Nebenkostenabrechnung: Automatische Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach BetrKV mit vordefinierten Verteilerschlüsseln (Personenzahl, Quadratmeter, Verbrauchswerte). Die Software übernimmt Berechnungen, Umlage und Dokumentation – eine Abrechnung ist in 15-20 Minuten fertiggestellt.
SEPA-Lastschriftverfahren: Digitale Mandatsverwaltung mit automatischem Lastschrifteinzug zum Monatsersten. Die Software erstellt SEPA-XML-Dateien für den Bankimport und protokolliert alle Transaktionen lückenlos.
Automatischer Bankabgleich: FinTS/HBCI-Anbindung ermöglicht täglichen Kontoabruf mit automatischer Zuordnung von Zahlungseingängen zu Mietern und Objekten. Offene Posten werden in Echtzeit aktualisiert.
Steuer-Export: Direktübertragung aller Vermietungsdaten in WISO Steuer – Einnahmen, Ausgaben, AfA-Beträge und Nebenkostenabrechnungen werden strukturiert für Anlage V aufbereitet.
Mieterverwaltung: Zentrale Datenpflege mit Vertragshistorie, Kontaktdaten, Dokumentenarchiv und Kommunikationsprotokoll. Jeder Mieter erhält ein digitales Dossier mit allen relevanten Informationen.
Mietanpassungs-Rechner: Automatische Berechnung von Index- und Staffelmieten nach gesetzlichen Vorgaben. Die Software erkennt Anpassungszeitpunkte und erstellt Mieterhöhungsschreiben mit Fristen-Überwachung.
Automatisiertes Mahnwesen: Konfigurierbare Mahnstufen mit automatischem Versand bei Zahlungsverzug. Mahnsperren für Sonderfälle und individuelle Zahlungsvereinbarungen sind integriert.
Controlling-Dashboard: Echtzeit-Übersicht zu Cashflow, Soll-Ist-Vergleich, Leerstandsquoten und Rentabilität je Objekt. Die Kennzahlen werden grafisch aufbereitet und können nach Zeiträumen gefiltert werden.
Budgetplanung: Verwaltung von Instandhaltungsrücklagen mit Prognoserechnungen für Sanierungsmaßnahmen. Die Software warnt bei Unterschreitung definierter Reserven.
Dokumentenmanagement: Digitales Archiv für Verträge, Rechnungen, Protokolle und Korrespondenz mit Volltextsuche. Dokumente werden automatisch den jeweiligen Objekten und Mietern zugeordnet.
Reporting-Funktionen: Vorkonfigurierte Reports zu Liquidität, Mieteinnahmen, Leerstand und Instandhaltung. Export nach Excel, CSV und PDF für Weiterverarbeitung oder Steuerberater.
Rollenverwaltung: Abgestufte Zugriffsrechte für Mitarbeiter – vom reinen Leserecht bis zur vollständigen Verwaltung. Jede Aktion wird protokolliert und ist nachvollziehbar.
Cloud-Zugriff: Browserbasierte Anwendung ohne Installation – funktioniert auf Windows, macOS, Linux sowie auf Tablets und Smartphones. Automatische Backups und Updates sind inklusive.
Steuer-Integration als Alleinstellungsmerkmal – Die nahtlose Verbindung mit WISO Steuer unterscheidet diese Software fundamental von Wettbewerbern. Alle Vermietungseinnahmen und -ausgaben werden per Knopfdruck strukturiert in die Steuererklärung übertragen. Für private Vermieter, die ohnehin WISO Steuer nutzen, entfällt die doppelte Datenpflege komplett. Die Software erkennt steuerlich relevante Vorgänge automatisch und ordnet sie den korrekten Positionen in Anlage V zu. Diese Integration spart nicht nur mehrere Stunden Arbeit pro Jahr, sondern minimiert auch Übertragungsfehler, die bei manueller Übernahme aus Excel-Listen regelmäßig auftreten. Besonders bei mehreren Objekten mit unterschiedlichen AfA-Sätzen und gemischt genutzten Konten zeigt sich der Mehrwert dieser Automatisierung.
Rechtssicherheit durch kontinuierliche Aktualisierung – Die Software bildet die Betriebskostenverordnung vollständig ab und überwacht automatisch alle gesetzlichen Fristen für Nebenkostenabrechnungen, Mieterhöhungen und Kündigungsfristen. Quartalsweise Updates sorgen dafür, dass rechtliche Änderungen – etwa bei Modernisierungsumlagen oder Indexmietanpassungen – zeitnah eingepflegt werden. Die Textbausteine für Mieterhöhungen, Kündigungen und Abrechnungen entsprechen stets der aktuellen Rechtsprechung. Für Vermieter ohne juristische Fachkenntnisse bedeutet das ein erhebliches Maß an Absicherung gegenüber selbst formulierten Schreiben. Die Software warnt aktiv vor Fristablauf und verhindert so kostspielige Versäumnisse bei zeitkritischen Vorgängen.
Enterprise-Sicherheit zum Einstiegspreis – ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, vollständige DSGVO-Konformität, verschlüsselte Datenübertragung und automatische Backups sind Sicherheitsstandards, die normalerweise nur professionelle Hausverwaltungssoftware im vierstelligen Jahrespreis-Bereich bietet. WISO Vermieter-Web macht diese Infrastruktur für private Vermieter zugänglich. Die Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert, was für Vermieter mit strengen Datenschutzanforderungen entscheidend sein kann. Die monatlichen Backups mit Wiederherstellungsoption bis 30 Tage zurück schützen vor Datenverlust durch Bedienungsfehler oder technische Probleme. Für Kleinvermieter, die selbst keine IT-Expertise haben, ist diese professionelle Infrastruktur ohne eigenen Wartungsaufwand ein wesentlicher Vorteil.
Einschränkungen – Die konsequente Ausrichtung auf private Vermieter hat strukturelle Grenzen zur Folge. Für WEG-Verwaltung fehlen spezialisierte Module wie Eigentümerversammlungs-Protokolle, Beschlusssammlungen und § 28 WEG-Abrechnungen vollständig. Eine offene API für Integrationen mit CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware oder BI-Tools steht nicht zur Verfügung – Datenaustausch erfolgt ausschließlich über CSV-Export. Die Anpassbarkeit ist bewusst begrenzt: Custom-Felder, individuelle Workflows oder selbst konfigurierbare Abrechnungslogiken sind nicht vorgesehen. Ab etwa 200-250 Einheiten berichten Anwender von Performance-Einbußen bei umfangreichen Reports. Diese Einschränkungen sind das Resultat der Fokussierung auf Benutzerfreundlichkeit für die Kernzielgruppe – professionelle Hausverwalter mit komplexen Anforderungen finden in spezialisierten HV-Systemen passendere Lösungen.
Private Vermieter mit 1-50 Wohneinheiten finden hier eine Software, die ohne IT-Vorkenntnisse bedienbar ist und dennoch professionelle Automatisierung bietet. Die direkte Steueranbindung amortisiert die Kosten bereits durch eine eingesparte Stunde Arbeit bei der Steuererklärung. Besonders Vermieter, die bisher mit Excel-Listen arbeiten und ihre Verwaltung professionalisieren möchten, profitieren von der geringen Einstiegshürde. Der niedrige monatliche Beitrag eliminiert das Investitionsrisiko – bereits ab 5-10 Einheiten liegt der Break-Even nach etwa 12 Monaten gegenüber manueller Verwaltung. Die automatisierten Nebenkostenabrechnungen sparen pro Einheit etwa 30-45 Minuten Arbeitszeit, was bei 20 Wohnungen bereits 10-15 Stunden jährlich entspricht.
Nebenerwerbsvermieter und Selbstverwalter, die ihre Immobilien neben dem Hauptberuf verwalten, gewinnen durch die Cloud-Lösung zeitliche und örtliche Flexibilität. Das automatisierte Mahnwesen und SEPA-Lastschriftverfahren reduzieren den laufenden Verwaltungsaufwand auf wenige Stunden pro Monat. Die mobile Nutzung ermöglicht schnelle Reaktionen bei Mieteranfragen oder Handwerkerkoordinierung auch unterwegs. Für diese Zielgruppe ist die Zeitersparnis oft wichtiger als Kosteneinsparung – die Software ermöglicht professionelle Vermietung ohne Vernachlässigung des Hauptberufs oder übermäßige Abendarbeit.
Kleine Hausverwaltungsbüros bis 150 Einheiten können mit dieser Lösung ihre Prozesse standardisieren und gleichzeitig Kosten kontrollieren. Die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand. Die Rollenverwaltung ermöglicht arbeitsteilige Organisation mit klaren Zuständigkeiten. Für Büros mit 2-4 Mitarbeitern bietet die Software ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis gegenüber professionellen HV-Systemen, die oft bei 1.500+ Euro Jahreskosten beginnen. Die monatliche Kündbarkeit gibt Flexibilität für wachsende Büros, die perspektivisch auf umfangreichere Lösungen umsteigen möchten.
Umsteiger von Excel-Listen und Papierordnern finden hier eine ideale Gateway-Lösung zur digitalen Verwaltung. Die Excel-Import-Templates erleichtern die Datenübernahme erheblich. Die Software führt strukturiert durch alle Verwaltungsaufgaben und reduziert so die Fehleranfälligkeit unvollständiger manueller Prozesse. Für Vermieter, die durch Erbschaften oder Zukäufe ihr Portfolio erweitern und nun professionellere Strukturen benötigen, ist diese Lösung ein praktikabler erster Schritt ohne Überforderung durch Funktionsumfang.
Entscheidende Auswahlkriterien:
WISO Vermieter-Web ist eine cloudbasierte Verwaltungslösung, die speziell für private Vermieter und kleine Hausverwaltungen entwickelt wurde. Die Software konzentriert sich auf die Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben – von der Nebenkostenabrechnung über das Mahnwesen bis zur Steueraufbereitung. Im Gegensatz zu universellen Hausverwaltungssystemen, die alle Verwaltungsformen abdecken, fokussiert sich diese Lösung ausschließlich auf Mietverwaltung und verzichtet bewusst auf WEG-Funktionalität.
Die Automatisierung als Kernkonzept durchzieht alle Bereiche der Software. Der automatische Bankabgleich über FinTS/HBCI ordnet Zahlungseingänge ohne manuelle Buchung den jeweiligen Mietern zu. Das SEPA-Lastschriftverfahren zieht Mieten termingenau ein und reduziert Zahlungsausfälle. Das Mahnwesen startet automatisch bei Zahlungsverzug. Diese Automatismen reduzieren den manuellen Buchungsaufwand nach Angaben von Anwendern um bis zu 90 Prozent gegenüber Excel-basierter Verwaltung. Die Zeitersparnis bei Nebenkostenabrechnungen liegt im Durchschnitt bei 60-70 Prozent – eine komplexe Abrechnung mit Verbrauchswerten ist in 15-20 Minuten fertiggestellt.
Der bewusste Trade-off zwischen Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit prägt die Architektur. Die Software bietet keine Custom-Felder für spezielle Datenanforderungen, keine frei konfigurierbaren Workflows für individuelle Prozesse und keine Schnittstellen für Drittsysteme. Stattdessen arbeitet sie mit standardisierten Prozessen, die auf Best Practices der Mietverwaltung basieren. Für die Zielgruppe der privaten Vermieter ist diese Einschränkung meist irrelevant – die vorkonfigurierten Prozesse decken 95 Prozent der typischen Anforderungen ab. Professionelle Verwalter mit komplexen Sonderanforderungen stoßen hingegen schnell an Grenzen.
Buhl Data Service ist seit über 30 Jahren im Markt für Finanzsoftware etabliert und bekannt durch die WISO-Produktfamilie. Als Marktführer im Bereich Steuersoftware für Privatanwender bringt das Unternehmen fundierte Expertise in steuerliche Zusammenhänge mit – ein entscheidender Vorteil für die Vermietungssoftware. Die Erfahrung aus Millionen Installationen der WISO Steuer-Software fließt in die nahtlose Integration beider Systeme ein.
Die Cloud-Strategie mit deutschen Rechenzentren zeigt die Anpassung an moderne Anforderungen bei gleichzeitiger Berücksichtigung deutscher Datenschutzmentalität. Die ISO 27001-Zertifizierung der verwendeten Rechenzentren und die vollständige DSGVO-Konformität schaffen Vertrauen bei sicherheitsbewussten Anwendern. Die kontinuierliche Weiterentwicklung in agilen Release-Zyklen mit Integration von Kundenfeedback spricht für eine langfristig orientierte Produktstrategie. Die durchschnittliche Kundenbindung von über drei Jahren deutet auf hohe Zufriedenheit in der Zielgruppe hin.
Die Cloud-Architektur basiert auf modernen Microservices, die unabhängig voneinander skalieren können. Die Anwendung läuft vollständig im Browser ohne lokale Installation – unterstützt werden alle gängigen Browser ab Chrome 90, Firefox 88, Safari 14 und Edge 90. Das responsive Design passt sich automatisch an Bildschirmgrößen von Smartphones, Tablets und Desktop-Monitoren an. Die Datenhaltung erfolgt in redundanten Datenbanken mit automatischen Backups alle 24 Stunden und einer Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen.
Die FinTS/HBCI-Schnittstelle für den automatischen Bankabgleich ist nach deutschem Standard implementiert und funktioniert mit allen Banken, die dieses Protokoll unterstützen – das umfasst nahezu alle deutschen Kreditinstitute. Die Verbindung erfolgt verschlüsselt mit TAN-Verfahren nach PSD2-Vorgaben. Zahlungseingänge werden täglich abgerufen und algorithmisch den offenen Posten zugeordnet. Die Zuordnungslogik arbeitet mit Fuzzy-Matching bei Verwendungszwecken und erreicht eine Automatisierungsquote von etwa 85-90 Prozent – die verbleibenden Zahlungen müssen manuell zugewiesen werden.
Die kritische Integrationslücke ist das Fehlen einer offenen API. Während WISO Steuer direkt angebunden ist, müssen Daten für externe Systeme über CSV-Export ausgetauscht werden. Für Verwalter, die CRM-Systeme für Mieterbetreuung, spezialisierte Buchhaltungssoftware oder Business-Intelligence-Tools einsetzen, bedeutet das manuelle Zwischenschritte. Die fehlende API ist auch bei einem späteren Wechsel zu komplexerer Software problematisch – Datenmigration erfolgt über CSV-Files und erfordert erheblichen manuellen Aufwand für Datenbereinigung und -zuordnung.
Die Preisstruktur folgt einem transparenten Abo-Modell ohne versteckte Kosten. Der Premium-Tarif liegt bei etwa 19,90 Euro monatlich und erlaubt die Verwaltung unbegrenzter Einheiten. Eine kostenlose Testphase von 30 Tagen ermöglicht risikofreies Ausprobieren mit vollem Funktionsumfang. Die monatliche Kündigungsfrist gibt maximale Flexibilität – es gibt keine Mindestvertragslaufzeit und keine Einrichtungsgebühren.
Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre: Bei durchgehender Nutzung ergeben sich Kosten von etwa 720 Euro. Verglichen mit professioneller Hausverwaltungssoftware, die oft bei 1.000+ Euro jährlich startet, oder der Beauftragung externer Dienstleister für Nebenkostenabrechnungen (50-80 Euro pro Einheit), amortisiert sich die Software schnell. Bereits ab 5-10 verwalteten Einheiten liegt der Break-Even nach etwa 12 Monaten, wenn man die Zeitersparnis bei Nebenkostenabrechnungen monetär bewertet.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist besonders attraktiv für die Zielgruppe privater Vermieter. Enterprise-Features wie ISO-zertifizierte Infrastruktur, automatische Backups und professionelle Rechtssicherheit durch quartalsweise Updates sind zu diesem Preis außergewöhnlich. Die Skalierung ist kostenseitig unproblematisch – ob 10 oder 150 Einheiten verwaltet werden, der Preis bleibt konstant. Für wachsende Portfolios entfallen die bei lizenzkostenbasierten Systemen üblichen Preissprünge bei Erreichen bestimmter Einheitengrenzen.
Der Einstieg für Neuanwender ist niedrigschwellig gestaltet. Von der Registrierung bis zur ersten Nutzung vergehen 15-30 Minuten. Die Software führt durch einen Einrichtungsassistenten, der Objekte, Mieter und Bankverbindungen abfragt. Für Vermieter, die von Excel-Listen umsteigen, stehen Import-Templates bereit, die die Datenübernahme strukturieren. Die vollständige Einrichtung mit Übertragung historischer Daten benötigt etwa 1-3 Arbeitstage, abhängig von Portfoliogröße und Datenqualität.
Die kritische Phase bei der Datenmigration ist die Aufbereitung von Bestandsdaten. Excel-Importe funktionieren zuverlässig, wenn die Quelldaten den Template-Vorgaben entsprechen. Problematisch wird es bei unstrukturierten Daten aus Papierarchiven oder heterogenen Excel-Tabellen ohne einheitliches Schema. Hier ist manuelle Datenbereinigung notwendig. Besonders aufwendig ist die Übernahme von Nebenkostenabrechnungen aus Vorjahren – diese müssen oft manuell nacherfasst werden, wenn sie für Vergleichszwecke benötigt werden. Für den Direktimport aus professioneller Hausverwaltungssoftware wie Domus oder Haufe gibt es keine automatisierten Lösungen – hier ist CSV-Export aus dem Altsystem und anschließende manuelle Aufbereitung nötig, was 4-8 Stunden Aufwand bedeuten kann.
Das Exit-Szenario sollte bei der Entscheidung bedacht werden. Ein späterer Wechsel zu komplexerer Hausverwaltungssoftware ist durch die fehlende API erschwert. Der Datenexport erfolgt über CSV-Dateien, die manuell in das Zielsystem importiert werden müssen. Dokumentenarchive müssen separat exportiert und neu zugeordnet werden. Besonders die Übertragung historischer Abrechnungen mit allen Buchungsdetails ist aufwendig. Vermieter sollten WISO Vermieter-Web daher als mittel- bis langfristige Lösung betrachten – für Portfolios, die absehbar auf über 250 Einheiten wachsen oder WEG-Verwaltung umfassen werden, empfiehlt sich von Anfang an ein System mit Migrationspfaden.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Lizenz erlaubt unbegrenzte Einheiten, die praktische Obergrenze liegt jedoch bei etwa 150-250 Einheiten. Ab dieser Größenordnung berichten Anwender von spürbaren Performance-Einbußen bei komplexen Reports und Sammelaktionen. Für optimal flüssiges Arbeiten empfehlen sich bis 150 Einheiten. Die Grenze hängt auch von der Komplexität ab – einfache Wohnungen mit Pauschalmieten sind weniger systembelastend als gemischt genutzte Objekte mit differenzierten Abrechnungen.
Nein, die Software ist ausschließlich für Mietverwaltung konzipiert. Module für Eigentümerversammlungen, Beschlussverwaltung, § 28 WEG-Abrechnungen oder Instandhaltungsrücklagen nach WEG fehlen komplett. Verwalter von Eigentümergemeinschaften benötigen spezialisierte WEG-Software wie Domus, Haufe Verwalter oder vergleichbare Systeme. Auch die parallele Verwaltung von Mietobjekten und WEGs in einem System ist nicht möglich.
Nein, WISO Vermieter-Web ist eine reine Cloud-Lösung ohne Offline-Funktionalität. Alle Daten liegen auf Servern in deutschen Rechenzentren und sind nur über Internetverbindung zugänglich. Eine stabile Verbindung ist zwingende Voraussetzung für alle Verwaltungsaufgaben. Für Vermieter, die in Objekten ohne zuverlässiges Internet arbeiten oder bewusst auf Cloud-Lösungen verzichten möchten, ist die Software ungeeignet.
Nach Jahresabschluss in WISO Vermieter-Web können alle Vermietungsdaten per Knopfdruck in WISO Steuer übertragen werden. Die Software strukturiert Einnahmen, Werbungskosten, AfA-Beträge und Nebenkostenabrechnungen automatisch für Anlage V. Die Übernahme erfolgt objektweise, sodass mehrere Immobilien separat in der Steuererklärung erscheinen. Manuelle Anpassungen sind weiterhin möglich, die Grunddaten sind jedoch bereits korrekt zugeordnet. Diese Integration funktioniert nur mit WISO Steuer – andere Steuerprogramme müssen per CSV-Export bedient werden.
Die Daten werden in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS, gespeicherte Daten liegen ebenfalls verschlüsselt vor. Automatische Backups erfolgen täglich mit Aufbewahrung für 30 Tage. Die Software ist vollständig DSGVO-konform zertifiziert. Buhl Data Service unterliegt als deutsches Unternehmen deutschem Datenschutzrecht. Für private Vermieter erfüllt diese Infrastruktur die Anforderungen an sichere Datenhaltung von Mieterdaten vollumfänglich.
Die Daten können über CSV-Export extrahiert werden – getrennte Dateien für Objekte, Mieter, Verträge, Buchungen und Dokumente. Diese müssen manuell in das Zielsystem importiert werden, was je nach Zielformat 6-12 Stunden Aufwand bedeuten kann. Historische Nebenkostenabrechnungen mit allen Details müssen oft manuell übertragen werden. Das Dokumentenarchiv wird als ZIP-Datei exportiert und muss neu organisiert werden. Ein direkter Migrationspfad zu anderer Hausverwaltungssoftware existiert nicht. Vermieter sollten daher den Wechsel als mittelfristige Bindung von 3-5 Jahren kalkulieren.
