clockin | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Mobile Zeiterfassung & Nachweisführung: One-Tap-Zeiterfassung über iOS- und Android-Apps ermöglicht Start und Stopp der Arbeitszeit mit einem Klick. Der Foto-Stempel mit Geo-Tag versieht Beweisfotos automatisch mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten für rechtssichere Dokumentation. GPS-Geofencing kann für jeden Einsatzort individuell konfiguriert werden, um projektspezifische Erfassungszonen einzurichten. Ein zuverlässiger Offline-Modus gewährleistet lückenlose Zeiterfassung auch ohne Netzverbindung mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung.

Projekt- & Einsatzplanung: Direkte Zuordnung von Arbeitszeiten zu konkreten Projekten, Bauabschnitten oder Kunden bereits beim Stempeln. Mehrstufige Tätigkeitslisten strukturieren die Erfassung von Haupttätigkeiten und Unteraufgaben für präzise Projektabrechnung.

Arbeitszeitmanagement: Automatische Berechnung gesetzlicher Pausen nach Arbeitszeitgesetz eliminiert manuelle Berechnungen. Die Überstundenerfassung ermittelt und dokumentiert Mehrarbeit automatisch. Integrierte Schicht- und Urlaubsplanung bietet einen Kalender für Dienstpläne und Abwesenheitsverwaltung.

Auswertung & Export: Das Echtzeit-Dashboard liefert sofortigen Überblick über Stunden, Pausen und Fehlzeiten aller Mitarbeiter. Flexible PDF- und Excel-Exportfunktionen erleichtern die Übergabe an Lohnbuchhaltung und Abrechnung. Direkte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP Business One ermöglichen nahtlose Integration in bestehende Abrechnungssysteme.

Workflow & Verwaltung: Strukturierte Genehmigungsworkflows regeln Freigabeprozesse für Überstunden und Urlaubsanträge. Push-Benachrichtigungen erinnern automatisch bei fehlendem Stempel oder unvollständiger Dokumentation. Die Rollen- und Rechteverwaltung steuert Berechtigungen flexibel für unterschiedliche Nutzergruppen.

🟨 Besonderheiten – Was macht clockin einzigartig?

Manipulationssicherer Foto-Stempel mit Geo-Tag kombiniert Beweisfoto, exakten Zeitstempel und GPS-Koordinaten in einer einzigen Funktion. Diese technische Lösung schafft gerichtsfeste Nachweise für Anwesenheit und tatsächliche Arbeitsleistung am vereinbarten Einsatzort. Besonders bei Streitfällen mit Kunden oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen bietet diese Form der Dokumentation rechtliche Absicherung, die über einfache Zeitstempel hinausgeht.

Echte Offline-First-Architektur unterscheidet clockin grundlegend von vielen Wettbewerbern mit nachträglich implementierten Cache-Lösungen. Die Anwendung ist von Grund auf für lokale Datenhaltung konzipiert und funktioniert in Funklöchern, Tiefgaragen oder auf abgelegenen Baustellen ohne Einschränkungen. Kein Datenverlust, keine nachträglichen Korrekturen – die Synchronisation erfolgt automatisch bei Netzverbindung ohne manuellen Eingriff.

Unbegrenzte Nutzeranzahl im Gruppentarif ab 29 € monatlich bietet absolute Planungssicherheit für wachsende Unternehmen. Dieses Preismodell ist im Mid-Tier-Segment ungewöhnlich und ermöglicht saisonale Personalanpassungen ohne Kostenexplosion. Unternehmen können ihr Team beliebig erweitern, ohne dass sich der monatliche Beitrag ändert – ein klarer Vorteil gegenüber nutzerbasierten Abrechnungsmodellen.

Individuell konfigurierbare Geofencing-Zonen lassen sich für jeden Einsatzort mit spezifischen GPS-Radien und Formen einrichten. Von der kompakten innerstädtischen Werkstatt mit 50 Metern Radius bis zur weitläufigen Baustelle mit komplexen Polygonzonen – die Software passt sich den räumlichen Gegebenheiten an.

Einschränkungen betreffen hauptsächlich das Reporting und die Anpassbarkeit. Die Auswertungsfunktionen beschränken sich auf Standardberichte – für tiefgehende Business Intelligence oder komplexe Datenanalysen benötigen Anwender externe Tools oder Data-Warehouse-Lösungen. Die API-Funktionalität befindet sich noch im Ausbau, was komplexe Sonderintegrationen aufwändiger gestalten kann. Ein On-Premise-Angebot existiert nicht, wodurch Unternehmen mit zwingenden Hosting-Anforderungen ausscheiden.

🟩 Empfehlung – Wer sollte clockin wählen?

Handwerks- und Baubetriebe mit 5-100 Mitarbeitern finden in clockin eine speziell auf mobile Einsatzszenarien zugeschnittene Lösung. Betriebe mit wechselnden Baustellen, Montageorten oder Kundenstandorten profitieren vom Offline-Modus und der GPS-Dokumentation. Der Foto-Stempel liefert rechtssichere Nachweise für Arbeitszeiten und tatsächliche Anwesenheit, was bei Kundenstreitigkeiten oder Bauabnahmen von erheblichem Wert sein kann.

Reinigungs- und Sicherheitsdienste mit vielen dezentralen Objekten erhalten durch clockin erhebliche Vereinfachungen in der Verwaltung. Die GPS-Erfassung dokumentiert die Anwesenheit an den vereinbarten Einsatzorten automatisch, während die automatische Pausenberechnung die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherstellt. Für Unternehmen mit hohem Dokumentationsbedarf gegenüber Auftraggebern bietet die Kombination aus Foto- und Geodaten überprüfbare Nachweise.

Außendienst- und Service-Teams in technischen Branchen nutzen die mobile Erfassung mit direkter Projektzuordnung für präzise Leistungsnachweise. Techniker, Monteure oder Wartungspersonal können Arbeitszeiten unmittelbar den jeweiligen Kundenaufträgen zuordnen, was Abrechnungen beschleunigt und Nachfragen reduziert. Die Kombination aus Zeiterfassung und Fotodokumentation unterstützt die Qualitätssicherung und Kundenkommunikation.

Wachsende KMU mit mobilem Personal schätzen die Skalierbarkeit ohne Kostensteigerung. Unternehmen, die schnell expandieren oder saisonal mehr Personal einsetzen, profitieren vom Gruppentarif mit unbegrenzter Nutzerzahl. Die einfache Bedienung minimiert Schulungsaufwand bei häufigen Personalwechseln.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Mobile Offline-Erfassung ist zwingend erforderlich – Mitarbeiter arbeiten regelmäßig an Orten mit unzuverlässiger oder fehlender Netzabdeckung
• Rechtssichere Nachweispflicht besteht – Dokumentation von Anwesenheit und Arbeitsleistung muss gerichtsfest und manipulationssicher erfolgen
• Einfachheit vor Komplexität – Die Lösung soll ohne umfangreiche Schulungen von allen Mitarbeitern bedienbar sein
• Kalkulierbare Kosten bei variablen Teamgrößen – Saisonale Schwankungen oder geplantes Wachstum sollen keine Kostensteigerungen auslösen

Details zur Zeiterfassungssoftware: clockin

Cloud-basierte Spezialisierung auf mobile Szenarien prägt die grundlegende Architektur von clockin. Die Software wurde nicht als Desktop-Lösung mit nachträglich hinzugefügter App entwickelt, sondern von Beginn an für die Nutzung auf mobilen Endgeräten konzipiert. Native Apps für iOS und Android nutzen die volle Gerätefunktionalität – von GPS-Sensoren über Kameras bis zu Push-Benachrichtigungen. Die Microservices-Architektur im Backend ermöglicht flexible Skalierung und kontinuierliche Weiterentwicklung einzelner Komponenten ohne Systemausfälle.

Das Bedienkonzept "One-Tap-Time-Tracking" reduziert die Zeiterfassung bewusst auf das Wesentliche. Diese Designentscheidung zielt auf maximale Akzeptanz bei allen Mitarbeitern ab, unabhängig von deren Smartphone-Erfahrung. Statt komplexer Menüs mit zahlreichen Optionen steht die Kernfunktion – Arbeitszeit starten und stoppen – im Vordergrund. Zusätzliche Informationen wie Projektauswahl oder Tätigkeitsbeschreibung lassen sich bei Bedarf hinzufügen, sind aber für die grundlegende Nutzung nicht zwingend erforderlich.

Die technische Umsetzung der Offline-First-Architektur geht über einfache Cache-Mechanismen hinaus. Lokale Datenhaltung auf den Endgeräten ermöglicht vollständige Funktionalität ohne Serververbindung. Alle Aktionen – von Zeitstempeln über Projektauswahl bis zu Fotos – werden lokal gespeichert und erst bei bestehender Netzverbindung automatisch synchronisiert. Konflikte bei gleichzeitigen Änderungen durch Administrator und Mitarbeiter werden durch intelligente Merge-Algorithmen aufgelöst.

Wissenswertes zum Anbieter: clockin GmbH

Die clockin GmbH mit Sitz in Hamburg wurde 2016 gegründet und beschäftigt 40-50 Mitarbeiter. Im Gegensatz zu Anbietern mit breiten HR-Software-Portfolios konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf mobile Zeiterfassung für den Mittelstand. Diese Spezialisierung spiegelt sich in der Produktentwicklung wider – Features entstehen aus dokumentierten Praxisproblemen der Zielgruppe, nicht aus Marktforschungsberichten.

Agile Entwicklung mit CI/CD-Pipeline und regelmäßige Usability-Tests mit Anwendern aus verschiedenen Branchen prägen die Produktentwicklung. Kundenworkshops identifizieren Anforderungen direkt aus dem Arbeitsalltag. Die Marktpräsenz seit acht Jahren mit kontinuierlichem Wachstum und aktiver Weiterentwicklung signalisiert Stabilität. Die derzeit in Vorbereitung befindliche ISO 27001-Zertifizierung unterstreicht die langfristige strategische Ausrichtung auf höchste Sicherheitsstandards im Enterprise-Segment.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation bildet das technische Fundament. Die Weboberfläche für Administratoren und Vorgesetzte läuft auf aktuellen Browsern ohne spezielle Plugins. Für die Mitarbeiter-Apps gelten moderate Mindestanforderungen: Android ab Version 6.0 und iOS ab Version 12.0. Diese Anforderungen ermöglichen die Nutzung auch auf älteren, im Handwerksumfeld noch verbreiteten Geräten.

Server ausschließlich in ISO/IEC 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren gewährleisten DSGVO-Konformität. TLS 1.2+ verschlüsselt alle Datenübertragungen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Informationen. Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO sind standardmäßig verfügbar. Regelmäßige Penetrationstests und Security-Audits durch externe Dienstleister dokumentieren den Sicherheitsstatus transparent.

REST-API für grundlegende CRUD-Operationen ermöglicht Integration in bestehende Systemlandschaften. Vorkonfigurierte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP Business One beschleunigen die Anbindung an gängige Lohnabrechnungssysteme. CSV- und Excel-Import sowie -Export bieten Flexibilität für individuelle Workflows. Komplexe Custom-Integrationen sind über die API realisierbar, erfordern aber zusätzlichen Entwicklungsaufwand und sollten in der Projektplanung berücksichtigt werden.

Kosten & Preismodell

Starter-Paket: 10 € pro Monat für bis zu 2 Benutzer bietet Kleinstunternehmen einen günstigen Einstieg mit allen Grundfunktionen. Dieses Paket eignet sich für Soloselbstständige mit gelegentlichem Aushilfspersonal oder für Pilotprojekte vor größerer Ausrollung.

Basic-Paket: 29 € pro Monat für unbegrenzte Benutzer stellt das Kernprodukt dar. Diese Flatrate-Struktur eliminiert Planungsunsicherheit bei wachsenden Teams oder saisonalen Schwankungen. Alle wesentlichen Funktionen inklusive GPS-Erfassung, Foto-Stempel und Standardauswertungen sind enthalten.

Pro-Paket: 49 € pro Monat ergänzt das Basic-Paket um das Reisekostenmodul für Außendienstorganisationen. Fahrtenbuch, Spesenabrechnungen und Kilometergeldberechnungen erweitern den Funktionsumfang für Unternehmen mit regelmäßigen Kundenbesuchen oder Dienstreisen.

Enterprise-Tarif: individuelle Preisgestaltung für Großkunden mit spezifischen Anforderungen wie erweiterten SLAs, dedizierten Ansprechpartnern oder Custom-Integrationen. Anfragen mit konkreten Anforderungen sind erforderlich für Angebotserstellung.

Alle Tarife sind monatlich kündbar ohne langfristige Vertragsbindung. Die Total Cost of Ownership bei 30 Mitarbeitern im Basic-Paket beträgt 348 € jährlich für Lizenzen. Einmalig fallen etwa 1.000 € für Implementierung und initiale Schulung an. Hauptkostentreiber sind eventuell benötigte Firmen-Smartphones für Mitarbeiter ohne eigene Geräte (200-400 € pro Gerät) sowie mögliche Custom-Integrationen (1.000-5.000 € je nach Komplexität). Zeitersparnis durch Wegfall manueller Stundenzettel wird mit 50-80% weniger Administrationsaufwand beziffert, was bei konsequenter Nutzung eine Amortisation in 2-6 Monaten ermöglicht.

Migration & Umstieg auf clockin

Implementierungsdauer variiert je nach Unternehmensgröße erheblich. Kleine Teams bis 10 Mitarbeiter können innerhalb weniger Stunden produktiv arbeiten. Mittelständische Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern sollten 1-3 Wochen für vollständige Implementierung einplanen. Der CSV-Import für Mitarbeiter- und Projektdaten beschleunigt die Datenübernahme aus bestehenden Systemen. Ein Parallelbetrieb während der Testphase von 2-4 Wochen wird empfohlen, um Prozesse zu validieren und Mitarbeiter schrittweise an das neue System zu gewöhnen.

Change Management entscheidet über Projekterfolg stärker als die technische Implementation. Die Anwendung selbst ist intuitiv bedienbar, die Herausforderung liegt in der Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Klare Kommunikation der Vorteile – faire Abrechnung ohne Stundenzeittelverlust, automatische Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, transparente Überstundenerfassung – baut Vorbehalte ab. Sichtbare Unterstützung durch Geschäftsführung und Vorgesetzte signalisiert Ernsthaftigkeit und erhöht die Compliance.

Minimaler Schulungsaufwand senkt die Einstiegshürde. Mitarbeiter benötigen 15-30 Minuten Einführung für die App-Grundfunktionen. Administratoren sollten 4-6 Stunden für initiale Konfiguration, Berechtigungsstruktur und Reporting einplanen. Video-Tutorials im Online-Helpcenter ermöglichen selbstgesteuertes Lernen. Deutschsprachiger Telefonsupport steht werktags 9-17 Uhr für individuelle Fragen zur Verfügung. Historische Daten aus Excel-Stundenzetteln lassen sich über CSV-Import übernehmen, in der Praxis hat sich aber ein klarer Stichtag für den Systemwechsel bewährt.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Erhebliche Zeitersparnis durch Automatisierung der Zeiterfassungsprozesse reduziert administrativen Aufwand um 50-80% im Vergleich zu manuellen Stundenzetteln. Die Einsparung betrifft sowohl Mitarbeiter als auch Verwaltungspersonal.

Rechtssichere Dokumentation durch Foto-Geo-Stempel schafft gerichtsfeste Nachweise für Anwesenheit und Arbeitsleistung. Diese Form der Dokumentation hat sich bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als wertvoll erwiesen.

Absolute Planungssicherheit beim Gruppentarif ermöglicht unbegrenztes Wachstum ohne Kostensteigerung. Saisonale Schwankungen oder schnelle Expansion belasten das Budget nicht zusätzlich.

Zuverlässige Offline-Funktionalität garantiert lückenlose Zeiterfassung auch in Funklöchern, Kellern oder auf abgelegenen Baustellen. Datenverlust oder nachträgliche Korrekturen entfallen.

Intuitive Bedienung mit One-Tap-Prinzip ermöglicht Nutzung ohne umfangreiche Schulungen. Auch Mitarbeiter mit geringer Smartphone-Erfahrung können die Kernfunktionen sofort anwenden.

Nahtlose Integration in gängige Lohnabrechnungssysteme durch vorkonfigurierte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP reduziert Medienbrüche und Übertragungsfehler.

Herausforderungen:

Begrenzte Reporting-Funktionen für tiefgehende Analysen erfordern externe Business-Intelligence-Tools. Standardauswertungen sind vorhanden, komplexe Datenanalysen über mehrere Dimensionen stoßen an Grenzen.

Smartphone-Voraussetzung für alle Mitarbeiter kann Anfangsinvestition oder BYOD-Regelungen erforderlich machen. Nicht alle Mitarbeiter besitzen geeignete private Geräte oder sind bereit, diese dienstlich zu nutzen.

API-Funktionalität im Ausbau erschwert komplexe Custom-Integrationen aktuell. Sonderanforderungen bei Schnittstellen können aufwändiger sein als bei ausgereiften Enterprise-Systemen.

Fehlende On-Premise-Option schließt Unternehmen mit zwingenden Hosting-Anforderungen aus. Organisationen mit strikten Compliance-Vorgaben gegen Cloud-Nutzung können clockin nicht einsetzen.

Gewöhnungsbedarf trotz Einfachheit sollte nicht unterschätzt werden. Auch intuitive Systeme erfordern anfangs Überzeugungsarbeit und konsequente Anwendung, bis die Nutzung zur Routine wird.

Häufig gestellte Fragen zu clockin

Wie schützt clockin vor unzulässiger Mitarbeiterüberwachung durch GPS?

Die GPS-Erfassung erfolgt ausschließlich während der gestempelten Arbeitszeit, nicht permanent. Mitarbeiter haben jederzeit Einsicht in alle gespeicherten Daten über ihr persönliches Nutzerprofil. Betriebsvereinbarungen sollten klare Regelungen zur GPS-Nutzung treffen – etwa Einschränkung auf Anwesenheitsnachweis ohne Bewegungsprofile. Arbeitnehmervertreter können Auswertungsmöglichkeiten und Berechtigungsstrukturen im Vorfeld prüfen. Die DSGVO-konforme Speicherung mit Auftragsverarbeitungsvertrag gewährleistet rechtlichen Rahmen. GPS-Funktionen lassen sich bei Bedarf auch deaktivieren, wenn ausschließlich Zeiterfassung ohne Ortsbezug gewünscht ist.

Funktioniert der Offline-Modus in der Praxis wirklich zuverlässig?

Lokale Datenhaltung auf dem Smartphone ermöglicht praktisch unbegrenzte Offline-Nutzung. Selbst mehrere Tage ohne Netzverbindung stellen kein Problem dar – erst bei extremen Zeiträumen von mehreren Wochen sollte manuell synchronisiert werden. Normale Arbeitstage mit gelegentlichen Funklöchern verarbeitet das System völlig problemlos. Die automatische Synchronisation erfolgt im Hintergrund bei Netzverbindung, ohne Zutun des Nutzers. Tests auf Baustellen in Kellern und ländlichen Gebieten haben die Zuverlässigkeit in der Zielbranche bestätigt.

Können historische Daten aus Excel-Stundenzetteln übernommen werden?

Der CSV-Import ermöglicht Übernahme vergangener Zeitdaten aus Excel oder anderen Systemen. Die Datei muss eine definierte Struktur mit Mitarbeiter-ID, Datum, Start- und Endzeit einhalten – Importvorlagen sind verfügbar. In der Praxis empfiehlt sich jedoch ein klarer Stichtag für den Systemwechsel statt aufwändiger Datenmigration. Ein Parallelbetrieb von 2-4 Wochen validiert die Datenqualität und ermöglicht Prozessoptimierung. Historische Daten für steuerliche Aufbewahrungspflichten können in den bisherigen Systemen verbleiben.

Welche Smartphones sind für clockin geeignet?

Android-Geräte ab Version 6.0 und iPhones ab iOS 12.0 erfüllen die Mindestanforderungen. Die Apps laufen auch auf älteren Geräten, die in handwerklichen Umgebungen noch verbreitet sind. Robuste Outdoor-Smartphones mit Schutzklasse IP68 eignen sich besonders für Baustelleneinsätze. BYOD-Szenarien sind möglich, erfordern aber klare Regelungen zu Datenschutz und Haftung. Viele Unternehmen stellen Firmengeräte bereit, um Einheitlichkeit und Support zu gewährleisten. Die App-Größe von unter 50 MB stellt keine besonderen Anforderungen an Speicherkapazität.

Wie funktioniert die Abrechnung bei schwankenden Mitarbeiterzahlen?

Der Gruppentarif ab 29 € monatlich gilt für unbegrenzte Nutzer – Schwankungen haben keine Auswirkung auf die Kosten. Saisonale Aushilfen im Sommer oder temporäre Verstärkung bei Großprojekten bleiben kostenneutral. Neue Mitarbeiter können jederzeit hinzugefügt werden, ausgeschiedene werden deaktiviert. Die monatliche Kündigungsfrist ermöglicht flexible Anpassung, falls das System nicht den Erwartungen entspricht. Rechnungsstellung erfolgt monatlich per Lastschrift oder Überweisung, Jahresrabatte sind auf Anfrage verfügbar.

Was passiert bei technischen Problemen oder Systemausfällen?

Der deutschsprachige Support ist werktags 9-17 Uhr telefonisch und per E-Mail erreichbar. Kritische Störungen werden priorisiert behandelt – Reaktionszeiten im Enterprise-Tarif sind vertraglich geregelt. Die Offline-Funktionalität gewährleistet Zeiterfassung auch bei Serverausfällen oder Netzproblemen. Regelmäßige Backups in getrennten Rechenzentren sichern Datenbestand gegen Verlust. Status-Seiten informieren transparent über aktuelle Systemverfügbarkeit. Software-Updates erfolgen außerhalb der Hauptarbeitszeiten mit Ankündigung. Die Verfügbarkeitshistorie der letzten Jahre liegt über 99,5%.