FAQ - Diese 5 Fragen solltest du wissen, bevor du dich entscheidest!
Reicht mir eine klassische Serverlösung oder brauche ich nicht doch eine Cloud-Software?
Ganz egal wo Sie sich gerade befinden. Mit einer Cloud-Software können Sie an Ort und Stelle auf Ihre Daten zugreifen ohne auf einen Heim-PC angewiesen zu sein. Dies hat vor allem Vorteile wenn Sie mal ungeplant eine Datei wie z.B. eine Nebenkostenabrechnung an einen Kollegen weiterschicken müssen und Sie gerade nur Ihr Smartphone zur Verfügung haben.
Genügen mir die Werkzeuge zur Verwaltung von Mietwohnungen oder benötige ich nicht doch eine Software die auch zur Verwaltung von WEG geeignet ist?
Es ist klar von Vorteil auf ein Programm zu setzen, welches sowohl WEG- als auch Mietverwaltung unterstüzt, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Der Aufpreis den Programme zur Untersützung beider Features aufrufen, ist in den letzten Jahren stark gesunken, so dass die zusätzlichen Kosten so gering sind, dass sie nicht mehr ins Gewicht fallen.
Sollte ich auch Wert auf eine übersichtlich gestaltete und leicht zu erlernende Software legen?
Eine Hausverwaltungssoftware sollte leicht bedienbar, aufgeräumt und flexibel erweiterbar sein, so dass man keine langen Schulungsvideos und/oder Einweisungen braucht, sich schnell zurecht findet und nicht erst die Hotline kontaktieren muss, um eine neue Immobilie anzulegen.
Genügt mir die Erreichbarkeit des Hersteller-Supports via Internet oder benötige ich doch einen Telefon-Support oder gleich einen lokalen IT-Dienstleister?
Nahezu jeder Software-User war schon einmal in der Situation, eine wichtige Arbeit am PC erledigen zu müssen und der Computer wahlweise die Software verweigern Ihren Dienst. Wohl dem, dessen Hardware- oder Software-Hersteller einen qualitativ guten und stets erreichbaren Support anbietet. Nicht wenige Nutzer wenden sich von einem eigentlich guten Programm ab, nur weil der Support des Herstellers schlecht organisiert ist und/oder keinen Rat mehr weiß.
Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?
Um die Arbeit für Sie und den Steuerberater zu erleichtern, verfügen Hausverwaltungsprogramme wie immoware24.de und haussoft eine DATEV-Schnittstelle. Letztlich spart Ihnen diese Schnittstelle Zeit und Geld, die Sie in Ihre eigentliche Tätigkeit, nämlich die Hausverwaltung investieren können.
Will ich meine Wohnungsinserate in der Software verwalten und direkt aus der Software heraus auf einem Immobilienportal veröffentlichen?
Gehören auch Sie zu den Hausverwaltern, deren Dienstleistungen für Ihre Auftraggeber auch die Neuvermietung leerstehender Mietobjekte umfasst. Dann wissen Sie, dass angesichts der derzeitigen Wohnungsnachfrage auf jedes Inserat duzente Nachfragen eingehen. Wohl dem, dessen Software neben den klassischen Verwalterfunktionen auch die Verwaltung aller Wohnungsinserate umfasst und über die sich die Flut an Anfragen managen lässt. Diese Funktion ist in der heutigen Zeit unverzichtbar.
Worauf muss ich achten, wenn ich über die Hausverwaltungssoftware direkt auf mein Onlinekonto zugreifen will?
Nur wenige Software-Lösungen verfügen über die sog. HBCI-Schnittstelle. Die ist zwingend notwendig, wenn Sie direkt aus Ihrer Hausverwaltungssoftware Ihr Onlinekonto managen wollen. Der überwiegende Teil der Software-Lösungen benügt sich mit dem bloßen Import und Export von Zahlungsdaten via Datei im CSV/Text-, SEPA-XML- od. MT940-Format. In diesem Fall benötigen Sie eine separate Banking-Software. Immoware24.de bietet als einer der wenigen Hersteller seinen Usern einen direkten Zugriff auf ihr Onlinekonto.
Kann ich als Verwalter papierlos Vorort alle Daten einer Wohnungs-Übergabe oder einer Reparatur-Abnahme in die Software einpflegen?
Ja, sofern es sich um eine cloud-basierte Software wie immoware24.de oder haussoft handelt. Leider ist eine solche Funktion bei kleineren Installations-Lösungen für den Selbstverwalter bzw. die kleine gewerbliche Hausverwaltung nicht vorgesehen. Achten Sie darauf, dass Ihr neuer Anbieter eine cloud-Software anbietet. Am besten immoware24.de oder haussoft (Link).
Kann ich als Verwalter meine Heizkostenabrechnung in der Software ohne externe Dienstleister selbst erstellen?
Die Mehrheit der erhältlichen Hausverwaltungsprogramme bietet diese besondere Funktion nicht, sondern NUR den Import der entsprechenden Abrechnungsdaten Ihres externen Dienstleisters. Legen Sie Wert auf eine entsprechende Funktion, müssen Sie sich für eine der wenigen Software-Lösungen entschieden haben, die eben dieses Tool mitliefert.
Kann ich in der Software alle für eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlichen Daten zusammenstellen und direkt aus der Software an das Finanzamt übermitteln?
Ja, manche Software-Lösungen besitzen diese Funktion, so wie bspw. haussoft von GFAD. So werden alle in der Buchhaltung hinterlegten und vor die Umsatzsteuervoranmeldung relevanten Daten zusammengestellt und via ELSTER-Schnittstelle an das zuständige Finanzamt übermittelt.
Listet mir die Software die gesamte bisherige Korrespondent mit Mietern, Eigentümern, Behörden, Handwerkern etc. chronologisch auf?
Ziemlich jede Hausverwaltungssoftware enthält ein Dokumentenmanagement-Tool sowie eine Notizfunktion, so dass Sie jederzeit die bisherige Korrespondenz in welcher Form (Email, Brief, Telefonat) mit jedem Beteiligten gleich nachvollziehen können.
Kann ich als Verwalter alle das Objekt betreffenden Daten in der Software hinterlegen und mir bei Bedarf in chronologischer Reihenfolge anzeigen und auch auswerten lassen?
Die klassische Hausverwaltung umfasst auch das Management von Reparaturen und die Wartung technischer Anlagen von Objekten. Das bedeutet, dass der Verwalter all diese Maßnahmen auch aus der Software heraus veranlassen bzw. alle Daten in der Software abspeichern können muss. Software-Lösungen wie immoware24.de und haussoft bieten ihren Nutzern eine eben solche übersichtliche Darstellung.
Welche Möglichkeiten stehen mir zur Verfügung, um mich mit meiner neuen Software vertrautzumachen bzw. diese zu erlernen (Videos, Hersteller-FAQ´s, Hersteller-Blog, Handbuch)?
Etablierte Softwarehersteller wie immoware24.de und GFAD (haussoft) haben zahlreiche Video-Tutorials und Webinare online gestellt, so dass bei Problemen auch dem weitergeholfen wird, der sich zunächst gegen eine kostenpflichtige Einführung seitens des Herstellers entschieden hat.
Unterstützt mich meine neue Software bei der "Überwachung" meiner Mietverträge mit Wertsicherungsklausel (sog. Index-Mietverträge)?
Professionelle Hausverwaltungs-Software verfügt über entsprechende Funktionen und unterstützt Sie damit bei der Durchsetzung Ihrer eigenen mietvertraglichen Ansprüche bzw. den Ansprüchen Ihrer Auftraggeber und Eigentümer gegenüber dem Mieter. In der Regel werden Ihnen als Software-Nutzer die wichtigsten Indizes wie der Verbraucherpreisindex für Deutschland von den Software-Anbietern automatisch im Rahmen der regelmäßigen Updates zur Verfügung gestellt. Haben Sie darüber hinaus alle wichtigen Stammdaten in Ihre Software eingepflegt, werden Sie rechtzeitig informiert und entsprechende Erhöhungsschreiben vorbereitet. Derartige Funktionen bietet Ihnen bspw. haussoft und Intex Hausverwalter.