Crewmeister | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Mobile Zeiterfassung & Flexibilität: Die Software ermöglicht Zeiterfassung über QR-Code-Scan, NFC-Technologie und GPS-Geofencing – Mitarbeiter stempeln flexibel am jeweiligen Einsatzort. Der native Offline-Modus erfasst Zeiten auch ohne Internetverbindung und synchronisiert automatisch bei Netzrückkehr. Standortbasierte Erfassung stellt sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich an vordefinierten Orten stempeln können.

Automatisierung & Rechtssicherheit: Pausen und Überstunden werden vollautomatisch nach deutschem Arbeitszeitgesetz berechnet, manuelle Nacharbeit entfällt. Compliance-Module überwachen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen kontinuierlich. Intelligente Push-Benachrichtigungen informieren bei Überschreitung von Grenzwerten oder fehlenden Stempelungen.

Projekt- & Kostenmanagement: Projekte und Kostenstellen lassen sich direkt beim Stempeln zuordnen – projektbasierte Abrechnung wird dadurch präzise. Das Echtzeit-Dashboard bietet Führungskräften Übersicht über Anwesenheiten, Arbeitszeiten und Projektfortschritte. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützt internationale Teams.

Schichtplanung & Abwesenheiten: Ein visueller Teamkalender ermöglicht Drag-&-Drop-Schichtplanung ohne Medienbrüche. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Sonderurlaub werden digital abgebildet und verwaltet. Feingranulares Berechtigungsmanagement regelt Rollen und Rechte bis auf Einzelplatzebene.

Schnittstellen & Integration: Vordefinierte DATEV-Exportformate gewährleisten nahtlose Übergabe an DATEV Lohn und Gehalt. Flexible Exportfunktionen in Excel, PDF und CSV ermöglichen verschiedene Weiterverarbeitungszwecke. Die REST-API mit Webhook-Support erlaubt individuelle Anbindungen an HR-, ERP- oder Buchhaltungssysteme.

🟨 Besonderheiten – Was macht Crewmeister einzigartig?

Einzigartige Mobile-First-Kombination unterscheidet Crewmeister von den meisten Wettbewerbern. Als eine der wenigen Lösungen vereint die Software Geofencing, NFC-Scan, QR-Code und nativen Offline-Modus in einer mobilen App. Diese technologische Kombination macht die Lösung besonders robust für Außendienst, Baustellen und verteilte Teams – selbst in Funklöchern erfassen Mitarbeiter zuverlässig ihre Zeiten. Die native Entwicklung für iOS und Android mit lokalen Datenbanken sichert echte Offline-Fähigkeit ohne die typischen Einschränkungen von Hybrid-Apps.

Out-of-the-Box Compliance für den deutschen Markt stellt ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal dar. Die automatisierte Umsetzung deutscher Arbeitszeitgesetze (ArbZG, MiLoG) ist tief in die Software integriert und erfüllt die Anforderungen der EuGH- und BAG-Urteile zur Arbeitszeiterfassungspflicht ohne aufwändige Konfiguration. Während viele Wettbewerber generische Zeiterfassungstools anbieten, die erst angepasst werden müssen, liefert Crewmeister rechtssichere Voreinstellungen ab dem ersten Tag – ein echter Zeitsparer und Rechtssicherheits-Garant gerade für Unternehmen ohne dedizierte Compliance-Abteilung.

ATOSS-Rückhalt mit KMU-Fokus verbindet Enterprise-Expertise mit Mittelstands-Pragmatismus. Als 100%ige Tochter der ATOSS Software AG profitiert Crewmeister von 30 Jahren Erfahrung im Workforce Management und der Stabilität eines börsennotierten Marktführers. Gleichzeitig bleibt der Fokus konsequent auf intuitive Bedienung und schnelle Implementierung für mittelständische Unternehmen gerichtet. Diese strategische Positionierung ermöglicht professionelle Zeitwirtschaft ohne die Komplexität und Kosten typischer Enterprise-Lösungen.

Microservices-Architektur für kontinuierliche Innovation sichert die langfristige Zukunftsfähigkeit. Dank moderner Cloud-nativer Technologie können neue Funktionen und Compliance-Updates im Quartalstakt ohne Systemausfälle ausgerollt werden. Die transparente, öffentlich einsehbare Roadmap gibt Planungssicherheit für künftige Anforderungen. Während monolithische Altsysteme oft Jahre für grundlegende Updates benötigen, reagiert Crewmeister agil auf gesetzliche Änderungen und Kundenanforderungen.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Crewmeister deckt die Zeiterfassung bis zur Abrechnungsvorbereitung ab, bietet jedoch keine integrierte Lohnabrechnung. Für die Gehaltsabrechnung sind Exporte zu DATEV oder anderen Payroll-Systemen notwendig. Unternehmen mit sehr komplexen, historisch gewachsenen Tarifstrukturen oder internationalen Konzerne mit über 1.000 Mitarbeitern stoßen möglicherweise an Skalierungsgrenzen. Die Software richtet sich klar an den deutschsprachigen Mittelstand, nicht an globale Großunternehmen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Crewmeister wählen?

Handwerksbetriebe und mobile Dienstleister mit 10-250 Mitarbeitern profitieren besonders von der mobilen Ausrichtung der Software. Teams, die auf wechselnden Baustellen oder bei Kunden arbeiten, benötigen zuverlässige Zeiterfassung auch ohne stabiles Internet. Die Geofencing-Funktion dokumentiert automatisch, wo gearbeitet wurde, der Offline-Modus verhindert Datenverlust bei Funklöchern. Projekt- und Kostenstellenzuordnung direkt beim Stempeln ermöglicht präzise Nachkalkulation und verbessert die Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge erheblich.

Filialbetriebe und Einzelhandelsunternehmen mit mehreren Standorten finden in Crewmeister eine zentrale Verwaltungslösung. Das Echtzeit-Dashboard gibt Filialleitern sofortigen Überblick über Anwesenheiten an allen Standorten, ohne dass jede Filiale separate Systeme pflegen muss. Die zentrale Verwaltung reduziert den Koordinationsaufwand erheblich und ermöglicht einheitliche Standards über alle Niederlassungen hinweg. Besonders vorteilhaft ist dies für Unternehmen, die Personalressourcen flexibel zwischen Standorten verschieben müssen.

Agenturen und projektorientierte Unternehmen erhalten durch die direkte Projekt- und Kundenzuordnung beim Stempeln präzise Grundlagen für budgetgenaue Abrechnung. Wer Kunden nach tatsächlich geleisteten Stunden abrechnet oder interne Kostenstellenrechnung betreibt, benötigt verlässliche Zuordnung ohne nachträgliche Rekonstruktion. Die REST-API ermöglicht Anbindung an Projektmanagement-Tools für durchgängige Workflows von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung. Transparente Zeitdaten verbessern sowohl die Kundenkommunikation als auch die interne Rentabilitätskontrolle.

Gastronomiebetriebe und Schichtbetriebe profitieren von der intuitiven Schichtplanung per Drag-&-Drop und automatischer Pausenüberwachung. Die Personalplanung wird durch visuelle Wochenpläne erheblich vereinfacht, Unterbesetzungen werden frühzeitig erkennbar. Compliance-Funktionen verhindern rechtliche Fallstricke bei komplexen Arbeitszeiten – gerade in Branchen mit häufigen Arbeitszeitrechtsverstößen ein kritischer Vorteil. Die mehrsprachige Oberfläche unterstützt Teams mit internationalen Mitarbeitern ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ Mobile und dezentrale Teams – Ist Offline-Erfassung und Standortnachweis für verteilte Einsatzorte wichtig?

✓ Rechtssicherheit – Benötigt das Unternehmen automatisierte Compliance für deutsches Arbeitszeitrecht ohne eigene Rechtsexpertise?

✓ Schnelle Implementierung – Ist ein einfacher, selbsterklärender Einstieg ohne lange Schulungen und Change-Management gefordert?

✓ Integration in bestehende Prozesse – Reicht DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung oder werden umfangreiche API-Anbindungen an weitere Systeme benötigt?

Details zur Zeiterfassungssoftware: Crewmeister

Intuitive Bedienung als Designprinzip prägt die gesamte Software-Architektur. Die durchschnittliche Einarbeitungszeit für Mitarbeiter liegt bei 30-60 Minuten, da die App bewusst selbsterklärend gestaltet wurde. Komplexe Funktionen sind verfügbar, werden aber nicht aufdringlich präsentiert – Grundfunktionen wie Kommen, Gehen und Pausenbeginn sind mit einem Fingertipp erreichbar. Diese Reduktion auf das Wesentliche minimiert Fehlerquellen und erhöht die Akzeptanz in der Belegschaft erheblich. Selbst technisch weniger versierte Mitarbeiter stempeln nach kurzer Einführung fehlerfrei.

Crewmeister verfolgt einen modularen Aufbau, der schrittweises Wachstum ermöglicht. Unternehmen buchen zunächst nur die tatsächlich benötigten Module – etwa Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement – und erweitern bei Bedarf um Schichtplanung oder Projekterfassung. Diese Flexibilität verhindert überdimensionierte Lösungen mit ungenutzten Funktionen und reduziert gleichzeitig die initialen Kosten. Mitwachsende Software-Lösungen sind gerade für dynamische Mittelständler vorteilhafter als starre All-in-One-Pakete.

Die Cloud-native Microservices-Architektur garantiert hohe Verfügbarkeit und ermöglicht Updates ohne Systemausfälle. Hosting in deutschen Azure-Rechenzentren erfüllt strenge Datenschutzanforderungen und reduziert Latenzzeiten. Die Architektur erlaubt unabhängige Skalierung einzelner Dienste – steigt etwa die Nutzung der mobilen App stark an, werden automatisch zusätzliche Ressourcen bereitgestellt, ohne dass andere Komponenten betroffen sind. Transparente Service-Level-Agreements dokumentieren Verfügbarkeitsgarantien und Reaktionszeiten bei Störungen.

Wissenswertes zum Anbieter: ATOSS Aloud GmbH

Crewmeister operiert als 100%ige Tochter der ATOSS Software AG, dem deutschen Marktführer für Workforce Management mit über 30 Jahren Erfahrung. Diese Konstellation verbindet die Stabilität und Expertise eines börsennotierten Unternehmens mit der Agilität eines fokussierten Produkts. Während ATOSS mit Lösungen wie ATOSS Workforce Management Großunternehmen und Konzerne bedient, wurde Crewmeister gezielt für den Mittelstand entwickelt. Die strategische Trennung ermöglicht beide Segmente optimal zu bedienen, ohne Kompromisse bei Komplexität oder Benutzerfreundlichkeit eingehen zu müssen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung wird durch agile Scrum-Teams und dedizierte Mobile-Entwickler sichergestellt. Die öffentlich einsehbare Roadmap gibt Transparenz über geplante Features und ermöglicht Kunden frühzeitige Planung. Updates erfolgen im Quartalstakt und berücksichtigen sowohl gesetzliche Änderungen als auch Kundenanforderungen aus dem aktiven Feedback-System. Die finanzielle Solidität des ATOSS-Konzerns sichert langfristige Produktpflege – ein wichtiger Aspekt gegenüber Start-ups mit ungewisser Zukunft.

Technische Details & Integration

Die REST-API mit umfassender Dokumentation ermöglicht Entwicklern einfache Integration in HR-, ERP- oder Projektmanagement-Systeme. Ein interaktives API-Portal auf Swagger-Basis erlaubt direktes Testen von Endpoints und beschleunigt Implementierungsprojekte erheblich. Webhook-Support ermöglicht ereignisbasierte Automatisierungen – etwa automatische Benachrichtigungen bei Überstunden oder Datenabgleich mit externen Systemen in Echtzeit. Die API-Dokumentation wird kontinuierlich gepflegt und erweitert, technischer Support unterstützt bei komplexeren Integrationsszenarien.

Native Mobile Apps für iOS (Swift) und Android (Kotlin/Java) bieten echte Offline-Fähigkeit durch lokale Datenbanken. Im Gegensatz zu Hybrid-Lösungen, die lediglich Webseiten in App-Hüllen verpacken, nutzt Crewmeister plattformspezifische Technologien für optimale Performance und Zuverlässigkeit. Der Offline-Modus speichert Stempelungen lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch bei Netzrückkehr – Datenverlust durch instabile Verbindungen wird dadurch ausgeschlossen. Push-Benachrichtigungen funktionieren auch im Hintergrund, ohne dass die App aktiv geöffnet sein muss.

DATEV-Spezialisierung minimiert Fehler bei der Übergabe an DATEV Lohn und Gehalt. Vordefinierte, stets aktuelle Exportformate berücksichtigen die spezifischen Anforderungen der DATEV-Schnittstellen und werden bei Änderungen automatisch angepasst. Steuerberater und Lohnbüros können exportierte Daten ohne manuelle Nachbearbeitung importieren, was den monatlichen Abrechnungsprozess erheblich beschleunigt. Für Unternehmen ohne DATEV stehen generische CSV- und Excel-Exporte mit konfigurierbaren Feldstrukturen zur Verfügung.

Kosten & Preismodell

Crewmeister arbeitet mit gestaffelten Nutzungspreisen ab etwa 3-5 € pro Mitarbeiter und Monat, wobei größere Teams von Mengenrabatten profitieren. Der genaue Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl und den gebuchten Modulen – Basispaket mit Zeiterfassung ist günstiger als Vollausstattung mit Schichtplanung, Projektzeiterfassung und erweiterten Analysen. Für Enterprise-Pakete ab etwa 500 Mitarbeitern werden individuelle Konditionen vereinbart, die auch dedizierte Account-Manager und Priority-Support umfassen können. Transparente Preiskalkulation ermöglicht präzise Budgetplanung ohne versteckte Überraschungen.

Das Cloud-SaaS-Modell vermeidet hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Lizenzen. Unternehmen zahlen planbare monatliche oder jährliche Gebühren (Opex) statt kapitalbindende Einmalinvestitionen (Capex). Wartung, Updates, Server-Infrastruktur und Backups sind im Preis enthalten – IT-Abteilungen werden entlastet. Implementierungskosten für Standardszenarien sind überschaubar, da die Software für schnellen Einstieg konzipiert wurde. Unternehmen mit komplexeren Anforderungen können Professional Services für Konfiguration, Datenmigration und Schulungen hinzubuchen.

ROI-Betrachtungen zeigen häufig Amortisation nach 3-6 Monaten. Zeiteinsparungen bei der monatlichen Abrechnung (bis zu 30% weniger Zeitaufwand) und Vermeidung von Compliance-Risiken rechtfertigen die Investition schnell. Reduzierte Abrechnungsfehler minimieren teure Nachzahlungen und Bußgelder bei Arbeitszeitrechtsverstößen. Transparente Projektzeiten verbessern die Kalkulation und Rentabilität kundenspezifischer Aufträge. Indirekte Vorteile wie erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch faire, nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung sind schwerer quantifizierbar, aber dennoch wertvoll.

Migration & Umstieg auf Crewmeister

Die Standardimplementierung dauert für KMU ohne hochkomplexe Tarifstrukturen typischerweise 4-6 Wochen. Kleinere Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern und einfachen Arbeitszeitmodellen können oft schon nach 2-3 Wochen produktiv arbeiten. Die Implementierungsphase umfasst Stammdatenpflege, Konfiguration der Arbeitszeitregelungen, Einrichtung von Kostenstellen und Projekten sowie Schulung der Administratoren. Schrittweises Rollout – zunächst Pilotabteilung, dann sukzessive weitere Teams – hat sich in der Praxis bewährt und reduziert Risiken.

CSV-Import für Bestandsdaten ermöglicht Übernahme von Stammdaten und historischen Zeiten aus Altsystemen. Excel-Listen lassen sich mit vertretbarem Aufwand in das Crewmeister-Format bringen. Bei komplexeren Migrationen – etwa aus Legacy-Systemen mit proprietären Datenformaten – unterstützen Professional Services mit Mapping-Konzepten und Datenaufbereitung. Historische Zeitdaten können für Reportingzwecke übernommen werden, rechtlich relevante Altdaten sollten zusätzlich im Ursprungssystem aufbewahrt werden.

Mitarbeiterakzeptanz ist der kritische Erfolgsfaktor jeder Zeiterfassungseinführung. Frühzeitige, transparente Kommunikation der Vorteile – etwa nachvollziehbare Abrechnung, automatische Überstundenberechnung, weniger Fehler – fördert die Adoption erheblich. Kurze Schulungen von 30-60 Minuten reichen meist aus, da die intuitive App-Bedienung selbsterklärend ist. Einbindung von Betriebsrat oder Mitarbeitervertretern bereits in der Planungsphase baut Widerstände ab. Pilotnutzer aus verschiedenen Abteilungen als Multiplikatoren zu gewinnen, beschleunigt die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

✓ Höchste mobile Flexibilität durch Kombination von Geofencing, NFC, QR-Code und verlässlichem Offline-Modus für dezentrale Teams

✓ Rechtssicherheit aus der Box durch automatisierte deutsche Compliance ohne aufwändige Konfiguration – erfüllt EuGH- und BAG-Vorgaben

✓ Minimaler Schulungsaufwand dank selbsterklärender Benutzerführung – durchschnittliche Einarbeitung 30-60 Minuten

✓ ATOSS-Expertise für den Mittelstand – Enterprise-Qualität ohne Enterprise-Komplexität und -Kosten

✓ Nahtlose DATEV-Integration mit vordefinierten, aktuellen Exportformaten für fehlerfreie Lohnbuchhaltung

✓ Planbare Kosten durch SaaS-Modell ohne Investitionen in Hardware, Wartung oder Lizenz-Updates

Herausforderungen:

✗ Keine integrierte Lohnabrechnung – Payroll muss über DATEV oder andere externe Systeme erfolgen

✗ Skalierungsgrenzen bei Großunternehmen – Software richtet sich klar an KMU bis etwa 500 Mitarbeiter, nicht an internationale Konzerne

✗ Eingeschränkte Anpassbarkeit bei sehr komplexen, historisch gewachsenen Tarifstrukturen – Standardprozesse sind Voraussetzung

✗ Fokus auf deutschen Markt – internationale Niederlassungen mit länderspezifischen Compliance-Anforderungen benötigen zusätzliche Lösungen

✗ Fehlende KI-Features – aktuell keine KI-gestützten Prognosen oder Predictive Analytics für Workforce Planning (möglicherweise künftig)

✗ API-Dokumentation für Non-Developer – technische Integration erfordert Entwickler-Know-how oder IT-Dienstleister

Häufig gestellte Fragen zu Crewmeister

Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne Internet?

Ja, der native Offline-Modus speichert Stempelungen lokal auf dem Smartphone und synchronisiert automatisch bei Netzrückkehr. Dies unterscheidet Crewmeister von vielen Wettbewerbern, die browserbasiert arbeiten und ohne Internet nicht nutzbar sind. Gerade für Baustellen, Keller oder ländliche Regionen mit schlechter Netzabdeckung ist diese Funktion entscheidend. Mitarbeiter können durchgehend stempeln, ohne sich um Verbindungsprobleme kümmern zu müssen.

Ist Crewmeister DSGVO-konform und wo werden Daten gespeichert?

Die Software ist vollständig DSGVO-konform mit Hosting ausschließlich in deutschen Azure-Rechenzentren. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) können abgeschlossen werden. Das Rechenzentrum verfügt über ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit. Mitarbeiter haben über die App jederzeit Einsicht in ihre erfassten Zeiten – Transparenz, die die Datenschutz-Grundverordnung fordert.

Wie schnell kann ein Unternehmen mit Crewmeister starten?

Kleinere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter mit einfachen Arbeitszeitmodellen können in 2-3 Wochen produktiv sein. Größere KMU planen realistisch 4-6 Wochen für Implementierung, Konfiguration und Schulungen ein. Die Dauer hängt stark von der Komplexität der Arbeitszeitregelungen und der Verfügbarkeit interner Ansprechpartner ab. Pilotprojekte mit einer Abteilung beschleunigen den Gesamtrollout und minimieren Risiken.

Welche Hardware wird für Crewmeister benötigt?

Für mobile Zeiterfassung benötigen Mitarbeiter lediglich ein Smartphone mit iOS oder Android. Zusätzlich können stationäre Terminals mit QR-Codes oder NFC-Tags eingerichtet werden – etwa am Eingang der Werkstatt oder Filiale. Teure, proprietäre Stempeluhren sind nicht erforderlich, was die Anfangsinvestition niedrig hält. Administratoren arbeiten über jeden modernen Webbrowser, spezielle Software-Installation entfällt.

Kann Crewmeister an bestehende HR- oder ERP-Systeme angebunden werden?

Die REST-API ermöglicht Anbindung an die meisten HR-, ERP- oder Projektmanagement-Systeme. Für DATEV gibt es vordefinierte Exportformate ohne Programmieraufwand. Individuelle Integrationen erfordern Entwickler-Know-how oder Unterstützung durch IT-Dienstleister – die API-Dokumentation ist umfassend, aber technisch. Webhook-Support ermöglicht ereignisbasierte Automatisierungen für nahtlose Workflows zwischen verschiedenen Systemen.

Was passiert bei einem Wechsel oder einer Kündigung der Software?

Unternehmen können ihre Daten jederzeit vollständig in Standardformaten (CSV, Excel, PDF) exportieren. Kündigungsfristen sind moderat und im Lizenzvertrag festgelegt – typischerweise monatlich oder jährlich kündbar je nach gewähltem Paket. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, entfallen Probleme mit veralteter Hardware oder Software. Historische Zeitdaten sollten lokal archiviert werden, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.