gastromatic | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung & Stempeln: Mobile Stempeluhr mit vollständigem Offline-Modus für Zeiterfassung ohne Internetverbindung – automatische Synchronisation im Hintergrund. Stationäre Terminals ermöglichen alternative Erfassung über fest installierte Stempeluhren im Betrieb. GPS-Geofencing erlaubt standortbasierte Zeiterfassung für Außeneinsätze, Catering-Events und wechselnde Einsatzorte.

Arbeitszeit-Management: Automatische Pausenverwaltung mit regelbasiertem Abzug nach Betriebsvereinbarung oder Arbeitszeitgesetz. Überstunden- und Zuschlagsautomatik berechnet Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach Tarifvertrag. Zeitkonten-Übersicht zeigt Mitarbeitern jederzeit ihre Arbeitsstunden, Überstunden und Resturlaub.

Schichtplanung & Dienstpläne: Drag-&-Drop-Dienstplanung mit intuitivem Verfügbarkeitsabgleich. Automatische Konflikt-Erkennung warnt bei Schichtlücken, Überbuchungen oder Arbeitszeitverstößen. Diensttausch-Funktion ermöglicht eigenständigen Schichtaustausch zwischen Mitarbeitern mit integriertem Genehmigungsworkflow.

Abwesenheiten & Urlaub: Digitaler Urlaubsantrag für Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Krankheit und Fehlzeiten über App. Mehrstufige Genehmigungsworkflows für Führungskräfte. Abwesenheitskalender bietet Teamübersicht über alle Abwesenheiten zur besseren Personalplanung.

Integration & Export: Lohnbuchhaltungs-Schnittstellen zu DATEV, Sage und SAP. Kassensystem-Anbindung mit Integration zu Orderbird, Lightspeed, Vectron und weiteren Systemen. Export-Funktionen in PDF, Excel und CSV für Lohnabrechnung und Reporting.

Verwaltung & Berechtigungen: Rollen- und Rechtemanagement mit detaillierter Rechtevergabe für HR, Betriebsleiter, Schichtplaner und Mitarbeitende. Mandantenfähigkeit zur Verwaltung mehrerer Filialen oder Standorte in einem System. Dashboard & Live-Reporting mit Echtzeit-Übersicht zu Anwesenheiten, Überstunden und Personalkosten.

Zusatzfunktionen: Push-Benachrichtigungen erinnern an Stempelzeiten, Schichtbeginn oder Genehmigungsanfragen. REST-API ermöglicht individuelle Erweiterungen und Anbindung eigener Systeme. Mehrsprachige Oberfläche unterstützt Rollout in internationalen Filialnetzen.

🟨 Besonderheiten – Was macht gastromatic einzigartig?

Echter Offline-Modus für mobile Zeiterfassung unterscheidet gastromatic von vielen Wettbewerbern im Markt. Während andere Lösungen nur eingeschränkte Offline-Funktionen bieten, arbeitet die Software vollständig ohne Internetverbindung und synchronisiert automatisch im Hintergrund. Diese Funktionalität erweist sich als besonders wertvoll für Catering-Events, Food-Trucks, temporäre Außenstände und Locations mit schlechtem Mobilfunkempfang – typische Szenarien in Gastronomie und Event-Business, die hohe Anforderungen an die technische Zuverlässigkeit stellen.

Integriertes Gastronomie-Ökosystem bildet den Kern der "Vertical Cloud"-Strategie des Anbieters. Zeiterfassung ist nicht als isolierte Lösung konzipiert, sondern als Teil eines durchgängigen Systems, das auch Warenwirtschaft und Kassensysteme umfasst. Diese Integration ermöglicht beispielsweise den direkten Abgleich von Personalkosten mit Umsatzzahlen in Echtzeit – ein echter "Single Source of Truth" statt isolierter Insellösungen mit aufwändiger Datenpflege an mehreren Stellen.

Branchenspezifische Workflows ab Werk reduzieren den Konfigurationsaufwand erheblich. Im Gegensatz zu generischen Zeiterfassungstools sind Besonderheiten der Gastronomie voreingestellt: komplexe Zuschlagsregelungen, Event-Schichtmodelle, wechselnde Einsatzorte und Minijobber-Verwaltung. Anwenderberichte bestätigen eine Zeitersparnis bei der Lohnvorbereitung von bis zu 20 Prozent durch diese vorkonfigurierten Prozesse.

ISO 27001-zertifizierte deutsche Cloud-Infrastruktur stellt höchste Sicherheitsstandards mit Rechenzentren ausschließlich in Deutschland bereit. Verschlüsselung in Transit und at Rest ist Standard. Dieser Aspekt gewinnt besonders bei datenschutzbewussten Betrieben und bei Compliance-Prüfungen an Bedeutung, wo belastbare Nachweise zu Datensicherheit und DSGVO-Konformität gefordert werden.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Die Software bietet keine native Biometrie-Integration für Fingerabdruck oder Gesichtserkennung an Terminals. Das Reporting beschränkt sich auf operative Dashboards – für strategische Business-Intelligence-Analysen oder KI-gestützte Personalbedarfsprognosen sind gegebenenfalls zusätzliche Tools erforderlich. On-Premise-Installation ist nur auf Anfrage verfügbar; die Lösung ist primär als Cloud-System konzipiert.

🟩 Empfehlung – Wer sollte gastromatic wählen?

Gastronomie- und Hotelbetriebe mit 10-200 Mitarbeitern bilden die Kerzzielgruppe der Software. Restaurant-Ketten, Hotels und Cateringunternehmen profitieren von den branchenspezifischen Workflows, der mobilen Zeiterfassung und der nahtlosen Integration in Kassensysteme. Besonders geeignet ist die Lösung bei Schichtbetrieb, hohem Anteil an Aushilfen und wechselnden Einsatzorten, wo Standardsoftware oft an ihre Grenzen stößt.

Event-Agenturen und mobile Gastro-Konzepte nutzen besonders den robusten Offline-Modus und das GPS-Geofencing. Food-Trucks, Pop-up-Restaurants und Event-Caterer mit häufig wechselnden Standorten finden in gastromatic eine Lösung, die für ihre spezifischen Mobilitätsanforderungen entwickelt wurde. Die Verwaltung temporärer Mitarbeiter wird durch vorkonfigurierte Prozesse deutlich vereinfacht.

Wachsende Filialnetze und Franchise-Systeme profitieren von der Mandantenfähigkeit und skalierbaren Cloud-Architektur. Betriebe, die mehrere Standorte zentral verwalten möchten, erhalten einheitliche Prozesse bei gleichzeitiger Flexibilität pro Filiale. Die Software wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dass grundlegende Systemwechsel erforderlich werden.

Betriebe mit komplexen Tarifverträgen schätzen die regelbasierte Automatik bei der Berechnung von Zuschlägen und Arbeitszeiten. Unternehmen mit detaillierten Zuschlagsregelungen, Arbeitszeitkonten und umfangreichen Betriebsvereinbarungen reduzieren Fehler bei der Lohnabrechnung laut Anwenderberichten um bis zu 85 Prozent durch die automatisierte Berechnung.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Mobilität ist geschäftskritisch: Mitarbeiter arbeiten regelmäßig außer Haus, an wechselnden Orten oder in Umgebungen ohne stabiles WLAN
• Branchenspezifische Anforderungen: Gastronomie-typische Schichtmodelle, Event-Einsätze, komplexe Zuschlagsregelungen und Sonderfälle müssen abgebildet werden
• Integration gewünscht: Bestehende Kassensysteme, DATEV-Buchhaltung oder andere Gastronomie-Software soll ohne Doppelpflege angebunden werden
• Skalierbarkeit geplant: Wachstum auf mehrere Standorte oder deutliche Erhöhung der Mitarbeiterzahl in den nächsten Jahren ist absehbar

Details zur Zeiterfassungssoftware: gastromatic

Mobile-First-Philosophie prägt das gesamte Produktkonzept von gastromatic. Die App ist konsequent für die Smartphone-Nutzung optimiert – nicht als nachträgliche Ergänzung zum Desktop-System, sondern als primärer Zugang zur Software. Der vollständige Offline-Modus unterscheidet gastromatic von vielen Wettbewerbern und erweist sich im Alltag von Catering und Events als entscheidender Vorteil. Mitarbeiter können auch bei temporären Standorten ohne Netzabdeckung zuverlässig stempeln.

Rechtssichere Automatisierung bildet einen weiteren Schwerpunkt der Lösung. Die regelbasierte Berechnung von Überstunden und Zuschlägen nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben reduziert nicht nur Erfassungsfehler, sondern schützt auch bei Betriebsprüfungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzämter. Die revisionssichere Dokumentation erfüllt die Anforderungen des EuGH-Urteils zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Änderungen an Zeitdaten werden nachvollziehbar protokolliert, sodass Manipulationen ausgeschlossen werden können.

Selbsterklärende Bedienung senkt die Einarbeitungszeit erheblich. Die hohe Usability führt zu schneller Mitarbeiterakzeptanz – der Schulungsaufwand liegt bei nur zwei bis drei Stunden pro Mitarbeiter. Die Self-Service-Funktionen wie das eigenständige Einsehen von Zeitkonten oder die digitale Urlaubsbeantragung entlasten HR-Abteilungen spürbar, da Routineanfragen direkt von den Mitarbeitenden selbst beantwortet werden können.

Wissenswertes zum Anbieter: vertical cloud solution GmbH

Spezialisierter Nischenplayer mit klarem Fokus charakterisiert die vertical cloud solution GmbH aus Köln. Das Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern und mehr als 500 Kunden im DACH-Raum hat sich bewusst auf Gastronomie, Hotellerie und Events spezialisiert. Statt zu versuchen, alle Branchen zu bedienen, konzentriert sich der Anbieter auf tiefes Domänenwissen für einen Markt – ein Ansatz, der sich in den branchenspezifischen Funktionen widerspiegelt.

Strategische Ökosystem-Vision geht über reine Zeiterfassung hinaus. Die "Vertical Cloud"-Strategie verbindet Warenwirtschaft, Kassensysteme und Personalmanagement zu einem integrierten System. Diese langfristige Ausrichtung zeigt sich in der kontinuierlichen Produktentwicklung, die nicht auf kurzfristige Feature-Anhäufung setzt, sondern auf durchgängige Prozesse. Monatliche Feature-Releases, eine aktive Anwender-Community und ein Ideen-Portal zeigen einen agilen, feedback-orientierten Entwicklungsansatz. Die moderne Tech-Architektur mit Microservices und Kubernetes ermöglicht schnelle Anpassungen an geänderte Anforderungen.

Technische Details & Integration

Cloud-native Architektur bildet das technische Fundament der Lösung. Die Microservices-Architektur und Containerisierung mit Docker und Kubernetes sorgen für hohe Skalierbarkeit und Systemstabilität. Regelmäßige automatische Updates erfolgen ohne manuelle Installation – die Software ist stets auf dem aktuellen Stand, ohne dass IT-Abteilungen eingreifen müssen. Diese Architektur ermöglicht es dem Anbieter, neue Funktionen schnell auszurollen und auf geänderte gesetzliche Anforderungen zeitnah zu reagieren.

Offene Schnittstellen ermöglichen flexible Integration in bestehende Systemlandschaften. Die REST-API mit professioneller Entwickler-Dokumentation erlaubt individuelle Erweiterungen und Anbindungen. Standard-Connectoren zu DATEV, SAP, Orderbird, Lightspeed und weiteren Systemen decken die wichtigsten Anwendungsfälle ab. Bei Bedarf lassen sich über die API auch individuelle Schnittstellen zu proprietären Systemen realisieren, wobei technisches Know-how oder externe Unterstützung erforderlich sein kann.

Sicherheit "Made in Germany" erfüllt höchste Datenschutzanforderungen. Die ISO 27001-Zertifizierung belegt systematisches Informationssicherheitsmanagement. Rechenzentren befinden sich ausschließlich in Deutschland, was für DSGVO-Compliance und Datenresidenz relevant ist. Verschlüsselung in Transit mittels TLS/SSL und verschlüsselte Datenspeicherung minimieren Risiken bei Compliance-Prüfungen. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sind standardmäßig verfügbar und erfüllen die Anforderungen der DSGVO.

Kosten & Preismodell

Transparente Abo-Struktur bildet die Grundlage der Preisgestaltung. Die Kosten liegen bei 5-8 Euro netto pro Nutzer und Monat, abhängig von der Anzahl der Lizenzen. Staffelpreise greifen ab 50 Lizenzen, wodurch größere Betriebe von Mengenrabatten profitieren. Zusätzlich fällt eine einmalige Setup-Gebühr ab 500 Euro an, die die initiale Systemkonfiguration und das Onboarding abdeckt. Die flexible Anpassung der Lizenzzahl bei saisonalen Schwankungen ist besonders für die Gastronomie mit wechselndem Personalbestand vorteilhaft.

Schnelle Amortisation wird durch Effizienzgewinne erreicht. Der Anbieter gibt einen ROI von unter sechs Monaten an – Kundenberichte bestätigen 85 Prozent weniger Erfassungsfehler und 20 Prozent Zeitersparnis bei der Lohnvorbereitung. Ein TCO-Beispiel für 50 Mitarbeiter über drei Jahre ergibt Gesamtkosten von etwa 14.000 Euro, was durchschnittlich 9,30 Euro pro Mitarbeiter und Monat entspricht. Diese Kalkulation umfasst Lizenzen, Setup und Standard-Support, jedoch keine optionalen Zusatzleistungen.

Versteckte Kosten sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Premium-Support-Pakete mit 24/5-Hotline und 4-Stunden-SLA verursachen zusätzliche Kosten. Individuelle API-Nutzung bei hohem Datenvolumen oder spezielle Integrationen können die Gesamtkosten erhöhen. Interne Ressourcen für die Implementierung – typischerweise ein bis zwei Administratoren mit einem Tag pro Woche während der Projektlaufzeit – sollten in die Gesamtkalkulation einfließen.

Migration & Umstieg auf gastromatic

Überschaubare Implementierungszeit charakterisiert den Umstieg auf gastromatic. Kleinbetriebe mit 10-25 Mitarbeitern benötigen typischerweise zwei bis vier Wochen, mittelständische Betriebe und Ketten mit 25-200 Mitarbeitern sechs bis zwölf Wochen. Diese Zeiträume liegen deutlich unter denen klassischer Enterprise-Lösungen, die oft sechs bis zwölf Monate Projektlaufzeit erfordern. Standard-CSV-Vorlagen für Mitarbeiter- und Zeitkontendaten erleichtern die Datenmigration aus Vorgängersystemen.

Strukturierter Onboarding-Prozess folgt bewährten Projektphasen: Projekt-Workshop zur Anforderungsaufnahme, Datenmigration aus Altsystemen, Systemkonfiguration mit Regelwerken und Workflows, Einrichtung von Integrationen, Testphase mit Pilotnutzern, Mitarbeiterschulung und schließlich der Go-Live. Ein dedizierter Customer Success Manager unterstützt größere Kunden aktiv während der Umstellung, was die Erfolgsquote erhöht und den internen Aufwand reduziert.

Change-Management erweist sich als kritischer Erfolgsfaktor. Die hohe Usability der Software fördert zwar die Mitarbeiterakzeptanz, dennoch sind frühzeitige Einbindung von Stakeholdern – HR-Abteilung, Betriebsrat, Mitarbeitervertreter – und transparente Kommunikation über die Vorteile entscheidend. Eine typische Herausforderung liegt in der präzisen Definition komplexer Tarifvertrags-Regelwerke, die detaillierte Abstimmung im Vorfeld erfordert. Gut strukturierte Stammdaten und klare Prozessdefinitionen verkürzen die Implementierungszeit erheblich.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Hohe Praxistauglichkeit: Offline-Modus, GPS-Geofencing und mobile Apps sind konsequent für gastronomietypische Einsatzszenarien wie Events, Catering und wechselnde Standorte entwickelt
• Rechtssicherheit: Automatische Zuschlagsberechnung, revisionssichere Dokumentation und EuGH-konforme Zeiterfassung schützen bei Betriebsprüfungen und Compliance-Kontrollen
• Nachweisbare Zeitersparnis: 20 Prozent weniger Aufwand bei der Lohnvorbereitung und 85 Prozent weniger Erfassungsfehler laut Anwenderberichten
• Durchgängige Prozessintegration: Ökosystem-Ansatz verbindet Zeiterfassung nahtlos mit Kasse und Warenwirtschaft – keine Doppelpflege erforderlich
• Flexible Skalierbarkeit: Mandantenfähigkeit und anpassbare Lizenzierung ermöglichen organisches Wachstum ohne Systemwechsel
• Schnelle Implementierung: Projektlaufzeiten von zwei bis zwölf Wochen je nach Unternehmensgröße – deutlich schneller als Enterprise-Lösungen

Herausforderungen:

• Eingeschränkte Analytics: Basis-Reporting vorhanden, aber keine KI-gestützte Personalbedarfsprognose oder umfassendes Business-Intelligence-Tool
• Keine Biometrie-Integration: Fehlende Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungs-Integration kann bei hoher Mitarbeiterfluktuation oder erhöhtem Betrugsrisiko Mehraufwand bedeuten
• Branchenfokus als Einschränkung: Spezialisierung auf Gastronomie ist Stärke, aber für branchenfremde Unternehmen mit stark abweichenden Anforderungen möglicherweise zu wenig flexibel
• Potenzielle Zusatzkosten: Premium-Support, hohe API-Nutzung oder individuelle Entwicklungen können die Total Cost of Ownership über die Basispreise hinaus erhöhen
• Cloud-Abhängigkeit: On-Premise-Installation nur auf Anfrage; reines Cloud-Modell kann bei bestimmten Compliance-Anforderungen oder internen IT-Richtlinien Hürden aufwerfen
• Begrenzte strategische BI: Operative Dashboards sind vorhanden, aber für komplexe Personalcontrolling-Analysen oder Forecasting sind Zusatztools erforderlich

Häufig gestellte Fragen zu gastromatic

Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung?

Ja, der vollständige Offline-Modus ist eine Kernstärke der Software. Mitarbeiter können auch ohne aktive Internetverbindung stempeln und ihre Arbeitszeiten erfassen. Die Daten werden lokal auf dem Smartphone gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Diese Funktionalität ist besonders wichtig für Außendienst, Events und temporäre Standorte mit unzuverlässiger Netzabdeckung.

Welche Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungs-Systemen gibt es?

Standard-Connectoren zu DATEV, Sage und SAP sind vorhanden und decken die meisten Anforderungen ab. Die Exportformate in CSV, XLSX und PDF sind auf die direkte Übernahme in Lohnbuchhaltungssoftware optimiert. Über die REST-API mit umfassender Entwickler-Dokumentation sind auch individuelle Integrationen zu weiteren Systemen möglich, wobei für komplexere Anbindungen technisches Know-how erforderlich sein kann.

Wie lange dauert die Einführung der Software?

Für Kleinbetriebe mit 10-25 Mitarbeitern liegt die Implementierungszeit typischerweise bei zwei bis vier Wochen. Mittelständische Betriebe mit 25-200 Mitarbeitern benötigen etwa sechs bis zwölf Wochen. Wesentliche Einflussfaktoren sind die Komplexität der Tarifverträge, die Anzahl der gewünschten Integrationen und die Qualität der vorhandenen Stammdaten. Gut vorbereitete Betriebe mit klaren Prozessen erreichen kürzere Projektlaufzeiten.

Ist das System DSGVO-konform und sicher?

Ja, gastromatic ist ISO 27001-zertifiziert und betreibt Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Verschlüsselung in Transit mittels TLS/SSL und verschlüsselte Datenspeicherung sind Standard. DSGVO-konforme Datenschutzkonzepte und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sind verfügbar. Die deutsche Cloud-Infrastruktur erfüllt hohe Datenschutzanforderungen und ist für Compliance-Prüfungen gut dokumentiert.

Was kostet gastromatic konkret?

Die Kosten liegen bei 5-8 Euro netto pro Nutzer und Monat, abhängig von der Lizenzzahl. Staffelpreise gelten ab 50 Lizenzen. Zusätzlich fällt eine einmalige Setup-Gebühr ab 500 Euro an. Die Gesamtkosten variieren mit Unternehmensgröße, gewünschten Integrationen und Support-Level. Premium-Support-Pakete, spezielle API-Nutzung oder individuelle Entwicklungen können zusätzliche Kosten verursachen.

Können mehrere Standorte zentral verwaltet werden?

Ja, die Software ist mandantenfähig und ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Filialen oder Standorte in einem System. Jeder Standort kann dabei individuelle Regelungen haben, während die übergreifende Administration zentral erfolgt. Diese Funktionalität ist besonders für wachsende Filialnetze und Franchise-Systeme relevant, die einheitliche Prozesse bei standortspezifischer Flexibilität benötigen.