Mobile & Flexible Erfassung:
Arbeitszeitmodelle & Compliance:
Projekt- & Kostenstellenzuordnung:
Abwesenheits- & Urlaubsmanagement:
Auswertung & Steuerung:
Integration & Automatisierung:
Self-Service für Mitarbeitende:
Echtzeit-API statt Batch-Verarbeitung unterscheidet Kenjo fundamental von vielen Wettbewerbern. Während andere Zeiterfassungssysteme mit 15-30 Minuten Verzögerung arbeiten, liefert Kenjos API Zeitdaten in unter 2 Sekunden. Diese Geschwindigkeit ermöglicht es Lohnbuchhaltungssystemen, ERP-Lösungen und Controlling-Tools mit aktuellen Daten zu arbeiten. Besonders wertvoll wird dies bei automatisierten Prozessen und Echtzeit-Auswertungen, wo veraltete Daten zu Fehlentscheidungen führen können.
Spezialisierung auf deutsche Compliance-Anforderungen prägt die gesamte Softwarearchitektur. Kenjo wurde nicht als internationale Standardlösung entwickelt und nachträglich für Deutschland angepasst, sondern von Grund auf für den deutschen Markt konzipiert. Die Software enthält Vorlagen für deutsche Tarifverträge, automatische Berechnungen nach Arbeitszeitgesetz und GoBD-konforme Dokumentationsstrukturen. Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht war Entwicklungsgrundlage, nicht nachträgliches Add-on.
Modularer Baukasten ermöglicht flexible Zusammenstellung nach tatsächlichem Bedarf. Unternehmen kaufen kein starres Komplettsystem, sondern wählen gezielt: HR-Kernmodul plus Zeiterfassung oder weitere Add-ons nach Anforderung. Dieser Ansatz spart Kosten und reduziert Komplexität, wenn nicht alle HR-Funktionen benötigt werden. Die Lösung bleibt flexibel erweiterbar, wenn das Unternehmen wächst oder sich Anforderungen ändern.
GPS-Tracking mit deutscher Außendienst-Logik wurde speziell für deutsche Datenschutzanforderungen entwickelt. Das Geofencing berücksichtigt Mitarbeiter-Transparenz, Datensparsamkeit und praktische Anforderungen von Baustellen, Pflegediensten oder Vertriebsaußendienst. Die Lösung erfasst Standortdaten nur während der Arbeitszeit und nur an definierten Einsatzorten.
Einschränkungen: Kenjo ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar, was für stark regulierte Branchen mit Cloud-Verbot problematisch sein kann. Nutzerberichte weisen auf eingeschränkte Offline-Stabilität hin, was bei mobiler Erfassung ohne stabile Internetverbindung zu Herausforderungen führen kann. Eine gründliche Pilotphase mit realen Einsatzbedingungen ist daher empfehlenswert.
Mittelständische Dienstleister mit 20-500 Mitarbeitern profitieren besonders von der Kombination aus flexibler Projektzeiterfassung und automatischen Exportfunktionen. Beratungsunternehmen, Agenturen oder IT-Dienstleister, die Projektstunden präzise erfassen und abrechnen müssen, finden hier eine ausgereifte Lösung. Die Software bewältigt problemlos verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Vollzeit, Teilzeit und Gleitzeit parallel. Die Stundenabrechnung wird durch automatisierte Exports erheblich vereinfacht.
Bau- und Handwerksbetriebe mit Außendienst lösen mit der GPS- und Geofencing-Funktion das klassische Baustellenproblem der Zeiterfassung. Mitarbeiter erfassen ihre Zeit automatisch beim Betreten der Baustelle ohne komplizierte Papierformulare oder nachträgliche Erfassung. Die integrierten Tarifvertrag-Vorlagen sparen erhebliche Zeit bei der Einrichtung komplexer Zuschlagsregelungen für Montage, Außendienst oder Baustellenarbeit. Eine stabile Mobilfunkverbindung an den Einsatzorten sollte allerdings gewährleistet sein.
Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen mit komplexen Schichtmodellen finden in Kenjo die nötige Flexibilität für ihre anspruchsvollen Arbeitszeitregelungen. Ambulante Pflegedienste oder Praxen profitieren von der automatischen Berechnung von Rufbereitschaften, Nachtdiensten und gesetzlichen Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz. Die Compliance-Dokumentation entlastet das Personalmanagement erheblich und minimiert rechtliche Risiken bei Kontrollen.
HR-Abteilungen unter Digitalisierungsdruck finden eine moderne Lösung für den Umstieg von Excel-Listen oder veralteten Stempeluhren. Die intuitive Bedienung und schnelle Implementierung von 2-4 Wochen ermöglichen einen reibungslosen Übergang ohne monatelange IT-Projekte. Besonders attraktiv für Unternehmen, die rechtssichere Dokumentation benötigen, aber nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die Software eignet sich weniger für Großkonzerne über 1.000 Mitarbeiter mit hochindividuellen Enterprise-Anforderungen, Unternehmen mit striktem Cloud-Verbot oder Betriebe ohne stabile Internet- und Mobilfunkverbindung an den Einsatzorten.
Moderne Microservices-Architektur bildet die technologische Basis von Kenjo. Die Software läuft auf AWS in der EU-Region und erhält quartalsweise Feature-Updates sowie monatliche Bugfixes. Diese Architektur unterscheidet sich deutlich von veralteten monolithischen Legacy-Systemen, die viele etablierte Anbieter noch im Einsatz haben. Die modulare Struktur ermöglicht es, einzelne Komponenten zu aktualisieren, ohne das gesamte System neu ausrollen zu müssen.
Die Benutzeroberfläche wurde konsequent auf Nutzerfreundlichkeit ausgerichtet. Drag-&-Drop-Bedienung reduziert den Schulungsaufwand erheblich, was sich in einer G2-Bewertung von 4,5 von 5 Sternen widerspiegelt. Selbst Mitarbeiter ohne IT-Affinität finden sich nach kurzer Einweisung zurecht. Die konsistente Bedienlogik über Web-Browser, Desktop-Widget und mobile Apps minimiert Fehleingaben und erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern.
Die vollständige REST-API mit OpenAPI- und Swagger-Dokumentation ermöglicht tiefe Integrationen und Eigenentwicklungen. Die API-Latenz von unter 2 Sekunden stellt einen messbaren Vorteil gegenüber Wettbewerbern dar, die mit Batch-Verarbeitung arbeiten. Unternehmen mit eigenen Entwicklerressourcen können die API nutzen, um maßgeschneiderte Workflows und Automatisierungen zu implementieren.
Die Kenjo GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt zwischen 100 und 150 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzentriert sich auf den D-A-CH-Markt und hat sich damit bewusst für regionale Tiefe statt globale Breite entschieden. Diese Fokussierung ermöglicht es, spezifische Anforderungen des deutschen Arbeitsrechts und der deutschen Unternehmenskultur besonders gründlich abzubilden.
Überdurchschnittlich hohe Kundenbindung von 92% Renewal-Rate deutet auf Zufriedenheit mit Produkt und Service hin. Als etablierter Player im KMU-HR-Tech-Segment hat Kenjo die kritische Startup-Phase hinter sich, agiert aber weiterhin flexibler als träge Softwarekonzerne. Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Methoden mit Kunden-Co-Creation und jährlichem Hackathon, was Produktentwicklung nah am tatsächlichen Anwenderbedarf hält.
ISO 27001-zertifiziertes AWS-Hosting in der EU-Region bildet die Sicherheitsbasis. Die Daten werden mit AES-256-Verschlüsselung gesichert, und regelmäßige Penetrationstests prüfen die Systemsicherheit. Vollständige DSGVO-Konformität ist gewährleistet, inklusive standardisierter Auftragsverarbeitungsverträge. Diese Sicherheitsarchitektur entspricht dem Stand der Technik für professionelle Cloud-Lösungen.
Die Standard-Integrationen umfassen DATEV Lohn und Gehalt, DATEV LODAS sowie Sage-Lohnabrechnungssysteme. Eine generische Zapier-Anbindung ermöglicht die Verknüpfung mit hunderten weiteren Business-Tools ohne Programmierkenntnisse. Einfache Standardintegrationen lassen sich oft innerhalb weniger Stunden einrichten.
Für individuelle Integrationen steht die REST-API zur Verfügung. Die OpenAPI-Dokumentation erleichtert Eigenentwicklungen, setzt aber eigene Entwicklerressourcen oder externe Dienstleister voraus. Die API-Latenz von unter 2 Sekunden ermöglicht Echtzeit-Anwendungen, die mit Batch-Systemen nicht realisierbar wären. Unternehmen sollten bei komplexen API-Projekten zusätzliche Entwicklungskosten von mehreren tausend Euro einkalkulieren.
Kenjo arbeitet mit einem transparenten user-basierten Preismodell. Das Zeiterfassungsmodul kostet etwa 4-6 Euro pro User und Monat, wobei Rabatte ab 100 Nutzern gewährt werden. Die genaue Preisstaffelung sollte direkt beim Anbieter erfragt werden, da sie von der konkreten Modulkombination und Vertragslaufzeit abhängt.
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitern entstehen über drei Jahre Total Cost of Ownership von etwa 20.000-35.000 Euro. Diese Kalkulation umfasst Lizenzkosten, Implementierung und Schulungen, jedoch keine umfangreichen API-Customizing-Projekte. Versteckte Kosten können durch Datenmigration (interne Personalstunden), Schulungsaufwand und API-Anpassungen entstehen.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis wird für KMU mit 20-500 Mitarbeitern als attraktiv bewertet, besonders wenn die Echtzeit-API und deutsche Compliance-Features aktiv genutzt werden. Die modulare Struktur ermöglicht es, zunächst mit dem Zeiterfassungsmodul zu starten und später bei Bedarf weitere HR-Module hinzuzufügen.
Die Migrationsdauer beträgt für KMU mit 20-100 Mitarbeitern typischerweise 2-4 Wochen bei sauberen Stammdaten. Komplexe Szenarien mit tiefen Systemintegrationen und individuellen Workflows können 4-8 Wochen in Anspruch nehmen. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Qualität der vorhandenen Daten und der Komplexität der bisherigen Prozesse ab.
Kritische Erfolgsfaktoren sind hochwertige Stammdaten, proaktives Change Management und frühzeitige Einbindung von Schlüsselnutzern. Viele Migrationsprobleme entstehen nicht durch die Software selbst, sondern durch unvollständige oder inkonsistente Ausgangsdaten. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration spart erhebliche Zeit und Frustration.
Der Ressourcenbedarf umfasst 1-2 HR-Mitarbeiter in Vollzeit für die Projektphase, einen IT-Ansprechpartner bei API-Integrationen sowie 8-12 Consulting-Stunden vom Anbieter. Gründliche Schulung aller Nutzergruppen ist entscheidend für schnelle Akzeptanz. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert zwar den Schulungsaufwand, erfordert aber dennoch strukturierte Einführung besonders für mobile Erfassung und Self-Service-Funktionen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Kenjo bietet tiefere Zeiterfassungsfunktionalität mit GPS-Tracking, Echtzeit-API unter 2 Sekunden und detaillierter Projektzeiterfassung. Personio positioniert sich als umfassendere HR-Suite mit breiteren Funktionen über alle HR-Bereiche. Für Unternehmen, die primär leistungsstarke Zeiterfassung benötigen, bietet Kenjo oft die spezialisierteren Funktionen. Wer eine Gesamt-HR-Lösung mit allen Personalprozessen sucht, findet bei Personio die breitere Abdeckung.
Die Echtzeit-API liefert Daten mit unter 2 Sekunden Latenz, was dokumentiert und messbar ist. Dieser Vorteil gegenüber Wettbewerbern mit 15-30 Minuten Batch-Verarbeitung ist besonders relevant für automatisierte Prozesse, Controlling-Dashboards und Lohnbuchhaltungssysteme, die mit aktuellen Daten arbeiten müssen. Die API-Dokumentation über OpenAPI und Swagger erleichtert die Integration.
Die mobile App bietet grundsätzlich Offline-Funktionalität mit späterer Synchronisation. Allerdings zeigen Nutzerberichte eingeschränkte Stabilität bei längerem Offline-Betrieb oder großen Datenmengen. Unternehmen mit kritischer Offline-Anforderung sollten dies in der Pilotphase mit realen Einsatzbedingungen gründlich testen, besonders bei Außendienst in ländlichen Gebieten mit schwacher Netzabdeckung.
Die Software eignet sich besonders für Unternehmen mit 20-500 Mitarbeitern. Kleinere Unternehmen unter 20 Mitarbeitern finden oft einfachere und günstigere Lösungen ausreichend. Größere Organisationen über 1.000 Mitarbeiter sollten sorgfältig prüfen, ob dokumentierte Referenzen in dieser Größenordnung vorliegen, da die Skalierung zu sehr großen Installationen noch nicht umfassend bewiesen ist.
Neben den Lizenzkosten von 4-6 Euro pro User und Monat sollten Implementierungskosten, Datenmigration, Schulungen und mögliche API-Anpassungen einkalkuliert werden. Für 100 Mitarbeiter entstehen über drei Jahre typischerweise 20.000-35.000 Euro Total Cost of Ownership. Individuelle API-Projekte können mehrere tausend Euro zusätzlich kosten. Eine detaillierte Kostenkalkulation sollte zu Projektbeginn mit dem Anbieter erstellt werden.
Die Software erfüllt DSGVO-Anforderungen mit ISO 27001-zertifiziertem AWS-Hosting in der EU, AES-256-Verschlüsselung und standardisierten Auftragsverarbeitungsverträgen. Für regulierte Branchen mit absolutem Cloud-Verbot ist Kenjo jedoch nicht geeignet, da keine On-Premise-Option verfügbar ist. Unternehmen mit besonderen Compliance-Anforderungen sollten die Sicherheitsarchitektur in der Evaluierungsphase detailliert prüfen.