ATOSS Time Control | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung & Buchungsmöglichkeiten: Flexible Erfassungswege über PC, Terminal, Smartphone oder Tablet ermöglichen Zeitbuchungen direkt am Arbeitsplatz. Mobile Zeiterfassung mit GPS-Standortnachweis funktioniert auch ohne aktive Internetverbindung und dokumentiert die Erfassung ortsgenau. Biometrische Terminals mit Fingerprint- oder RFID-Authentifizierung verhindern manipulierte Buchungen durch Dritte.

Arbeitszeitmodelle & Regelwerke: Die hochflexible Regel-Engine bildet nahezu jedes Arbeitszeitmodell ab – von klassischer Gleitzeit über mehrschichtige Systeme bis zu komplexen branchenspezifischen Tarifverträgen. Automatische Zuschlagsberechnung ermittelt Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach hinterlegten Regelungen ohne manuellen Eingriff. Das Pausenmanagement überwacht gesetzliche und betriebliche Pausenregelungen und verbucht diese automatisch.

Abwesenheitsverwaltung & Urlaubsprozesse: Digitales Urlaubsmanagement mit Self-Service-Funktion ermöglicht Mitarbeitern die eigenständige Beantragung, während Genehmigungen automatisiert ablaufen. Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten werden zentral erfasst und aktualisieren die Zeitkonten in Echtzeit. Mehrstufige Genehmigungsworkflows steuern definierte Freigabeprozesse bis zur finalen Entscheidung.

Zeitkonten & Auswertungsfunktionen: Arbeitszeitkonten in Echtzeit zeigen Mitarbeitern und Führungskräften jederzeit aktuelle Über- und Minusstunden. Automatisierte Reports erstellen Tages-, Wochen- und Monatsauswertungen ohne manuelle Nacharbeit. Kapazitäts-Dashboards bieten einen Live-Überblick über Anwesenheit, Personalkosten und Auslastung nach Teams oder Kostenstellen.

Integration & Systemverwaltung: Payroll-Schnittstellen übergeben Zeitdaten direkt an SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder andere Lohnsysteme zur Abrechnung. Die Mandantenfähigkeit erlaubt die Verwaltung mehrerer Standorte, Filialen oder Tochtergesellschaften in einem System. Spezielle Betriebsrats-Funktionen integrieren Mitbestimmungsprozesse für rechtskonforme Arbeitszeitgestaltung.

Self-Service-Portale: Das Mitarbeiter-Portal ermöglicht die eigenständige Einsicht in Zeiten, das Stellen von Anträgen und die Prüfung von Konten ohne Rückfragen bei der Personalabteilung. Führungskräfte nutzen ein zentrales Cockpit für Teamübersichten, Genehmigungen und grundlegende Personalplanung.

🟨 Besonderheiten – Was macht ATOSS Time Control einzigartig?

Spezialisierte Regel-Engine für deutsche Arbeitsrealität bildet selbst hochkomplexe Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitszeitmodelle in Echtzeit ab. Während viele Wettbewerber bei mehrschichtigen Zuschlagsregelungen, historisch gültigen Tarifänderungen oder verschachtelten Arbeitszeitkonten an technische Grenzen stoßen, liegt hier die zentrale Stärke von ATOSS. Besonders tarifgebundene Unternehmen mit IG Metall-Tarifen, TVöD oder branchenspezifischen Regelungen profitieren von dieser Tiefe, die im deutschsprachigen Raum nahezu konkurrenzlos ist. Die Software verarbeitet nicht nur aktuelle Regelungen, sondern kann auch historische Tarifstände für Rückrechnungen oder Korrekturen präzise nachvollziehen.

Integrierte Betriebsrats-Compliance als Systembestandteil hebt ATOSS von standardisierten Zeiterfassungslösungen ab. Mitbestimmungsprozesse sind nicht nachträglich ergänzte Workflows, sondern fester Bestandteil der Genehmigungs- und Planungsprozesse. Wenn Arbeitszeiten, Schichtmodelle oder Überstunden betriebsratspflichtig sind, greift die Freigabe automatisch an der korrekten Stelle im Prozess. Diese tiefe Integration geht deutlich über einfache Genehmigungsketten hinaus und macht ATOSS zur bevorzugten Lösung in mitbestimmten Unternehmen mit aktiven Betriebsräten.

Vollständige Feature-Parität zwischen Cloud und On-Premise stellt sicher, dass Unternehmen keine funktionalen Kompromisse eingehen müssen. Anders als bei vielen Wettbewerbern, die Cloud-Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang anbieten, stehen in der ATOSS Managed Cloud alle Module, Schnittstellen und Konfigurationsmöglichkeiten der On-Premise-Installation zur Verfügung. Diese Flexibilität ermöglicht echte Deployment-Wahlfreiheit nach Sicherheits- und Compliance-Anforderungen statt nach funktionalen Notwendigkeiten.

Einschränkungen betreffen vor allem die Zielgruppe und Implementierungskomplexität. Diese Flexibilität und Regeltiefe hat ihren Preis in Form erheblichen Implementierungsaufwands und entsprechender Lizenzkosten. Für Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern oder sehr standardisierten Zeiterfassungsanforderungen ist das System häufig überdimensioniert. Die Einarbeitung der Key-User erfordert intensives Training und mehrwöchige Beschäftigung mit Regelwerken, Schnittstellen und Konfigurationsoptionen. Schnelle Implementierungen in wenigen Wochen sind bei ATOSS aufgrund der Enterprise-Ausrichtung unrealistisch.

🟩 Empfehlung – Wer sollte ATOSS Time Control wählen?

Mittelständische Produktionsunternehmen ab 200 Mitarbeitern finden in ATOSS eine Lösung, die Schichtmodelle, Zuschlagsregelungen und Kapazitätsplanung präzise abbildet. Die Integration in Fertigungs- und ERP-Systeme ermöglicht eine durchgängige Personalkostenplanung vom Fertigungsauftrag bis zur Lohnabrechnung. Besonders wertvoll wird die Lösung für tarifgebundene Betriebe mit IG Metall, IG BCE oder ähnlichen Tarifverträgen, bei denen die Regel-Engine ihre Stärken voll ausspielt.

Filialsysteme im Handel und in der Logistik profitieren von der Mandantenfähigkeit, die zentrale Verwaltung bei gleichzeitig dezentraler Zeiterfassung ermöglicht. Filialleiter behalten die operative Kontrolle vor Ort, während HR-Abteilungen zentral auswerten und steuern können. Die flexible Arbeitszeitgestaltung im Handel mit wechselnden Öffnungszeiten, Teilzeitmodellen und kurzfristigen Einsatzänderungen wird vollständig abgebildet.

Gesundheitseinrichtungen und öffentliche Verwaltung benötigen die spezialisierten Regelwerke für TVöD, komplexe Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaften und Wechselschichtmodelle, die in ATOSS vorgebildet sind. Die revisionssichere Dokumentation erfüllt alle Compliance-Anforderungen bei Prüfungen durch Rechnungshöfe oder Aufsichtsbehörden. Die Betriebsrats-Integration ist in diesem Umfeld besonders relevant und spart erhebliche administrative Abstimmungsschleifen.

Großunternehmen mit mehreren Standorten über 1.000 Mitarbeitern nutzen die Skalierbarkeit des Systems, das sich bei mehreren tausend Nutzern bewährt hat. Eine einheitliche Plattform über alle Standorte hinweg schafft Transparenz und Vergleichbarkeit, während lokale Anpassungsmöglichkeiten standortspezifische Anforderungen berücksichtigen. Die zentrale Steuerung bei dezentraler Verantwortung entspricht typischen Organisationsstrukturen in Konzernstrukturen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Regelkomplexität der Arbeitszeitmodelle: Ab fünf verschiedenen Modellen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen spielt ATOSS seine technischen Stärken gegenüber einfacheren Lösungen aus
• Betriebsratspflichtige Prozesse: Unternehmen mit aktiver Mitbestimmung bei Arbeitszeiten, Schichtplänen oder Überstunden benötigen die integrierten Betriebsrats-Funktionen für rechtssichere Abläufe
• Multi-Site-Anforderungen: Die Mandantenfähigkeit lohnt sich ab etwa fünf Standorten mit unterschiedlichen Regelungen oder eigenständigen Personalverantwortlichen
• Systemlandschafts-Integration: Wenn SAP, Oracle oder andere Enterprise-Systeme im Einsatz sind und eine bidirektionale Integration mit automatisierten Datenflüssen erforderlich ist

Details zur Zeiterfassungssoftware: ATOSS Time Control

ATOSS Time Control ist eine Enterprise-Zeiterfassungslösung, die sich auf die präzise Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle und deutscher Arbeitsrechtsstandards spezialisiert hat. Die Software richtet sich an Unternehmen ab 200 Mitarbeitern, die über einfache Stempeluhren-Funktionalität hinaus eine vollständige Workforce-Management-Plattform benötigen. Der Fokus liegt auf Branchen mit anspruchsvollen Anforderungen wie Produktion, Gesundheitswesen, öffentlicher Verwaltung und Filialstrukturen im Handel.

Die technische Architektur basiert auf modernen Microservices, die hohe Verfügbarkeit und unabhängige Skalierung einzelner Komponenten ermöglichen. Das Backend nutzt Java/Spring Boot und .NET Core, während das Frontend mit modernen JavaScript-Frameworks wie Angular entwickelt wurde. Diese Struktur unterstützt sowohl Windows-Server-Umgebungen für On-Premise-Installationen als auch containerbasierte Linux-Umgebungen für Cloud-Deployments auf Kubernetes. Die letzten Jahre brachten eine deutliche Modernisierung der Benutzeroberflächen, die früher als funktional, aber wenig ansprechend galten.

Die Bedienung erfolgt über einen webbasierten Client für alle administrativen Tätigkeiten und Auswertungen, ergänzt durch mobile Apps für iOS und Android mit Offline-Funktionalität und Geo-Fencing. Mitarbeiter nutzen Self-Service-Portale für Zeitabfragen und Anträge, was laut Herstellerangaben Anfragen an die Personalabteilung um bis zu 70% reduziert. Die umfangreichen RESTful APIs mit Swagger/OpenAPI-Dokumentation erlauben eigene Entwicklungen und Integrationen, während vorkonfigurierte Konnektoren zu über 50 Drittsystemen die Anbindung an bestehende IT-Landschaften erleichtern.

Wissenswertes zum Anbieter: ATOSS Software SE

Die ATOSS Software SE ist ein börsennotiertes Unternehmen im SDAX mit Hauptsitz in München, das 1987 gegründet wurde und sich ausschließlich auf Workforce Management spezialisiert hat. Mit über 300 Mitarbeitern, mehr als 2.000 Kunden und einem Umsatz von etwa 65 Millionen Euro im Jahr 2023 verfolgt das Unternehmen einen konsequenten "Best-of-Breed"-Ansatz statt einer breiten HR-Suite-Strategie. Diese Spezialisierung zeigt sich in der tiefen Fachexpertise für deutsche Arbeitsrechtsstandards, Tarifverträge und Mitbestimmungsprozesse.

Die Marktstellung als führender Anbieter für Workforce Management im DACH-Raum basiert auf über 35 Jahren Erfahrung in diesem spezifischen Marktsegment. Die hohe Kundenbindung und Retention Rate resultiert aus kontinuierlicher Weiterentwicklung und einer "Compliance first"-Philosophie, die Gesetzesänderungen und Tarifanpassungen zeitnah umsetzt. Die agile Entwicklung mit quartalsweisen Cloud-Updates und ein bis zwei Major-Releases pro Jahr für On-Premise-Kunden wird durch aktive Einbindung von Anwendern über User Groups und Beta-Programme begleitet. Die Entwicklung erfolgt primär an deutschen Standorten, was die Nähe zum Kernmarkt unterstreicht.

Technische Details & Integration

Die Sicherheitsarchitektur umfasst ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland für das Cloud-Hosting und gewährleistet vollständige DSGVO-Compliance durch Privacy by Design und Privacy by Default. Verschlüsselte Datenübertragung per TLS, ein granulares Rechte- und Rollenkonzept sowie lückenlose Audit-Trails dokumentieren alle sicherheitsrelevanten Aktivitäten. Besonders für öffentliche Auftraggeber und regulierte Branchen ist diese Sicherheitstiefe ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Die Systemintegration erfolgt in der Praxis über bidirektionale Stammdatenübergaben aus HR-Systemen, die Mitarbeiterinformationen, Organisationsstrukturen und Kostenstellen automatisch synchronisieren. Automatisierte Exporte von Lohnarten und Zeitdaten an Payroll-Systeme zum Monatsabschluss reduzieren manuelle Übertragungsfehler erheblich. Echtzeit-Schnittstellen zu MES-Systemen in der Produktion ermöglichen Projektzeit- und Auftragszeiterfassung direkt am Arbeitsplatz. Die Qualität dieser Integrationen bestimmt maßgeblich den Gesamtnutzen des Systems.

Bei den Deployment-Optionen stehen On-Premise-Installationen mit voller Kontrolle und eigenen Servern gegen einmalige Lizenzen plus 20% jährlicher Wartung zur Verfügung. Alternativ bietet die ATOSS Managed Cloud ein SaaS-Modell mit quartalsweisen Updates und Betrieb in deutschen Rechenzentren. Hybride Kombinationen sind möglich, etwa eine zentrale Cloud-Instanz mit lokalen Erfassungsterminals, die auch bei Netzwerkausfällen weiterarbeiten und Daten später synchronisieren.

Kosten & Preismodell

Die Preisstruktur unterscheidet sich grundlegend zwischen den Deployment-Modellen. On-Premise-Installationen erfordern einmalige Lizenzgebühren pro Nutzer und Modul sowie jährliche Wartungsverträge in Höhe von etwa 20% der Lizenzkosten. Das Cloud-Modell arbeitet mit monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren pro aktivem Nutzer. Zusätzlich entstehen Kosten für Hardware wie biometrische Terminals, Implementierungsberatung mit typisch 20 bis 50 Personentagen sowie Schulungen für Key-User und Endanwender.

Typische Kostenrahmen bewegen sich bei kleineren Projekten mit 200 bis 500 Mitarbeitern im mittleren fünfstelligen bis unteren sechsstelligen Bereich als Total Cost of Ownership über drei Jahre. Mittlere Projekte mit 500 bis 2.000 Mitarbeitern erreichen den mittleren sechsstelligen Bereich, während Großprojekte mit über 2.000 Mitarbeitern im oberen sechsstelligen bis siebenstelligen Bereich liegen. Diese Richtwerte variieren erheblich je nach Modulauswahl, Schnittstellenumfang und Konfigurationskomplexität.

Die ROI-Potenziale liegen typischerweise bei einer Amortisation nach 12 bis 18 Monaten bei erfolgreicher Implementierung. Einsparungen resultieren aus der Reduktion manueller Korrekturen um bis zu 80%, schnelleren Monatsabschlüssen mit Zeitgewinnen bis 50% und der Vermeidung ungerechtfertigter Überstundenzuschläge durch präzise Regelanwendung. Der tatsächliche ROI hängt stark davon ab, wie konsequent Automatisierungspotenziale genutzt werden und wie hoch der manuelle Aufwand im Altsystem war. Unternehmen mit bisher papierbasierter oder Excel-gestützter Zeiterfassung erzielen deutlich höhere Einsparungen als Organisationen, die bereits ein digitales Vorgängersystem ablösen.

Migration & Umstieg auf ATOSS Time Control

Die Projektphasen beginnen mit einer Analyse- und Konzeptionsphase von vier bis acht Wochen, in der die Ist-Situation aufgenommen, Regelwerke definiert und das Sollkonzept erstellt werden. Die Konfiguration und Anpassung dauert sechs bis zwölf Wochen, in denen die Regel-Engine eingerichtet, Schnittstellen programmiert und Testdaten migriert werden. Test- und Schulungsphase mit Parallelbetrieb, Key-User-Training und Pilotgruppen benötigen vier bis acht Wochen. Die Go-Live- und Stabilisierungsphase mit Produktivstart und Hypercare-Support umfasst zwei bis vier Wochen. Die Gesamtdauer beträgt damit drei bis neun Monate, abhängig von Komplexität und verfügbaren Ressourcen.

Kritische Erfolgsfaktoren umfassen ein dediziertes Projektteam mit zwei bis drei Key-Usern, die sich intensiv in Arbeitszeitmodelle und Tarifverträge einarbeiten. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Themen vermeidet spätere Verzögerungen und Neukonzeptionen. Saubere Stammdaten aus Altsystemen sind unverzichtbar, da schlechte Datenqualität Projekte erheblich verlängert. Ein realistisches Zeitbudget für Testphasen einzuplanen ist entscheidend, da unterschätzte Regel-Komplexität der häufigste Kostentreiber in ATOSS-Projekten ist.

Das Change Management erfordert transparente Kommunikation über Vorteile wie faire Zeitkonten und reduzierte manuelle Nacharbeit für alle Beteiligten. Begleitende Schulungen für unterschiedliche Nutzergruppen – Mitarbeiter, Führungskräfte, HR-Abteilung und IT – müssen zielgruppengerecht aufgebaut sein. Self-Service-Funktionen sollten frühzeitig kommuniziert werden, um Akzeptanz für den Wegfall gewohnter Abläufe zu schaffen. Erfahrungsgemäß unterschätzen Unternehmen den Schulungsaufwand, insbesondere bei Führungskräften, die mit digitalen Genehmigungsprozessen wenig Erfahrung haben.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Unerreichte Regelflexibilität: Bildet selbst hochkomplexe deutsche Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen präzise ab, wo andere Systeme an technische Grenzen stoßen
• Skalierbarkeit: Funktioniert zuverlässig von 200 bis über 25.000 Mitarbeitern ohne Leistungseinbußen oder architektonische Limitierungen
• Revisionssichere Compliance: DSGVO-konforme Zeiterfassung mit integrierten Betriebsrats-Funktionen erfüllt höchste rechtliche Anforderungen
• Ausgereifte Software-Stabilität: Über 35 Jahre Markterfahrung führen zu geringer Fehleranfälligkeit und zuverlässigem Produktivbetrieb
• Offene Integrationsarchitektur: Moderne APIs ermöglichen individuelle Integrationen in heterogene IT-Landschaften ohne Vendor-Lock-in
• Feature-Parität Cloud/On-Premise: Deployment-Entscheidung erfolgt nach strategischen Kriterien, nicht nach funktionalen Einschränkungen

Herausforderungen:

• Hohe Einstiegskomplexität: Die Einarbeitung der Key-User ist zeitintensiv und anspruchsvoll, erfordert mehrwöchige intensive Beschäftigung mit Regelwerken
• Premium-Preispositionierung: Für einfache Anwendungsfälle oder kleine Unternehmen unter 200 Mitarbeitern ist das System oft überdimensioniert und unwirtschaftlich
• Lange Implementierungsdauer: Drei bis neun Monate Projektlaufzeit erlauben keine schnellen Lösungen bei dringendem Handlungsbedarf
• KI-Funktionen in Entwicklung: Forecasting-Module sind noch nicht so ausgereift wie bei einigen Wettbewerbern wie Kronos/UKG
• DACH-Fokus: Internationale Deployment-Szenarien außerhalb des deutschsprachigen Raums sind möglich, aber weniger optimiert als bei globalen Anbietern
• Anpassungsaufwand bei Updates: Umfangreiche individuelle Konfigurationen können Aufwand bei Versionswechseln erhöhen

Häufig gestellte Fragen zu ATOSS Time Control

Für welche Unternehmensgröße ist ATOSS Time Control geeignet?

Die Software ist optimal für Unternehmen ab 200 Mitarbeitern bis hin zu Konzernen mit über 10.000 Mitarbeitern ausgelegt. Für Organisationen unter 200 Mitarbeitern ist das System häufig zu komplex und kostenintensiv, es sei denn, es liegen außergewöhnlich komplexe Arbeitszeitmodelle, starke Compliance-Anforderungen oder betriebsratspflichtige Prozesse vor, die einfachere Lösungen nicht abbilden können.

Kann ATOSS auch ohne SAP betrieben werden?

ATOSS Time Control ist ein vollständig eigenständiges System, kein SAP-Add-on. Es verfügt über Standardschnittstellen zu SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und vielen anderen ERP- und HR-Systemen. Auch ohne diese Systeme ist der Betrieb möglich, wobei dann Excel- oder CSV-Exporte für den Datenaustausch genutzt werden können. Die Mehrheit der ATOSS-Kunden betreibt das System ohne SAP-Integration.

Wie lange dauert eine typische Implementierung?

Mittlere Projekte benötigen drei bis sechs Monate, komplexe Großprojekte sechs bis neun Monate vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb. Die Regel-Konfiguration und Datenmigration sind dabei die zeitintensivsten Phasen. Ein "Quick Start" innerhalb weniger Wochen ist bei ATOSS aufgrund der Enterprise-Ausrichtung und notwendigen Anpassungstiefe nicht realistisch. Pilotprojekte mit reduzierten Funktionen können schneller umgesetzt werden, erreichen dann aber nicht den vollen Nutzwert.

Was unterscheidet ATOSS von einfachen Stempeluhren oder Excel-Listen?

ATOSS automatisiert nicht nur die reine Zeiterfassung, sondern auch die Berechnung von Zuschlägen nach Tarifverträgen, die Überwachung gesetzlicher Arbeitsschutzbestimmungen, die Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle, mehrstufige Genehmigungs-Workflows und die bidirektionale Integration in Lohn- und ERP-Systeme. Manuelle Fehler und Nacharbeiten werden durch Regelautomatik drastisch reduziert. Die Software ersetzt nicht nur das Erfassungsmedium, sondern den gesamten Zeitwirtschaftsprozess.

Ist die Cloud-Version gleichwertig zur On-Premise-Lösung?

ATOSS garantiert Feature-Parität zwischen beiden Deployment-Optionen. Die Cloud-Version bietet denselben Funktionsumfang, dieselben Module und dieselben Konfigurationsmöglichkeiten wie die On-Premise-Installation. Der Hauptunterschied liegt im Betriebsmodell mit Abonnement statt Lizenzkauf und der Update-Frequenz mit quartalsweisen Cloud-Updates gegenüber ein bis zwei Major-Releases jährlich für On-Premise. Die Entscheidung sollte nach strategischen IT-Kriterien, nicht nach funktionalen Einschränkungen erfolgen.

Welche Kosten kommen neben den Lizenzen noch auf uns zu?

Zusätzlich zu Lizenzen oder Cloud-Abonnements entstehen Kosten für Implementierungsberatung, typischerweise 20 bis 50 Personentage je nach Projektumfang. Schulungen für Key-User und Endanwender müssen eingeplant werden, ebenso Hardware wie Erfassungsterminals oder biometrische Geräte. Individuelle Schnittstellenprogrammierung zu nicht standardmäßig unterstützten Systemen kann zusätzlichen Entwicklungsaufwand bedeuten. Laufende Support- und Wartungsverträge betragen bei On-Premise etwa 20% der Lizenzkosten jährlich. Eine realistische Gesamtkostenbetrachtung sollte diese Faktoren über einen Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren einbeziehen.