Tellent | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung im Arbeitsalltag: Die flexible Zeiterfassung ermöglicht Start/Stopp-Erfassung über Desktop-App, Web-Interface oder Mobile-App mit automatischer Synchronisation über alle Geräte. Manuelle Zeiteinträge erlauben nachträgliches Erfassen und Korrigieren bei vergessenen Buchungen oder Außenterminen. Die intelligente Inaktivitätserkennung bucht Pausen automatisch bei längerer Computerinaktivität und verhindert so falsche Zeiterfassungen. Der Offline-Modus ermöglicht Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation beim nächsten Online-Gang.

Projekt- und Arbeitsorganisation: Jeder Zeiteintrag lässt sich dem richtigen Projekt zuordnen für transparente Nachvollziehbarkeit und Abrechnung. Das Budget-Tracking mit Warnfunktion bietet einen Echtzeit-Überblick über Projektbudgets mit automatischen Alerts bei drohender Überschreitung. Dashboard-Ansichten liefern sofortigen Überblick über Zeitverteilung, Auslastung und aktuellen Projektstatus.

Verwaltung & Genehmigung: Die Pausen- und Überstundenverwaltung berechnet automatisch Pausen und Mehrarbeit nach hinterlegten Regeln. Genehmigungsworkflows ermöglichen strukturierte Freigabeprozesse durch Vorgesetzte oder Team-Leads für rechtssichere Zeiterfassung. Mehrstufige Berechtigungen schaffen unterschiedliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter, Team-Leads und HR-Verantwortliche.

Mobile Arbeit & Außendienst: Die GPS-basierte Zeiterfassung erlaubt automatisches Ein- und Ausstempeln beim Betreten oder Verlassen von Arbeitsstätten per Geofencing. Mobile Apps für iOS und Android bieten vollwertige Zeiterfassung unterwegs mit allen Funktionen der Desktop-Version.

Auswertung & Export: Flexible Exportformate (XLSX, CSV, PDF) ermöglichen Export für Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Controlling. REST-API und Webhooks schaffen nahtlose Anbindung an HR-, Lohn- und Buchhaltungssysteme. Vorkonfigurierte Integrationen bieten direkte Verbindungen zu Zapier, Slack, Microsoft Teams, Xero und QuickBooks.

🟨 Besonderheiten – Was macht Tellent einzigartig?

Nahtlose HR-Integration im Recruitee-Ökosystem Tellent ist Teil der Recruitee-Plattform und schafft einen durchgängigen Prozess von der Bewerbung über das Onboarding bis zur operativen Zeiterfassung. Unternehmen, die bereits Recruitee nutzen, erhalten eine vollständig integrierte Lösung ohne Medienbrüche – vom ersten Kontakt mit dem Bewerber bis zur monatlichen Abrechnung. Diese systemübergreifende Integration eliminiert Doppelerfassungen und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

API-First-Architektur mit exzellenter Dokumentation Die vollständige REST-API mit umfassender Dokumentation ermöglicht individuelle Anpassungen weit über Standard-Integrationen hinaus. Laut Nutzerfeedback gehört die API-Dokumentation zu den besten im Zeiterfassungsbereich – mit Code-Beispielen, klaren Endpunkt-Erklärungen und praktischen Anwendungsfällen. Diese technische Offenheit verhindert Vendor-Lock-in und ermöglicht flexible Systemlandschaften.

Modulares "Pay-as-you-go"-Lizenzmodell Statt fester Paketpreise zahlen Unternehmen nur für tatsächlich benötigte Funktionen. Die Basis-Zeiterfassung beginnt bei 4 EUR pro Nutzer, zusätzliche Module wie GPS-Tracking oder erweiterte Genehmigungen lassen sich bei Bedarf zubuchen. Dieser Ansatz ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen mit sich entwickelnden Anforderungen, die nicht von Anfang an alle Features benötigen.

Employee-Centric statt Kontrollwerkzeug Die Benutzeroberfläche ist konsequent aus Mitarbeitersicht gestaltet – Transparenz über eigene Arbeitszeiten, einfache Selbstkorrekturen und klare Übersicht über Urlaubssalden schaffen Vertrauen statt Überwachungsgefühl. Diese Philosophie spiegelt sich in der durchschnittlichen Nutzerbewertung von 4,2 von 5 Sternen auf G2 wider, wobei besonders die Benutzerfreundlichkeit gelobt wird.

Einschränkungen Tellent bietet keine physischen Zeiterfassungsterminals (QR-Code, NFC) für Produktionsumgebungen oder klassischen Schichtbetrieb. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist nicht integriert, sodass eine separate Lösung erforderlich bleibt. Spezialisierte deutsche Arbeitszeitgesetze nach §16 ArbZG und hochkomplexe Tarifverträge werden nicht vollständig abgedeckt, was bei bestimmten Branchen zusätzliche Prüfungen oder ergänzende Lösungen erfordert.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Tellent wählen?

Wissensbasierte Dienstleister mit 10-200 Mitarbeitern Agenturen, Beratungen, Software-Entwickler und Kreativdienstleister profitieren maximal von Tellent. Projektbasierte Abrechnung, flexible Arbeitszeiten und dezentrale Teams sind die Kernstärken der Software. Die Kombination aus Projekt-Tracking und Zeiterfassung liefert präzise Grundlagen für Kundenabrechnung und interne Kalkulation, während die Dashboard-Ansichten Auslastung und Rentabilität transparent machen.

Remote-First-Unternehmen und verteilte Teams Wenn Teams von verschiedenen Standorten oder im Homeoffice arbeiten, bietet Tellent mit Mobile-Apps, Offline-Modus und GPS-Funktionen genau die richtigen Werkzeuge. Die Cloud-native Architektur sorgt für zuverlässige Synchronisation über alle Geräte, während die Inaktivitätserkennung auch bei wechselnden Arbeitsumgebungen präzise Zeiterfassung ermöglicht.

Wachsende Start-ups mit bestehender oder geplanter Recruitee-Nutzung Unternehmen, die bereits Recruitee für Recruiting nutzen oder dies planen, erhalten mit Tellent eine nahtlose Erweiterung ihrer HR-Infrastruktur. Der durchgängige Datenfluss vom Recruiting über Onboarding bis zur Zeiterfassung spart Administrationsaufwand und schafft eine einheitliche Datenbasis für alle mitarbeiterbezogenen Prozesse.

HR-Abteilungen mit spezifischen Integrationsbedürfnissen Teams mit besonderen Anforderungen an Systemintegration finden in Tellents API-First-Ansatz und der exzellenten Dokumentation die Basis für maßgeschneiderte Lösungen. Die REST-API mit Webhooks ermöglicht Echtzeit-Datenübertragung zu Lohn-, Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ohne aufwändige Batch-Prozesse.

Entscheidende Auswahlkriterien:

Arbeitsmodell: Tellent ist ideal für flexible, mobile und dezentrale Arbeitsmodelle, aber ungeeignet für Terminal-basierte Zeiterfassung in Produktion oder klassischem Schichtbetrieb mit festen Stempeluhren.

Integrationsbedarf: Bei hohen Anforderungen an API-Integrationen und individuellen Workflows ist Tellent eine Top-Wahl. Bei reiner Standard-Nutzung ohne Systemanbindungen könnten einfachere Tools ausreichen.

Arbeitszeitregelungen: Für moderne, flexible Arbeitszeitmodelle bestens geeignet. Bei hochkomplexen Tarifverträgen oder speziellen deutschen Arbeitszeitgesetzen ist eine detaillierte Prüfung oder API-basierte Ergänzung nötig.

Wachstumsperspektive: Das modulare Lizenzmodell und die Cloud-Architektur ermöglichen kosteneffizienten Einstieg und flexible Skalierung – ideal für Unternehmen in Wachstumsphasen.

Details zur Zeiterfassungssoftware: Tellent

Moderne Microservices-Architektur bildet die technische Grundlage von Tellent. Die auf Amazon Web Services (AWS) basierende Lösung bietet hohe Verfügbarkeit mit einem Service Level Agreement von 99,5 Prozent. Echtzeit-Updates per Websocket sorgen dafür, dass alle Teammitglieder stets aktuelle Informationen sehen, während unabhängige Service-Module eine schnelle Feature-Entwicklung ermöglichen.

Die Software richtet sich primär an wissensbasierte Unternehmen mit projektorientierten Strukturen. Intuitive Bedienung als Erfolgsfaktor zeigt sich in der durchschnittlichen Bewertung von 4,2 von 5 Sternen auf G2, wobei Nutzer besonders die benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Einarbeitung hervorheben. Diese Zugänglichkeit reduziert Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz im Team.

Tellent entwickelt sich kontinuierlich weiter: Monatliche Updates basieren auf Kundenfeedback, während eine öffentliche Roadmap Planungssicherheit für zukünftige Anforderungen bietet. Die Cloud-native Architektur ermöglicht schnelle Bereitstellung neuer Features ohne manuelle Updates oder Downtimes. Der Fokus liegt dabei auf der Balance zwischen Funktionsvielfalt und Benutzerfreundlichkeit – eine Gratwanderung, die in der HR-Tech-Branche entscheidend für den Erfolg ist.

Wissenswertes zum Anbieter: Recruitee B.V.

Solide Basis bietet die Recruitee B.V., ein niederländisches HR-Tech-Unternehmen, das seit 2015 am Markt ist. Mit über 150 Mitarbeitern und Kunden in mehr als 60 Ländern verfügt der Anbieter über finanzielle Stabilität und eine langfristige Perspektive. Die Expertise im HR-Bereich erstreckt sich von Recruiting-Software bis zur Zeiterfassung.

Die HR-Domänen-Expertise fließt direkt in die Produktentwicklung ein. Das tiefe Verständnis für mitarbeiter-zentrierte Prozesse unterscheidet Tellent von reinen Zeiterfassungstools, die oft aus Controlling- oder Buchhaltungsperspektive entwickelt wurden. Die agile Entwicklungskultur mit DevOps-Ansatz und CI/CD-Pipeline ermöglicht schnelle Reaktion auf Kundenwünsche ohne lange Wartezeiten, die bei traditionellen Enterprise-Anbietern üblich sind.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Cloud-Lösung ohne Installation bildet die technische Grundlage. Tellent läuft auf aktuellen Browsern wie Chrome, Firefox und Edge, während die Mobile Apps ab iOS 14 und Android 8 verfügbar sind. Keine spezielle Hardware ist erforderlich, was die Einstiegshürden niedrig hält und BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device) problemlos unterstützt.

Die REST-API mit Webhooks bietet vollständigen Zugriff auf alle Zeiterfassungsdaten. Push-Benachrichtigungen bei Ereignissen ermöglichen Echtzeit-Integration in bestehende Systemlandschaften. Die ausgezeichnete Dokumentation mit Code-Beispielen in mehreren Programmiersprachen wird von Entwicklern besonders geschätzt und verkürzt Implementierungszeiten erheblich.

DSGVO-konform und sicher arbeitet Tellent mit Datenhaltung in der EU, TLS 1.2+ Verschlüsselung für Datenübertragung und AES-256 für ruhende Daten. Die SOC 2 Type II-Zertifizierung befindet sich in finaler Auditierung mit erwartetem Abschluss Ende 2024 oder Anfang 2025. Die Microservices-Architektur ermöglicht zudem regelmäßige Security-Updates ohne Unterbrechung des Betriebs.

Kosten & Preismodell

Transparente Basis ab 4 EUR pro Nutzer und Monat bietet Tellent mit einer Mindestabnahme von 10 Lizenzen. Dieses Basispaket umfasst die Kernfunktionen der Zeiterfassung, Projekt-Tracking und grundlegende Auswertungen. Modulare Add-ons wie GPS-Tracking, erweiterte Genehmigungsworkflows oder spezielle Integrationen lassen sich nach Bedarf zubuchen.

Ein realistisches TCO-Beispiel für 50 Nutzer über 3 Jahre liegt bei etwa 14.800 EUR inklusive Lizenzen, Setup, moderate Integration und interne Aufwände. Diese Kalkulation berücksichtigt die monatlichen Lizenzkosten von 200 EUR (50 × 4 EUR), einmalige Setup-Kosten und durchschnittliche Integrationsaufwände. Im Vergleich zu klassischen On-Premise-Lösungen entfallen Hardware-Investitionen, Update-Kosten und interne IT-Ressourcen für Wartung.

Der ROI ist in 6-9 Monaten realistisch durch mehrere Effekte: Reduktion von Fehlbuchungen um etwa 25 Prozent durch automatische Erfassung, Verkürzung der Administrationszeit um bis zu 40 Prozent durch Automatisierung und präzisere Projektabrechnung, die Umsatzverluste durch nicht erfasste Leistungen verhindert. Das modulare Lizenzmodell ermöglicht zudem kosteneffizienten Einstieg ohne Überinvestition in ungenutzten Features.

Migration & Umstieg auf Tellent

Schnelle Implementierung ist bei Tellent möglich: Basis-Setup gelingt in 1-2 Wochen für kleine Teams ohne komplexe Integrationsanforderungen. Bei umfangreichen Systemanbindungen verlängert sich die Implementierung auf 4-8 Wochen, während Change-Projekte mit intensiver Mitarbeiterkommunikation entsprechend länger dauern können.

CSV- und Excel-Import für Altdaten ermöglicht die Übernahme historischer Zeiterfassungsdaten aus Vorgängersystemen. Standard-Importfunktionen decken typische Szenarien ab, während bei größeren Datenmengen oder komplexeren Datenstrukturen die API-basierte Übernahme flexiblere Möglichkeiten bietet. Die Datenmigration sollte sorgfältig geplant werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Der kritische Erfolgsfaktor Change-Management wird oft unterschätzt. Frühe Mitarbeiterkommunikation mit Fokus auf Transparenz und Empowerment statt Kontrolle ist entscheidend für die Akzeptanz. Tellent unterstützt dies durch Schulungsmaterialien und optionale Remote-Trainings. Pilotphasen mit ausgewählten Teams helfen, Prozesse zu verfeinern, bevor der Roll-out im gesamten Unternehmen erfolgt. Die positive Mitarbeitererfahrung von Tellent erleichtert die Einführung erheblich im Vergleich zu kontroll-orientierten Systemen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Hohe Flexibilität für mobile Teams – Die Kombination aus Mobile-Apps, Offline-Modus und GPS-Funktionen macht Tellent zur optimalen Lösung für dezentrale, projektbasierte Teams.

Exzellente API-Dokumentation – Die umfassende REST-API mit klaren Code-Beispielen ermöglicht individuelle Integrationen deutlich schneller als bei vergleichbaren Anbietern.

Mitarbeiter-zentrierte Benutzeroberfläche – Die intuitive Gestaltung aus Nutzerperspektive sorgt für hohe Akzeptanz und reduziert Schulungsaufwand erheblich.

Modulares Preismodell – Das Pay-as-you-go-Prinzip vermeidet Überinvestition in ungenutzte Features und ermöglicht kosteneffizienten Einstieg für wachsende Unternehmen.

Nahtlose Recruitee-Integration – Unternehmen mit Recruitee erhalten durchgängige HR-Prozesse von Bewerbung bis Zeiterfassung ohne Medienbrüche.

Cloud-native Architektur – Hohe Verfügbarkeit, automatische Updates und Skalierbarkeit ohne IT-Aufwand beim Kunden.

Herausforderungen:

Keine physischen Terminals – Produktionsbetriebe oder Unternehmen mit Bedarf an QR-Code- oder NFC-Stempeluhren müssen alternative Lösungen suchen.

Eingeschränkte Tarifvertrag-Abbildung – Hochkomplexe deutsche Tarifverträge und spezielle Arbeitszeitgesetze erfordern detaillierte Prüfung oder ergänzende Lösungen.

Separates Urlaubsmanagement nötig – Abwesenheitsverwaltung ist nicht integriert, was eine zusätzliche Systemlösung erforderlich macht.

Mindestabnahme 10 Lizenzen – Sehr kleine Teams unter 10 Mitarbeitern finden möglicherweise günstigere Alternativen ohne Mindestabnahme.

Begrenzter deutschsprachiger Support – Der Support erfolgt primär auf Englisch, was bei deutschen Teams mit eingeschränkten Sprachkenntnissen Herausforderungen schaffen kann.

Junge Marktpräsenz – Als relativ neuer Anbieter im Zeiterfassungsmarkt fehlen langjährige Referenzen aus verschiedensten Branchen.

Häufig gestellte Fragen zu Tellent

Ist Tellent für deutsche Unternehmen geeignet?

Tellent erfüllt grundlegende Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) an systematische Zeiterfassung. Die Software ermöglicht vollständige Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Bei speziellen Tarifverträgen oder branchenspezifischen Arbeitszeitregelungen ist eine detaillierte Prüfung empfehlenswert, da nicht alle Spezialfälle deutscher Arbeitsrechtsvorschriften standardmäßig abgebildet werden. Die DSGVO-Konformität mit EU-Hosting entspricht allen datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Funktioniert Tellent auch ohne Internetverbindung?

Ja, Tellent bietet vollständigen Offline-Modus in den Mobile-Apps. Mitarbeiter können Zeiten auch ohne Internetverbindung erfassen, etwa in Kellern, ländlichen Gebieten oder im Ausland ohne Daten-Roaming. Die erfassten Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Dies verhindert Datenverluste und ermöglicht unterbrechungsfreie Zeiterfassung in allen Arbeitsumgebungen.

Wie sicher sind meine Daten bei Tellent?

Die Daten werden DSGVO-konform in europäischen Rechenzentren gespeichert. TLS 1.2+ Verschlüsselung schützt alle Datenübertragungen, während ruhende Daten mit AES-256 verschlüsselt sind. Die SOC 2 Type II-Zertifizierung befindet sich in finaler Auditierung mit erwartetem Abschluss Ende 2024 oder Anfang 2025. Regelmäßige Security-Audits und Penetrationstests ergänzen die Sicherheitsmaßnahmen. Zugriffe sind rollenbasiert steuerbar, sodass nur autorisierte Personen relevante Daten einsehen können.

Welche Integrationen bietet Tellent konkret?

Tellent bietet vorkonfigurierte Integrationen zu Zapier, Slack, Microsoft Teams, Xero und QuickBooks. Über Zapier lassen sich weitere hunderte Tools anbinden. Die vollständige REST-API ermöglicht individuelle Integrationen zu Lohnbuchhaltung, ERP oder Projektmanagement-Tools. Webhooks erlauben Push-Benachrichtigungen bei Ereignissen wie Zeiteinträgen oder Genehmigungen. Die ausgezeichnete API-Dokumentation mit Code-Beispielen unterstützt Entwickler bei der Implementierung maßgeschneiderter Schnittstellen.

Wie lange dauert die Einführung von Tellent?

Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität ab. Kleine Teams mit bis zu 20 Mitarbeitern ohne spezielle Integrationsanforderungen können innerhalb von 1-2 Wochen produktiv starten. Mittlere Unternehmen mit 50-100 Mitarbeitern und Systemintegrationen benötigen typischerweise 4-8 Wochen. Diese Zeit umfasst Setup, Datenimport, Integration, Schulung und Pilotphase. Ein strukturiertes Change-Management mit frühzeitiger Mitarbeiterkommunikation beschleunigt die Akzeptanz erheblich.

Was kostet Tellent tatsächlich im laufenden Betrieb?

Die monatlichen Lizenzkosten beginnen bei 4 EUR pro aktivem Nutzer bei Mindestabnahme von 10 Lizenzen. Ein Team von 25 Mitarbeitern zahlt demnach mindestens 100 EUR monatlich für die Basisfunktionen. Zusätzliche Module wie GPS-Tracking oder erweiterte Genehmigungen kosten extra, genaue Preise sind beim Anbieter zu erfragen. Versteckte Kosten gibt es kaum, da Updates und Standard-Support inkludiert sind. Für 50 Mitarbeiter über drei Jahre liegt der Total Cost of Ownership bei etwa 14.800 EUR inklusive Setup und Integrationsaufwände.