TimeCamp | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Intelligente Zeiterfassung: Automatisches Tracking im Hintergrund mit AI-gestützter Aktivitätskategorisierung, manueller Timer mit Start/Stopp und intelligenter Pausenverwaltung, Offline-Erfassung mit Synchronisation bis zu 60 Tage später, automatische Inaktivitätserkennung mit Wiederaufnahme-Option

Projekt- & Aufgabenverwaltung: Hierarchische Strukturen von Projekt über Meilenstein bis zur einzelnen Aufgabe, flexible Zuweisung von Zeiteinträgen zu Projekten, Tasks und Kunden, Budget-Tracking mit automatischen Alarmen bei Überschreitung, Stundensätze und Pauschalbeträge pro Projekt oder Kunde

Abrechnung & Finanzen: Automatisierte Rechnungserstellung als PDF, Integration mit PayPal, Xero und QuickBooks für direkte Zahlungsabwicklung, detaillierte Kostenreports nach Nutzer, Projekt oder Kunde, Export als CSV, PDF und Excel für externe Auswertungen

Anwesenheits- & Ressourcenmanagement: Erfassung von Urlaubs-, Krank- und Abwesenheitstagen, Timesheets mit Überblick über Teamauslastung, rollenbasierte Rechteverwaltung für verschiedene Teamgrößen

Integrationen & Schnittstellen: Native Anbindung an über 50 Tools wie Asana, Trello, Jira, Slack und GitHub, offene REST-API und Webhook-Unterstützung für individuelle Workflows, Zapier-Connector für über 1.000 weitere Anwendungen, Single Sign-On mit SAML 2.0 für Enterprise-Kunden

Mobile & Desktop: Native Apps für iOS und Android mit GPS-Check-in, Desktop-Clients für Windows, macOS und Linux, Browser-Extension für automatisches Tracking im Web

🟨 Besonderheiten – Was macht TimeCamp einzigartig?

Machine Learning für automatische Zeiterfassung unterscheidet TimeCamp von den meisten Wettbewerbern. Die proprietäre AI-Engine erkennt wiederkehrende Aktivitätsmuster und ordnet diese automatisch den richtigen Projekten zu. Nach einer kurzen Lernphase von ein bis zwei Wochen erfasst die Software Arbeitszeiten im Hintergrund und kategorisiert sie selbstständig – Anwender müssen nur noch kontrollieren statt manuell nachzutragen. Herstellerstudien zeigen, dass dadurch bis zu 20% der Zeit für die Zeiterfassung eingespart werden kann.

Außergewöhnlich langer Offline-Modus ermöglicht eine Synchronisationsspanne von bis zu 60 Tagen. Diese Funktion übertrifft die meisten konkurrierenden Lösungen deutlich und eignet sich besonders für Außendienst, Baustellen oder Dienstreisen ohne verlässliche Internetverbindung. Zeiteinträge gehen nicht verloren, auch wenn längere Phasen ohne Netzanbindung auftreten.

Echter Freemium-Tarif ohne versteckte Beschränkungen bietet einen vollwertigen kostenlosen Plan für Einzelnutzer mit unbegrenzten Projekten und allen Kernfunktionen. Anders als bei vielen Konkurrenten gibt es kein verstecktes Ablaufdatum und keine Kreditkarte ist erforderlich. Die Lösung eignet sich ideal für ausgiebige Tests oder für Soloselbstständige mit begrenztem Budget.

Enterprise-Grade Sicherheit im Mittelstandspreis liefert SOC 2 Type II-Zertifizierung und wählbare Datenresidenz in der EU oder den USA bereits ab dem Basic-Tarif. Diese Standards findet man üblicherweise nur bei hochpreisigen Enterprise-Lösungen. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen stellt dies einen erheblichen Vorteil dar.

Einschränkungen betreffen die ausschließliche Cloud-Verfügbarkeit ohne On-Premise-Option und das Fehlen nativer Gantt-Chart-Planung oder umfassender Ressourcenmanagement-Funktionen. TimeCamp ist primär ein Zeiterfassungs- und Kostenkontroll-Tool, kein vollständiges Projektmanagement-System mit erweiterter Planungsfunktionalität.

🟩 Empfehlung – Wer sollte TimeCamp wählen?

Agenturen und Beratungsunternehmen mit 5-50 Mitarbeitenden profitieren am meisten von der automatischen Zeiterfassung und den detaillierten Projektkostenreports. Die Kombination aus Tracking, Budgetkontrolle und direkter Rechnungsstellung reduziert Abrechnungszyklen spürbar. Besonders wertvoll zeigt sich die transparente Darstellung abrechenbarer versus nicht-abrechenbarer Stunden, die sogenanntes „Leakage" aufdeckt und die Profitabilität einzelner Projekte sichtbar macht.

IT- und Entwicklungsteams mit agilen Workflows finden in der nahtlosen Integration in Entwickler-Tools wie GitHub, Jira oder Azure DevOps einen erheblichen Mehrwert. Die offene API ermöglicht eine automatisierte Zeiterfassung direkt aus dem bestehenden Workflow. Die AI-Kategorisierung lernt Ticket-Systeme und Code-Repositories kennen und ordnet Arbeitszeiten automatisch den entsprechenden Projekten zu.

Freelancer und Soloselbstständige erhalten bereits im kostenlosen Plan alle Grundfunktionen für professionelle Zeiterfassung und Abrechnung. Die Software skaliert flexibel mit wachsenden Anforderungen – ohne Vertragsbindung oder komplizierte Upgrade-Prozesse. Der niedrige Einstieg ermöglicht eine risikofreie Evaluation im echten Arbeitsalltag.

KMU mit Compliance-Anforderungen benötigen oft GDPR-Konformität und nachweisbare Sicherheitsstandards für Kundenaudits. TimeCamp bietet mit SOC 2 Type II-Zertifizierung und EU-Datenresidenz ein außergewöhnlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu klassischen Enterprise-Lösungen. Besonders für Unternehmen im Finanzdienstleistungs- oder Beratungssektor mit strengen regulatorischen Vorgaben stellt dies einen entscheidenden Vorteil dar.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Automatisierungsgrad: Die Bereitschaft, automatisches Tracking zuzulassen, entscheidet über den Nutzen. TimeCamps Hauptstärke liegt in der intelligenten Automatisierung, die allerdings eine gewisse Transparenz der Arbeitsabläufe voraussetzt.

2. Integrationslandschaft: Die tatsächlich genutzten Tools sollten nativ unterstützt werden oder eine API-Anbindung ermöglichen. Bei SAP, Oracle oder spezialisierten Branchenlösungen können zusätzliche Entwicklungsaufwände entstehen.

3. Projektkosten-Transparenz: Unternehmen mit projektbasierter Abrechnung und dem Bedarf nach detaillierter Budgetüberwachung finden in TimeCamp deutlich mehr Tiefe als in einfachen Timer-Tools wie Clockify.

4. Compliance und Datenschutz: Bei strengen Anforderungen durch Kunden aus dem Bankensektor, öffentliche Auftraggeber oder EU-Unternehmen sind die Zertifizierungen und die EU-Datenresidenz oft kaufentscheidende Faktoren.

Details zur Zeiterfassungssoftware: TimeCamp

Technologische Basis bildet eine moderne Microservices-Architektur auf AWS-Infrastruktur, die hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit garantiert. Der Offline-First-Ansatz der Desktop- und Mobile-Clients sorgt für ununterbrochenes Arbeiten auch ohne Internetverbindung. Nach Wiederherstellung der Netzanbindung synchronisieren die Clients automatisch alle lokal gespeicherten Zeiteinträge – bis zu 60 Tage rückwirkend.

Die besondere Stärke in der Praxis liegt in der Reduzierung des administrativen Aufwands durch die AI-Engine. Nach einer Einlernphase von ein bis zwei Wochen arbeitet das System weitgehend selbstständig. Nutzer berichten von 30% besserer Kostentransparenz in projektbasierten Geschäftsmodellen, da die Software auch Zeit erfasst, die bei manueller Eingabe häufig vergessen wird oder nicht zugeordnet werden kann.

Grenzen transparent benannt: TimeCamp bietet keine integrierte Ressourcenplanung oder Gantt-Charts für komplexe Projektphasen. Bei sehr großen Datenbeständen mit über 5.000 Zeiteinträgen kann es zu Performance-Einbußen bei der Berichtserstellung kommen. Die mobile App zeigt in Nutzerbewertungen gelegentlich Stabilitätsprobleme, wird aber kontinuierlich verbessert. Unternehmen mit zwingender On-Premise-Anforderung sind von der Nutzung ausgeschlossen.

Wissenswertes zum Anbieter: TimeCamp Inc.

Solide Marktpräsenz kennzeichnet das Unternehmen, das 2009 in Polen gegründet wurde und seinen Hauptsitz in New York hat. Mit über 15 Jahren Markterfahrung gehört TimeCamp zu den etablierten Anbietern im Mittelfeld zwischen Startup und Marktführer. Die Nutzerbasis umfasst nach Unternehmensangaben über 18.000 Organisationen weltweit, von Einzelpersonen bis zu mittelgroßen Unternehmen.

Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Methoden mit öffentlicher Roadmap und aktiver Nutzer-Community. Regelmäßige Updates erfolgen wöchentlich bis bi-wöchentlich für Bugfixes, quartalsweise für größere Features. Diese kontinuierliche Produktentwicklung zeigt sich in einer lebendigen Weiterentwicklung der Plattform. Der Support erfolgt multilingual in Englisch, Deutsch und Polnisch mit Standard-E-Mail-Support und 24-Stunden-Reaktionszeit. Enterprise-Kunden erhalten einen dedizierten Customer Success Manager mit einem Service Level Agreement von unter vier Stunden.

Technische Details & Integration

API-Qualität übertrifft den Branchendurchschnitt mit einer offenen, gut dokumentierten REST-API. Die Authentifizierung erfolgt über OAuth 2.0 und API Keys. Die Dokumentation enthält interaktive Beispiele auf Basis von Swagger/OpenAPI und Code-Samples in verschiedenen Programmiersprachen. Entwickler finden hier eine solide Basis für individuelle Anbindungen und Automatisierungen.

Integrations-Tiefe zeigt sich in nativen Konnektoren für alle gängigen Projektmanagement-Tools und Buchhaltungssysteme. Für SAP, Oracle oder spezielle Branchenlösungen sind individuelle Entwicklungen über die API oder iPaaS-Dienste wie Zapier oder Make.com erforderlich. Hier entstehen potenzielle Zusatzkosten, die in die Gesamtkalkulation einfließen sollten. Die Browser-Extension ermöglicht automatisches Tracking direkt aus Web-Anwendungen wie Gmail, Salesforce oder Zendesk.

Sicherheitsarchitektur umfasst TLS 1.2+ für die Datenübertragung und AES-256-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand. SOC 2 Type II-zertifizierte Prozesse gewährleisten standardisierte Sicherheitsverfahren. Regelmäßige externe Penetrationstests finden statt, wobei detaillierte Ergebnisse nicht öffentlich verfügbar sind. Die Möglichkeit zur Wahl der Datenresidenz zwischen EU- und US-Rechenzentren ermöglicht die Einhaltung regionaler Datenschutzanforderungen.

Kosten & Preismodell

Transparente Staffelung bietet vier Haupttarife: Free für einen Nutzer mit unbegrenzten Projekten und Kernfunktionen, Basic ab 5 USD pro Nutzer und Monat mit erweiterten Reports und Integrationen, Pro ab 7 USD pro Nutzer und Monat mit automatischer Zeiterfassung und Rechnungsstellung sowie Enterprise mit individueller Preisgestaltung und dedizierten Supportleistungen. Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich, beide Varianten sind monatlich kündbar.

TCO-Beispiel für 10 Nutzer über drei Jahre zeigt die Gesamtkosten: Lizenzkosten im Basic-Plan betragen circa 1.800 USD, initiale Implementierung circa 150 USD, laufende Administration circa 1.800 USD, Schulungen circa 100 USD. Die Gesamtkosten liegen bei etwa 3.850 USD über drei Jahre. Return on Investment zeigt sich oft bereits nach drei bis sechs Monaten durch reduzierte Abrechnungsfehler, bessere Projektkostenkenntnis und verbesserte Teamauslastung.

Versteckte Kosten beachten: Zusätzliche iPaaS-Lizenzen für erweiterte Integrationen über Zapier starten ab circa 20 USD pro Monat. Externe Schulungen können bei größeren Teams erforderlich werden. Keine Zusatzkosten entstehen für Datenspeicher in Standard-Szenarien. Bei sehr großen Teams über 250 Nutzer sollten individuelle Angebote mit Volumenrabatten eingeholt werden.

Migration & Umstieg auf TimeCamp

Migrationspfade ermöglichen CSV- oder Excel-Import für bestehende Timesheets. Direktimport funktioniert aus Toggl, Harvest und Clockify. Ein Test-Account mit vollem Funktionsumfang steht zur Verfügung – eine Pilotphase von zwei bis vier Wochen mit realen Projektdaten wird empfohlen. So lassen sich die automatischen Kategorisierungsmuster trainieren und die Akzeptanz im Team testen.

Typische Implementierungszeiten variieren nach Organisationsgröße: Freelancer und Kleinunternehmen mit ein bis fünf Nutzern benötigen weniger als einen Tag. KMU mit 5 bis 50 Nutzern planen ein bis drei Wochen inklusive Schulung und Projektstruktur-Setup ein. Mittelständische Unternehmen mit 50 bis 250 Nutzern sollten ein bis drei Monate mit Workshops, Pilotierung und schrittweisem Rollout einkalkulieren.

Kritische Erfolgsfaktoren entscheiden über Akzeptanz und Nutzen: Top-Management-Unterstützung ist entscheidend, da automatische Zeiterfassung Transparenz schafft, die manche Mitarbeitende als Kontrolle empfinden könnten. Klare Kommunikation des „Warum" – Projektkostentransparenz und bessere Ressourcenplanung statt Mitarbeiterkontrolle – erhöht die Akzeptanz erheblich. Iteratives Vorgehen mit einem Pilotteam und Feedback-Schleifen bewährt sich besser als ein Big-Bang-Rollout über die gesamte Organisation.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Beste Automatisierung in der Preisklasse durch die proprietäre AI-Engine, die nach kurzer Lernphase Arbeitszeiten weitgehend selbstständig kategorisiert und den administrativen Aufwand deutlich reduziert

Außergewöhnlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis besonders für KMU, die Enterprise-Funktionen wie SOC 2-Zertifizierung und EU-Datenresidenz benötigen, aber nicht die Preise klassischer Enterprise-Software zahlen können

Enterprise-Sicherheitsstandards bereits im Basis-Tarif mit SOC 2 Type II-Zertifizierung, AES-256-Verschlüsselung und wählbarer EU-Datenresidenz – wichtig für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen

Vollwertiger kostenloser Plan ohne versteckte Beschränkungen oder Ablaufdatum, ideal für Soloselbstständige und ausgiebige Tests vor einer Kaufentscheidung

Umfangreiche native Integrationen in über 50 gängige Tools sowie offene API für individuelle Workflows, wodurch die Software in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden kann

Langer Offline-Modus bis 60 Tage verhindert Datenverlust bei Außendienst, Baustellen oder Dienstreisen und übertrifft die meisten Wettbewerber deutlich

Herausforderungen:

Nutzerakzeptanz bei automatischer Zeiterfassung erfordert aktives Change-Management und klare Kommunikation, da Mitarbeitende die Transparenz als Kontrolle empfinden können

Fehlende native Gantt-Charts und begrenzte Ressourcenplanung können bei Teams mit starkem Projektmanagement-Fokus den Einsatz zusätzlicher Tools erforderlich machen

Cloud-only-Ansatz ohne On-Premise-Option schließt Unternehmen mit zwingenden Anforderungen an lokale Datenhaltung kategorisch aus

Performance-Einbußen bei sehr großen Datenbeständen über 5.000 Zeiteinträge können die Berichtserstellung verlangsamen

Mobile App zeigt gelegentlich Stabilitätsprobleme laut Nutzerbewertungen, wird aber kontinuierlich verbessert

Zusatzkosten für erweiterte Integrationen über iPaaS-Dienste wie Zapier können bei komplexen Systemlandschaften entstehen

Häufig gestellte Fragen zu TimeCamp

Ist TimeCamp GDPR-konform und wo werden meine Daten gespeichert?

TimeCamp ist vollständig GDPR-konform und bietet ein Data Processing Agreement. Kunden können zwischen EU- und US-Datenresidenz wählen, was besonders für deutsche Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen relevant ist. Die EU-Server befinden sich in Irland und gewährleisten die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards. Die Wahl der Datenresidenz erfolgt bei der Kontoerstellung und kann später nur durch den Support geändert werden.

Wie genau funktioniert die AI-Kategorisierung von Arbeitszeiten?

Die Machine-Learning-Engine analysiert über ein bis zwei Wochen die Arbeitsmuster eines Nutzers – verwendete Anwendungen, besuchte Websites und bearbeitete Dokumente. Basierend auf diesen Daten schlägt sie automatisch Projekt-Zuordnungen vor oder ordnet Zeiteinträge direkt zu. Nutzer behalten jederzeit die Kontrolle und können Kategorisierungen korrigieren. Aus diesen Korrekturen lernt das System und verbessert seine Zuordnungsgenauigkeit kontinuierlich.

Was passiert bei Internetausfall oder fehlender Netzverbindung?

Die Desktop- und Mobile-Apps arbeiten vollständig offline und speichern alle Zeiteinträge lokal auf dem Gerät. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, synchronisieren sie automatisch alle gesammelten Daten – bis zu 60 Tage rückwirkend. Keine Zeiteinträge gehen verloren, selbst bei längeren Perioden ohne Netzanbindung. Diese Funktion eignet sich besonders für Außendienst-Mitarbeitende oder Baustellen ohne stabile Verbindung.

Kann TimeCamp für gesetzlich verpflichtende Arbeitszeiterfassung genutzt werden?

Die Software erfüllt die technischen Anforderungen des EuGH-Urteils zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Sie dokumentiert Arbeitszeiten lückenlos und manipulationssicher. Die organisatorische Umsetzung – Prozesse, Betriebsvereinbarungen, Datenschutzfolgenabschätzung – liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Bei Einführung in Deutschland wird die Einbindung des Betriebsrats empfohlen, insbesondere bei automatischer Zeiterfassung im Hintergrund.

Wie kompliziert ist die Einrichtung und wie lange dauert die Implementierung?

Für Einzelnutzer oder kleine Teams mit bis zu fünf Personen dauert die Einrichtung weniger als zwei Stunden bis zur produktiven Nutzung. Größere Organisationen sollten ein bis drei Wochen für strukturierte Einführung einplanen, inklusive Projektstruktur-Setup und Teamschulung. TimeCamp bietet umfangreiche Video-Tutorials, eine Knowledge Base und Live-Onboarding-Sessions. Die AI-Kategorisierung benötigt ein bis zwei Wochen Lernzeit, um präzise automatische Zuordnungen vorzunehmen.

Gibt es versteckte Kosten oder zusätzliche Gebühren?

Die Lizenzkosten sind transparent gestaffelt und enthalten Standard-Integrationen sowie Datenspeicher für typische Nutzungsszenarien. Zusatzkosten können entstehen bei erweiterten Integrationen über iPaaS-Dienste wie Zapier ab circa 20 USD pro Monat, individuellen API-Entwicklungen für spezielle Systemanbindungen oder Premium-Support-Paketen für Enterprise-Kunden. Für Datenspeicher oder die Anzahl der Projekte fallen keine zusätzlichen Gebühren an.