Papershift | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung & Stempelung: Mobile Zeiterfassung via iOS/Android-App mit Offline-Modus für unterbrechungsfreie Nutzung auch ohne Internetverbindung, Web-Stempeluhr und Tablet-Kiosk-Modus mit RFID-Karten oder PIN-Eingabe für stationäre Erfassung, GPS/Geofencing-Tracking für standortbasierte Erfassung bei Außendienst und mobilen Teams, automatische Pausenberechnung nach individuell konfigurierbaren Regelwerken.

Arbeitszeitmanagement: Regelbasierte Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Mehrarbeit nach hinterlegten Parametern, automatische Berücksichtigung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen gemäß gesetzlicher Vorgaben, Echtzeit-Übersicht über Arbeitszeitkonten und Salden pro Mitarbeiter, GoBD- und DSGVO-konforme audit-sichere Zeitaufzeichnung für rechtssichere Dokumentation.

Schichtplanung & Personaleinsatz: Drag-&-Drop-Schichtplanung mit Verfügbarkeitsanzeige für intuitive Einsatzplanung, Schichttausch-Funktion mit mehrstufigem Genehmigungsworkflow, Echtzeit-Kostenübersicht pro Schicht und Kostenstelle zur Budgetkontrolle, Unterbesetzungs-Warnungen und automatische Benachrichtigungen bei Personalengpässen.

Abwesenheitsverwaltung: Urlaubs- und Krankheitsverwaltung mit digitalen Genehmigungsprozessen, Urlaubskonto-Tracking mit automatischer Saldenberechnung nach individuellen Ansprüchen, Self-Service-Portal für Mitarbeiter zur eigenständigen Antragsstellung, Übersicht über Teamverfügbarkeiten direkt in der Schichtplanung integriert.

Auswertung & Integration: Standard-Reportings und Dashboard mit relevanten Zeiterfassungs-KPIs, Export für Lohnbuchhaltung in Formaten für DATEV, Sage, Lexware und CSV, REST-API und Zapier-Anbindung für eigene Workflow-Automatisierungen, mehrstufige Benutzer- und Rechteverwaltung mit rollenbasierten Zugriffskonzepten.

🟨 Besonderheiten – Was macht Papershift einzigartig?

Deutsche Arbeitsrechts-DNA zeichnet Papershift besonders aus. Die Software wurde von Grund auf für den deutschen Markt entwickelt, nicht nachträglich angepasst oder übersetzt. Das System bildet BetrVG-Anforderungen, das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung und GoBD-Vorgaben nativ ab. Besonders wertvoll sind spezielle Funktionen für Betriebsräte zur Dokumentation und Einsicht, die in international ausgerichteten Lösungen häufig fehlen. Die ISO-27001-Zertifizierung kombiniert mit ausschließlichem EU-Hosting auf deutschen Servern schafft maximale Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und minimiert Datenschutzrisiken.

Geofencing für mobile Teams ermöglicht standortbasierte Zeiterfassung mit definierbarem Radius um Einsatzorte. Das automatische Stempeln beim Betreten oder Verlassen von Kundenstandorten spart manuelle Erfassungsschritte und schafft transparente Dokumentation über tatsächliche Einsatzzeiten. Besonders praktisch erweist sich diese Funktion für Pflegedienste, Handwerksbetriebe, Service-Teams und Außendienstorganisationen, die keine Büropräsenz haben und dezentral arbeiten.

Zeiterfassung UND Schichtplanung aus einer Hand unterscheidet Papershift von vielen Wettbewerbern. Anders als reine Zeiterfassungstools wie Clockodo oder spezialisierte Planungstools integriert die Software beide Welten nahtlos: Geplante Schichten werden direkt mit tatsächlichen Arbeitszeiten abgeglichen, Abweichungen sofort sichtbar gemacht. Das eliminiert Medienbrüche zwischen Planung und Abrechnung und reduziert den administrativen Aufwand für HR-Verantwortliche erheblich. Die bidirektionale Verbindung sorgt dafür, dass Planänderungen sofort in der Zeiterfassung berücksichtigt werden und umgekehrt.

Einschränkungen sollten jedoch berücksichtigt werden: Für tiefgreifendes Projektcontrolling mit detaillierter Budgetüberwachung und individuellen Stundensätzen pro Projekt sind spezialisierte PM-Tools besser geeignet. Auch sehr komplexe, individuell zugeschnittene Tarifverträge mit zahlreichen Sonderregelungen erfordern erhöhten Konfigurationsaufwand und möglicherweise Kompromisse bei der Abbildungstiefe. Unternehmen mit sehr spezifischen Branchenlösungen sollten die Abbildbarkeit ihrer Anforderungen vorab genau prüfen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Papershift wählen?

Filialleiter im Einzelhandel mit 10-250 Mitarbeitern finden in Papershift eine passende Lösung für Multi-Site-Strukturen mit wechselnden Schichtmodellen. Die zentrale Planungsübersicht über alle Standorte hinweg kombiniert mit standortspezifischen Auswertungen ermöglicht effiziente Personaleinsatzplanung. Die mobile App erlaubt Zeiterfassung auch in Filialen ohne feste PC-Arbeitsplätze, was besonders im Verkauf praktisch ist. Die Echtzeit-Kostenübersicht hilft bei der wirtschaftlichen Optimierung der Personalbesetzung.

Shift-Manager in Gastronomie und Hotellerie profitieren von automatisierten Workflows für komplexe Zuschlagsregelungen, Schichttausch und kurzfristige Planänderungen. Die branchentypischen Herausforderungen wie häufige Sonderschichten, Bereitschaftsdienste und variable Einsatzzeiten werden durch regelbasierte Automatisierung vereinfacht. Die Echtzeit-Kostenübersicht pro Schicht unterstützt wirtschaftliche Entscheidungen bei der Personalbesetzung, was in margenschwachen Branchen besonders relevant ist.

Pflege- und Gesundheitseinrichtungen mit 24/7-Betrieb benötigen besonders rechtssichere Dokumentation von Arbeitszeiten. Papershift erfüllt Dokumentationspflichten für Ruhezeiten, Bereitschaftsdienste und Nachtschichten automatisch. Die audit-sichere Aufzeichnung ist besonders bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden und Gesundheitsämter wertvoll. Die Komplexität von Schicht-, Nacht- und Wochenendzuschlägen wird durch hinterlegte Regelwerke ohne manuelle Berechnung abgebildet.

Facility- und Service-Teams mit Außendienst nutzen die mobile Zeiterfassung mit GPS-Tracking für lückenlose Dokumentation von Einsatzzeiten beim Kunden. Besonders relevant ist dies für Dienstleister mit Mindestlohnpflicht und Arbeitnehmer-Entsendegesetz, die transparente Nachweise über tatsächliche Arbeitszeiten benötigen. Die standortbasierte Erfassung reduziert administrativen Aufwand und minimiert nachträgliche Korrekturen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Benötigung standortbasierter Zeiterfassung für dezentrale oder mobile Teams
• Geschäftskritische Einhaltung deutscher Arbeitszeit- und Datenschutzvorgaben
• Bedarf an integrierter Schichtplanung statt isolierter Zeiterfassungslösung
• Geplantes Unternehmenswachstum mit Bedarf an flexibler, modularer Erweiterbarkeit

Details zur Zeiterfassungssoftware: Papershift

Vollintegrierter Ansatz charakterisiert die grundlegende Philosophie von Papershift. Die Software vereint Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement in einem einheitlichen System, was typische Medienbrüche und Doppelerfassungen eliminiert. Dieser Ansatz reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch Übertragungsfehler, die bei der Nutzung separater Tools häufig auftreten. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht konsistente Auswertungen über alle Module hinweg.

Regelbasierte Automatisierung bildet das technische Herzstück der Software. Pausen, Überstunden und Zuschläge werden nach individuell konfigurierbaren Regelwerken automatisch berechnet, was die Fehlerquote bei der Lohnabrechnung drastisch reduziert. Die einmalige Konfiguration der Arbeitszeitregelungen ersetzt wiederkehrende manuelle Berechnungen und schafft Standardisierung über alle Mitarbeiter und Standorte hinweg. Besonders komplex ist die Abbildung von Tarifverträgen mit Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen, die Papershift jedoch systematisch abbildet.

Multi-Device-Flexibilität gewährleistet identische Funktionalität über Web-App, native Mobile-Apps für iOS und Android sowie den Kiosk-Modus für Tablets. Mitarbeiter wählen ihre bevorzugte Erfassungsmethode entsprechend ihrem Arbeitskontext – Büromitarbeiter nutzen typischerweise die Web-App, während Produktions- oder Verkaufsmitarbeiter die mobile App oder RFID-Karten am Terminal verwenden. Diese Flexibilität erhöht die Akzeptanz erheblich, da keine Erfassungsmethode aufgezwungen wird.

Wissenswertes zum Anbieter: Papershift GmbH

Gegründet 2015 in Berlin entwickelt die Papershift GmbH mit etwa 50 Mitarbeitern Software speziell für den DACH-Markt. Diese regionale Fokussierung spiegelt sich im tiefen Verständnis deutscher Arbeitsrechts- und Compliance-Anforderungen wider. Anders als international agierende Anbieter, die lokale Regularien nachträglich adaptieren, fließen deutsche Spezifika von Beginn an in die Produktentwicklung ein.

Private Finanzierung ohne Venture Capital ermöglicht organisches, nachhaltiges Wachstum ohne kurzfristigen Exit-Druck. Diese Finanzierungsstruktur spricht für langfristige Stabilität und kundenorientierte Produktentwicklung statt aggressiver Wachstumsstrategien auf Kosten der Produktqualität. Die quartalsweisen Feature-Releases basieren auf direktem User-Feedback mit transparenter Roadmap, an der die Community partizipieren kann. Dieser Entwicklungsansatz führt zu praxisnahen Funktionen, die tatsächliche Anwenderbedürfnisse adressieren.

Technische Details & Integration

Moderne Microservices-Architektur mit API-First-Ansatz ermöglicht flexible Integrationen und hohe Ausfallsicherheit. Die dokumentierte Downtime liegt unter 0,1 Prozent, was für geschäftskritische Zeiterfassungssysteme essenziell ist. Die modulare technische Struktur erlaubt unabhängige Skalierung einzelner Komponenten und schnelle Implementierung neuer Features ohne Systemrisiken. Die REST-API mit detaillierter Dokumentation ermöglicht eigene Workflow-Automatisierungen und Datenintegrationen.

ISO-27001-Zertifizierung belegt ein nachweislich robustes Informationssicherheits-Managementsystem, das über Marketing-Versprechen hinausgeht. Die regelmäßigen externen Audits garantieren kontinuierliche Einhaltung definierter Sicherheitsstandards. Kombiniert mit ausschließlichem EU-Hosting auf deutschen Servern erfüllt Papershift höchste Datenschutzanforderungen nach DSGVO. Für Unternehmen in regulierten Branchen oder mit strengen Datenschutz-Policies bietet dies entscheidende Rechtssicherheit.

Deutsche Payroll-Tiefenintegration unterscheidet Papershift von vielen Wettbewerbern durch native Anbindungen zu DATEV, Sage und Lexware. Die validierten Exportformate erfordern keine manuelle Nachbearbeitung, was typische Fehlerquellen bei der Lohnabrechnung eliminiert. Die bidirektionale Anbindung ermöglicht auch den Import von Stammdaten aus der Lohnbuchhaltung, was Doppelpflege vermeidet. Für kleinere Unternehmen ohne spezialisierte Lohnbuchhaltungssoftware stehen CSV-Exporte mit flexiblen Mappings zur Verfügung.

Kosten & Preismodell

Transparente Staffelung charakterisiert das Preismodell von Papershift. Der Starter-Tarif liegt bei etwa 4 Euro pro User und Monat und umfasst grundlegende Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Der Premium-Tarif kostet circa 6,50 Euro pro User und Monat und erweitert das Funktionsspektrum um Schichtplanung, erweiterte Reportings und API-Zugang. Für größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen existiert ein Enterprise-Tarif mit individueller Preisgestaltung, der dediziertem Support und erweiterte Integrationen beinhaltet. Entscheidend: Es werden nur die tatsächlich genutzten Module berechnet, was Kostenflexibilität schafft.

TCO-Realität über drei Jahre sollte neben den Lizenzkosten berücksichtigt werden. Zusätzlich fallen Kosten für das einmalige Onboarding an, das je nach Komplexität zwei bis vier Wochen dauert. Optionale Hardware wie Tablets für Kiosk-Terminals oder RFID-Lesegeräte verursacht einmalige Investitionen. Der interne Personalaufwand für initiale Konfiguration und laufende Administration sollte ebenfalls einkalkuliert werden, liegt aber typischerweise deutlich unter dem Aufwand manueller Prozesse.

ROI typischerweise nach drei bis sechs Monaten ergibt sich hauptsächlich durch Reduktion des administrativen HR-Aufwands um bis zu 25 Prozent und Vermeidung von Lohnabrechnungsfehlern. Die automatisierte Berechnung von Überstunden und Zuschlägen eliminiert manuelle Nacharbeiten, die in vielen Unternehmen mehrere Stunden pro Abrechnungsperiode beanspruchen. Zusätzliche Einsparungen entstehen durch optimierte Personaleinsatzplanung und Reduktion von Überbesetzungen. Die Amortisationsdauer verkürzt sich mit steigender Mitarbeiterzahl und Komplexität der Arbeitszeitmodelle.

Migration & Umstieg auf Papershift

Schneller Standard-Rollout ist für KMU unter 100 Mitarbeitern mit Standardanforderungen innerhalb von zwei bis vier Wochen realistisch. Die Implementierung umfasst Stammdatenpflege, Konfiguration der Arbeitszeitregeln, Einrichtung der Kostenstellen und Schulung der Administratoren. Papershift bietet strukturierte Onboarding-Prozesse mit definierten Meilensteinen, die typische Projektverzögerungen minimieren. Bei klaren Prozessen und einfachen Arbeitszeitmodellen kann die produktive Nutzung bereits nach zwei Wochen starten.

Kritischer Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Umstieg ist die präzise Definition der Arbeitszeitregeln vor Go-Live. Unsaubere Altdaten oder unklare Betriebsvereinbarungen verlängern Projekte deutlich, da nachträgliche Regelanpassungen aufwendig sind. Besonders bei Tarifverträgen mit zahlreichen Sonderregelungen empfiehlt sich eine detaillierte Analyse der Anforderungen vor Projektstart. Die Migration historischer Zeitdaten aus Altsystemen ist möglich, erfordert jedoch strukturierte CSV-Formate und Validierung der übernommenen Daten.

Change-Management ist essenziell für hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften. Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Änderungen vermeidet Projektverzögerungen. Transparente Kommunikation der Vorteile für Mitarbeiter – wie Self-Service-Funktionen für Urlaubsanträge und Einsicht in Arbeitszeitkonten – erhöht die Motivation zur aktiven Nutzung. Widerstände entstehen häufig durch Befürchtungen erhöhter Kontrolle, die durch sachliche Information über Datenschutz und Zugriffsrechte adressiert werden sollten.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Rechtssichere Zeiterfassung mit deutscher Compliance-DNA minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen durch Zoll, Finanzamt oder Gewerbeaufsicht durch GoBD-konforme, manipulationssichere Aufzeichnung.

Automatisierte Zuschlagsberechnung reduziert manuelle Fehler bei der Lohnabrechnung drastisch und spart HR-Teams durchschnittlich fünf Stunden Arbeitszeit pro Abrechnungsperiode.

Integrierte Schicht- und Zeitplanung eliminiert Medienbrüche zwischen Planung und Abrechnung, was Doppelerfassungen überflüssig macht und Konsistenz gewährleistet.

Mobile Zeiterfassung mit Geofencing ermöglicht dezentrale Teams präzise Dokumentation ohne zusätzlichen administrativen Aufwand für manuelle Erfassungen.

ISO-27001-Zertifizierung und EU-Hosting bieten nachweislich höchste Datensicherheit und DSGVO-Konformität, besonders relevant für regulierte Branchen.

Intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht schnelle Einarbeitung auch für technisch weniger versierte Anwender ohne umfangreiche Schulungen.

Herausforderungen:

Limitiertes Projektcontrolling macht Papershift für Agenturen oder Beratungen mit detailliertem Budgettracking und Projektmargen weniger geeignet als spezialisierte PM-Tools.

Konfigurationsaufwand bei komplexen Tarifverträgen erfordert sorgfältige Vorarbeit und möglicherweise Kompromisse bei sehr spezifischen Sonderregelungen.

Begrenzte Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche lässt wenig Spielraum für unternehmensindividuelle Anpassungen von Masken oder Workflows im Vergleich zu Enterprise-Lösungen.

Abhängigkeit von Internetverbindung bei der Web-Stempeluhr kann in Produktionsumgebungen mit instabiler Konnektivität problematisch sein, Offline-Modus in App mildert dies teilweise.

Standard-Reportings decken typische Anforderungen ab, komplexe Ad-hoc-Analysen oder hochspezialisierte Auswertungen erfordern jedoch Export und externe Tools.

Häufig gestellte Fragen zu Papershift

Wie aufwendig ist die Einführung von Papershift wirklich?

Bei klaren Prozessen und Standardanforderungen dauert die Implementierung zwei bis vier Wochen vom Kickoff bis zum produktiven Betrieb. Bei komplexen Regelwerken oder zahlreichen Schnittstellen zu Drittsystemen sollten zwei bis drei Monate eingeplant werden. Der Hauptaufwand liegt in der präzisen Definition der Arbeitszeitregeln und der Aufbereitung von Stammdaten, nicht in der Software-Konfiguration selbst. Papershift bietet strukturierte Onboarding-Prozesse mit definierten Meilensteinen, die typische Projektverzögerungen minimieren.

Ist Papershift DSGVO-konform und wo werden die Daten gespeichert?

Papershift ist vollständig DSGVO-konform mit ISO-27001-Zertifizierung und hostet alle Daten ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union, überwiegend in Deutschland. Die Software erfüllt sämtliche Anforderungen an Datenschutz, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Auftragsverarbeitungsverträge werden standardmäßig bereitgestellt. Regelmäßige externe Audits garantieren kontinuierliche Einhaltung der Sicherheitsstandards, was für Unternehmen mit strengen Datenschutz-Policies entscheidend ist.

Was passiert mit den Zeitdaten bei Vertragsbeendigung?

Bei Kündigung ermöglicht Papershift den vollständigen CSV-Export aller Zeiterfassungsdaten, Schichtpläne und Abwesenheiten. Der Zugriff auf das System bleibt für 30 Tage nach Vertragsende bestehen, um ausreichend Zeit für Datensicherung zu gewährleisten. Es existiert keine Vendor-Lock-in-Strategie, die Datenextraktion erschwert. Die exportierten Daten können in andere Systeme importiert oder für Archive genutzt werden, wobei Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht zu beachten sind.

Akzeptieren Mitarbeiter die digitale Zeiterfassung per App?

Erfahrungswerte zeigen hohe Akzeptanz, sobald Mitarbeiter die Self-Service-Vorteile erkennen – wie eigenständige Urlaubsanträge, jederzeitige Einsicht in Arbeitszeitkonten und transparente Überstundensalden. Entscheidend ist transparente Kommunikation der Benefits statt reiner Kontrollfokussierung. Widerstände entstehen häufig durch Befürchtungen erhöhter Überwachung, die durch sachliche Information über Datenschutz und Zugriffsrechte adressiert werden sollten. Die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Erfassungsmethoden zu wählen, erhöht die Akzeptanz zusätzlich.

Welche Schnittstellen bietet Papershift zu anderen Systemen?

Papershift verfügt über native Anbindungen zu gängigen Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV, Sage und Lexware mit validierten Exportformaten. Die REST-API ermöglicht eigene Integrationen zu ERP-Systemen, HR-Software oder internen Tools. Über Zapier lassen sich ohne Programmierkenntnisse Workflows zu über 5.000 Anwendungen aufbauen. CSV-Import und -Export bieten zusätzliche Flexibilität für individuelle Datenverarbeitung. Die API-Dokumentation ist öffentlich zugänglich und ermöglicht Entwicklern schnelle Implementierung eigener Integrationen.

Wie skaliert Papershift bei Unternehmenswachstum?

Das modulare Preismodell ermöglicht flexible Erweiterung bei steigender Mitarbeiterzahl ohne komplette Systemwechsel. Zusätzliche Funktionen wie erweiterte Reportings oder API-Zugang lassen sich bei Bedarf hinzubuchen. Die Cloud-Architektur skaliert automatisch mit wachsenden Datenmengen ohne Performance-Einbußen. Bis etwa 250 Mitarbeiter deckt Papershift typische Anforderungen vollständig ab, darüber hinaus sollte geprüft werden, ob spezialisierte Enterprise-Lösungen zusätzliche Vorteile bieten. Die Kostenstruktur bleibt auch bei Wachstum transparent und planbar.