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Kommunikation & Organisation:
Auswertung & Mobile Arbeit:
API-first-Architektur mit GraphQL-Technologie ermöglicht Proper einen deutlichen Vorsprung bei individuellen Integrationen. Anders als herkömmliche REST-Schnittstellen erlaubt GraphQL präzise Datenabfragen nach tatsächlichem Bedarf. Entwickler können genau die Informationen abrufen, die für ihre Automatisierung oder ihr Reporting benötigt werden – ohne unnötigen Datenballast oder mehrfache Anfragen. Diese technologische Entscheidung macht die Software besonders attraktiv für Verwaltungen, die eigene Prozesse automatisieren oder Proper mit spezialisierten Drittlösungen verbinden möchten.
Echte Offline-Fähigkeit der nativen Mobile Apps unterscheidet Proper von den meisten Wettbewerbern am Markt. Die iOS- und Android-Apps sind keine abgespeckten mobilen Ansichten, sondern vollwertige Arbeitsumgebungen. Objektbegehungen, Abnahmeprotokolle oder Mängeldokumentation können komplett ohne Internetverbindung erfasst werden – die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Diese Funktionalität bewährt sich besonders bei Kellerräumen, Tiefgaragen oder ländlichen Objekten mit schlechter Mobilfunkabdeckung.
Microservices-Architektur mit kontinuierlichen Updates garantiert technologische Aktualität ohne Betriebsunterbrechungen. Die Container-basierte Infrastruktur (Docker/Kubernetes) ermöglicht es dem Entwicklungsteam, regelmäßig – oft wöchentlich – neue Funktionen und Verbesserungen auszurollen. Das System bleibt dabei durchgehend verfügbar, Wartungsfenster sind nicht erforderlich. Die modulare Architektur sorgt zudem für optimale Skalierbarkeit, wenn Ihr Portfolio wächst oder sich Ihre Anforderungen verändern.
ISO 27001-zertifizierte Sicherheit mit deutschen Rechenzentren bietet maximale Datensicherheit nach aktuellem Standard. Die Zertifizierung und DSGVO-Konformität werden durch regelmäßige externe Audits bestätigt. Alle Daten liegen in AWS-Rechenzentren auf deutschem Boden, die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+), und Zwei-Faktor-Authentifizierung ist standardmäßig verfügbar. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten prüfen die Systemsicherheit kontinuierlich.
Einschränkungen sind bei aller technologischen Modernität dennoch zu beachten: Proper ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar – eine On-Premise-Installation ist nicht möglich. Das Reporting beschränkt sich aktuell auf Standardauswertungen; komplexe Ad-hoc-Analysen oder konfigurierbare Business-Intelligence-Dashboards fehlen noch. Für Verwaltungen mit hohen Anforderungen an individuelles Reporting oder zwingender On-Premise-Strategie stellt dies ein relevantes Ausschlusskriterium dar.
Wachsende KMU-Hausverwaltungen mit 50-500 Einheiten profitieren besonders von Proper. Diese Betriebe befinden sich typischerweise in der Phase, in der Excel-Listen und dezentrale Ablage an ihre Grenzen stoßen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich und ermöglicht eine schnelle Produktivität ohne wochenlange Schulungen. Die überschaubaren Einstiegskosten machen den Umstieg auf professionelle Software auch ohne großes IT-Budget möglich.
WEG-Verwalter mit hohem Abrechnungsvolumen finden in Proper einen starken Partner für die Automatisierung zeitintensiver Prozesse. Die automatisierte Nebenkostenabrechnung mit direkter Übernahme von Verbrauchswerten und das transparente Eigentümerportal reduzieren Rückfragen spürbar. Verwaltungen, die jährlich hunderte Abrechnungen erstellen, können hier signifikante Zeitgewinne realisieren und sich auf beratende Tätigkeiten konzentrieren.
Digital-affine Verwaltungen mit Integrationsbedarf schöpfen das volle Potenzial der GraphQL-API aus. Wenn Sie bereits moderne Tools wie Zapier, Make oder eigene Skripte nutzen oder mit spezialisierten Dienstleistern für Energiemanagement, Buchhaltung oder Marketing arbeiten, ermöglicht Proper flexible Automatisierungen. Die technologische Offenheit geht deutlich über Standard-Schnittstellen hinaus und erlaubt maßgeschneiderte Workflows, die bei etablierten Anbietern so nicht umsetzbar wären.
Familiengeführte Verwaltungen im Generationswechsel erleben beim Übergang auf jüngere Führungskräfte oft eine Diskrepanz zwischen gewohnten und modernen Arbeitsweisen. Proper bietet hier den idealen Kompromiss: überschaubarer Umstellungsaufwand bei gleichzeitig zeitgemäßer User Experience und mobilem Arbeiten. Die Cloud-Lösung ermöglicht zudem flexibles Arbeiten im Homeoffice – ein Aspekt, der für nachkommende Generationen zunehmend wichtiger wird.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Durchgängig automatisierte Standardprozesse bilden das Herzstück von Proper. Die Software eliminiert systematisch manuelle Excel-Listen, Papierablage und wiederkehrende Routineaufgaben. Von der initialen Mietvertragsanlage über die jährliche Nebenkostenabrechnung bis zum mehrstufigen Mahnwesen laufen die Prozesse weitgehend automatisch ab. Der intelligente Zahlungsabgleich ordnet Bankumsätze automatisch den offenen Forderungen zu, Kündigungsfristen werden proaktiv gemeldet, und Abrechnungen lassen sich per Knopfdruck erstellen und versenden. Diese Automatisierung spart nicht nur täglich spürbar Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen durch manuelle Dateneingaben.
Modularer Aufbau nach individuellem Bedarf charakterisiert die Produktstrategie. Verwaltungen zahlen ausschließlich für die Module, die sie tatsächlich nutzen – ob Nebenkostenabrechnung, Dokumentenmanagement, Mieterportal oder spezialisierte WEG-Funktionen. Diese Flexibilität ermöglicht einen schrittweisen Einstieg: Viele Kunden starten mit Basisfunktionen und erweitern nach erfolgreicher Einführung sukzessive um weitere Module. Die Bausteine lassen sich ohne Systemunterbrechung aktivieren, sodass die Software mit wachsenden Anforderungen mitwachsen kann.
Mobile-First-Philosophie für moderne Arbeitsweisen prägt die Entwicklung seit Beginn. Die nativen Apps für iOS und Android sind keine nachträglichen Ergänzungen, sondern vollwertige Arbeitsumgebungen mit durchdachter Bedienung für Touchscreens. Objektbetreuer können vor Ort Mängel fotografieren, kategorisieren und direkt Handwerkern zuweisen – auch in Kellerräumen ohne Mobilfunkempfang dank echter Offline-Funktionalität. Abnahmeprotokolle, Übergabeformulare oder Besichtigungsnotizen werden strukturiert digital erfasst und später automatisch mit dem Hauptsystem synchronisiert. Diese mobile Arbeitsfähigkeit entspricht den Erwartungen jüngerer Mitarbeiter und reduziert medienbrüche zwischen Objektbesuch und Bürotätigkeit.
Die halloproper GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2019 gegründet und positioniert sich als moderner PropTech-Akteur im Hausverwaltungsmarkt. Mit etwa 50 Mitarbeitern (Stand 2024) konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf Cloud-Software für die Immobilienverwaltung. Anders als diversifizierte Softwarehäuser oder Traditionsanbieter mit breitem Produktportfolio fokussiert halloproper seine gesamten Ressourcen auf die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser einen Plattform.
Agile Entwicklungsmethodik mit direktem Kundenfeedback prägt die Produktentwicklung. Das Team arbeitet in zweiwöchigen Scrum-Sprints und bezieht Anwender aktiv in die Gestaltung neuer Funktionen ein. Quartalsweise Reviews, Kundenworkshops und ein öffentliches Feature-Request-Board sorgen dafür, dass Entwicklungsprioritäten an realen Praxisbedürfnissen ausgerichtet werden. Diese Nähe zu Anwendern ermöglicht schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen oder regulatorische Anforderungen – allerdings fehlt dem jungen Unternehmen die jahrzehntelange Marktpräsenz etablierter Wettbewerber.
Jeder Neukunde erhält während der Implementierungsphase einen dedizierten Onboarding-Manager, der durch Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulungen begleitet. Der deutschsprachige Support ist werktags von 9 bis 17 Uhr per Ticket-System und Telefon erreichbar. Die Reaktionszeiten werden in den Servicevereinbarungen festgelegt, wobei kritische Systemprobleme priorisiert behandelt werden.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation bildet die technische Grundlage. Proper läuft vollständig in modernen Webbrowsern (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und benötigt keine Desktop-Software oder lokale Server. Die Microservices-Architektur basiert auf Container-Technologie (Docker/Kubernetes) und wird in AWS-Rechenzentren auf deutschem Boden betrieben. Diese moderne Infrastruktur garantiert hohe Verfügbarkeit (typischerweise >99,5% Uptime), ermöglicht Updates ohne Betriebsunterbrechung und skaliert automatisch bei steigender Last oder wachsendem Datenvolumen.
Die GraphQL-API als zentrales Integrations-Herzstück unterscheidet Proper technologisch von den meisten Wettbewerbern. Anders als traditionelle REST-Schnittstellen, bei denen vordefinierte Endpunkte feste Datenstrukturen zurückgeben, erlaubt GraphQL präzise Abfragen nach tatsächlichem Bedarf. Entwickler können in einer einzigen Anfrage genau die benötigten Felder aus verschiedenen Datenquellen abrufen – ohne Over- oder Underfetching. Die umfassende API-Dokumentation mit interaktivem Explorer erleichtert die Implementierung eigener Integrationen erheblich. Diese technologische Offenheit macht Proper besonders attraktiv für Verwaltungen mit individuellen Automatisierungsanforderungen.
Standardintegrationen und Sicherheitsstandards decken die wichtigsten Basisanforderungen ab. Die DATEV-Anbindung ermöglicht bidirektionalen Austausch von Buchungsdaten und Stamminformationen, sodass bestehende Buchhaltungsstrukturen nahtlos weitergenutzt werden können. Die PSD2-konforme Banking-Integration verbindet sich direkt mit deutschen Banken für automatischen Zahlungsabgleich. Auf Sicherheitsebene kommen TLS 1.2+ Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen zum Einsatz. Regelmäßige externe Penetrationstests und die ISO 27001-Zertifizierung bestätigen die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
Das einheitenbasierte Abo-Modell berechnet die monatlichen Lizenzkosten nach der Anzahl verwalteter Wohn- oder Gewerbeeinheiten. Die typische Preisspanne liegt zwischen 1,50 € und 3,00 € pro Einheit und Monat, abhängig von Portfoliogröße und gebuchten Modulen. Die Mindestabnahme liegt bei 50 Einheiten, wodurch sich monatliche Grundkosten von mindestens 75-150 € ergeben. Zusätzliche Module wie erweitertes Reporting, WEG-Funktionen oder Premium-Support können optional hinzugebucht werden und erhöhen den Einheitenpreis entsprechend.
Eine einmalige Setup-Gebühr zwischen 1.000 und 3.000 € deckt die initiale Systemeinrichtung, Datenmigration und Grundschulung ab. Die genaue Höhe hängt von der Komplexität der Altdaten, der Anzahl zu migrierender Objekte und dem gewünschten Schulungsumfang ab. Im Vergleich zu etablierten On-Premise-Lösungen mit Lizenzkosten im fünfstelligen Bereich plus jährlichen Wartungsverträgen sind die Einstiegshürden deutlich niedriger. Auch IT-Infrastrukturkosten für Server, Backups oder IT-Personal entfallen vollständig.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis rechtfertigt sich primär über Automatisierungsgewinne. Proper verspricht 20% Zeitersparnis bei Nebenkostenabrechnungen und 15% weniger Rückfragen durch verbesserte Transparenz. Bei einer mittelgroßen Verwaltung mit 200 Einheiten und monatlichen Kosten von etwa 400-500 € amortisieren sich die Investitionen bereits, wenn dadurch ein halber Mitarbeitertag pro Woche eingespart wird. Bei konsequenter Nutzung der Automatisierungsfunktionen und entsprechender Prozessanpassung ist ein Return on Investment nach 6-12 Monaten realistisch – vorausgesetzt, die eingesparte Zeit wird tatsächlich produktiv genutzt oder ermöglicht Portfoliowachstum ohne Personalaufstockung.
Der standardisierte Onboarding-Prozess gliedert sich typischerweise in vier Phasen über 4-6 Wochen. Nach einem Kick-off-Workshop zur Bedarfsklärung erfolgt die technische Datenmigration per CSV-Import oder direkte DATEV-Schnittstelle. Parallel wird das System konfiguriert – Nutzerrollen, Vorlagen, Workflows und Schnittstellen werden eingerichtet. In der Schulungsphase werden Mitarbeiter in mehreren Sessions mit der Software vertraut gemacht, bevor ein betreuter Go-Live mit ausgewählten Pilotobjekten den Echtbetrieb startet. Bei größeren Portfolios über 500 Einheiten oder komplexen Datenstrukturen sollten realistisch 2-4 Monate eingeplant werden.
Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand. Die größte Herausforderung liegt erfahrungsgemäß nicht in der technischen Übertragung, sondern in der Bereinigung von Altdaten. Inkonsistente Adressformate, unvollständige Vertragsinformationen, fehlende Zuordnungen zwischen Mietern und Einheiten oder historisch gewachsene Sonderlösungen in Excel-Listen verzögern den Prozess erheblich. Eine gründliche Datenvorbereitung bereits vor Projektstart – idealerweise mit Unterstützung durch Propers Onboarding-Team – ist hier entscheidend. Verwaltungen sollten mindestens 2-4 Wochen für die Datenbereinigung im Altsystem reservieren.
Change-Management nicht unterschätzen sollten Entscheider bei der Zeitplanung. Der Umstieg auf moderne Cloud-Software bedeutet oft eine grundlegende Veränderung gewohnter Arbeitsabläufe. Langjährige Mitarbeiter, die jahrzehntelang mit bestimmten Prozessen gearbeitet haben, benötigen Zeit und Unterstützung für die Umstellung. Top-Management-Unterstützung, frühzeitige Einbindung aller betroffenen Mitarbeiter, umfassende Schulungen und die Benennung interner Champions sind kritische Erfolgsfaktoren. Proper stellt zwar umfangreiche Schulungsmaterialien und Video-Tutorials bereit, doch die interne Akzeptanz und Motivation müssen hausgemacht sein. Verwaltungen mit sehr technikskeptischen Teams sollten zusätzliche Zeit für Gewöhnung und interne Überzeugungsarbeit einplanen.
Vorteile:
Drastische Zeitersparnis durch Automatisierung – Wiederkehrende Aufgaben wie Nebenkostenabrechnungen, Mahnläufe oder Zahlungsabgleich laufen weitgehend ohne manuelle Eingriffe. Das schafft Freiraum für wertschöpfende Beratungstätigkeiten und reduziert monotone Routinearbeit erheblich.
Intuitive Benutzeroberfläche senkt Einarbeitungszeit – Die moderne, aufgeräumte Bedienoberfläche ermöglicht auch weniger technikaffinen Mitarbeitern einen vergleichsweise schnellen Einstieg. Jüngere Teammitglieder schätzen die zeitgemäße User Experience, die sich an Consumer-Apps orientiert.
Zukunftssicher durch kontinuierliche Innovation – Die agile Entwicklung mit wöchentlichen bis zweiwöchentlichen Updates sorgt dafür, dass die Software technologisch am Puls der Zeit bleibt. Neue gesetzliche Anforderungen oder Marktentwicklungen fließen zeitnah ein, ohne dass Kunden auf große Versions-Updates warten müssen.
Flexible API ermöglicht individuelle Automatisierungen – Die GraphQL-Schnittstelle bietet deutlich mehr Integrationsmöglichkeiten als Standard-REST-APIs. Verwaltungen mit technischem Know-how oder entsprechenden Dienstleistern können maßgeschneiderte Workflows aufbauen, die bei Wettbewerbern so nicht umsetzbar wären.
Echte mobile Arbeitsfähigkeit ohne Einschränkungen – Die nativen Apps mit Offline-Funktionalität ermöglichen produktives Arbeiten vor Ort am Objekt, unabhängig von Internetverfügbarkeit. Medienbrüche zwischen Außendienst und Büro werden eliminiert.
Transparente Eigentümer- und Mieterkommunikation – Die integrierten Portale mit Dokumentenzugriff und Nachrichtenfunktion reduzieren Rückfragen und Telefonanrufe spürbar. Abrechnungen und Verträge sind jederzeit einsehbar, was Vertrauen schafft und die Verwaltung entlastet.
Herausforderungen:
Eingeschränkte Reporting-Flexibilität – Standardberichte decken typische Anforderungen ab, aber komplexe Ad-hoc-Analysen, individuell konfigurierbare Dashboards oder Business-Intelligence-Funktionen fehlen aktuell. Verwaltungen mit hohen Analytics-Anforderungen oder sehr spezifischen Auswertungswünschen stoßen hier an Grenzen.
Junges Unternehmen mit begrenzter Marktpräsenz – Proper existiert seit 2019 und hat noch nicht die jahrzehntelange Erfolgsgeschichte etablierter Anbieter. Die langfristige Finanzstabilität und Unternehmensperspektive hängen vom weiteren Wachstumserfolg ab – ein Risikofaktor bei einer strategischen Softwareentscheidung.
Ausschließlich Cloud ohne On-Premise-Alternative – Für Verwaltungen, die aus Compliance-, Datenschutz- oder strategischen Gründen zwingend lokale Installationen benötigen, ist Proper keine Option. Die bewusste SaaS-only-Entscheidung ist nicht verhandelbar.
Moderate Funktionstiefe bei Spezialanforderungen – Während Standardprozesse hervorragend abgedeckt sind, fehlen spezialisierte Funktionen für Nischenanforderungen wie internationales Portfoliomanagement, komplexes Projektentwicklungs-Controlling oder branchenübergreifende Konzernkonsolidierung.
Abhängigkeit von Internetverbindung im Büro – Während die Mobile Apps offline arbeiten, benötigt die Web-Version eine stabile Internetverbindung. Bei Ausfällen der Internetleitung oder Problemen beim Cloud-Provider ist keine Arbeit möglich – ein grundsätzliches SaaS-Risiko.
Der Standard-Onboarding-Prozess ist mit 4-6 Wochen kalkuliert und umfasst Basisfunktionen sowie erste Pilotobjekte. Für die vollständige Migration eines größeren Portfolios sollten jedoch realistisch 2-4 Monate eingeplant werden. Die tatsächliche Dauer hängt maßgeblich von der Qualität und Konsistenz Ihrer Altdaten ab. Verwaltungen mit sauberen, strukturierten Daten aus einem modernen Vorgängersystem sind schneller produktiv als solche mit historisch gewachsenen Excel-Konstrukten. Die Datenbereinigung im Altsystem nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als die eigentliche technische Migration.
Die mobilen Apps für iOS und Android bieten echte Offline-Funktionalität für Objektbegehungen, Mängeldokumentation, Abnahmeprotokolle und Übergabeformulare. Alle erfassten Daten, Fotos und Notizen werden lokal gespeichert und automatisch mit dem Hauptsystem synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Die Web-Version im Browser benötigt dagegen eine stabile Internetverbindung und kann offline nicht genutzt werden. Für die Büroarbeit sollten Sie daher mit zuverlässiger Internet-Infrastruktur planen.
Proper bietet eine tiefe DATEV-Integration mit bidirektionalem Datenaustausch. Buchungsdaten, Stammdaten und Kontierungsinformationen können sowohl exportiert als auch importiert werden, sodass Ihre bewährten Buchhaltungsstrukturen und Kontenrahmen nahtlos weitergenutzt werden können. Die genaue Konfiguration der Schnittstelle – insbesondere bei individuellen Kontierungslogiken oder Sonderbuchungen – sollte im Onboarding-Prozess gemeinsam mit dem Proper-Team abgestimmt werden. Die meisten Standardszenarien sind out-of-the-box abgedeckt.
Die Mindestabnahme liegt bei 50 Einheiten, was auch die untere Sinngrenze für den wirtschaftlichen Einsatz darstellt. Optimal geeignet ist Proper für Portfolios zwischen 50 und 2.000 Einheiten. In diesem Bereich stimmt das Verhältnis zwischen Funktionsumfang, Automatisierungspotenzial und Kosten am besten. Kleinere Verwaltungen unter 50 Einheiten sollten kostengünstigere Lösungen prüfen, größere Portfolios über 2.000 Einheiten benötigen typischerweise spezialisierte Enterprise-Systeme mit erweiterten Funktionen für Konzernkonsolidierung, Multi-Country-Management oder komplexes Business Intelligence.
Die GraphQL-API stellt das markanteste technologische Differenzierungsmerkmal dar. Während die meisten Wettbewerber auf traditionelle REST-Schnittstellen oder proprietäre Formate setzen, ermöglicht GraphQL deutlich flexiblere und effizientere Integrationen. Die Microservices-Architektur mit Container-Technologie erlaubt kontinuierliche Updates ohne Wartungsfenster – ein Vorteil gegenüber monolithischen Legacy-Systemen vieler Traditionsanbieter. Die nativen Mobile Apps mit echter Offline-Funktionalität und die konsequente Cloud-Native-Ausrichtung positionieren Proper technologisch in der Spitzengruppe moderner PropTech-Lösungen.
Proper bietet deutschsprachigen Support per Ticket-System und Telefon werktags zwischen 9 und 17 Uhr. Während der Onboarding-Phase steht ein dedizierter Ansprechpartner zur Verfügung, der auch bei komplexeren Fragen unterstützt. Zusätzlich existiert eine umfangreiche Online-Wissensdatenbank mit Video-Tutorials, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und FAQs. Notfall-Support außerhalb der Geschäftszeiten – etwa am Wochenende bei kritischen Systemproblemen – ist in Standardverträgen nicht enthalten, kann aber über Premium-Support-Pakete gegen Aufpreis vereinbart werden. Die Reaktionszeiten und Service-Level-Agreements werden in den jeweiligen Verträgen festgelegt.
