Zeiterfassung & Buchung:
Regelkonformität & Automatisierung:
Projektmanagement & Controlling:
Workflows & Genehmigungen:
Auswertung & Integration:
Anpassung & Skalierung:
Echte Hybrid-Bereitstellung unterscheidet askDANTE fundamental von den meisten Wettbewerbern am Markt. Unternehmen entscheiden frei, ob Zeitdaten in der zertifizierten EU-Cloud oder vollständig auf eigener IT-Infrastruktur liegen. Diese Wahlfreiheit geht über typische Cloud-Lösungen hinaus und gibt datensensiblen Branchen maximale Kontrolle bei gleichzeitiger Flexibilität. Während andere Anbieter entweder Cloud oder On-Premise anbieten, ermöglicht askDANTE auch Mischformen – etwa Datenhaltung lokal bei prozessualer Steuerung über Cloud-Interface. Für Organisationen mit strikten Datenschutzauflagen oder Anforderungen durch Betriebsräte bietet diese Architektur echte Entscheidungsfreiheit statt Kompromisse.
No-Code-Konfigurator für individuelle Prozesse hebt askDANTE von standardisierten Zeiterfassungstools ab. Anwender passen Formulare, Genehmigungsworkflows und Regelwerke eigenständig an – ohne Entwickler, ohne Beraterstunden, ohne Customizing-Projekte. Funktionen, die bei anderen Lösungen teure Implementierungsaufträge erfordern, konfiguriert das HR- oder Controlling-Team selbst im laufenden Betrieb. Diese Autonomie spart nicht nur initiale Implementierungskosten, sondern macht Unternehmen dauerhaft flexibel bei Prozessanpassungen. Organisationsänderungen, neue Arbeitszeitmodelle oder veränderte Genehmigungsstrukturen lassen sich zeitnah umsetzen, statt Monate auf externe Dienstleister zu warten.
Strikte EU-Datenhoheit mit SOC 2 Type 2 Zertifizierung geht über Standard-Compliance hinaus. askDANTE hostet ausschließlich in deutschen und EU-Rechenzentren und erfüllt ISO 27001 sowie SOC 2 Type 2 Standards. Letzteres bedeutet extern geprüfte Sicherheitskontrollen über einen Zeitraum, nicht nur einmalige Momentaufnahmen. Für Branchen mit verschärften Anforderungen – Gesundheitswesen, öffentliche Auftraggeber, kritische Infrastrukturen – ist dies mehr als „DSGVO-konform". Die Zertifizierungen belegen verbindliche, auditierbare Sicherheitsprozesse statt Marketingversprechen. Gerade bei der zunehmenden Sensibilisierung für Datenschutz und bei Ausschreibungen mit klaren Compliance-Vorgaben wird dieser Faktor entscheidungsrelevant.
Arbeitsrecht-Automatik für deutsche Anforderungen integriert askDANTE tief in die Software-Logik. Das System kennt Pausenregeln, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten des deutschen Arbeitszeitgesetzes nicht als nachträgliche Prüfung, sondern als aktive Steuerungskomponente. Mitarbeiter erhalten Echtzeit-Hinweise bei drohenden Verstößen, Führungskräfte sehen Compliance-Status auf einen Blick, Audit-Trails dokumentieren lückenlos für Behördenprüfungen und Betriebsratsanhörungen. Diese Proaktivität reduziert rechtliche Risiken und administrative Nacharbeit erheblich. Während internationale Lösungen deutsches Arbeitsrecht oft nur rudimentär abbilden, ist es bei askDANTE Kern der Produktphilosophie.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Die Preisgestaltung ist nicht öffentlich einsehbar – Budgetplanung erfordert individuelle Angebotseinholung, was schnelle Kostenabschätzungen erschwert. Bei sehr komplexen Reporting-Anforderungen, besonders in Multi-Mandanten-Szenarien mit verschachtelten Auswertungen, können die Konfigurationsmöglichkeiten an Grenzen stoßen. Großkonzerne mit hochspezialisierten Tarifmodellen und umfassender Personalplanung finden in Speziallösungen wie ATOSS oft passendere Funktionstiefe. KI-gestützte Zeitvorschläge oder automatische Aktivitätserkennung, die einige moderne Wettbewerber bieten, fehlen im aktuellen Funktionsumfang.
IT-Dienstleister & Beratungsunternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern finden in askDANTE eine passende Lösung für projektbasierte Abrechnung. Diese Organisationen benötigen Echtzeit-Kostentransparenz über laufende Kundenprojekte, saubere Trennung verschiedener Mandanten und präzise Nachweisführung für Stundenabrechnungen. Die Kombination aus detailliertem Projekt-Tracking, direkter DATEV-Integration für Lohnabrechnung und flexiblen Genehmigungsworkflows deckt typische Anforderungen ab. Besonders relevant wird die Lösung, wenn Datenschutz nicht nur Pflichterfüllung ist, sondern als Qualitätsmerkmal gegenüber Kunden kommuniziert wird – etwa bei Dienstleistern für Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltung.
Ingenieur- und Planungsbüros mit mehreren Niederlassungen profitieren von der Mandantenfähigkeit und den rollenbasierten Dashboards. Verschiedene Standorte arbeiten an unterschiedlichen Projekten, während Geschäftsführung und Controlling zentrale Auswertungen über alle Einheiten benötigen. askDANTE ermöglicht dezentrale Zeiterfassung mit zentraler Transparenz, ohne dass eine große HR-Abteilung Daten manuell konsolidieren muss. Die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle und Genehmigungsprozesse pro Niederlassung individuell zu konfigurieren, bildet föderale Organisationsstrukturen realitätsnah ab.
Bau- und Handwerksbetriebe mit Außendienst arbeiten häufig ohne permanente Internetverbindung auf Baustellen. GPS-Stempelung und Offline-Funktionalität sind für diese Branchen keine Nice-to-have-Features, sondern Arbeitsalltag. Mitarbeiter erfassen Zeiten mobil direkt vor Ort, das System synchronisiert automatisch bei Netzverbindung, und die rechtssichere Dokumentation erfolgt ohne manuelle Nachbearbeitung im Büro. Die Option, Zeitdaten on-premise zu halten, adressiert zudem Bedenken von Betriebsräten in traditionelleren Branchen, die Cloud-Lösungen skeptisch gegenüberstehen.
KMU mit erhöhten Datenschutz- oder Compliance-Vorgaben – unabhängig von der Branche – finden in der Hybrid-Architektur und EU-Zertifizierung echte Rechtssicherheit. Organisationen, die sensible Daten verarbeiten, unter besonderer Aufsicht stehen oder einfach volle IT-Kontrolle als strategisches Ziel definieren, erhalten mit askDANTE Gestaltungsspielraum. Die Wahlfreiheit zwischen Cloud-Komfort und On-Premise-Souveränität lässt sich auch als Verhandlungsgrundlage mit Betriebsräten oder als Qualitätskriterium bei Ausschreibungen nutzen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Weniger geeignet ist askDANTE für sehr kleine Betriebe unter 10 Mitarbeitern ohne formalisierte Prozesse – hier stimmt das Kosten-Nutzen-Verhältnis oft nicht. Großkonzerne über 1.000 Mitarbeiter mit hochkomplexen Tarifverträgen und umfassenden Personalplanungssystemen stoßen an funktionale Grenzen; Speziallösungen wie ATOSS oder SAP HCM bieten dort passendere Funktionstiefe.
Die askDANTE systems GmbH wurde 2018 gegründet, hat ihren Sitz in München und beschäftigt circa 25 Mitarbeiter. Das Unternehmen spezialisiert sich auf Zeit- und Projektmanagement-Software für kleine und mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Die Fokussierung auf den DACH-Markt spiegelt sich in der konsequenten Ausrichtung auf deutsche Rechtsnormen und Compliance-Anforderungen wider.
Entwicklungsansatz und Innovationskultur unterscheiden sich von größeren Software-Häusern durch direkte Kundennähe. Ein eigenes R&D-Center in München entwickelt kontinuierlich, ohne ausgelagerte Entwicklung in Niedriglohnländern. Das Unternehmen arbeitet mit agilen SCRUM-Teams und veröffentlicht quartalsweise größere Feature-Updates, während Bugfixes innerhalb weniger Tage ausgerollt werden. Ein User-Voice-Portal ermöglicht Kunden, Feature-Wünsche einzubringen und zu bewerten – die am höchsten bewerteten Anforderungen fließen direkt in die Produktroadmap ein. Diese partizipative Entwicklung gibt Anwendern Einfluss auf die Produktentwicklung.
Die strategische Ausrichtung zielt auf kontinuierliches Wachstum im europäischen Mittelstandssegment. Geplante Internationalisierung in weitere EU-Märkte unterstreicht die Skalierungsambitionen, während die moderne Container-basierte Technologie langfristige Wartbarkeit und Weiterentwicklung technisch absichert. Für potenzielle Kunden ist die Stabilität eines jüngeren Anbieters naturgemäß schwerer einzuschätzen als bei etablierten Marktführern – die kontinuierliche Entwicklung seit Gründung und die solide Marktpräsenz im Nischensegment sprechen jedoch für tragfähige Geschäftsgrundlagen.
Bereitstellungsarchitektur basiert auf moderner Microservices-Technologie mit Docker-Containern und Kubernetes-Orchestrierung. Diese technische Grundlage ermöglicht die Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Deployment-Szenarien: Public Cloud in ISO 27001 und SOC 2 Type 2 zertifizierten EU-Rechenzentren in München, vollständige On-Premise-Installation auf eigener Infrastruktur oder Hybrid-Modelle mit lokaler Datenhaltung und Cloud-basierter Prozess-UI. Das Frontend arbeitet als Single Page Application für schnelle, reaktionsschnelle Benutzerinteraktion ohne ständige Seitenneuladungen. Als Datenbank dient PostgreSQL, ergänzt durch NoSQL-Komponenten für performance-kritische Bereiche.
API und Schnittstellen bieten umfassende Integrationsmöglichkeiten für Drittsysteme. Eine vollständig dokumentierte REST-API mit OAuth2-Authentifizierung ermöglicht programmatischen Zugriff auf alle Kernfunktionen. Swagger/OpenAPI-Dokumentation erlaubt direktes Testen der Endpunkte ohne separates Entwicklungs-Setup. Webhooks informieren Drittsysteme in Echtzeit über relevante Ereignisse – etwa abgeschlossene Genehmigungen oder überschrittene Projektbudgets. Vorgefertigte Adapter existieren für DATEV mit offizieller Zertifizierung, SAP, Sage und Microsoft 365, wobei Tiefe und Versionsunterstützung individuell zu prüfen sind.
Sicherheitsarchitektur implementiert mehrschichtige Schutzkonzepte. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über TLS 1.2+ sichert Datenübertragung, regelmäßige Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsunternehmen validieren die Infrastruktur. DSGVO-konforme Datenverarbeitung erfolgt mit standardisierten Auftragsverarbeitungsverträgen und technisch-organisatorischen Maßnahmen. Ein feingranulares Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht präzise Steuerung, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf – bis auf Feldebene bei sensiblen Informationen wie Gehaltsdaten.
Praktische Limitierungen bei der Integration sollten nicht verschwiegen werden. MS Teams-Integration ist nicht als Standardkomponente verfügbar, anders als bei einigen Wettbewerbern. Die genaue Versionsunterstützung für SAP-Systeme – etwa Unterschiede zwischen SAP ECC und S/4HANA – erfordert Klärung im konkreten Projekt. Bei sehr speziellen Legacy-Systemen kann die Integration aufwendiger werden als bei Standardschnittstellen. Die technische Offenheit über REST-API bietet prinzipiell Lösungswege, erfordert aber entsprechende Entwicklungsressourcen.
Lizenzstruktur und Preismodell sind nicht öffentlich dokumentiert – potenzielle Kunden benötigen individuelle Angebote für konkrete Budgetplanung. Die grundsätzliche Struktur folgt einer Pro-Nutzer-Lizenzierung mit Staffelpreisen ab größeren Nutzergruppen, sodass die Kosten pro User bei wachsender Teamgröße sinken. Cloud-Varianten werden typischerweise monatlich oder jährlich abgerechnet mit flexibler Skalierbarkeit bei Personalveränderungen. On-Premise-Lizenzen basieren auf einmaliger Lizenzgebühr plus jährlicher Wartungspauschale, die üblicherweise 15-25% des ursprünglichen Lizenzpreises beträgt.
Gesamtkostenbetrachtung über einen Dreijahreszeitraum bei einem exemplarischen Unternehmen mit 50 Nutzern in der Cloud-Variante würde grob geschätzt folgende Positionen umfassen: Einrichtung und initiales Setup mit Konfiguration, Datenmigration und Schulungen circa 8.000 Euro, laufende Lizenzkosten über drei Jahre etwa 13.500 Euro, interner Administrationsaufwand für Pflege und Support circa 10.000 Euro. Die gesamten Total Cost of Ownership würden damit bei ungefähr 31.500 Euro liegen, wobei Abweichungen von 30% nach oben oder unten je nach Projektkomplexität realistisch sind.
Zusätzliche Kostenmodule für erweiterte Funktionalität wie vertieftes Projekt-Controlling oder zusätzliche API-Kontingente können bedarfsgerecht zugebucht werden. Diese Modularität ermöglicht gestaffelten Einstieg mit späteren Erweiterungen, erhöht aber die Komplexität der Gesamtkostenplanung. Versteckte Kostenfaktoren entstehen häufig bei Unterschätzung der Integrationskomplexität – DATEV-Anbindungen können zusätzliche Beratertage erfordern, umfangreiche Customizing-Wünsche steigen im Aufwand bei unklaren Anforderungen, unzureichende Schulung führt zu höherem Supportbedarf und geringerer Nutzerakzeptanz.
Preis-Leistungs-Verhältnis ist ohne konkrete Zahlen schwer zu bewerten. askDANTE positioniert sich im mittleren Preissegment – teurer als Einstiegstools wie Clockify, aber günstiger als Enterprise-Lösungen wie ATOSS für vergleichbare Unternehmensgrößen. Die Investition rechtfertigt sich primär durch die Kombination aus Compliance-Funktionalität, Anpassungsflexibilität und Bereitstellungswahlfreiheit. Organisationen, für die diese Faktoren sekundär sind, finden günstigere Alternativen. Die fehlende Preistransparenz bleibt allerdings eine Herausforderung für schnelle Budgetentscheidungen und erschwert direkten Wettbewerbsvergleich.
Implementierungsphasen folgen einem strukturierten Ablauf, dessen Dauer stark von Ausgangssituation und Komplexität abhängt. Die Anforderungsanalyse und das Kick-off-Meeting mit Zieldefinition nehmen typischerweise ein bis zwei Wochen in Anspruch. System-Setup und Konfiguration von Arbeitszeitmodellen, Genehmigungsworkflows und Berechtigungsstrukturen dauern je nach Komplexität eine bis vier Wochen. Datenimport aus Altsystemen – ob aus Excel, CSV-Dateien oder per API aus Vorgängersoftware – ist häufig ein kritischer Punkt, bei dem Datenqualität über Erfolg oder Verzögerung entscheidet. Eine Pilotphase mit Super-Usern und Teamleitern zum Testen und Optimieren erstreckt sich über zwei bis vier Wochen, bevor der finale Roll-out mit begleitendem Support erfolgt.
Realistische Projektzeiträume variieren erheblich: Einfache Implementierungen in der Cloud mit Standard-Workflows sind in ein bis vier Wochen produktiv, mittlere Komplexität mit individuellen Anpassungen und ein bis zwei System-Integrationen benötigt ein bis drei Monate, hochkomplexe Szenarien mit On-Premise-Installation, verzweigten Regelwerken und mehreren Schnittstellen erstrecken sich über drei bis sechs Monate. Die im Marketing häufig genannten kurzen Implementierungszeiten beziehen sich auf Minimalszenarien – realistische Planung sollte Puffer für Abstimmungsschleifen und unerwartete Herausforderungen einkalkulieren.
Interner Ressourcenbedarf wird oft unterschätzt. Ein Projektleiter aus IT oder HR koordiniert Gesamtprojekt und Anforderungsmanagement, Key User pro Abteilung bringen fachliches Know-how ein und übernehmen Testing sowie Multiplikator-Rolle, IT-Administratoren kümmern sich besonders bei On-Premise um Server, Netzwerk und API-Konfiguration, HR-Fachexperten stellen rechtliche Konformität sicher und koordinieren Betriebsratsabstimmung. Der realistische interne Aufwand liegt zwischen 5 und 20 Manntagen je nach Projektgröße – nicht die manchmal genannten 1 bis 3 Tage, die nur für Minimalszenarien gelten.
Typische Herausforderungen im Migrationsprozess konzentrieren sich auf Datenqualität, Prozessübersetzung und Change Management. Historische Zeitdaten aus Altsystemen müssen vollständig und strukturiert übertragen werden – inkonsistente Datenformate oder Lücken verursachen Nacharbeit. Komplexe Arbeitszeitmodelle und Tarifverträge in Systemregeln zu übersetzen erfordert präzise Detailarbeit und enge Abstimmung zwischen HR und Systemkonfiguratoren. Nutzerakzeptanz leidet, wenn Mitarbeiter nicht frühzeitig eingebunden werden oder das neue System als zusätzliche Kontrollinstanz statt als Arbeitserleichterung wahrnehmen – Change Management und transparente Kommunikation sind erfolgskritisch.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Implementierungsdauer hängt stark von Ihrer Ausgangssituation ab. Ein einfaches Cloud-Setup mit Standard-Workflows lässt sich in ein bis vier Wochen realisieren. Projekte mit individuellen Anpassungen, Datenmigrationen und mehreren Systemschnittstellen benötigen ein bis drei Monate. On-Premise-Installationen mit komplexen Tarifmodellen und umfangreichen Regelwerken erstrecken sich über drei bis sechs Monate. Die Zeitangaben aus Hersteller-Marketing beziehen sich meist auf Minimalszenarien – planen Sie Puffer für Abstimmungsschleifen, Testing und Change Management ein.
Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar und erfordern individuelle Angebotseinholung. Als grobe Orientierung: Bei 50 Nutzern in der Cloud-Variante bewegen sich die monatlichen Kosten pro User typischerweise im Bereich von 5 bis 10 Euro, wobei Staffelpreise bei größeren Teams greifen. Hinzu kommen einmalige Setup-Kosten für Konfiguration, Datenmigration und Schulung zwischen 2.000 und 15.000 Euro je nach Projektkomplexität. On-Premise-Lizenzen haben höhere Initialkosten, aber planbare jährliche Wartungsgebühren von etwa 15 bis 25 Prozent des Lizenzpreises.
askDANTE verfügt über eine offizielle DATEV-Zertifizierung für den direkten Datenaustausch. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge werden automatisch für die Lohnabrechnung exportiert. Die Integration ist vorkonfiguriert, benötigt aber initiales Setup durch IT oder Implementierungspartner zur Abstimmung von Datenfeldern und Lohnartenstrukturen. Bei Standardszenarien funktioniert die Anbindung weitgehend automatisiert, komplexe Lohnabrechnungen mit vielen Sonderfällen sollten mit ein bis zwei Beratertagen für Feinabstimmung kalkuliert werden.
Die Hybrid-Architektur ermöglicht prinzipiell einen Wechsel zwischen Bereitstellungsmodellen, allerdings ist dies kein einfacher Knopfdruck. Ein Umzug erfordert Datenmigration, Neusetup der Infrastruktur und möglicherweise Anpassung von Schnittstellen – faktisch ein kleineres Migrationsprojekt. Empfehlung: Klären Sie Ihre Anforderungen an Datenhaltung und IT-Kontrolle vor der Ersteinführung gründlich, um spätere aufwendige Umstellungen zu vermeiden. Wenn Unsicherheit besteht, bietet ein Cloud-Start mit späterer On-Premise-Option mehr Flexibilität als umgekehrt.
In der Cloud-Variante sorgen Georedundanz über mehrere Rechenzentren und automatisierte Backup-Systeme für hohe Verfügbarkeit. Der Support reagiert werktags innerhalb von 24 Stunden, bei kritischen Ausfällen schneller. Bei On-Premise-Installation liegt die Verantwortung für Verfügbarkeit und Notfallkonzepte bei Ihrer eigenen IT – entsprechende Ressourcen für Monitoring, Backup-Strategie und Incident-Management sind erforderlich. Klären Sie vor der Entscheidung für On-Premise ehrlich, ob Ihre IT-Abteilung diese zusätzliche Verantwortung dauerhaft tragen kann.
Bedingt. Bis etwa 500 Mitarbeiter mit standardisierten oder moderat komplexen Arbeitszeitmodellen funktioniert die Lösung gut und bietet ausreichend Skalierung. Bei größeren Organisationen oder hochkomplexen Tarifverträgen – etwa IG Metall mit dutzenden Sonderregelungen, umfangreicher Schichtplanung oder tiefer Integration in ERP-Personalmodule – stoßen Funktionstiefe und Konfigurationsmöglichkeiten an Grenzen. Großkonzerne über 1.000 Mitarbeiter mit spezifischen Enterprise-Anforderungen finden in Speziallösungen wie ATOSS, SAP HCM oder Workday oft passendere Funktionalität, trotz höherer Kosten.
