Automatische Erfassung & Tracking: Passives Tracking aller Anwendungen, Dokumente und Webseiten ohne manuellen Start oder Stopp. Automatische Idle-Erkennung mit intelligenter Pausenverwaltung. Detaillierte Erfassung bis zur Dateiebene – die Software registriert beispielsweise, welches spezifische Word-Dokument bearbeitet wurde oder welche URL im Browser aufgerufen wurde.
Timeline & Visualisierung: Chronologische Timeline mit mehrstufiger Zoom-Funktion von Stunden bis Monaten. Drag & Drop zur Anpassung und Verschiebung von Zeitblöcken direkt im Zeitstrahl. Filterbare Ansichten nach Projekt, Anwendung, Tag oder Zeitraum für schnelle Übersicht.
Kategorisierung & Nachbearbeitung: Flexibles Tagging-System zur nachträglichen Projektzuordnung. Manuelle Nachbuchung für Offline-Aktivitäten wie Meetings, Telefonate oder externe Termine. Schnelle Korrektur und Anpassung direkt im Zeitstrahl mit wenigen Klicks.
Reporting & Export: Tages-, Wochen- und Monatsberichte mit Zeit- und Kostenaufstellungen. Flexible Gruppierung nach Projekt, Kunde, Tag oder Mitarbeiter. Export in CSV, Excel, PDF und JSON für Weiterverarbeitung in anderen Systemen.
Team-Funktionen (Server-Modul): Zentrale Konsolidierung aller Zeitdaten auf einem gemeinsamen Server. Benutzer- und Rechteverwaltung mit differenzierten Zugriffsebenen. Gemeinsame Reports für Teamleiter und Management zur Projekt- und Kapazitätsplanung.
Integrationen: Schnittstellen zu Jira, Trello, Asana, GitHub, Azure DevOps, Toggl, Harvest und weiteren Systemen. Bidirektionale REST-API für Custom-Integrationen und eigene Workflows. OAuth2-Unterstützung für sichere Authentifizierung bei Cloud-Diensten.
Datenschutz & Sicherheit: Lokale SQLite-Datenbank auf jedem Client für vollständige Datenhoheit. Verschlüsselte HTTPS-Kommunikation beim Team-Server. On-Premise-Installation für vollständige Kontrolle über sensible Zeitdaten.
Offline-First-Architektur mit vollständiger Datenhoheit charakterisiert die grundlegende Funktionsweise der Software. Alle Rohdaten werden primär lokal auf dem Client gespeichert, während die Synchronisation mit einem Team-Server optional bleibt. Diese Architektur garantiert lückenlose Erfassung auch ohne Internetverbindung und bietet maximale Datensouveränität. Im Gegensatz zu Cloud-basierten Konkurrenten verlassen die erfassten Zeitdaten das Gerät nur auf expliziten Wunsch des Nutzers – ein entscheidendes Differenzierungsmerkmal für datenschutzsensible Anwender.
Perpetual License für Einzelnutzer stellt eine seltene Ausnahme in der zunehmend Abo-dominierten Softwarelandschaft dar. Die Pro-Version kann als Einmallizenz für circa 67 € erworben werden, ohne wiederkehrende monatliche oder jährliche Gebühren. Während die meisten modernen Zeiterfassungslösungen auf Subscription-Modelle setzen, bietet diese Lizenzform planbare Kosten und langfristige Einsparungen für Freelancer und kleine Teams, die keine Team-Server-Funktionalität benötigen.
Granularität des automatischen Trackings erreicht ein Detaillevel, das über Standard-Anwendungsnamen hinausgeht. Die Software erfasst nicht nur, dass beispielsweise Microsoft Word geöffnet war, sondern registriert den konkreten Dokumenttitel, Dateinamen und vollständige URLs bei Webbrowsern. Diese Detailtiefe ermöglicht eine präzise Rekonstruktion des Arbeitstags und minutengenaue Projektzuordnung im Nachhinein – selbst wenn keine aktive Zeitbuchung während der Arbeit erfolgt ist.
Selbst gehosteter Team-Server bietet eine komplette On-Premise-Lösung für datensensible Branchen mit PostgreSQL oder MS SQL Server als Backend. Der Team-Server kann als Windows-Dienst oder Docker-Container betrieben werden und integriert sich vollständig in bestehende Unternehmensinfrastrukturen. Dies ermöglicht Organisationen mit strikten Compliance-Anforderungen die Nutzung moderner automatischer Zeiterfassung ohne Kompromisse bei der Datensicherheit.
Einschränkungen betreffen primär die mobile Nutzung. Die Lösung konzentriert sich konsequent auf Desktop-Arbeit, sodass für Außendienst, Field Service oder vorwiegend mobil tätige Mitarbeiter praktisch keine sinnvolle Unterstützung geboten wird. Zudem fehlt eine integrierte Rechnungsstellung – die Zeitdaten müssen über API-Schnittstellen an separate Invoicing-Systeme übertragen werden. Der Betrieb eines Team-Servers erfordert zudem erhebliche IT-Expertise in Server-Administration, Datenbankverwaltung und Netzwerkkonfiguration.
Datenschutzsensible Unternehmen & Branchen mit strikten Compliance-Anforderungen finden in der Software eine der wenigen Lösungen, die vollständige Datenkontrolle ermöglicht. Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, medizinische Dienstleister und Behörden können durch die On-Premise-Installation alle Zeitdaten in der eigenen Infrastruktur belassen. Die lokale Datenspeicherung erfüllt die Anforderungen von DSGVO, Berufsgeheimnissen und branchenspezifischen Datenschutzvorschriften ohne die Notwendigkeit, sensible Informationen an Cloud-Anbieter zu übertragen. Für diese Zielgruppe überwiegen die Vorteile der Datenhoheit die höheren Betriebskosten bei Weitem.
Projektbasierte Dienstleister mit Stundenabrechnungen profitieren besonders vom automatischen Tracking-Ansatz. Software-Entwicklungsagenturen, IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen und Kreativagenturen verlieren typischerweise 10-15% ihrer abrechenbaren Stunden durch vergessene Zeiteinträge. Die passive Erfassung mit nachträglicher Projektzuordnung eliminiert dieses Problem weitgehend. Die Granularität bis zur Dateiebene ermöglicht präzise Zuordnungen zu Kunden und Projekten, selbst wenn zwischen vielen Aufgaben gewechselt wird. Dies führt zu genaueren Abrechnungen und besserer Auslastungsplanung.
Freelancer und Solopreneure mit Desktop-zentrierter Arbeit finden eine kosteneffiziente Lösung ohne Abo-Zwang. Selbstständige Designer, Entwickler, Texter und Berater können mit der kostenlosen Basic-Edition starten und bei Bedarf einmalig zur Pro-Version upgraden. Der minimale Verwaltungsaufwand durch automatisches Tracking reduziert die administrative Last, die bei Einzelkämpfern besonders ins Gewicht fällt. Die Timeline-Visualisierung ermöglicht schnelle Tages- und Wochenrückblicke ohne komplexe Report-Generierung.
KMU ohne Cloud-Policy bis etwa 200 Mitarbeiter mit eigener IT-Infrastruktur können die Team-Server-Lösung wirtschaftlich betreiben. Unternehmen mit qualifizierten IT-Abteilungen, die bereits Server-Infrastruktur und Datenbanken betreiben, können die vollständige Kontrolle über Zeitdaten mit moderner automatischer Erfassung kombinieren. Besonders geeignet für Organisationen, die aus strategischen oder rechtlichen Gründen Cloud-Dienste meiden und Wert auf langfristige Planbarkeit ohne Vendor-Lock-in legen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Desktop-zentriertes automatisches Tracking bildet das Kernkonzept der Lösung. Die Software läuft permanent im Hintergrund auf Windows-, macOS- oder Linux-Systemen und registriert jeden Programmwechsel, Dokumentzugriff und URL-Besuch. Anders als bei klassischen Start-Stopp-Timern entsteht ein lückenloser Zeitstrahl des gesamten Arbeitstags, der im Nachhinein kategorisiert und Projekten zugeordnet werden kann. Diese Methodik eignet sich besonders für Wissensarbeit mit häufigen Kontextwechseln, bei der manuelle Zeiterfassung oft zu Lücken und Schätzungen führt.
Die Timeline-Visualisierung als zentrales Interface-Element ermöglicht intuitive Nachbearbeitung per Drag & Drop. Nutzer können zwischen verschiedenen Zoomstufen wechseln – von der Minutenansicht einzelner Aufgaben bis zur Monatsübersicht für Reportings. Intelligente Idle-Erkennung identifiziert automatisch Pausen und Unterbrechungen, die dann kategorisiert oder gelöscht werden können. Das flexible Tagging-System erlaubt die Zuordnung zu Projekten, Kunden oder beliebigen Kategorien ohne starre Projektstrukturen vorab definieren zu müssen.
Modulare Architektur mit optionaler Team-Komponente unterscheidet die Lösung von rein cloud-basierten Systemen. Jeder Client funktioniert autark mit lokaler SQLite-Datenbank – der Team-Server ist ein separates Modul, das bei Bedarf hinzugefügt wird. Dies ermöglicht flexible Skalierung vom Einzelnutzer bis zur Unternehmensinstallation ohne grundlegende Architekturänderungen. Die Plugin-Schnittstellen erlauben Erweiterungen für spezifische Anwendungsfälle, während die REST-API bidirektionalen Datenaustausch mit Drittsystemen ermöglicht.
Finkit d.o.o. mit Sitz in Ljubljana, Slowenien, entwickelt seit 2009 spezialisierte Softwarelösungen für automatische Zeiterfassung und Produktivitäts-Tracking. Das private KMU mit 10-20 Mitarbeitern konzentriert sich ausschließlich auf dieses Marktsegment und hat über 14 Jahre kontinuierliche Produktpflege eine loyale Kundenbasis aufgebaut. Die konsequente Fokussierung auf Datenschutz und Nutzerkontrolle unterscheidet das Unternehmen von Wettbewerbern, die verstärkt auf Cloud-basierte SaaS-Modelle setzen.
Die Unternehmensstrategie verzichtet bewusst auf Venture-Capital-Finanzierung und setzt stattdessen auf nachhaltiges, organisches Wachstum. Dies ermöglicht eine langfristige Produktentwicklung ohne Druck zu schneller Monetarisierung oder Exit-Strategien. Community-Feedback-getriebene Entwicklung und transparente Kommunikation haben zu stabilen Bewertungen von 4,7 von 5 Sternen auf Capterra und 4,5 von 5 auf G2 geführt. Die Marktposition als Nischenanbieter für datenschutzorientierte automatische Zeiterfassung hat sich über die Jahre gefestigt, insbesondere bei Unternehmen mit strikten Compliance-Anforderungen.
Browserbasierte Desktop-Anwendungen für Windows, macOS und Linux basieren auf .NET/C#-Technologie und erfordern Mindestanforderungen von 2 GB RAM sowie eine moderne CPU. Die lokale SQLite-Datenbank auf jedem Client garantiert Offline-Funktionalität und speichert alle Rohdaten dezentral. Der optionale Team-Server benötigt 4 GB RAM, moderate CPU-Leistung und läuft auf Windows Server oder gängigen Linux-Distributionen. Als Backend-Datenbank stehen PostgreSQL oder MS SQL Server zur Verfügung, wobei PostgreSQL als Open-Source-Variante keine zusätzlichen Lizenzkosten verursacht.
Die umfassende REST-API ermöglicht bidirektionalen Datenaustausch mit beliebigen Drittsystemen. Webhooks erlauben ereignis-basierte Automatisierung, beispielsweise das automatische Anlegen von Projektzeiten in Abrechnungssystemen. Offizielle Plugins existieren für Jira, Trello, Asana, GitHub, GitLab, Azure DevOps, Basecamp und FreshBooks. Die API-Dokumentation bietet Beispiele vorwiegend in C# und HTTP-Requests, wobei die Implementierung grundlegende Programmierkenntnisse voraussetzt.
Transportverschlüsselung via HTTPS/TLS schützt die Kommunikation zwischen Client und Team-Server. Die Datenbankverschlüsselung hängt von der gewählten Datenbankkonfiguration ab und muss bei Bedarf auf Infrastrukturebene implementiert werden. Feingranulares Rechtemanagement auf dem Team-Server ermöglicht differenzierte Zugriffskontrollen – von reinen Erfassungsrechten bis zu Administrator-Zugriff. Auditing-Funktionen protokollieren Zugriffe für Compliance-Nachweise. Eine ISO 27001-Zertifizierung des Anbieters existiert nicht, da keine Cloud-Dienste betrieben werden – die Compliance-Verantwortung liegt beim implementierenden Unternehmen.
Basic Edition: Kostenlos für unbegrenzte lokale Nutzung ohne Team-Funktionen. Diese Variante eignet sich für Einzelnutzer, die ihre Zeitdaten ausschließlich lokal verwalten und keine zentrale Konsolidierung oder Team-Reports benötigen.
Pro-Client: Einmalzahlung von circa 67 € pro Nutzer als Perpetual License ohne wiederkehrende Gebühren. Diese Lizenz beinhaltet alle erweiterten Funktionen wie erweiterte Reports, zusätzliche Integrationen und Export-Optionen. Update-Kosten für Major-Versionen können anfallen, sind aber deutlich geringer als jährliche Abo-Gebühren.
Team-Server: Abonnement von 79 USD pro Benutzer und Jahr für zentrale Team-Funktionen, Konsolidierung und gemeinsame Reports. Diese Lizenz beinhaltet den Zugang zum Server-Modul, nicht jedoch die Infrastrukturkosten für Server und Betrieb.
Total Cost of Ownership über 5 Jahre (Beispiel: 20 Nutzer):
Bei reinen Pro-Client-Lizenzen ohne Team-Server entstehen Lizenzkosten von circa 2.340 € inklusive geschätzter Updates, dazu minimaler IT-Aufwand. Gesamtkosten: etwa 2.500 € – deutlich günstiger als vergleichbare Cloud-Lösungen.
Bei Team-Server-Installation addieren sich Lizenzkosten von circa 7.300 € und Infrastrukturkosten für Server oder VM (2.000-5.000 €). Der größte Kostenblock entsteht durch IT-Personal für Betrieb, Wartung und Support mit geschätzten 240-480 Stunden, was 16.800-48.000 € entspricht. Gesamtkosten: 25.000-60.000 €. Im Vergleich dazu würde eine Cloud-Lösung wie Toggl Track circa 11.100 € kosten.
Versteckte Kostenfaktoren umfassen primär die IT-Personalkosten für Team-Server-Betrieb, die oft die Lizenzkosten übersteigen. Hinzu kommen Backup- und Disaster-Recovery-Infrastruktur sowie eventuell Datenbank-Lizenzen bei Verwendung von MS SQL Server statt PostgreSQL. Custom-API-Entwicklungen für spezifische Integrationen können weitere Kosten verursachen. Die Wirtschaftlichkeit des Team-Servers ergibt sich primär aus der Datenhoheit, nicht aus Kostenersparnissen gegenüber Cloud-Alternativen.
Import-Möglichkeiten existieren für gängige Formate wie CSV und JSON aus Toggl, Harvest und Clockify. Die REST-API ermöglicht darüber hinaus API-basierte Datentransfers aus praktisch jedem System mit programmierbarer Schnittstelle. Die Qualität historischer Daten hängt vom Quellsystem ab – während Projektzeiten und Summen meist problemlos übertragen werden können, geht die granulare Detailtiefe typischerweise verloren.
Für Einzelnutzer mit Pro-Lizenz gestaltet sich der Umstieg unkompliziert. Die Installation dauert unter 10 Minuten, Einrichtung und erste Nutzung weitere 15 Minuten. Die Software ist sofort produktiv einsetzbar – bereits am ersten Tag beginnt die automatische Erfassung, die dann nachträglich kategorisiert werden kann.
Team-Server-Implementierungen erfordern deutlich mehr Aufwand. Kleine Teams mit 5-20 Nutzern benötigen typischerweise 1-3 Tage für Installation, Konfiguration und Test. Mittlere Teams (20-100 Nutzer) sollten 1-2 Wochen einplanen, größere Setups mit über 100 Nutzern können mehrere Wochen bis 2 Monate in Anspruch nehmen. Kritische Erfolgsfaktoren sind qualifiziertes IT-Personal mit Windows Server/Linux- und Datenbank-Know-how sowie eine klare Kommunikationsstrategie zur Förderung der Mitarbeiterakzeptanz.
Change-Management spielt bei automatischen Tracking-Systemen eine zentrale Rolle. Transparenz über Datennutzung und Zugriffsrechte schafft Vertrauen, ebenso die Betonung der Selbstkontrolle und lokalen Datenhoheit. Die Timeline mit Korrektur- und Löschfunktion sollte als Vertrauensbasis kommuniziert werden – Mitarbeiter behalten die Kontrolle über ihre Zeitdaten. Kurze, aber effektive Endnutzer-Schulungen von 1-2 Stunden fokussieren auf Timeline-Bedienung und Tagging-Logik.
Eine besondere Herausforderung stellt die Betriebsrat-Mitbestimmung bei automatischen Tracking-Systemen dar. In Deutschland unterliegt dies § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – eine Betriebsvereinbarung ist zwingend erforderlich. Diese sollte Datennutzung, Zugriffsrechte, Zweckbindung und Löschfristen klar regeln, idealerweise bereits vor der Ausschreibung oder Testphase.
Überzeugende Vorteile:
Maximale Erfassungsgenauigkeit: Automatisches Tracking eliminiert vergessene Zeiteinträge und Erinnerungslücken. Projektbasierte Dienstleister berichten typischerweise von 10-15% mehr abrechenbaren Stunden durch lückenlose Erfassung.
Unschlagbare Datenhoheit: Die Offline-First-Architektur mit lokaler Rohdatenspeicherung und optionaler On-Premise-Installation bietet Datensouveränität in einer Konsequenz, die am Markt einzigartig ist. Sensible Zeitdaten verlassen das Unternehmen nur auf expliziten Wunsch.
Wartungsarm für Endnutzer: Nach einmaliger Einrichtung läuft die Erfassung unauffällig im Hintergrund ohne tägliche Interaktion. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich auf wenige Minuten pro Tag für Kategorisierung und Projektzuordnung.
Langfristige Kostenkontrolle: Perpetual License ohne Abo-Zwang ermöglicht planbare Einmalkosten für Einzelnutzer und kleine Teams. Über mehrjährige Nutzungszeiträume entstehen deutliche Einsparungen gegenüber Subscription-Modellen.
Granulare Nachvollziehbarkeit: Detailtiefe bis zu Dateinamen und URLs ermöglicht präzise Projektzuordnung selbst Wochen nach der eigentlichen Tätigkeit. Die Timeline-Visualisierung rekonstruiert den kompletten Arbeitstag minutengenau.
Realistische Herausforderungen:
Hohe TCO bei Team-Server: IT-Personalkosten für Installation, Betrieb, Wartung und Support übersteigen oft die Lizenzkosten. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung kann der Team-Server wirtschaftlich unattraktiv sein.
Praktisch keine Mobile-Funktionalität: Die Lösung konzentriert sich konsequent auf Desktop-Arbeit. Für Außendienst, Field Service oder vorwiegend mobil tätige Mitarbeiter fehlt sinnvolle Unterstützung.
Setup-Komplexität bei Team-Server: Installation und Konfiguration erfordern fundierte IT-Expertise in Server-Administration, Datenbankverwaltung und Netzwerksicherheit. Ohne qualifiziertes Personal ist der Team-Server kaum wirtschaftlich betreibbar.
Kein integriertes Invoicing/CRM: Zeitdaten müssen über API-Schnittstellen an separate Rechnungssysteme übertragen werden. Dies erfordert zusätzliche Integrationsarbeit oder manuelle Datenübertragung.
UI wirkt teils veraltet: Die Desktop-Oberfläche entspricht nicht modernen Design-Standards aktueller Cloud-Lösungen. Für Nutzer mit hohen UX-Ansprüchen kann dies irritierend wirken, auch wenn die Funktionalität davon unberührt bleibt.
Lernkurve bei Timeline-Bedienung: Erstnutzer benötigen eine kurze Einarbeitungszeit in die Timeline-Logik und Tagging-Systematik. Die Denkweise unterscheidet sich von klassischen Start-Stopp-Timern, sodass initiales Training notwendig ist.
Die Software bietet alle technischen Voraussetzungen für DSGVO-Konformität: lokale Speicherung, On-Premise-Betrieb, Rechteverwaltung und Zugriffsprotokolle. Die rechtskonforme Umsetzung liegt jedoch beim anwendenden Unternehmen. Dies umfasst Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA), Auftragsverarbeitungsvereinbarungen bei externer IT-Betreuung, Informationspflichten gegenüber Mitarbeitern und angemessene Löschfristen. Bei korrekter Implementierung erfüllt die Lösung höchste Datenschutzstandards, da alle sensiblen Daten in der eigenen Infrastruktur verbleiben können.
Das EuGH-Urteil C-55/18 fordert objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassung. Die Software kann diese Anforderungen erfüllen, wenn Mitarbeiter Arbeits- und Pausenzeiten korrekt unterscheiden können. Die automatische Idle-Erkennung identifiziert Unterbrechungen, die dann als Pause oder Arbeitszeit kategorisiert werden müssen. Wichtig ist die manuelle Kategorisierungsmöglichkeit – Mitarbeiter müssen die Hoheit über ihre Zeitdaten behalten und beispielsweise private Nutzung ausblenden können. Bei korrekter Konfiguration erfüllt die Lösung die rechtlichen Anforderungen an systematische Zeiterfassung.
Toggl Track bietet eine moderne Cloud-Lösung mit besserer Mobile-App und geringeren Betriebskosten im Team-Einsatz, jedoch weniger Datenkontrolle. Clockify punktet mit umfassender kostenloser Version und moderner Benutzeroberfläche, setzt aber vollständig auf Cloud-Infrastruktur. RescueTime fokussiert sich auf Produktivitätsanalyse statt Abrechnung und eignet sich für persönliches Zeitmanagement. Die Wahl hängt primär von der Priorisierung zwischen Datenhoheit (ManicTime), Cloud-Komfort (Toggl, Clockify) oder Produktivitätsoptimierung (RescueTime) ab.
Der Team-Server skaliert technisch auf mehrere hundert Nutzer. Die Infrastruktur-Skalierung erfolgt gestuft – kleinere Teams (bis 50 Nutzer) kommen mit moderaten Server-Ressourcen aus, größere Installationen benötigen leistungsfähigere Hardware oder verteilte Architekturen. Die Datenbank-Performance stellt ab etwa 100-200 aktiven Nutzern den kritischen Faktor dar. PostgreSQL mit optimierter Konfiguration unterstützt diese Größenordnung problemlos. Praktische Obergrenze liegt eher bei organisatorischen als technischen Faktoren – der Support-Aufwand durch die eigene IT-Abteilung steigt proportional zur Nutzerzahl.
Die kostenlose Basic-Edition ermöglicht unbegrenzte lokale Nutzung ohne zeitliche Beschränkung und stellt damit faktisch eine permanente Testversion dar. Für Team-Server-Funktionalität sollten Interessenten direkt beim Anbieter nach Testphasen oder Evaluierungslizenzen anfragen. Die Perpetual License für Pro-Clients minimiert das finanzielle Risiko durch einmalige, überschaubare Kosten ohne langfristige Vertragsbindung.
Erforderlich sind fundierte Kenntnisse in Windows Server oder Linux-Administration, Datenbank-Management (PostgreSQL oder MS SQL Server) sowie Netzwerk- und Firewall-Konfiguration. Der Team-Server kann als Windows-Dienst oder Docker-Container betrieben werden, wobei letzterer moderne DevOps-Praktiken und einfachere Skalierung ermöglicht. Für Backup, Monitoring und Security-Updates wird kontinuierlicher IT-Aufwand benötigt. Organisationen ohne eigene IT-Abteilung sollten die Beauftragung externer Dienstleister einkalkulieren oder alternativ zu Cloud-basierten Lösungen greifen.
