Toggl Track | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Grundlegende Zeiterfassung:

• Ein-Klick-Timer mit Start/Stopp-Funktion und Tastatur-Shortcuts für sofortiges Tracking ohne Unterbrechung des Workflows
• Automatische Idle-Erkennung identifiziert Inaktivitätsphasen und schlägt Nachbearbeitung oder Verwerfung vor
• Offline-Modus erfasst Zeiten ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung
• Manuelle Zeiteinträge ermöglichen nachträgliches Erfassen vergangener Aktivitäten mit präziser Angabe von Start- und Endzeit

Projekt- & Kundenmanagement:

• Strukturierte Verwaltung von Projekten, Kunden und Aufgaben in mehrstufigen Hierarchien
• Hinterlegung von Stundensätzen und Projektbudgets für kontinuierliche Kostenkontrolle
• Farbcodierung und Tagging zur schnellen visuellen Orientierung in umfangreichen Projektlisten
• Mehrere Arbeitsbereiche (Workspaces) für getrennte Mandanten, Abteilungen oder rechtliche Einheiten

Auswertung & Reporting:

• Timeline-Visualisierung zeigt alle Aktivitäten eines Tages chronologisch auf einen Blick
• Detaillierte Berichte in drei Formaten (Summary, Weekly, Detailed) mit flexiblen Filteroptionen nach Zeitraum, Projekt, Kunde, Team oder Tag
• Export in CSV, PDF und Excel für Weiterverarbeitung in anderen Systemen und Langzeitarchivierung
• Budget-Alarme und Forecast-Reports warnen proaktiv bei drohenden Überschreitungen
• Zeitschätzungen vs. Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse zur Verbesserung der Projektplanung

Team-Funktionen:

• Team-Timesheets mit Filter nach Nutzer, Projekt, Kunde oder Zeitraum für Führungskräfte
• Billable/Non-Billable-Markierung differenziert fakturierbare von internen Leistungen
• Bulk-Bearbeitung mehrerer Zeiteinträge gleichzeitig spart Zeit bei Korrekturen

Integration & Verfügbarkeit:

• Über 100 native Integrationen zu gängigen Tools wie Asana, Jira, Slack, GitHub, Trello und Salesforce
• REST-API und Webhooks für individuelle Automatisierungen und Self-Service-Integrationen
• Browser-Extensions für Chrome, Firefox und Edge ermöglichen Tracking direkt aus Webanwendungen
• Native Apps für alle relevanten Betriebssysteme und mobile Plattformen
• Push- und E-Mail-Erinnerungen zur Förderung regelmäßiger Zeiterfassung

🟨 Besonderheiten – Was macht Toggl Track einzigartig?

Intelligente Idle-Erkennung mit Timeline-Rekonstruktion hebt Toggl Track deutlich vom Wettbewerb ab. Das System erkennt automatisch, wenn keine Computeraktivität stattfindet, und bietet beim nächsten Login an, diese Lücken zu füllen oder zu verwerfen. Die visuelle Timeline zeigt alle erfassten Aktivitäten chronologisch an und ermöglicht eine intuitive Rekonstruktion des Arbeitstages. Besonders bei wechselnden Aufgaben und Unterbrechungen verhindert diese Funktion vergessene Zeiteinträge und erhöht die Abrechnungsgenauigkeit erheblich. Die Timeline funktioniert dabei nicht als Überwachungsinstrument, sondern als Gedächtnisstütze für den Anwender selbst.

Offenes API-Ökosystem für maximale Flexibilität charakterisiert die technische Philosophie des Anbieters. Mit einer umfassend dokumentierten REST-API, Webhooks und über 100 vorgefertigten Integrationen fügt sich Toggl Track nahtlos in bestehende Prozesse ein. Die API-Dokumentation gilt als vorbildlich und ermöglicht eigene Automatisierungen ohne Abhängigkeit von vordefinierten Integrationsszenarien. Dieser Ansatz verhindert Vendor Lock-in und gibt IT-Abteilungen die Kontrolle über Datenflüsse und Prozessautomatisierung.

Community-gesteuerte Produktentwicklung über eine öffentliche Roadmap unterscheidet Toggl Track von vielen Wettbewerbern. Nutzer können Features vorschlagen und darüber abstimmen, was tatsächlich entwickelt werden soll. Diese Transparenz führt zu Funktionen, die echten Anwenderbedarf adressieren, statt Marketing-getriebenen Features, die in der Praxis wenig genutzt werden. Die Produktentwicklung orientiert sich damit direkt am Feedback der aktiven Nutzerbasis.

Fokus auf Kerndisziplin statt Feature-Bloat prägt die strategische Ausrichtung. Anders als viele Wettbewerber verzichtet Toggl Track bewusst auf integrierte Rechnungsstellung, komplexes HR-Management oder Ressourcenplanung. Diese Konzentration auf exzellentes Zeittracking führt zu einer schlankeren, schnelleren und intuitiveren Anwendung. Die Software macht eine Sache außergewöhnlich gut, statt viele Dinge nur befriedigend.

Einschränkungen: Die fehlende native Rechnungsstellung bedeutet, dass für die Fakturierung ein separates Tool oder Integrationen über Zapier, Make oder die API benötigt werden. Für Unternehmen mit Bedarf an Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Anwesenheitskontrolle oder Hardware-Stempeluhren ist Toggl Track nicht konzipiert. Auch umfangreiche Projektplanungsfunktionen wie Gantt-Charts oder Ressourcenauslastungskalender fehlen bewusst.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Toggl Track wählen?

Freelancer und Einzelunternehmer mit projektbasierter Abrechnung finden in Toggl Track eine ideale Lösung. Die minutengenaue Erfassung ermöglicht präzise Leistungsnachweise gegenüber Kunden, während die intuitive Bedienung sofortigen Einstieg ohne Schulungsaufwand erlaubt. Detaillierte Berichte bereiten die Rechnungserstellung vor, auch wenn diese dann in einem separaten Tool erfolgen muss. Die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten zu gängigen Invoicing-Lösungen halten den zusätzlichen Aufwand dabei minimal.

Kleine bis mittlere Agenturen mit 5-200 Mitarbeitern profitieren vom idealen Mix aus einfacher Zeiterfassung und aussagekräftigen Team-Reports. Budget-Kontrolle und Projektprofitabilität werden transparent, ohne dass komplexe Enterprise-Software mit entsprechenden Implementierungskosten nötig ist. Die hohe Nutzerakzeptanz durch exzellente Usability reduziert typische Widerstände gegen Zeiterfassungssysteme erheblich. Teamleiter erhalten Einblick in Auslastung und Projektfortschritt, ohne Mitarbeiter mit komplexen Prozessen zu belasten.

Remote- und Hybrid-Teams in der Wissensarbeit entsprechen perfekt der Remote-First-DNA des Anbieters. Die plattformübergreifende Verfügbarkeit und Offline-Funktionalität ermöglichen konsistentes Tracking unabhängig vom Arbeitsort. Besonders geeignet ist die Software für Tech-Unternehmen, Marketing-Agenturen, Beratungen und alle projektbasierten Dienstleister mit häufig wechselnden Aufgaben und Kunden. Die Timeline-Funktion kompensiert die fehlende direkte Beobachtbarkeit verteilter Teams durch objektive Leistungsnachweise.

IT-Dienstleister und Entwicklungsteams nutzen die tiefen Integrationen in ihre bestehende Tool-Landschaft. Native Anbindungen an GitHub, GitLab, Jira, Azure DevOps und andere Entwickler-Tools ermöglichen nahtloses Tracking direkt aus dem Arbeitskontext heraus. Das Button-Feature in diesen Integrationen erlaubt das Starten von Timern mit einem Klick aus dem Issue-Tracker oder der IDE, ohne den Fokus zu verlieren.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Benutzerfreundlichkeit vs. Funktionstiefe – Toggl Track priorisiert intuitive Bedienung über Funktionsumfang. Organisationen mit Bedarf an komplexer Schichtplanung, HR-Integration oder Ressourcenmanagement sollten spezialisierte Lösungen prüfen.

• Rechnungsstellung – Die fehlende native Invoicing-Funktion ist für manche ein Ausschlusskriterium. Wer eine All-in-One-Lösung bevorzugt, findet mit Harvest oder FreshBooks bessere Alternativen. Wer jedoch Best-of-Breed-Ansätze verfolgt, schätzt die offenen Schnittstellen.

• Integrationsbedarf – Die Tiefe der API und die Breite vorgefertigter Integrationen machen Toggl Track zur ersten Wahl für technikaffine Teams mit heterogener Tool-Landschaft. Organisationen mit isolierten On-Premise-Systemen haben höhere Integrationshürden.

• Teamgröße und Budget – Bei sehr kleinen Teams (1-5 Nutzer) könnte Clockify mit unbegrenztem Free-Plan attraktiver sein. Ab 10+ Nutzern rechtfertigt die überlegene User Experience von Toggl Track häufig die Investition durch höhere Akzeptanz und reduzierten Support-Aufwand.

Wissenswertes zum Anbieter: Toggl OÜ / Toggl Inc.

Seit 2006 am Markt etabliert verfügt Toggl über eine 18-jährige Historie mit über 200.000 zahlenden Nutzern weltweit. Diese lange Marktpräsenz und stabile Nutzerbasis sprechen für Produktreife, finanzielle Stabilität und Langlebigkeit – wichtige Faktoren bei der Auswahl einer Kernanwendung für die Leistungserfassung. Anders als viele Venture-Capital-getriebene Startups mit unsicherer Zukunft handelt es sich um ein etabliertes, profitables Unternehmen ohne Abhängigkeit von externen Finanzierungsrunden.

Die Remote-First-DNA seit Gründung unterscheidet Toggl von Anbietern, die Remote Work nachträglich adaptiert haben. Mit circa 150 Mitarbeitern, die vollständig dezentral über verschiedene Zeitzonen verteilt arbeiten, versteht das Unternehmen die Herausforderungen verteilter Teams aus eigener täglicher Erfahrung. Diese Authentizität fließt direkt ins Produktdesign ein – von der Offline-Funktionalität über die Timeline-Visualisierung bis zu asynchronen Reporting-Features.

Die strategische Erweiterung zur "Toggl Suite" mit Toggl Plan für Projektplanung und Toggl Hire für Recruiting zeigt langfristige Vision statt kurzfristigem Feature-Hopping. Toggl Track wird dabei bewusst als Best-of-Breed-Lösung erhalten und nicht mit ungereiften Zusatzfunktionen überladen. Die separaten Produkte können optional integriert werden, ohne dass Track-Nutzer zu einem monolithischen System gezwungen werden.

Technische Details & Integration

Cloud-native Microservices-Architektur auf AWS bildet die technische Grundlage. Das System nutzt PostgreSQL für Datenhaltung, Redis für Caching und skaliert horizontal über mehrere Verfügbarkeitszonen. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich über TLS 1.2 oder höher, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. Diese moderne, skalierbare Infrastruktur entspricht dem aktuellen Stand der Technik und gewährleistet hohe Verfügbarkeit von typischerweise 99,5% oder mehr.

Der API-First-Ansatz mit vorbildlicher Dokumentation ermöglicht weitreichende Anpassungen und Automatisierungen. Die REST-API ist stabil versioniert, umfassend dokumentiert und wird aktiv gepflegt. Webhooks ermöglichen Event-getriebene Integrationen, ohne dass ständiges Polling nötig ist. Entwickler finden Code-Beispiele in mehreren Programmiersprachen, interaktive API-Explorer und eine aktive Community, die bei der Implementierung unterstützt. Diese offene Architektur verhindert Vendor Lock-in und gibt IT-Abteilungen volle Kontrolle über Datenflüsse.

Die Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen umfassen SOC 2 Typ 2, GDPR-Konformität und CCPA-Compliance. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsfirmen, ein aktives Bug-Bounty-Programm und ein dedizierter Security Officer zeigen professionelles Sicherheitsmanagement. Allerdings fehlt eine explizite ISO 27001-Zertifizierung, die für manche Enterprise-Kunden ein Auswahlkriterium darstellt. Für EU-Kunden relevant: Daten werden wahlweise in europäischen AWS-Rechenzentren (Frankfurt, Irland) gehostet.

Kosten & Preismodell

Free-Plan für bis zu 5 Nutzer bietet grundlegende Zeiterfassungsfunktionen ohne zeitliche Begrenzung. Enthalten sind unbegrenzte Zeiteinträge, Projekte und Kunden, jedoch ohne erweiterte Reporting-Features, Timeline-Visualisierung oder Forecast-Reports. Dieser Plan eignet sich für sehr kleine Teams oder zum Testen der Software, zeigt aber schnell funktionale Grenzen bei professioneller Nutzung.

Starter-Plan ab 10 USD pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Zahlung 9 USD) erweitert den Funktionsumfang um Gruppenprojekte, Favoriten, Lesezeichen und verbesserte Berichtsfunktionen. Dieser Plan deckt die Bedürfnisse kleinerer Teams ab, denen grundlegende Kollaborationsfunktionen ausreichen.

Premium-Plan ab 20 USD pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Zahlung 18 USD) bietet das volle Feature-Set mit Timeline-Visualisierung, Idle-Erkennung, Zeitaudit, Zeitschätzungen vs. Ist-Vergleich, erweiterten Projektvorlagen und Forecast-Reports. Für professionelle projektbasierte Arbeit mit Budgetkontrolle ist dieser Plan typischerweise erforderlich.

Enterprise-Plan mit individueller Preisgestaltung ab etwa 50+ Nutzern umfasst zusätzlich prioriserten Support, dedizierte Onboarding-Unterstützung, Single Sign-On (SSO), erweiterte Sicherheitsfeatures und Service Level Agreements. Die konkreten Konditionen werden jeweils verhandelt.

Die Amortisationszeit ist typischerweise sehr kurz: Bei nur 30 Minuten Zeitersparnis pro Tag und Nutzer (durch reduziertes Underbilling, weniger administrativen Aufwand und präzisere Budgetkontrolle) und einem Stundensatz von 50 EUR amortisiert sich eine Premium-Lizenz (circa 1,50 EUR pro Tag) innerhalb weniger Arbeitstage pro Monat. Die transparente Preisstruktur ohne versteckte Kosten erleichtert die Budgetplanung, allerdings können bei komplexen Custom-Integrationen zusätzliche Entwicklungskosten anfallen.

Migration & Umstieg auf Toggl Track

Schneller Rollout bei Standardanforderungen kennzeichnet typische Implementierungen. Kleine Teams bis 20 Nutzer können oft innerhalb eines Tages produktiv starten – Account erstellen, Projekte und Kunden anlegen, Nutzer einladen, grundlegende Einstellungen konfigurieren. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand erheblich, häufig genügt eine 15-minütige Einführung oder ein Tutorial-Video.

Größere Organisationen mit komplexeren Strukturen sollten 1-2 Wochen für Setup, Datenmigration und Tests einplanen. Dieser Zeitrahmen umfasst die Definition von Workspace-Strukturen, Import historischer Daten, Konfiguration von Integrationen, Testphase mit einer Pilotgruppe und schrittweisen Rollout für alle Nutzer. Die verfügbaren Onboarding-Ressourcen (Help Center, Video-Tutorials, Webinare) unterstützen diesen Prozess gut.

CSV-Import für Altdaten mit manueller Nacharbeit ist möglich, aber nicht vollautomatisch. Toggl Track bietet Import-Templates für Projekte, Kunden und historische Zeiteinträge. Bei komplexen Legacy-Strukturen aus anderen Tools ist jedoch Nachbearbeitung nötig, da Datenmodelle selten 1:1 übereinstimmen. Besonders bei Migration von sehr unterschiedlichen Systemen (z.B. ERP-integrierte Zeiterfassung zu Toggl Track) sollte der Aufwand für Datentransformation nicht unterschätzt werden.

Der geringe Qualifikationsbedarf erleichtert die Implementierung. Ein Projekt- oder Teamleiter mit IT-Grundverständnis kann die Basiskonfiguration durchführen, laufend genügt ein Admin für Nutzerverwaltung und Projektpflege. Entwickler-Know-how ist nur bei Custom-API-Projekten oder komplexen Integrationen erforderlich. Diese niedrige technische Einstiegshürde reduziert Abhängigkeiten von IT-Abteilungen oder externen Beratern erheblich.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Branchenführende Usability senkt Einführungshürden dramatisch. Die extrem intuitive Bedienung führt zu hoher Nutzerakzeptanz ohne langwierige Schulungen, was gerade bei häufig unbeliebten Zeiterfassungssystemen ein entscheidender Erfolgsfaktor ist.

Intelligente Vollständigkeitssicherung durch Idle-Erkennung und Timeline minimiert vergessene Einträge und erhöht die Abrechnungsgenauigkeit. Diese Funktion kompensiert menschliche Vergesslichkeit, ohne aufdringlich zu wirken.

Offene Architektur mit API-Tiefe und über 100 Integrationen ermöglicht nahtlose Einbettung in bestehende Prozesse ohne Vendor Lock-in. Die gut dokumentierte API gibt technikaffinen Teams maximale Flexibilität.

Plattformübergreifende Verfügbarkeit mit nativen Apps für alle relevanten Systeme und robuster Offline-Funktionalität ermöglicht konsistentes Tracking unabhängig vom Arbeitsort oder Gerät.

Transparente Preisgestaltung ohne versteckte Kosten und flexible Nutzeranpassung ermöglicht präzise Budgetplanung und skaliert mit dem Unternehmen.

Etablierter Anbieter mit Langlebigkeit – 18 Jahre Marktpräsenz und über 200.000 zahlende Nutzer minimieren das Risiko von Produkteinstellungen oder Übernahmen.

Herausforderungen:

Keine native Rechnungsstellung erfordert separate Tools oder manuelle Prozesse für die Fakturierung. Für manche Anwender ist dies ein Ausschlusskriterium, da eine zusätzliche Systemintegration nötig wird.

Limitierte Ressourcen- und Personalplanung – kein Gantt-Chart, keine Urlaubsverwaltung, keine Schichtplanung. Für HR-intensive Szenarien oder produktionsnahe Umgebungen ist die Software nicht konzipiert.

Fehlende ISO 27001-Zertifizierung kann bei Enterprise-Kunden mit strengen Compliance-Anforderungen ein Hindernis darstellen, auch wenn SOC 2 Typ 2 vorliegt.

Change Management bei Zeiterfassung bleibt eine organisatorische Herausforderung. Die technische Hürde ist niedrig, aber Widerstand gegen Zeiterfassung generell erfordert klare Kommunikation des Mehrwerts und Top-Down-Commitment vom Management.

API-Entwicklungskosten können bei komplexen Custom-Integrationen anfallen, auch wenn die API selbst kostenlos nutzbar ist. Der Entwicklungsaufwand sollte bei heterogenen IT-Landschaften eingeplant werden.

Häufig gestellte Fragen zu Toggl Track

Wie unterscheidet sich der Free-Plan von den kostenpflichtigen Tarifen?

Der Free-Plan bietet grundlegende Zeiterfassungsfunktionen für bis zu 5 Nutzer mit unbegrenzten Zeiteinträgen, Projekten und Kunden. Es fehlen jedoch die Timeline-Visualisierung, erweiterte Berichtsfunktionen, Forecast-Reports, Zeitschätzungen und die automatische Idle-Erkennung. Für ernsthafte Team-Nutzung mit Budget-Controlling und Profitabilitätsanalyse ist meist der Premium-Plan erforderlich, da diese Funktionen für professionelle Projektarbeit zentral sind.

Kann Toggl Track die gesetzliche Arbeitszeiterfassung nach EuGH-Urteil abbilden?

Das Tool ermöglicht die Erfassung von Start- und Endzeiten gemäß den Anforderungen des EuGH-Urteils zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Es erzwingt jedoch keine gesetzlichen Pausenregeln, Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten automatisch. Organisationen müssen die Software entsprechend konfigurieren, Mitarbeiter anweisen und Auswertungen regelmäßig prüfen. Für hochregulierte Branchen mit strikten Compliance-Anforderungen sollten spezialisierte Zeitwirtschaftssysteme geprüft werden.

Wie funktioniert der Support und welche Service-Level sind verfügbar?

Der Support erfolgt primär über E-Mail mit gestaffelten Service Level Agreements: Enterprise-Kunden erhalten Antworten innerhalb von 4 Stunden, Starter- und Premium-Nutzer innerhalb von 1-2 Werktagen, Free-Plan-Nutzer haben längere Wartezeiten. Ein umfangreiches Help Center mit Artikeln, Video-Tutorials und Webinaren ermöglicht Self-Service für häufige Fragen. Telefonsupport ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar, eine 24/7-Hotline existiert nicht. Die Community-Foren bieten zusätzlich Peer-to-Peer-Unterstützung.

Wie sicher sind meine Daten bei Toggl Track?

Die Daten werden in ISO-zertifizierten AWS-Rechenzentren gehostet, wahlweise in der EU (Frankfurt, Irland) oder USA. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS 1.2+, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. SOC 2 Typ 2-Zertifizierung, GDPR-Konformität und regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsfirmen sind vorhanden. Allerdings fehlt eine explizite ISO 27001-Zertifizierung. Backup und Disaster Recovery sind implementiert, das Unternehmen garantiert typischerweise 99,5% Verfügbarkeit.

Lassen sich Zeiteinträge nachträglich bearbeiten und wer kann das?

Nutzer können ihre eigenen Zeiteinträge jederzeit bearbeiten, löschen oder ergänzen. Administratoren und Workspace-Owner haben zusätzlich Bearbeitungsrechte für alle Zeiteinträge im Team. Das Audit-Log (verfügbar ab Premium-Plan) protokolliert alle Änderungen mit Zeitstempel und Benutzer, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Berechtigungen lassen sich granular steuern, sodass verschiedene Verantwortungsebenen abgebildet werden können. Diese Flexibilität ist wichtig für Korrekturen, kann aber auch Manipulationen ermöglichen – klare Prozessrichtlinien sind daher empfehlenswert.

Wie gut funktionieren die Integrationen mit anderen Tools tatsächlich?

Die über 100 nativen Integrationen variieren in ihrer Tiefe. Populäre Tools wie Jira, Asana, GitHub oder Trello bieten tiefe Zwei-Wege-Synchronisation mit Button-Funktionen direkt in der Quell-Anwendung. Bei weniger verbreiteten Tools kann die Integration oberflächlicher sein. Die Browser-Extensions ermöglichen das Hinzufügen von Tracking-Buttons zu nahezu jeder Webanwendung. Für individuelle Anforderungen bietet die REST-API volle Flexibilität, erfordert aber Entwicklungsaufwand. Die API-Dokumentation ist vorbildlich, aktive Community-Foren helfen bei Implementierungsfragen.