Zeiterfassung im Arbeitsalltag:
Automatisierung & Rechtssicherheit:
Planung & Organisation:
Auswertung & Schnittstellen:
Verwaltung & Sicherheit:
Hardware-Software aus einer Hand – Memtime entwickelt eigene Android-Tablet-Terminals, die vollständig auf die Cloud-Software abgestimmt sind. Diese Integration eliminiert Kompatibilitätsprobleme mit Drittanbieter-Hardware und gewährleistet garantierte Offline-Fähigkeit. Updates für Hardware und Software werden aufeinander abgestimmt ausgerollt. In der Praxis bedeutet dies zuverlässige Zeiterfassung auch bei Netzwerkproblemen auf Baustellen, in Lagerhallen oder Produktionsstätten, da die Terminals lokal speichern und automatisch synchronisieren.
Offline-First-Architektur für unterbrechungsfreies Arbeiten – Anders als viele Wettbewerber, die Offline-Funktionen nachträglich ergänzt haben, basiert Memtime grundlegend auf diesem Prinzip. Sowohl mobile Apps als auch Terminals funktionieren vollständig ohne Internetverbindung. Außendienstmitarbeiter in Funklöchern, Personal in Produktionshallen mit instabilem WLAN oder Beschäftigte auf abgelegenen Baustellen können ohne Unterbrechung stempeln. Die Datenintegrität bleibt dabei jederzeit erhalten.
Deutscher Compliance-Fokus mit eingebauter Rechtssicherheit – Die Software wurde von Grund auf für deutsches Arbeitsrecht konzipiert. Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, branchenspezifische Tarifverträge und die EuGH-Arbeitszeitrichtlinie sind nicht nachträglich aufgesetzt, sondern im Systemkern verankert. Das System verhindert aktiv Regelverstöße, beispielsweise durch automatische Pausenerzwingung oder Sperrung bei überschrittener Höchstarbeitszeit. Dies reduziert manuelle Kontrollen, minimiert Bußgeld-Risiken und liefert fertige Dokumentation für Betriebsprüfungen.
API-First-Konzept für maximale Integrationstiefe – Alle Funktionen der Benutzeroberfläche stehen auch über die REST-API zur Verfügung. Die umfassende Entwicklerdokumentation mit Swagger/OpenAPI-Spezifikation ermöglicht individuelle Integrationen in bestehende IT-Landschaften ohne Vendor-Lock-in. Daten können für individuelle Business-Intelligence-Analysen exportiert und in spezifische Unternehmensprozesse eingebunden werden.
Einschränkungen – Die Software bietet keine Biometrie-Terminals für Fingerabdruck- oder Gesichtsscans. Unternehmen mit dieser zwingenden Anforderung müssen auf andere Anbieter ausweichen. Die Reporting-Flexibilität innerhalb des Systems stößt bei hochindividuellen Berichtsdesigns an Grenzen; komplexe Spezialauswertungen erfolgen besser via Datenexport in externe BI-Tools. Zudem fehlt eine öffentliche Preisliste, was die Budgetplanung im Vorfeld erschwert und individuelle Angebotseinholung erfordert.
Mittelständische Produktionsbetriebe mit 50-500 Mitarbeitern profitieren besonders von der Lösung. Diese Unternehmen arbeiten häufig im Schichtbetrieb mit strengen Compliance-Anforderungen und kombinieren Büro- mit Produktionspersonal. Die Hardware-Software-Integration und automatischen Arbeitszeitgesetz-Prüfungen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich. Die Möglichkeit, sowohl stationäre Terminals als auch mobile Erfassung parallel zu nutzen, deckt alle Arbeitsmodelle ab.
Handwerks- und Serviceunternehmen mit Außendienst finden in Memtime eine passende Lösung für mobile Teams in wechselnden Einsatzorten. Die häufig schlechte Netzabdeckung auf Baustellen oder bei Kundenbesuchen stellt keine Hürde dar. Die Offline-First-Apps und GPS-Geofencing verhindern Erfassungslücken und erschweren Manipulationen. Die direkte Projektzeiterfassung erleichtert zudem die Kundenabrechnungen und Nachkalkulation.
Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen zwischen Büro, Homeoffice und Außendienst benötigen flexible Erfassungswege. Memtime bietet alle Kanäle gleichwertig mit einheitlicher Datenqualität und zentraler Auswertung. Mitarbeiter können je nach Arbeitsort zwischen App, Web-Browser und Terminal wechseln, ohne dass unterschiedliche Buchungsqualitäten entstehen oder manuelle Nacharbeit erforderlich wird.
Compliance-sensible Organisationen mit Betriebsrat schätzen die transparente und rechtssichere Systemarchitektur. Betriebsräte verlangen nachvollziehbare Systeme mit vollständigen Audit-Trails und wirksamen Datenschutzkonzepten. Die ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und eingebauten Arbeitszeitgesetz-Checks erleichtern Mitbestimmungsverhandlungen und schaffen Vertrauen bei der Arbeitnehmervertretung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Cloud-Architektur bildet die technologische Basis der Lösung. Die Microservices-Architektur auf AWS Deutschland ermöglicht flexible Skalierung von kleinen Teams mit zehn Mitarbeitern bis zu Großunternehmen mit über tausend Beschäftigten. Native mobile Apps für iOS und Android gewährleisten optimale Performance auch auf älteren Geräten. Die polygame Datenbankstruktur kombiniert PostgreSQL für strukturierte Daten, Redis für Cache-Funktionen und Elasticsearch für performante Suchvorgänge.
Die Software positioniert sich bewusst zwischen einfachen SaaS-Tools für Kleinunternehmen und komplexen Enterprise-Systemen wie SAP oder ATOSS. Modulares Lizenzmodell ermöglicht es Unternehmen, mit Grundfunktionen zu starten und bei wachsenden Anforderungen zusätzliche Module zu aktivieren. Die Benutzeroberfläche basiert auf modernen Frameworks wie React und Angular, was eine intuitive Bedienung über verschiedene Endgeräte hinweg sicherstellt.
Besonders hervorzuheben ist die konsequente Mehrkanal-Strategie. Mitarbeiter können je nach Situation und Arbeitsort zwischen mobiler App, Web-Browser und stationärem Terminal wählen. Alle Erfassungswege speisen in eine zentrale Datenbank ein und unterliegen denselben Validierungsregeln. Dies verhindert Medienbrüche und gewährleistet konsistente Datenqualität unabhängig vom gewählten Erfassungsweg.
Die Memtime GmbH mit Hauptsitz in Oberhausen wurde 2018 gegründet und beschäftigt etwa 30 Mitarbeiter. Fokussierung auf den DACH-Markt prägt die Produktentwicklung, was sich in der tiefgehenden Integration deutscher und österreichischer Arbeitsrechtsvorschriften zeigt. Die bewusste geografische Spezialisierung ermöglicht höhere Compliance-Tiefe als international ausgerichtete Wettbewerber.
Strategische Kooperationen mit DATEV, Personio und P&I unterstreichen die Marktetablierung im mittelständischen Segment. Diese Partnerschaften ermöglichen tiefere Systemintegrationen als generische API-Anbindungen. Die ISO 27001-Zertifizierung dokumentiert ein nachgewiesenes Informationssicherheits-Managementsystem, was für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen relevant ist.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne Installation reduziert IT-Aufwand erheblich. Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass lokale Installationen auf Arbeitsplatzrechnern erforderlich sind. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich auf deutschen AWS-Servern, was DSGVO-Compliance vereinfacht und Datentransfers in Drittländer vermeidet.
Die vollständige REST-API mit Swagger/OpenAPI-Spezifikation richtet sich an Entwickler, die eigene Integrationen programmieren müssen. Alle Funktionen der grafischen Benutzeroberfläche stehen auch über die API zur Verfügung. Die ausführliche Dokumentation mit Code-Beispielen in verschiedenen Programmiersprachen beschleunigt Integrationsprojekte. Webhooks ermöglichen ereignisbasierte Benachrichtigungen, wenn beispielsweise bestimmte Arbeitszeit-Events eintreten.
LDAP- und Active Directory-Integration erlaubt zentrale Benutzerverwaltung für größere Organisationen. Mitarbeiter melden sich mit ihren gewohnten Unternehmens-Credentials an, separate Passwörter entfallen. Die Rollenzuordnung kann teilweise aus dem Verzeichnisdienst übernommen werden, was Verwaltungsaufwand reduziert. Zwei-Faktor-Authentifizierung steht für Administratoren und sensible Rollen zur Verfügung.
Memtime verzichtet auf öffentliche Preislisten und erstellt individuelle Angebote basierend auf Mitarbeiterzahl, gewünschten Modulen und Hardware-Bedarf. Die Lizenzierung erfolgt pro Nutzer in gestaffelten Paketen. Typischerweise werden drei Stufen angeboten: Starter für Grundfunktionen, Business für erweiterte Auswertungen und Premium mit vollständigem Funktionsumfang.
Hardware-Kosten für Terminals kommen bei stationärer Zeiterfassung hinzu. Die Android-Tablets können gekauft oder geleast werden, wobei Leasing die initiale Investition reduziert. Installationsleistungen, Konfiguration komplexer Tarifstrukturen und Schulungen werden projektbezogen kalkuliert. Bei Cloud-Lösungen sind Hosting, Wartung und Updates im Lizenzpreis enthalten.
Der Anbieter kommuniziert Return on Investment von unter zwölf Monaten durch Automatisierung in der Lohnabrechnung und Reduzierung manueller Korrekturen. Zeitersparnis in der Personalabteilung wird mit bis zu 60 Prozent angegeben, wobei dies stark von der Ausgangssituation abhängt. Unternehmen sollten neben Lizenzkosten auch interne Projektaufwände für Einführung und Change Management einkalkulieren.
Total Cost of Ownership umfasst neben Lizenzen auch Hardware, initiales Setup, laufende Schulungen und Support. Die fehlende Preistransparenz erschwert Budgetplanung und Vergleichsrechnungen, erfordert aber individuelle Angebotseinholung mit detaillierter Bedarfsanalyse. Dies kann für schnelle Budget-Entscheidungen hinderlich sein, ermöglicht aber bedarfsgerechte Konfiguration ohne Bezahlung ungenutzter Features.
Projektzeiträume variieren erheblich je nach Unternehmensgröße und Komplexität. Kleinbetriebe mit standardisierten Arbeitszeiten realisieren Basis-Cloud-Setups innerhalb von ein bis zwei Wochen. Umfassende Enterprise-Projekte mit mehreren Tarifverträgen, komplexen Schichtmodellen und individuellen Integrationen benötigen ein bis drei Monate bis zum produktiven Betrieb.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen bei der Datenqualität im Altsystem. Bereinigte Stammdaten zu Mitarbeitern, Kostenstellen und Projekten beschleunigen die Migration erheblich. Klare Definition aller Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen und Zuschlagsarten ist vor der Konfiguration erforderlich. Management-Support und transparente Kommunikation gegenüber Mitarbeitern und Betriebsrat sind essentiell für die Akzeptanz.
Eine Pilotphase mit ausgewählten Abteilungen oder Teams hat sich bewährt. Praktische Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb fließen in die finale Konfiguration ein, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird. Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem während einer Übergangsphase sichert Betriebskontinuität, erfordert aber temporär doppelten Erfassungsaufwand.
Change Management entscheidet maßgeblich über Projekterfolg. Memtime stellt Schulungsmaterialien, Video-Tutorials und Webinare bereit. Dennoch sollten interne Multiplikatoren geschult werden, die bei Fragen im Arbeitsalltag niedrigschwellig ansprechbar sind. Widerstände entstehen häufig bei Belegschaften, die bisher gar nicht oder mit einfachen Mitteln erfasst haben.
Vorteile:
Herausforderungen:
Mobile Apps und Terminals speichern alle Zeitbuchungen lokal auf dem Gerät, wenn keine Internetverbindung besteht. Die Datenintegrität wird durch lokale Datenbankfunktionen gesichert. Sobald Netzwerkverfügbarkeit wiederhergestellt ist, synchronisiert das System automatisch im Hintergrund alle zwischengespeicherten Buchungen mit der Cloud. Konflikte bei gleichzeitigen Änderungen werden nach definierten Regeln aufgelöst, wobei die Offline-Buchung Priorität erhält. Mitarbeiter müssen keine manuellen Sync-Vorgänge auslösen.
Die fertigen Standardschnittstellen zu DATEV, Personio, SAP und P&I sind vorkonfiguriert und erfordern keine Custom-Programmierung. Nach einmaliger Einrichtung der Verbindungsparameter fließen Zeitdaten automatisch in die Lohnbuchhaltungs- und HR-Systeme. Die Datenfelder sind vorgemappt, können aber bei Bedarf angepasst werden. Für andere Systeme steht die REST-API zur Verfügung, die dann Entwicklerressourcen oder externe Dienstleister erfordert.
Bei stationären Terminals erfolgt die Authentifizierung über NFC-Karten, RFID-Chips oder persönliche PINs. GPS-Prüfung stellt sicher, dass das Terminal am erwarteten Standort steht. Mobile Apps können mit optionalem Video-Ident kombiniert werden, das bei der Buchung kurz die Kamera aktiviert. GPS-Geofencing erlaubt Zeiterfassung nur in definierten geografischen Bereichen. Administratoren erhalten Benachrichtigungen bei Auffälligkeiten wie identischen Buchungszeiten mehrerer Mitarbeiter.
Das System unterstützt mehrschichtige Zuschlagsregelungen, unterschiedliche Pausenmodelle und branchenspezifische Tarifbestimmungen. Die Konfiguration erfolgt über regelbasierte Engines, die Wenn-Dann-Bedingungen für verschiedene Szenarien ermöglichen. Bei sehr spezifischen Tarifkonstruktionen kann Beratungsleistung durch Memtime erforderlich sein. Einmal konfigurierte Tarifstrukturen lassen sich auf beliebig viele Mitarbeiter anwenden und bei Tarifänderungen zentral aktualisieren.
Nach Betriebsverfassungsgesetz ist der Betriebsrat bei Einführung technischer Überwachungssysteme mitbestimmungspflichtig. Memtime stellt Betriebsvereinbarungs-Vorlagen bereit, die als Diskussionsgrundlage dienen. Wesentliche Themen sind Datenzugriff, Zweckbindung, Löschfristen und Schutz vor Leistungsüberwachung. Die ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität erleichtern Verhandlungen. Transparente Audit-Trails dokumentieren alle Zugriffe auf Mitarbeiterdaten.
Standard-Reports wie Monatsauswertungen oder Überstundenkonten werden in Echtzeit generiert und können jederzeit abgerufen werden. Komplexe Auswertungen über große Zeiträume oder viele Mitarbeiter benötigen je nach Datenvolumen wenige Sekunden bis zu einer Minute. Export-Funktionen für PDF und Excel ermöglichen Weiterverarbeitung in externen Tools. Für regelmäßige Auswertungen können automatisierte Reports konfiguriert werden, die zu definierten Zeitpunkten per E-Mail versendet werden.
