Mobile Zeiterfassung & Flexibilität:
Projekt- & Ressourcenmanagement:
Arbeitszeitregelungen & Compliance:
Administration & Auswertung:
Integration & Automatisierung:
Ausschließlich deutsches Hosting bildet das Fundament der Datenschutzstrategie. Alle Server stehen in deutschen Rechenzentren, wodurch vollständige DSGVO-Compliance ohne Kompromisse gewährleistet wird. Nach den EuGH-Urteilen zur Datenübermittlung in Drittländer bietet diese Ausrichtung besondere Rechtssicherheit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig im Lizenzmodell enthalten, und es finden keine Datenflüsse außerhalb Deutschlands statt. Für Unternehmen mit erhöhten Datenschutzanforderungen – etwa im Gesundheitswesen oder bei Betriebsräten mit starker Mitbestimmung – stellt dies einen substanziellen Vorteil dar.
Integraler Offline-Modus mit GPS-Verifikation ist nicht als nachträglich hinzugefügtes Feature implementiert, sondern als Kernfunktion von Anfang an konzipiert. Die Zeiterfassung funktioniert auch in Kellern, auf Baustellen oder im Ausland ohne Roaming vollständig. GPS-Daten werden selbst offline mit hinterlegten Geo-Fencing-Zonen abgeglichen und bei Synchronisation validiert. Diese Architektur unterscheidet SpikeTime von Lösungen, bei denen Offline-Fähigkeit lediglich eine Notfallfunktion darstellt. Für Handwerksbetriebe, Montagefirmen und mobile Service-Teams mit häufig wechselnden Einsatzorten ohne stabile Internetverbindung ist dies ein entscheidender Faktor.
Low-Code-Anpassbarkeit via JSON-Konfiguration ermöglicht tiefgreifende Anpassungen von Arbeitszeitmodellen, Zuschlagsregeln und Workflows über strukturierte Konfigurationsdateien. Tarifvertragliche Besonderheiten, branchenspezifische Zuschläge oder komplexe Gleitzeitregelungen lassen sich ohne klassische Softwareentwicklung abbilden. Die Flexibilität liegt zwischen starren Standardmodulen anderer Anbieter und vollständiger Custom-Entwicklung, die Implementierungsgeschwindigkeit ist dabei deutlich höher. Unternehmen mit spezifischen Tarifverträgen oder sich häufig ändernden Anforderungen können so agiler reagieren als mit konventionellen Zeiterfassungslösungen.
Minimal-Click-Prinzip und Lean UX prägen die Benutzeroberfläche konsequent. Eine Zeitbuchung erfordert typischerweise zwei bis drei Klicks statt komplizierter Menüstrukturen oder verschachtelter Eingabemasken. Die bewusst schlank gehaltene Oberfläche konzentriert sich auf die Kernfunktionen und verzichtet auf optionale Features in der primären Benutzerführung. Dies reduziert den Schulungsaufwand erheblich und erhöht die Akzeptanz besonders bei Mitarbeitern mit geringer IT-Affinität. In Branchen mit hoher Fluktuation oder bei älteren Belegschaften kann dieser Aspekt über Erfolg oder Scheitern einer Zeiterfassungseinführung entscheiden.
Einschränkungen sollten bei der Evaluation berücksichtigt werden. SpikeTime ist eine reine Software-Lösung ohne eigene Hardware-Terminals. Unternehmen, die physische Zeiterfassungsterminals an Werkstoren oder integrierte Zutrittskontrollsysteme benötigen, müssen auf Drittlösungen zurückgreifen. KI-gestützte Forecasting-Funktionen zur prädiktiven Personalplanung oder erweiterte Business-Intelligence-Tools befinden sich noch im Aufbau. Für Konzerne mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und hochkomplexen Schichtsystemen könnte die Skalierbarkeit an Grenzen stoßen.
Handwerksbetriebe und Montageunternehmen mit 10-100 Mitarbeitern finden in SpikeTime eine besonders passende Lösung. Mobile Teams arbeiten auf wechselnden Baustellen, oft ohne stabile Internetverbindung oder in Gebäuden mit schlechtem Mobilfunkempfang. Der Offline-Modus gewährleistet lückenlose Zeiterfassung unabhängig von der Netzabdeckung. GPS-Tracking dokumentiert Einsatzorte revisionssicher für die Nachweispflicht gegenüber Auftraggebern oder Sozialversicherungsträgern. Die integrierte Zuschlagsberechnung für Schicht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit entspricht typischen Tarifverträgen im Handwerk. Die einfache Bedienbarkeit minimiert Schulungsaufwand bei häufig wechselnden Mitarbeitern oder saisonalen Kräften.
Agenturen und Dienstleister mit Projektgeschäft und 20-250 Mitarbeitern profitieren vom projektbasierten Tracking. Genaue Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kundenprojekten ermöglicht nachvollziehbare Abrechnung und Rentabilitätsanalysen. Budget-Warnungen verhindern unbemerkte Projektüberschreitungen, die die Marge belasten würden. Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder Remote-Arbeit sind standardmäßig abbildbar. Die REST-API ermöglicht Integration in Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana oder Monday.com für durchgängige Workflows von Projektplanung bis Abrechnung. Die Kombination aus Flexibilität und Strukturierung passt zum Arbeitsalltag von Kreativ-, IT- oder Beratungsagenturen.
Mittelständische Unternehmen mit mobilem Außendienst in Vertrieb, Service oder Beratung nutzen die dezentrale Erfassungsmöglichkeit. Vertriebsmitarbeiter, Service-Techniker und Berater erfassen Zeiten direkt beim Kunden ohne den Umweg über manuelle Nacherfassung. Geo-Fencing dokumentiert Kundenbesuche revisionssicher für Nachweispflichten oder Qualitätssicherung. Die zentrale Verwaltung aller Zeitdaten ersetzt Excel-basierte Insellösungen und ermöglicht Echtzeitauswertungen für das Management. Transparente Projektzeiten erleichtern die Fakturierung und decken unwirtschaftliche Kundenbeziehungen oder Prozesse auf.
Soziale Einrichtungen und Bildungseinrichtungen mit komplexen Arbeitszeitmodellen können die JSON-Konfiguration nutzen. Schichtdienst, Rufbereitschaft, Springerdienste oder unregelmäßige Arbeitszeiten in Pflege, Jugendhilfe oder Bildung lassen sich detailliert abbilden. Die DSGVO-Konformität mit deutschem Hosting ist für sensible Mitarbeiterdaten in diesen Bereichen besonders relevant. Kostenstellen-Tracking ermöglicht Zuordnung zu Projekten, Maßnahmen oder Kostenträgern für Refinanzierungsnachweise gegenüber öffentlichen Stellen. Das günstige Preismodell passt zu den häufig knappen Budgets im Non-Profit-Bereich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Microservices-Architektur bildet die technische Grundlage von SpikeTime. Die container-basierte Infrastruktur mit Docker und Kubernetes ermöglicht automatische Skalierung bei wachsenden Nutzeranzahlen oder Lastspitzen. Die Server stehen ausschließlich in deutschen Rechenzentren, was hohe Verfügbarkeit mit gleichzeitiger DSGVO-Konformität verbindet. Native Mobile-Apps für iOS und Android gewährleisten optimale Performance auf Smartphones und Tablets, während die Web-Anwendung auf allen gängigen Browsern ohne Installation funktioniert.
Der Technologie-Stack setzt auf bewährte Frameworks wie React oder Vue.js für die Benutzeroberfläche, was die intuitive Bedienung und kurze Ladezeiten ermöglicht. PostgreSQL als Datenbank bietet hohe Datensicherheit und Transaktionsintegrität für geschäftskritische Zeitdaten. Die Architektur ist von Anfang an auf Datenschutz ausgelegt – Security und Privacy by Design sind keine nachträglichen Ergänzungen, sondern Entwicklungsprinzipien.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist out-of-the-box gegeben. Das EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Beschluss von 2022 verlangen objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung. SpikeTime erfüllt diese Anforderungen durch unveränderbare Zeitstempel, revisionssichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit aller Buchungen. Für Betriebsprüfungen durch Zoll, Finanzämter oder Sozialversicherungsträger stehen entsprechende Exportfunktionen und Auswertungen zur Verfügung. Die Lösung unterstützt damit nicht nur operative Effizienz, sondern auch rechtliche Compliance-Anforderungen.
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts wurde 2016 gegründet und hat ihren Sitz in München. Das schlanke Team von etwa zwölf Mitarbeitern konzentriert sich auf Entwicklung, technischen Support und Vertrieb. Agile Entwicklungsphilosophie mit monatlichen Updates ermöglicht schnelle Reaktion auf Kundenanforderungen und Marktveränderungen. Die kundenzentrierte Produktentwicklung bezieht Feedback aus dem laufenden Betrieb direkt in neue Features ein.
Die Marktposition ist die eines etablierten Spezialanbieters für kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Eine Renewal-Rate von über 90 Prozent deutet auf hohe Kundenzufriedenheit und erfolgreiche Implementierungen hin. Die Konzentration auf den KMU-Markt mit spezifischen Anforderungen unterscheidet SpikeTime von Großanbietern, die primär Enterprise-Kunden mit komplexen Organisationsstrukturen bedienen.
REST-API und Webhooks ermöglichen bidirektionale Integration mit bestehenden Unternehmenssystemen. Die vollständige API-Dokumentation folgt dem OpenAPI-Standard und erleichtert Entwicklern die Implementierung. Typische Integrationsszenarien umfassen Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV LODAS, Lexware oder Sage für automatischen Datenfluss von erfassten Arbeitszeiten in die Gehaltsabrechnung. SAML 2.0-Support ermöglicht Enterprise Single Sign-On mit Azure Active Directory, Okta oder anderen Identitätsprovidern.
Browserbasierte Cloud-Lösung bedeutet, dass keine lokale Installation auf Arbeitsplatzrechnern erforderlich ist. Updates werden zentral ausgerollt und stehen allen Nutzern sofort zur Verfügung. Die Mobile-Apps aus App Store und Google Play Store werden ebenfalls regelmäßig aktualisiert. Für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen ist optional eine On-Premise-Installation verfügbar, wobei der primäre Fokus auf der Cloud-Lösung liegt.
Sicherheitsmaßnahmen umfassen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über TLS/SSL für alle Datenübertragungen sowie Verschlüsselung im Ruhezustand auf den Servern. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten identifizieren potenzielle Schwachstellen, bevor sie ausgenutzt werden können. Eine SOC 2-Zertifizierung befindet sich in Vorbereitung, was zusätzliche Transparenz über Sicherheitsprozesse schaffen würde.
Die Preisstruktur folgt einem transparenten Abonnementmodell mit gestaffelten Lizenzstufen. Basic-Paket: etwa 4 Euro pro Nutzer und Monat deckt grundlegende Zeiterfassung mit mobilen Apps und Standardreporting ab. Pro-Paket: etwa 6 Euro pro Nutzer und Monat erweitert die Funktionalität um Projekttracking, erweiterte Berichte und API-Zugang. Enterprise-Paket: individuelle Preisgestaltung für Unternehmen mit mehr als 250 Nutzern oder spezifischen Anpassungswünschen, inklusive dediziertem Support und Service-Level-Agreements.
Die einmaligen Setup-Kosten liegen zwischen 500 und 1.500 Euro, abhängig von der Komplexität der Konfiguration und der Anzahl der Schnittstellen. Für Migrationen aus Bestandssystemen können zusätzliche Beratungsleistungen anfallen. Ein realistisches Total-Cost-of-Ownership-Beispiel für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern über fünf Jahre beläuft sich auf etwa 21.400 Euro inklusive Lizenzen, Setup und internem Implementierungsaufwand. Dies entspricht rund 428 Euro pro Mitarbeiter über die gesamte Nutzungsdauer.
Return on Investment stellt sich typischerweise nach drei bis sechs Monaten ein. Die Zeitersparnis in der Lohnabrechnung liegt bei etwa 20 Prozent durch automatisierte Exporte und reduzierte manuelle Korrekturen. Fehlbuchungen und Nacherfassungen sinken um etwa 10 Prozent durch sofortige mobile Erfassung. Verbesserte Projektrentabilität durch transparentes Zeittracking ermöglicht fundierte Entscheidungen über Angebotskalkulation und Ressourceneinsatz. Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert SpikeTime im mittleren Segment – günstiger als Enterprise-Lösungen wie SAP oder Atoss, vergleichbar mit anderen spezialisierten KMU-Anbietern.
Die Implementierungszeit variiert je nach Ausgangssituation und Komplexität. Basis-Setup mit Stammdatenpflege und grundlegender Konfiguration dauert zwei bis vier Wochen. Standard-Implementierungen mit Integrationen zu Lohnsystemen und individuellen Arbeitszeitmodellen benötigen vier bis acht Wochen. Komplexe Szenarien mit mehreren Schnittstellen, aufwändigen Tarifmodellen oder Datenmigrationen aus Legacy-Systemen können acht bis zwölf Wochen in Anspruch nehmen.
Ressourcenbedarf auf Kundenseite umfasst typischerweise einen Projektleiter aus HR oder IT, einen internen Administrator für laufende Pflege und bei API-Integrationen einen Entwickler. Der interne Aufwand liegt zwischen 20 und 40 Personentagen, abhängig von der Projektgröße. Externer Beratungsbedarf ist bei Standardszenarien überschaubar, kann aber bei komplexen Anforderungen zusätzliche Kosten verursachen.
Kritische Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Migration umfassen ein klares Lastenheft mit definierten Anforderungen und Prioritäten. Saubere Stammdaten aus dem Vorsystem erleichtern die Migration erheblich – unvollständige oder inkonsistente Daten führen zu Verzögerungen. Aktives Change Management mit frühzeitiger Einbindung von Betriebsrat, Führungskräften und Mitarbeitern verhindert Akzeptanzprobleme. Eine phasenweise Einführung mit Pilotgruppe ermöglicht Lernen aus frühen Erfahrungen, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die GPS-Erfassung erfolgt ausschließlich mit ausdrücklichem Opt-in der Mitarbeiter und unterliegt strikter Zweckbindung. Die Standortdaten werden nur zur Verifizierung von Arbeitsorten gespeichert, nicht zur Erstellung von Bewegungsprofilen. Geo-Fencing als datenschutzfreundliche Alternative prüft lediglich, ob sich ein Mitarbeiter in einer definierten Zone befindet, ohne exakte Koordinaten dauerhaft zu speichern. Klare Löschfristen entsprechend der Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitdaten gewährleisten minimale Datenhaltung. Die Betriebsratsvereinbarung sollte Nutzungsregeln und Kontrollmechanismen festlegen.
Eine On-Premise-Option ist verfügbar, jedoch liegt der primäre Produktfokus auf der Cloud-Lösung. Die lokale Installation erfordert eigene Serverinfrastruktur und IT-Ressourcen für Betrieb, Wartung und Updates. Funktionsumfang und Update-Zyklen können bei On-Premise gegenüber der Cloud-Version zeitlich verzögert sein. Referenzkunden für On-Premise-Installationen sind begrenzt. Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben sollten prüfen, ob deutsches Cloud-Hosting nicht bereits ausreichende Datensouveränität bietet.
Die Lösung ist mandantenfähig und technisch bis über 500 Nutzer erprobt. Für mittelständische Unternehmen bis etwa 500 Mitarbeiter ist die Skalierbarkeit in der Regel unkritisch. Bei Konzernen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, komplexen Organisationsstrukturen, internationalen Standorten oder hochspezifischen Schichtsystemen könnte die Lösung an funktionale oder prozessuale Grenzen stoßen. Für diese Größenordnung wären Detailabstimmungen mit dem Anbieter und gegebenenfalls Proof-of-Concept-Projekte empfehlenswert.
Standardintegrationen umfassen gängige Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV LODAS, Lexware und Sage über definierte Schnittstellen. SAML 2.0-Support ermöglicht Single Sign-On mit Azure Active Directory, Okta und anderen Enterprise-Identitätsprovidern. Die REST-API und Webhooks ermöglichen individuelle Integrationen mit ERP-Systemen, Projektmanagement-Tools oder HR-Softwarelösungen. Die vollständige Liste verfügbarer Standardintegrationen sollte beim Anbieter erfragt werden, da sich das Partner-Ökosystem kontinuierlich erweitert.
Die Einarbeitung für einfache Zeitbuchungen beträgt typischerweise 10 bis 15 Minuten durch die intuitive Benutzerführung. Schulungen für Führungskräfte mit Genehmigungs- und Auswertungsfunktionen dauern etwa eine bis zwei Stunden. Administratoren benötigen ein bis zwei Tage Training für Konfiguration, Benutzerverwaltung und Reporting. Die Minimal-Click-Philosophie reduziert den Schulungsbedarf im Vergleich zu komplexeren Enterprise-Lösungen erheblich. Online-Dokumentation, Video-Tutorials und Support beschleunigen die Einarbeitung zusätzlich.
Bei Vertragsbeendigung können alle erfassten Zeitdaten in gängigen Formaten exportiert werden – typischerweise CSV, Excel oder PDF für Archivierungszwecke. Die rechtlichen Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitdaten von in der Regel zehn Jahren muss das Unternehmen selbst durch sichere lokale Speicherung gewährleisten. Nach Ablauf einer definierten Frist – üblicherweise 30 Tage nach Vertragsende – werden alle Daten auf den Servern vollständig und unwiderruflich gelöscht. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die Details des Datenumgangs bei Vertragsbeendigung verbindlich.
