Zeiterfassung & Buchung: Flexible Erfassungsmethoden über Web-Stempeluhr, mobile App mit Offline-Funktionalität oder stationäre Terminals mit RFID- und biometrischer Authentifizierung. Projekt- und Auftragszeiterfassung ermöglicht die direkte Zuordnung zu Kostenstellen. Automatische Pausenregelung und Rundungslogik entsprechen den gesetzlichen Vorgaben und verhindern manuelle Nachbearbeitungen.
Arbeitszeitmodelle & Compliance: Vollständige Abbildung von Gleitzeit, Schichtmodellen, Teilzeitregelungen und Mehrarbeitsvorgaben. Automatische Überstundenberechnung mit Soll-Ist-Abgleich liefert Echtzeitdaten zu Arbeitszeitsalden. Integrierte Prüfung gegen Arbeitszeitgesetz und Bundesurlaubsgesetz verhindert unzulässige Buchungen bereits bei der Eingabe.
Abwesenheiten & Workflows: Digitales Abwesenheitsmanagement für Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und weitere Abwesenheitsarten. Mehrstufige Genehmigungsworkflows mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen beschleunigen administrative Prozesse. Automatische Urlaubsberechnung nach Tarifverträgen und Betriebszugehörigkeit reduziert Berechnungsfehler.
Mitarbeiter-Selbstverwaltung: Self-Service-Portal bietet Mitarbeitern Einsicht in persönliche Zeitkonten, Urlaubssalden und Buchungshistorie. Korrekturanträge können direkt durch Mitarbeiter gestellt und digital genehmigt werden. Mobile App ermöglicht Zeiterfassung auch unterwegs ohne Internetverbindung.
Führung & Kontrolle: Echtzeit-Dashboards verschaffen Führungskräften Überblick über Anwesenheiten und Arbeitszeitkonten mit Ampel-Funktion bei Regelverstößen. Regelbasierte Alarme warnen automatisch bei Zeitverstößen wie fehlenden Pausenbuchungen oder Überschreitung der Höchstarbeitszeit. Standard- und Ad-hoc-Reports lassen sich in CSV, PDF oder Excel exportieren und individuell konfigurieren.
Integration & Schnittstellen: Nahtlose Anbindung an edlohn, DATEV, SAP und andere Payroll-Systeme minimiert Medienbrüche. REST-API ermöglicht die Anbindung von BI-Tools und individuellen Fachanwendungen. Mandantenfähigkeit unterstützt Konzernstrukturen mit zentraler Verwaltung bei gleichzeitiger Datentrennung.
Vollintegriertes eurodata-Ökosystem verbindet Zeiterfassung nahtlos mit der Lohnabrechnung über edlohn, ohne Medienbrüche oder Drittanbieter-Schnittstellen. Die Daten fließen automatisch und fehlerfrei in die Payroll-Systeme. Bei Unternehmen, die bereits das eurodata-Ökosystem nutzen, sinkt die Zahl der Korrekturschleifen in der Lohnabrechnung nach Herstellerangaben um 20-30 Prozent. Diese durchgängige Prozesskette vom ersten Zeitstempel bis zur Gehaltsüberweisung eliminiert typische Fehlerquellen beim Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen.
Tiefe D/A/CH-Compliance out-of-the-box geht über gesetzliche Grundlagen hinaus. Die Software bildet branchenspezifische Tarifverträge wie IG Metall, TVöD oder Tarifverträge des Einzelhandels sowie individuelle Betriebsvereinbarungen im Kernsystem ab. Die Regelwerke werden von Juristen gepflegt und bei Gesetzesänderungen oder neuen Tarifvertragsabschlüssen automatisch aktualisiert. Diese rechtliche Aktualität bietet praktischen Schutz im Arbeitsalltag und minimiert Bußgeldrisiken durch unzulässige Arbeitszeitbuchungen.
Maximale Bereitstellungsflexibilität unterscheidet edtime von den meisten modernen Zeiterfassungslösungen. Die Software steht als Cloud-Lösung, On-Premise-Installation oder Hybrid-Variante zur Verfügung. Die Cloud-Version basiert auf Kubernetes-Architektur in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren, während die On-Premise-Option vollständige Datenkontrolle im eigenen Rechenzentrum ermöglicht. Diese Wahlfreiheit adressiert unterschiedliche Compliance-Anforderungen und interne IT-Strategien – ein Vorteil für regulierte Branchen oder Unternehmen mit strengen Datenschutzrichtlinien.
Deutsches Rechenzentrum mit Datenhoheit bedeutet, dass eurodata eigene, geo-redundante Rechenzentren in Deutschland betreibt. Die Zeiterfassungsdaten verlassen nicht die Europäische Union, und Unternehmen haben direkte Ansprechpartner ohne Umweg über internationale Hyperscaler. Diese Konstellation bietet planbare Rechtssicherheit nach DSGVO und erfüllt auch erweiterte Datenschutzanforderungen öffentlicher Auftraggeber oder kritischer Infrastrukturen.
Einschränkungen betreffen vor allem die Implementierungsphase und spezialisierte Funktionen. Die erfolgreiche Einführung erfordert eine detaillierte Vorklärung aller Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge und Sonderfälle. Ohne gründliche Vorbereitung können Projekte 2-4 Monate länger dauern als ursprünglich geplant. Zudem fehlen KI-gestützte Funktionen für automatische Personalplanung, Kapazitätsprognosen oder prädiktive Schichtplanung, die spezialisierte Workforce-Management-Suiten bieten. Änderungen an Regelwerken erfordern häufig die Unterstützung durch Berater, was zwar die Compliance schützt, aber Ad-hoc-Anpassungen verlangsamt.
Mittelständische Industriebetriebe mit 50-1.000 Mitarbeitern profitieren besonders von der Software. Produzierendes Gewerbe mit Schichtbetrieb, komplexen Tarifverträgen und projektbezogener Zeiterfassung findet hier eine durchdachte Lösung. Die automatische Abbildung von IG-Metall-Regelungen und die Integration in bestehende ERP-Systeme reduzieren die manuelle Nacharbeit erheblich. Unternehmen mit mehreren Standorten können über Mandantenfähigkeit zentral steuern und dabei standortspezifische Regelungen abbilden.
Handels- und Logistikunternehmen mit variablen Arbeitszeiten benötigen flexible Systeme für Gleitzeit, Teilzeitmodelle und saisonale Schwankungen. Das Echtzeit-Dashboard verhindert ungeplante Überstunden durch frühzeitige Warnsignale. Die mobile App ermöglicht Zeiterfassung im Lager, auf der Ladefläche oder bei Außeneinsätzen, auch ohne Internetverbindung. Die automatische Synchronisation stellt sicher, dass Führungskräfte trotz dezentraler Arbeitsorganisation jederzeit Überblick behalten.
Konzerntöchter und Holdingstrukturen mit mehreren rechtlich selbständigen Einheiten erhalten durch Mandantenfähigkeit einheitliche Prozesse bei gleichzeitiger Datentrennung. Diese Konstellation ermöglicht konzernweite Standards in der Zeiterfassung, während die rechtlich geforderte Trennung der Personaldaten gewährleistet bleibt. Die Audit-Sicherheit steigt durch zentrale Regelwerke und einheitliche Compliance-Prüfungen über alle Gesellschaften hinweg.
Öffentlicher Dienst und Verwaltung mit hohen Compliance-Anforderungen und Präferenz für On-Premise-Lösungen finden in edtime eine passende Option. Die Unterstützung von TVöD-Regelungen und die Möglichkeit, Daten im eigenen Rechenzentrum zu halten, erfüllen spezifische Anforderungen öffentlicher Arbeitgeber. Die detaillierte Dokumentation aller Zeitbuchungen und Genehmigungsprozesse unterstützt interne Revisionen und externe Prüfungen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Cloud-Architektur mit deutscher Datenhaltung bildet das technische Fundament der SaaS-Variante. edtime basiert auf einer Kubernetes-basierten Microservices-Architektur, die automatisch mit der Nutzerzahl skaliert und kontinuierlich aktualisiert wird. Die Daten liegen in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren, was für datenschutzsensible Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder öffentliche Verwaltung einen entscheidenden Standortvorteil darstellt. Die Architektur gewährleistet hohe Verfügbarkeit durch geo-redundante Datenhaltung.
Die Software bildet nicht nur Standard-Arbeitszeitmodelle ab, sondern auch komplexe Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Rundungsregeln, Pausenvorgaben und Überstundenlogik sind nach Arbeitszeitgesetz und Bundesurlaubsgesetz vorkonfiguriert. Bei Gesetzesänderungen erfolgen automatische Anpassungen durch das eurodata-Juristenteam. Diese praxiserprobten Regelwerke reduzieren den Konfigurationsaufwand bei der Implementierung erheblich, sofern Standardszenarien des deutschen Mittelstands vorliegen.
Mobile-First mit Offline-Funktionalität ermöglicht Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung. Die mobile App synchronisiert Buchungen automatisch, sobald wieder Netzwerkverbindung besteht. Diese Funktion ist wertvoll für Außendienstmitarbeiter, Monteure oder Lagerpersonal in Bereichen mit unzuverlässiger Netzabdeckung. Biometrische Authentifizierung am Terminal verhindert sogenanntes "Buddy Punching", bei dem Kollegen füreinander stempeln. Die Kombination aus Flexibilität und Manipulationsschutz unterstützt sowohl mobile als auch stationäre Arbeitskontexte.
eurodata ist kein reiner Softwarehersteller, sondern bietet das komplette Ökosystem aus einer Hand: eigene Rechenzentren, Lohnabrechnung über edlohn, IT-Outsourcing und umfassende Beratung. Diese Konstellation reduziert Schnittstellenrisiken erheblich. Unternehmen haben nur einen Vertragspartner für HR-IT und Payroll, was Abstimmungsaufwand minimiert und Verantwortlichkeiten klar definiert. Die End-to-End-Verantwortung schafft Planungssicherheit bei komplexen HR-IT-Projekten.
Mit circa 1.500 Mitarbeitern und 40 Jahren Payroll-Expertise im deutschen Mittelstand gehört eurodata zu den etablierten Anbietern in diesem Segment. Die hohe Vertragsverlängerungsrate von laut Hersteller über 90 Prozent und der persönliche Support mit festen Ansprechpartnern werden in Kundenreferenzen regelmäßig hervorgehoben. Die finanzielle Stabilität und langjährige Marktpräsenz bieten Sicherheit bei Investitionen in langfristige Systemlandschaften. Die Entwicklungsteams arbeiten nach Scrum, nutzen moderne DevOps-Praktiken und kooperieren mit Hochschulen für KI-Forschung. Die Roadmap wird halbjährlich kommuniziert, aktuell liegen Schwerpunkte auf UX-Modernisierung, erweiterten Integrationen und Cloud-native Features.
Die offene REST-API bietet Zugriff auf alle Kernfunktionen: Stammdaten, Zeitbuchungen, Abwesenheiten und Saldi. Sie ist per OpenAPI/Swagger dokumentiert, ein .NET SDK erleichtert die Integration für Microsoft-Umgebungen. OAuth2-Authentifizierung gewährleistet sichere API-Zugriffe nach modernem Standard. Diese technische Offenheit ermöglicht die Anbindung von Business-Intelligence-Tools, individuellen Fachanwendungen oder unternehmenseigenen Portallösungen ohne proprietäre Middleware.
Standard-Konnektoren zu gängigen HR- und Payroll-Systemen reduzieren den Integrationsaufwand. Vorkonfigurierte Schnittstellen bestehen zu edlohn als native Integration, DATEV über LODAS-Schnittstelle, SAP HCM/ERP sowie gängigen biometrischen Terminals von Herstellern wie Datafox, PCS oder Kaba. Für individuelle Integrationsszenarien stehen technische Consultants zur Verfügung, die sowohl die fachliche als auch technische Seite abdecken. Die Erfahrung aus zahlreichen Integrationsprojekten beschleunigt die Anbindung an bestehende Systemlandschaften.
Höchste Sicherheitsstandards gehören zum Grundkonzept der Lösung. TLS 1.2+ verschlüsselt die Datenübertragung, AES-256-Verschlüsselung schützt Daten im Ruhezustand. Regelmäßige externe Penetrationstests und DSGVO-Konformität mit Auftragsverarbeitungsvertrag sind implementiert. Nach Herstellerangaben gab es keine bekannten Datenschutzvorfälle in der Unternehmenshistorie – ein Qualitätsmerkmal in dieser besonders sensiblen Branche. Die ISO 27001-Zertifizierung der Rechenzentren wird jährlich erneuert und extern auditiert.
edtime folgt einem modularen Lizenzaufbau – Unternehmen zahlen nur für tatsächlich genutzte Funktionen. Die Basis-Zeiterfassung lässt sich durch optionale Module wie erweiterte mobile App-Funktionen, zusätzliche API-Zugriffe oder weitere Terminal-Lizenzen ergänzen. Die Lizenzierung erfolgt nach Mitarbeiterzahl mit Staffelpreisen, wobei größere Organisationen von Mengenrabatten profitieren. Das SaaS-Modell umfasst Wartung, Updates und Hosting in der monatlichen Gebühr. On-Premise-Installationen erfordern zusätzlich jährliche Wartungsgebühren, die typischerweise 15-25 Prozent des Lizenzpreises betragen.
Die Total Cost of Ownership über 5 Jahre liegt für mittelständische Unternehmen mit 250 Mitarbeitern in der SaaS-Variante im mittleren fünf- bis unteren sechsstelligen Bereich. Diese Kalkulation umfasst Implementierung, Schulung, laufende Lizenzen und optionale Terminals. On-Premise-Installationen erfordern zusätzlich Server-Hardware, Betriebssystem- und Datenbank-Lizenzen sowie interne IT-Ressourcen. Häufig unterschätzt werden Aufwände für Patch-Management, Security-Updates und Backup-Konzepte, die bei Cloud-Lösungen im Service enthalten sind.
Der Return on Investment entsteht durch Automatisierung und Compliance-Sicherheit. Typische Amortisationszeiten liegen zwischen 12 und 36 Monaten. Die Zeitersparnis resultiert aus 20-30 Prozent weniger administrativem Aufwand in der Zeiterfassung, Reduktion von Lohn-Korrekturschleifen um etwa 20 Prozent und Vermeidung von Bußgeldern durch gesetzeskonforme Prozesse. Die Zeitersparnis in HR- und Payroll-Abteilungen liegt laut Kundenreferenzen bei bis zu 3 Arbeitstagen pro Monat, was bei mehrköpfigen Teams erhebliche Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzt.
Der strukturierte Implementierungsprozess gliedert sich in klar definierte Phasen über 2-6 Monate. Nach der Analyse bestehender Workflows folgt die Systemkonfiguration, anschließend die Datenmigration aus Excel, CSV-Dateien oder Fremdsystemen. Ein Testbetrieb von 2-4 Wochen im Parallelbetrieb sichert die Qualität vor dem Go-Live. Die Hypercare-Phase danach fängt Anlaufschwierigkeiten auf. Für Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitern sind realistisch 2-4 Monate anzusetzen, bei 200-1.000 Mitarbeitern mit komplexen Anforderungen 4-8 Monate.
Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Vorbereitung beim Kunden. Die häufigste Projektverzögerung entsteht durch unklare Arbeitszeitmodelle oder schlechte Datenqualität in Altsystemen. Investitionen vor Projektstart in eine detaillierte Klärung aller Tarifverträge, Sonderfälle und Betriebsvereinbarungen zahlen sich aus. Eine vollständige Dokumentation aller aktuellen Regelungen, eine bereinigte Stammdatenbasis und frühzeitige Benennung interner Testressourcen sparen Monate in der Projektlaufzeit. Die Erfahrung zeigt, dass gut vorbereitete Projekte schneller und mit höherer Anwenderakzeptanz abgeschlossen werden.
Ein umfassendes Schulungskonzept begleitet die Einführung. Administrator-Trainings dauern 2-3 Tage und decken Systemkonfiguration, Regelwerkspflege und Auswertungen ab. End-User-Schulungen von einem Tag vermitteln die tägliche Bedienung und Self-Service-Funktionen. Ergänzend stehen Online-Webinare und ein eLearning-Portal zur Verfügung. Der persönliche Support mit festen Ansprechpartnern und eine Hotline mit 24/5-Verfügbarkeit sowie Service-Level-Agreement unter 4 Stunden für kritische Störungen sichern den laufenden Betrieb ab.
Vorteile:
Rechtssicherheit auf höchstem Niveau: Automatische Prüfung gegen Arbeitszeitgesetz und Bundesurlaubsgesetz sowie Abbildung branchenspezifischer Tarifverträge minimiert Bußgeldrisiken erheblich
Nahtlose Payroll-Integration: Besonders bei bestehenden eurodata-Kunden entstehen keine Medienbrüche, Korrekturschleifen in der Lohnabrechnung sinken um etwa 20 Prozent
Maximale Bereitstellungsflexibilität: Cloud, On-Premise oder Hybrid-Modell ermöglichen Kontrolle über Datenhoheit und Hosting-Strategie je nach Compliance-Anforderungen
Deutsches Rechenzentrum: Vollständige Datenhaltung in Deutschland mit direkten Ansprechpartnern schafft Planungssicherheit nach DSGVO
Umfassende Mandantenfähigkeit: Konzernstrukturen mit mehreren rechtlichen Einheiten profitieren von zentraler Verwaltung bei gleichzeitiger Datentrennung
Praxiserprobte Regelwerke: Vorkonfigurierte Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen für typische Mittelstandsszenarien reduzieren Konfigurationsaufwand
Herausforderungen:
Hoher Vorbereitungsaufwand: Detaillierte Klärung aller Arbeitszeitmodelle und Sonderfälle vor Projektstart erforderlich, sonst drohen Verzögerungen von 2-4 Monaten
Begrenzte KI-Funktionen: Keine automatische Personalplanung, Kapazitätsprognosen oder prädiktive Schichtplanung wie bei spezialisierten Workforce-Management-Suiten
Eingeschränkte End-User-Konfiguration: Änderungen an Regelwerken erfordern meist Unterstützung durch Berater, was zwar Compliance schützt, aber Ad-hoc-Anpassungen verlangsamt
Wirtschaftlichkeit bei kleinen Betrieben: Für Unternehmen unter 50 Mitarbeitern ohne komplexe Compliance-Anforderungen ist die Lösung häufig überdimensioniert
Preistransparenz: Konkrete Preislisten sind nicht öffentlich verfügbar, individuelle Angebote erschweren den direkten Kostenvergleich mit Wettbewerbern
Lernkurve bei Erst-Digitalisierung: Unternehmen, die von Excel oder Papier-basierten Systemen kommen, benötigen intensivere Einarbeitungszeit
edtime richtet sich gezielt an den deutschen Mittelstand mit komplexen Compliance-Anforderungen und tiefer Payroll-Integration. Während Low-Cost-Lösungen schneller implementiert und kostengünstiger sind, bietet edtime Out-of-the-box-Abbildung branchenspezifischer Tarifverträge, automatische Prüfung gegen deutsches Arbeitsrecht und flexible Bereitstellungsmodelle. Die höheren Kosten amortisieren sich durch Zeitersparnis in der Lohnabrechnung, Reduktion von Korrekturschleifen und Rechtssicherheit. Für Unternehmen mit einfachen Arbeitszeitmodellen und weniger als 50 Mitarbeitern sind Cloud-native Lösungen wirtschaftlicher, während regulierte Branchen oder Betriebe mit komplexen Tarifverträgen von edtime profitieren.
Für Betriebe unter 50 Mitarbeitern ohne komplexe Arbeitszeitmodelle, Schichtbetrieb oder besondere Compliance-Anforderungen ist edtime häufig überdimensioniert. Die Implementierungskosten, der Funktionsumfang und die Einarbeitungszeit rechnen sich primär ab 50-100 Mitarbeitern oder bei hohen Compliance-Anforderungen. Kleinere Betriebe mit einfachen Gleitzeit- oder Standard-Arbeitszeitmodellen erreichen mit schlanken Cloud-Lösungen schneller die Produktivität und niedrigere Gesamtkosten. Die Investition in edtime lohnt sich besonders, wenn bereits eine eurodata-Lohnabrechnung genutzt wird oder komplexe Tarifverträge abzubilden sind.
Offiziell sind 2-6 Monate je nach Unternehmensgröße veranschlagt. In der Praxis hängt die Dauer stark von der Vorbereitungsqualität ab. Bei gut dokumentierten Arbeitszeitmodellen, sauberen Stammdaten und verfügbaren internen Testressourcen sind 3-4 Monate für mittelgroße Unternehmen realistisch. Ohne gründliche Vorbereitung, bei unklaren Betriebsvereinbarungen oder schlechter Datenqualität in Altsystemen können schnell 6-8 Monate entstehen. Die Investition in eine mehrtägige Vorprojektphase zur Klärung aller Regelungen und Datenbereinigung spart erhebliche Zeit im Hauptprojekt. Unternehmen mit besonders komplexen Tarifverträgen oder vielen Sonderfällen sollten von Anfang an längere Projektzeiträume einplanen.
edtime bietet native Integration zu edlohn mit automatischem Datenaustausch ohne Medienbrüche. Für DATEV-Systeme existiert eine vorkonfigurierte LODAS-Schnittstelle. SAP HCM und SAP ERP sind über Standard-Konnektoren angebunden. Die offene REST-API ermöglicht zudem die Anbindung weiterer Payroll-Systeme wie Sage, Lexware oder individueller Lösungen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, Fehlerprotokolle erleichtern die Fehlersuche bei abgelehnten Datensätzen. Für nicht-standardisierte Integrationen unterstützen technische Consultants bei der Implementierung. Die tiefste Integration und geringste Fehlerquote entsteht bei der Nutzung des eurodata-Ökosystems aus edtime und edlohn.
Das Berechtigungskonzept ist konfigurierbar. Standardmäßig können Mitarbeiter über das Self-Service-Portal Korrekturanträge stellen, die dann durch Vorgesetzte digital genehmigt werden müssen. Dieser Workflow verhindert Manipulationen und schafft Compliance-sichere Audit-Trails. Für bestimmte Mitarbeitergruppen oder Korrekturen innerhalb definierter Zeitfenster lassen sich auch Direktkorrekturen ohne Genehmigungsschritt freigeben. Alle Änderungen werden protokolliert mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Das mehrstufige Berechtigungskonzept ermöglicht fein granulare Regelungen je nach Organisationsstruktur und Vertrauenskultur im Unternehmen.
edtime unterstützt verschiedene Erfassungsmethoden je nach Arbeitsumgebung. Browserbasierte Web-Stempeluhr funktioniert auf jedem Gerät mit Internetbrowser. Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen Erfassung unterwegs mit Offline-Funktionalität. Stationäre Terminals mit RFID-Kartenleser oder biometrischer Authentifizierung (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) eignen sich für Produktionshallen oder Eingangsbereiche. Gängige Terminal-Hersteller wie Datafox, PCS oder Kaba sind über Standard-Konnektoren angebunden. Die Hardwarewahl hängt von Sicherheitsanforderungen, Mitarbeiteranzahl am Standort und Arbeitsumgebung ab – eurodata berät bei der Auswahl passender Terminal-Lösungen im Rahmen der Implementierung.
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