TIME4 von M·SOFT | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung & Buchung: Flexible Zeiterfassung über Desktop, Web-Browser, Mobile App oder Terminal mit GPS-gestützter Erfassung für Außendienst und mobile Teams. Offline-Modus mit automatischer Synchronisation bei Verbindungsaufbau. Projekt- und Kundenzeiterfassung mit Kostenstellenzuordnung für detaillierte Nachverfolgung.

Arbeitszeitmodelle & Compliance: Flexible Gleitzeit-, Schicht- und Zeitkontenmodelle mit automatischer Überwachung von Pausen und Arbeitszeiten nach Arbeitszeitgesetz. Echtzeit-Soll-Ist-Vergleich und persönliches Zeitkonto mit automatischen Alerts bei Überschreitung von Grenzwerten zur Vermeidung von Compliance-Verstößen.

Workflows & Genehmigungen: Workflow-gestützte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit digitalen Genehmigungsprozessen für Überstunden und Anträge. Automatische Erinnerungen und E-Mail/SMS-Benachrichtigungen, kombiniert mit Kalendersynchronisation für Outlook und Google Calendar.

Mitarbeiter-Self-Service: Persönliches Portal mit transparenter Zeitkonto-Übersicht und eigenständiger Antragstellung. Möglichkeit zu Korrekturbuchungen durch Mitarbeiter sowie transparente Darstellung von Urlaubs- und Gleitzeitguthaben mit mobiler Zugriffsmöglichkeit von unterwegs.

Integration & Schnittstellen: Direkte Anbindung an DATEV und Sage Lohnsysteme sowie ERP-Integration für SAP und MS Dynamics. REST-API und Webhooks für individuelle Systemanbindungen, ergänzt durch CSV/Excel-Import für Daten- und Stammdatenpflege.

Auswertung & Reporting: Anpassbare Dashboards mit Echtzeit-KPIs und vorgefertigten sowie individuellen Reports. Export in PDF, Excel und weitere Formate, inklusive spezieller Compliance-Reports für die Dokumentation nach Arbeitszeitgesetz.

🟨 Besonderheiten – Was macht TIME4 von M·SOFT einzigartig?

Deutsches Hosting mit höchster Datensouveränität bildet ein zentrales Differenzierungsmerkmal. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert – nicht nur DSGVO-konform, sondern darüber hinaus mit deutscher Rechtssicherheit. Für Unternehmen mit sensiblen Personaldaten oder Organisationen im öffentlichen Dienst stellt dies einen entscheidenden Vorteil gegenüber internationalen Cloud-Anbietern dar, die teilweise Daten auf Server in den USA oder anderen Ländern replizieren.

Einzigartiges Hybrid-Betriebsmodell ermöglicht den gleichzeitigen Betrieb als Cloud-Lösung und On-Premise – sogar in einer Installation kombiniert. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Unternehmen mit unterschiedlichen Standortanforderungen oder schrittweiser Cloud-Migration. Einzelne Abteilungen oder Standorte können in der Cloud arbeiten, während andere Bereiche aus regulatorischen oder technischen Gründen weiterhin On-Premise betrieben werden.

Offenes Plug-In-Framework hebt TIME4 von geschlossenen Standard-Systemen ab. Durch die Service-Oriented Architecture können eigene Module direkt in TIME4 integriert werden – weit über Standard-API-Anbindungen hinaus. Dies ermöglicht branchen- oder unternehmensspezifische Erweiterungen ohne Änderungen am Kernsystem. Produktionsbetriebe können beispielsweise Maschinendaten-Schnittstellen einbinden, Gesundheitseinrichtungen spezielle Dienstplan-Module integrieren.

Modulare Lizenzierung nach tatsächlichem Bedarf erlaubt eine präzise Kostenkontrolle. Unternehmen zahlen nur für die Funktionen, die sie wirklich nutzen. Vom schlanken Zeiterfassungs-Basis-System bis zum umfassenden Workforce-Management-Tool lässt sich alles bedarfsgerecht konfigurieren und bei veränderten Anforderungen schrittweise erweitern.

Einschränkungen: Die Benutzeroberfläche ist funktional solide und übersichtlich, wirkt aber optisch nicht so modern wie bei reinen Cloud-Startups der letzten Jahre. Erweiterte KI-gestützte Planungsfunktionen für Predictive Analytics oder automatisierte Schichtplanung sind derzeit noch nicht verfügbar, stehen aber laut Herstellerangaben auf der Entwicklungs-Roadmap.

🟩 Empfehlung – Wer sollte TIME4 von M·SOFT wählen?

Mittelständische Unternehmen mit 20-500 Mitarbeitern finden in TIME4 eine ausgewogene Lösung zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Besonders in Branchen wie Handwerk, produzierendes Gewerbe, Gesundheitswesen und unternehmensnahen Dienstleistungen, wo mehr als eine Basis-Zeiterfassung benötigt wird, aber die Komplexität von Enterprise-Systemen unnötig wäre. Die Investitionsbereitschaft für eine durchdachte Implementierung sollte vorhanden sein.

Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen profitieren von der spezifischen Ausrichtung auf deutsche Arbeitsrechtsvorschriften. Wenn verschiedene Tarifverträge, mehrschichtige Schichtmodelle oder differenzierte Gleitzeitregelungen parallel abgebildet werden müssen, bietet TIME4 die erforderliche Flexibilität. Die Software kennt die Besonderheiten des deutschen Arbeitsrechts und ermöglicht die Abbildung selbst ungewöhnlicher Regelungen.

Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen finden in TIME4 eine verlässliche Basis. Für Unternehmen, bei denen Datensouveränität, garantiertes deutsches Hosting und DSGVO-Compliance nicht verhandelbar sind – etwa im öffentlichen Dienst, Gesundheitswesen, bei Rechtsanwaltskanzleien oder in regulierten Branchen – bietet die konsequente Datenhaltung in Deutschland Rechtssicherheit und vereinfacht Compliance-Nachweise gegenüber Behörden und Betriebsräten.

Teams mit starkem Außendienst oder verteilten Arbeitsorten nutzen die mobile App mit GPS-Erfassung und robuster Offline-Funktion effektiv. Bauunternehmen, Servicetechniker, ambulante Pflegedienste oder Unternehmen mit umfangreicher Remote-Arbeit können Arbeitszeiten auch ohne durchgängige Internetverbindung erfassen und später automatisch synchronisieren.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Anpassungsbedarf: Benötigt das Unternehmen tiefe Customizing-Möglichkeiten für spezifische Prozesse, oder würde eine Standardlösung mit begrenzten Anpassungsoptionen ausreichen?
• Datenschutz-Priorität: Wie wichtig ist garantiertes deutsches Hosting ohne internationale Datenreplikation für die Unternehmensstrategie und rechtliche Absicherung?
• Integrationskomplexität: Müssen mehrere Systeme (ERP, Lohnsoftware, HR-Tools, Zutrittskontrolle) angebunden werden, oder handelt es sich um eine Stand-alone-Lösung?
• Skalierung und Wachstum: Plant das Unternehmen organisches Wachstum oder Multi-Standort-Betrieb mit unterschiedlichen Anforderungen pro Standort?

Details zur Zeiterfassungssoftware: TIME4 von M·SOFT

Moderne Architektur als Fundament prägt TIME4 grundlegend. Die Software basiert auf einer Service-Oriented Architecture (SOA), die schrittweise zu Microservices weiterentwickelt wird. Diese technologische Grundlage garantiert Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit, da einzelne Komponenten unabhängig voneinander aktualisiert und erweitert werden können, ohne das Gesamtsystem zu gefährden.

Die Software deckt alle Erfassungsmethoden im modernen Arbeitsumfeld ab. Vom klassischen Desktop-Client über browserbasierte Erfassung bis zur mobilen App und stationären Zeiterfassungsterminals können Unternehmen jeden Anwendungsfall abbilden – vom Büroarbeitsplatz über Homeoffice bis zum Außendienst. GPS-gestützte Erfassung ermöglicht dabei nicht nur die Dokumentation von Arbeitsort und -zeit, sondern auch die Zuordnung zu Kunden oder Projekten direkt beim Erfassen.

Besondere Stärke bei deutschen Arbeitszeitmodellen zeigt sich in der Praxis deutlich. TIME4 kann komplexeste Regelungen abbilden – von Gleitzeit mit Kernarbeitszeit über mehrschichtige Schichtarbeit bis zu branchenspezifischen Tarifverträgen. Die automatische Compliance-Prüfung überwacht dabei kontinuierlich die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nach Arbeitszeitgesetz, inklusive Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen. Verstöße werden in Echtzeit erkannt und können direkt an Vorgesetzte gemeldet werden.

Wissenswertes zum Anbieter: M-SOFT Organisationsberatung GmbH

Langjährige Markterfahrung seit 1996 kennzeichnet M·SOFT als etablierten Anbieter im deutschen Zeitwirtschaftsmarkt. Das inhabergeführte Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern verfolgt eine langfristige Unternehmensstrategie ohne den Rendite-Druck börsennotierter Konzerne oder kurzfristig orientierter Investoren. Diese Kontinuität spiegelt sich in stabilen Produktzyklen und nachhaltigem Support wider.

Die konsequente Spezialisierung auf den deutschen Markt ermöglicht tiefes Know-how in deutschen Arbeitsrechtsvorschriften. Während internationale Anbieter häufig mit lokalisierten Versionen arbeiten, wurde TIME4 von Grund auf für deutsche Anforderungen entwickelt. Durchschnittliche Kundenbindung von über fünf Jahren und dokumentierte Zufriedenheitswerte von 4,2 von 5 Sternen belegen die Produktqualität und Serviceorientierung. Die Nähe zum deutschen Mittelstand zeigt sich auch in flexiblen Vertragsmodellen und deutschsprachigem Support ohne Offshore-Callcenter.

Technische Details & Integration

Umfassende API-Landschaft ermöglicht Integration in praktisch jede IT-Infrastruktur. TIME4 bietet REST-APIs, Webhooks und ein offenes Plug-In-Framework für bidirektionale Datenflüsse. Entwicklungsteams können eigene Erweiterungen programmieren oder bestehende Systeme anbinden, ohne auf Freigaben des Herstellers angewiesen zu sein.

Standardschnittstellen zu allen gängigen deutschen Lohnsystemen verkürzen die Implementierung erheblich. Direkte Anbindungen an DATEV und Sage sind vorkonfiguriert verfügbar, ebenso wie ERP-Integrationen für SAP, Microsoft Dynamics und weitere Systeme. Die Zeitdaten fließen automatisch in die Lohnabrechnung, wodurch manuelle Übertragungen und damit verbundene Fehlerquellen entfallen.

Flexible Betriebsmodelle bieten technische Wahlfreiheit. Als Cloud-Lösung (SaaS) läuft TIME4 auf Windows Server oder Linux mit MSSQL oder Oracle als Datenbank. Die Rechenzentren in Deutschland verfügen über ISO 27001-Zertifizierung, TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und tägliche Backups mit geografisch getrennter Speicherung. Bei On-Premise-Installation können Unternehmen die Software auf eigener Hardware betreiben und behalten vollständige Kontrolle über Infrastruktur und Daten. Das Hybrid-Modell kombiniert beide Ansätze nach Bedarf.

Kosten & Preismodell

Cloud-Lizenzierung (SaaS) beginnt bei monatlichen Kosten ab 6 € pro User bei jährlicher Abrechnung. Die genauen Kosten variieren je nach aktivierten Modulen und Nutzeranzahl. Größere Organisationen erhalten Mengenrabatte, sodass ab 100 Nutzern die Kosten pro User auf etwa 4-5 € sinken können. Dieses Modell bietet planbare monatliche Kosten ohne initiales Infrastruktur-Investment und beinhaltet alle Updates, Wartung und Cloud-Hosting.

On-Premise-Lizenzierung erfordert eine einmalige Investition von circa 300 € pro User zuzüglich 22% jährlicher Wartungspauschale. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern bedeutet dies initial 15.000 € Lizenzkosten plus 3.300 € jährlich für Support und Updates. Die höheren Anfangskosten amortisieren sich bei großen Nutzerzahlen und langfristiger Nutzung, erfordern aber eigene Serverinfrastruktur und IT-Administration.

Versteckte Kosten sollten realistisch eingeplant werden. Die Implementierung dauert je nach Komplexität 4-12 Wochen und wird vom Hersteller oder zertifizierten Partnern durchgeführt. Projektkosten liegen typischerweise zwischen 3.000-15.000 € für Standardprojekte. Customizing, Schnittstellenprogrammierung, Mitarbeiterschulungen und eventuelles Terminal-Leasing kommen hinzu. Realistische Total Cost of Ownership über drei Jahre für 100 User: Cloud-Variante circa 27.000-32.000 €, On-Premise circa 65.000-85.000 € inklusive Hardware, Implementierung und laufendem Betrieb.

Migration & Umstieg auf TIME4 von M·SOFT

Standardprojekte mit überschaubarer Komplexität benötigen erfahrungsgemäß 4-8 Wochen von der Beauftragung bis zum produktiven Start. Unternehmen mit mehreren Standorten, komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen oder sehr spezifischen Arbeitszeitmodellen sollten 3-6 Monate einplanen. Die Projektdauer hängt wesentlich von der Verfügbarkeit interner Ressourcen und der Qualität der Vorarbeit ab.

Datenmigration aus Altsystemen erfolgt über CSV/Excel-Import oder direkte Schnittstellen bei gängigen Vorgängersystemen. Die Qualität der Altdaten ist dabei der kritische Erfolgsfaktor – inkonsistente oder unvollständige Stammdaten verlängern die Migration erheblich. M·SOFT empfiehlt eine Datenbereinigung vor der Migration und bietet entsprechende Unterstützung an. Historische Zeitdaten können übernommen werden, wobei mindestens die letzten 12 Monate für sinnvolle Auswertungen und Vergleiche ratsam sind.

Erforderliche interne Ressourcen umfassen mindestens einen Projektleiter mit 25-50% Kapazität, 2-3 Key-User aus HR und Fachabteilungen sowie bei On-Premise-Installation einen IT-Administrator. Mangelnde interne Kapazitäten sind nach Anbieterangaben die häufigste Ursache für Projektverzögerungen. Parallel zum Tagesgeschäft ist die Implementierung eine echte Herausforderung, weshalb temporäre Entlastung der beteiligten Mitarbeiter den Projekterfolg deutlich erhöht. Schulungen sollten zeitnah vor dem Go-Live stattfinden, um das Gelernte direkt anzuwenden.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Signifikante Zeitersparnis bei Lohnabrechnung: Automatisierte Datenübernahme reduziert den Zeitaufwand um bis zu 30% und minimiert manuelle Übertragungsfehler
• Automatische Compliance-Sicherung: Kontinuierliche Überwachung nach Arbeitszeitgesetz verhindert Verstöße und damit verbundene Bußgelder
• Höchste Datensouveränität: Garantiertes deutsches Hosting ohne internationale Replikation bietet Rechtssicherheit und vereinfacht DSGVO-Nachweise
• Außergewöhnliche Anpassbarkeit: Offenes Plug-In-Framework ermöglicht branchen- und unternehmensspezifische Erweiterungen ohne Vendor-Lock-in
• Flexible Erfassungsmethoden: Desktop, Web, Mobile und Terminal decken jeden Anwendungsfall von Büro bis Außendienst ab
• Robuste Offline-Fähigkeit: Mobile App funktioniert zuverlässig ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation

Herausforderungen:

• Nicht modernste Benutzeroberfläche: Funktional solide, aber optisch nicht auf dem Stand neuester Cloud-Anwendungen
• Initiale Implementierungskomplexität: Erfordert Einarbeitung, qualifizierte Projektressourcen und sorgfältige Planung
• Fehlende KI-gestützte Funktionen: Predictive Analytics und automatisierte Planungsvorschläge sind aktuell nicht verfügbar
• Investitionsbedarf für Customizing: Volle Nutzung der Anpassungsmöglichkeiten erfordert Budget und ggf. Entwicklungskapazität
• Einarbeitungszeit für Administratoren: Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten benötigen Zeit zum Erlernen
• On-Premise erfordert IT-Expertise: Selbst gehostete Installation setzt qualifiziertes IT-Personal und Infrastruktur voraus

Häufig gestellte Fragen zu TIME4 von M·SOFT

Erfüllt TIME4 die Anforderungen des BAG-Urteils zur elektronischen Zeiterfassung?

TIME4 erfüllt alle Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts-Urteils vom Mai 2023 vollständig. Die Software bietet revisionssichere Protokollierung aller Arbeitszeitbuchungen mit unveränderlichen Zeitstempeln, Echtzeit-Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie automatische Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben. Die Dokumentation ist jederzeit für Kontrollen durch Behörden oder Betriebsräte verfügbar und kann nicht nachträglich manipuliert werden.

Funktioniert die mobile App auch offline ohne Internetverbindung?

Die TIME4 Mobile App verfügt über eine robuste Offline-Funktionalität. Mitarbeiter können Arbeitszeiten, Projektbuchungen und Abwesenheiten auch ohne aktive Internetverbindung erfassen. Alle Buchungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Dies ist besonders praktisch auf Baustellen, in ländlichen Gebieten oder bei internationalen Einsätzen mit unzuverlässigem Netz.

Wie unterstützt M·SOFT bei der Betriebsrats-Mitbestimmung?

M·SOFT verfügt über langjährige Erfahrung mit Betriebsvereinbarungen nach § 87 BetrVG und unterstützt aktiv bei deren Erstellung. Das Unternehmen stellt Mustervereinbarungen zur Verfügung, berät zu datenschutzrechtlichen Aspekten und konfiguriert die Software entsprechend den vereinbarten Regelungen. Technisch können detaillierte Berechtigungskonzepte abgebildet werden, die beispielsweise definieren, welche Auswertungen nur der Betriebsrat einsehen darf.

Welche Schnittstellen zu Lohnsoftware sind verfügbar?

TIME4 bietet vorkonfigurierte Standardschnittstellen zu allen gängigen deutschen Lohnsystemen. DATEV und Sage sind mit direkter Anbindung verfügbar, ebenso wie Schnittstellen zu Lexware, LOGA und Paychex. Die Zeitdaten werden automatisch im jeweiligen Format der Lohnsoftware exportiert und können direkt importiert werden. Für individuelle oder seltenere Lohnsysteme stehen CSV-Export mit frei konfigurierbaren Formaten oder die REST-API für programmatische Integration zur Verfügung.

Wie schnell kann TIME4 produktiv genutzt werden?

Bei überschaubarer Unternehmensgröße und Standardanforderungen ist ein Go-Live innerhalb von 4-6 Wochen realistisch. Dies umfasst Systemkonfiguration, Stammdatenpflege, Schnittstellenanbindung und Anwenderschulung. Komplexere Projekte mit mehreren Standorten, individuellen Arbeitszeitmodellen oder umfangreichen Customizing-Anforderungen benötigen 3-6 Monate. Ein Pilotbetrieb mit einer kleineren Nutzergruppe vor dem vollständigen Rollout reduziert Risiken und ermöglicht frühzeitige Anpassungen.

Was passiert bei einem Anbieterwechsel – sind die Daten portabel?

TIME4 ermöglicht jederzeit den vollständigen Export aller Daten in Standardformaten wie CSV, Excel oder über die REST-API. Es gibt keinen technischen Lock-in-Effekt. Zeitbuchungen, Stammdaten, Auswertungen und Protokolle können exportiert und in andere Systeme übernommen werden. M·SOFT unterstützt bei geplanten Migrationen zu anderen Systemen und stellt die erforderlichen Datenexporte zur Verfügung. Bei Cloud-Verträgen gelten die vereinbarten Kündigungsfristen, On-Premise-Lizenzen bleiben dauerhaft nutzbar.