.
API-First-Architektur ermöglicht Integrationstiefe weit über Standard-Schnittstellen hinaus. Die vollständige REST-API mit OpenAPI-Dokumentation unterstützt bidirektionale Integrationen von Echtzeit-Webhooks bis zu Custom-Integrationen in MES, BDE oder Pflegesoftware. Technisch versierte Anwender können Kelio zum zentralen Hub ihres Workforce-Managements machen und individuelle Prozesse abbilden, die Standard-Connectoren nicht ermöglichen.
Einschränkungen sollten ebenfalls berücksichtigt werden: Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Startups weniger zeitgemäß und teilweise weniger intuitiv. Die initiale Investition liegt – besonders bei Hardware-Terminals und On-Premise-Betrieb – deutlich über reinen SaaS-Angeboten. Für kleine Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden kann das Kosten-Nutzen-Verhältnis ungünstig sein, da Funktionsumfang und Komplexität den tatsächlichen Bedarf oft übersteigen.
Produzierende Mittelständler mit Schichtbetrieb (100-500 Mitarbeitende) finden in Kelio eine besonders passende Lösung. Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten, komplexen Schichtmodellen und Tarifbindung profitieren von der Kombination aus robusten Terminals, automatischer Zuschlagsberechnung und integrierten Compliance-Checks. Die Zeitersparnis im HR-Bereich durch automatisierte Prozesse erreicht bei dieser Unternehmensform das günstigste Verhältnis zwischen Investition und Nutzen.
Pflege- und Sozialeinrichtungen mit rechtlichen Nachweispflichten gehören zur Kernzielgruppe der Software. Bereitschaftsdienste, geteilte Dienste und komplexe Pausenregelungen nach TVöD werden präzise abgebildet. Die manipulationssicheren Zeitstempel und revisionssichere Dokumentation bieten Schutz bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder Zoll. Besonders Einrichtungen mit 100 bis 1.000 Beschäftigten finden hier das optimale Gleichgewicht zwischen Funktionstiefe und Handhabbarkeit.
Multi-Site-Organisationen mit zentralem HR aus Branchen wie Einzelhandel, Logistik oder Facility Management profitieren von der mandantenfähigen Architektur. Die Verwaltung von 10, 20 oder mehr Standorten erfolgt zentral, während lokale Terminals die dezentrale Erfassung ermöglichen. Jede Filiale benötigt keine eigene IT-Infrastruktur, dennoch bleiben standortspezifische Auswertungen und Anpassungen möglich. Diese Architektur eignet sich besonders für Organisationen mit standardisierten Prozessen bei gleichzeitig regional unterschiedlichen Anforderungen.
Unternehmen mit hohen Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen wie kritische Infrastrukturbetreiber, Behörden oder hochregulierte Branchen schätzen die Möglichkeit zum On-Premise-Betrieb. Die ISO-27001-Zertifizierung, das Hybrid-Failover-Konzept und die vollständige Datenkontrolle ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Anbietern erfüllen strenge Compliance-Vorgaben. Zeiterfassungsdaten bleiben unter vollständiger eigener Kontrolle, was bei sensiblen Einsatzbereichen geschäftskritisch sein kann.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau nach Baukastenprinzip kennzeichnet die grundlegende Architektur von Kelio. Das System bietet Basis-Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Projektzeiten, Zutrittskontrolle und Zuschlagsberechnung als separate Module, die je nach Bedarf aktiviert werden können. Anwender zahlen nur für tatsächlich genutzte Funktionen und können das System schrittweise erweitern. Dieser Ansatz ermöglicht einen schlanken Start mit niedrigeren Initialkosten und bietet gleichzeitig Wachstumspotenzial ohne Systemwechsel.
Echtzeit-Synchronisation über alle Erfassungskanäle stellt sicher, dass Terminal-Buchungen, App-Einträge und Web-Portal-Korrekturen innerhalb von Sekunden systemweit verfügbar sind. Die synchrone Datenhaltung verhindert Doppelbuchungen und Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Erfassungspunkten. Führungskräfte sehen aktuelle Anwesenheitsdaten ohne Verzögerung, Mitarbeitende können ihre Zeiten sofort nach der Buchung prüfen. Diese technische Grundlage ist besonders wichtig bei verteilten Standorten mit zentraler Personalverwaltung.
Microservice-Architektur erhöht die Systemverfügbarkeit durch Aufteilung in unabhängige Services. Updates einzelner Module beeinträchtigen nicht den Gesamtbetrieb, kritische Komponenten wie die Zeiterfassung bleiben auch bei Wartungsarbeiten an Nebenfunktionen verfügbar. Bei Cloud-Betrieb erreicht Kelio eine Verfügbarkeit von über 99,5 Prozent. Die modulare Struktur erleichtert zudem die Integration neuer Funktionen und technologischer Updates ohne Risiko für den Produktivbetrieb.
Die KELIO GmbH ist die deutsche Tochtergesellschaft der französischen Bodet SA – einem eigentümergeführten Familienunternehmen mit über 150-jähriger Geschichte seit 1868. Diese außergewöhnliche Unternehmensstabilität im schnelllebigen Software-Markt bietet Planungssicherheit für langfristige Investitionen. Anders als VC-finanzierte Startups existiert kein Exit-Risiko durch Verkauf oder Übernahme mit anschließender Produkteinstellung. Die finanzielle Unabhängigkeit ermöglicht kontinuierliche Produktentwicklung ohne Quartalsdruck oder kurzfristige Renditeziele.
Spezialisierung auf regulierte Branchen prägt die strategische Ausrichtung. Mit circa 70 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie über 2.000 Firmenkunden europaweit fokussiert sich Kelio bewusst auf Branchen mit komplexen rechtlichen Anforderungen: Produktion, Pflege, Handel und Bau. Die tiefe Fachexpertise in diesen Bereichen zeigt sich in vorkonfigurierten Branchenlösungen und spezialisierten Beratungsleistungen. Diese Fokussierung bedeutet gleichzeitig, dass die Eignung für reine Wissensarbeit oder hochflexible Projektorganisationen weniger ausgeprägt ist.
Die In-House-Entwicklung von Hardware und Software durch die Bodet-Gruppe ermöglicht optimale Abstimmung zwischen Terminals und Softwareplattform. Die Unabhängigkeit von Hardware-Drittanbietern garantiert höchste Sicherheitsstandards und langfristige Ersatzteilversorgung. Während viele Wettbewerber Standard-Terminals verschiedener Hersteller einbinden, kontrolliert Kelio die gesamte Wertschöpfungskette von der Chip-Auswahl bis zur Firmware-Entwicklung.
Vollständige REST-API mit OpenAPI-Dokumentation bildet das technische Rückgrat für Integrationen. Die API ermöglicht CRUD-Operationen auf nahezu alle Entitäten – Mitarbeiterdaten, Buchungen, Abwesenheiten, Projekte und Kostenstellen. Echtzeit-Webhooks informieren externe Systeme über Änderungen ohne zeitaufwendige Polling-Mechanismen. Das Entwickler-Portal mit interaktiven Beispielen und Sandbox-Umgebung liegt deutlich über dem Branchendurchschnitt und erleichtert IT-Abteilungen die Implementierung eigener Integrationen erheblich.
Branchenspezifische Integrationen gehen über Standard-Connectoren hinaus. Neben etablierten Schnittstellen zu DATEV, SAP und Sage existieren fertige Anbindungen an Pflegesoftware wie Vivendi oder Connext, BDE/MES-Systeme über MQTT und OPC UA sowie POS-Systeme im Einzelhandel. Diese vorkonfigurierten Integrationen ersparen Unternehmen kostspielige Consulting-Projekte für individuelle Schnittstellenprogrammierung. Die Implementierungszeit reduziert sich bei Nutzung dieser Standard-Connectoren typischerweise um 40 bis 60 Prozent.
Mehrschichtige Sicherheitsarchitektur schützt sensible Zeiterfassungsdaten auf verschiedenen Ebenen. TLS 1.2+ verschlüsselt alle Datenübertragungen, im Ruhezustand erfolgt Verschlüsselung nach AES-256-Standard. Das ISO-27001-zertifizierte Informationssicherheits-Management wird durch regelmäßige externe Penetrationstests validiert. DSGVO-konforme Löschkonzepte mit automatisierten Aufbewahrungsfristen sind implementiert. Biometrische Daten werden ausschließlich als verschlüsselte mathematische Templates gespeichert – nie als Bilder oder rückverwandelbare Rohdaten. Bei Cloud-Betrieb erfolgt das Hosting auf ISO-27001-zertifizierten AWS-Servern in Deutschland oder der EU.
Kelio bietet zwei grundlegend verschiedene Lizenzierungsmodelle, die unterschiedlichen Unternehmensanforderungen gerecht werden. Das Cloud-SaaS-Modell beginnt bei circa 3 Euro pro User und Monat für die Basisfunktionalität, modulabhängige Aufschläge kommen hinzu. Hardware-Investitionen entfallen weitgehend, optionale Zeiterfassungsterminals sind ab 600 Euro erhältlich. Dieses Modell eignet sich für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur, die schnell starten möchten und laufende Kosten gegenüber hohen Anfangsinvestitionen bevorzugen.
Das On-Premise-Modell basiert auf Einmallizenzen ab 5.000 Euro plus circa 20 Prozent jährliche Wartung. Dafür entfallen laufende User-Gebühren, und die vollständige Datenkontrolle verbleibt beim Unternehmen. Dieses Modell rechnet sich typischerweise bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden mit eigener IT-Abteilung über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Die höhere Anfangsinvestition wird durch niedrigere Gesamtbetriebskosten kompensiert.
Der Total Cost of Ownership variiert erheblich je nach Szenario. Für KMU mit 50 bis 150 Mitarbeitenden ist SaaS meist günstiger – niedrigere Anfangsinvestition, keine IT-Ressourcen für Betrieb und Updates nötig, planbares monatliches Budget. Großbetriebe ab 500 Mitarbeitenden mit eigener IT können bei On-Premise langfristig Kosten sparen, müssen aber höhere Initial-Investitionen und interne Betriebsressourcen einplanen.
Versteckte Kostenfaktoren sollten unbedingt berücksichtigt werden: Schulungen (ein bis zwei Tage pro Administrator, ein Tag für Endanwender) schlagen mit 800 bis 1.200 Euro pro Trainingstag zu Buche. Schnittstellenanpassungen über Standard-Connectoren hinaus kosten ab 120 Euro pro Beraterstunde. Change-Management-Aufwand und interne Personalzeit für kontinuierliche Datenpflege werden häufig unterschätzt. Realistische ROI-Berechnungen zeigen Amortisation nach 9 bis 18 Monaten, abhängig vom Automatisierungsgrad vorheriger Prozesse.
Implementierungsdauer beträgt realistisch 3 bis 9 Monate, abhängig von der Komplexität des Projekts. Einfache Basis-Zeiterfassung für KMU ohne komplexe Tarifwerke benötigt zwei bis vier Monate. Mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexen Tarifsystemen sollten vier bis neun Monate einplanen. Großunternehmen mit Multi-Entity-Strukturen und globalen Integrationen können Projektlaufzeiten bis zu 18 Monaten erwarten. Diese Zeitrahmen sind realistisch, aber stark abhängig von der Verfügbarkeit interner Ressourcen auf Kundenseite.
Datenmigration verläuft meist unkompliziert, während Tarifsysteme aufwendiger sind. CSV- oder Excel-Import von Stammdaten (Mitarbeiter, Organisationsstrukturen) und historischen Zeitdaten funktioniert in der Regel problemlos. Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der präzisen Abbildung tariflicher Regelungen und Schichtmodelle. Dies erfordert intensives Fach-Know-how auf Kundenseite – idealerweise aus HR- und Payroll-Abteilungen – sowie enge Abstimmung mit Kelio-Beratern. Unternehmen mit gut dokumentierten, standardisierten Prozessen verkürzen diese Phase erheblich.
Dedizierte Projektressourcen sind entscheidend für erfolgreiche Implementierungen. Benötigt werden: 0,5 FTE Projektleiter mit HR-Affinität, ein technischer Administrator, ein bis zwei fachliche Key-User aus verschiedenen Abteilungen. Ohne diese internen Ressourcen verzögern sich Projekte erheblich oder scheitern an unzureichender Systemkonfiguration. Top-Management-Commitment für notwendige Entscheidungen und frühzeitige Betriebsrats-Einbindung gemäß Betriebsverfassungsgesetz sind weitere kritische Erfolgsfaktoren, die oft unterschätzt werden.
Vorteile:
Compliance-Sicherheit durch integrierte Prüfung auf Arbeitszeitgesetz, EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung und Tarifrecht schützt vor rechtlichen Risiken und Strafen. Automatische Warnungen bei Verstößen ermöglichen proaktive Korrektur.
Manipulationssicherheit durch ISO-zertifizierte Biometrie eliminiert Buddy-Punching und Zeitbetrug zu über 95 Prozent. Die Investition in Hardware-Terminals rechnet sich durch eingesparte Lohnkosten bei ungerechtfertigten Zahlungen.
Langfristige Stabilität durch 150 Jahre Bodet-Gruppe ohne Exit- oder Übernahme-Risiken wie bei VC-finanzierten Startups. Software-Updates und Support bleiben auch nach zehn Jahren Investment garantiert.
Echte Integrationsfähigkeit durch API-First-Ansatz ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen, die Standard-Connectoren nicht bieten. Technisch versierte Unternehmen können Kelio zum zentralen Workforce-Management-Hub ausbauen.
Hybride Bereitstellung erlaubt Wahlfreiheit zwischen Cloud, On-Premise oder gemischten Szenarien. Spätere Änderungen sind ohne System-Neukauf möglich, was langfristige Flexibilität garantiert.
Out-of-the-box-Tarifabbildung für deutsche Tarifverträge spart 30 bis 50 Prozent Implementierungszeit bei tarifgebundenen Unternehmen. Quartalsweise Updates berücksichtigen Tarifänderungen automatisch.
Herausforderungen:
Initialer Aufwand sowohl finanziell als auch personell liegt deutlich über einfachen Cloud-Tools. Unternehmen sollten diesen Faktor nicht unterschätzen und ausreichend Budget für Implementierung einplanen.
UI-Modernität erreicht nicht das Niveau neuerer Benchmark-Lösungen. Die Oberfläche ist funktional solide, wirkt aber optisch und bedienungstechnisch weniger zeitgemäß als moderne Cloud-Startups.
Fehlende KI-Features für prädiktive Analysen oder KI-gestützte Personalbedarfsplanung (Stand 2024). Roadmap-Ankündigungen existieren, konkrete Verfügbarkeit und Funktionsumfang sind noch offen.
Überdimensioniert für Kleinstbetriebe mit unter 50 Mitarbeitenden, da Kosten und Komplexität den tatsächlichen Nutzen oft übersteigen. Einfachere Tools bieten für diese Zielgruppe besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.
Längere Implementierungszeiten im Vergleich zu reinen Cloud-SaaS-Lösungen erfordern Geduld. Quick-Wins innerhalb weniger Wochen sind unrealistisch bei komplexen Anforderungen.
Lernkurve für Administratoren ist steiler als bei simplifizierten Konkurrenzprodukten. Die Funktionstiefe erfordert initiales Training und Einarbeitungszeit.
Realistische Zeitrahmen liegen bei drei bis sechs Monaten für mittlere Komplexität. Entscheidend sind nicht die technischen Möglichkeiten von Kelio, sondern die Verfügbarkeit interner Ressourcen. Kritische Fragen: Können Key-User mit ausreichend Zeitbudget abgestellt werden? Sind Tarifwerke und Arbeitszeitmodelle sauber dokumentiert? Wurde der Betriebsrat frühzeitig eingebunden? Unternehmen mit guter Vorbereitung und klarem Projektmanagement halten die Zeitpläne zuverlässig ein, während unzureichende interne Ressourcen zu Verzögerungen von mehreren Monaten führen können.
Das Hosting erfolgt auf ISO-27001-zertifizierten AWS-Servern in Deutschland oder der EU. Datenübertragung ist durch TLS 1.2+ verschlüsselt, im Ruhezustand erfolgt Verschlüsselung nach AES-256. DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung mit standardisierten Verträgen ist implementiert. Biometrische Daten werden ausschließlich als nicht rückverwandelbare mathematische Templates gespeichert – keine Bilder oder Rohdaten. Regelmäßige externe Security-Audits und Penetrationstests validieren die Sicherheitsmaßnahmen. Bei besonderen Datenschutzanforderungen steht zusätzlich die On-Premise-Option zur Verfügung.
Ja, das modulare Konzept ist genau darauf ausgelegt. Typischer Einstieg erfolgt mit Basis-Zeiterfassung plus Abwesenheitsmanagement. Spätere Erweiterung um Projektzeiten, Zutrittskontrolle oder Zuschlagsberechnung erfolgt ohne System-Neukauf oder Datenmigration. Das Lizenzmodell wächst mit den Anforderungen – sowohl funktional als auch bei der Anzahl der User. Diese Flexibilität ermöglicht niedrigere Einstiegskosten und schrittweise Budgetplanung. Die Aktivierung zusätzlicher Module erfolgt typischerweise innerhalb weniger Tage.
Kelio arbeitet mit einem dreistufigen Support-Modell: Lokale Partner übernehmen First-Level-Support, Kelio D/A/CH Second-Level mit Reaktionszeit unter vier Stunden im Standard-Support, Bodet-Entwicklung Third-Level für komplexe technische Fälle. Das Online-Helpcenter mit Video-Tutorials ermöglicht Self-Service für häufige Fragen. Ab Enterprise-Level erhalten Kunden persönliche Kundenbetreuer. G2-Bewertungen bestätigen grundsätzlich Zuverlässigkeit und Kompetenz, weisen aber auf gelegentlich längere Lösungszeiten bei komplexen Sonderfällen hin. Standardanfragen werden in der Regel zügig bearbeitet.
Im Vergleich zu ATOSS ist Kelio stärker Hardware-fokussiert mit eigenen Terminals, während ATOSS softwarezentrierter arbeitet und tiefere strategische Personalplanung bietet. Kelio positioniert sich preislich günstiger im gehobenen Mittelstand, ATOSS dominiert eher das Enterprise-Segment mit komplexeren Anforderungen. Gegenüber TimeTac liegt Kelio stärker bei Out-of-the-box-Abbildung deutscher Tarifwerke und Compliance, TimeTac punktet mit benutzerfreundlicherer mobiler Erfassung und modernerer UI. Die Wahl hängt davon ab, ob Hardware-Integration, Tarifkomplexität und On-Premise-Option (für Kelio) oder moderne Bedienoberfläche und reine Cloud-Flexibilität (für TimeTac) Priorität haben.
Produzierende Unternehmen mit Schichtbetrieb, Pflegeeinrichtungen mit Bereitschaftsdiensten, Einzelhandel mit vielen Teilzeitkräften und Bauunternehmen mit wechselnden Einsatzorten gehören zur Kernzielgruppe. Diese Branchen kombinieren typischerweise komplexe Tarifwerke, gesetzliche Dokumentationspflichten und Bedarf an manipulationssicherer Erfassung. Weniger geeignet ist Kelio für reine Wissensarbeits-Unternehmen ohne feste Arbeitszeiten, Startups mit hochflexiblen Arbeitsmodellen oder sehr kleine Betriebe unter 50 Mitarbeitenden, wo Funktionsumfang und Kosten den tatsächlichen Bedarf übersteigen.
