Kernverwaltung & Stammdaten:
Finanzwesen & Controlling:
Prozessautomatisierung:
Kommunikation & Transparenz:
Auswertung & Reporting:
Administration & Sicherheit:
KPI-getriebene Steuerung als Systemkern
Die Software behandelt Datenanalyse nicht als nachträgliches Reporting-Modul, sondern als zentrales Designprinzip. Jeder Prozess generiert automatisch aussagekräftige Kennzahlen. Die praktische Konsequenz zeigt sich im Arbeitsalltag: Entscheidungen basieren auf aktuellen Fakten statt auf Bauchgefühl. Fragen nach Objektrentabilität, überproportional steigenden Instandhaltungskosten oder problematischen Zahlungsmustern beantworten sich in Echtzeit. Geschäftsführer und Controller erhalten dadurch ein Steuerungsinstrument, das über klassische Verwaltungssoftware hinausgeht.
Microservices-Architektur für organisches Wachstum
Im Gegensatz zu monolithischen Altsystemen besteht die Plattform aus unabhängigen Funktionsbausteinen. Diese Architektur ermöglicht die schrittweise Einführung einzelner Module ohne Zwang zum Big-Bang-Ansatz. Updates laufen ohne Systemstillstand, einzelne Komponenten-Probleme beeinträchtigen nicht das Gesamtsystem. Die Skalierbarkeit reicht von 500 bis mehrere tausend Einheiten ohne grundlegenden Architekturwechsel. Verwaltungen können mit ihren Anforderungen wachsen, ohne nach Jahren vor einem Systemwechsel zu stehen.
Low-Code-Konfigurator statt IT-Abhängigkeit
Individuelle Prozessanpassungen erfolgen über ein visuelles Konfigurationswerkzeug ohne Programmierung. Ein erfahrener Key-User kann Workflows, Formulare und Reports in Stunden anpassen, für die früher wochenlange Entwickler-Warteschleifen nötig waren. Diese Unabhängigkeit reduziert nicht nur externe Kosten, sondern erhöht die Handlungsfähigkeit bei sich ändernden Anforderungen. Die Grenze liegt bei sehr komplexen Sonderlogiken, die über grafische Konfiguration nicht abbildbar sind.
API-First-Strategie für echte Systemintegration
Die umfassend dokumentierte REST-Schnittstelle (Swagger/OpenAPI) ist von Beginn an Teil der Architektur, nicht nachträglich hinzugefügt. Banking-Systeme, Versicherungsplattformen, Energiemonitoring-Tools oder spezialisierte Branchensoftware lassen sich nahtlos anbinden. Verwaltungen bauen ihre eigene IT-Landschaft nach Bedarf, statt sich Systemgrenzen zu unterwerfen. Die technische Dokumentation ermöglicht auch Drittanbietern die Integration ohne aufwendige Abstimmungsprozesse.
Einschränkungen zu beachten:
Bei hochspezialisierten WEG-Abrechnungslogiken oder Nischenprozessen, die nur einzelne Verwaltungen nutzen, stößt auch der Low-Code-Ansatz an Grenzen. Einzelne Anwender mit Portfolios über 10.000 Einheiten berichten von Performance-Einbußen bei komplexen Reports. Das relativ junge Unternehmen (Gründung 2018) verfügt nicht über die in Jahrzehnten gewachsenen Spezialfunktionen etablierter Marktführer.
Mittelständische Hausverwaltungen mit 500–5.000 Einheiten
Verwaltungen in dieser Größenordnung haben Excel-Listen und doppelte Datenpflege hinter sich gelassen, verfügen aber nicht über umfangreiche IT-Abteilungen. Die Kombination aus Automatisierung und Anpassbarkeit ohne IT-Overhead trifft präzise die Anforderungen dieser Wachstumsphase. Professionelle Strukturen werden möglich, ohne die Flexibilität kleinerer Organisationen zu verlieren. Die Investition rentiert sich durch Effizienzgewinne, während die Skalierbarkeit weiteres Wachstum ermöglicht.
WEG-Verwalter mit steigenden Transparenzanforderungen
Verwaltungen mit mehreren tausend Eigentümern begegnen zunehmendem Druck nach digitalen Services und Echtzeit-Transparenz. Das Self-Service-Portal reduziert Kommunikationsaufwand erheblich, Eigentümer klären Standardfragen selbstständig online. Eigentümerversammlungen werden effizienter, weil Informationsfragen bereits vorab beantwortet sind. Die KPI-Dashboards liefern zudem faktenbasierte Argumente für strategische Diskussionen über Instandhaltungsstrategien oder Modernisierungsmaßnahmen.
Datenorientierte Verwaltungen mit Steuerungsambitionen
Geschäftsführer und Controller, die über reaktive Verwaltung hinaus strategische Portfoliosteuerung anstreben, finden hier ihr Werkzeug. Die Business-Intelligence-Funktionen zeigen nicht nur Ist-Zustände, sondern ermöglichen Renditeanalysen, Optimierungspotenziale und fundierte Investitionsentscheidungen. Verwaltungen entwickeln sich vom reinen Dienstleister zum aktiven Asset Manager mit quantitativer Entscheidungsgrundlage.
Corporate Real Estate Manager mit mobilen Teams
Facility Manager mit ständig im Außendienst befindlichen Objektbetreuern profitieren von der mobilen App mit Schadensdokumentation, Tourenplanung und digitalen Abnahmeprotokollen. Die direkte Erfassung vor Ort eliminiert nachträgliche Büroarbeit, Fotos sind sofort systemseitig verfügbar. Die Dokumentationsqualität steigt, während der administrative Aufwand sinkt.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Einführung ohne Zwang zur sofortigen Gesamtumstellung. Verwaltungen starten typischerweise mit Mietverwaltung und Buchhaltung, erweitern später um WEG-Verwaltung und Instandhaltungsmanagement. Die Microservices-Architektur unterstützt diesen Ansatz technisch, da Module unabhängig voneinander funktionieren. Diese Flexibilität hilft bei begrenzten Projektbudgets und ermöglicht dem Team, sich schrittweise einzuarbeiten.
Automatisierung durchzieht das gesamte System von der Vertragsabrechnung über das Mahnwesen bis zur Instandhaltungsplanung. In der Praxis bedeutet dies konkret: Monatsabschlüsse verkürzen sich von drei Tagen auf einen, manuelle Mahnläufe entfallen komplett, Freigabeprozesse laufen nach definierten Regeln. Die Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten liegt nach Herstellerangaben bei 30-40%, was Ressourcen für beratende Tätigkeiten freisetzt.
Daten als strategische Entscheidungsgrundlage statt reiner Verwaltungsdokumentation unterscheiden kpi werk von klassischen Branchenlösungen. Anwender arbeiten nicht einfach Software ab, sondern erhalten kontinuierlich Einblicke in Portfolio-Entwicklungen. Trends werden früher erkennbar, Probleme lassen sich proaktiv angehen. Bei Eigentümerversammlungen oder Investorenberichten stehen faktenbasierte Argumente zur Verfügung statt subjektiver Einschätzungen.
Junges Unternehmen mit moderner technologischer DNA prägt die Unternehmensstruktur seit der Gründung 2018. Das Team von rund 45 Mitarbeitern entwickelt agil statt in starren Strukturen, Updates erfolgen vierteljährlich statt jährlich. Die moderne Architektur ohne Legacy-Altlasten ermöglicht schnelle Anpassungen an Marktanforderungen. Der Nachteil liegt in der noch kürzeren Erfahrungskurve verglichen mit Anbietern, die seit Jahrzehnten am Markt sind.
Spezialisierung auf DACH-Markt und Immobilienwirtschaft statt breiter internationaler Ausrichtung kennzeichnet die strategische Positionierung. Das Entwicklungsteam versteht WEG-Recht, Heizkostenverordnung und DATEV-Anforderungen aus praktischer Erfahrung. Die Software ist nicht aus amerikanischen oder skandinavischen Systemen "lokalisiert", sondern von Grund auf für deutschsprachige Verwaltungsprozesse konzipiert. Technisch basiert die Lösung auf Partnerschaften mit AWS für Cloud-Infrastruktur und Microsoft für PowerBI-Integration.
API-First-Architektur bildet das technische Fundament statt nachträglich ergänzter Schnittstellen. Die umfassend dokumentierte REST-API (Swagger/OpenAPI-Standard) ermöglicht Integration nahezu jedes Drittsystems. Banking-Schnittstellen, Versicherungsplattformen, Energiemonitoring-Systeme oder spezialisierte Branchentools lassen sich anbinden. Entwickler finden vollständige Dokumentation ohne zeitraubende Abstimmungen mit dem Anbieter.
Cloud-Native Deployment auf AWS mit Container-Orchestrierung (Kubernetes) garantiert automatische Skalierung bei Lastspitzen und hohe Verfügbarkeit. Die Rechenzentren befinden sich im DACH-Raum, die ISO-27001-Zertifizierung deckt Informationssicherheit ab. Die Datensicherheit übertrifft typischerweise eigene Serverinfrastrukturen kleinerer und mittlerer Verwaltungen. Updates erfolgen automatisch ohne Eingriff der Anwender, Wartungsfenster entfallen.
Browser-basierter Zugriff ohne Client-Installation vereinfacht die technische Administration erheblich. Moderne Browser (Chrome, Edge, Firefox) reichen aus, mobile Apps existieren für iOS und Android. IT-Administratoren müssen keine Software auf Dutzenden Arbeitsplätzen installieren oder Client-Updates verteilen. Die Lösung funktioniert standortunabhängig, was hybride Arbeitsmodelle oder Home-Office-Szenarien unterstützt.
Abo-Modell nach Einheiten und Usern bildet die Preisgrundlage mit Einstiegspreisen ab circa 3.500€ monatlich für 500 Einheiten inklusive Support und Hosting. Die genaue Kalkulation hängt von gebuchten Modulen, User-Anzahl und Supportlevel ab. Größere Portfolios profitieren von Staffelungen, die genauen Konditionen erfordern individuelle Angebote. Transparente Preislisten existieren nicht öffentlich, was Vergleiche erschwert.
Einmalige Implementierungskosten umfassen Setup (10.000–30.000€), Datenmigration und Schulungen. Die Datenmigration variiert stark je nach Qualität der Altsystem-Daten und kann die Basis-Setup-Kosten um 50% erhöhen. Für eine mittelgroße Verwaltung sind realistische Gesamtkosten von 40.000–60.000€ für den Projektstart einzuplanen. Diese Investition verteilt sich typischerweise über 3-6 Monate Implementierungsphase.
Return on Investment ergibt sich nach Herstellerangaben durch 30-40% Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten und circa 20% weniger Buchungsfehler. Bei einem Team von 10 Mitarbeitern entspricht dies 3-4 Vollzeitäquivalenten, die für wertschöpfendere Tätigkeiten verfügbar werden. Die Rechnung funktioniert allerdings nur, wenn die Einsparungen auch tatsächlich realisiert werden statt einfach zusätzlicher Kapazität zu verfallen. Die Break-Even-Analyse sollte realistisch über 18-24 Monate kalkuliert werden.
Realistische Projektlaufzeit von 3-6 Monaten berücksichtigt nicht nur technisches Setup, sondern vor allem Datenbereinigung und -transformation. Die Software-Installation selbst geht schnell, doch Altdaten müssen analysiert, bereinigt und validiert werden. Diese Datenarbeit macht typischerweise 70% des Gesamtaufwands aus. Eine gründliche Datenanalyse vor Projektstart verhindert spätere Verzögerungen und Qualitätsprobleme.
Dediziertes internes Projektteam ist erfolgskritisch mit Key-Usern, die mindestens 50% ihrer Zeit investieren, einem Projektleiter und IT-Ansprechpartner. Eine Einführung "nebenbei" ohne freigestellte Ressourcen führt zu Verzögerungen und Akzeptanzproblemen. Das Change Management erfordert Aufmerksamkeit, da neue Prozesse etablierte Arbeitsweisen verändern. Externe Berater können unterstützen, ersetzen aber nicht das interne Engagement.
Modularer Roll-out reduziert Implementierungsrisiken gegenüber Big-Bang-Ansätzen. Der Start mit Mietverwaltung, gefolgt von WEG und später Instandhaltung ermöglicht konzentriertes Lernen. Schulungen werden verdaulicher, das Team gewöhnt sich schrittweise an neue Prozesse. Kritische Workflows lassen sich stabilisieren, bevor weitere Komplexität hinzukommt. Die Gesamtprojektdauer verlängert sich dadurch möglicherweise, aber die Erfolgswahrscheinlichkeit steigt.
Vorteile:
Herausforderungen:
Vor Vertragsabschluss sollten konkrete Export-Formate schriftlich vereinbart werden. Standard sollte vollständiger Datenexport in gängigen Formaten wie CSV, XML oder JSON sein. Ebenso wichtig: Klärung der Verfügbarkeitszeit nach Kündigung. Seriöse Anbieter garantieren mindestens 3-6 Monate Zugriff auf Daten nach Vertragsende, damit ein Systemwechsel ohne Datenverlust möglich bleibt.
Das Standard-SLA bietet typischerweise 24-Stunden-Reaktionszeit auf Tickets während Geschäftszeiten (9-17 Uhr). Premium-SLA-Optionen umfassen erweiterte Erreichbarkeit oder 24/7-Hotlines. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen "Reaktionszeit" und "Lösungszeit" sowie die Priorisierung kritischer Störungen. Interessenten sollten die Support-Verfügbarkeit während Abrechnungsspitzenzeiten gezielt erfragen.
Ein Proof of Concept oder Teststellung mit anonymisierten Echtdaten über 2-3 Wochen zeigt mehr als jede Verkaufsdemo. Key-User sollten in dieser Phase reale Workflows durchspielen. Wichtige Testszenarien umfassen Nebenkostenabrechnungen, komplexe WEG-Fälle und Performance bei typischer Datenmenge. Die Investition dieser Zeit vor Vertragsabschluss verhindert spätere Enttäuschungen.
Die Microservices-Architektur ermöglicht schrittweises Wachstum von einigen hundert auf mehrere tausend Einheiten ohne Architekturtausch. Module lassen sich bei Bedarf hinzubuchen. Kritisch wird es nach Anwenderberichten ab 10.000+ Einheiten, wo Performance-Tests vor Expansion ratsam sind. Interessenten mit langfristigen Wachstumsplänen sollten Skalierungs-Roadmap und mögliche Performance-Optimierungs-Packages klären.
Realistische Einarbeitung umfasst mehrtägige Schulungen für unterschiedliche Anwendergruppen. Key-User benötigen tiefergehende Trainings inklusive Low-Code-Konfigurator, Standard-User fokussieren auf ihre täglichen Aufgaben. Die Schulungskosten sollten im Implementierungsbudget eingeplant werden. Entscheidend ist laufende Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien und Webinaren für neue Mitarbeiter oder Auffrischungen.
Die AWS-Infrastruktur mit Rechenzentren im DACH-Raum erfüllt ISO-27001-Standards und DSGVO-Anforderungen. Verschlüsselung erfolgt sowohl bei Übertragung als auch bei Speicherung. Detaillierte Fragen sollten aber direkt geklärt werden: Gibt es ein BSI-C5-Testat speziell für kpi werk (nicht nur AWS)? Wie läuft das Backup-Konzept? Welche Zugriffsrechte hat der Anbieter auf Kundendaten? Transparente Sicherheitskonzepte schaffen Vertrauen.