Mobile & Dezentrale Erfassung:
Arbeitszeit-Management & Compliance:
Schichtplanung & Abwesenheiten:
Reporting & Self-Service:
Integration & Administration:
Native SAP-IDoc-Integration ohne Middleware stellt einen entscheidenden Vorteil für mittelständische SAP-Anwender dar. Die meisten Wettbewerber benötigen kostspielige Drittanbieter-Tools oder Custom-Entwicklungen für SAP-Anbindungen. WFM One tauscht Zeitdaten direkt per Standard-IDoc aus – das spart bei der Implementierung typischerweise 4-8 Wochen Projektzeit und mehrere zehntausend Euro an Schnittstellenkosten. Der Vorteil manifestiert sich besonders in Fertigungsunternehmen, die bereits SAP PP/HCM im Einsatz haben und eine wartungsarme, durchgängige Systemlandschaft anstreben.
Drag-&-Drop Rule Designer für Arbeitszeitgesetze ermöglicht HR-Managern die selbstständige Konfiguration komplexer Regelwerke ohne Programmierkenntnisse. Tarifverträge mit Branchenzuschlägen, Rufbereitschaft nach TVöD oder mehrstufige Überstundenvergütungen lassen sich visuell abbilden. Bei Änderungen im Tarifvertrag oder neuen Betriebsvereinbarungen erfolgt die Anpassung in Stunden statt Wochen – ein nachweislicher Erfolg in Gesundheitswesen-Projekten mit 24/7-Schichtbetrieb. Die fachliche Unabhängigkeit von IT-Ressourcen beschleunigt Compliance-Anpassungen erheblich.
Mobile Offline-Erfassung mit Geofencing-Abgleich adressiert die Realität von Außendienstmitarbeitern und Montageteams. Zeitbuchungen erfolgen auch in Funklöchern oder Industriehallen ohne Empfang. Bei erneuter Verbindung gleicht das System automatisch GPS-Daten mit definierten Geofencing-Zonen ab und markiert Unstimmigkeiten zur Prüfung. Diese Funktion verhindert nachträgliche Diskussionen über Einsatzorte und reduziert laut Logistikreferenzen den Nachbearbeitungsaufwand um 30 Prozent. Die robuste Offline-Funktionalität übertrifft rein webbasierte Konkurrenzlösungen deutlich.
Microservices-Architektur mit API-First-Ansatz unterscheidet WFM One technologisch von monolithischen Wettbewerbssystemen. Die Container-Struktur (Docker/Kubernetes) ermöglicht elastische Skalierung vom 100-Mitarbeiter-Betrieb bis zum 5.000-MA-Konzern ohne Systemwechsel. REST-APIs erlauben die Anbindung an Spezialsoftware wie Maschinendatenerfassung oder Zutrittskontrolle ohne aufwendige Custom-Entwicklung. Diese Architektur schützt Investitionen bei Unternehmenswachstum oder Akquisitionen.
Einschränkungen betreffen primär kleinere Unternehmen und spezielle Anwendungsfälle. Für Betriebe unter 50 Mitarbeitenden sind Initialkosten und Komplexität oft unverhältnismäßig – hier reichen meist einfachere Cloud-Lösungen aus. Project-Time-Tracking über Kostenstellen und Projekte hinweg ist nur rudimentär vorhanden, sodass stark projektorientierte Dienstleister Zusatztools evaluieren sollten. Die Lernkurve für Administratoren ist aufgrund des Funktionsumfangs steiler als bei einfachen Stempeluhrsystemen und erfordert dedizierte Einarbeitungszeit.
Fertigungsunternehmen ab 100 Mitarbeitenden mit Schichtbetrieb profitieren besonders von der regelbasierten Engine, die komplexe Schichtmodelle wie 4-Schicht-Systeme, Springer-Pools und Bereitschaftsdienste präzise abbildet. Stationäre Terminals in der Produktion kombiniert mit mobiler Erfassung für Instandhaltungsteams decken alle typischen Szenarien ab. Die SAP-Integration erweist sich als besonders wertvoll, da viele Fertigungsbetriebe SAP PP/HCM nutzen und eine nahtlose Datenübergabe an die Lohnabrechnung benötigen. Der Return on Investment manifestiert sich durch reduzierte Überstundenfehler und automatisierte Zuschlagsberechnungen.
Gesundheitseinrichtungen mit 24/7-Betrieb finden in WFM One eine nachweislich im Healthcare-Sektor verifizierte Lösung. Der Rule Designer meistert Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaft und komplexe tarifliche Zuschlagsregelungen nach TVöD/TV-L ohne Custom-Programmierung. Der mobile Schichttausch per App und die Echtzeit-Besetzungsübersicht reduzieren das Planungschaos bei Krankheitswellen oder Urlaubssaisonen. Kliniken und Pflegeeinrichtungen mit mehr als 150 Mitarbeitenden rechtfertigen die höheren Kosten durch drastisch reduzierten Administrationsaufwand und minimierte Compliance-Risiken.
Logistik- und Serviceunternehmen mit Außendienst benötigen die robuste Offline-Funktion mit GPS-Tracking und Geofencing für Fahrpersonal, Montageteams und Servicetechniker. Die automatische Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten gemäß Arbeitszeitgesetz schützt vor Bußgeldern und Haftungsrisiken. Die mobile App ermöglicht direkte Projektzeit-Zuordnung beim Kunden, was nachträgliche Rekonstruktionen von Einsatzzeiten eliminiert. Unternehmen mit mindestens 20 Prozent Außendienstanteil finden hier einen klaren Mehrwert gegenüber stationären Zeiterfassungssystemen.
SAP-Anwender im Mittelstand mit Compliance-Fokus nutzen die native IDoc-Integration maximal aus und vermeiden kostspielige Middleware-Lösungen. Der ausgeprägte Compliance-Fokus mit automatischer Anwendung von EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht, Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz macht die Software zur sicheren Wahl für regulierungssensible Branchen. Unternehmen, die bereits in SAP-Wartungsverträge investiert haben, schätzen die homogene Systemlandschaft und reduzierten Schnittstellenaufwand.
Entscheidende Auswahlkriterien:
25+ Jahre Markterfahrung seit 1996 verleihen p.l.i. solutions GmbH eine ausgeprägte Produktreife und Unternehmensstabilität. Der Anbieter hat mehrere Technologie-Generationen begleitet – von Client-Server-Architekturen über webbasierte Lösungen bis zu modernen Microservices – und zahlreiche Gesetzesänderungen wie das EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht oder Anpassungen im Mindestlohngesetz in Produktupdates überführt. Diese Langlebigkeit signalisiert verlässliche Wartung und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Spezialisierung auf Workforce Management im DACH-Raum mit circa 200 Mitarbeitenden und Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz positioniert p.l.i. als fokussierten Spezialanbieter statt globalen Generalisten. Das tiefe Verständnis für deutsche Arbeitszeitgesetz-Spezifika, österreichische Arbeitszeitregelungen und schweizerische Arbeitszeitverordnungen manifestiert sich in vorkonfigurierten Regelwerken. Kundenorientierte Entwicklung mit vierteljährlichen Roadmap-Reviews bindet Key Accounts in die Produktplanung ein – die Feature-Entwicklung folgt realen Praxisanforderungen aus dem Kundenforum statt theoretischen Funktionslisten.
API-First-Architektur mit REST-Schnittstellen stellt alle Funktionen programmatisch bereit und ermöglicht die Anbindung an Zutrittskontrollsysteme, Maschinendatenerfassungs-Lösungen, BI-Tools oder kundenspezifische Portale ohne Modifikation des Systemkerns. Die durchgängige API-Verfügbarkeit unterscheidet WFM One von Legacy-Systemen, bei denen nur ausgewählte Funktionen exportierbar sind. Entwickler finden dokumentierte REST-Endpunkte für alle Kernfunktionen vor.
Hybrid-Deployment-Optionen umfassen Cloud-Hosting in deutschen ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren, klassisches On-Premise-Deployment auf Windows Server 2016+ mit SQL Server 2017+ oder Hybrid-Szenarien mit Cloud-Modulen und lokalen Terminals. Diese Flexibilität passt zu unterschiedlichen IT-Strategien – von Cloud-First-Unternehmen bis zu Organisationen mit strikten Datenschutz-Anforderungen oder bestehender On-Premise-Infrastruktur. Die Microservices-Architektur ermöglicht auch Misch-Deployments mit lokaler Datenhaltung und Cloud-Diensten.
DSGVO-Compliance mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Zeitdaten bei der Übertragung und Speicherung. Revisionssichere Protokollierung aller Zeitbuchungen und nachträglichen Änderungen erfüllt Anforderungen von Betriebsräten und Datenschutzbeauftragten. Granulare Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass Mitarbeitende nur eigene Daten einsehen, Teamleiter nur ihre Abteilungen verwalten und HR-Personal definierte Auswertungsrechte erhält. Diese Compliance-Features adressieren die erhöhte Sensibilität von Arbeitszeitdaten.
SaaS-Abonnement ab geschätzt 10-15 Euro pro Nutzer und Monat bildet die Basis des Cloud-Lizenzmodells, wobei die Lizenzkosten mit der Mitarbeiterzahl skalieren. Typischerweise gewährt p.l.i. Mengenrabatte ab 200+ Nutzern, sodass größere Organisationen unter 10 Euro pro Nutzer kalkulieren können. On-Premise-Lizenzen stellen eine Alternative mit Einmalzahlung plus circa 20 Prozent jährlicher Wartungsgebühr dar – relevant für Unternehmen mit langfristigem Planungshorizont oder IT-Strategien gegen Cloud-Lösungen.
Initialkosten für 200-500 Mitarbeitende bei 3-6 Monaten Projektlaufzeit umfassen Beratung, Konzeption der unternehmensspezifischen Arbeitszeitmodelle, Customizing des Rule Designers, Schulung von Administratoren und Mitarbeitenden sowie Datenmigration aus Altsystemen. Für diese Implementierungsphase sollten Unternehmen ein dediziertes internes Projektteam (HR-Experte, IT-Administrator, Projektmanager) mit je 20-40 Prozent Kapazität einplanen. Die Gesamtkosten für diese Phase bewegen sich bei mittelgroßen Projekten im mittleren bis oberen fünfstelligen Bereich.
Return on Investment nach 12-18 Monaten resultiert aus mehreren Einsparungsquellen: Reduktion des HR-Administrations-Aufwands um bis zu 40 Prozent, Minimierung ungeplanter Überstunden durch bessere Planungstools, weniger Korrekturen in der Lohnabrechnung und vermiedene Compliance-Strafen bei Arbeitszeitgesetz-Verstößen. Kundenreferenzen belegen diese Amortisationszeit für Unternehmen ab 150 Mitarbeitenden mit komplexen Schichtmodellen. Kleinere Organisationen sollten konservativer mit 24-30 Monaten kalkulieren.
Datenbereinigung vor der Migration erweist sich als kritischer Erfolgsfaktor, der häufig unterschätzt wird. Inkonsistente Stammdaten wie fehlende Sollarbeitszeiten, Altlasten in Urlaubskonten, nicht gepflegte Kostenstellen oder widersprüchliche Organisationsstrukturen führen zu fehlerhaften Berechnungen im neuen System. Unternehmen sollten 4-6 Wochen für systematische Datenbereinigung vor dem Go-Live einplanen – diese Investition vermeidet monatelange Nacharbeiten und Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden.
Parallelbetrieb über 1-2 Lohnperioden ermöglicht die Validierung der Datenqualität ohne Risiko für die Gehaltsabrechnung. Altes und neues System laufen parallel, die berechneten Zeitkonten und Lohndaten werden abgeglichen und Abweichungen analysiert. Erst nach erfolgreicher Validierung und Freigabe durch Lohnbuchhaltung erfolgt die Abschaltung des Altsystems. Dieser konservative Ansatz verhindert böse Überraschungen bei der ersten produktiven Lohnabrechnung und ermöglicht schrittweise Feinjustierung der Regelwerke.
Change Management mit frühzeitiger Stakeholder-Einbindung entscheidet über die Akzeptanz im Tagesgeschäft. Betriebsrat, Teamleiter und identifizierte "Power User" sollten bereits in der Konzeptionsphase eingebunden werden. Die Kommunikation konkreter Vorteile für Mitarbeitende – jederzeit einsehbare Zeitkonten, einfacher Urlaubsantrag per App, transparente Schichtpläne – reduziert Widerstände gegen Veränderung. Praxisnahe Schulungen in kleinen Gruppen erzielen höhere Akzeptanz als theoretische Massenveranstaltungen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Für Unternehmen mit 200-500 Mitarbeitenden beträgt die typische Projektdauer 3-6 Monate vom Kick-off bis zum produktiven Go-Live. Großkonzerne mit sehr komplexen Tarifverträgen, vielen Standorten oder internationalen Rollouts sollten 9-12 Monate kalkulieren. Hauptfaktoren für die Dauer sind die Anzahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle, die Qualität der Ausgangsdaten im Altsystem und die Verfügbarkeit des internen Projektteams. Unternehmen mit gut strukturierten Stammdaten und dediziertem Projektteam erreichen die kürzeren Zeiträume.
Neben den Lizenz- und Implementierungskosten entstehen Aufwände für Datenbereinigung (häufig unterschätzt), kundenspezifische Schnittstellen zu Nicht-Standard-Systemen, Arbeitszeit des internen Projektteams, eventuell zusätzliche Hardware wie Terminals oder Kartenleser und Schulungszeit für alle Mitarbeitenden inklusive Arbeitsausfall. Erfahrungswerte zeigen einen Puffer von 20-30 Prozent auf die initialen Angebotszahlen als realistische Kalkulationsgrundlage. Change-Management-Maßnahmen und intensive Kommunikation verursachen ebenfalls Kosten, die sich aber durch höhere Akzeptanz amortisieren.
WFM One Software bietet Mehrsprachigkeit und Mandantenfähigkeit für internationale Organisationen. Der klare Fokus liegt jedoch auf dem DACH-Raum und deutschen sowie europäischen Arbeitszeitgesetzen. Für globale Rollouts mit komplett unterschiedlichen Rechtsräumen wie USA, Asien oder Lateinamerika sollten Unternehmen die Abdeckung länderspezifischer Regelwerke explizit prüfen und dokumentieren lassen. Die Stärke liegt in europäischen Expansionen mit ähnlichen Arbeitszeitvorschriften – für wirklich globale Organisationen mit stark divergierenden Anforderungen existieren spezialisierte internationale Workforce-Management-Systeme.
Die mobile App verfügt über einen robusten Offline-Modus, der Zeitbuchungen lokal auf dem Smartphone speichert und bei nächster Verbindung automatisch mit dem Server synchronisiert. Stationäre Terminals können je nach Modell ebenfalls offline puffern und Buchungen zwischenspeichern. Kritisch zu klären ist die Offline-Fähigkeit für die spezifischen Einsatzszenarien im eigenen Unternehmen – insbesondere bei Außendienst in Regionen mit schlechter Netzabdeckung sollte die Pufferkapazität und Synchronisationslogik im Vorfeld getestet werden. Die Webanwendung für Büronutzer erfordert hingegen eine stabile Internetverbindung.
Der Drag-&-Drop Rule Designer ermöglicht HR-Fachkräften die selbstständige Anpassung von Regelwerken ohne Programmierkenntnisse. Bei typischen Tarifvertragsänderungen wie angepassten Zuschlagssätzen, geänderten Pausenregelungen oder neuen Überstundenvergütungen erfolgt die Konfiguration innerhalb weniger Stunden. Sehr komplexe Sonderregelungen oder komplett neue Arbeitszeitmodelle können Initial-Support durch p.l.i. erfordern, wobei dieser Know-how-Transfer in Schulungen integriert werden kann. Die faktische Unabhängigkeit von externen Dienstleistern für Standard-Anpassungen unterscheidet WFM One von starren Konkurrenzlösungen.
Die browser-basierte Webanwendung funktioniert mit modernen Browsern wie Chrome 90+, Firefox 88+, Safari 14+ und Edge 90+ ohne zusätzliche Plugins oder Installationen. Mobile Apps erfordern iOS 13+ oder Android 9+ auf Smartphones und Tablets. Für On-Premise-Installationen benötigen Unternehmen Windows Server 2016 oder höher sowie SQL Server 2017 oder höher mit entsprechender Dimensionierung je Nutzerzahl. Stationäre Terminals kommunizieren per LAN oder WLAN mit dem Server – die konkrete Hardware-Empfehlung hängt vom gewünschten Identifikationsverfahren (RFID, Biometrie, PIN) ab.
