Zeiterfassung & Arbeitszeiten: Start/Stopp-Timer für Projekte und Kunden mit Erfassung über Desktop, Web oder Mobile App (iOS/Android) inklusive Offline-Modus. Automatische Pausenregelung nach Arbeitszeitgesetz mit eigenständiger Prüfung und Durchsetzung gesetzlicher Ruhezeiten und Mindestpausen. Stundenzettel-Verwaltung mit PDF- und CSV-Export für Lohn- und Finanzbuchhaltung in vorbereiteten Formaten für DATEV.
Abwesenheiten & Urlaubsmanagement: Urlaubs- und Krankheitserfassung mit Resturlaub-Tracking und automatischer Feiertagsberechnung für alle 16 Bundesländer. Genehmigungs-Workflows ermöglichen Vorgesetzten die digitale Freigabe oder Ablehnung von Zeiten, Abwesenheiten und Urlaubsanträgen.
Projektcontrolling & Budgets: Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit mit automatischem Abgleich gebuchter Stunden gegen Projektbudgets. Budget-Warnungen und Forecast-Funktionen benachrichtigen proaktiv bei Budgetüberschreitung oder -gefährdung. Mehrdimensionale Auswertungen nach Projekt, Kostenstelle, Mitarbeiter oder Team.
Hardware-Integration & Erfassungsmethoden: RFID-, NFC- und Barcode-Terminal-Support für Zeiterfassung am Produktionsstandort oder Eingangsbereich. Flexible Schichtkalender mit automatischer Berücksichtigung von Schichtmodellen und Gleitzeitregelungen.
Dashboards & Reporting: Echtzeit-Übersichten zu Auslastung, Überstunden, Resturlaub und Projektfortschritt. Individuelle KPI-Visualisierungen durch anpassbare Dashboards für Projektleiter, HR und Controlling.
Integration & Schnittstellen: Nahtlose ERP-Anbindung über vorgefertigte Konnektoren für DATEV, Lexware, SAP Business One und Microsoft Dynamics ohne Middleware. REST-API mit umfassender Dokumentation für eigene Automatisierungen und Drittsystem-Integrationen.
Rechtssicherheit made in Germany prägt die Software von Grund auf: Das System bildet das deutsche Arbeitszeitgesetz vollautomatisch ab und prüft eigenständig Ruhezeiten, Mindestpausen und Höchstarbeitszeiten. Arbeitszeitmodelle für alle 16 Bundesländer sind vorkonfiguriert und berücksichtigen automatisch regionale Feiertage. Die Lösung erfüllt die Anforderungen aus den wegweisenden EuGH- und BAG-Urteilen zur Zeiterfassungspflicht sowie die GoBD-Standards für steuerrechtlich relevante Daten ohne aufwändige Konfigurationsarbeit.
ERP-Integration ohne Umwege unterscheidet ZEP deutlich von Wettbewerbern: Tiefe Standard-Schnittstellen zu DATEV, Lexware und weiteren etablierten Buchhaltungssystemen funktionieren komplett ohne zusätzliche Middleware-Schichten. Zeitdaten fließen direkt in die Lohn- und Finanzbuchhaltung, CSV-Exporte sind für gängige Formate vorformatiert. Diese nahtlose Verzahnung reduziert Implementierungsrisiken erheblich und beschleunigt monatliche Abrechnungsprozesse spürbar.
Hybrid-Flexibilität ermöglicht ungewöhnliche Anpassungsfähigkeit: Die einheitliche Lösung steht wahlweise als Cloud, On-Premise oder Hybrid-Variante zur Verfügung – mit identischer Benutzeroberfläche über alle Deployment-Modelle hinweg. Besonders interessant für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder schrittweiser Cloud-Migration. Deutsche Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung garantieren DSGVO-konforme Datenhaltung bei voller Standortsicherheit.
Modularer Baukasten sorgt für präzise Kostenkontrolle: Time Tracking, Abwesenheitsmanagement und Projektcontrolling sind als einzelne Module buchbar, sodass Unternehmen ausschließlich für tatsächlich benötigte Funktionen zahlen. Diese Architektur ermöglicht wachstumsgerechte Skalierung ohne Systemwechsel und Budgetsprünge – vom Basis-Setup bis zur Vollausbaustufe.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Die Benutzeroberfläche wird von einigen Anwendern als weniger modern empfunden im Vergleich zu jüngeren Cloud-Native-Konkurrenten. Grafische Ressourcenplanung mit Gantt-Charts und KI-gestützte Kapazitätsprognosen fehlen in der aktuellen Version. Unternehmen mit Schwerpunkt auf visueller Projektplanung sollten diese Limitierung gegen die Compliance-Stärken abwägen.
Kreativ- und Digitalagenturen mit 10–100 Mitarbeitern profitieren besonders von ZEPs Stärken: Projektbasierte Abrechnung, präzise Stundenzettel für Kunden und detailliertes Budget-Tracking gehören zum Tagesgeschäft. Das Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich und Budget-Alerts hilft, Rentabilität kontinuierlich zu überwachen. Die DATEV-Integration beschleunigt monatliche Abrechnungsprozesse erheblich und reduziert manuelle Übertragungsfehler.
Ingenieur- und Planungsbüros finden eine passende Kombination aus Compliance und Controlling: Hoher Compliance-Bedarf durch Arbeitszeitgesetz trifft auf komplexe Projektstrukturen mit verschiedenen Auftraggebern. Die automatischen Gesetzeskonformitätsprüfungen minimieren Rechtsrisiken ohne manuelle Regelüberwachung, während mehrdimensionale Auswertungen detaillierte Kostenstellen-Analysen ermöglichen.
IT-Dienstleister mit Mischkalkulation erhalten die nötige Flexibilität: Die Kombination aus Stunden-, Projekt- und Pauschalverträgen erfordert anpassungsfähige Zeiterfassung mit differenzierten Abrechnungsmodellen. Die tiefe ERP-Integration und modulare Bauweise erlauben passgenaue Anpassung an wachsende Anforderungen ohne kostspielige Systemwechsel.
Mittelständische Handwerksbetriebe decken praktische Anforderungen ab: Zeiterfassungspflicht vor Ort per RFID-Terminal, automatische Pausenregelungen und rechtssichere Dokumentation für Baustelleneinsätze. Die Hybrid-Option ermöglicht Nutzung bestehender Server-Infrastruktur und schrittweise Cloud-Migration nach eigenem Tempo.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technologische Grundlage bildet ein modernes .NET-Backend mit MS SQL Server, kombiniert mit einer React-basierten Web-Oberfläche als Single Page Application für schnelle Reaktionszeiten. Native Mobile Apps für iOS und Android bieten Offline-Funktion mit lokalem Cache, sodass Zeitbuchungen auch ohne Internetverbindung erfasst und später synchronisiert werden können. Die REST-API mit OpenAPI/Swagger-Dokumentation ermöglicht individuelle Automatisierungen und Eigenentwicklungen für spezifische Anforderungen.
Compliance und Revisionssicherheit stehen im Zentrum der Architektur: GoBD-konforme Archivierung mit unveränderlichen Audit-Trails sichert die steuerrechtliche Anerkennung erfasster Zeiten. Das System prüft automatisch Arbeitszeitgesetz-Vorgaben wie die 11-Stunden-Ruhezeit, Tageshöchstarbeitszeit von 10 Stunden und das Wochenlimit von 48 Stunden. Ein rollenbasiertes Rechtekonzept mit granularen Berechtigungen gewährleistet DSGVO-konformen Datenzugriff über alle Hierarchieebenen hinweg.
Die Ausrichtung auf den deutschsprachigen Mittelstand zeigt sich in zahlreichen Details: Vorkonfigurierte Arbeitszeitmodelle für alle Bundesländer, automatische Feiertagsberücksichtigung und tiefe Integration in etablierte DATEV-Prozesse. Diese Fokussierung bringt Vorteile für typische DACH-Anforderungen, bedeutet aber auch eine geringere Internationalisierung im Vergleich zu global ausgerichteten Plattformen.
Unternehmenshistorie begann 2002 mit klarem Fokus auf Zeiterfassung und Projektcontrolling für den deutschen Mittelstand. Das eigenständige, finanziell unabhängige Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern unterliegt keinem Venture-Capital-Druck für aggressive Expansion oder kurzfristige Exit-Strategien. Die kontinuierliche Produktpflege mit ein bis zwei Major-Releases pro Jahr und regelmäßigen Minor-Updates alle zwei Monate signalisiert langfristige Stabilität und evolutionären Entwicklungsansatz.
Die Service- und Entwicklungsphilosophie zeichnet sich durch deutsches Entwicklerteam und Kundenbeirat aus, der aktiv die Produktentwicklung mitgestaltet. Deutschsprachiger Support ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr verfügbar, Premium-SLA mit 4-Stunden-Reaktionszeit kann hinzugebucht werden. Die ZEP-Akademie bietet Webinare, Zertifizierungen und umfangreiches E-Learning-Material für strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung.
Integrationsmöglichkeiten umfassen Standardkonnektoren für DATEV (Lohn und Finanzen), Lexware, SAP Business One und Microsoft Dynamics NAV/BC – durchweg ohne zusätzliche Middleware-Schichten. Die REST-API ermöglicht maßgeschneiderte Schnittstellen zu Inhouse-ERP-Systemen, BI-Tools oder CRM-Plattformen für individuelle Automatisierungsszenarien. Active Directory- und LDAP-Authentifizierung unterstützen Single Sign-On für nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften.
Sicherheit und Datenschutz folgen hohen Standards: ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, TLS 1.2+ Verschlüsselung für Datenübertragung und AES-256 für ruhende Daten bilden die technische Basis. DSGVO- und BDSG-Konformität sind ab Werk gewährleistet, standardisierte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) liegen vor. Regelmäßige externe Penetrationstests und Sicherheitsaudits dokumentieren das kontinuierliche Security-Niveau.
Die Hybrid-Architektur ermöglicht außergewöhnliche Flexibilität: Identische Funktionalität und Benutzeroberfläche stehen in Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Szenarien zur Verfügung. Unternehmen können beispielsweise sensible HR-Daten On-Premise halten, während Projektcontrolling-Module in der Cloud laufen – oder schrittweise migrieren ohne Funktionsverlust.
Cloud-Lizenzierung basiert auf nutzerbasiertem Abonnement: Das Basis Time Tracking kostet zwischen 19 und 25 Euro pro Nutzer und Monat, abhängig von Gesamtnutzerzahl und Vertragslaufzeit. Zusatzmodule wie Abwesenheitsmanagement oder Projektcontrolling schlagen mit 5 bis 10 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich zu Buche. Die monatlich flexible Nutzeranpassung ohne Setup-Gebühren ermöglicht unkomplizierte Skalierung bei Wachstum oder saisonalen Schwankungen.
On-Premise-Lizenzierung folgt klassischem Perpetual-Modell: Einmalige Lizenzkosten liegen bei circa 450 bis 550 Euro pro Nutzer, ergänzt um jährliche Wartungsgebühren von 18 Prozent der Lizenzsumme. Zusätzlich entstehen Kosten für Server-Hardware, IT-Betrieb und Update-Management, die in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen.
5-Jahres-TCO-Beispiel für 50 Nutzer mit allen Modulen verdeutlicht die Unterschiede: Die Cloud-Variante summiert sich auf 100.000 bis 110.000 Euro inklusive Implementierung und laufendem Support. On-Premise erreicht 72.500 bis 97.500 Euro – allerdings ohne interne IT-Personalkosten für Betrieb und Updates. Der Return on Investment tritt typischerweise nach 6 bis 12 Monaten durch Automatisierungsgewinne bei Zeiterfassung und Abrechnung ein.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert ZEP im mittleren bis gehobenen Segment: Günstiger als SAP-Lösungen, aber teurer als reine Cloud-Anbieter ohne Compliance-Fokus. Die Preisstruktur rechtfertigt sich durch rechtssichere Konfiguration ab Werk, tiefe ERP-Integration und Hybrid-Flexibilität – Faktoren, die Folgekosten für Anpassungen und Integrationen erheblich reduzieren.
Implementierungsdauer variiert nach Komplexität: Ein Basis-Cloud-Setup erreicht Go-Live nach 1 bis 2 Wochen bei strukturierter Vorbereitung. Standard-Implementierungen mit drei Modulen benötigen 2 bis 4 Wochen inklusive Schulungen und Anpassungen. Komplexe On-Premise-Projekte mit Custom-Integrationen können 2 bis 4 Monate in Anspruch nehmen, insbesondere bei heterogener IT-Landschaft oder umfangreichen Legacy-Systemen.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projektverlauf maßgeblich: Die Datenqualität vor Migration steht an erster Stelle – bereinigte Stammdaten für Mitarbeiter, Projekte und Kostenstellen sparen bis zu 50 Prozent der Implementierungszeit. Engagierte Key-User aus HR, Projektmanagement und Buchhaltung fungieren als Multiplikatoren und beschleunigen die Akzeptanz. Klares Change-Management vermeidet den klassischen Fehler, die Zeiterfassung als reines Kontrollinstrument zu verkaufen – stattdessen sollte die Kommunikation Vorteile wie präzisere Projektsteuerung und fairere Überstundenabrechnung betonen.
Datenmigration erfolgt typischerweise über CSV-Import oder API-basierte Übernahme: Historische Zeitdaten der letzten 12 bis 24 Monate lassen sich für Vergleichsanalysen übernehmen, wobei Datenbereinigung vorab die Fehlerquote drastisch senkt. Der Parallelbetrieb mit Altsystemen über 2 bis 4 Wochen gibt Anwendern Sicherheit und ermöglicht schrittweise Umstellung. ZEP bietet professionelle Migrationspakete mit Datenanalyse, Mapping-Workshops und Testläufen, die Risiken minimieren und Go-Live-Termine verlässlich machen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Software erfüllt die Anforderungen aus den EuGH- und BAG-Urteilen zur Zeiterfassungspflicht vollständig. Das System dokumentiert Arbeitsbeginn, -ende und -dauer vollständig und prüft automatisch die Einhaltung von Ruhezeiten, Mindestpausen und Höchstarbeitszeiten nach Arbeitszeitgesetz. Die GoBD-konforme Archivierung mit unveränderlichen Audit-Trails gewährleistet Revisionssicherheit für Behördenprüfungen. Alle Nachweise lassen sich jederzeit als rechtssichere Dokumentation exportieren.
Die DATEV-Schnittstelle überträgt Zeitdaten direkt in DATEV Lohn und Rechnungswesen ohne Zwischensysteme. Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Überstunden und Zuschläge fließen strukturiert in vordefinierte DATEV-Formate. Die Anbindung erfolgt bidirektional: Mitarbeiterstammdaten aus DATEV können importiert werden, Zeitdaten fließen zurück zur Abrechnung. CSV-Exporte sind für gängige DATEV-Importformate vorkonfiguriert, sodass monatliche Übertragungen mit wenigen Klicks abgeschlossen sind.
Die nativen Mobile Apps für iOS und Android verfügen über vollwertigen Offline-Modus mit lokalem Cache. Zeitbuchungen werden lokal gespeichert und synchronisieren automatisch, sobald wieder Internetverbindung besteht. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Außendienstmitarbeiter, Baustellen oder Standorte mit instabiler Netzanbindung. Auch die Desktop-Anwendung kann zeitweise ohne Verbindung genutzt werden.
Das Projektcontrolling umfasst Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche von gebuchten Stunden gegen definierte Projektbudgets. Automatische Budget-Warnungen benachrichtigen Projektleiter bei definierten Schwellwerten, etwa bei 80 Prozent Auslastung. Auswertungen sind mehrdimensional nach Projekt, Mitarbeiter, Kostenstelle, Kunde oder Team filterbar. Rentabilitätsanalysen zeigen Deckungsbeiträge auf Projektebene. Forecast-Funktionen projizieren Budgetverbrauch basierend auf aktuellem Verlauf. Dashboard-Widgets visualisieren KPIs individuell konfigurierbar.
ZEP nutzt ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren mit redundanter Infrastruktur und georedundanten Backups. Die Service-Level-Agreements garantieren 99,5 Prozent Verfügbarkeit im Standard-Paket, 99,9 Prozent bei Premium-SLA. Im Fall von Ausfällen greifen automatische Failover-Mechanismen. Tägliche Backups ermöglichen Wiederherstellung mit maximal 24 Stunden Datenverlust. Der Offline-Modus der Mobile Apps stellt sicher, dass Zeiterfassung auch bei temporären Serverausfällen weiterlaufen kann.
Die REST-API mit umfassender OpenAPI/Swagger-Dokumentation ermöglicht weitreichende Anpassungen und Integrationen. Genehmigungs-Workflows lassen sich über Rollenkonzepte und mehrstufige Freigabeprozesse konfigurieren. Custom-Felder können für unternehmensspezifische Anforderungen hinzugefügt werden. Dashboards und Reports sind individuell gestaltbar. Für komplexe Spezialanforderungen stehen Professional Services für Custom-Development zur Verfügung. Die modulare Architektur erlaubt schrittweise Erweiterung ohne Kernsystem-Eingriffe.