Factorial | Zeiterfassungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Arbeitszeiterfassung & Tracking

Multi-Channel Check-in/out: Zeitbuchungen erfolgen wahlweise über das Web-Portal, native Mobile Apps für iOS und Android oder ein Desktop-Widget, wodurch Mitarbeiter von jedem Standort aus ihre Arbeitszeit erfassen können.

Automatische Pausenerkennung: Die Software bucht Pausen nach hinterlegten Regeln automatisch, beispielsweise eine 30-minütige Mittagspause bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit.

GPS-Geofencing: Standortbasierte Zeiterfassung ermöglicht die automatische Erkennung, ob sich Mitarbeiter im definierten Arbeitsbereich befinden – besonders relevant für Außendienst und mobile Teams.

Echtzeit-Arbeitszeitkonto: Mitarbeiter sehen jederzeit den aktuellen Stand ihrer Überstunden, Minusstunden und Zeitguthaben ohne Nachfrage beim HR-Team.

Arbeitszeit-Management & Compliance

Flexible Arbeitszeitmodelle: Die Software bildet Gleitzeit, Schichtarbeit, Vertrauensarbeitszeit oder feste Arbeitszeiten mit individuell konfigurierbaren Parametern ab.

Automatische Überstundenberechnung: Das System erfasst und berechnet Mehrarbeit sofort nach den hinterlegten Tarifverträgen oder unternehmensinternen Regeln auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis.

Zuschlagsberechnung: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden automatisch ermittelt und können direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden.

EU-Arbeitszeitgesetz-Konformität: Integrierte Prüfmechanismen überwachen die Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten nach EU-Richtlinien.

Workflows & Genehmigungen

Mehrstufige Freigabeprozesse: Vorgesetzte können nachträglich gebuchte oder korrigierte Zeiteinträge in konfigurierbaren Genehmigungsabläufen prüfen und freigeben.

Automatische Erinnerungen: Push-Benachrichtigungen erinnern Mitarbeiter bei fehlenden Zeitbuchungen am Ende des Arbeitstages oder der Woche.

Eskalationsmechanismen: Nicht bearbeitete Freigabeanfragen werden nach definierten Zeiträumen automatisch an die nächsthöhere Ebene weitergeleitet.

Reporting & Auswertungen

Live-Dashboard: Eine Echtzeit-Übersicht zeigt aktuelle Anwesenheiten, Abwesenheiten und die Auslastung einzelner Teams auf einen Blick.

Standard-Reports: Vorgefertigte Auswertungen zu Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten decken typische Anforderungen ab.

Export-Funktionen: Daten lassen sich in den Formaten CSV, Excel und PDF für die Weiterverarbeitung oder Archivierung exportieren.

Individuelle Berichte: Nutzer können Auswertungen nach eigenen Kriterien und Filteroptionen erstellen.

Integration & Datenübergabe

Lohnbuchhaltungs-Export: Die Software übergibt Zeitdaten direkt an gängige Payroll-Systeme wie DATEV, ADP und Sage.

REST-API & Webhooks: Umfassende Programmierschnittstellen ermöglichen die Integration in bestehende ERP-, HR- oder Projektmanagement-Systeme.

Absenz-Integration: Die Zeiterfassung ist nahtlos mit der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung verknüpft, sodass genehmigte Abwesenheiten automatisch berücksichtigt werden.

🟨 Besonderheiten – Was macht Factorial einzigartig?

Modulare HR-Suite statt Insellösung unterscheidet Factorial von reinen Zeiterfassungs-Anbietern. Unternehmen zahlen ausschließlich für die Module, die sie tatsächlich nutzen, und können bei wachsenden Anforderungen nahtlos Recruiting, Onboarding, Performance-Management oder Lohnvorbereitung hinzufügen. Dieser Ansatz vermeidet den späteren Aufwand für die Integration zusätzlicher Systeme und reduziert langfristig die Total Cost of Ownership. Die Module teilen eine gemeinsame Datenbasis, wodurch Informationen konsistent bleiben und nicht mehrfach gepflegt werden müssen.

EU-weite Compliance out-of-the-box hebt Factorial von vielen US-amerikanischen Wettbewerbern ab. Die Software wurde von Grund auf für europäische Arbeitszeitgesetze konzipiert und deckt über 50 europäische Länder mit standardisierten Compliance-Einstellungen ab. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren in Dublin und Frankfurt, was DSGVO-Konformität ohne nachträgliche Anpassungen gewährleistet. Unternehmen mit Standorten in mehreren europäischen Ländern oder Expansionsplänen profitieren von der bereits integrierten Kenntnis nationaler Arbeitszeitvorschriften.

Freemium-Einstieg ohne Risiko ermöglicht Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern die dauerhafte kostenlose Nutzung mit Basisfunktionen. Start-ups und Kleinstunternehmen können das System risikolos einführen und bei Wachstum nahtlos in kostenpflichtige Tarife wechseln, ohne Systemwechsel oder Datenmigration. Dieser Ansatz senkt die Einstiegshürde erheblich und erlaubt eine fundierte Bewertung vor größeren Investitionen.

Machine Learning für Zeiterfassung befindet sich in der Entwicklungs-Roadmap. KI-basierte Anomalieerkennung soll zukünftig ungewöhnliche Zeitbuchungen automatisch identifizieren, etwa untypische Arbeitszeiten oder vergessene Check-outs. Diese Funktion durchläuft derzeit eine Pilotphase und ist noch nicht flächendeckend produktiv verfügbar.

Einschränkungen betreffen vor allem spezialisierte Anforderungen. Die Schichtplanung bietet nur Grundfunktionen – für komplexe Schichtmodelle mit Personalbedarfsplanung sind spezialisierte Tools wie TimeTac ausgereifter. Die Unterstützung für Hardware-Zeiterfassungsterminals ist limitiert, da Factorial primär für digitale Erfassung über Apps und Web konzipiert wurde. Eine On-Premise-Installation ist nicht verfügbar, was für Unternehmen mit strengen lokalen Server-Anforderungen problematisch sein kann.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Factorial wählen?

Wachsende KMU mit 10-200 Mitarbeitern finden in Factorial eine Software, die den Übergang von Excel-Listen zu professioneller Zeiterfassung ohne Enterprise-Komplexität ermöglicht. Die intuitive Bedienung erlaubt eine schnelle Einführung ohne großes IT-Team. Besonders geeignet erscheint die Lösung, wenn perspektivisch weitere HR-Prozesse digitalisiert werden sollen, da sich das System modular erweitern lässt. Die Self-Service-Orientierung reduziert den administrativen Aufwand im HR-Team erheblich.

Hybrid- und Remote-Unternehmen mit Teams, die flexibel zwischen Büro, Home-Office und unterwegs arbeiten, profitieren von der Multi-Channel-Erfassung. GPS-Geofencing und native Mobile Apps machen die Zeiterfassung ortsunabhängig transparent. Die automatische Synchronisation zwischen verschiedenen Erfassungskanälen verhindert Doppelbuchungen und sorgt für konsistente Daten. Für Unternehmen ohne festen Bürostandort oder mit verteilten Teams bietet Factorial die notwendige Flexibilität.

EU-Unternehmen mit Compliance-Fokus und Standorten in mehreren europäischen Ländern oder entsprechenden Expansionsplänen erhalten eine Lösung, die nationale Arbeitszeitgesetze bereits kennt. Die integrierte Compliance-Prüfung spart teure Rechtsberatung bei der Umsetzung länderspezifischer Vorschriften. Unternehmen, die Wert auf DSGVO-konforme Datenhaltung ohne US-Server legen, finden in Factorial einen europäischen Anbieter mit entsprechender Infrastruktur.

Dienstleister und Agenturen ohne komplexe Produktions-Schichtpläne, aber mit Bedarf an transparenter Projektzeit- und Überstundenerfassung, profitieren von den schlanken Workflows und der Self-Service-Orientierung. Die Verknüpfung mit Projektverwaltung ermöglicht grundlegende Kostenträger-Zuordnung, auch wenn sehr granulare Projektzeiterfassung an Grenzen stößt. Für Beratungsunternehmen, Werbeagenturen oder IT-Dienstleister mit überschaubarer Projektstruktur bietet die Software einen guten Mittelweg.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ Budget unter 5 €/Mitarbeiter/Monat – Factorial positioniert sich im Budget- bis Mid-Market-Segment mit modularer Abrechnung

✓ Schnelle Implementierung gewünscht – Self-Service-Onboarding ermöglicht Inbetriebnahme in 1-2 Wochen ohne langwieriges IT-Projekt

✓ Skalierbarkeit wichtig – Das modulare System wächst mit steigenden HR-Anforderungen ohne Systemwechsel

✓ API-Integration erforderlich – Moderne REST-API ermöglicht Anbindung an Lohnbuchhaltung, ERP oder andere Unternehmenssysteme

Details zur Zeiterfassungssoftware: Factorial

Factorial versteht sich primär als modulare HR-Plattform mit einem starken Zeiterfassungs-Modul als Kernkomponente. Die 2016 in Barcelona gegründete Software wurde von Anfang an für den europäischen Markt und dessen regulatorische Anforderungen konzipiert. Diese Ausrichtung zeigt sich in der konsequenten DSGVO-Konformität, der Abbildung europäischer Arbeitszeitgesetze und der Datenhaltung ausschließlich in EU-Rechenzentren. Der Ansatz unterscheidet sich damit grundlegend von US-Produkten, die nachträglich für den europäischen Markt angepasst wurden.

Die Software richtet sich an wachstumsorientierte KMU, die über Excel-Listen und manuelle Prozesse hinauswachsen, aber keine komplexen Enterprise-Systeme benötigen. Die Benutzeroberfläche basiert auf React.js und bietet eine konsistente Nutzererfahrung über Web-Browser und native Mobile Apps. Die technologische Basis ruht auf einer Microservices-Architektur, die auf AWS und Google Cloud läuft und monatliche Updates ohne Ausfallzeiten ermöglicht. Diese Architektur erlaubt die unabhängige Skalierung einzelner Module nach Bedarf.

Der modulare Aufbau bildet das zentrale Konzept der Plattform. Unternehmen beginnen typischerweise mit Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung und erweitern bei Bedarf um Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement oder Performance-Reviews. Alle Module teilen eine gemeinsame Datenbasis, was Redundanzen vermeidet und die Konsistenz von Mitarbeiterdaten sicherstellt. Die Zeiterfassung fügt sich nahtlos in Workflows wie Lohnvorbereitung oder Abwesenheitsplanung ein, ohne dass Daten zwischen Systemen synchronisiert werden müssen.

Wissenswertes zum Anbieter: Factorial GmbH

Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und erreichte 2021 den Unicorn-Status mit einer Bewertung von 1,2 Milliarden US-Dollar. Eine Series-C-Finanzierungsrunde von 195 Millionen US-Dollar durch renommierte Venture-Capital-Geber wie Tiger Global, Atomico und CRV unterstreicht das Vertrauen in das Geschäftsmodell. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiter und expandiert aggressiv in europäische Märkte mit Schwerpunkt auf Deutschland, Frankreich, Großbritannien und Italien.

Die Produktphilosophie folgt dem Leitsatz "EU-centric by Design" – die Software wurde von Grund auf für europäische Regulierungen entwickelt, nicht nachträglich angepasst. Agile Entwicklungsmethoden mit monatlichen Feature-Releases und die Integration von Community-Feedback in die Roadmap prägen den Entwicklungsprozess. Im Wettbewerbsumfeld positioniert sich Factorial als moderne, bezahlbare Alternative zu Personio (teurer, tiefere Spezialfunktionen) und TimeTac (Spezialist für Zeiterfassung mit breiterem Hardware-Support) sowie als KMU-Lösung gegenüber Enterprise-Systemen wie SAP SuccessFactors.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Cloud-Lösung ohne Installation bildet die technische Grundlage von Factorial. Die Software läuft vollständig in der Cloud auf AWS- und Google-Cloud-Infrastruktur, wobei die Datenhaltung ausschließlich in EU-Rechenzentren in Dublin und Frankfurt erfolgt. Nutzer benötigen lediglich einen modernen Web-Browser; für mobile Nutzung stehen native Apps für iOS ab Version 14 und Android ab Version 8 zur Verfügung. Die Apps bieten Offline-Fähigkeit für Check-in und Check-out – Buchungen werden lokal gespeichert und beim nächsten Online-Zeitpunkt automatisch synchronisiert.

REST-API und Webhooks ermöglichen tiefe Integrationen in bestehende Systemlandschaften. Die umfassende API verfügt über interaktive Swagger/OpenAPI-Dokumentation und erlaubt sowohl Datenabruf als auch -übermittlung. Webhooks liefern Echtzeit-Benachrichtigungen bei Ereignissen wie neuen Zeitbuchungen oder genehmigten Abwesenheiten. Out-of-the-box-Integrationen bestehen für Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Zapier. Für die Lohnbuchhaltung existieren Direktexporte für DATEV, ADP und Sage; über die API lassen sich beliebige weitere Systeme anbinden.

Sicherheit und Compliance stehen auf einem soliden Fundament: Factorial ist ISO 27001-zertifiziert für Informationssicherheitsmanagement und SOC 2 Type II-auditiert. Die DSGVO-Konformität ist durch EU-Hosting, entsprechende Datenverarbeitungsverträge und regelmäßige Penetrationstests gewährleistet. Single Sign-On funktioniert via SAML 2.0 und OAuth 2.0 mit Azure AD, Okta und Google. Biometrische Login-Optionen (Fingerabdruck, Face-ID) stehen in den Mobile Apps zur Verfügung. Die Microservices-Architektur mit CI/CD-Pipeline ermöglicht kontinuierliche Updates und unabhängige Skalierung einzelner Komponenten.

Kosten & Preismodell

Modulare Abrechnung ab 3-5 €/Mitarbeiter/Modul/Monat kennzeichnet die Preisstruktur von Factorial. Die exakte Preisgestaltung variiert nach Mitarbeiterzahl mit Staffelpreisen ab 50 und 200 Nutzern. Der kostenlose Tarif deckt bis zu 10 Mitarbeiter mit Basisfunktionen dauerhaft ab. Premium-Tarife beinhalten einen dedizierten Customer Success Manager und erweiterte Support-Optionen. Setup-Gebühren fallen bei Self-Service-Implementierung nicht an; optional lässt sich kostenpflichtige Implementierungsunterstützung durch Partner buchen.

Total Cost of Ownership für ein Beispielszenario mit 100 Mitarbeitern, 3 Modulen über 3 Jahre:

• Lizenzkosten: ca. 32.400-54.000 € (je nach Staffelung)
• Einmalige Implementierung: 1.000-5.000 € (Self-Service bis Partner-Setup)
• Schulung & Change Management: 2.000-3.000 € (intern)
• Gesamt-TCO 3 Jahre: ca. 37.000-62.000 €

Versteckte Kostenfaktoren umfassen Datenbereinigung und CSV-Vorbereitung für die Migration, die häufig unterschätzt werden. Custom-Integrationen über die API erfordern Entwicklungsaufwand. Jährliche Preissteigerungen von 3-5% sind branchenüblich. Bei wachsenden Anforderungen kann ein Upgrade auf höhere Support-Pläne notwendig werden.

Herstellerangaben zufolge erreichen Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern den Break-even nach 3-6 Monaten. Einsparungen resultieren aus etwa 30% weniger administrativem HR-Aufwand, reduzierten Lohnbuchhaltungsfehlern und minimierten Compliance-Risiken. Messbare Erfolgsfaktoren sind Zeitersparnis im HR-Team, Fehlerquote bei Lohnabrechnungen und Mitarbeiterzufriedenheit mit der Transparenz.

Migration & Umstieg auf Factorial

Realistische Implementierungsdauer variiert nach Unternehmensgröße: Bei 10-50 Mitarbeitern dauert die Self-Service-Implementierung typischerweise 1-2 Wochen. Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitern benötigen 2-4 Wochen, wenn API-Integrationen erforderlich sind. Bei 200-500 Mitarbeitern mit komplexen Anforderungen sollten 4-8 Wochen eingeplant werden; hier empfiehlt sich Partner-Support.

Datenmigration erfolgt primär über CSV/Excel-Import mit bereitgestellten Vorlagen für Stammdaten und historische Zeitdaten. Bei größeren Datenmengen bietet sich der API-basierte Import an. Die häufigste Herausforderung besteht in inkompatiblen Alt-Datenformaten und Lücken in Stammdaten, die vor der Migration bereinigt werden müssen. Die saubere Definition aller Arbeitszeitmodelle vor Projektstart spart später erhebliche Nacharbeiten.

Ressourcenbedarf konzentriert sich auf interne Kapazitäten: Ein HR-Verantwortlicher sollte während der Implementierung etwa 0,5 FTE investieren. IT-Support wird mit etwa 0,2 FTE für SSO-Setup und API-Integration benötigt. Spezielles technisches Know-how ist bei Mitarbeitern nicht erforderlich – die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht schnelle Einarbeitung.

Kritische Erfolgsfaktoren für eine gelungene Migration umfassen Top-Down-Commitment der Geschäftsleitung, frühzeitige Einbindung von Pilot-Nutzern für Feedback und klare Kommunikation des Mehrwerts an die Belegschaft. Widerstände gegen vermeintliche "Überwachung" erfordern professionelles Change Management mit Betonung von Transparenz und reduziertem Papierkram. Bei erstmaliger elektronischer Zeiterfassung sind Betriebsratsverhandlungen einzuplanen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Benutzerfreundlichkeit erzeugt hohe Akzeptanz durch modernes UI, das auch nicht-technikaffine Nutzer schnell verstehen und eigenständig bedienen können.

HR-Integration ermöglicht nahtloses Zusammenspiel von Zeiterfassung mit Urlaubsverwaltung, Lohnvorbereitung und Personalakten in einer gemeinsamen Plattform ohne Medienbrüche.

Compliance-Sicherheit durch Out-of-the-box-Konformität mit EU-Arbeitszeitgesetzen spart teure Rechtsberatung und minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen.

Schnelle Implementierung durch Self-Service-Onboarding verkürzt Time-to-Value erheblich gegenüber monatelangen IT-Projekten bei Enterprise-Systemen.

Transparenz durch Mitarbeiter-Self-Service reduziert HR-Anfragen um etwa 40% und entlastet administrative Ressourcen nachhaltig.

Skalierbarkeit durch modularen Aufbau erlaubt organisches Wachstum der HR-Digitalisierung ohne wiederkehrende Systemwechsel.

Schichtplanung bietet nur Grundfunktionen und erreicht für Produktionsbetriebe oder Einzelhandel mit komplexer Personalbedarfsplanung nicht die notwendige Tiefe.

Hardware-Support fehlt weitgehend – keine breite Terminal-Unterstützung für Fertigung, Baugewerbe oder andere Branchen mit physischen Zeiterfassungsgeräten.

Projektzeiterfassung stößt bei sehr granularer Erfassung auf viele Kostenträger oder Sub-Projekte an Grenzen; spezialisierte Projektmanagement-Tools bieten mehr Detailtiefe.

Performance-Einschränkungen beim Reporting wurden bei großen Datenmengen (über 500 Mitarbeiter mit mehrjähriger Historie) vereinzelt berichtet.

Sync-Probleme zwischen Mobile App und Server treten laut Nutzerberichten gelegentlich bei schwacher Internetverbindung auf.

Anpassungsgrenzen bestehen bei hochspezifischen Branchenanforderungen – die Software zielt auf Standardprozesse, nicht auf tiefe Individualisierung.

Häufig gestellte Fragen zu Factorial

Funktioniert die Zeiterfassung offline?

Die Mobile Apps verfügen über begrenzte Offline-Fähigkeit. Check-in und Check-out werden lokal auf dem Gerät gespeichert und beim nächsten Online-Zeitpunkt automatisch mit dem Server synchronisiert. Umfangreiche Auswertungen oder Konfigurationen erfordern eine aktive Internetverbindung.

Können eigene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden?

Ja, Factorial ermöglicht die flexible Konfiguration von Gleitzeit, Schichtarbeit, Vertrauensarbeitszeit und festen Arbeitszeiten mit individuellen Parametern. Kernarbeitszeiten, Pausenregelungen, Überstundenschwellen und Zuschläge lassen sich unternehmensspezifisch definieren. Für sehr komplexe Tarifverträge empfiehlt sich eine Live-Demo zur Überprüfung der Abbildbarkeit.

Wie werden Überstunden berechnet?

Die Berechnung erfolgt automatisch nach hinterlegten Regeln auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Das System berücksichtigt definierte Schwellenwerte, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie individuelle Arbeitszeitkonten. Die Logik orientiert sich an deutschen Arbeitszeitgesetzen und gängigen Tarifverträgen.

Welche Lohnbuchhaltungssysteme werden unterstützt?

Direkt-Export-Funktionen bestehen für DATEV, ADP und Sage. Über die REST-API lassen sich beliebige weitere Systeme anbinden. Der Export umfasst typischerweise Bruttoarbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten in einem für die Lohnbuchhaltung aufbereiteten Format.

Ist eine On-Premise-Installation möglich?

Nein, Factorial ist ausschließlich als Cloud-SaaS verfügbar. Eine lokale Installation auf eigenen Servern wird nicht angeboten. Für Unternehmen mit strengen On-Premise-Anforderungen ist die Lösung daher nicht geeignet.

Wie sicher sind die Daten?

Factorial ist ISO 27001-zertifiziert und SOC 2 Type II-auditiert. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren in Dublin und Frankfurt gemäß DSGVO-Standards. Regelmäßige Penetrationstests, verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.3) und Verschlüsselung ruhender Daten gehören zum Sicherheitskonzept. Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Audit-Logs protokollieren alle Zugriffe.

Gibt es Setup-Gebühren?

Bei Self-Service-Implementierung fallen keine Setup-Gebühren an. Optional lässt sich kostenpflichtige Implementierungsunterstützung durch zertifizierte Partner buchen, deren Preise projektabhängig variieren. Die Mitarbeiterzahl ist monatlich nach oben oder unten anpassbar ohne Mindestvertragslaufzeiten für Erhöhungen.

Was passiert nach der kostenlosen Version?

Bis 10 Mitarbeiter bleibt die Basisversion dauerhaft kostenlos. Bei Überschreitung wechselt das Konto automatisch in die nächste kostenpflichtige Staffel. Die Migration erfolgt nahtlos ohne Datenverlust; bestehende Konfigurationen und historische Daten bleiben erhalten. Eine Rückkehr zur kostenlosen Version ist bei Reduzierung unter 10 Mitarbeiter möglich.