Versammlungsmanagement: Digitale Einberufung per E-Mail mit rechtssicherer Zustellbestätigung, Video-Streaming für hybride oder reine Online-Versammlungen und gesetzeskonforme elektronische Abstimmungen gemäß WEG-Reform 2020 – verkürzt die Vorbereitungszeit typischerweise um die Hälfte gegenüber papierbasierter Abwicklung
Eigentümerkommunikation: Individuell gestaltbare Eigentümer- und Beiratsportale mit transparentem Zugriff auf Abrechnungen, Beschlüsse, Kontostände und Dokumentenarchiv rund um die Uhr – reduziert Rückfragen spürbar
Dokumentenverwaltung: Zentrale digitale Akte für Baupläne, Wartungsverträge, Protokolle und Korrespondenz mit Volltextsuche und granularer Rechtevergabe – erspart stundenlanges Suchen in Papierordnern
Kostenverteilung: Automatische Berechnung von Hausgeld, Rücklagen und Sonderumlagen nach frei konfigurierbaren, individuellen Verteilerschlüsseln mit beliebiger Komplexität
Rechnungsprüfung: KI-gestütztes OCR-Scanning mit automatischer Plausibilitätsprüfung und Anomalieerkennung – erkennt ungewöhnliche Preissprünge, Doppelrechnungen oder fehlerhafte Zuordnungen und verkürzt die Bearbeitungszeit um bis zu 40%
Finanzschnittstellen: Nahtlose Integration in DATEV und Lexware für den automatischen Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung ohne manuelle Nacherfassung
Mandantenverwaltung: Flexible Stammdatenverwaltung mit frei konfigurierbaren Feldern für objektspezifische Besonderheiten und individuelle Anforderungen
Workflow-Automation: Definierbare Prozesse für Leistungs- und Reparaturaufträge mit mehrstufigen Freigabeprozessen und automatischen Erinnerungen
Forderungsmanagement: Automatisiertes Mahn- und Inkassowesen mit konfigurierbaren Eskalationsstufen für offene Forderungen – verbessert die Liquidität messbar
Mobile Arbeit: Native App für iOS und Android zur Vor-Ort-Erfassung von Mängeln mit Fotodokumentation und direkter Weiterleitung an Dienstleister
Live-Reporting: Dashboard mit Echtzeit-Übersicht über Liquidität, offene Forderungen, Instandhaltungsstatus und Versammlungstermine
Vorlagenverwaltung: Vorkonfigurierte Textbausteine und Mustervorlagen für Einladungen, Protokolle und Standardanschreiben – spart tägliche Formatierungsarbeit
Datenschutz: Granulares Rechtemanagement bis auf Feldebene mit DSGVO-konformen Protokollierungen aller Zugriffe
Schnittstellen: Offene REST-API für Anbindungen an Energie-Management-Systeme, Facility-Services, Baudatenbanken und weitere PropTech-Lösungen
Ausschließliche WEG-Spezialisierung bildet den Kern der Produktphilosophie. Anders als Universal-Lösungen, die Kompromisse zwischen verschiedenen Verwaltungsarten eingehen müssen, wurde jede Funktion ausschließlich für Eigentümergemeinschaften entwickelt. Das gesetzeskonforme E-Voting wurde von Grund auf für die WEG-Reform 2020 konzipiert – nicht als nachträgliche Anpassung einer bestehenden Versammlungsfunktion. Diese Fokussierung zeigt sich in der Tiefe jedes WEG-spezifischen Prozesses, von der Sonderumlageberechnung bis zur Beiratsverwaltung. Die Benutzeroberfläche verzichtet auf überflüssige Mietverwaltungs-Features und bleibt dadurch übersichtlich und schnell erlernbar.
KI-gestützte Rechnungsautomatisierung geht deutlich über einfaches OCR-Scanning hinaus. Die künstliche Intelligenz extrahiert nicht nur Text aus eingescannten Rechnungen, sondern prüft die Daten aktiv auf Plausibilität. Das System erkennt Anomalien wie ungewöhnliche Preissprünge bei wiederkehrenden Dienstleistungen, identifiziert potenzielle Doppelrechnungen durch Abgleich mit historischen Daten und warnt bei fehlerhaften Zuordnungen. Diese intelligente Prüfung reduziert nicht nur Bearbeitungszeit, sondern verhindert aktiv Fehler in der Abrechnung, die später aufwändige Korrekturen erfordern würden. Die KI lernt kontinuierlich aus den Korrekturen der Anwender und passt ihre Prüfalgorithmen entsprechend an.
Cloud-Native Microservices-Architektur unterscheidet die technische Basis von traditionell monolithischen Verwaltungssystemen. Die einzelnen Funktionen laufen als unabhängige Services in Docker-Containern, orchestriert durch Kubernetes. Diese Architektur bedeutet konkret: Höchste Ausfallsicherheit, da eine Störung in einem Bereich nie das Gesamtsystem lahmlegt. Updates werden ohne Systemunterbrechung eingespielt – die Software bleibt durchgängig verfügbar. Die automatische Skalierung passt Rechenleistung und Speicher dynamisch an die Last an, vom kleinen Portfolio mit 50 Einheiten bis zu 5.000 Einheiten ohne Performance-Verlust. Diese moderne Architektur ermöglicht zudem schnellere Weiterentwicklungen, da neue Features isoliert entwickelt und getestet werden können.
Deutsches Hosting mit ISO 27001-Zertifizierung adressiert zwei zentrale Anforderungen professioneller Hausverwaltungen: Rechtssicherheit und Verfügbarkeit. Alle Daten liegen ausschließlich in zertifizierten Tier-3-Rechenzentren in Deutschland – keine Server in Drittländern mit unklarem Datenschutzniveau. Die ISO 27001-Zertifizierung bedeutet geprüfte Informationssicherheit nach internationalem Gold-Standard. Tägliche Backups, verschlüsselte Datenübertragung und 99,982% garantierte Verfügbarkeit sind Standard, nicht kostenpflichtige Zusatzoptionen. Diese Infrastruktur bietet Sicherheit auf Enterprise-Niveau zu Mittelstandspreisen.
Einschränkungen sollten vor einer Entscheidung bekannt sein: Die Software ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar – ein On-Premise-Betrieb auf eigenen Servern ist technisch nicht vorgesehen. Die Reporting-Funktionen decken typische Standardanforderungen ab, stoßen aber bei sehr komplexen, individuellen Auswertungen mit verschachtelten Abfragen an Grenzen. Die strikte WEG-Spezialisierung bedeutet gleichzeitig: Für Verwaltungen mit Mischportfolios aus WEG und Mietobjekten ist entweder ein Zweitsystem erforderlich oder eine Alternative mit breiterer Ausrichtung zu wählen.
Digital-Einsteiger mit 50–200 Einheiten finden hier einen sanften Einstieg in die vollständige Digitalisierung. Kleine bis mittlere WEG-Verwaltungen, die bisher mit Excel-Tabellen, Papierakten oder veralteten Insellösungen arbeiten, profitieren von der intuitiven Benutzeroberfläche und dem schlanken Funktionsumfang. Die Software erschlägt nicht mit Komplexität, sondern führt Schritt für Schritt in digitale Prozesse ein. Eine realistische Implementierungszeit von 4-6 Wochen ermöglicht einen produktiven Start ohne monatelange Projektlaufzeit. Besonders geeignet für Büros, in denen Mitarbeitende bisher wenig Berührung mit moderner Software hatten und behutsam an neue Arbeitsweisen herangeführt werden sollen.
Prozessoptimierer mit 200–1.000 Einheiten setzen die Software ein, um ihre WEG-Abläufe konsequent zu automatisieren. Mittelständische Verwaltungen mit etablierten Prozessen, aber hohem manuellem Aufwand bei Standardtätigkeiten, erzielen hier den größten Effizienzgewinn. Besonders attraktiv für Büros, die viele Eigentümerversammlungen abwickeln und durch digitale Einberufung sowie E-Voting erheblich Zeit sparen möchten. Die KI-Rechnungsprüfung entlastet die Buchhaltung spürbar, die Portallösungen reduzieren wiederkehrende Eigentümer-Rückfragen deutlich. Geeignet für Verwalter, die ihre Wettbewerbsfähigkeit durch moderne, digitale Prozesse stärken und sich dadurch von traditionell arbeitenden Mitbewerbern abheben wollen.
Wachstumsorientierte Verwalter bis 5.000 Einheiten schätzen die flexible Skalierbarkeit der Cloud-Architektur. Verwaltungen, die schnell wachsen, mehrere Standorte betreiben oder Fusionen planen, benötigen ein System, das problemlos mitwächst. Das monatliche Lizenzmodell passt sich automatisch an das Portfolio an – ohne teure Hardware-Investitionen oder komplexe Lizenzverhandlungen bei jedem Wachstumsschritt. Die zentrale Cloud-Lösung ermöglicht standortübergreifendes Arbeiten ohne aufwändige Synchronisation. Voraussetzung für maximalen Nutzen: Der Fokus liegt ausschließlich oder überwiegend auf WEG-Verwaltung, nicht auf gemischten Portfolios mit hohem Mietverwaltungsanteil.
Compliance-Fokussierte Büros nutzen die rechtssichere Versammlungsabwicklung nach WEG-Reform 2020 als Differenzierungsmerkmal. Verwalter, die besonderen Wert auf gesetzeskonforme Prozesse legen und potenzielle Haftungsrisiken minimieren möchten, finden hier eine Lösung, die die neuen rechtlichen Anforderungen von Anfang an berücksichtigt. Die dokumentierte Nachvollziehbarkeit aller Beschlüsse, die rechtssichere elektronische Abstimmung und die DSGVO-konforme Datenhaltung bieten ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Geeignet für Verwaltungen, die sich durch professionelle, moderne Arbeitsweise im Markt positionieren und bei Eigentümern durch Transparenz und digitale Services punkten möchten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Portfolio-Zusammensetzung: Die Software entfaltet ihren vollen Nutzen bei reiner oder überwiegender WEG-Verwaltung. Bei Mischportfolios mit bedeutendem Mietanteil ist die Notwendigkeit eines Zweitsystems oder die Wahl einer breiteren Alternative zu prüfen.
Cloud-Akzeptanz: Die ausschließliche Cloud-Verfügbarkeit erfordert klares Commitment. Bestehen konzernweite On-Premise-Vorgaben, behördliche Restriktionen oder grundsätzliche Vorbehalte gegen Cloud-Lösungen, ist die Software nicht geeignet.
Automatisierungsbedarf: Der Return on Investment ist am höchsten bei Verwaltungen mit aktuell hohem manuellem Aufwand bei Rechnungsprüfung, Versammlungsvorbereitung und Eigentümerkommunikation. Sind Prozesse bereits weitgehend digitalisiert, sollte der konkrete Mehrwert sorgfältig kalkuliert werden.
Reporting-Anforderungen: Standardberichte decken typische Auswertungsbedarfe ab. Werden regelmäßig hochindividuelle, komplexe Auswertungen mit verschachtelten Abfragen benötigt, sollten Wettbewerber mit stärkeren Customizing-Optionen geprüft werden.
Die WEG Digital GmbH wurde 2019 gegründet – ein strategisch günstiger Zeitpunkt, um die WEG-Reform 2020 von Beginn an in die Software-Architektur zu integrieren. Mit circa 25 Mitarbeitenden ist das Unternehmen groß genug für professionellen Support und kontinuierliche Produktentwicklung, aber klein genug für schnelle Entscheidungswege und persönlichen Kundenkontakt. Die Produktphilosophie "Zero-Paper" und "End-to-End-Digitalisierung" zeigt sich in konkreten Features: von der digitalen Unterschrift über papierlose Versammlungen bis zur vollständig elektronischen Akte.
Der geografische Fokus auf Deutschland, Österreich und die Schweiz bedeutet tiefe Kenntnis der lokalen Rechtsvorgaben und spezialisierte Branchenexpertise. Das Entwicklungsteam arbeitet nach agilen Scrum-Methoden mit kontinuierlicher Integration – halbjährlich werden neue Features ausgerollt, deren Priorisierung stark durch Kundenfeedback aus dem Community-Forum beeinflusst wird. Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, und der Support versteht nicht nur die Sprache, sondern auch die spezifischen Anforderungen der Hausverwaltungsbranche.
Die Browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Installation und funktioniert geräteunabhängig auf allen Plattformen mit aktuellem Browser – Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Die mobile Web-App läuft auf iOS und Android ohne separate App-Installation. Diese Architektur ermöglicht nahtloses Arbeiten vom Büro, Home-Office oder direkt vor Ort beim Objekt ohne technische Hürden. Die einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung; die Funktionalität im Offline-Modus sollte vor der Entscheidung geklärt werden, falls mobile Arbeit in Bereichen mit schlechter Netzabdeckung geplant ist.
Die Offene REST-API ermöglicht Integrationen in ein modernes PropTech-Ökosystem. Anders als geschlossene Systeme, die alles selbst abbilden wollen, ist WEG Digital darauf ausgelegt, sich mit spezialisierten Lösungen zu verbinden: Energie-Management-Systeme für automatische Verbrauchsdatenerfassung, Facility-Services für Ticketing und Wartungsaufträge, Baudatenbanken für Produktinformationen. Die Microservices-Architektur mit Docker und Kubernetes sorgt für hohe Flexibilität bei künftigen Integrationen. Die API-Dokumentation sollte vor geplanten Eigenentwicklungen oder spezifischen Drittanbieter-Integrationen geprüft werden.
Sicherheit auf Enterprise-Niveau bildet die Basis des Betriebs. Die ISO 27001-Zertifizierung bestätigt geprüfte Informationssicherheit nach internationalem Gold-Standard – nicht nur theoretische Konzepte, sondern praktisch umgesetzte und extern auditierte Prozesse. Das Tier-3-Rechenzentrum garantiert 99,982% Verfügbarkeit durch redundante Stromversorgung, Klimatisierung und Netzwerkanbindung. Tägliche Backups, verschlüsselte Datenübertragung per SSL/TLS und granulares Rechtemanagement bis auf Feldebene sind Standard. Vor Vertragsabschluss sollten die GoBD-Konformität explizit bestätigt und Details zu regelmäßigen Penetrationstests erfragt werden.
Einheitenbasierte Monatslizenz bildet die Grundlage der transparenten Preisstruktur. Die Lizenzkosten staffeln sich nach der Anzahl verwalteter Einheiten und liegen typischerweise zwischen 1,50 € und 3,50 € pro Einheit und Monat, abhängig vom Gesamtvolumen. Eine Verwaltung mit 500 Einheiten kalkuliert demnach mit monatlichen Lizenzkosten zwischen 750 € und 1.750 €. Dieses Modell macht Kosten planbar und skalierbar – ohne versteckte Nutzer-Lizenzen oder überraschende Aufschläge bei Mitarbeiterwachstum. Die genauen Preisstaffeln sollten im individuellen Angebot eingeholt werden, da sie von der Gesamtzahl der Einheiten abhängen.
Total Cost of Ownership über einen realistischen Zeitraum von fünf Jahren umfasst mehr als die reinen Lizenzkosten. Einzuplanen sind: Implementierung (1.000-3.000 €) für Prozessanalyse und Systemkonfiguration, Datenmigration (2.000-5.000 €) – oft unterschätzt, aber entscheidend für den Erfolg, Schulung (1.000-5.000 €) für alle Mitarbeitenden in mehreren Sessions und optional Premium-Support (ab 100 € monatlich) mit kürzeren Reaktionszeiten. Für eine mittlere Verwaltung mit 500 Einheiten ergibt sich über fünf Jahre ein TCO von circa 90.000-130.000 € inklusive aller Nebenkosten. Die Datenbereinigung aus dem Altsystem verursacht häufig versteckte Kosten durch Personalaufwand, der in diese Kalkulation einfließen sollte.
Return on Investment tritt typischerweise nach 1-3 Jahren ein, abhängig von der Ausgangssituation. Die Amortisation erfolgt durch messbare Effizienzgewinne: 50% weniger Zeitaufwand bei der Versammlungsvorbereitung durch automatisierte Einladungen und Protokolle, 40% schnellere Rechnungsprüfung durch KI-Unterstützung, reduzierte Fehlerkosten durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen und schnelleren Zahlungseingang durch konsequentes automatisiertes Mahnwesen. Der ROI fällt am höchsten aus bei Verwaltungen mit aktuell vielen manuellen Prozessen, hohem Versammlungsaufkommen und bisher geringer Digitalisierung. Bei bereits gut digitalisierten Abläufen sollten die konkreten Mehrwerte sorgfältig gegen die Investitionskosten abgewogen werden.
Realistische Projektlaufzeit für eine Standardimplementierung liegt bei 4-8 Wochen, abhängig von Portfolio-Größe und Datenqualität im Altsystem. Die Implementierung folgt strukturierten Phasen: Prozessanalyse zur Erfassung der spezifischen Arbeitsabläufe, Datenextraktion und -bereinigung aus dem Altsystem, Systemkonfiguration mit Einrichtung von Verteilerschlüsseln und Vorlagen, Schnittstellenanbindung zu DATEV oder anderen Systemen, strukturierter Import der Stamm- und Bewegungsdaten, mehrstufige Mitarbeiterschulungen, begleitete Testphase mit Pilotmandanten und finaler Go-Live. Bei mittleren Verwaltungen mit guter Datenbasis ist ein produktiver Start nach 6 Wochen realistisch. Komplexere Portfolios oder schlechte Datenqualität können die Projektlaufzeit auf 8-12 Wochen verlängern.
Change Management entscheidet häufig stärker über Erfolg oder Misserfolg als die technische Implementation. Die Software selbst ist selten das Problem – der Mensch mit seinen etablierten Arbeitsweisen ist die größere Herausforderung. Erfolgskritische Faktoren sind: Top-Down-Commitment der Geschäftsführung mit klarer Kommunikation der strategischen Bedeutung, frühzeitige Einbindung von Key Usern aus verschiedenen Bereichen als Multiplikatoren im Team, intensive Schulungen nicht nur zu Funktionen, sondern zu neuen Arbeitsabläufen, geduldiger Support in der Anfangsphase mit schneller Hilfe bei Unsicherheiten und realistische Erwartungen an die Eingewöhnungszeit. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg, aber grundlegende Verhaltensänderungen bei langjährig etablierten Prozessen benötigen Zeit und Begleitung.
Datenqualität im Altsystem ist die häufig unterschätzte Hauptherausforderung jeder Migration. Stammdaten wie Eigentümer, Objekte und Verteilerschlüssel lassen sich meist strukturiert per CSV oder Excel exportieren und importieren. Die Crux liegt in den historischen Daten: Unvollständige oder inkonsistente Altdaten, fehlende Standardisierung bei Bezeichnungen und Kategorien, physische Dokumente ohne digitale Version und gewachsene Workarounds im Altsystem, die nicht 1:1 übertragbar sind. Historische Papierdokumente müssen aufwändig gescannt, per OCR erfasst und häufig manuell nachgearbeitet werden. Realistisch einzuplanen ist hier 0,5-1 Vollzeit-Mitarbeitende für 2-4 Wochen. Die Investition in eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration zahlt sich durch reibungsloseren Betrieb und weniger Nacharbeit vielfach aus.
Vorteile:
Rechtssichere E-Voting-Lösung: Von Grund auf für die WEG-Reform 2020 entwickelt, nicht nachträglich angepasst – bietet maximale Rechtssicherheit bei elektronischen Eigentümerversammlungen mit dokumentierter Nachvollziehbarkeit aller Abstimmungen
Messbare Zeitersparnis: KI-gestützte Rechnungsprüfung und Versammlungsautomatisierung entlasten bei wiederkehrenden Routineaufgaben spürbar – typischerweise 40% weniger Aufwand bei Rechnungsbearbeitung und 50% bei Versammlungsvorbereitung
Zukunftssichere Architektur: Microservices-Basis mit Docker und Kubernetes ermöglicht schnelle Weiterentwicklung, nahtlose Updates ohne Unterbrechung und automatische Skalierung vom kleinen bis zum großen Portfolio ohne Performance-Verlust
Transparenz für Eigentümer: Moderne Portallösungen mit 24/7-Zugriff auf Dokumente und Abrechnungen reduzieren Rückfragen erheblich und verbessern die Eigentümerzufriedenheit durch zeitgemäße Kommunikationswege
Flexibles Kostenmodell: Monatliche einheitenbasierte Lizenzierung wächst organisch mit dem Portfolio – keine hohen Einstiegsinvestitionen, keine komplizierten Lizenzverhandlungen bei Portfolioänderungen
Fokussierte Benutzerführung: Konzentration auf WEG-Prozesse ohne ablenkende Mietverwaltungs-Features führt zu übersichtlicher Oberfläche und kürzerer Einarbeitungszeit – besonders für Digital-Einsteiger geeignet
Herausforderungen:
Cloud-Only-Einschränkung: Keine On-Premise-Option verfügbar – ungeeignet für Organisationen mit zwingenden Anforderungen an lokale Datenhaltung aus Compliance-Gründen oder Konzernrichtlinien
Reporting-Limitierungen: Standardberichte decken typische Anforderungen ab, aber hochindividuelle oder sehr komplexe Auswertungen mit verschachtelten Abfragen stoßen an Systemgrenzen – für Spezialauswertungen eventuell Zusatztools nötig
Fehlende Mietverwaltung: Strikte WEG-Spezialisierung macht ein Zweitsystem oder eine Alternative für Verwaltungen mit gemischten Portfolios erforderlich – doppelter Schulungs- und Wartungsaufwand
Jüngerer Anbieter: 2019 gegründet, noch nicht die breite Referenzbasis und jahrzehntelange Marktetablierung wie Platzhirsche – weniger Erfahrungsberichte und Fallstudien öffentlich verfügbar
Offline-Funktionalität unklar: Die Verfügbarkeit der mobilen App-Funktionen ohne Internetverbindung ist nicht abschließend dokumentiert – für Einsatz in Bereichen mit schlechter Netzabdeckung vorher zu klären
Customizing-Grenzen: Die fokussierte Standardisierung bedeutet weniger Anpassungsmöglichkeiten – Verwaltungen mit sehr spezifischen, individuellen Anforderungen könnten flexiblere Alternativen benötigen
Die Implementierung einer mittelgroßen Verwaltung mit 200-500 Einheiten dauert typischerweise 4-8 Wochen vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb. Diese Zeitspanne umfasst Prozessanalyse, Datenextraktion, Systemkonfiguration, Import, Schulungen und eine begleitete Testphase. Der größte Zeitfaktor ist häufig die Datenbereinigung aus dem Altsystem – hier sollten 2-4 Wochen Personalaufwand eingeplant werden. Bei sehr sauberen Altdaten und kleinerem Portfolio sind auch 4 Wochen realistisch, komplexere Situationen können 10-12 Wochen erfordern.
Neben den monatlichen Lizenzkosten von 1,50-3,50 € pro Einheit sollten folgende Positionen kalkuliert werden: Implementierung (1.000-3.000 €), Datenmigration (2.000-5.000 €), Mitarbeiterschulungen (1.000-5.000 €) und optional Premium-Support (ab 100 € monatlich). Für eine Verwaltung mit 500 Einheiten ergibt sich über 5 Jahre ein Total Cost of Ownership von circa 90.000-130.000 € inklusive aller Nebenkosten. Der größte versteckte Kostenfaktor ist häufig der interne Personalaufwand für Datenbereinigung und Change Management.
Nein, die Software ist ausschließlich auf Wohnungseigentümergemeinschaften spezialisiert. Funktionen für Mietverwaltung – wie Mietvertragsmanagement, Mieterkorrespondenz oder mietverwaltungsspezifische Abrechnungen – sind nicht vorhanden. Für Verwaltungen mit gemischten Portfolios aus WEG und Mietobjekten ist entweder ein Zweitsystem für die Mietverwaltung erforderlich, oder es sollte eine breitere Lösung mit integrierter WEG- und Mietverwaltung gewählt werden.
Die elektronische Abstimmungsfunktion wurde von Grund auf gesetzeskonform für die WEG-Reform 2020 entwickelt. Das System erfüllt die rechtlichen Anforderungen an Beschlussfähigkeit, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Alle Abstimmungen werden protokolliert und sind revisionssicher archiviert. Vor dem produktiven Einsatz sollten die spezifischen rechtlichen Details für besondere Situationen – etwa bei sehr kritischen Beschlüssen – mit dem Anbieter geklärt und gegebenenfalls eine rechtliche Bewertung für den Einzelfall eingeholt werden.
Die Daten liegen ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Tier-3-Rechenzentren in Deutschland mit 99,982% garantierter Verfügbarkeit. Tägliche Backups, verschlüsselte Übertragung per SSL/TLS und granulares Rechtemanagement bis auf Feldebene sind Standard. Die DSGVO-Konformität wird durch deutsches Hosting und dokumentierte Datenschutzprozesse gewährleistet. Vor Vertragsabschluss sollten die GoBD-Konformität explizit bestätigt, Details zu Penetrationstests erfragt und die Disaster-Recovery-Strategie geklärt werden – insbesondere Wiederherstellungszeiten im Notfall.
Ein Demo-Zugang mit Testsystem kann typischerweise über den Anbieter angefordert werden. Es empfiehlt sich, bei dieser Gelegenheit die eigenen kritischen Use Cases durchzuspielen: spezifische Verteilerschlüssel einrichten, Rechnungen mit der KI prüfen, eine Testversammlung abbilden. Eine begleitete Demonstration durch den Anbieter hilft, die Praxistauglichkeit für die eigenen Prozesse einzuschätzen. Auch der Austausch mit bestehenden Referenzkunden des Anbieters – idealerweise mit ähnlichem Portfolio und ähnlichen Anforderungen – liefert wertvolle Praxiseinblicke für die Entscheidungsfindung.