Clockodo | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung & Tracking: Start-/Stop-Timer mit Multi-Device-Zugriff über Web-Interface, Desktop-Widget und Mobile Apps für iOS und Android. Die Erfassung synchronisiert sich automatisch über alle Geräte. Manuelle Nacherfassung mit Vorlagenfunktion für vergessene Zeiten oder nachträgliche Einträge. Browser-Plugin ermöglicht Zeiterfassung direkt aus dem Arbeitskontext heraus ohne Tool-Wechsel.

Projekt- & Kundenmanagement: Strukturierte Verwaltung von Kunden, Projekten und Unterprojekten mit individuellen Abrechnungskategorien für präzise Zuordnung erfasster Zeiten. Echtzeit-Dashboard zeigt aktuelle Teamauslastung und laufende Projekte auf einen Blick. Projektleiter erhalten transparente Übersicht über Kapazitäten und Arbeitsverteilung.

Reporting & Auswertung: Umfassende Standardberichte nach Kunde, Projekt oder Mitarbeiter mit Export in PDF, Excel und CSV. Direkte Exportfunktionen zu DATEV, sevDesk, Lexware, FastBill und Billomat für nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse. REST-API für individuelle Automatisierungen und Anbindung an spezifische Unternehmenssysteme.

Abwesenheits- & Gleitzeitmanagement: Integrierte Urlaubsverwaltung mit Erfassung verschiedener Abwesenheitstypen und Genehmigungsworkflows. Automatische Gleitzeit- und Überstundenberechnung rechnet Ist- gegen Sollarbeitszeit ohne manuelle Nachbearbeitung. Mitarbeiter und Führungskräfte haben jederzeit Überblick über Resturlaub und Arbeitszeitkonten.

Administration & Zusammenarbeit: Rollenbasierte Rechteverwaltung mit unterschiedlichen Berechtigungen für Administratoren, Manager und Mitarbeiter. Bidirektionale Kalender-Synchronisation mit Google Calendar und Outlook ermöglicht automatische Übernahme von Terminen als Zeiteinträge. Revisionssichere Speicherung freigegebener Zeiteinträge für rechtskonforme Dokumentation.

🟨 Besonderheiten – Was macht Clockodo einzigartig?

Deutsche Datenhaltung mit konsequenter DSGVO-Konformität zeichnet Clockodo im internationalen Wettbewerbsumfeld aus. Alle Daten liegen ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Auftragsverarbeitungsverträge sind standardmäßig verfügbar und müssen nicht nachträglich verhandelt werden. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen oder Kunden aus sensiblen Bereichen wie Gesundheitswesen oder öffentlicher Verwaltung bietet dies entscheidende Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und Datenschutzaudits.

Integriertes Abwesenheits- und Zeitmanagement aus einer Hand unterscheidet Clockodo von reinen Zeiterfassungstools. Während viele Wettbewerber nur die reine Arbeitszeiterfassung abdecken, kombiniert Clockodo vollwertiges HR-Management: Urlaubsanträge mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows, automatische Berechnung von Resturlaubstagen, Krankheitstage, Gleitzeit und Überstunden. Das erspart Unternehmen ein separates HR-Tool und vermeidet Dateninkonsistenzen zwischen verschiedenen Systemen.

Spezialisierung auf deutsche Buchhaltungsprozesse zeigt sich in durchdachten Schnittstellen zu DATEV, sevDesk, Lexware und weiteren branchenüblichen Systemen. Die Integrationen liefern nicht nur oberflächliche CSV-Exporte, sondern exakt die Datenformate und Strukturen, die deutsche Steuerberater und Buchhaltungsabteilungen erwarten. Für Dienstleister mit projektbasierter Abrechnung verkürzt dies den Prozess von der Zeiterfassung bis zur Rechnung erheblich und reduziert Übertragungsfehler.

Flexibilität ohne Bindung ermöglicht risikoarmen Einstieg: Monatliche Kündbarkeit ohne Mindestvertragslaufzeit, keine Einrichtungsgebühren, keine langwierige Implementierung. Die Software ist in unter 30 Minuten produktiv einsetzbar und bei Bedarf ohne Ausstiegsbarrieren wieder kündbar. Diese Flexibilität stellt einen klaren Vorteil gegenüber Enterprise-Lösungen mit 12-24-monatigen Vertragsbindungen dar, insbesondere für mittelständische Unternehmen mit variablen Teamgrößen.

Einschränkungen: Clockodo ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar. Eine On-Premise-Installation auf eigenen Servern ist nicht möglich. Für Unternehmen mit strikten Anforderungen an lokale Datenhaltung auf eigener Infrastruktur scheidet die Software daher aus. Zudem fehlen erweiterte Budget-Forecasting-Funktionen und komplexe Ressourcenplanung, wie sie spezialisierte Projektmanagement-Suiten bieten. Die Skalierung über 100 Nutzer hinaus erfordert individuelle Abstimmungen mit dem Anbieter.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Clockodo wählen?

Agenturen und Beratungsunternehmen mit 5-50 Mitarbeitern finden in Clockodo eine passgenaue Lösung. Kreativ-, Marketing-, IT- und Unternehmensberatungen profitieren von der Kombination aus einfacher Zeiterfassung und präzisen Projektauswertungen. Die direkten DATEV-Exporte beschleunigen die Fakturierung erheblich. Wenn projektbasierte Abrechnung zum Alltag gehört und mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten, während transparente Auslastungsübersichten für die Ressourcenplanung benötigt werden, spielt die Software ihre Stärken voll aus.

Ingenieur- und Architekturbüros mit Compliance-Anforderungen benötigen rechtssichere Arbeitszeitdokumentation und revisionssichere Projektzeiten. Die Kombination aus DSGVO-Konformität, deutscher Datenhaltung und unveränderlichen Zeiteinträgen nach Freigabe erfüllt auch strenge Prüfungsanforderungen von Behörden und Auftraggebern aus regulierten Branchen. Für Büros, die regelmäßig detaillierte Leistungsnachweise gegenüber öffentlichen Auftraggebern erbringen müssen, bietet Clockodo die notwendige Dokumentationssicherheit.

Wachsende Dienstleister mit Abwesenheitsmanagement-Bedarf erreichen mit Excel-Listen für Urlaub und Zeiterfassung ihre Grenzen. Teams, die mehrere Standorte oder Remote-Mitarbeiter koordinieren und Transparenz über Verfügbarkeiten schaffen müssen, finden eine integrierte Lösung. Besonders wenn manuelle Gleitzeit-Berechnungen zu Fehlern führen und der Verwaltungsaufwand mit wachsender Teamgröße überproportional steigt, rechtfertigt sich der Umstieg auf ein professionelles System.

Freelancer-Kollektive und kleine Dienstleistungsteams bis 10 Personen profitieren vom günstigen Einstiegsmodell und der intuitiven Bedienung. Solo-Selbstständige oder kleine Teams, die professionelle Zeiterfassung für Kundenabrechnung brauchen, aber keine komplexen Enterprise-Funktionen benötigen, finden eine niedrige Einstiegshürde. Die schnelle Implementierung ohne IT-Kenntnisse und die transparenten Kosten ermöglichen auch kleineren Strukturen professionelles Arbeiten.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• DSGVO-Konformität und deutsche Datenhaltung sind geschäftskritisch aufgrund sensibler Kundendaten oder strenger Branchenanforderungen
• Integration mit deutscher Buchhaltungssoftware steht im Vordergrund zur Vermeidung manueller Datenübertragungen
• Einfachheit und schnelle Implementierung haben Priorität mangels dedizierter IT-Ressourcen oder bei begrenztem Einführungsbudget
• Abwesenheitsmanagement muss integriert sein zur Vermeidung getrennter Systeme und automatischer Gleitzeit-/Überstundenberechnung

Details zur Zeiterfassungssoftware: Clockodo

Cloud-native SaaS-Architektur bildet die technologische Basis von Clockodo. Die Software arbeitet als moderne Web-Anwendung ohne lokale Installation und ist über jeden aktuellen Browser zugänglich. Mobile Apps für iOS und Android ergänzen die Flexibilität für Außendienst und Remote-Arbeit. Die Progressive-Web-App-Fähigkeit ermöglicht auch auf mobilen Geräten eine app-ähnliche Nutzung ohne separaten Download aus App Stores.

Die Zeiterfassung erfolgt wahlweise über Start-/Stop-Timer für laufende Tätigkeiten, manuelle Eingabe für nachträgliche Erfassungen oder Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben. Das Browser-Plugin ermöglicht nahtloses Tracking während der Arbeit ohne Kontextwechsel. Besonders praktisch: Gestartete Timer laufen synchron über alle Geräte – im Büro beginnen, unterwegs überprüfen, zu Hause beenden. Nach Freigabe oder definierter Frist werden Zeiteinträge revisionssicher gespeichert und können nicht mehr geändert werden, was für Betriebsprüfungen und arbeitsrechtliche Nachweise wichtig ist.

Die Software richtet sich primär an dienstleistungsorientierte Unternehmen mit projektbasierter Abrechnung. Der Fokus liegt auf transparenter Projektzeiterfassung, teamübergreifender Kapazitätsplanung und nahtloser Integration in deutsche Buchhaltungsprozesse. Clockodo deckt gezielt den Bedarf von Agenturen, Beratungen und professionellen Dienstleistern ab, die detaillierte Leistungsnachweise gegenüber Kunden erbringen müssen.

Wissenswertes zum Anbieter: Clockodo GmbH

Die Clockodo GmbH mit Sitz in Karlsruhe entwickelt seit 2012 Zeiterfassungssoftware für den deutschsprachigen Markt. Das Unternehmen beschäftigt rund 20 Mitarbeiter und ist eigenfinanziert sowie profitabel – eine Abhängigkeit von externen Investoren mit kurzfristigen Exit-Strategien besteht nicht. Diese Stabilität ermöglicht langfristige Produktentwicklung ohne abrupte strategische Richtungswechsel.

Marktpositionierung als führender Anbieter für KMU-Zeiterfassung im D-A-CH-Raum zeigt sich in der konsequenten Ausrichtung auf regionale Compliance-Standards und deutschen Kundensupport. Die agile Entwicklungsphilosophie mit regelmäßigen Updates orientiert sich stark an Kundenrückmeldungen. Der direkte Draht vom Support zum Entwicklerteam ermöglicht schnelle Reaktionen auf praktische Anforderungen aus dem Unternehmensalltag.

Technische Details & Integration

Moderne API-Architektur bildet die Grundlage für Integrationen und Automatisierungen. Die vollständige REST-API mit detaillierter Dokumentation ermöglicht eigene Workflows, Datenexporte oder Anbindungen an spezifische Unternehmenssysteme. Webhooks für Echtzeit-Events und ein Zapier-Connector für No-Code-Integrationen erweitern die Möglichkeiten um hunderte weitere Tools ohne Programmieraufwand.

Die Sicherheitsinfrastruktur umfasst TLS 1.2+ Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung via TOTP und tägliche Backups. Die genutzten Rechenzentren in Deutschland verfügen über ISO 27001-Zertifizierung. Diese Kombination erfüllt die Anforderungen der meisten deutschen Unternehmen an Datensicherheit und Compliance.

Native Integrationen zu DATEV, sevDesk, Lexware, FastBill und Billomat ermöglichen direkten Datenaustausch ohne manuelle Exportschritte. Bidirektionale Kalender-Synchronisation mit Google Calendar und Outlook übernimmt Termine automatisch als Zeiteinträge. Über Zapier lassen sich Verbindungen zu Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana oder Trello herstellen. Die offene API-Strategie ermöglicht auch individuelle Integrationen mit ERP-Systemen oder branchenspezifischen Lösungen.

Kosten & Preismodell

Transparente Staffelung nach Nutzerzahl prägt das Preismodell: 8,95 € pro Nutzer und Monat bei 1-5 Nutzern, 6,95 € pro Nutzer und Monat ab 6 Nutzern. Das optionale Abwesenheitsmodul kostet zusätzlich 2,95 € pro Nutzer und Monat. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Einrichtungsgebühren oder versteckte Kosten fallen nicht an.

Ein realistisches TCO-Beispiel für 20 Mitarbeiter über 5 Jahre inklusive Abwesenheitsmodul: Reine Lizenzkosten von ca. 14.280 € plus geschätzt 2.000-3.000 € für initiale Implementierung und laufende Administration ergeben Gesamtkosten von etwa 16.000-17.000 €. Das entspricht 13,30-14,20 € pro Nutzer und Monat in der Gesamtbetrachtung – ein überschaubarer Betrag für die gebotene Funktionstiefe.

Die Amortisation erfolgt bei den meisten Unternehmen innerhalb weniger Monate. Zeitersparnis bei Administration, fehlerreduzierte Abrechnung und effizientere Projektauswertungen rechtfertigen die Investition schnell. Praktische Erfahrungswerte zeigen Einsparungen von 1-2 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche für Teams ab 10 Personen. Die monatliche Kündigungsmöglichkeit reduziert das finanzielle Risiko beim Test im Produktivbetrieb.

Migration & Umstieg auf Clockodo

Implementierungsdauer variiert nach Unternehmensgröße: Freelancer und kleine Teams mit bis zu 5 Personen sind in 1-2 Stunden produktiv. KMU mit 10-50 Mitarbeitern benötigen typischerweise 1-3 Tage für vollständige Einrichtung inklusive Schulung. Größere Strukturen mit 50-100 Mitarbeitern sollten 1-2 Wochen für sorgfältige Implementierung und Change Management einplanen.

Die Datenübernahme erfolgt über CSV-Import für Projekte, Kunden und Mitarbeiter. Historische Zeitdaten aus Altsystemen lassen sich ebenfalls importieren, erfordern aber saubere Datenvorbereitung. Die Qualität der Ausgangsdaten bestimmt maßgeblich den Erfolg des Umstiegs. Clockodo bietet detaillierte Import-Vorlagen und Dokumentation für den Self-Service, bei komplexeren Migrationen unterstützt der Support.

Kritische Erfolgsfaktoren für reibungslosen Umstieg: Top-Down-Commitment der Geschäftsleitung kommuniziert die Verbindlichkeit des neuen Systems. Klare Definition interner Prozesse vor der Implementierung vermeidet spätere Anpassungsschleifen. Frühzeitige Einbindung von Schlüsselnutzern aus verschiedenen Abteilungen identifiziert praktische Anforderungen und schafft Multiplikatoren im Team. Eine Pilotphase mit einer Abteilung vor Rollout auf das gesamte Unternehmen reduziert Risiken und ermöglicht Feinjustierung.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Deutsche Datensouveränität: Rechenzentren ausschließlich in Deutschland mit ISO 27001-Zertifizierung, standardmäßige AVV und konsequente DSGVO-Konformität ohne Kompromisse
• Integriertes Abwesenheitsmanagement: Vollwertige Urlaubsverwaltung, Genehmigungsworkflows und automatische Gleitzeit-Berechnung in einem System
• Hervorragende Usability: Intuitive Bedienung ohne umfangreiche Schulung, moderne Oberfläche und schnelle Einarbeitungszeit von unter 30 Minuten
• Kurze Implementierung: Produktiver Einsatz am gleichen Tag möglich ohne IT-Projekt oder externe Berater
• Monatliche Kündigungsmöglichkeit: Keine langfristige Bindung ermöglicht risikoarmen Test und flexible Anpassung an Unternehmensentwicklung
• DATEV-Integration: Nahtlose Anbindung an deutsche Buchhaltungsstandards beschleunigt Abrechnung und reduziert manuelle Fehler
• Transparente Kosten: Keine versteckten Gebühren, klare Staffelung und realistisches Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU

Herausforderungen:

• Keine On-Premise-Option: Ausschließlich Cloud-Betrieb schließt Unternehmen mit Anforderung an lokale Datenhaltung auf eigenen Servern aus
• Begrenzte Enterprise-Features: Budget-Forecasting, komplexe Ressourcenplanung und mehrdimensionale Hierarchien fehlen gegenüber spezialisierten Projektmanagement-Suiten
• Skalierung über 100 Nutzer: Erfordert individuelle Abstimmung mit dem Anbieter ohne standardisiertes Enterprise-Paket
• Eingeschränkte Offline-Funktionalität: Mobile Apps bieten begrenzte Offline-Fähigkeit, vollständiger Funktionsumfang erfordert Internetverbindung
• Fehlende Produkt-Roadmap: Keine öffentliche Roadmap erschwert strategische Softwareplanung für Unternehmen mit langfristigen Anforderungen
• Begrenzter Premium-Support: Details zu erweiterten Support-Optionen nicht transparent, für unternehmenskritische Anwendungen potenziell relevant

Häufig gestellte Fragen zu Clockodo

Funktioniert Clockodo auch ohne Internetverbindung?

Die Mobile Apps bieten begrenzte Offline-Fähigkeit durch Progressive-Web-App-Technologie. Zeiteinträge können offline gestartet und gestoppt werden, synchronisieren sich aber erst bei bestehender Internetverbindung mit dem zentralen System. Für umfassende Funktionen wie Projektauswertungen, Reporting oder Teamübersichten ist eine aktive Internetverbindung erforderlich. Teams mit häufigem Einsatz in Umgebungen ohne Internet sollten die Offline-Einschränkungen vor Einführung praktisch testen.

Wie erfolgt die Datenmigration aus bisherigen Systemen?

Clockodo unterstützt CSV-Import für Stammdaten wie Projekte, Kunden und Mitarbeiter sowie für historische Zeiteinträge. Der Anbieter stellt detaillierte Import-Vorlagen bereit. Die Qualität der Migration hängt wesentlich von der Datenqualität im Altsystem ab – eine saubere Vorbereitung und Bereinigung der Daten vor dem Import ist entscheidend. Für komplexere Migrationen bietet der Support individuelle Unterstützung. Ein kompletter Export aus Clockodo ist jederzeit als CSV oder Excel möglich, was Abhängigkeiten vom Anbieter reduziert.

Bis zu welcher Unternehmensgröße eignet sich Clockodo?

Die Software eignet sich problemlos für Unternehmen bis 100 Mitarbeiter im Self-Service. Darüber hinaus bietet der Anbieter individuelle Vereinbarungen mit oft vergünstigten Konditionen, detaillierter Einführungsbegleitung und angepasstem Support. Eine technische Obergrenze wird nicht öffentlich kommuniziert. Die Architektur ist cloud-nativ skalierbar, praktische Limitierungen ergeben sich eher durch fehlende Enterprise-Features wie komplexe Organisationshierarchien oder mehrstufige Approval-Prozesse. Für mittelständische Dienstleister bis 150 Mitarbeiter stellt Clockodo in der Regel eine geeignete Lösung dar.

Welche Schnittstellen und Integrationen stehen zur Verfügung?

Native Integrationen existieren zu DATEV, sevDesk, Lexware, FastBill und Billomat für Buchhaltungsprozesse. Kalender-Synchronisation funktioniert bidirektional mit Google Calendar und Microsoft Outlook. Die vollständige REST-API mit Webhook-Unterstützung ermöglicht individuelle Integrationen mit ERP-Systemen, CRM-Lösungen oder branchenspezifischen Anwendungen. Der Zapier-Connector verbindet Clockodo ohne Programmierung mit hunderten weiteren Tools wie Slack, Trello, Asana oder Jira. Für Unternehmen mit spezifischen Integrationsanforderungen sollte die API-Dokumentation vor Entscheidung geprüft werden.

Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?

Alle Daten liegen in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher. Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung via TOTP erhöht die Account-Sicherheit. Tägliche Backups schützen vor Datenverlust. Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO sind standardmäßig verfügbar. Wichtig: Die Rechenzentren sind ISO 27001-zertifiziert, nicht jedoch der Betriebsprozess der Software selbst – dieser Unterschied sollte bei höchsten Sicherheitsanforderungen beachtet werden.

Was kostet Clockodo langfristig im Gesamtbetrieb?

Die reinen Lizenzkosten liegen bei 6,95-8,95 € pro Nutzer und Monat je nach Teamgröße, das Abwesenheitsmodul kostet zusätzlich 2,95 € pro Nutzer und Monat. Für realistische Total Cost of Ownership sollten initiale Einrichtung, Datenmigration, Schulungen und laufende Administration einkalkuliert werden. Praktische Erfahrungswerte für ein 20-Personen-Team: Gesamtkosten über 5 Jahre von etwa 16.000-17.000 € entsprechen 13,30-14,20 € pro Nutzer und Monat all-in. Die Amortisation erfolgt typischerweise innerhalb von 3-6 Monaten durch Zeitersparnis bei Administration und fehlerreduzierte Abrechnung.