GFOS.Workforce Management | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeit- und Anwesenheitserfassung: Mobile Zeiterfassung mit Offline-Modus ermöglicht die Erfassung auch ohne Netzverbindung mit automatischem Abgleich. Multi-Terminal-Erfassung unterstützt stationäre Erfassung via Chip, Fingerprint oder Mitarbeiterausweis an verschiedenen Standorten. GPS-Geofencing prüft automatisch, ob Zeitbuchungen am richtigen Ort erfolgen und verhindert Missbrauch im Außendienst. Ein Web-Portal steht für die einfache Zeiterfassung im Home-Office zur Verfügung.

Schicht- und Einsatzplanung: Automatische Schichtplanung nach Qualifikationen schlägt Mitarbeiter basierend auf Skills und Verfügbarkeit vor. Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung gleicht Personalbedarf mit Verfügbarkeiten ab und warnt bei Unterbesetzung. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement bietet einen digitalen Genehmigungsworkflow mit automatischer Vertretungsplanung.

Compliance und Regelwerke: Integrierte Arbeitszeitregelwerke decken gesetzliche (ArbZG, MiLoG), tarifliche (BAP, TVöD) und betriebsinterne Regeln bereits vorkonfiguriert ab. Automatische Pausen- und Ruhezeitenüberwachung warnt proaktiv bei drohenden Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze. Überstunden- und Zuschlagsberechnung erfolgt vollautomatisch nach hinterlegten Regelwerken.

Projekt- und Kostencontrolling: Projekt- und Auftragszeiterfassung ermöglicht die direkte Buchung auf Projekte, Kostenstellen oder Kundenaufträge. Ein Echtzeit-Kostendashboard zeigt Führungskräften sofort Personalkosten und Stundenbudgets. Nachtrags- und Korrekturbuchungen sind mit Plausibilitätsprüfung und Genehmigungsworkflow verfügbar.

Reporting und Auswertungen: Ein konfigurierbarer Report-Generator bietet Standardberichte für Anwesenheit, Überstunden und Fehlzeiten sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Export für Lohnabrechnung ermöglicht den direkten Datenexport zu DATEV, SAP, Addison und anderen Lohnsystemen.

Integration und Schnittstellen: Native SAP-Integration erfolgt via IDoc/BAPI ohne zusätzliche Middleware. REST/SOAP-APIs stehen für die Anbindung an ERP, HR-Systeme und individuelle Softwarelösungen zur Verfügung. Ein revisionssicheres Audit-Log dokumentiert alle Änderungen GoBD-konform für Betriebsprüfungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht GFOS.Workforce Management einzigartig?

Deutsche Compliance-Expertise „out of the box" zeichnet GFOS besonders aus. Die Software liefert vorkonfigurierte Regelwerke für deutsche Arbeitsgesetze wie ArbZG und MiLoG, Tarifverträge wie BAP, TVöD und TV-L sowie Branchenvorgaben. Unternehmen starten damit nicht bei Null, sondern mit rechtssicheren Standards, die kontinuierlich an Gesetzesänderungen angepasst werden. Diese Funktionalität ist besonders wertvoll nach dem BAG-Urteil 2022 zur verpflichtenden Zeiterfassung, da sie Bußgelder, Nachforderungen und juristische Auseinandersetzungen durch automatische Compliance-Prüfungen vermeidet.

Patentierte Offline-Mobile-App mit GPS-Geofencing unterscheidet GFOS von vielen Cloud-nativen Wettbewerbern. Die mobile Anwendung erfasst Arbeitszeiten selbst ohne Internetverbindung und synchronisiert automatisch bei erneuter Verbindung. Das integrierte GPS-Geofencing stellt sicher, dass Buchungen nur am richtigen Einsatzort möglich sind. Diese Kombination ermöglicht zuverlässige Zeiterfassung für Außendienst, Baustellen, Logistik und Produktionshallen mit schlechter Netzabdeckung, ohne dass Buchungen verloren gehen.

Echte Hybrid-Architektur mit nahtloser Migration bietet Flexibilität bei der Bereitstellung. Unternehmen können mit On-Premise starten und später schrittweise in die Cloud migrieren, ohne Datenverlust oder System-Neuaufbau. Auch gemischte Szenarien, bei denen manche Standorte in der Cloud und andere On-Premise betrieben werden, sind möglich. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen an sich verändernde IT-Strategien ohne teure Neuinvestitionen oder riskante „Big Bang"-Wechsel.

Native SAP-Integration ohne Middleware erfolgt direkt via IDoc und BAPI, was keine zusätzliche Integrationssoftware erfordert. Für SAP-Nutzer bedeutet dies geringere Kosten, weniger Fehlerquellen und schnellere Datenabgleiche zwischen Zeiterfassung und ERP-System. Die Echtzeit-Synchronisation von Stammdaten und Zeitbuchungen eliminiert typische Schnittstellenprobleme.

Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Die Benutzeroberfläche wirkt funktional, aber optisch weniger modern als bei Cloud-nativen Anbietern wie Personio oder Kenjo. Die Preisgestaltung ist intransparent, konkrete Kosten werden erst nach individueller Anfrage kommuniziert. Der initiale Einrichtungsaufwand bei komplexen Regelwerken ist höher als bei schlankeren Self-Service-Lösungen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte GFOS.Workforce Management wählen?

Mittelständische bis große produzierende Unternehmen mit 200-5.000 Mitarbeitern profitieren besonders von der Regelwerkstiefe der Software. Organisationen mit komplexen Schichtmodellen, tariflichen Besonderheiten und diversen Arbeitszeitregelungen finden in GFOS eine Lösung, die diese Komplexität abbildet. Besonders in Branchen wie Automotive, Maschinenbau oder Logistik mit 24/7-Betrieb zahlt sich die automatische Compliance-Prüfung aus, da sie manuelle Kontrollen und nachträgliche Korrekturen minimiert.

SAP-Anwender mit komplexer HR-Landschaft finden in der nativen Integration ohne Middleware einen entscheidenden Kostenvorteil und Stabilitätsgewinn. Die Echtzeit-Synchronisation von Stammdaten und Zeitbuchungen eliminiert typische Schnittstellenprobleme wie Doppelpflege, Zeitverzögerungen und Inkonsistenzen. Für Unternehmen, die bereits erheblich in SAP ERP investiert haben, reduziert GFOS die Gesamtkomplexität der Systemlandschaft.

Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen wie Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, öffentliche Verwaltungen und Unternehmen mit Betriebsrat profitieren von der GoBD-konformen Revisionssicherheit und den vorkonfigurierten Tarifverträgen. Die minutengenaue Erfassung gemäß BAG-Urteil ist standardmäßig umgesetzt. Betriebsräte schätzen die Transparenz der Zeiterfassung und die nachvollziehbare Dokumentation aller Arbeitszeitvorgänge.

Unternehmen mit mobilem Personal und Außendienst finden in der Offline-fähigen Mobile App mit GPS-Geofencing einen klaren Vorteil gegenüber reinen Online-Lösungen. Bauunternehmen, Servicetechniker, Logistikunternehmen und Pflegedienste können auch ohne stabile Internetverbindung zuverlässig erfassen, während die GPS-Funktion Transparenz über Einsatzorte schafft und Missbrauch verhindert.

Entscheidende Auswahlkriterien:

Compliance-Tiefe: Je komplexer die Arbeitszeitregelungen, Tarifverträge und gesetzlichen Anforderungen, desto mehr zahlt sich GFOS aus. Einfache Arbeitszeitmodelle rechtfertigen möglicherweise nicht den Implementierungsaufwand.

Integrationsbedarf: Die native SAP-Anbindung ist ein Killer-Argument für SAP-Nutzer. Bei anderen ERP-Systemen sollten die REST/SOAP-APIs gegen die spezifischen Anforderungen geprüft werden.

Bereitstellungsflexibilität: Organisationen, die zwischen On-Premise, Cloud oder Hybrid-Modellen wechseln können möchten, finden in GFOS diese Flexibilität ohne System-Neuaufbau.

Langfristige Partnerschaft vs. Self-Service: GFOS setzt auf persönliche Beratung, dedizierte Account Manager und individuelle Anpassungen durch deutsche Consultants. Unternehmen, die einen Self-Service-Ansatz mit modernem UI bevorzugen, sollten Cloud-native Alternativen prüfen.

Details zur Zeiterfassungssoftware: GFOS.Workforce Management

Modularer Aufbau ermöglicht einen gestaffelten Einstieg in die Software. Unternehmen können mit Basisfunktionen wie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung starten und später Module wie Schichtplanung, Projektzeiterfassung oder Analytics hinzufügen, ohne das System neu installieren zu müssen. Diese Flexibilität reduziert die initiale Investition und ermöglicht organisches Wachsen mit den Anforderungen des Unternehmens.

Bewährte Skalierbarkeit zeigt sich im Einsatz bei Konzernen mit über 30.000 Anwendern. Das System ist technisch darauf ausgelegt, mit der Organisation zu wachsen, sowohl in der Anzahl der Nutzer als auch in der Komplexität der abgebildeten Prozesse. Die Architektur basiert auf .NET Core und Microservices, was horizontal skalierbares Deployment in Container-Umgebungen (Docker/Kubernetes) ermöglicht.

KI-gestützte Schichtplanung befindet sich in der Entwicklung. GFOS arbeitet an KI-basierten Forecasting-Algorithmen für Bedarfsprognosen, um Personalplanung noch präziser zu machen. Aktuell erreichen diese Funktionen noch nicht das Niveau etablierter Workforce-Management-Spezialisten wie UKG oder Kronos, sind aber in der Produkt-Roadmap priorisiert. Dieser Entwicklungsfokus zeigt die strategische Ausrichtung des Anbieters auf zukunftsweisende Technologien.

Wissenswertes zum Anbieter: GFOS mbH

30 Jahre Markterfahrung seit der Gründung 1989 prägen das Produktverständnis von GFOS. Das familiengeführte Unternehmen ist nicht von Investoren oder kurzfristigen Quartalszielen abhängig, sondern verfolgt eine langfristige Produktstrategie. Diese Kontinuität spiegelt sich in stabilen Kundenbeziehungen und evolutionärer Weiterentwicklung statt disruptiven Neuausrichtungen wider.

Deutscher Mittelstand mit etwa 200 Mitarbeitern am Standort Dortmund ermöglicht kurze Kommunikationswege und persönlichen Support auf Deutsch. Das Unternehmen verfügt über tiefes Verständnis für deutsche Arbeitsmarktbesonderheiten, Mitbestimmungsrechte und Compliance-Anforderungen. GFOS investiert etwa 15% des Umsatzes in Forschung und Entwicklung, insbesondere in Cloud-Native-Technologien, Microservices und KI-Integration, und nimmt an EU-Forschungsprojekten teil.

Technische Details & Integration

Moderne Technologie-Basis nutzt .NET Core und eine Microservices-Architektur, die Container-ready (Docker/Kubernetes) ist. Als primäre Datenbank kommt Microsoft SQL Server zum Einsatz. Diese Technologie-Entscheidungen spiegeln die Microsoft-Zentrierung wider, die für viele mittelständische Unternehmen mit Windows-Infrastruktur von Vorteil ist.

Umfassende Sicherheitsstandards umfassen ISO 27001-Zertifizierung, TLS 1.2+ Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und regelmäßige externe Penetrationstests. Die revisionssichere Architektur erfüllt GoBD-Anforderungen und dokumentiert alle Änderungen in einem Audit-Log. Diese Sicherheitsmerkmale sind besonders relevant für Unternehmen in regulierten Branchen oder mit Betriebsrat.

API-Qualität zeigt sich in umfangreichen REST- und SOAP-APIs mit detaillierter Dokumentation, die bei der Implementierung bereitgestellt wird. Öffentliche API-Dokumentation ist allerdings nicht verfügbar, was die Vorab-Bewertung von Integrationsmöglichkeiten erschwert. Die native SAP-Anbindung via IDoc und BAPI stellt jedoch für SAP-Nutzer eine besonders robuste Integrationsmöglichkeit dar, die ohne zusätzliche Middleware auskommt.

Kosten & Preismodell

Keine öffentlichen Preislisten erschweren die initiale Budgetplanung. GFOS kalkuliert Preise individuell nach Mitarbeiterzahl, gewählten Modulen und Bereitstellungsmodell (On-Premise, Cloud oder Hybrid). Diese Intransparenz macht Vorvergleiche mit anderen Anbietern schwieriger und erfordert frühzeitigen Vertriebskontakt.

Typische Kostenstruktur bei mittelständischen Implementierungen zeigt folgendes Muster: Implementierungskosten betragen etwa 20-40% der Jahreslizenz, jährliche Wartung liegt bei 18-22% des Listenpreises, Cloud-Hosting beginnt ab ca. 8€ pro User und Monat. Diese Größenordnungen variieren jedoch stark je nach Unternehmensgröße und Konfigurationskomplexität.

Versteckte Kostenfallen ergeben sich häufig aus unterschätztem Aufwand für Regelwerksharmonisierung, kundenspezifische Schnittstellenanpassungen und laufende Schulungskosten für neue Mitarbeiter. Die Harmonisierung historisch gewachsener Arbeitszeitregelungen in eine konsistente Systemlogik erfordert oft deutlich mehr Beratungstage als initial kalkuliert. Eine saubere Vorab-Dokumentation aller Regelwerke kann diese Kosten erheblich reduzieren.

Preis-Leistungs-Verhältnis ist für Unternehmen mit komplexen Anforderungen gut, da die Regelwerkstiefe und Compliance-Funktionen manuelle Aufwände in HR und Lohnabrechnung reduzieren. Für kleinere Organisationen mit einfachen Arbeitszeitmodellen könnten schlankere Cloud-Lösungen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Migration & Umstieg auf GFOS.Workforce Management

Realistische Projektdauer beträgt 3-6 Monate für Unternehmen mit 200-500 Mitarbeitern und standardnahen Anforderungen. Bei Konzernen mit komplexen Tarifwerken, mehreren Standorten und umfangreichen Sonderregelungen sind 9-12 Monate realistisch. Die größte Herausforderung liegt nicht in der technischen Implementierung, sondern in der sauberen Dokumentation und Standardisierung aller Arbeitszeitregelungen vor dem Go-Live.

Kritische Erfolgsfaktoren umfassen Top-Management-Unterstützung für notwendige Prozessanpassungen, einen dedizierten HR-Experten im Projektteam, der Regelwerke in Systemlogik übersetzen kann, sowie frühzeitige und transparente Mitarbeiterkommunikation. Besonders die Einbindung des Betriebsrats sollte von Anfang an erfolgen, da Zeiterfassungssysteme mitbestimmungspflichtig sind.

Datenübernahme aus Altsystemen variiert stark je nach Quellsystem. Excel-basierte Zeiterfassung erfordert intensive Datenbereinigung, während moderne HR-Systeme oft standardisierte Exportformate bieten. GFOS unterstützt bei der Migration mit Datenübernahme-Templates und Mapping-Workshops. Die Hybrid-Architektur ermöglicht bei Bedarf Parallelbetrieb während der Umstellungsphase, was das Risiko eines „Big Bang"-Wechsels reduziert.

Change Management ist erfolgskritisch für die Akzeptanz. Mitarbeiter müssen von Excel-Listen oder Stempelkarten auf digitale Terminals oder Mobile Apps umsteigen. Führungskräfte benötigen Schulung in den neuen Planungs- und Reporting-Tools. Ein strukturierter Schulungsplan mit Multiplikatoren in den Abteilungen und praxisnahen Übungsszenarien erhöht die Akzeptanz erheblich.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Vollständige deutsche Rechtskonformität ohne manuelle Nachkonfiguration schützt vor rechtlichen Risiken und reduziert den Aufwand für HR-Abteilungen bei Gesetzesänderungen.

Offline-fähige Mobile App mit GPS-Geofencing ermöglicht zuverlässige Zeiterfassung auch bei schlechter Netzabdeckung auf Baustellen, in Produktionshallen oder im Außendienst.

Zukunftssichere Hybrid-Architektur mit nahtlosen Migrationspfaden zwischen On-Premise und Cloud bietet strategische Flexibilität ohne Lock-in-Effekt.

Native SAP-Integration ohne Middleware reduziert Kosten, Fehlerquellen und Implementierungsaufwand für SAP-Nutzer erheblich.

Bewährte Skalierbarkeit für komplexe Konzernstrukturen mit über 30.000 Anwendern zeigt die Leistungsfähigkeit der Architektur.

Modularer Aufbau ermöglicht gestaffelten Einstieg mit Basisfunktionen und sukzessive Erweiterung ohne System-Neuinstallation.

Herausforderungen:

UI/UX weniger intuitiv und modern als bei Cloud-nativen Wettbewerbern wie Personio, was die Benutzerakzeptanz beeinträchtigen kann.

Hoher initialer Einrichtungsaufwand bei komplexen Regelwerken erfordert intensive Beratung und verlängert die Time-to-Value.

Intransparente Preisgestaltung ohne öffentliche Preislisten erschwert Budget-Planung und Vorvergleiche mit Wettbewerbern.

Steile Lernkurve für Administratoren aufgrund der Regelwerkstiefe und Konfigurationsmöglichkeiten, was laufende Schulungskosten verursacht.

Begrenzte öffentliche API-Dokumentation erschwert die Vorab-Bewertung von Integrationsmöglichkeiten mit Drittsystemen.

KI-Funktionen noch in Entwicklung, während Wettbewerber wie UKG bereits ausgereiftere Forecasting-Algorithmen bieten.

Häufig gestellte Fragen zu GFOS.Workforce Management

Wie lange dauert die Umstellung auf GFOS.Workforce Management?

Für mittelständische Unternehmen mit 200-500 Mitarbeitern sind 3-6 Monate realistisch. Die Komplexität der Arbeitszeitregelungen ist jedoch der größte Zeitfaktor. Organisationen mit vielen Sonderregelungen, Tarifverträgen oder internationalen Standorten sollten 9-12 Monate einplanen. Eine saubere Vorab-Dokumentation aller Regelwerke beschleunigt die Implementierung erheblich und reduziert nachträgliche Anpassungen.

Können wir später von On-Premise in die Cloud wechseln?

Ja, GFOS unterstützt nahtlose Migration zwischen den Bereitstellungsmodellen ohne Datenverlust oder System-Neuaufbau. Dies ist ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber vielen Wettbewerbern. Auch gemischte Szenarien mit manchen Standorten in der Cloud und anderen On-Premise sind möglich. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen an sich ändernde IT-Strategien oder Compliance-Anforderungen.

Was passiert bei Gesetzesänderungen im Arbeitsrecht?

GFOS aktualisiert die integrierten Regelwerke kontinuierlich und liefert Updates als Teil der Wartungsvereinbarung. Unternehmen müssen Gesetzesänderungen nicht selbst nachprogrammieren oder Regelwerke manuell anpassen. Dies gilt für Änderungen in ArbZG, MiLoG und gängigen Tarifverträgen wie TVöD oder BAP. Bei sehr spezifischen betriebsinternen Regelungen kann jedoch Anpassungsaufwand entstehen.

Wie aufwändig ist die Integration mit unserem ERP-System?

Für SAP-Nutzer bietet GFOS native Integration via IDoc und BAPI ohne zusätzliche Middleware, was Aufwand und Fehlerquellen minimiert. Die Implementierung dauert typischerweise 2-4 Wochen. Für andere ERP-Systeme stehen REST- und SOAP-APIs zur Verfügung, deren Integrationsaufwand vom jeweiligen System abhängt. GFOS unterstützt auch Standardschnittstellen zu DATEV, Addison und anderen Lohnabrechnungssystemen.

Ist GFOS.Workforce Management für kleine Unternehmen geeignet?

Die Software ist primär für mittelständische bis große Unternehmen ab 200 Mitarbeitern konzipiert. Kleinere Organisationen mit einfachen Arbeitszeitmodellen finden möglicherweise schlankere Cloud-Lösungen wie Clockodo, Kenjo oder Personio passender, die schneller implementiert sind und geringere Gesamtkosten haben. GFOS lohnt sich besonders bei komplexen Schichtmodellen, Tarifverträgen oder hohen Compliance-Anforderungen.

Welche Schulung benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte?

Mitarbeiter für die reine Zeiterfassung benötigen typischerweise 30-60 Minuten Einweisung in Terminal oder Mobile App. Führungskräfte für Schichtplanung und Genehmigungen sollten 4-8 Stunden Schulung einplanen. HR-Administratoren und Systemverwalter benötigen aufgrund der Regelwerkstiefe 2-3 Tage intensive Schulung. GFOS bietet strukturierte Schulungsprogramme sowie Train-the-Trainer-Konzepte für Multiplikatoren im Unternehmen.