Leistungserfassung | Zeiterfassung | Arbeitszeiterfassung | Projektzeiterfassung | Test | Vergleich

Was ist eine Leistungserfassung?

Leistungserfassung dokumentiert Arbeitszeiten zusammen mit der erbrachten Leistung. Sie erfassen nicht nur, wie lange jemand gearbeitet hat. Sie erfassen auch, woran gearbeitet wurde. Das ermöglicht projektbezogene Auswertungen und vereinfacht die Abrechnung.

Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste?

Die beste Software hängt von Ihren Anforderungen ab. Für mobile Teams empfehlen wir timr wegen der starken App und dem Fahrtenbuch. Für Büroarbeit eignet sich Clockodo mit seinen Projektauswertungen. Als kostenlose Alternative ist Clockify einen Test wert.

Welche ist die beste App zur Arbeitszeiterfassung?

Für umfassende Leistungserfassung mit GPS-Ortung und Fahrtenbuch ist die timr App sehr gut. Clockify bietet eine solide kostenlose App für einfache Zeiterfassung. Beide Apps funktionieren auf Android und iOS.

Was ist besser, Clockin oder Clockodo?

Clockin ist eher für Stempeluhren und Terminals ausgelegt. Clockodo konzentriert sich auf Projektzeiterfassung am Computer und per App. Für Unternehmen, die nach Projekten abrechnen, ist Clockodo die bessere Wahl. Für reine Arbeitszeiterfassung mit Terminal könnte Clockin passen.

Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel erlaubt?

Ja, Excel ist grundsätzlich erlaubt. Die Pflicht zur Zeiterfassung schreibt keine bestimmte Form vor. Excel hat jedoch Nachteile: Die Daten sind nicht manipulationssicher, Auswertungen sind aufwendig, und bei einer Prüfung kann es Fragen geben. Eine Software bietet mehr Rechtssicherheit und spart Zeit.

Leistungserfassung Software: Der komplette Ratgeber 2025

Arbeitszeiten dokumentieren, Projekte abrechnen, Leistungen nachweisen – als Unternehmer kennen Sie das Problem. Die Zettelwirtschaft stapelt sich, Excel-Tabellen werden unübersichtlich, und am Monatsende fehlt der Überblick. Eine Leistungserfassungs-Software schafft hier Ordnung.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, welche Zeiterfassungssoftware zu Ihrem Unternehmen passt. Sie erfahren, was Leistungserfassung bedeutet, welche Anbieter es gibt und was die Programme kosten. Außerdem klären wir die rechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und geben praktische Tipps für die mobile Zeiterfassung per App.

Was ist Leistungserfassung?

Leistungserfassung bedeutet, dass Sie dokumentieren, welche Arbeiten Ihre Mitarbeiter wann und für welches Projekt erledigt haben. Das geht über die reine Zeiterfassung hinaus. Bei der klassischen Arbeitszeiterfassung notieren Sie nur Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Bei der Leistungserfassung ordnen Sie die Zeiten zusätzlich bestimmten Projekten, Kunden oder Aufgaben zu.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerker arbeitet am Vormittag beim Kunden Müller und am Nachmittag beim Kunden Schmidt. Die reine Zeiterfassung zeigt acht Stunden Arbeitszeit. Die Leistungserfassung zeigt vier Stunden für Projekt Müller und vier Stunden für Projekt Schmidt. So wissen Sie genau, welcher Kunde wie viel Zeit in Anspruch nimmt.

Für Unternehmen ist das wichtig, weil Sie Ihre Projekte besser kalkulieren können. Sie sehen, ob ein Auftrag profitabel ist oder ob Sie beim nächsten Mal anders rechnen müssen. Gleichzeitig haben Sie Leistungsnachweise für Ihre Kunden. Das schafft Transparenz und vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung.

Warum ist Zeiterfassung jetzt Pflicht?

Seit September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Die Richter forderten ein objektives und verlässliches Zeiterfassungssystem für alle Unternehmen.

Konkret müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Dazu gehören auch die Pausen und Überstunden Ihrer Mitarbeitenden. Diese Pflicht gilt für alle Betriebe, egal ob groß oder klein. Auch Minijobber und Mitarbeiter im Homeoffice sind betroffen.

Die Form der Erfassung ist nicht vorgeschrieben. Sie können analog mit Stundenzetteln arbeiten oder ein digitales Zeiterfassungssystem nutzen. Eine Software bietet jedoch klare Vorteile: Die Daten sind manipulationssicher und jederzeit abrufbar. Bei einer Prüfung können Sie sofort alle Nachweise vorlegen.

Wenn Sie eine digitale Zeiterfassungssoftware nutzen, müssen Sie die DSGVO beachten. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur die notwendigen Informationen. Beschränken Sie den Zugriff auf befugte Personen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Datenverarbeitung und bewahren Sie die Daten mindestens zwei Jahre auf.

Die wichtigsten Funktionen einer Leistungserfassungs-Software

Eine gute Software zur Leistungserfassung bietet mehr als nur Start und Stopp. Die Projektzeiterfassung ist der Kern: Ihre Mitarbeiter buchen ihre Zeiten direkt auf Projekte, Aufträge oder Kunden. So entstehen automatisch Leistungsnachweise für die Abrechnung.

Die Start-Stopp-Erfassung macht die Bedienung einfach. Ein Klick startet die Zeiterfassung, ein weiterer Klick beendet sie. Die Software rechnet die Zeiten automatisch zusammen. Das funktioniert am PC, auf dem Smartphone und oft auch offline auf der Baustelle.

Viele Programme bieten eine integrierte Urlaubsverwaltung. Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub über die App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick. Auch Krankheitstage und andere Abwesenheiten lassen sich so verwalten. Das spart den Papierkram und gibt Ihnen eine Übersicht über verfügbare Kapazitäten.

Die Auswertungen zeigen Ihnen, wo die Zeit Ihres Teams bleibt. Sie sehen auf einen Blick, welche Projekte wie viel Zeit kosten. Sie erkennen, ob Aufträge im Budget liegen. Sie können Produktivität und Auslastung Ihrer Mitarbeiter analysieren. Diese Daten helfen Ihnen bei der Kalkulation zukünftiger Projekte.

Schnittstellen zur Buchhaltung und Lohnabrechnung runden den Funktionsumfang ab. Viele Zeiterfassungssysteme exportieren die Daten direkt an DATEV oder andere Buchhaltungssoftware. Das erspart Ihnen die doppelte Eingabe und reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung.

Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Die besten Anbieter

Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist groß. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Anbieter vor und zeigen, für wen sich welches Programm eignet.

timr – Der Spezialist für mobile Leistungserfassung

timr ist besonders stark bei der mobilen Zeiterfassung. Die timr App funktioniert zuverlässig auf dem Smartphone, auch wenn das Netz mal schwach ist. Für Teams im Außendienst ist timr deshalb eine gute Wahl. Die timr Software bietet GPS-Ortung, sodass Sie sehen können, wo Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben.

Ein besonderes Plus von timr ist das integrierte Fahrtenbuch. Wer viel mit dem Firmenwagen unterwegs ist, dokumentiert seine Fahrten automatisch. timr erfasst Kilometer und Reisezeiten und erstellt finanzamtskonforme Nachweise. Das spart Zeit und Aufwand bei der Steuererklärung.

Die Projektzeiterfassung mit timr ist detailliert. Sie legen Projekte an, definieren Tätigkeiten und ordnen Stundensätze zu. Ihre Mitarbeiter buchen ihre Leistungen per timr App direkt beim Kunden. Am Ende des Monats haben Sie alle Daten für die Abrechnung. timr kostet ab vier Euro pro Nutzer und Monat. Die timr Software eignet sich besonders für Handwerksbetriebe, Servicetechniker und alle Unternehmen mit mobilen Teams.

Clockodo – Projektzeiterfassung für Agenturen und Berater

Clockodo ist eine klassische Zeiterfassungssoftware für den Büroalltag. Die Software überzeugt bei der Projektzeiterfassung und Auswertung. Sie erfassen Zeiten nach Kunden, Projekten und Aufgaben. Die Berichte zeigen Ihnen genau, wo die Zeit Ihres Teams geblieben ist.

Clockodo bietet eine solide Urlaubsverwaltung mit Arbeitszeitkonten. Überstunden werden automatisch erfasst. Mitarbeiter sehen ihren aktuellen Kontostand jederzeit ein. Für Unternehmen, die Arbeitszeiten genau im Blick behalten müssen, ist das ein wichtiger Vorteil.

Die Software kostet ab sechs Euro pro Nutzer und Monat. Clockodo eignet sich gut für Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter hauptsächlich am Schreibtisch arbeiten, ist Clockodo eine verlässliche Lösung.

Clockify – Die kostenlose Alternative

Clockify ist die bekannteste kostenlose Zeiterfassungssoftware. In der Basisversion erfassen Sie Zeiten ohne Kosten. Das macht Clockify interessant für Einsteiger, Freelancer und kleine Teams mit begrenztem Budget.

Die kostenpflichtigen Versionen kosten zwischen drei und zehn Euro pro Nutzer. Sie bieten zusätzliche Funktionen wie detaillierte Berichte und Rechteverwaltung. Clockify ist ein internationales Produkt mit deutscher Oberfläche. Für Unternehmen, die erst einmal testen möchten, ist Clockify ein guter Einstieg.

Weitere Anbieter im Überblick

TimeTac ist ein österreichischer Anbieter mit starker Präsenz im deutschsprachigen Raum. Die Software bietet modulare Preise ab fünf Euro pro Nutzer. Sie können Arbeitszeit, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung einzeln buchen.

timo24 hat sich auf Leistungserfassung spezialisiert. Die Software bietet umfangreiche Auswertungen und ein integriertes Lexikon zu Zeiterfassungsthemen. timo24 richtet sich an Unternehmen, die detaillierte Leistungsnachweise benötigen.

Personio kombiniert Zeiterfassung mit einer kompletten HR-Software. Wenn Sie neben der Arbeitszeiterfassung auch Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung digitalisieren möchten, könnte Personio die richtige Wahl sein. Die Preise starten bei etwa vier Euro pro Mitarbeiter.

Was kostet Leistungserfassungs-Software?

Die meisten Zeiterfassungsprogramme rechnen pro Nutzer und Monat ab. Typische Kosten liegen zwischen fünf und fünfzehn Euro pro Mitarbeiter. Für ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern bedeutet das monatliche Kosten von fünfzig bis einhundertfünfzig Euro.

Günstige Lösungen wie Clockify bieten kostenlose Basisversionen. Die Funktionen sind eingeschränkt, reichen aber für einfache Anforderungen. Mittelpreisige Software wie timr oder Clockodo kostet vier bis zwölf Euro pro Nutzer. Dafür erhalten Sie Projektzeiterfassung, Apps und Auswertungen. Premium-Lösungen mit HR-Funktionen kosten mehr, bieten aber auch mehr.

Achten Sie bei der Auswahl auf versteckte Kosten. Manche Anbieter verlangen Gebühren für Einrichtung oder Schulungen. Fragen Sie nach, ob alle Funktionen im Preis enthalten sind oder ob Sie Module extra bezahlen müssen. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Nutzen Sie diese Möglichkeit, bevor Sie sich entscheiden.

Welche Software passt zu welcher Branche?

Für Handwerk und Bau empfehlen wir timr oder ähnliche mobile Lösungen. Ihre Mitarbeiter sind auf Baustellen unterwegs und brauchen eine zuverlässige App. GPS-Ortung hilft bei der Dokumentation von Einsatzorten. Das Fahrtenbuch ist für Betriebe mit vielen Dienstfahrten praktisch. Achten Sie auf Offline-Fähigkeit, weil das Netz auf Baustellen oft schlecht ist.

IT-Dienstleister und Agenturen profitieren von Clockodo oder timr. Projektzeiterfassung ist hier besonders wichtig, weil Sie nach Aufwand abrechnen. Sie brauchen detaillierte Auswertungen nach Kunden und Projekten. Schnittstellen zur Buchhaltung erleichtern die monatliche Abrechnung.

Beratungsunternehmen haben ähnliche Anforderungen. Hier kommen oft Reisezeiten und Reisekosten hinzu. Eine Software wie timr erfasst beides in einer Lösung. Für größere Beratungen mit vielen Mitarbeitern könnte auch TimeTac interessant sein.

Kleine Teams und Freelancer starten am besten mit Clockify. Die kostenlose Version reicht für den Anfang. Wenn der Betrieb wächst, können Sie auf eine umfangreichere Lösung wechseln.

Mobile Leistungserfassung per App

Die Zeiterfassung per App wird immer wichtiger. Mitarbeiter im Außendienst können ihre Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen. Das funktioniert einfach: App öffnen, Projekt auswählen, Start drücken. Am Ende der Tätigkeit tippen Sie auf Stopp. Die Zeiten werden automatisch gespeichert und synchronisiert.

Viele Apps bieten GPS-Ortung. Damit dokumentieren Sie, wo Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben. Für Handwerksbetriebe ist das praktisch, weil Baustelleneinsätze automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet werden. Manche Kunden verlangen solche Nachweise. Mit GPS-Ortung liefern Sie sie automatisch.

Achten Sie bei der App-Auswahl auf Offline-Fähigkeit. Auf Baustellen oder in Kellerräumen ist das Netz oft schlecht. Eine gute App speichert die Eingaben lokal und synchronisiert sie später. Die timr App und Clockify können das. Testen Sie vor dem Kauf, ob die App auch ohne Internetverbindung funktioniert.

Die beste App zur Arbeitszeiterfassung hängt von Ihren Anforderungen ab. Für mobile Teams mit Fahrtenbuch ist timr die erste Wahl. Für einfache Zeiterfassung ohne Kosten eignet sich Clockify. Probieren Sie verschiedene Apps aus und entscheiden Sie dann.

Fazit: Die richtige Leistungserfassung für Ihr Unternehmen

Die Wahl der richtigen Software hängt von Ihrem Unternehmen ab. Mobile Teams mit viel Außendienst fahren mit timr gut. Die App funktioniert zuverlässig, das Fahrtenbuch spart Zeit, und die Projektzeiterfassung ist detailliert. Für Büroarbeit und Agenturen eignet sich Clockodo mit seinen starken Projektauswertungen. Einsteiger und Freelancer können mit Clockify kostenlos starten.

Wichtig ist, dass Sie die Zeiterfassungspflicht ernst nehmen. Seit 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten dokumentieren. Eine Software macht das einfach und rechtssicher. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und probieren Sie verschiedene Programme aus. So finden Sie die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.