Zeiterfassung im Alltag: One-Touch-Zeiterfassung durch Auflegen des Buzzers auf die Station – automatischer Start und Stopp ohne Klicks oder manuelle Eingaben. 8-farbige LED-Projektzuordnung ermöglicht sofortigen visuellen Überblick über das aktive Projekt direkt am Arbeitsplatz. Multi-Buzzer-Unterstützung für parallele Nutzung mehrerer Buzzer bei schnellen Kontextwechseln zwischen verschiedenen Projekten. Intelligente Idle-Erkennung pausiert automatisch bei Inaktivität und schlägt Korrekturen vor.
Projektmanagement & Strukturierung: 4-stufige Projekthierarchie von Kunde über Projekt und Teilaufgabe bis zur Tagestrecke für detaillierte Zuordnung aller Zeitbuchungen. Manuelle Nacherfassung mit flexibler Korrektur und Nachtragung vergessener Zeiten inklusive Kommentarfunktion. Echtzeit-Dashboard mit Live-Überblick über Projektzeiten in Balken- und Tortendiagrammen.
Abrechnung & Reporting: Flexible Exportformate in CSV, XLSX und PDF für verschiedene Verwendungszwecke und Weiterverarbeitung. Rechnungsvorlagen-Integration zur direkten Übernahme erfasster Zeiten in bestehende Abrechnungssysteme. Automatisierte Reports mit vordefinierten Auswertungen nach Projekt, Kunde, Zeitraum oder einzelnem Mitarbeiter.
Team & Administration: Rollenbasiertes Rechtemanagement mit differenzierten Zugriffsrechten für Team-Leads, Projektleiter und Administratoren. Freigabe-Workflows zur Kontrolle und Genehmigung von Zeitbuchungen vor der finalen Abrechnung. Mehrsprachige Oberfläche in Deutsch und Englisch für internationale Teams.
Integration & Automatisierung: REST-API mit vollständigem programmatischem Zugriff auf Zeitbuchungen, Projekte und Nutzerdaten. Zapier-Connector mit fertigen Anbindungen an Jira, Trello, Asana und Slack ohne Programmieraufwand. Webhook-Unterstützung für Echtzeit-Benachrichtigungen bei Ereignissen und eigene Automatisierungen.
Physisches Zeiterfassungs-Konzept mit nachweisbarem Effekt auf die Erfassungsdisziplin: Der physische Buzzer mit HID-Technologie stellt im Markt der Zeiterfassungs-Software ein Alleinstellungsmerkmal dar. Die haptische Interaktion erhöht die Erfassungs-Compliance um 30% gegenüber reinen Software-Lösungen, da die bewusste Handlung des Auflegens den Projektwechsel stärker im Arbeitsgedächtnis verankert als ein Klick in einer Software-Oberfläche.
Plug-and-Play-Installation ohne typische IT-Einführungshürden: Als standardkonformes HID-Gerät wie Maus oder Tastatur funktioniert der Buzzer ohne Treiberinstallation auf Windows, macOS und Linux. Diese Treiberfreiheit eliminiert aufwändige IT-Abstimmungen und ermöglicht Rollouts innerhalb weniger Stunden statt mehrerer Tage, was besonders für KMU ohne dedizierte IT-Abteilung relevant ist.
EU-Datenschutz mit ISO-27001-Vorbereitung für regulierte Branchen: Das ausschließliche Hosting in EU-Rechenzentren mit benanntem Datenschutzbeauftragten und laufender ISO-27001-Zertifizierung adressiert die strengen Compliance-Anforderungen von Steuerberatungen, Rechtsanwaltskanzleien und anderen regulierten Branchen. Die DSGVO-Konformität ist durch Standard-Auftragsverarbeitungsverträge dokumentiert.
Eigenes Hardware-Engineering-Team für integrierte Entwicklung: Als einer der wenigen Anbieter verfügt TimeBuzzer über eigene Hardware-Kompetenz. Die enge Verzahnung von Elektronik-Entwicklung, Firmware und Software ermöglicht eine Geräte-Software-Integration, die reine Software-Anbieter mit zugekaufter Hardware nicht erreichen können.
Einschränkungen beziehen sich hauptsächlich auf mobile Arbeitsszenarien: Die fehlende native Mobile-App schränkt die Nutzbarkeit für unterwegs arbeitende Teams erheblich ein, da die Kernfunktion an den physischen Buzzer gebunden ist. Die erforderliche Hardware-Investition von 119€ pro Gerät kommt zu den Abo-Kosten hinzu. Der Offline-Modus ist auf lokales Caching beschränkt – vollwertige Offline-Funktionalität mit Synchronisation besteht nur bei USB-Verbindung.
Projektgetriebene Agenturen & Beratungen mit 5-50 Mitarbeitern finden in TimeBuzzer eine passgenaue Lösung: Kreativ-, Digital- und Werbeagenturen mit vielen parallelen Kundenprojekten profitieren vom schnellen Projektwechsel per Buzzer, der den Erfassungsaufwand bei häufigen Kontextwechseln minimiert. Die detaillierte 4-stufige Projekthierarchie ermöglicht exakte Kostenkalkulation pro Kunde und Teilauftrag, was für projektbasierte Abrechnung essenziell ist.
Freelancer & Soloselbständige mit Abrechnungspflicht erhalten durch TimeBuzzer eine rechtssichere Dokumentation: Berater, Softwareentwickler, Steuerberater oder Rechtsanwälte, die minutengenau abrechnen müssen, minimieren durch lückenlose Zeitdokumentation Abrechnungsstreitigkeiten. Der Return on Investment tritt bereits ab 3 Monaten ein durch Zeitersparnis und reduzierte nicht erfasste Billable Hours.
Software-Entwicklungsteams mit agilen Methoden nutzen TimeBuzzer für präzises Task-Tracking: Teams, die nach Scrum oder Kanban arbeiten und Task-Zeiten für Sprint-Reviews oder Retrospektiven benötigen, automatisieren durch die Integration mit Jira oder Trello via Zapier die Datenweitergabe ins Projektmanagement-Tool. Die sekundenschnelle Erfassung stört den Entwicklungsflow nicht.
KMU mit Projekt-Controlling-Anforderungen erhalten durch TimeBuzzer transparente Projektkennzahlen: Kleine und mittelständische Dienstleister wie Ingenieurbüros oder Handwerksbetriebe mit Projektgeschäft, die Projektrentabilität überwachen müssen, erkennen im Echtzeit-Dashboard sofort, wo Projekte aus dem Budget laufen. Die Frühwarnung ermöglicht rechtzeitiges Gegensteuern.
Die Lösung eignet sich weniger für stark mobile Außendienst-Teams ohne festen Arbeitsplatz, Enterprise-Umgebungen mit über 100 Mitarbeitern ohne Active-Directory-Integration sowie für reine Anwesenheitserfassung ohne Projektbezug.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technische Architektur basiert auf einer Drei-Komponenten-Lösung: Der Buzzer mit RFID-Nahfeld-Sensor kommuniziert via USB-HID mit einem schlanken Desktop-Agent für Windows, macOS und Linux. Dieser Client läuft im Hintergrund und synchronisiert verschlüsselt über TLS 1.2+ mit dem Microservice-basierten Cloud-Backend in EU-Rechenzentren. Bei Netzwerkausfall speichert das lokale Caching die Zeitbuchungen, die bei Wiederverbindung automatisch synchronisiert werden.
Das Bedienkonzept reduziert Zeiterfassung auf eine intuitive Geste: Buzzer auflegen startet die Zeiterfassung, Abheben stoppt sie. Der Farbring am Gerät zeigt das aktive Projekt an, sodass ohne Blick auf den Bildschirm erkennbar ist, welches Projekt läuft. Für vergessene Zeiten steht eine Nachtragsfunktion mit Kommentarmöglichkeit und optionaler Team-Lead-Freigabe zur Verfügung. Dashboard-Ansichten bieten Tages-, Wochen- und Monatsübersichten mit Drill-Down bis zur einzelnen Zeitbuchung.
Die Projekthierarchie erlaubt eine strukturierte Zuordnung über vier Ebenen: Kunde, Projekt, Teilaufgabe und Tagestrecke. Diese Granularität ermöglicht sowohl grobe Übersichten für das Management als auch detaillierte Auswertungen für die Projektleitung. Automatisierte Reports fassen Zeiten nach verschiedenen Kriterien zusammen und exportieren sie in gängige Formate für Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen.
Die timeBuzzer GmbH wurde 2013 in Hannover gegründet und beschäftigt rund 12 spezialisierte Mitarbeiter. Der Fokus liegt auf dem KMU-Markt in D-A-CH, UK und Benelux – eine bewusste Nischenstrategie statt breiter Massenmarkt-Ansprache. Die Besonderheit liegt im eigenen Hardware-Engineering-Team, das Elektronik und Firmware entwickelt, was für einen Software-Anbieter dieser Größe ungewöhnlich ist.
Die Produktphilosophie "Time tracking for humans" zielt auf Minimierung kognitiver Belastung durch physische statt digitaler Interaktion. Die agile Entwicklung erfolgt in 6-8-Wochen-Sprints mit öffentlicher Roadmap und Co-Kreation mit Pilotkunden. Regelmäßige User-Events und strukturierte Feedback-Runden sorgen für praxisnahe Produktentwicklung.
Der Support erfolgt aus Hannover mit klaren Service Level Agreements: Standard-Kunden erhalten E-Mail-Support mit Antwort innerhalb von 24 Stunden, Enterprise-Kunden profitieren von 4-Stunden-SLAs. Die Kundenbetreuung ist mehrmedialer aufgebaut mit Online-Dokumentation, Video-Tutorials und monatlichen Webinaren. Enterprise-Kunden erhalten dedizierte Ansprechpartner und können Vor-Ort-Trainings buchen.
Die RESTful API ermöglicht CRUD-Operationen für Zeitbuchungen, Projekte, Kunden und Nutzer. Der Zapier-Connector bietet No-Code-Integration mit über 3.000 Anwendungen wie Jira, Trello, Asana und Slack. Webhooks liefern Echtzeit-Events wie gestartete oder gestoppte Zeitbuchungen für eigene Prozessautomatisierungen, was besonders für Teams mit individuellen Workflow-Anforderungen relevant ist.
Systemkompatibilität umfasst Desktop-Clients für Windows 8+, macOS 10.13+ und Linux mit HID-Support. Das Browser-Dashboard funktioniert in allen modernen Browsern wie Chrome, Firefox, Safari und Edge. Eine native iOS- oder Android-App existiert aktuell nicht – mobiler Webzugriff ist für Ansicht möglich, ermöglicht aber kein mobiles Tracking. Diese Einschränkung ist für die Kaufentscheidung mobiler Teams kritisch.
Sicherheit und Compliance basiert auf TLS 1.2+ für Datenübertragung und verschlüsselter Datenspeicherung. Die DSGVO-Konformität ist durch EU-Hosting, benannten Datenschutzbeauftragten und verfügbare Standard-AVV gewährleistet. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich in finaler Vorbereitungsphase, was für regulierte Branchen wie Steuerberatung oder Rechtsanwaltskanzleien zunehmend relevant wird.
Die Preisstruktur teilt sich in Hardware und Software-Abo: Die Hardware kostet einmalig 119€ pro Buzzer, wobei die Basisstation beim ersten Gerät inkludiert ist. Das Software-Abo beträgt 8€ pro Nutzer und Monat bei monatlicher Kündigungsfrist. Für ein Team von 10 Nutzern über 3 Jahre ergibt sich folgende Rechnung: 1.190€ für Hardware plus 2.880€ für Abos, insgesamt 4.070€, was etwa 11,30€ pro Nutzer und Monat entspricht.
Versteckte Kosten sollten berücksichtigt werden: Hardware-Ersatz bei Defekt oder Verlust nach Ablauf der Garantie, Entwicklungskosten für individuelle API-Integrationen durch eigene oder externe Entwickler sowie Schulungsaufwand bei komplexen Projektstrukturen oder Change-Widerständen im Team. Diese zusätzlichen Kosten variieren stark nach Unternehmensgröße und Komplexität.
Das ROI-Potenzial ist messbar: Die Zeiteinsparung beträgt etwa 2 Stunden Admin-Aufwand pro Woche bei 10 Nutzern, was bei einem Stundensatz von 40€ rund 4.000€ pro Jahr entspricht. Die Reduktion nicht erfasster Billable Hours durch 30% höhere Erfassungs-Compliance trägt zusätzlich zur Amortisation bei. Der Break-Even wird typischerweise nach 3-6 Monaten bei konsequenter Nutzung erreicht.
Der Implementierungsprozess erstreckt sich über 1-4 Wochen: In der ersten Woche erfolgen Hardware-Bestellung mit Lieferung und initiale Account-Konfiguration. Die zweite Woche umfasst Installation der Desktop-Clients via MSI- oder PKG-Pakete sowie Aufsetzen der Projekt- und Kundenstruktur. In Woche 3-4 startet die Pilotphase mit dem Kernteam, gefolgt von Schulungen und dem Rollout auf alle Nutzer.
Die Datenübernahme aus Altsystemen erfolgt per CSV-Import für historische Zeitbuchungen und Projektstammdaten. Manuelle Datenbereinigung ist häufig notwendig – Kunden berichten von 20-40% Cleanup-Aufwand bei der Migration. Ein Parallelbetrieb alter Systeme für 2-4 Wochen wird zur Absicherung empfohlen, bis die neue Lösung stabil läuft und alle Prozesse abgebildet sind.
Change-Management-Faktoren bestimmen den Migrationserfolg: Die hohe Nutzerakzeptanz resultiert aus intuitiver Bedienung mit Einarbeitungszeit unter 30 Minuten. Kritisch für erfolgreiche Einführung sind Top-Down-Unterstützung durch das Management und klare Kommunikation des Nutzens. Der häufigste Stolperstein ist Widerstand gegen Hardware-Erfassung bei technikaffinen Mitarbeitern, die Software-Lösungen bevorzugen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Funktionalität ist ohne Internet eingeschränkt. Der Desktop-Client speichert Zeitbuchungen lokal im Cache und synchronisiert diese bei bestehender Internetverbindung mit der Cloud. Berichte und Dashboard sind offline nicht verfügbar. Für vollständigen Offline-Betrieb mit sofortiger Synchronisation ist der Buzzer per USB verbunden erforderlich.
Nein, TimeBuzzer erfasst jeweils nur ein aktives Projekt zur Zeit. Bei parallelen Aufgaben müssen Nutzer zwischen verschiedenen Buzzern wechseln oder erfasste Zeiten nachträglich manuell aufteilen. Das System ist auf sequenzielle Projektarbeit mit schnellen Wechseln ausgelegt, nicht auf echtes Multitasking.
Bei Verlust oder Defekt ist ein Neukauf für 119€ erforderlich. Die in der Cloud gespeicherten Zeitdaten bleiben vollständig erhalten und gehen nicht verloren. Ein neuer Buzzer kann sofort mit dem bestehenden Projekt verknüpft werden und übernimmt die Farbzuordnung des vorherigen Geräts.
Ja, die DSGVO-Konformität ist durch mehrere Faktoren gewährleistet: ausschließliches Hosting in EU-Rechenzentren, benannter Datenschutzbeauftragter und verfügbare Standard-Auftragsverarbeitungsverträge. Die laufende ISO 27001-Zertifizierung ergänzt die Compliance-Anforderungen regulierter Branchen. Für spezifische Branchenzertifikate sollte Rücksprache mit dem Anbieter erfolgen.
Aktuell existiert keine native Mobile-App für iOS oder Android. Laut öffentlicher Roadmap des Anbieters befindet sich eine Mobile-App in Entwicklung, ohne konkreten Veröffentlichungstermin. Derzeit ist nur das Web-Dashboard für mobile Ansicht optimiert, ermöglicht aber kein aktives Tracking von unterwegs.
Der Umstieg erfolgt per CSV-Import für historische Zeitdaten und Projektstammdaten. Manuelle Datenbereinigung ist häufig notwendig, da verschiedene Systeme unterschiedliche Strukturen verwenden. Ein Parallelbetrieb des alten Systems für 2-4 Wochen wird zur Absicherung empfohlen, bis alle Prozesse in TimeBuzzer abgebildet sind und das Team sich an die neue Erfassungsmethode gewöhnt hat.
