Eigentümerversammlungen & Beschlusswesen: Digitale Versammlungsplanung mit automatisiertem Einladungsmanagement, Online-Abstimmungen mit digitaler Signatur und Protokollierung, WEMoG-konforme Beschlussvorlagen mit digitalem Freigabe-Workflow sowie automatische Erstellung und Archivierung von Versammlungsprotokollen.
Finanzmanagement & Abrechnung: Betriebskostenabrechnung nach § 28 WEG mit Automatisierung, Forderungs- und Mahnwesen mit SEPA-Schnittstelle, automatischer Kontoabgleich und Zahlungszuordnung sowie Liquiditätsplanung und Rücklagenverwaltung.
Dokumenten- & Objektverwaltung: GoBD-konforme, revisionssichere Dokumentenarchivierung, zentrale Mandanten- und Objektverwaltung, Instandhaltungs- und Mängelmanagement mit Budget-Tracking sowie Lieferanten- und Leistungsverzeichnis mit Kalkulation.
Kommunikation & Transparenz: Eigentümer- und Mieter-Portal mit individuellen Zugriffsrechten, automatische Benachrichtigungen zu Fälligkeiten, Beschlüssen und Terminen, integriertes Messaging-System für alle Beteiligten sowie mobile App für den mobilen Zugriff.
Schnittstellen & Reporting: DATEV-Schnittstelle für die nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banking-APIs für automatisierten Zahlungsverkehr, Finanz-Dashboards mit Echtzeit-Kennzahlen sowie detailliertes Rollen- und Rechtesystem pro Objekt.
Von Praktikern für Praktiker entwickelt – Christoph Mayer hat die Software als ehemaliger Hausverwalter konzipiert. Das Ergebnis ist eine Lösung, die sich konsequent am tatsächlichen Verwaltungsalltag orientiert. Die Workflows sind nicht theoretisch konstruiert, sondern bilden reale Arbeitsprozesse ab. Funktionen, die Verwalter täglich benötigen, sind direkt zugänglich – ohne unnötige Umwege durch verschachtelte Menüs. Diese Praxisnähe zeigt sich besonders bei wiederkehrenden Aufgaben, die in der Software mit wenigen Klicks zu erledigen sind.
Native WEMoG-Compliance als Standard – Während viele Wettbewerber ihre Systeme nachträglich an die WEMoG-Anforderungen anpassen mussten, wurde die Maytec-Lösung von Grund auf nach den neuen rechtlichen Vorgaben entwickelt. Digital signierbare Beschlussvorlagen, rechtssichere Online-Abstimmungen und automatische Protokollierung sind keine nachgerüsteten Features, sondern integraler Bestandteil der Systemarchitektur. Dies führt zu durchgängig digitalen Prozessen ohne Medienbrüche und reduziert das Risiko rechtlicher Fallstricke erheblich.
Echte Cloud-Architektur mit API-First-Ansatz – Die moderne Microservices-Architektur auf Container-Basis ermöglicht schnelle Updates, hohe Verfügbarkeit und flexible Integrationen. Anders als bei nachträglich in die Cloud migrierten Altsystemen profitieren Anwender von einer konsequent für die Cloud konzipierten Lösung. Monatliche Updates basieren auf direktem Kunden-Feedback, ohne dass langwierige Release-Zyklen die Innovation bremsen. Die RESTful API ermöglicht zudem individuelle Erweiterungen und Integrationen mit Drittsystemen.
Einschränkungen – Die Reporting-Funktionen konzentrieren sich auf Standardberichte, die für die meisten Verwaltungsaufgaben ausreichen. Komplexe, individuelle Auswertungen erfordern CSV-Exporte und die Weiterverarbeitung in externen Tools. Facility Management und CRM-Funktionen sind nicht integriert, sodass Verwalter mit entsprechenden Anforderungen auf Drittlösungen zurückgreifen müssen. Für sehr große Portfolios über 1.000 Einheiten oder hochkomplexe Sonderimmobilien stößt das System an seine Grenzen.
Kleine bis mittelgroße WEG-Verwalter (1-500 Einheiten) – Verwaltungen mit überschaubaren bis mittleren Beständen finden in dieser Lösung genau die Funktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Der Fokus liegt auf den Kernprozessen der WEG-Verwaltung ohne unnötigen Ballast. Die kurze Einarbeitungszeit ermöglicht einen schnellen produktiven Einsatz, während die intuitive Bedienung die Akzeptanz bei den Mitarbeitern fördert. Die Skalierbarkeit des Preismodells wächst mit dem Bestand.
Digital-First-Hausverwaltungen – Neugründungen oder Verwaltungen, die konsequent digitalisieren möchten, erhalten eine Cloud-native Lösung ohne historische Altlasten. Die Software ermöglicht die weitgehende Eliminierung papierbasierter Prozesse und bindet Eigentümer über moderne Portale aktiv ein. Die monatlichen Updates und die kontinuierliche Weiterentwicklung garantieren, dass die Lösung mit den technologischen Anforderungen Schritt hält.
WEG-Verwaltungen mit Fokus auf Eigentümerkommunikation – Verwaltungen, bei denen Versammlungen, Abstimmungen und Beschlüsse einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit beanspruchen, profitieren besonders von den durchdachten Workflow-Funktionen. Dokumentierte Zeitersparnisse von 30-50% in diesem Bereich sind realistisch. Die erhöhte Transparenz durch digitale Portale reduziert zudem Rückfragen erheblich und steigert die Mandantenzufriedenheit messbar.
Verwaltungsverbünde mit standardisierten Prozessen – Verwalter, die mehrere Objekte mit einheitlichen Abläufen betreuen, finden in der mandantenfähigen Struktur und den standardisierten WEG-Prozessen eine effiziente Basis für die Mehrfachverwaltung. Die zentrale Datenhaltung und die objektübergreifenden Auswertungsmöglichkeiten unterstützen eine konsistente Verwaltungspraxis über das gesamte Portfolio.
Entscheidende Auswahlkriterien:
WEG-Spezialisierung vs. Generalisten-Software – Die konsequente Fokussierung auf WEG-Verwaltung ist ideal für Verwalter mit diesem Schwerpunkt. Wer auch gewerbliche Großobjekte, Industrie-Immobilien oder komplexe gemischt genutzte Liegenschaften betreut, sollte prüfen, ob die Funktionstiefe ausreicht.
Cloud-Bereitschaft – Die reine Cloud-Lösung setzt voraus, dass keine On-Premise-Pflicht besteht und die Datenhaltung in deutschen Rechenzentren den Compliance-Anforderungen genügt. Verwaltungen mit strikten Lokalisierungsvorgaben müssen dies vorab klären.
Automatisierung vs. Individualität – Der hohe Standardisierungsgrad spart erheblich Zeit, bietet aber weniger Spielraum für sehr spezifische Prozesse oder komplexe Sonderauswertungen. Die Abwägung zwischen Effizienz und Flexibilität ist entscheidend.
Bestandsgröße und Komplexität – Die Software ist optimal für Bestände bis 500 Einheiten ausgelegt. Größere Portfolios oder sehr komplexe Bilanzierungsanforderungen sollten im Rahmen eines Proof of Concept getestet werden, um sicherzustellen, dass die Performance und Funktionalität ausreicht.
Architektur und technologische Grundlage – Die Software basiert auf einer modernen Microservices-Architektur auf Container-Basis (Docker/Kubernetes), die hohe Verfügbarkeit und schnelle Weiterentwicklung ermöglicht. Das Frontend wurde mit aktuellen Web-Frameworks entwickelt, ist vollständig responsive und plattformunabhängig nutzbar. Die RESTful API bildet die Grundlage für Integrationen mit Drittanbietern und individuelle Erweiterungen.
Automatisierungspotenziale im Praxiseinsatz – Dokumentierte Erfahrungswerte zeigen Zeitersparnisse von bis zu 50% bei Versammlungsprozessen durch digitale Workflows. Automatische Buchungsregeln reduzieren manuelle Abrechnungsfehler und verkürzen die Bearbeitungszeiten erheblich. Transparente Eigentümerportale senken die Zahl der Nachfragen um bis zu 70%, was Verwaltungsmitarbeiter entlastet und Mandanten zufriedenstellt.
Funktionale Abgrenzung – Die Software konzentriert sich bewusst auf die Kernprozesse der WEG-Verwaltung. Eine native CAFM-Integration für technisches Gebäudemanagement fehlt ebenso wie umfassende CRM-Funktionen. Die Konsolidierung für sehr große Verwalter mit über 1.000 Einheiten erreicht ihre Grenzen. Das Standard-Reporting deckt die meisten Anforderungen ab, individuelle Analysen erfordern jedoch CSV-Exporte und Weiterverarbeitung in spezialisierten Tools.
Unternehmenshintergrund – Die Maytec IT Services GmbH wurde 2012 gegründet und hat ihren Sitz in Berlin. Geschäftsführer Christoph Mayer bringt PropTech-Erfahrung seit 2008 und einen Hintergrund als praktizierender Hausverwalter mit. Das Team umfasst rund 20 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Support und Beratung. Die agile Entwicklungskultur mit monatlichen Updates basiert auf direktem Kunden-Feedback und kontinuierlicher Verbesserung.
Kundenzufriedenheit und Support – Eine Verlängerungsquote von über 90% nach zwölf Monaten signalisiert nachhaltige Kundenzufriedenheit. Der Support ist werktags von 8 bis 18 Uhr erreichbar, mit durchschnittlichen Reaktionszeiten unter einer Stunde. Ein Online-Campus bietet 24/7-Zugang zu Tutorials und Selbsthilfe-Ressourcen. Regelmäßige Webinare und individuelle Schulungsmöglichkeiten ergänzen das Service-Angebot.
Hosting und Sicherheitsarchitektur – Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren wie AWS Frankfurt oder Hetzner. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt die Übertragung, während Verschlüsselung ruhender Daten die gespeicherten Informationen sichert. DSGVO-konforme Data Processing Agreements nach deutschem und europäischem Recht sind Standard.
Schnittstellen-Ökosystem – Die DATEV-Integration ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern ohne manuelle Datenübertragungen. Banking-APIs für automatisierten Zahlungsverkehr und Kontoabgleich beschleunigen die Finanzprozesse erheblich. DMS-Konnektoren zu Systemen wie DocuWare oder ELO erweitern die Dokumentenverwaltung. Die vollständige API-Dokumentation ermöglicht darüber hinaus individuelle Integrationen.
Systemanforderungen und Plattformunabhängigkeit – Die plattformunabhängige Web-Oberfläche funktioniert in modernen Browsern wie Chrome, Firefox und Edge ohne lokale Installation. Mobile Apps für iOS und Android bieten Zugriff auf Basisfunktionen auch unterwegs. Eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht erforderlich, was sowohl Investitionskosten als auch Wartungsaufwand eliminiert.
Abonnement-Struktur – Das Preismodell basiert auf einem monatlichen Abonnement ab circa 4 Euro pro verwalteter Einheit. Staffelpreise reduzieren die Kosten pro Einheit bei größeren Beständen. Zusätzlich fällt eine einmalige Onboarding-Gebühr für Datenmigration und Schulung an, die je nach Komplexität typischerweise zwischen 1.500 und 5.000 Euro liegt. Individuelle Schnittstellen und Anpassungen werden nach Aufwand berechnet.
Total Cost of Ownership – Da keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich ist, entfallen Investitionen in Server, Lizenzen und Wartungsverträge. Die Automatisierungspotenziale ermöglichen geschätzte Personalkosteneinsparungen von 20-30%. Einsparungen bei Papier, Porto und Mahnkosten können bis zu 80% betragen. Der Break-even wird bei konsequenter Nutzung der Automatisierungsmöglichkeiten nach 9 bis 12 Monaten erreicht.
Preis-Leistungs-Verhältnis – Im Vergleich zu komplexen ERP-Systemen bietet die Software eine schlanke Alternative mit fokussierten Funktionen zu moderaten Kosten. Die Preisstruktur skaliert mit dem Bestand, was besonders für wachsende Verwaltungen vorteilhaft ist. Messbare Erfolge wie kürzere Bearbeitungszeiten, höhere Eigentümerzufriedenheit und geringere Mahnkosten rechtfertigen die Investition in den meisten Fällen innerhalb eines Jahres.
Typischer Migrationsverlauf – Ein Standardprojekt durchläuft folgende Phasen: Kickoff-Meeting zur Klärung der Anforderungen, Datenmapping zwischen Alt- und Neusystem, Schulung der Mitarbeiter und schließlich der Live-Gang. Bei überschaubaren Datenmengen und Standardprozessen ist dieser Ablauf in 3 bis 6 Wochen realisierbar. Über 50 erfolgreiche Migrationen in den letzten zwölf Monaten belegen die Erfahrung des Anbieters in diesem Bereich.
Datenübernahme aus Altsystemen – Standardisierte Import-Tools für gängige Systeme wie Wodis oder Domus sowie Excel-basierte Datenbestände sind vorhanden. Der Anbieter unterstützt beim Datenmapping und der Zuordnung der Felder. Der kritischste Erfolgsfaktor ist die Datenbereinigung im Altsystem – unvollständige oder inkonsistente Daten verlängern das Projekt erheblich. Ausreichend Zeit für diese Vorbereitungsphase einzuplanen ist entscheidend.
Ressourcenbedarf und Change-Management – Auf Kundenseite wird ein interner Projektleiter mit kaufmännischem Verständnis benötigt, der etwa einen halben Personentag pro Woche während der Migration investiert. Bei komplexen Integrationen ist ein technischer Ansprechpartner für Konnektivität und Berechtigungen erforderlich. Die aktive Beteiligung der Geschäftsführung und umfassendes Change-Management sind entscheidend für die Mitarbeiterakzeptanz. Zwei bis drei Schulungstermine für alle Endanwender sollten eingeplant werden.
Zentrale Vorteile:
Intuitive Benutzeroberfläche – Die reduzierte Einarbeitungszeit führt zu schneller Produktivität und hoher Akzeptanz bei Mitarbeitern unterschiedlicher Altersgruppen und IT-Affinität.
Durchgängig digitale WEG-Prozesse – Die native WEMoG-Compliance ohne Workarounds bietet hohe Rechtssicherheit und eliminiert manuelle Medienbrüche zwischen Papier und Digital.
Cloud-native Architektur – Keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich, automatische Updates ohne Ausfallzeiten und hohe Verfügbarkeit durch professionelle Rechenzentren.
Nachweisliche Zeitersparnis – Dokumentierte Effizienzgewinne von 30-50% bei Versammlungsprozessen und deutliche Reduzierung von Routineaufgaben durch Automatisierung.
Hohe Kundenzufriedenheit – Eine Verlängerungsquote von über 90% nach zwölf Monaten spricht für nachhaltigen Mehrwert und gute Produktqualität.
Transparente Eigentümerkommunikation – Moderne Portale reduzieren Nachfragen erheblich und steigern die Mandantenzufriedenheit messbar.
Realistische Herausforderungen:
Datenmigration aus heterogenen Altsystemen – Sorgfältige Vorbereitung und Datenbereinigung sind zeitaufwändig und oft aufwändiger als erwartet.
Standard-Reporting-Grenzen – Individuelle Analyseanforderungen können nicht immer abgedeckt werden, CSV-Exporte und externe Tools werden notwendig.
Fehlende CAFM- und CRM-Integration – Verwaltungen mit Anforderungen an technisches Gebäudemanagement oder umfassendes Kundenbeziehungsmanagement benötigen Drittlösungen.
Skalierungsgrenzen bei sehr großen Portfolios – Für Bestände über 1.000 Einheiten oder sehr komplexe Sonderimmobilien ist die Eignung zu prüfen.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten – Der hohe Standardisierungsgrad bietet weniger Flexibilität für hochspezifische Prozesse als individuell konfigurierbare Systeme.
Abhängigkeit von Cloud-Verfügbarkeit – Internetverbindung ist zwingend erforderlich, Offline-Arbeit ist nicht möglich.
Bei Standardprozessen und überschaubarer Datenmenge sind 3 bis 6 Wochen realistisch. Komplexe Altdatenmigrationen oder eine hohe Objektanzahl können die Dauer verlängern. Der Hauptfaktor ist die Datenbereinigung im Altsystem, nicht die Software-Konfiguration selbst. Eine gründliche Vorbereitung verkürzt die tatsächliche Implementierungsphase erheblich.
Standardisierte Import-Tools für gängige Systeme wie Wodis, Domus und Excel-basierte Datenbestände sind vorhanden. Der Anbieter unterstützt beim Datenmapping und der korrekten Zuordnung. Die Datenbereinigung ist jedoch der kritischste Punkt jeder Migration – ausreichend Zeit hierfür einzuplanen ist entscheidend. Unvollständige oder inkonsistente Daten sollten vor der Migration korrigiert werden.
Ja, die Software wurde von Grund auf nach WEMoG-Vorgaben entwickelt und nicht nachträglich angepasst. Digital signierbare Beschlussvorlagen, rechtssichere Online-Abstimmungen und automatische Protokollierung sind integraler Bestandteil der Systemarchitektur. Die konsequente Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen reduziert das Risiko rechtlicher Fallstricke erheblich.
Der Fokus liegt auf standardisierten WEG-Prozessen, die für die meisten Verwaltungen gut passen. Bei hochspezifischen Workflows oder komplexen Sonderauswertungen stößt das System an Grenzen. Die RESTful API ermöglicht jedoch individuelle Erweiterungen für technisch versierte Anwender oder durch externe Dienstleister. Die Abwägung zwischen Standardisierungsvorteilen und Individualisierungsbedarf ist im Einzelfall zu treffen.
Die Basis liegt bei circa 4 Euro pro verwalteter Einheit und Monat, mit Staffelpreisen bei größeren Beständen. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Gebühr, die typischerweise zwischen 1.500 und 5.000 Euro liegt, abhängig von der Komplexität der Migration. Spezielle Schnittstellen oder Anpassungen werden nach Aufwand berechnet. Die transparente monatliche Skalierung nach Bestandsgröße ermöglicht eine gute Planbarkeit der laufenden Kosten.
Die Hauptrisiken liegen in unvollständiger oder fehlerhafter Datenmigration sowie Mitarbeiter-Widerständen gegen neue Prozesse. Erfolgsfaktoren sind gründliche Planung, ausreichend Zeit für alle Phasen, aktives Change-Management und umfassende Schulung aller Beteiligten. Die Einbindung der Geschäftsführung und klare Kommunikation der Vorteile erhöhen die Akzeptanz erheblich. Ein strukturierter Projektplan mit festen Verantwortlichkeiten minimiert die Risiken.