Shiftbase | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Digitale Zeiterfassung: Flexibles Stempeln über Browser, Smartphone oder Tablet-Kiosk mit Offline-Modus und automatischer Synchronisation bei Wiederherstellung der Internetverbindung. GPS-Standorterfassung und Geofencing ermöglichen die Überwachung mobiler Mitarbeiter.

Automatisierte Arbeitszeitberechnung: Regelbasierte Pausenberechnung entsprechend gesetzlicher Vorgaben, automatische Ermittlung von Überstunden, Zuschlägen sowie Feiertags- und Nachtzuschlägen ohne manuelle Eingriffe.

Schichtplanung & Personaleinsatz: Intuitive Drag-&-Drop-Dienstplanung mit Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitmodellen. Echtzeitübersicht über Personalstärken und potenzielle Engpässe.

Projektbasiertes Zeittracking: Zuordnung von Arbeitszeiten zu spezifischen Projekten und Kostenstellen, SOLL/IST-Vergleiche auf Projektebene sowie detaillierte Leistungsauswertungen für die Kundenkalkulation.

Abwesenheits- & Urlaubsmanagement: Digitale Antragstellung durch Mitarbeiter mit integrierten Genehmigungsworkflows für Vorgesetzte und automatischer Berechnung von Urlaubssalden nach individuellen Regelwerken.

Reporting & Auswertungen: Echtzeit-Dashboards für Anwesenheit und Fehlzeiten, individuell konfigurierbare Reports sowie Exportfunktionen als CSV oder Excel für die Weiterverarbeitung in externen Systemen.

Compliance & Rechtssicherheit: Automatische Warnmeldungen bei Überschreitung gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen, revisionssichere Erfassungshistorie mit Änderungsprotokoll und DSGVO-konforme Datenspeicherung in EU-Rechenzentren.

Integration & Datenaustausch: Direkte Anbindung an über 20 Lohn- und Gehaltssysteme wie Visma, Exact, AFAS und Personio. REST-API für individuelle Schnittstellen sowie Webhooks für Echtzeit-Benachrichtigungen.

Mobile Arbeit & Flexibilität: Vollwertige Progressive Web App (PWA) für alle Endgeräte ohne App-Store-Installation, Benachrichtigungen per E-Mail und Push sowie mehrsprachige Benutzeroberfläche für internationale Teams.

🟨 Besonderheiten – Was macht Shiftbase einzigartig?

Progressive Web App-Technologie unterscheidet Shiftbase von Wettbewerbern mit nativen Apps. Mitarbeiter nutzen die gesamte Funktionalität über den Smartphone- oder Tablet-Browser, ohne Installation aus App-Stores. Diese Architektur vereinfacht Rollouts erheblich, da keine Genehmigungen durch IT-Abteilungen erforderlich sind und Updates automatisch für alle Nutzer bereitgestellt werden. Die plattformübergreifende Kompatibilität eliminiert Unterschiede zwischen iOS- und Android-Geräten vollständig.

Vorkonfigurierte Lohnsystem-Integrationen zu über 20 gängigen Payroll-Systemen ersparen Unternehmen aufwändige Schnittstellenprogrammierungen. Anders als bei Wettbewerbern, die oft nur generische CSV-Exporte anbieten, fließen erfasste Zeiten bei Shiftbase automatisch in die jeweiligen Lohnabrechnungssysteme. Die Mappings für Lohnarten, Kostenstellen und Zuschläge sind bereits vordefiniert, was den Implementierungsaufwand von Wochen auf wenige Tage reduziert. Fehlerquellen durch manuelle Datenübertragungen entfallen nahezu vollständig.

ISO 27001-Zertifizierung und EU-Hosting bieten einen Sicherheitsstandard, den viele kleinere Wettbewerber nicht erreichen. Sämtliche Daten werden ausschließlich in AWS-Rechenzentren in Frankfurt gespeichert, ohne Datentransfers in Drittländer. Für Unternehmen in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Logistik sowie für Audits ist diese Zertifizierung ein entscheidender Faktor. Die SOC 2 Type 2-Zertifizierung befindet sich in Vorbereitung.

DACH-spezifische Tarifmodelle sind ab Werk hinterlegt und umfassen gängige Arbeitszeitregelungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Die Software berücksichtigt regionale Feiertage, Branchentarife und spezifische Zuschlagsregelungen automatisch. Diese Vorkonfiguration verkürzt die Einrichtungsphase erheblich und reduziert Konfigurationsfehler bei komplexen Arbeitszeitmodellen.

Einschränkungen betreffen primär die Offline-Funktionalität und Hardware-Optionen. Bei längeren Netzausfällen stehen lediglich Basis-Buchungsfunktionen zur Verfügung, während erweiterte Features wie Reporting oder Dienstplanung Internetverbindung erfordern. Shiftbase bietet zudem keine proprietären Terminal-Geräte an, sondern ausschließlich Software-Kioske auf handelsüblichen Tablets. Für Unternehmen mit Präferenz für dedizierte Hardware-Terminals sind Alternativen zu prüfen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Shiftbase wählen?

Filialleiter in Handel und Gastronomie mit 20-200 Mitarbeitern finden in Shiftbase eine Lösung, die flexible Schichtplanung mit mobilem Zeitstempeln verbindet. Die GPS-Erfassung hilft bei der Verwaltung mehrerer Standorte, während die automatische Anbindung an Lohnsysteme den monatlichen Abrechnungsaufwand deutlich reduziert. Besonders bei häufig wechselnden Dienstplänen und hoher Personalfluktuation erweist sich die intuitive Benutzeroberfläche als Vorteil, da neue Mitarbeiter innerhalb einer Stunde eingearbeitet sind.

HR-Manager in mittelständischen Dienstleistungsunternehmen mit 50-500 Mitarbeitern profitieren von den automatisierten Compliance-Checks und der umfassenden Reporting-Funktionalität. Die Lösung eliminiert Medienbrüche zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung durch vorkonfigurierte Schnittstellen. Die revisionssichere Historie mit Änderungsprotokoll unterstützt bei Audits und Betriebsprüfungen, während Echtzeit-Dashboards Fehlzeitentrends und Personalkosten transparent machen.

Produktionsleiter mit Schichtbetrieb und 100-300 Mitarbeitern nutzen die Drag-&-Drop-Planung zur Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Das projektbezogene Zeittracking ermöglicht präzise Nachkalkulationen auf Auftragsebene, während die automatische Zuschlagsberechnung Nacht-, Sonn- und Feiertagsschichten rechtssicher abbildet. Die Personalstärken-Übersicht hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Geschäftsführer wachsender Unternehmen mit 10-100 Mitarbeitern schätzen die schnelle Implementierung von typischerweise zwei bis vier Wochen und den überschaubaren internen Aufwand. Die Lösung wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dass grundlegende Systemwechsel erforderlich werden. Der Return on Investment tritt nach Erfahrungswerten zwischen drei und sechs Monaten ein, hauptsächlich durch Zeitersparnis in der Administration und Vermeidung von Lohnfehlern.

Entscheidende Auswahlkriterien:

Mitarbeiteranzahl und Mobilität: Die Lösung eignet sich optimal für 10 bis 500 Mitarbeiter. Bei stark mobilen Teams im Außendienst oder Service ist die GPS-Tracking-Funktion ein wesentlicher Vorteil. Für Großunternehmen ab 1.000 Mitarbeitern stoßen die Skalierungsmöglichkeiten an Grenzen, hier sind Enterprise-Lösungen zu bevorzugen.

Bestehende Systemlandschaft: Die Zugehörigkeit des vorhandenen Lohnsystems zu den 20+ Standard-Integrationen spart mehrere Wochen Implementierungszeit und Kosten. Bei individuellen ERP-Systemen sollte die API-Dokumentation vorab geprüft und die technische Machbarkeit der Anbindung bewertet werden.

Netzwerkverfügbarkeit am Einsatzort: Bei stabiler Internetanbindung entfaltet die Cloud-Lösung ihr volles Potenzial. Für Einsatzorte mit häufigen oder längeren Netzausfällen wie abgelegene Baustellen oder Kellergeschosse sind die Offline-Funktionen eingeschränkt – hier sollten Alternativen mit umfassenderen Offline-Modi in Betracht gezogen werden.

Details zur Zeiterfassungssoftware: Shiftbase

Cloud-native Microservices-Architektur bildet die technologische Basis von Shiftbase. Die auf Amazon Web Services (AWS) in europäischen Rechenzentren betriebene Plattform nutzt moderne Entwicklungsprinzipien für Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit. Das PWA-Frontend ermöglicht eine einheitliche Nutzererfahrung über alle Endgeräte hinweg, ohne separate native Apps für verschiedene Betriebssysteme entwickeln zu müssen.

Die Bedienphilosophie orientiert sich konsequent am Prinzip "Ease of Use". Durchschnittlich benötigen Endanwender lediglich eine Stunde Schulung, um die wesentlichen Funktionen zu beherrschen. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeiten erheblich und senkt Widerstände bei der Einführung neuer Software. Besonders Mitarbeiter ohne ausgeprägte IT-Kenntnisse finden sich schnell zurecht.

Das Entwicklungstempo folgt monatlichen Release-Zyklen mit durchschnittlich zwölf neuen Features pro Jahr. Updates werden automatisch ohne Downtime eingespielt, sodass Anwender keine manuellen Aktualisierungen durchführen müssen. Die Feature-Priorisierung erfolgt unter Einbindung der Nutzercommunity, wodurch praxisrelevante Anforderungen schneller umgesetzt werden. Die transparente Roadmap gibt Einblick in geplante Entwicklungen, wobei KI-gestützte Analysen für die kommenden Quartale angekündigt sind.

Wissenswertes zum Anbieter: Shiftbase B.V.

Shiftbase B.V. wurde 2010 in den Niederlanden gegründet und hat sich zum Marktführer im KMU-Segment für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung entwickelt. Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter und expandiert gezielt in den deutschsprachigen Raum. Mit einer Kundenerhaltungsrate von über 90 Prozent liegt die Churn-Rate deutlich unter dem Branchendurchschnitt, was auf hohe Praxistauglichkeit und Anwenderzufriedenheit hinweist.

Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Scrum-Teams, die eng mit Pilotkunden zusammenarbeiten. Regelmäßige Hackathons fördern Innovation, während die transparente Roadmap Kunden Einblick in zukünftige Entwicklungen gibt. Der Fokus liegt auf kontinuierlicher Verbesserung bestehender Funktionen statt auf übermäßiger Feature-Inflation, was sich in der Stabilität und Zuverlässigkeit der Plattform widerspiegelt.

Technische Details & Integration

API-Qualität entspricht dem OpenAPI-Standard mit umfassender Entwicklerdokumentation. Eine interaktive Sandbox ermöglicht das Testen von Integrationen vor der Produktivstellung. Die OAuth2-Authentifizierung gewährleistet sichere Zugriffe, während detaillierte Code-Beispiele die Implementierung beschleunigen. Entwickler finden strukturierte Endpunkte für alle wesentlichen Funktionen von der Zeitbuchung bis zum Report-Export.

Die Schnittstellen-Realität zeigt, dass die 20+ vorkonfigurierten Payroll-Integrationen in der Praxis gut funktionieren. Bei Standard-Lohnsystemen wie Visma, Exact oder AFAS erfolgt die Anbindung meist innerhalb weniger Tage. Bei spezifischen Lohnbüros oder individuell angepassten Systemen kann jedoch manueller Mapping-Aufwand entstehen, um Lohnarten, Kostenstellen und Zuschläge korrekt zu übertragen. Die REST-API bietet hier Flexibilität für individuelle Lösungen.

Sicherheitsarchitektur und Datenschutz erfüllen hohe Standards. Die ISO 27001-Zertifizierung bestätigt ein umfassendes Informationssicherheits-Managementsystem. Die SOC 2 Type 2-Zertifizierung ist in Vorbereitung und wird zusätzliche Vertrauenswürdigkeit schaffen. Alle Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren (AWS Frankfurt) gespeichert, ohne Transfers in Drittländer. Verschlüsselung im Transit (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256) sowie regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsfirmen sichern die Plattform ab.

Kosten & Preismodell

Basis-Zeiterfassung ist ab €2,95 pro Mitarbeiter und Monat verfügbar und umfasst digitales Stempeln, Arbeitszeitauswertungen sowie Basis-Reporting. Dieses Paket eignet sich für Unternehmen, die ausschließlich Zeiterfassung benötigen, ohne erweiterte Funktionen wie Schichtplanung oder Abwesenheitsmanagement.

Erweiterte Pakete zwischen €3,50 und €5,50 pro Mitarbeiter monatlich beinhalten zusätzlich Dienstplanung und Urlaubsverwaltung. Das Komplettpaket für €5,50 bis €6,50 pro Mitarbeiter kombiniert alle Module und bietet erweiterte Reporting-Funktionen sowie Priority-Support. Staffelpreise greifen ab 100 Mitarbeitern, wobei die genauen Konditionen individuell verhandelt werden.

Einmalige Implementierungskosten liegen typischerweise zwischen €2.000 und €5.000, abhängig von der Komplexität der Arbeitszeitmodelle und der Anzahl erforderlicher Schnittstellen. Bei Standard-Setups mit wenigen Tarifgruppen tendieren die Kosten zum unteren Ende, während komplexe Branchentarife oder multiple Lohnsystem-Anbindungen den Aufwand erhöhen. Diese Einmalkosten umfassen Systemkonfiguration, Datenimport, Schnittstelleneinrichtung und Mitarbeiterschulungen.

Versteckte Kosten entstehen primär durch internen Change-Management-Aufwand, der häufig unterschätzt wird. Die Einführung einer neuen Zeiterfassungslösung erfordert Kommunikation, Schulungen und Prozessanpassungen, was zeitliche Ressourcen bindet. Ab 500 Mitarbeitern erfolgen Preisverhandlungen individuell, wobei keine transparente Preisliste verfügbar ist.

ROI-Erwartungen basieren auf Anbieterangaben und zeigen typische Amortisation nach drei bis sechs Monaten bei 50 bis 200 Mitarbeitern. Zeitersparnis von 0,5 bis 1,0 Vollzeitäquivalenten pro 100 Mitarbeiter durch Automatisierung sowie Vermeidung von Lohn-Überzahlungen durch präzisere Zeiterfassung (bis 5 Prozent Einsparung) bilden die Hauptfaktoren. Diese Zahlen stammen vom Anbieter und sollten durch eigene Kalkulationen validiert werden.

Migration & Umstieg auf Shiftbase

Implementierungsdauer variiert je nach Unternehmensgröße und Komplexität. Bei 10 bis 100 Mitarbeitern mit Standard-Arbeitszeitmodellen dauert der Basis-Rollout typischerweise zwei bis vier Wochen. Komplexe Tarifwerke, multiple Standorte oder zahlreiche Systemintegrationen verlängern die Projektdauer auf sechs bis zwölf Wochen. Die Planung sollte Pufferzeiten für unvorhergesehene Anforderungen einschließen.

Typische Projektphasen umfassen Anforderungsanalyse, Systemkonfiguration, Datenimport, Schnittstelleneinrichtung, Testphase und Schulungen. Der CSV-Import historischer Zeitdaten funktioniert bei standardisierten Formaten problemlos. Komplexe Tarifwerke mit zahlreichen Lohnarten und Zuschlagsregeln können jedoch Nachbearbeitungen erfordern. Die Parallelphase, in der altes und neues System zeitweise gleichzeitig laufen, reduziert Risiken beim Go-Live.

Mitarbeiterakzeptanz hängt stark von Kommunikation und Change Management ab. Besonders GPS-Tracking und mobile Zeiterfassung können Bedenken hinsichtlich Überwachung auslösen. Transparente Kommunikation zu Datenschutz, klare Regelungen zur Datennutzung und Einbindung von Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung sind erfolgskritisch. Pilotgruppen mit motivierten Key Usern schaffen positive Multiplikatoren.

Erfolgsfaktoren für reibungslose Migration sind strukturiertes Projektmanagement mit klaren Meilensteinen, frühzeitige Identifikation und Einbindung von Key Usern aus verschiedenen Abteilungen, umfassendes Change Management mit regelmäßiger Kommunikation sowie enger Kontakt zum Implementierungsteam von Shiftbase. Ein dedizierter interner Projektverantwortlicher mit ausreichend Zeitbudget ist unverzichtbar.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Vollintegrierte Suite aus Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsmanagement eliminiert Medienbrüche zwischen verschiedenen Tools und reduziert Schnittstellenkomplexität erheblich.

Breite Standard-Integrationen zu über 20 Lohnsystemen ersparen aufwändige individuelle Schnittstellenprogrammierung und beschleunigen die Implementierung deutlich.

Hohe Benutzerfreundlichkeit mit durchschnittlich nur einer Stunde Schulungsaufwand senkt Widerstände bei der Einführung und reduziert laufenden Support-Bedarf.

Progressive Web App-Technologie funktioniert auf allen Endgeräten ohne App-Installation, vereinfacht Rollouts und eliminiert Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Betriebssystemen.

Starke Compliance-Unterstützung durch automatische Warnungen bei Überschreitung gesetzlicher Grenzen, revisionssichere Historie und vorkonfigurierte DACH-Tarifmodelle.

ISO 27001-Zertifizierung und ausschließliches EU-Hosting bieten Rechtssicherheit für DSGVO-Compliance und eignen sich für Audits in regulierten Branchen.

Herausforderungen:

Keine On-Premise-Option verfügbar – die Lösung ist ausschließlich als Cloud-Software nutzbar, was für Unternehmen mit strikten Datenhaltungsanforderungen problematisch sein kann.

Eingeschränkte Offline-Funktionalität bei längeren Netzausfällen – erweiterte Features wie Reporting und Dienstplanung benötigen Internetverbindung, nur Basis-Buchungen funktionieren offline.

Keine proprietäre Terminal-Hardware im Angebot – Unternehmen mit Präferenz für dedizierte Zeiterfassungsterminals müssen auf handelsübliche Tablets mit Kiosk-Software ausweichen.

Preisintransparenz ab 500 Mitarbeitern – für größere Unternehmen sind keine Listenpreise verfügbar, sondern nur individuelle Angebote nach Verhandlung.

Begrenzte Skalierbarkeit für Großunternehmen – ab 1.000 Mitarbeitern stoßen Funktionsumfang und Anpassungsmöglichkeiten an Grenzen, Enterprise-Lösungen bieten mehr Flexibilität.

Multi-Country-Einschränkungen – für Unternehmen mit Niederlassungen außerhalb von DACH und Benelux sind die länderspezifischen Compliance-Funktionen limitiert.

Häufig gestellte Fragen zu Shiftbase

Wie funktioniert die Zeiterfassung ohne feste Terminals?

Shiftbase nutzt einen PWA-Kiosk auf vorhandenen Tablets oder PCs sowie Smartphone-Stempeln durch Mitarbeiter. Die Progressive Web App läuft im Browser und erfordert keine Installation aus App-Stores. Diese Lösung ist flexibler als dedizierte Hardware-Terminals und spart Investitionskosten für spezielle Geräte. Tablets können mit einem Wandhalter am Eingang positioniert werden und dienen als virtueller Stempelplatz.

Sind die Daten auch bei Internetausfall verfügbar?

Basis-Buchungsfunktionen wie Stempeln funktionieren offline mit automatischer Synchronisation bei Wiederherstellung der Internetverbindung. Erweiterte Funktionen wie Reporting, Dienstplanung oder Abwesenheitsverwaltung benötigen jedoch eine aktive Internetverbindung. Für Einsatzorte mit häufigen oder längeren Netzausfällen sollte die Offline-Funktionalität vorab getestet werden, da sie für bestimmte Anwendungsfälle möglicherweise nicht ausreichend ist.

Wie aufwändig ist die Anbindung an unser Lohnsystem?

Bei den über 20 Standard-Integrationen (u.a. Visma, Exact, AFAS, Personio) erfolgt die Anbindung meist plug-and-play innerhalb weniger Tage. Die Mappings für Lohnarten und Zuschläge sind vorkonfiguriert. Bei nicht unterstützten Lohnsystemen ist die Integration via REST-API möglich, erfordert jedoch Entwicklungsaufwand. Die API-Dokumentation ist umfassend, dennoch sollte für individuelle Schnittstellen ein Zeitbudget von zwei bis vier Wochen eingeplant werden.

Welche Kosten entstehen neben den monatlichen Lizenzgebühren?

Einmalige Implementierungskosten zwischen €2.000 und €5.000 decken Systemkonfiguration, Datenimport und Schulungen ab. Zusätzlich entsteht interner Aufwand für Change Management, Prozessanpassungen und interne Koordination, der häufig unterschätzt wird. Bei komplexen Anforderungen oder individuellen Schnittstellen können externe Beratungsleistungen erforderlich sein. Laufende Kosten beschränken sich auf die monatlichen Nutzerlizenzen, Updates sind kostenfrei enthalten.

Ist Shiftbase für internationale Unternehmen geeignet?

Die Lösung eignet sich primär für Unternehmen mit Schwerpunkt in DACH und Benelux. Vorkonfigurierte Tarifmodelle, Feiertage und Compliance-Regeln existieren für diese Regionen. Für Unternehmen mit Niederlassungen in weiteren Ländern sind die länderspezifischen Funktionen eingeschränkt. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützt verschiedene Sprachen, jedoch fehlen umfassende Multi-Country-Compliance-Features, die Enterprise-Lösungen bieten.

Wie schnell lässt sich die Software produktiv nutzen?

Bei Standard-Setups mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist ein Go-Live nach zwei bis vier Wochen realistisch. Die schnelle Implementierung resultiert aus vorkonfigurierten Tarifmodellen und Standard-Integrationen. Komplexere Anforderungen mit individuellen Arbeitszeitregeln oder multiple Systemanbindungen verlängern die Projektdauer auf sechs bis zwölf Wochen. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht kurze Schulungszeiten, sodass Mitarbeiter nach durchschnittlich einer Stunde selbstständig arbeiten können.